Sidan: 1 (21) PROJEKTDEFINITION. Syftet med projektdefinitionen är att identifiera, definiera och avgränsa åtagandet i projektet. PROJEKTDEFINITION Basdatorarbetsplatstjänst på Chalmers fas 2 BAT
Sidan: 2 (21) INNEHÅLL 1 BASFAKTA... 4 1.1 Godkännande...4 1.2 Revisionsinformation...4 2 IDÈ OCH MÅL... 5 2.1 Bakgrund...5 2.2 Idé...5 2.3 Mål...5 2.4 Avgränsningar...6 3. LEVERANSER OCH GODKÄNNANDE... 6 3.1 Inleveranser...6 3.2 Leveranser och delleveranser...7 3.3 Godkännandekriterier...7 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur...7 3.5 Projektavslut...7 4 ORGANISATION... 9 4.1 Projektorganisation och bemanning...9 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess...10 4.3 Utbildning...12 5 TIDSPLAN OCH RESURSBEHOV... 13 5.1 Projekttidsplan...13 5.2 Beslutspunkter och milstolpar...13 6 ARBETSFORMER... 15 6.1 Produktionsmodeller...15 6.2 Produkt- och dokumentstyrning...15 6.3 Avvikelse och ändringshantering...15 6.4 Projektanalys...16 6.5 Sekretess och säkerhet...16 6.6 Informationsspridning...16 7 RISKER... 18 7.1 Projektrisker...18 7.2 Produktrisker...18 7.3 Övriga risker...18 8 EKONOMI... 19 8.1 Kalkyl...19 8.2 Finansiering...19
Sidan: 3 (21) 9 REFERENSER... 20 BILAGOR Här redovisar Du vilka delar av projektdefinitionen som är representerade i form bilagor. Bilaga A B Dokumentnamn Tidsplan Budget
Sidan: 4 (21) 1 BASFAKTA 1.1 Godkännande Projektdefinitionens giltighet bekräftas av underskrifter av respektive part. Uppdragsgivaren är kundens projektansvarig och uppdragstagaren är projektchefen/projektledaren. Projektdefinitionen godkänns i styrgruppen och det bekräftas i ett styrgruppsprotokoll. Projektdefinitionen godkänd av: Uppdragsgivare/Beställare: Uppdragstagare/Projektledare: Bo Egardt genom Jan-Martin Löwendahl, (CIO), (IT-avdelningen) 1.2 Revisionsinformation Här redovisar Du vad som skiljer de olika utgåvorna åt, genom att övergripande ange syfte och orsak till ändringen. Utgåva Datum Kommentar P1.0-1 2002-01-28 Diskussionsunderlag P1.0-2 2002-02-07 PDF, underlag till granskning 1.0 2002-02-14 PDF, godkänd och undertecknad
Sidan: 5 (21) 2 IDÈ och MÅL 2.1 Bakgrund Här beskriver Du kortfattat bakgrunden till projektet genom att ange kopplingen mellan företagets (kundens) mål, resultatets mål och projektets mål Chalmers IT-infrastruktur blir alltmer komplex och kostsam samtidigt som verksamhetens beroende av IT som verktyg ökar. Datorn på arbetsplatsen spelar en central roll som produktivitetsverktyg, men är samtidigt den komponent som är svårast och dyrast att ge support på pga. det stora antal arbetsplatser samt deras inbördes olikheter. En standardisering av datorarbetsplatsen och de tjänster som hör dit ger mycket sannolikt avsevärda vinster på supportkostnader och kostnader för stillestånd. Detta dokument beskriver projektet Basdatorarbetsplatstjänst fas 2 som har till uppgift att genomföra en pilottest och utveckling av i fas 1 framtagen prototyp av basdatorarbetsplatstjänst. 2.2 Idé Här redovisar Du projektidén. Projektidén speglar syftet med projektet och redovisar varför projektet finns. Att utföra en pilottest av basdatorarbetsplatstjänsten i skarp miljö för att verifiera/modifiera prototypen ur ett användarperspektiv och ett tekniskt perspektiv. Användarna kommer främst från följande sektioner; Fysik, I-Sektionen och Centrala administrationen. Initialt kommer testet endast att innefatta ett fåtal personer. Efterhand kommer fler användare att kopplas till tjänsten och en förhoppning är att 100-talet personer samtidigt skall testa tjänsten. Pilotanvändare kommer att ingå i en referensgrupp vilken kommer med synpunkter och förslag på hur tjänsten kan förbättras. 2.3 Mål Här redovisar Du projektets mål - vilka resultat som skall finnas vid genomförandets slut. - BAT-projektets mål är att enligt tidplan och budget presentera ett förslag till en utvecklad, stabil och säker basdatorarbetsplatstjänst. - Fas 2 skall testa och utvärdera ett baspaket vilket innefattar både en grunduppsättning applikationer men även support/helpdesk. - Fas 2 skall ge förslag på lösning när det gäller tyngre applikationer tex. Matlab och Mathematica - Projektet skall ta fram en kostnad för tjänsten. Vilken baseras på: o antal användare o serverdrift o licenskostnader o support/helpdesk och närservice o ansvarig för tjänsten o administration av tjänsten
Sidan: 6 (21) - Projektet skall ta fram SLA för tjänsten. - Projektet skall påvisa skillnader med BAT gentemot hur det ser ut idag. - Leverera parkeringslista 2.4 Avgränsningar Här förtydligar Du projektets mål genom att ange vad andra projekt eller linjeinstanser ansvarar för. Fas 2 skall inte - Implementeras i skarp drift - Testas på mer än 100 personer - 3. LEVERANSER och GODKÄNNANDE 3.1 Inleveranser Här redovisar Du vilka förutsättningar som gäller för projektet i form av inleveranser som skall komma från andra projekt och/eller linjeinstanser. Inleveranserna kan vara både produkter och resurser som projektet kräver för att klara sina åtaganden. Vi redovisar tydligt vad vi behöver, när och godkännandekriteria för varje inleverans 3.1.1 Omfattning Nedan följer en beskrivning av inleveranserna till projektet: Specialistkompetens Projektet önskar få tillgång till specialistkompetens från Fysik-sektionen under hela projektet. Önskemål från projektet är att fysikdatorn driftar servrarna, migrerar användare, dokumenterar samt ger en teknisk support till användarna. Projektet kommer att använda WM-data kundstöd som agerar 1st line support/helpdesk. Inleveranser av dokument Dokument som berör tjänsten tex. driftmiljö från Fysikdator, licenspolicy. 3.1.2 Godkännande Samtliga system kommer att godkännas av projektet enligt överenskomna kriterier innan användning sker. Om någon inleverans försenas eller ej blir godkänd pga. av bristande innehåll eller kvalitet, skall projektet redovisa konsekvenser avseende förändringar i kostnader och tidplan för avstämning mot avtalet och beslut i styrgruppen.
Sidan: 7 (21) 3.2 Leveranser och delleveranser Här redovisar Du vilka leveranser och delleveranser projektet skall göra. För varje delleverans beskriver vi idé och mål samt vid behov avgränsningar och inleveranser. Fas 2 kommer att leverera ett komplett förslag på en utformad basdatorarbetsplatstjänst. Fas 3 kommer innehålla eventuell upphandling och implementation. 3.2.1 Innehåll Här redovisar Du alla resultat i form av alla produkter som projektet kommer att leverera och överlämna. Produkter och dokument som skall levereras och överlämnas: SLA Kostnader för tjänsten Driftdokumentation Leverans och överlämning sker vid samma tillfälle. 3.3 Godkännandekriterier Här redovisar Du vilka godkännandekriteria som gäller per delleverans och resultat. Projektresultatet skall leva upp till målen i sektion 2.3, och till beskrivningen i sektion 3.2. Godkännandet görs av styrgruppen. 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur Här redovisar Du hur leverans till förvaltningsorganisationen/användaren/resultatansvarige går till. Leverans och överlämning av projektet görs vid ett och samma möte till den person som skall överta produktansvaret och förvaltningen av tjänsten. På mötet skall mottagaren kvittera att leveransen är komplett och håller rätt kvalitet samt att han har övertagit produktansvaret. 3.5 Projektavslut Här redovisar Du resultat som skall uppnås och aktiviteter som skall genomföras efter leverans och överlämning för att Du skall kunna avsluta projektet. Fas 2 är avslutat när Godkännande skett enligt leverans- och överlämningsproceduren (se kapitel 3.4) Allt inlånat material är återlämnat och personliga arbetsexemplar makulerade All projektdokumentation är arkiverad Slutrapporten är godkänd av styrgruppen
Sidan: 8 (21) Avslutande styrgruppsmöte har förklarat projektet avslutat
Sidan: 9 (21) 4 ORGANISATION 4.1 Projektorganisation och bemanning Här beskriver Du projektorganisationen - gärna i form av ett organisationsschema. Namn på nyckelpersoner skall finnas angivna. Styrgrupp Jan-Martin Löwendahl Projektledning Projektadministratör Henrietta Wictorsson Teknisk referensgrupp Referensgrupp Delprojekt Kristoffer Johansson Delprojekt (email) Viktor Fougstedt Bemanning Basdatorarbetsplatstjänst fas 2 Styrgrupp: PL: PA: Teknisk referensgrupp: Jan-Martin Löwendahl (ordförande) Börje Sennung Görgen Olofsson Björn O. Eriksson Paul Waserbrot Michael Morin Henrietta Wictorsson (ordförande) Stellan Englèn, Ladok Per Andersson, CDG Lars Andersson, ITA Michael Morin, I-sek Sara Ekström, V Användare referensgrupp: (ordförande) Pilotanvändare 5-10 stycken Delprojekt Delprojekt (email) Kristoffer Johansson, Fysik Viktor Vougstedt
Sidan: 10 (21) 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess Här beskriver Du ansvar och befogenheter inom projektet. 4.2.1 Styrgrupp Ansvar Säkerställa att projektets resultat är i linje med Chalmers verksamhet Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet Förankra projektet i Chalmers verksamhet Befogenheter Avsluta projektet Godkänna och ändra projektdefinitionen Tillsätta analysgrupp och initiera projektanalyser 4.2.2 Projektledare Ansvar Genomföra projektet inom ramarna i denna projektdefinition Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Rapportera och informera om projektläget Skapa rutiner för projektets genomförande Producera, leverera och överlämna rätt resultat Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet Godkänna inleveranser Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Befogenheter Styra tilldelade resurser enligt denna projektdefinition Vid behov ändra projektets organisation Initiera projektanalyser Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet Nyttja och styra de tilldelade produktionsresurser Avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet Föreslå funktioner och egenskaper som rör tjänsten för beslut i referensgruppen Föreslå tekniska lösningar för beslut i delprojekten Föreslå innehåll och omfattning av delprojektet för beslut i referensgruppen
Sidan: 11 (21) 4.2.3 Projektadministratör Ansvar Sammanställa och strukturera tidsplaner Sammanställa och rapportera projektstatus Sammanställa och strukturera åtgärdslistan Signalera avvikelse Följa upp projektets beroenden Upprätta och underhålla projektbiblioteket Befogenheter I samråd med projektdeltagare och intressenter definiera, föreslå och införa rutiner (inkl. teknisk miljö) för: o Planering och uppföljning o Informationsspridning o Hantering av risker o Ändringshantering Hämta in uppgifter för att planera och följa upp projektet. Föra in och lämna ut information till och från biblioteket. 4.2.4 Delprojektledaren Ansvar Producera, leverera och överlämna rätt resultat Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Befogenheter Nyttja och styra de tilldelade produktionsresurser Föreslå funktioner och egenskaper hos tjänsten för basdatorarbetsplatsen för beslut i referensgruppen Föreslå tekniska lösningar för basdatorarbetsplatsen för beslut i delprojekten 4.2.5 Referensgrupper Ansvar och befogenheter Testa och utvärdera basarbetsplatstjänsten och komma med synpunkter, kommentarer på svagheter, förbättringar, funktionalitet etc.
Sidan: 12 (21) 4.3 Utbildning Här beskriver Du den utbildning som projektgruppen behöver för att nå projektmålen. Projektmedlemmarna får information i hur: använder sig av tjänsten.
Sidan: 13 (21) 5 TIDSPLAN och RESURSBEHOV 5.1 Projekttidsplan Här visar Du projektplanen, lämpligen som ett Gantt-schema. Projektplanen kan vara en bilaga. Bilaga A 5.2 Beslutspunkter och milstolpar Här redovisar Du viktiga avstämningspunkter i form av milstolpar och beslutspunkter. Följande milstolpar och beslutspunkter finns i projekttidsplanen. 5.2.1 Beslutspunkter 2002-01-28 BP 1-2 Godkännande av preliminär projektdefinition för fas 2 v. 1.0-1. 2002-02-14 BP 2-3 Godkännande av projektdefinition v. 1.0-2. Godkänna beslutsunderlag. 2002-03-12 BP 4-5 Projektrapport. 2002-04-23 BP 6 Sammanställa och leverera projektets resultat rörande fas 2. 2002-05-16 BP7 Godkänna delleverans/slutleverans av basdatorarbetsplatstjänsten fas 2. Överlämning av ansvar för ett beslutsunderlag för basdatorarbetsplatstjänsten fas 2, rekommendation för uppstart. 2002-06-18 BP 8 Godkännande av slutrapporten Projektets fas 2 avslutas.
Sidan: 14 (21) 5.2.2 Milstolpar 2002-01 PDF-förslag tas fram. Fas 2 startas upp och kontakt tas med berörda projektmedlemmar. 2002-02 PDF v. 1.0-2 godkännes av styrgruppen. PDF v. 1.0-2 presenteras för referens- och delprojektmedlemmarna. Riskseminarium genomförs. 2002-03 Projektrapport/riskanalys presenteras för styrgruppen. 2002-04 Förslag på basdatorarbetsplatstjänsten presenteras. 2002-05 Testperioden utvärderas. 2002-06 Slutrapport över fas 2.
Sidan: 15 (21) 6 ARBETSFORMER 6.1 Produktionsmodeller Här identifierar Du vilket arbetssätt projektet använder för produktutvecklingen. Vid behov beskriver Du avvikelser från utpekad modell. I enkla fall kan Du beskriva hela arbetssättet. Ingen särskild produktionsmodell används. 6.2 Produkt- och dokumentstyrning Här beskriver Du hur Du håller ordning och reda på både projekt- och produktdokument. Du beskriver hur de olika dokumenttyperna identifieras, förvaras och hanteras vid ändringar. Här beskriver Du också hur Du hanterar olika utgåvor av produkterna och vilka krav som finns på spårbarhet till användare av olika utgåvor av produkterna. 6.2.1 Projektdokument Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original lagras i den för projektmedlemmarna tillgängliga projektdatabasen (Livelink). 6.2.2 Produktdokument Produktdokumenten identifieras av produktbenämning, dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. En dokumentöversikt anger aktuella utgåvor av produktdokumenten. Samtliga original lagras i den för projektmedlemmarna tillgängliga projektdatabasen (Livelink). 6.3 Avvikelse och ändringshantering Här beskriver Du tillvägagångssättet vid förändringar av projekt- och produktstyrande dokument. Alla förslag till ändringar i tjänsten utvecklade av projektet skall rapporteras till projektledaren. Beslut om ändringar som ej påverkar projektets tids- och kostnadsramar skall fattas av PL och teknik- och/eller referensgrupp. Ändringar som ökar kostnaderna eller förlänger tidsplanen skall beslutas av styrgrupp. Alla förslag på personförändringar i viktiga positioner i styr-, referens- och teknikgrupp skall rapporteras skriftligen till projektet. Konsekvenser avseende förändringar i kostnader och tidsplan redovisas för beslut i styrgrupp. Fel och avvikelser i basutbudet av tjänsten utvecklade av projektet skall rapporteras skriftligen till projektet.
Sidan: 16 (21) 6.4 Projektanalys Här beskriver Du vilka metoder och aktiviteter som genomförs för att säkerställa projektets resultat och genomförandet av projektet. Här anger Du också vilka instanser eller personer som genomför projektanalyserna. 6.4.1 Projekt Projektgranskning genomförs av analysgruppen efter beställning av styrgruppen. 6.4.2 Tjänst Tjänsten testas av både pilotanvändare och övriga projektmedlemmar. 6.5 Sekretess och säkerhet Här beskriver Du vilka regler som gäller avseende tillgång till dels arbetsplats, dels information om projektet och de produkter som projektet producerar. Projektet klassas ej som konfidentiellt. Detta innebär att all dokumentation och information är tillgänglig för Chalmers anställda. Extern information får ges endast efter samråd med projektledaren. 6.6 Informationsspridning Här beskriver Du hur projektinformation sprids internt och externt. Du redovisar hur projektdokumentationen skall distribueras och när och hur muntlig information lämnas. Löpande information och projektdokumentation finns i Livelink och på Insidan, http://www.ita.chalmers.se/ita/bat.html. 6.6.1 Rapportering Den rapporterande projektdokumentationen består av följande dokument: Projektdefinition Projektrapport med bilagor Mötesprotokoll Slutrapport Samtliga dokument kommer att finnas tillgängliga via Insidan och Livelink. Projektet tar fram distributionslistor för ovanstående dokumentrapportering. I annat fall skall projektmedlemmarna aktivt söka upp önskad information. 6.6.2 Mötesstruktur Nedan redovisas de regelbundna möten som finns i projektet. Stående dagordningar fastställs vid första mötet.
Sidan: 17 (21) Styrgruppsmöten Vid planerade beslutspunkter eller vid behov. Protokollförs av PA. Projektledningsmöten Vid behov eller efter önskemål Protokollförs av PA. Projektmöten Vid behov eller efter önskemål Protokollförs av PA
Sidan: 18 (21) 7 RISKER Här redovisar Du de risker som har identifierats under förberedelsefasen. Du redovisar också vilka åtgärder som är genomförda eller skall genomföras. 7.1 Projektrisker Riskseminarium hålls i februari 02 7.2 Produktrisker Riskseminarium hålls i februari 02 7.3 Övriga risker 1)
Sidan: 19 (21) 8 EKONOMI 8.1 Kalkyl Här redovisar Du antalet timmar, investeringar och andra kostnader som krävs för att genomföra projektet. Vid behov redovisar Du hela kalkylen uttryckt i kronor. Efterkalkyl för Dina kalkylelement skall senare redovisas i slutrapporten. Nyckeltal som skall tas fram identifieras och beskrivs här. Bilaga B 8.2 Finansiering Här anger du hur projektet skall finansieras. Projektet finansieras av Bo Egardt med medel ur stifelsens IT-infrastruktursatsning 2001/2002.
Sidan: 20 (21) 9 REFERENSER Här redovisar Du vilka dokument som projektdefinitionen refererar till. Referenser skall finnas till kravbeskrivningen och/eller andra dokument som fastställer kravbilden eller utgör underlag för projektet. Referenser kan finnas till dokument som beskriver projektets arbetssätt. Slutrapport, fas1