Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Västra Götaland Ansvarig upphandlare Annica Östlund E-post annica.ostlund@polisen.se Beställare Polismyndigheten i Västra Götaland Lars-Eric Hellman ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum 2012-08-20 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Upphandlingsförfarande Förenklad upphandling Anbud senast 2012-10-03 Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m 2013-04-01 Avtalsform Leveransavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Avtalad Leveransdag Avtalstecknande Godkänd leverans samt genomförd service Sex (6) veckor från beställning Förfrågan avser Utombordsmotorer till RIB-båt inkl. installation samt inlösen av befintliga motorer, Polismyndigheten i Västra Götaland 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Västra Götalands räkning. 1.2 Annonsering Rikspolisstyrelsen inbjuder till anbudsgivning. Annonsering sker i databasen www.tendsign.com Postadress Box 12256 102 26 STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon 114 14 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se Org.nr 202100-0076 Hemsida www.polisen.se Telefax 010-56 34444
1.3 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. 1.4 Frågor och svar Om behov av klargörande uppstår önskar Rikspolisstyrelsen erhålla frågor skriftligen per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Annica Östlund: annica.ostlund@polisen.se Frågor skrivs på svenska eller engelska språket. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit senast den 19 september 2012. Sista dagen som Rikspolisstyrelsen publicerar svar på frågor är 25 september 2012. Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Karaktär Denna upphandlings huvudsyfte är att förse Sjöpolisen i Västra Götaland med två (2) stycken nya utombordsmotorer till en redan befintlig RIB-båt ( Båten ). Båten används av Sjöpolisen vid övervakning i skärgårdsmiljö längs Bohuskusten i första hand, men även i insjöar. Sjöpolisen använder sina båtar främst för sjötrafikövervakning, men även vid exempelvis eftersök av försvunna personer. Med anledning av att behovet endast är motorerna är upphandlingen upplagd så att anbudsgivarna har möjlighet att lägga anbud enligt två olika alternativ beroende på kompatibiliteten av de offererade motorerna och den redan befintliga utrustningen. För alla anbudsgivare gäller dock kravet att de befintliga motorerna ska bytas in till ett värde som anbudsgivaren uppskattar. Eventuellt ska även kringutrustning såsom kabelmattor, styrreglage m.m. ska bytas in till ett värde som anbudsgivaren uppskattar om detta behöver bytas ut för att vara kompatibelt med de nya offererade motorerna. I anbudsgivarens åtagande ingår även demontering, montering, förändring av hålbilder vid behov samt injustering av ny utrustning. I bilaga 1, Kravspecifikation, specificeras den befintliga utrustningen samt kraven på den nya utrustningen. Alternativen för upphandlingen ser ut som nedan. 1. Anbudsgivaren offererar motorer som är kompatibla med den utrustning som båten redan har och uppfyller därmed funktionskraven. 2. Anbudsgivaren offererar motorer samt den utrustning som krävs för att uppfylla de krav som ställs på funktionen. Båtmotorer till RIB-båt Sida 2(9) Anbudsförfrågan
Det står naturligtvis anbudsgivaren fritt att, även om de offererade motorerna är kompatibla med den befintliga utrustningen, lämna anbud enligt Alternativ 2. Oavsett vilket alternativ anbudsgivaren väljer att offerera enligt kommer anbuden utvärderas mot varandra. Endast en leverantör kommer att antas oavsett valt alternativ. I leverantörens åtagande ingår även ett servicetillfälle av de nya motorerna efter ca 20 drifttimmar enligt tillverkarens serviceprogram. 2.2 Omfattning Anbud skall lämnas på hela åtagandet. Upphandlande myndighet har för avsikt att teckna avtal med en (1) anbudsgivare. Alternativa anbud kommer inte att prövas utöver de två (2) alternativen enligt punkt 2.1. 2.3 Avtalstid Avtalet träder i kraft då det är undertecknat av båda parter och är giltigt fram till dess att leverantören fullgjort sitt åtagande. 2.4 Anbudslämning Anbud skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 3 oktober 2012. Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i tid. För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och eventuella underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder/Registrering Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Båtmotorer till RIB-båt Sida 3(9) Anbudsförfrågan
Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer till antalet underleverantörer. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. För anbudsgivare som inte är skatte-, avgifts- och registreringsskyldig i Sverige skall till anbudet bifogas underlag från behörig myndighet i det landet där anbudsgivaren är verksam att anbudsgivaren och underleverantörer fullgjort sina förpliktelser i det landet. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att exempelvis bifoga anbudet: sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret; annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet; en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har erhållit riskklass 3, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud med undantag för årsredovisning som får omfatta det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret. 3.4 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha fullgjort minst tre (3) leveranser som motsvarar föremålet för upphandlingen. Minst en av de fullgjorda leveranserna skall avse dubbelmontage. Åtagandena skall vara påbörjade senast augusti 2009. Båtmotorer till RIB-båt Sida 4(9) Anbudsförfrågan
Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet en förteckning innehållandes relevanta leveranser, tidpunkt för dessa, mottagare samt kontaktperson med kontaktuppgifter. Detta anges förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. 3.5 Intyg på auktorisation Anbudsgivaren skall vara auktoriserad för montage och service av den vara som offereras. Anbudsgivaren skall visa detta genom att till anbudet bifoga kopia på intyg eller liknande från tillverkare eller generalagent eller annan som utfärdar dylikt bevis. 4 FÖREMÅLET FÖR UPPHANDLINGEN 4.1 Befintliga motorer för inbyte Specifikation av inbytesmotorerna finns i Bilaga 1, Kravspecifikation. Anbudsgivare har möjlighet att se den befintliga utrustningen på plats hos Sjöpolisen i Tånguddens hamn i Västra Frölunda, Göteborg. För att göra det anmäls besök till Christer Magnusson på följande kontaktuppgifter: E-post: christer.magnusson@polisen.se Telefon: 0768-224 210 Det finns möjlighet att se den befintliga utrustningen från och med annonseringsdagen och till och med den 19 september 2012. Ersättning utgår inte till anbudsgivaren för eventuella kostnader i samband med besöket hos Sjöpolisen. Några frågor angående upphandlingen kommer inte besvaras i samband med besöket eller via e-post till Christer Magnusson utan alla sådana frågor ska ställas skriftligen till ansvarig upphandlare enligt punkt 1.4. 4.2 Nya motorer De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven uppfylls behandlas uttömmande i Bilaga 1, Kravspecifikation. 4.3 Leveranstid Högsta godtagna leveranstid (d.v.s. när de nya motorerna är installerade och injusterade samt Båten åter finns i Tånguddens hamn) är sex (6) veckor från beställningsdag, detta stadgas i Avtalet och godkänns i och med undertecknande av sanningsförsäkran. Båtmotorer till RIB-båt Sida 5(9) Anbudsförfrågan
5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Pris Anbudsgivaren skall ange pris i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. Anbudsgivaren skall ge ett totalpris för hela åtagandet enligt detta Förfrågningsunderlag inklusive Avtalsunderlag, förslagsvis i Anbudsformuläret. Priset skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av åtagandet. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Beställningsuppgifter Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet ange de uppgifter som är nödvändiga för att kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, faxnummer, adress m.m. Uppgifterna lämnas förslagsvis i Anbudsformuläret. 5.3 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polismyndigheten i Västra Götaland och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor. 6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Nedan beskrivs hur utvärderingsprocessen kommer att genomföras. 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga i tid inkomna anbud i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa utvärderingsgrunden lägsta pris för tilldelning av kontrakt. Skulle två eller fler anbudsgivare lämna samma pris kommer lottning att ske. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivaren uppfyller de ställda kraven i punkten 3, Krav på anbudsgivaren, samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation avseende de uppgifter som infordrats. Enbart de anbud som Båtmotorer till RIB-båt Sida 6(9) Anbudsförfrågan
uppfyller kraven och är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till fas 2, Utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det totalt sett lägsta priset. 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1 Anbudets språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska eller engelska. Intyg från behörig myndighet i hemlandet ifråga om kravet på fullgjord skatte-, avgifts- registreringsskyldighet enligt punkt 3.2 kan dock även inlämnas på danska eller norska. För intyg på övriga språk skall anbudsgivaren lämna in original på landets officiella språk samt en översättning till svenska eller engelska av auktoriserad översättare. 7.2 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, lämnas skriftligen i ett kopieringsvänligt exemplar. Det är inte möjligt att lämna anbud via telefax eller e-post. Det är önskvärt att hålat A4-papper används samt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. 7.3 Anbudets disposition Anbudet disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.4 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 1 april 2013, trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. Båtmotorer till RIB-båt Sida 7(9) Anbudsförfrågan
7.5 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud. 7.6 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Motorer till RIB-båt 7.7 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 3 oktober 2013. Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. 7.8 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 7.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 7.11 Offentlighetsprincipen Båtmotorer till RIB-båt Sida 8(9) Anbudsförfrågan
Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighetsoch sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Annica Östlund Upphandlare Bilagor 1. Kravspecifikation 2. Anbudsformulär 3. Avtalsunderlag, jämte bilagor Båtmotorer till RIB-båt Sida 9(9) Anbudsförfrågan