Vara Lean. Maria Viidas & Christina Dahlberg

Relevanta dokument
Vara kommun Christina Dahlberg

Vara Lean Christina Dahlberg

Vara Lean 11 maj 2010

Här ser vi lite längre!

Här ser vi lite längre! Maria Viidas, kvalitetschef Vara kommun

Vara kommun. Vara kommun Kontinuerliga förbättringar

Vara Lean Christina Dahlberg 24 maj 2010

Välkomna att kika in hos oss

Vara Lean Christina Dahlberg

VaraLean vad innebär det för oss i Vara kommun?

VaraLean vad innebär det för oss i Vara kommun?

Här ser vi lite längre!

Vara Lean 4 maj 2010

Lean i korta ordalag. Minneslapp kring lean. Detta är inte Lean. Förutsättningar för framgång. Lean Ledarskap

Vara kommun. Vara kommun Maria Viidas

Christina Dahlberg Lessebo kommun. Lessebo kommun

Halmstad VaraLean

Vara kommun. Vara kommun Sven-Göran Persson

Ericsson Borås. VaraLean

Här ser vi lite längre.

Vara kommun Christina Dahlberg

Vara Lean. Christina Dahlberg

Vara kommun. Kort om mig. Kort om Vara. Maria Viidas. Ta Dig till Vara! VaraLean. Här är gôtt att Vara! FramtidsVara.

Stockholms Stad. VaraLean

Dals-Eds kommun. VaraLean

Vara Kommun. Kerstin Larsson & Christina Dahlberg

Här ser vi lite längre! Här ser vi lite längre! Maria Viidas, kvalitetschef Christina Dahlberg, leankoordinator

Kontinuerliga förbättringar. Malmö stad - SDF Södra Innerstaden

Regionservice VaraLean

VaraLean Förbättringsarbete i vardagen

VaraLean något att luta sig mot

Välkommen till VARA KOMMUN

Ulricehamns kommun, Maria Viidas, Kvalitetschef

Vara kommun. Berit Hallersbo,, personalchef Christina Dahlberg, leankoordinator

Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun

OM EN DEL AV HELHETEN. Det vinnande laget i en föränderlig värld

Lean tanke- & arbetssätt

VaraLean något att luta sig mot. Berit Hallersbo, Personalchef & Maria Viidas, Kvalitetschef

Christina Salomonsson & Maria Sundvall Götene Kommun

Lean vad är det? Hur gör vi i Vara Kommun? Exempel från verkligheten Katarina Olsson-Fernandinho

Vara kommun Maria Viidas, kvalitetschef

Vara kommun. Vara kommun. Maria Viidas

Halmstad VaraLean

Vara kommuns leanresa. När är början på ett leanarbete?

Vara kommun. Vara kommun Maria Viidas, kvalitetschef

VaraLean något att luta sig mot. Berit Hallersbo, Personalchef & Maria Viidas, Kvalitetschef

Lean i praktiken. Christina Dahlberg & Maria Viidas Vara kommun

Lean vad är det? Hur gör vi? Exempel från verkligheten

Så här har vi valt att arbeta i Vara Christina Salomonsson & Annette Ringdahl

Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun Christina Dahlberg

Foto: Johan Eriksson

Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun. Christina Dahlberg leankoordinator

Värdeflödeskartläggning i Vara Christina Salomonsson & Annette Ringdahl

Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun

Grunderna inom lean i korta drag

Lean vad är det Hur tänker vi i Vara Varas Leanresa

Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun

OM Vara kommun kommuninvånare hushåll 42% boende på landsbygd 701 km 2. Bruttobudget = medarbetare 58 chefer

LEAN TANKE- & ARBETSSÄTT

Tid till förbättring ger tid till förbättring

Sotenäs kommun VaraLean något att luta sig mot

Lean Forum 2 oktober 2007

Foto: Johan Eriksson

Kvalitetssäkring inom äldreomsorgen, Stockholm. Lean vad är det Så här arbetar vi i Vara

Södergård februari 2008

Tornumsgårdens hemtjänst februari 2007

Så här arbetar vi i Vara Katarina Olsson-Fernandinho

Tid till förbättring ger tid till förbättring

Le L an a L n i L r LeanLir

Lean vad är det Så här arbetar vi i Vara Resultat

Tornumsgårdens hemtjänst 1-3 april 2008

Hälso- o sjukvårdsenheten september 2009

Lean vad är det Så här arbetar vi i Vara Resultat

ORDNING & REDA. Ger utrymme för kaos och kreativitet

Vara & VaraLean. Maria Viidas, Kvalitetschef

Äldreomsorgen januari 2008

Kompassen 7-9 maj, 2007

Bistånd- & Hälso o sjukvårdsenhet oktober 2007

IFO Barn & Ungdom november 2008

VARA KOMMUN Maria Viidas

Dagverksamheten Vara 4 & 6 april, 2011

Solgården & Service natt april 2008

VARA KOMMUN organisation, ledning och styrning. Töreboda den 27 febr 2008 I

Torsgårdens förskola 6 & 7 feb 2012

Hälso- o Sjukvårdsenheten mars 2008

KVALITET & STYRNING I VARA KOMMUN

Vad ska vi göra idag?

Östergård 9-11 januari 2008

FAKTA & FÖRUTSÄTTNINGAR

KVALITET & STYRNING I VARA KOMMUN

Så här jobbar vi: Värdeflödeskartläggning: Främst enheter inom äldreomsorgen, i mån av tid även andra verksamheter.

KOMPETENSUTVECKLING en del av ett större sammanhang

Socialförvaltningens administration

verksamhetsledning och politisk ledning. Vilka spår ser man i budgeten? Förändrade ramar?

Alice i underlandet. - Det beror på vart du vill komma. - Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar

Laurentiusgatan 9-11 mars 2009

SMART. Lean på kulturförvaltningen. Ökat kundvärde. Lärandet. Nytänkande och utveckling - Samarbete Erfarenhetsutbyte - Ständiga förbättringar

Lätt att göra rätt med målstyrningstavla! Linda Carlsson

2000-talets utvecklingsarbete

Välkommen till Migrationsverket och en presentation av vårt arbetssätt Värde för alla,

Transkript:

Vara Lean Maria Viidas & Christina Dahlberg

Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg

Operativ nivå Strategisk nivå Politiker Verksamhetsansvariga VAD HUR Ansvarsfördelning politik - tjänstemän

Tanke och handling Värde Vad Hur Principer Metoder Verktyg

Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden

Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!

Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

Vana vid kommunövergripande utvecklingsinsatser Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Prag 2009 Omärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete

mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Eget arbete emellan Kommunövergripande utvecklingsinsatser

Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde

Vi behöver göra mer med färre resurser

Foto: Johan Eriksson

Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda 2006 2008 Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Hela organisationen involverad

Foto: Andreas Offesson

Verktyg vi använder LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering

www.leanlir.se

LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

LeanLir

Värdeflödeskartläggning

Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

Värdeflödeskarta Fastighetsenheten

Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning

Värdeflödeskarta Fastighetsenheten

Fel upptäckt: x30 x1 x0,2 Telefon Arb.order via tel Arb.order via post P/T 30-15t 58min V/T 0-5t 49min x30 x0,5 x0,2 RFB 79% Fax Faxa vidare Arb.order via post P/T V/T 30min-14t 28min 0-52t 19min Nulägeskarta x20 x15 x0,5 RFB 56% Muntligt Skriva ner Ringa P/T 100-632min V/T 0-360min Sortera, Åter till verk- Ta reda på Kontroll av Material hämtas Tag fram x1 RFB 73% gallra & samhet, vakt- var felet är felet i bil eller verk- ritningar Tavla P/T 1min prioritera mästare samhet V/T 0-7dag x1 RFB 75% Ring ext. P/T 0-24min Post P/T 1-2min firma V/T 0-2t V/T 0-1dag x2 RFB 99% RFB 60% x0,1 x0,05 x0,05 Mail Arb.order via tel Arb.order via fax P/T 6s-48s V/T 0-1t 42min RFB 81% P/T x15 x0,5 x3 x18 x16 x0,1 1-3 1-3 1 1-2 1-2 1 1-2 135min 6s- 41t 1min 18min- 48s P/T 30-90min P/T 0-30s P/T 6min- 6t P/T 36t P/T 0-160min P/T 0-24min V/T 0-257t 49min 48s V/T 0-30min V/T 0-1min V/T 0-6t V/T 0-9t V/T 0-320min V/T 0-3min RFB 12% RFB 90% RFB 100% RFB 95% RFB 95% RFB 98% RFB 90% Godkännande Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda Muntlig av chefen av material leverans återkoppling x0,1 x10 x1 x15 x6 2-3 1 1 1-3 1 P/T 0-1,5min P/T 0-200min P/T 0-10min P/T 15t-45t P/T 0-12min V/T 0 V/T 0-10t V/T 0-5min V/T 0-45t V/T 0-30min RFB 100% RFB 90% RFB 85% RFB 90% RFB 50% Totalt per dag L/T 18t 9min 6s-473t 48s P/T 18t 9min 6s-136t 42min 48s V/T 0-336t 18min 48s RFB 2,8% Värdeflödeskarta Fastighetsenheten

x32 1:a Fax P/T 32min V/T 0-1dag RFB 90% Framtidskartan x1 x0,1 x0,1 Akuttelefon Akuttel. Tekniska Vidarebef.felan. P/T 1-1min 30s Sortera Prioritera Kontroll av fel Hämta material Ta fram V/T 0 Ringa ext. i bil eller ritningar RFB 81% firma verksamhet x7 x7 2:a telefon Notera P/T 14-28min V/T 0 RFB 100% P/T x1 x8 x18 x8 x0,1 1-2 1 1-5 1-2 1 1-2 54min- 47min-1t 55t 1min 30s P/T 1min P/T 8-16min P/T 12min P/T 0-1t 20min P/T 0-24min V/T 0-1dag V/T 0 V/T 0 V/T 0-45t V/T 0-1t 20min V/T 0-3min RFB 73% RFB 100% RFB 100% RFB 98% RFB 90% RFB 90% Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda, av material, ev tid och leverans skriftlig återgodkännande koppling x6 x1 x15 1-2 1 1-3 P/T 0-5t P/T 0-5min P/T 15t-45t 0-22t V/T 0-12t V/T 0-5min V/T 30min RFB 95% RFB 95% RFB 95% Totalt per dag L/T 16t 50min-213t 17min 30s P/T 16t 50min-108t 19min 30s V/T RFB 0-104t 58min 50% Värdeflödeskarta Fastighetsenheten

Lärdomar Många steg i processen Väldigt många sätt att lämna felanmälan på Positivt att kommunledningen visar intresse Vilket lågt RFB Bra sätt att hitta slöserier de fanns där vi trodde det också! Värdeflödeskarta Fastighetsenheten

Skapa ny faxblankett Några av förbättringsaktivi teterna Skapa skriftliga instruktioner till kunderna Skapa kommungemensam rutin Fastighetspärmar till alla enheter Värdeflödeskarta Fastighetsenheten

Återblick förbättringsplan "Felanmälansrutiner" 2007-12 - 06 Fastighetsenheten Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej I nuläget är rutinen för felanmälan otydlig, många anmälningar sker muntligt. x Rätt från början är lågt, vilket resulterar i att mycket tid går åt till omarbete och väntan. x Efter 90 dagar Förbättringsområden/ genomförda aktiviteter Identifierat Har slöseriet minskat? Felanmälan slöseri Ja Nej Skapa ny, tydlig faxblankett. (Aktuell Omarbete, information med rätt faxnummer) väntan x Ta tillbaka gamla faxblanketter. Omarbete x Skapa skriftlig instruktion till brukare. Omarbete, väntan x Ersätta gammal information på intranätet med ny. Omarbete, väntan Skapa lista över vilka fel som är akuta. Omarbete x Sortera, gallra & prioritera Skapa lista över vad som hör till fastighetsarbeten. Omarbete, transport x Sortera fax direkt i rätt fack 1 gång per dag. Omarbete x Förberedelser Blankett som tydligt anger var felet uppstått (enhet, rumsnummer) Rörelse, väntan x Framtida förb. område x Åtgärda/Återkoppla Skapa kommungemensam rutin för återkoppling. Pärm för alla verks.heter där återkoppling sker. Omarbete, rörelse, transport Omarbete, rörelse x x Intern information Skapa tydlig rutin för intern information. Transport, väntan x x Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Alla felaktiga felanm. är tidskrävande Skapar irritation Har tydlig förbättring skett? Ja Nej Värdeflödeskarta Fastighetsenheten x x

Diplom efter varje genomförd kartläggning

Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning Planering av aktivitet Se beskrivning av alla våra värdeflödeskartläggningar på www.vara.se

Tidningen Chefen i Fokus

Tidningen Personal & ledarskap

Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

Före 5S på kontor Efter

Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

Före Efter 5S på Gatu & Park

Förbättringstavla

Visualisering på kontoret

Hemtjänsten Kvänum Daglig styrning

Tydliga rutiner Struktur Utjämning Ordning & reda Vanliga förbättringsmetoder hos oss

Medarbetarna Värdeflödeskarta Schemaläggning Små, små steg Värdeflödeskarta Arbetsrutiner 5S Kök Karta egen hand Bakrutiner Förbättrings tavla 2006 2007 2008 2009 mmar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter 2010 Vår Sommar Hö Chefen Kort info Leanspel Värdeflödeskarta Rekrytering 5S kontor Värdeflödeskarta Personalbudget Tornumsgården

Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

Effekter för brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet

Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 77 (AKU 2010) (72 AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009/2010) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 77 grundskolan mellan 63 81 gymnasiet 65 98% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2010) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 28 % - utöver alla kvalitetsvinster!

Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

Vi fortsätter sakta på den inslagna vägen... A3 Lean ledarskap

Vill du veta mer? www.vara.se Föredrag & presentationer Vårt kvalitetsarbete Tack!