Arbetsgivarintyg Arkiv Rapporter PA-Blanketter Arbetsgivarintyget ingår som en del i tilläggsmodulen PA-blanketter. Arbetsgivaren är skyldig att på begäran utfärda ett arbetsgivarintyg enligt Lagen om arbetslöshetsförsäkring. Arbetsgivarintyget behövs då det gäller att pröva en anställds rätt till ersättning från arbetslöshetskassan. Arbetsgivarintyget består av två olika blanketter, Arbetsgivarintyg och Komplettering till Arbetsgivarintyg. Komplettering till Arbetsgivarintyg används endast i särskilda fall och därför har vi valt att dela upp Arbetsgivarintyg och Komplettering till Arbetsgivarintyg på två olika rapporter. Blanketten följer IAF s (Inspektionen för Arbetslöshetsförsäkringen) fastställda blankett för Arbetsgivarintyg som de har tagit fram i samråd med SO (Arbetslöshetskassornas Samorganisation). Allmän information om Arbetsgivarintyget Guiden är indelad i olika steg och här kan du antingen välja att skriva ut en tom blankett eller välja en anställd i rullistan högst upp. Om du väljer en anställd så hämtas vissa uppgifter från anställdaregistret exempelvis förnamn, efternamn, personnummer, anställningsform, befattning med mera. Om du inte har fyllt i dessa uppgifter i anställdaregistret kan du enkelt fylla i dem direkt i guiden. Om du vill veta hur uppgifterna ser ut på blanketten kan du när som helst under guidens gång klicka på Skriv ut och då får du upp blanketten på bildskärmen. Varje fält i guiden är valfria att fylla i och den information som du fyller i på de olika fälten kommer att skrivas ut på blanketten. Följ instruktionerna till Arbetsgivarintyget som tagits fram av SO så att du anger rätt information, du hittar instruktionerna ifrån SO under knappen Instruktioner eller på deras hemsida: www.samorg.org I guiden har du också möjlighet att se uppgifter från anställdaregistret om du klickar på knappen längst ner till vänster, Visa anställd. Här visas de personliga lönefält som finns upplagda på företaget, eventuellt arbetsschema samt de uppgifter som är ifyllda på fliken Anställning i anställdaregistret. Du kan även komma åt funktionen Visa historik direkt utan att lämna guiden. 1
Punkt 1-3: 2
1 Personuppgifter Om du har skrivit in den anställdes namn med förnamnet före efternamnet i anställdaregistret, klicka på knappen Byt plats på förnamn och efternamn och då placeras förnamn och efternamn i rätt ruta. Du kan även manuellt justera förnamn och efternamn i fälten. 2 Uppgifter om anställning Fr o m datum hämtas från fältet anställningsdatum i anställdaregistret. Om du inte har fyllt i något avgångsdatum i anställdaregistret så markeras rutan för Fortfarande anställd. Om den anställde har slutat och du har glömt att fylla avgångsdatumet kan du fylla i det direkt i fältet samt ta bort markeringen för Fortfarande anställd. Befattning och uppgifter om tjänstledighet hämtas från fliken Anställning i anställdaregistret. Fältet för omfattning måste fyllas i manuellt. 3 Anställningsform Om du har fyllt i anställningsform på fliken Anställning i anställdaregistret markeras antingen rutan för Tillsvidareanställning, Provanställning eller Tidsbegränsad. Har du också fyllt i datumfältet för Anställd till och med så fylls datumfälten vid Provanställning och Tidsbegränsad anställning i med detta datum. Saknas det så kan du komplettera med detta manuellt samt om den anställde har en intermittent anställning. För att gå vidare till punkt 4-6 klickar du på Nästa. Om du vill gå tillbaka till en tidigare punkt klickar du på Föregående. Punkt 4-6: 4 Arbetstid Här hämtas uppgifter om anställning från de personliga lönefälten P8 Arbetstid/vecka och P9 Arbetstid/v heltid i anställdaregistret. Om det är samma värde på både P8 och P9 markeras rutan för Heltid samt att värdet fylls i i fältet för antal timmar per vecka. Om det däremot är olika värden på P8 och P9 så markeras Deltid och timmarna per vecka anges i fältet. Om Deltid är markerat fylls även procentsatsen av en 3
heltidstjänst i. Om det saknas uppgifter på P8 och P9 så markeras automatiskt rutan för Varierande arbetstid. 5 Särskilda upplysningar om anställningen Markera Ja eller Nej om personen är anställd i ett bemanningsföretag för uthyrning. 6 Anledning till att arbetet har upphört helt eller delvis Markera den anledning som stämmer överens med den anställde. Glöm inte att ange datum om du markerar uppsägning pga arbetsbrist eller vid avslutad tidsbegränsad anställning. Punkt 7 10: 7 Ersättning med anledning av anställningens upphörande Markera Ja eller Nej om den anställde har ingått avtal om avgångsvederlag eller annan ersättning. 8 Erbjudande om fortsatt arbete Om svaret är Nej markeras endast denna ruta - är svaret Ja så måste du även fylla i de övriga fälten inom punkt 8. Dessa uppgifter kan inte hämtas från anställdaregistret. 9 Arbetsgivaren (eller representants) underskrift Skriv in personens namn. 10 Personnummer Hämtas från punkt 1. Punkt 11: 4
11 Arbetad tid: Fyll i den period som du ska redovisa. Om du ska redovisa för två olika inkomstår måste du vara i det senaste inkomståret när du skapar Arbetsgivarintyget. De arbetade timmarna hämtar du antingen från lönearter eller, om du har tilläggsmodulen Frånvarostöd, från den anställdes arbetsschema. Tänk på att programmet alltid hämtar arbetade timmar från aktuellt arbetsschema som finns inlagt på den anställde i anställdaregistret. Antal timmar hämtas i första hand från lönearter som har ett händelsedatum (anges i löneberedningen) i historiken. Du kan välja Använd löneperiod istället för händelsedatum, då hämtas istället antal timmar från angiven löneperiod (anges vid avräkning). Om du använder inmatat datum i löneberedningen vet du med säkerhet att timmar hämtas upp till rätt månad. Använder du löneperiod istället för händelsedatum hamnar timmar i fel månad om du har avvikelser eftersläppande en månad eller om du gör korrigeringar mellan perioderna. Tänk på att de lönearter som du ska använda dig av måste vara registrerade som antal timmar. Det inmatade datumet på lönearterna eller angiven löneperiod vid avräkning får inte sträckas över månaderna utan måste vara per månad. Om du har bruten månad som löneperiod på företaget, exempelvis från den 20:e till den 19:e, så måste lönearten för exempelvis arbetade timmar löneberedas var för sig med respektive månads datum för att komma med i rapporten och placeras i rätt månad. Du kan snabbt kontrollera om du har inmatat datum på samtliga transaktioner i urvalet genom att klicka på Visa historik. Vid behov kan du korrigera manuellt direkt i fälten. 5
När du har valt dina lönearter klickar du på Visa utfall och då fylls fälten med dina uppgifter. Om du vill ta bort de ifyllda uppgifterna klickar du på knappen Rensa. När du har valt dina lönearter klickar du på Visa utfall och då fylls fälten med dina uppgifter. Om du vill ta bort de ifyllda uppgifterna klickar du på knappen Rensa. Arbetade timmar I kolumnen för Arbetade timmar måste du redovisa antalet timmar som den anställde arbetat under respektive månad. För att programmet ska kunna hämta antalet automatiskt så måste du ange datum och antal arbetade timmar på lönearterna för arbetade timmar, exempelvis löneart 010 Timlön och 031 Periodens arbetade timmar. Enligt instruktionerna från SO ska ledighet med bibehållen lön räknas som arbete exempelvis tid då den anställde fått uppsägningslön, semesterlön, helglön, väntetidsersättning, permitteringslön eller vederlagsersättning för sjöfolk. Även betald semester (under anställningstiden), röda dagar eller klämdagar räknas som arbetad tid. I och med att detta vanligtvis inte registreras på löneart 010 eller 031 så finns en passiv löneart upplagd för detta, 570 Arbgivintyg - arb. timmar. Här registrerar du datum samt antalet timmar som den anställde varit ledig med bibehållen lön. Semesterersättning i samband med anställningens upphörande ska inte inräknas i arbetad tid. Om du har tilläggsmodulen Frånvarostöd så har du möjlighet att lägga upp ett arbetsschema på den anställde och då kan du hämta månadens arbetstimmar direkt från schemat. Här ingår vanligtvis de timmar som den anställde varit ledig med bibehållen lön och därför behöver du inte redovisa dessa separat på den passiva lönearten 570. Observera att programmet endast kan hämta från aktuellt arbetsschema. Frånvaro I kolumnen för Frånvaro anger du lönearter för de antal timmar som den anställde har varit frånvarande med löneavdrag. Frånvaron ska anges i timmar och det ska endast anges för den som har avtalad arbetstid. Antalet timmar i kolumnen för Arbetade timmar och i kolumnen för Frånvaro per månad ska motsvara den avtalade arbetstiden per månad. Frånvaro på grund av sjukdom, barns födelse eller totalförsvarsplikt ska anges som frånvaro även om den anställde har rätt till sjuklön eller utfyllnad under denna tid. Tänk på att vissa lönearter för frånvaro har en formel som avser arbetsdagar, kalenderdagar eller hel månad. I dessa fall måste du förutom själva frånvaroavdraget även lönebereda in frånvarotimmarna på den passiva lönearten 571 Arbgivintyg - frånvarotim samt datumet då frånvaron inträffade. Lönebereder du med lönearter som avser arbetstimmar, behöver du inte registrera löneart 571. Lönearter som lönebereds i arbetstimmar är t ex 610 Sjukavdrag/tim d 1-14 och 655 Tillf vård av barn. Ange dessa lönearter i urvalet för Frånvaro. Övertid Lönearter för övertid ska löneberedas med datum för att redovisas i kolumnen för Övertid. Om du inte har gjort detta tidigare så kan du enkelt söka reda på antalet övertidstimmar per månad om du klickar på Visa historik och därefter kompletterar manuellt med det korrekta timantalet på respektive månad. Mertid/Fyllnadstid I kolumnen för Mertid/Fyllnadstid redovisar du den mertid/fyllnadstid som den anställde har arbetat respektive månad. Även här ska du registrera datum på lönearter som avser mertid eller fyllnadstid exempelvis löneart 215 Mertid. Om du inte har löneberett med datum så kan du manuellt fylla i det korrekta antalet timmar på respektive månad. Mertiden eller fyllnadstiden måste vara registrerad i timmar. Markera Ja eller Nej om tiden avser undervisningstimmar - om du svarar Ja ska du även fylla i heltidsmåttet för undervisningstimmar per vecka. 6
Gå in i löneartsregistret och markera på alla berörda lönearter för arbetade timmar, övertid samt mertid/fyllnadstid att datum ska registreras vid löneberedning. Ska du även fylla i Komplettering till Arbetsgivarintyg så måste du ha registrerat datum på lönearter för övertid, jour, beredskap m.m. Punkt 12 13: 12 Uppgifter om lönen Om du har fyllt i uppgifter i de personliga lönefälten P1 Månadslön faktiskt eller P3 Timlön så hämtas dessa värden. Finns det värden i P1 markeras rutan för Månadslön samt att fältet för belopp i kronor fylls i. Finns det värden i P3 markeras Timlön och timlönen anges i fältet. Om den anställde har veckolön eller daglön får du markera detta manuellt samt fylla i beloppet i fältet för belopp i kronor. Markera Ja eller Nej om timlönen för övertids-, mertids- eller fyllnadsarbetet har varierat. Svarar du Ja måste du komplettera Arbetsgivarintyget med blanketten Komplettering till Arbetsgivarintyg. Svarar du Nej så fyller du i uppgifterna om beloppet per timme för övertid och mertid/fyllnadstid. Markera Ja eller Nej om lön utöver månads-, vecko-, dag- eller timlön (ex. Jour- eller OB-ersättningar, gage el. dyl.) och andra skattepliktiga ersättningar inte ingår i den angivna lönen som finns i fältet för belopp i kronor. Markerar du Ja måste du komplettera Arbetsgivarintyget med blanketten Komplettering till Arbetsgivarintyg. 13 Uppehållslön och ferielön (endast vid läsårsknuten verksamhet) Markera Ja eller Nej. Vid Ja fyll även i Intjänad uppehållslön i kr alternativt Antal betalda feriedagar samt Intjänad ferielön i kr. Punkt 14-15: 7
14 Övriga upplysningar Här skriver du in om du har övriga upplysningar. Behöver du mer plats kan du skriva på ett separat papper. Skriv den anställdes personnummer på papperet eftersom arbetslöshetskassan registrerar ärende utifrån personnummer. 15 Arbetsgivarens (eller representants) underskrift Här hämtas uppgifter om arbetsgivarens namn, adress, organisationsnummer, ort samt telefonnummer från fliken Företag i Inställningar. Om något behöver ändras eller läggas till justerar du detta manuellt i fälten. Nu kan du antingen välja Skriv ut för att skriva ut blanketten eller Klart för att därefter välja Skrivare eller Bildskärm. 8