ANBUDSINBJUDAN Nyckellösning för hemvården Diarie Nr: KS 2011/629-050 UPPHANDLINGSFORM Öppen upphandling SISTA ANBUDSDAG Anbudet skall vara Trollhättans Stad tillhanda senast 2011-12-06 ANBUDET SÄNDS TILL FÖLJANDE ADRESS: Trollhättans Stad Upphandlingsavdelningen 461 83 TROLLHÄTTAN ANBUDET MÄRKS: Anbud Nyckellösning för hemvården Vi ser fram emot ert bästa anbud! Med vänliga hälsningar Petra Andersson
Sida 1 av 6 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INFORMATION OM UPPHANDLINGEN... 2 1.1 Upphandlingens avser... 2 1.2 Upphandlingsförfarande... 2 1.3 Omfattning/volym... 2 1.4 Sekretess... 2 1.5 Språk... 3 1.6 Bilagor till anbudsförfrågan... 3 1.7 Upplysningar under anbudstiden... 3 1.8 Komplettering av förfrågningsunderlag... 3 1.9 Anbudets giltighetstid... 3 2 ANVISNING TILL ANBUDSGIVAREN... 4 2.1 Skallkrav... 4 2.2 Anbudsavlämnande... 4 2.3 Dokument/bilagor till anbudet... 4 3 KRAV PÅ ANBUDSLÄMNAREN... 4 3.1 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter... 4 3.2 Kvalitetssäkring... 5 3.3 Referenser... 5 3.4 Rådgivning/information... 5 4 KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR... 5 4.1 Anbudspriser... 5 4.2 Ändringar/tillägg... 6 4.3 Rabatt för övrigt sortiment... 6 4.4 Service... 6 5 ANBUDSUTVÄRDERING... 6 5.1 Bedömning och granskning... 6 5.2 Prövning av anbud... 6 5.3 Utvärdering av anbud... 6
Sida 2 av 6 1 INFORMATION OM UPPHANDLINGEN 1.1 Upphandlingens avser Trollhättans Stads hemvård söker en lösning där brukarna ska kunna förvara sina privata dörrnycklar på ett säkert sätt i någon typ av mekanisk nyckelgömma/nyckeltub utan fysisk åverkan på brukarens dörr. Denna nyckelgömma/nyckeltub ska ha en nyckel som ska kunna gå till flera enheter inom ett fördefinierat område. 1.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling i enlighet med Lag om Offentlig Upphandling. Detta innebär att anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början. Upphandlingen handläggs av Trollhättans Stads Upphandlingsavdelning. 1.3 Omfattning/volym Trollhättans Stads Omsorgsförvaltning Äldreomsorg är indelad i tre geografiska områden. Centrum, ytterområden och landsbygd inklusive två mindre orter; Sjuntorp och Väne - Åsaka. De två sistnämnda ligger Inom en radie av ca 2,5 mil från Trollhättans centrum. Vi har olika hemvårdsenheter som arbetar inom dessa områden men också kvälls- och nattpatrull samt rehabiliteringspersonal som arbetar övergripande. Det uppskattade initiala antalet nyckelgömmor/nyckeltuber och områden redogörs för i Bilaga 4. Antalet är uppskattat och kan avvika något vid den faktiska beställningen. Avtalet startar med ett större avrop vilket motsvaras av den varukorg som utvärderas i denna upphandling. Resterande avtalstid avser komplettering på grund av ökat behov. Vi garanterar dock att det initiala avropet minst motsvarar 90 % av beskriven varukorg. Köparen förbehåller sig rätten att avropa sitt verkliga behov, oavsett om det över- eller underskrider den angivna volymen. Antal leveransställen kan komma att förändras under avtalstiden och skall inte innebära någon kostnad för köparen. 1.4 Sekretess Sekretess under upphandlingen gäller enligt rådande lagstiftning. I de fall företaget eller av företaget anlitad underentreprenör ges tillgång till sekretessbelagd information skall tillämpliga bestämmelser i sekretesslagen beaktas. Anlitad personal får därmed inte röja eller nyttja sekretessbelagd information, som denne får del av vid uppdragets genomförande. Företaget är i förekommande fall skyldigt att informera berörd personal om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Denna bestämmelse gäller även efter det att avtalet upphört och så länge sekretessen består.
Sida 3 av 6 1.5 Språk Anbudet i sin helhet skall vara skrivet på det svenska språket. All muntlig och skriftlig kommunikation under avtalsperiod skall ske på det svenska språket. 1.6 Bilagor till anbudsförfrågan Bilaga 1 Kravspecifikation Bilaga 2 Kontaktuppgifter för anbudslämnare Bilaga 3 Checklista/anbudsformulär Bilaga 4 Behovs- och områdesbeskrivning Bilaga 5 - Prislista Avtalsvillkor ALOS 05 1.7 Upplysningar under anbudstiden Vid frågor gällande upphandlingen kontaktas: Trollhättans Stad Upphandlingsavdelningen 461 83 TROLLHÄTTAN Handläggare: Upphandlare Petra Andersson Telefon: 0520-49 70 99 E-post: petra.andersson@trollhattan.se 1.8 Komplettering av förfrågningsunderlag Om presumtiv/intresserad leverantör vid mottagandet av detta förfrågningsunderlag anser att underlaget är otydligt eller oklart i någon del, bör denne omgående kontakta Trollhättans Stads upphandlingsenhet. Om förfrågningsunderlaget skulle behöva kompletteras eller förtydligas med anledning av frågor ställda till upphandlingsavdelningen, kommer skriftligt meddelande att skickas till samtliga adresser dit anbudsförfrågan sänts. Det är upp till presumtiv/intresserad leverantör att se till att Trollhättans Stads upphandlingsavdelning har korrekta kontaktuppgifter i ett sådant fall. Skriftligt förtydligande/komplettering sker senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 arbetsdagar före anbudstidens utgång. 1.9 Anbudets giltighetstid Anbudsgivare skall vara bunden av sitt anbud t o m 2012-03-06. Vid en eventuell rättslig prövning av upphandlande myndighets tilldelningsbeslut förlängs anbudens giltighet automatiskt till dess förvaltningsrättens/kammarrättens dom vunnit laga kraft + 14 dagar.
Sida 4 av 6 2 ANVISNING TILL ANBUDSGIVAREN 2.1 Skallkrav Notera att alla skallkrav skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna delta i utvärderingen. Ange i anbudet att avtalsvillkoren accepteras. 2.2 Anbudsavlämnande Anbudets skall vara Trollhättans Stad tillhanda senast 2011-12-06. Vi prövar inte anbud som inkommer efter angiven sista anbudsdag. Anbudet skall vara skriftligt. Anbudet skall vara giltigt enligt punkt 1.9 Anbudet i sin helhet skall vara skrivet på det svenska språket. Anbudet lämnas i tillslutet kuvert eller omslag. Vi tar inte emot anbud via telegram, telefax eller via e-post. Anbudet och kuvertet/omslaget märks med texten Anbud Nyckellösning för hemvården. Anbudet undertecknas av behörig person. Anbudet i sin helhet skall även bifogas i elektronisk form på en CD-skiva eller ett USB-minne. 2.3 Dokument/bilagor till anbudet Ifylld Bilaga 1 Kravspecifikation Ifylld Bilaga 2 Kontaktuppgifter för anbudslämnare Ifylld och undertecknad Bilaga 3 Checklista/anbudsformulär Ifylld Bilaga 5 Prislista Tidplan för införandet Teknisk specifikation för hela nyckellösningen Intyg undertecknat av ansvarig firmatecknare, som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller har gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. 3 KRAV PÅ ANBUDSLÄMNAREN 3.1 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Beställaren kommer att på eget initiativ kontrollera om anbudsgivaren är fri från skulder för skatter och sociala avgifter hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare kan på anmodan från köparen överlämna sådan information som styrker att anbudsgivaren uppfyller ovanstående i sitt hemland. Om anbudsgivare inte uppfyller detta och inte kan lämna godtagbar förklaring kommer anbudet förkastas i enlighet med LOU och går inte vidare till anbudsutvärderingen. Uteslutning kan ske enligt 10 kap. 1-2 lag (2007:1091) om offentlig upphandling av anbudsgivare som
Sida 5 av 6 är försatt i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till sådant fel i yrkesutövningen att detta kan betraktas som ett allvarligt fel. Anbud skall innehålla: Intyg undertecknat av ansvarig firmatecknare, som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller har gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. 3.2 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall ha rutiner för att säkerställa att de krav som ställs på produkterna och utförandet kan upprätthållas under kontraktsperioden. 3.3 Referenser Anbudsgivande skall kunna intyga att man genomfört ett uppdrag av liknande omfattning Lämna referens med Namn, titel, företag, telefonnummer samt e-postadress. Köparen förbehåller sig rätten att även använda egenfunna referenser samt eventuella egna referenser av säljaren. 3.4 Rådgivning/information För att informera om produkterna samt visa hur installation genomförs, skall den kommande leverantören kostnadsfritt erbjuda följande tjänster: Vara behjälplig med framtagning av informationsmaterial till brukare Delta i möten och bistå med information till hyresvärdar och fastighetsägare Hålla utbildning i handhavandet av nyckelhanteringssystemet och montering av nyckelgömmorna till personal Utbilda i enklare underhållsarbete och flyttning av nyckelgömmorna Med anbudet presentera tidsplan för leverans, montering och utbildning Hålla rådgivnings/informations träffar inom kommunen vid behov, ca 1 gång per avtalsår 4 KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR 4.1 Anbudspriser Samtliga priser skall anges som SEK, exklusive moms. Samtliga krav som ställts i denna upphandlings förfrågningsunderlag samt kommande avtalsvillkor skall ingå i offererade priser. Priserna lämnas i Bilaga 1 Anbudsunderlag.
Sida 6 av 6 Eventuella OB-tillägg, semestertillägg, traktamenten, reseersättningar, boendekostnader och liknade, skall ingå i det offererade priset. Restid till och från arbetsplats får ej debiteras. Inga kostnader får tillkomma utöver det offererade. 4.2 Ändringar/tillägg De upphandlande enheterna förbehåller sig rätten att begära tilläggsanbud på nya produkter under avtalsperioden. Detta kan vara aktuellt om till exempel nyutvecklade produkter släpps på marknaden. Prissättningen för dessa artiklar följer de principer som använts vid prissättning av anbudets produkter. 4.3 Rabatt för övrigt sortiment Ange rabatter för produkter i ert övriga sortiment som eventuellt kan komma att avropas. Katalog/produktpärm samt bruttoprislista översänds med anbudet eller ange adress till hemsida där bruttopriser framgår. Rabatt för övrigt sortiment ingår ej vid anbudets prisutvärdering. 4.4 Service Som grundservice skall ett fysiskt besök av servicetekniker ske på plats årligen, varje 12 månader efter installationen, där samtliga nyckelgömmor rengörs, smörjs och man kontrollerar funktion och slitage. Denna grundservice skall ingå i avtalat pris och följa hela garantitiden. Anbudsgivaren kan med anbudet presentera ett serviceavtal där övriga punkter som kan komma att behövas ingår. Denna tilläggslista utvärderas inte. 5 ANBUDSUTVÄRDERING 5.1 Bedömning och granskning Anbudsgivarna prövas enligt Lag om Offentlig Upphandling. 5.2 Prövning av anbud Anbuden prövas mot ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget. 5.3 Utvärdering av anbud Vi avser att anta anbud med lägst pris enligt beräknad varukorg i Bilaga 5.