2016-03-10 Manual MoveON 4 Titti Kjellander MALMÖ HÖGSKOLA
Innehåll 1. Allmänt... 2 Om MoveON 4 funktioner och terminologi... 2 Dashboard... 2 Home... 2 HE Directory... 2 Relations... 3 Mobility... 3 Funding... 3 Reporting... 3 Settings... 3 2. Student IN... 4 Importera inkommande studenter... 4 Kontrollera och uppdatera ansökan... 6 Letter of Acceptance... 8 Skapa LoA för flera studenter... 8 Skapa LoA för en student i taget... 10 3. Student UT... 11 Importera ansökningar- utresande studenter... 11 Nominering av utresande studenter... 13 Utresande studenter som ska stå på reservlista... 18 Ändra status på de val som inte ska användas... 18 Bekräftelse av nominerad plats... 19 Studenter som tackar nej till sin plats... 20 Uppdatera informationen i studentens Stay... 21 Ändra/lägga till datum Stay Period... 21 4. Tips & tricks i MoveON 4... 21 Advanced views skapa listor... 21 Merge... 21 1
1. Allmänt Använd Chrome eller Safari som webbläsare för MoveON (använd inte Explorer). Inloggning MoveON https://malmo-bo.moveon4.com/ QS Unisolution, information om MoveON https://qsunisolution.zendesk.com/hc/en-us Manual samt video, tips & tricks http://mah.se/medarbetare/for-dittarbete/internationalisering/studentmobilitet/moveon/studenthandlaggning-i-moveon/ Om MoveON 4 funktioner och terminologi Nedan följer en kort genomgång av funktionerna i MoveON 4. Dashboard Dashboard är den flik som öppnas direkt när du loggar in i MoveON och är tänkt som en genväg till den information du jobbar mest med. Här kan du spara ner de listor som du använder ofta och därför vill ha snabb åtkomst till. För att skapa listor, se avsnittet om Advanced views. Listorna uppdateras konstant med den senast sparade informationen. Home Home är en samlingsplats för kommunikation som sker i MoveON, noteringar och e-post som skickas från MoveON. HE Directory HE Directory står för Higher Education Institutions Directory och är en lista på lärosäten i världen. Det är alltså inte en lista över Malmö högskolas partners, utan enligt QS en lista innehållande all universities previously included in the moveonnet [and] all higher institutions ever registered by QS Unisolution. 2
Relations Relations är uppdelad i två flikar: Relations och Institutions. Institutions innehåller uppgifter om själva institutionerna, dvs alla samarbetspartners som Malmö högskola arbetar med och i Relations finns information om avtalen vi har (och har haft). Relations använder du för att söka ut avtal. Använd en befintlig lista eller skapa en egen lista med anpassade kolumner så att du lätt kan göra utsökningar på t.ex. land och typ av avtal. Här finns skannade avtal uppladdade som du kan hämta. Institutions använder du för att söka ut eller lägga till institutioner, samarbetspartners och kontaktuppgifter. Här finns alla typer av partners; universitet, praktikorganisationer, skolor etc. Använd en lista eller skapa en egen med anpassade kolumner så att du lätt kan göra utsökningar. Mobility Mobility är den mest centrala funktionen i MoveON 4 för den som jobbar med studentmobilitet. Här hanteras och registreras allt som gäller in- och utgående mobilitet. I Stays hanteras mobiliteten/utbytena, för både in- och utresande. Detta är den främsta informationskällan och arbetsytan för studentmobilitet. I Stay wishes hanteras utresande studenters önskade utbyten, dvs de val studenten angett i sin ansökan. I Stay wishes arbetar man fram tills att nomineringsprocessen är avslutad, då studentens Stay wish överförs till Stays. I Persons hanteras personuppgifter. Här kan man lägga till och/eller uppdatera information kopplat till personen (och inte till utbytet). Här finns alla in- och utresande personer som ansökt om utbyte i någon form. I Applications söker man ut och importerar nya inkomna ansökningar för både in- och utresande. Funding Funding är en funktion för att hantera och sammanställa utbetalningar av stipendier. Reporting Reporting är en ny funktion för att hantera utvärderingar. Settings I Settings hanteras vissa grundinställningar och här finns bl.a. användare, dokumentmallar, sparade listor och ansökningsformulär. Nedan presenteras de funktioner som kan vara av 3
betydelse för den som arbetar med studentmobilitet. För mer omfattande information om de olika funktionerna, vänligen gå till QS hemsidor eller kontakta MoveON-ansvarig på MAH. I Users finns alla användare i MoveON. Här kan du gå in och redigera din användarprofil och signatur. I Advanced views finns alla listor sparade. Du kan söka ut listor per funktionsområde (t.ex. Stays, Persons etc) och markera om du vill se eller (inte se) en specifik lista. 2. Student IN Importera inkommande studenter Gå till Mobility-Stays-Applications Tips: Ändra vyn från Default view till en vy som innehåller fler kolumner, förslagsvis listan ALL applications, with name. Du kan även skapa en egen lista, tex en som enbart visar ansökningar för ett specifikt formulär (Form). Se avsnittet Skapa listor (Advanced views). 4
Klicka på Search längst ner på sidan. (Valfritt) Skriv i namnet på ansökningsformuläret i Forms (för att begränsa antalet ansökningar): Application Number: Sök ut ansökan efter antingen e-postadress eller namn. Sök på e-post: Skriv in e-postadressen till studenten i fältet User. Om du inte hittar studentens ansökan kan det bero på att studenten använt en annan e-postadress när hen skapade sitt användarkonto. Sök på namn: Skriv in studentens för- och/eller efternamn i kolumnerna User: Surname, User: First name. Kontrollera att Status är complete och att Imported är markerad no. Markera ansökan genom att klicka i rutan till vänster. Klicka på Actions-Import selection. Du får nu upp en dialogruta (1.) som säger att import pågår. Du kan kontrollera att ansökan har blivit importerad genom att klicka på Refresh (2.). Statusen i kolumnen Imported ska då ändras från no till 5
yes. Nu är du klar med importeringen och studenten har blivit överförd till Stays. Kontrollera och uppdatera ansökan Gå till Mobility-Stays-Stays. Ändra vid behov vy från Default view till lämplig vy eller skapa egen lista (se avsnittet Skapa listor (Default views) Klicka på Search-knappen längst ner på sidan för att få fram sökfälten Sök fram studenten genom att skriva hela eller delar av namnet i fältet Name. Klicka på pennan för att öppna upp informationen om studentens Stay, dvs utbytet/vistelsen. Kontrollera uppgifterna på första fliken Information och komplettera med det som saknas: o Är för- och efternamn i rätt ordning? Om korrigering av namn behövs så klicka på namnet vid Person så öppnas ett nytt fönster med studentens Person, där du kan ändra och spara. o Är det rätt Stay type? För inkommande utbytesstudenter ska det stå Studies o Är det rätt Framwork (Bilateralt, Erasmus, Linnaeus-Palme)? o Är fältet Stay opportunity ifyllt och stämmer uppgifterna? Om studentens ansökan är ok så ändrar du status från New registration till Planned. Ange owner (om du lättare vill kunna söka ut listor med dina studenter) 6
Under rubriken Stay Period fyller du i Start date och End date i vänstra kolumnen. Start date = MAH s officiella Arrival day, End date = MAH s officiella sista dag på terminen. Det är dessa datum som sedan kommer med i studentens Letter of Acceptance! Kontrollera att läsår/termin stämmer. Om fältet Duration periods inte är ifyllt så ange rätt antal terminer och kontrollera att fältet End period i högra kolumnen uppdateras därefter. Kontrollera att Duration months, weeks, days uppdateras efter att du fyllt i Start date och End date. Om Duration blir fel så klicka på refresh-knappen till vänster om fältet. Klicka Save and close så att fliken för studentens Stay uppdateras och stängs. För kännedom: Under fliken Communication hittar du studentens ansökan och bilagor. Här kommer även studentens Letter of Acceptance att finnas när du har skapat det (se nedan). 7
Letter of Acceptance Letter of Acceptance kan skapas för en student åt gången, eller för flera på en gång (bulk). Skapa LoA för flera studenter Gå till Mobility-Stays-Stays. Sök ut de studenter som ska ha LoA. Om du har lagt in dig själv som owner på studenterna så kan du t.ex. söka ut studenterna per termin, owner och status (Planned). Om alla studenter i listan ska ha LoA så klicka i rutan uppe till vänster så markeras samtliga utsökta studenter. Välj annars de studenter som ska ha LoA genom att klicka i deras ruta Klicka på Actions och sedan på Communication-Document-Template document Du får nu upp ett nytt fönster som heter Template document. I fältet Recipients ser du de studenter du sökt ut Klicka upp dokumentmallarna i fältet Template* och välj det LoA du vill använda. Klicka på Save 8
Ett nytt fönster öppnas: Klicka på Generate Det kommer ett meddelande att Changes have been saved och att File is being generated Sedan kommer en länk till dokumentet. Om det står ett klockslag i fältet Generated on betyder det att genereringen fullbordats. Om det istället står False så har den misslyckats. Stäng i så fall fönstret Communication (Document) och gör om stegen ovan. 9
Klicka på länken till dokumentet. Dokumentet laddas upp. Om du använder Chrome så dyker det upp i nedre vänstra hörnet Klicka på dokumentet för att öppna upp samtliga LoA. De kommer upp som ett dokument på flera sidor. Du kan nu lägga till kurserna för samtliga studenter samt kontrollera att uppgifter och datum ser rätt ut. Undertecknarens (ditt) namn hämtas automatiskt från den som är inloggad (Current User). Skriv ut alla LoA och skriv under. Skapa LoA för en student i taget Gå till Mobility-Stays-Stays. Sök ut studenten. Markera genom att klicka i rutan till vänster. Gå till Actions och klicka på Communication-Document-Template document. Gör i övrigt på samma sätt som ovan. Du kan också skapa studentens LoA när du är inne på studentens Stay. 10
Gå till Mobility-Stays-Stays. Sök ut studenten och klicka på pennan för att få upp studentens Stay i nytt fönster. Kontrollera att datum och annan information stämmer i första fliken Information Gå till fliken Communication Klicka på New Document Template document. Följ i övrigt stegen ovan 3. Student UT Importera ansökningar- utresande studenter Gå till Mobility-Stays-Applications 11
Tips: Ändra vyn från Default view till en vy som innehåller fler kolumner, förslagsvis listan ALL applications, with name. Du kan även skapa en egen lista, tex en som enbart visar ansökningar för ett specifikt formulär (Form). Se avsnittet Skapa listor (Advanced views). Klicka på Search längst ner på sidan (Valfritt) Skriv i namnet på ansökningsformuläret i Forms (för att begränsa antalet ansökningar, och om du inte redan skapat en särskild lista för denna Form): Sök ut ansökan efter antingen studentens e-postadress eller namn: Sök på e-post: Skriv in studentens e-postadress (se pappersansökan) i fältet User. Sök på namn: Skriv in studentens för- och/eller efternamn i kolumnerna User: Surname, User: First name. Tips: Om du inte hittar studentens ansökan när du söker på e-postadress så kan det bero på att den adress studenten använt i sin ansökan är en annan e-postadress än den som är registrerad på studentens datoridentitet på Malmö högskola. Om du har tillgång till Ladok kan du hitta e-posten där, sök annars på https://idservice.mah.se/ eller kontakta IT-support eller studenten. Kontrollera att Status på ansökan är complete och att Imported är markerad no. (Om Imported är markerad yes så är ansökan redan importerad och du kan istället hitta ansökan i Stay wishes.) 12
Markera ansökan genom att klicka i rutan till vänster. Klicka på Actions-Import selection. Du får nu upp en dialogruta som säger att import pågår. Du kan kontrollera att ansökan har blivit importerad genom att klicka på Refresh. Statusen i kolumnen Imported ska då ändras från no till yes. Nu är ansökan importerad. Det går också bra att importera flera ansökningar på en gång. Markera i rutan till vänster de ansökningar du vill importera och gå sedan till Actions Import selection Nominering av utresande studenter Gå till Mobility-Stays-Stay wishes. För att filtrera urvalet bör du även här ange vilket Form du arbetar med. Skriv (början av) namnet på formuläret i fältet Form 13
För att begränsa utsökningen så att du enbart ser dina studenter kan du nu filtrera urvalet genom att fylla i fakultet och (vid behov) institution i fälten Stay: Sub institution (home) respektive Stay: subject area (home). Det du nu ser i din lista är samtliga studenters samtliga val (Stay wishes). Studenternas val ligger sorterade i bokstavsordning på studenternas efternamn samt prioritet (Rank) av önskat lärosäte. Det betyder att varje student kan ha 1-5 Stay wishes. Alla Stay wishes i ny-importerade ansökningar har från början status Pending. Klicka i rutan till vänster för att markera det/de val som studenten ska nomineras till. Du kan nominera flera studenter på en gång eller en i taget. Gå till Actions-Bulk change 14
En dialogruta kommer upp. Ändra Status Selection till Selected och klicka på OK En bekräftelse på ändringen kommer upp 15
Ändra nu utsökningen i Stay wishes genom att skriva Selected i fältet Status Selection. Nu ser du enbart de val som studenterna ska nomineras till Markera all genom att klicka i rutan uppe till vänster Gå till Actions-Communication-Document-Template document Ett nytt fönster öppnas. Välj det nomineringsbrev du vill ha och klicka sedan Save 16
En bekräftelse kommer upp och knappen Generate dyker upp till höger Klicka på Generate och vänta medan dokumentet skapas. Texten File is being generated kommer upp När dokumentet är färdigt skapas en länk med namnet på det brev du valt. Om det står ett klockslag i fältet Generated on så har genereringen lyckats. Om det står False istället betyder det att dokumentet inte blivit rätt. Stäng i så fall fönstret och gör om stegen ovan. 17
Klicka på länken för att ladda ner dokumentet. Var dokumentet hamnar beror på vilken webbläsare du använder. För Chrome hamnar det längst ner till vänster på skärmen. Klicka på dokumentet för att öppna det. Nu har samtliga studenters nomineringsbrev öppnats som ett enda dokument på flera sidor. Gå igenom och kontrollera att uppgifterna ser ut att stämma, uppdatera vid behov. Skriv ut och signera. Gör om samma procedur för att söka ut studenternas svarsblankett/reply form. Utresande studenter som ska stå på reservlista För de fakulteter/institutioner som erbjuder de studenter som inte kan nomineras att stå på väntelista kan alternativet Waiting List användas istället för Selected. Följ stegen för nominering ovan men bulk-ändra till Waiting List istället för Selected och välj ett brev anpassat för reserver. Ändra status på de val som inte ska användas De val (Stay wishes) som blev över när studenterna blivit nominerade (eller satta på reservlista) ligger fortfarande kvar som pending och behöver ändras till Rejected. (Gå till Mobility-Stays-Stay wishes.) Sök ut dina studenter enligt beskrivning ovan. Skriv Pending i fältet Status Selection. Nu ska du enbart se de val som ingen ska nomineras till. Markera alla och gör Bulk change Rejected. 18
Bekräftelse av nominerad plats Efter att svarstiden gått ut och studenterna tackat ja (eller nej) till den plats de nominerats till ska deras val (Stay wish) bekräftas (validate). Gå till Mobility-Stays-Stay wishes. Sök ut dina studenter (status Selected). Markera samtliga som tackat ja till sin plats. Gå till Actions-Validate stay Du får en bekräftelse 19
Nu har samtliga Stay wishes validerats. Det innebär att ansökningarna i Stays har ändrats från status New registration till Planned samt att information om utbytet, såsom termin, typ av mobilitet och mottagande lärosäte har tankats över. Studenter som tackar nej till sin plats De studenter som tackar nej till den plats de nominerats till behöver få ändrad status på två ställen: dels i Stay wishes, dels i Stays. Sök ut studenterna i Mobility-Stays-Stay wishes. Gå till Actions-Bulk change. Ändra till status Rejected samt Offer refused. Klicka OK och stäng fönstret. Sök sedan ut samma studenter i Mobility-Stays-Stays. Gå til Actions-Bulk change. Ändra till status Not accepted. Klicka OK och stäng fönstret. 20
Uppdatera informationen i studentens Stay När dina studenter har tackat ja (eller nej) till sina platser och när du har validerat de utbyten de är nominerade till så kan du Gå till Mobility-Stays-Stays. Sök ut dina studenter. Tips för att få fram dina studenter är att fylla i Status: Planned, Studies: Outgoing, Stay types: Studies, Start period: aktuell termin (en i taget) samt Sub institution (home) och vid behov Subject area (home) (för att få fram institution på mah). Gå till Actions-Bulk change och lägg till dig själv som Owner. Klicka OK och stäng fönstret. När du har lag till dig själv som owner kan du lättare söka ut dina studenter. Gå till Mobility-Stays-Stays. Sök ut studenten och klicka på pennan för att öppna upp utbytet. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du uppdatera information gällande utbytet. Ändra/lägga till datum Stay Period När du har fått besked om exakta terminstider för studentens utbyte så kan du gå in och uppdatera informationen på studentens Stay. 4. Tips & tricks i MoveON 4 Advanced views skapa listor Arbetet i MoveON kan underlättas betydligt av en smart användning av anpassade listor, s.k. Advanced views. WORK IN PROGRESS Merge När samma student söker flera gånger behöver du sammanfoga (merge) studentens person så att alla ansökningar finns samlade på en person. WORK IN PROGRESS 21