Kvalitetsgruppen 9001 Certifiering av ledningssystem Revisionsrapport för Recert 2012 BV Certification Sverige AB Konfidentiell Sida 1/14 2012-06-19
Företag Företagsnamn: Adress: Stad: Postnummer: Land: Telefon nummer: Kvalitetsgruppen 9001 C/O Replik AB Köpenhamnsvägen 48 A Malmö 217 71 Sweden 0707813791 Fax nummer:. Kontaktinformation Kontaktperson: Jan Miörner Telefon nummer: 0707813791 E-postadress: jm@replik.nu Information om revisionen Revisionsstandard(er): ISO 9001 Antal anställda: 75 Antal anläggningar: 5 Revision Typ: Recert 2012 Revision Startdatum: 2012-03-20 Revision Slutdatum: 2012-03-21 Antal dagar: 3 Revisorsinformation Revisionsledare: Teammedlem: Lars Bengtsson Michael Verne Om detta är en multi-site revision har en bilaga där alla relevanta anläggningar och/eller platser upprättats och bifogas revisionsrapporten. Konfidentiell Sida 2/14 2012-06-19
Sammanfattning av Revisionsresultat Antal registrerade avvikelser: Större 0 Mindre 2 Behövs en uppföljningsrevision?: N Uppföljningsrevision startdatum: Varaktighet (dagar): 0 Faktiskt uppföljningsdatum: ~ Dokumentgranskning: N Revisionsbesök: N Huvudrevisorns rekommendation: Standard ISO 9001 Standard Rekommendation Fortsätt till certifiering och utfärdande av certifikat efter det att en tillfredsställande plan för korrigerande åtgärder är genomförd. Ackreditering Certifikats kopior Språk ISO 9001 SWEDAC 1 Swedish ISO 9001 SWEDAC 1 English Omfattning (måste verifieras och visas i utrymmet nedan) Standard Språk Omfattning ISO 9001 English Sales, spare parts and workshop. ISO 9001 Swedish Försäljning, reservdelar och verkstad. Konfidentiell Sida 3/14 2012-06-19
Revisionssummering Under förutsättning att verksamheten inkommer med korrigerande åtgärder på förevarande avvikelser rekommenderas förnyad certifieringsperiod. Revisionsmål Målen för denna revision är: 0. För en förrevision att granska om företaget är redo för en huvudrevision 1. För att bekräfta att ledningssystemet uppfyller alla krav i den reviderade standarden; 2. För att bekräfta att organisationen har implementerat sina planerade åtgärder på ett effektivt sätt. 3. För att bekräfta att ledningssystemet har förmåga att uppnå organisationens policy och mål. Uppföljning av föregående revision Resultatetav den föregående revisionen har granskats för att verifiera att lämpliga korrigeringar och korrigerande åtgärder har vidtagits för att åtgärda eventuella avvikelser. Revisionsresultat OBLIGATORISK GRANSKNING AV: 1. Ledningssystemets dokumentation: Ledningssystemets dokumentation är heltäckande. (Generellt) 2. Effektivitet av genomförande och underhål: Systemet är väl integrerat och används aktivt. På samtliga verksamhetsorter l 3. Förbättring: Verksamheten har flera motorer som bidrar till ständig förbättring. (Generellt) 4. Mål och uppföljning: Bra målstyrning. (Gemensamt för orterna) 5. Internrevisionsplanering: Ser bra ut. Tillämplig. (Generellt) 6. Ledningens genomgång: Genomförs på ett avsett vis (Generellt) 7. Korrigerande och förebyggande åtgärder. Organisationen arbetar aktivt med dessa Möjligheter till förbättringar 1. En checklista skulle kunna bidra till förbättring avseende information till kunden när bilen är klar. 2. Metoden "Fem Varför" kan tillämpas inom orsaksanalys i syfte att hitta bra korrigerande åtgärder. 3. Resultaten från de lokala enheterna när det gäller mål kan tydliggöras i i hela gruppen och dess ledning. 4. Medarbetarenkät kan med fördel tillämas i verksamheten. 5. En information till kunden avseende eco-driving skulle kunna medföra en påtaglig minskning av verksamhetens totala miljöbelastning. En så kallad indirekt miljöaspekt. 6. Hemsidan kan bli mer informativ. Konfidentiell Sida 4/14 2012-06-19
Goda exempel Målstyrningen fungerar mycket bra. Mål och handlingsplaner arbetas med på ett effektivt sätt. (Samtliga orter) Mycket bra medarbetarundersökning. Åtgärder har identifierats och tillika genomförts. (Växsjö) Checklistan som kunden signerar innan bilen släpps är omfattande och bra. (Växsjö) Gedigen intern revision som fångar upp relevanta företeelser som korrigerande åtgärder är genomförda för. (Växsjö) Nästan hälften av medarbetarna är kompetenta att genomföra intern revision. (Växsjö) Aktiv avrapportering från verkstad avseende avvikelser och förbättringsförslag..(stockholm) Mycket god ordning och reda i lokalerna. (Växjö / Stockholm / Hoting) Konfidentiell Sida 5/14 2012-06-19
Observationer 1. Verksamheten kontaktar inte alltid kund och talar om när bilen är klar då detta utlovats. (Växjö) 2. Reklamationer kan bli liggande för länge ibland.(växjö) 3. Tydligare kriterier kan upprättas vid bedömning av leverantörer. (Växjö) 4. Repete repair har ökat men orsaksanalyser har inte gjorts fullt ut. 5. Säkerhetsdatablad förvaras osystematiserat i pärm. (Växjö) 6. Observationer och förbättringsförslag: För verksamheten i Hoting: 1) Process-schema - input; "Önskemål" bör vara "kundbehov" eller "kundkrav" 2) Kärnan i kvalitetspolicyn bör vara att uppfylla kundens krav (ej enbart förväntningar) 3) För kundnöjdhetsmätning används generalagenternas dito mätningar - resultaten av dessa behöver processas på ett styrt sätt av Kvalitetsgruppen på nivå 1 för att sedan förmedla ett analyserat resultat till återförsäljar-/medlemsnivå. 4) Låg aktivitet i förbättringsarbetet och avvikelserapporteringen under 2011. Detta är internt identifierat och åtgärder definierade samt behandlats i lokal Ledningens genomgång. 5) Övergripande mål (från nivå 1 - K-gruppen) borde kunna vara kvantifierade inklusive identifiering av relevanta mätetal/nyckeltal, kpi:s. 6) Medarbetarnöjdhet finns som en punkt i agenda för Ledningens genomgång. Vilken metod/verktyg avses användas för att mäta detta? 7) Man behöver tydliggöra att man har processmål (och inte minst, identifierat aktiviteter för dessa) i och med målet på lönsamhet. 8) Agendapunkt i Ledningens genomgång, "Ledningssystemets lämplighet och effektivitet" (eller motsvarande) behöver åtminstone finnas med som avslutande punkt vid den Ledningens genomgång som genomförs i kvartal 4. 9) Kvalitetscertifikat och kvalitetspolicy bör finnas på den egna hemsidan för extern kommunikation och marknadsföring. 10) Internutbildning i "Intranät" inklusive lagerstatusfunktion mm har genomförts men ej förts upp i utbildningsregistret. 7. Observationer och förbättringsförslag: 1) Process-schema - input; "Önskemål" bör vara "kundbehov" eller "kundkrav" 2) Kärnan i kvalitetspolicyn bör vara att uppfylla kundens krav (ej enbart förväntningar) 3) För kundnöjdhetsmätning används generalagenternas dito mätningar - resultaten av dessa behöver processas på ett styrt sätt av Kvalitetsgruppen på nivå 1 för att sedan förmedla ett analyserat resultat till återförsäljar-/medlemsnivå. 4) Låg aktivitet i förbättringsarbetet och avvikelserapporteringen under 2011. Detta är internt identifierat och åtgärder definierade samt behandlats i lokal Ledningens genomgång. 5) Övergripande mål (från nivå 1 - K-gruppen) borde kunna vara kvantifierade inklusive identifiering av relevanta mätetal/nyckeltal, kpi:s. 6) Medarbetarnöjdhet finns som en punkt i agenda för Ledningens genomgång. Vilken metod/verktyg avses användas för att mäta detta? 7) Man behöver tydliggöra att man har processmål (och inte minst, identifierat aktiviteter för dessa) i och med målet på lönsamhet. 8) Agendapunkt i Ledningens genomgång, "Ledningssystemets lämplighet och effektivitet" (eller motsvarande) behöver åtminstone finnas med som avslutande punkt vid den Ledningens genomgång som genomförs i kvartal 4. 9) Kvalitetscertifikat och kvalitetspolicy bör finnas på den egna hemsidan för extern kommunikation och marknadsföring. 10) Internutbildning i "Intranät" inklusive lagerstatusfunktion mm har genomförts men ej förts upp i utbildningsregistret. Efterlevnad av lagkrav Konfidentiell Sida 6/14 2012-06-19
Avvikelser Avvikelser skall stängas genom organisationens process för korrigerande åtgärder, i enlighet med relevanta krav för korrigerande åtgärder i revisionens standard för att förebygga upprepning Korrigerande åtgärder för att hantera stora avvikelser skall ske omedelbart och Bureau Veritas Certification underrättas om åtgärder inom 30 dagar. Vår revisor kan utföra ett uppföljningsbesök inom 90 dagar för att verifiera åtgärder, utvärdera deras effektivitet och avgöra om certifiering kan rekommenderas eller förlängas. Korrigerande åtgärder för att åtgärda mindre avvikelser skall utföras och registreras tillsammans med bevis.vid nästa besök kommer Bureau Veritas Certifications revisorer att följa upp alla identifierade avvikelser för att bekräfta effektiviteten av vidtagna korrigerande åtgärder. Konfidentiell Sida 7/14 2012-06-19
Avvikelserapport Datum 2012-03-21 Avvikelse obs. under Process Organisation Kvalitetsgruppen 9001 5th Surveillance audit Ledningen Standard ISO 9001 Delkrav 5.6 Ledningens genomgång Fylls i av Bureau Veritas Kontraktsnummer: 4310461 / 1-2223923-52060 Avvikelsenummer 9KS5LBE01 Avvikselse - beskrivning av objektiva bevis 1. Standardkrav: 5.6 2. Beskrivning av avvikelse: I Ledningens Genomgång har inte organisationen fattat beslut som rör resursbehov i verksamheten. (Motorsport Br. Svensson AB). 3. Objektiva bevis: Agenda tillika protokoll för ledningens genomgång. Gradering Huvudrevisor Revisor Organisationens Minor Lars Bengtsson Lars Bengtsson representant Genomförs innan 2012-05-21 LBE 392610 LBE 392610 Fylls i av organisationen Grundorsaksanalys (Vad falierade i systemet som möjliggjorde denna avvikelse) Korrigerande åtgärd (Vad görs för att lösa detta problem och för att förhindra upprepning) Implementering av Verifiering av korrigerande åtgärder Kommentar Datum för slutförandet Organisationens representant Fylls i av Bureau Veritas Jan Mjörner Datum Status Revisor CA Waiting Proposal Konfidentiell Sida 8/14 2012-06-19
Avvikelserapport Datum 2012-03-21 Avvikelse obs. under Process Organisation Kvalitetsgruppen 9001 5th Surveillance audit Ledningen Standard ISO 9001 Delkrav 8.4 Analys av information Avvikselse - beskrivning av objektiva bevis 1. Standardkrav: 8,4 Fylls i av Bureau Veritas Kontraktsnummer: 4310461 / 1-2223923-52060 Avvikelsenummer 9KS5LBE02 2. Beskrivning av avvikelse: Verksamheten analyserar ej resultaten och vidtar åtgärder baserat på utfallet i Enkät - Kundkvalitet (EQC). (Motorsport Br. Svensson AB) 3. Objektiva bevis: EQC-rapporten Gradering Huvudrevisor Revisor Organisationens Minor Lars Bengtsson Lars Bengtsson representant Genomförs innan 2012-05-01 LBE 392610 LBE 392610 Fylls i av organisationen Grundorsaksanalys (Vad falierade i systemet som möjliggjorde denna avvikelse) Korrigerande åtgärd (Vad görs för att lösa detta problem och för att förhindra upprepning) Implementering av Verifiering av korrigerande åtgärder Kommentar Datum för slutförandet Organisationens representant Fylls i av Bureau Veritas Datum Status Revisor CA Waiting Proposal Konfidentiell Sida 9/14 2012-06-19
Sammanfattning av revisionen Undantag Avdelning / Aktivitet / Process Administration Ledningen Kvalitet Försäljning Verkstad Reservdelar Totalt 4 Ledningssystem för kvalitet 4.1 Allmänna krav 4.2 Dokumentation 5 Ledningens ansvar 5.1 Ledningens åtagande 5.2 Kundfokus 5.3 Kvalitetspolicy 5.4 Planering 5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation 5.6 Ledningens genomgång 1 1 6 Hantering av resurser 6.1 Tillhandahållande av resurser 6.2 Personalresurser 6.3 Infrastruktur 6.4 Verksamhetsmiljö 7 Produktframtagning 7.1 Planering av produktframtagning 7.2 Kundanknutna processer 7.3 Konstruktion och utveckling 7.4 Inköp 7.5 Produktion av varor och utförande av tjänster 7.6 Behandling av övervaknings- och mätutrustning 8 Mätning, analys och förbättring 8.1 Allmänt 8.2 Övervakning och mätning 8.3 Behandling av avvikande produkter 8.4 Analys av information 1 1 8.5 Förbättring Totalt 2 2 Konfidentiell Sida 10/14 2012-06-19
Dokumentgranskning anmärkningar: Samtlig dokumentation som standarden kräver och innehållsmässigt tillfyllest. Konfidentiell Sida 11/14 2012-06-19
Revisorns noteringar Revisor Lars Bengtsson Datum 2012-03-21 Aktivitet Administration Kontakter.Jan Mjörner. Anteckningar Kvalitetsstyrningssystemet fungerar väl och hålls levande.(generellt omdöme) Revisor Lars Bengtsson Datum 2012-03-21 Aktivitet Ledningen Anteckningar Ledningarna för de respektive verksamhetsorterna är kunniga och aktiva Revisor Lars Bengtsson Datum 2012-03-21 Aktivitet Kvalitet Anteckningar Kvalitetsarbetet fungerar bra. Verksamheterna jobbar generellt mot ständig förbättring. Revisor Lars Bengtsson Datum 2012-03-21 Aktivitet Försäljning Anteckningar Fungerar väl. Man har ett starkt kundfokus. (Generell synpunkt). Revisor Lars Bengtsson Datum 2012-03-21 Aktivitet Verkstad Kontakter. Anteckningar Effektiviteten har ökat avsevärt. Avseende framförallt för Stockholm Revisor Lars Bengtsson Datum 2012-03-21 Aktivitet Reservdelar Kontakter. Anteckningar Väl fungerande. (Generell synpunkt Konfidentiell Sida 12/14 2012-06-19
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Konfidentiell Sida 13/14 2012-06-19
Anläggningar (inom revisionens omfattning) Andra anläggning(ar) Anläggningsnamn Adress Stad Land Postnummer Offsite Sweden Smörjoljegatan GÖTEBORG Sweden S-418 34 Huvudkontor Anläggningsnamn Kvalitetsgruppen 9001 Adress Stad Land Postnummer C/O Replik AB Köpenhamnsvägen 48 A Malmö Sweden 217 71 Konfidentiell Sida 14/14 2012-06-19