Vara Lean Maria Viidas & Christina Dahlberg
Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg
Operativ nivå Strategisk nivå Politiker Verksamhetsansvariga VAD HUR Ansvarsfördelning politik - tjänstemän
Tanke och handling Värde Vad Hur Principer Metoder Verktyg
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer
Vana vid kommunövergripande utvecklingsinsatser Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Prag 2009 Omärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete
mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Eget arbete emellan Kommunövergripande utvecklingsinsatser
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde
Vi behöver göra mer med färre resurser
Foto: Johan Eriksson
Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda 2006 2008 Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Hela organisationen involverad
Foto: Andreas Offesson
Verktyg vi använder LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering
www.leanlir.se
LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk
LeanLir
Värdeflödeskartläggning
Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning
Värdeflödeskarta Fastighetsenheten
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning
Värdeflödeskarta Fastighetsenheten
Fel upptäckt: x30 x1 x0,2 Telefon Arb.order via tel Arb.order via post P/T 30-15t 58min V/T 0-5t 49min x30 x0,5 x0,2 RFB 79% Fax Faxa vidare Arb.order via post P/T V/T 30min-14t 28min 0-52t 19min Nulägeskarta x20 x15 x0,5 RFB 56% Muntligt Skriva ner Ringa P/T 100-632min V/T 0-360min Sortera, Åter till verk- Ta reda på Kontroll av Material hämtas Tag fram x1 RFB 73% gallra & samhet, vakt- var felet är felet i bil eller verk- ritningar Tavla P/T 1min prioritera mästare samhet V/T 0-7dag x1 RFB 75% Ring ext. P/T 0-24min Post P/T 1-2min firma V/T 0-2t V/T 0-1dag x2 RFB 99% RFB 60% x0,1 x0,05 x0,05 Mail Arb.order via tel Arb.order via fax P/T 6s-48s V/T 0-1t 42min RFB 81% P/T x15 x0,5 x3 x18 x16 x0,1 1-3 1-3 1 1-2 1-2 1 1-2 135min 6s- 41t 1min 18min- 48s P/T 30-90min P/T 0-30s P/T 6min- 6t P/T 36t P/T 0-160min P/T 0-24min V/T 0-257t 49min 48s V/T 0-30min V/T 0-1min V/T 0-6t V/T 0-9t V/T 0-320min V/T 0-3min RFB 12% RFB 90% RFB 100% RFB 95% RFB 95% RFB 98% RFB 90% Godkännande Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda Muntlig av chefen av material leverans återkoppling x0,1 x10 x1 x15 x6 2-3 1 1 1-3 1 P/T 0-1,5min P/T 0-200min P/T 0-10min P/T 15t-45t P/T 0-12min V/T 0 V/T 0-10t V/T 0-5min V/T 0-45t V/T 0-30min RFB 100% RFB 90% RFB 85% RFB 90% RFB 50% Totalt per dag L/T 18t 9min 6s-473t 48s P/T 18t 9min 6s-136t 42min 48s V/T 0-336t 18min 48s RFB 2,8% Värdeflödeskarta Fastighetsenheten
x32 1:a Fax P/T 32min V/T 0-1dag RFB 90% Framtidskartan x1 x0,1 x0,1 Akuttelefon Akuttel. Tekniska Vidarebef.felan. P/T 1-1min 30s Sortera Prioritera Kontroll av fel Hämta material Ta fram V/T 0 Ringa ext. i bil eller ritningar RFB 81% firma verksamhet x7 x7 2:a telefon Notera P/T 14-28min V/T 0 RFB 100% P/T x1 x8 x18 x8 x0,1 1-2 1 1-5 1-2 1 1-2 54min- 47min-1t 55t 1min 30s P/T 1min P/T 8-16min P/T 12min P/T 0-1t 20min P/T 0-24min V/T 0-1dag V/T 0 V/T 0 V/T 0-45t V/T 0-1t 20min V/T 0-3min RFB 73% RFB 100% RFB 100% RFB 98% RFB 90% RFB 90% Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda, av material, ev tid och leverans skriftlig återgodkännande koppling x6 x1 x15 1-2 1 1-3 P/T 0-5t P/T 0-5min P/T 15t-45t 0-22t V/T 0-12t V/T 0-5min V/T 30min RFB 95% RFB 95% RFB 95% Totalt per dag L/T 16t 50min-213t 17min 30s P/T 16t 50min-108t 19min 30s V/T RFB 0-104t 58min 50% Värdeflödeskarta Fastighetsenheten
Lärdomar Många steg i processen Väldigt många sätt att lämna felanmälan på Positivt att kommunledningen visar intresse Vilket lågt RFB Bra sätt att hitta slöserier de fanns där vi trodde det också! Värdeflödeskarta Fastighetsenheten
Skapa ny faxblankett Några av förbättringsaktivi teterna Skapa skriftliga instruktioner till kunderna Skapa kommungemensam rutin Fastighetspärmar till alla enheter Värdeflödeskarta Fastighetsenheten
Återblick förbättringsplan "Felanmälansrutiner" 2007-12 - 06 Fastighetsenheten Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej I nuläget är rutinen för felanmälan otydlig, många anmälningar sker muntligt. x Rätt från början är lågt, vilket resulterar i att mycket tid går åt till omarbete och väntan. x Efter 90 dagar Förbättringsområden/ genomförda aktiviteter Identifierat Har slöseriet minskat? Felanmälan slöseri Ja Nej Skapa ny, tydlig faxblankett. (Aktuell Omarbete, information med rätt faxnummer) väntan x Ta tillbaka gamla faxblanketter. Omarbete x Skapa skriftlig instruktion till brukare. Omarbete, väntan x Ersätta gammal information på intranätet med ny. Omarbete, väntan Skapa lista över vilka fel som är akuta. Omarbete x Sortera, gallra & prioritera Skapa lista över vad som hör till fastighetsarbeten. Omarbete, transport x Sortera fax direkt i rätt fack 1 gång per dag. Omarbete x Förberedelser Blankett som tydligt anger var felet uppstått (enhet, rumsnummer) Rörelse, väntan x Framtida förb. område x Åtgärda/Återkoppla Skapa kommungemensam rutin för återkoppling. Pärm för alla verks.heter där återkoppling sker. Omarbete, rörelse, transport Omarbete, rörelse x x Intern information Skapa tydlig rutin för intern information. Transport, väntan x x Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Alla felaktiga felanm. är tidskrävande Skapar irritation Har tydlig förbättring skett? Ja Nej Värdeflödeskarta Fastighetsenheten x x
Diplom efter varje genomförd kartläggning
Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning Planering av aktivitet Se beskrivning av alla våra värdeflödeskartläggningar på www.vara.se
Tidningen Chefen i Fokus
Tidningen Personal & ledarskap
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
Före 5S på kontor Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden
Före Efter 5S på Gatu & Park
Förbättringstavla
Visualisering på kontoret
Hemtjänsten Kvänum Daglig styrning
Tydliga rutiner Struktur Utjämning Ordning & reda Vanliga förbättringsmetoder hos oss
Medarbetarna Värdeflödeskarta Schemaläggning Små, små steg Värdeflödeskarta Arbetsrutiner 5S Kök Karta egen hand Bakrutiner Förbättrings tavla 2006 2007 2008 2009 mmar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter 2010 Vår Sommar Hö Chefen Kort info Leanspel Värdeflödeskarta Rekrytering 5S kontor Värdeflödeskarta Personalbudget Tornumsgården
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Effekter för brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 77 (AKU 2010) (72 AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009/2010) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 77 grundskolan mellan 63 81 gymnasiet 65 98% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2010) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 28 % - utöver alla kvalitetsvinster!
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
Vi fortsätter sakta på den inslagna vägen... A3 Lean ledarskap
Vill du veta mer? www.vara.se Föredrag & presentationer Vårt kvalitetsarbete Tack!