Leda för Resultat IV KORTA SAMMANFATTNINGAR AV DELTAGANDE KOMMUNERS UTVECKLINGSARBETEN, 2013 2014

Upplysningar om innehållet: Christina Norlin Mistander, christina.norlinmistander@skl.se Sveriges Kommuner och Landsting, 2014 ISBN: 978-91-7585-187-7 Textbearbetning: Agneta Dahlén Omslagsfoto: Bildarkivet Produktion: Kombinera Tryck: LTAB 2014

Förord Utvecklingsprogrammet Leda för Resultat för ledningsgrupper och stödfunktioner i socialtjänsten ska bidra till att utveckla den samlade ledningsfunktionens förmåga att leda och styra mot resultat med moderna kvalitetsmetoder. Programmet fokuserar på socialtjänsten som helhet och är en insats inom ramen för överenskommelsen mellan staten och SKL om stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten. SKL genomför programmet i egen regi med kvalificerad processledning och tillgång till handledning. I den fjärde omgången av programmet Leda för Resultat deltog 32 kommuner några med flera förvaltningar. De representerade hela Sverige, från längst i söder till högst upp i norr, stora och små kommuner, storstad och landsbygd och med olika sätt att organisera sin verksamhet i socialtjänsten. För att träna på att praktiskt Leda för Resultat har kommunerna bedrivit ett eget utvecklingsarbete under programmets gång. I denna skrift presenteras en mycket kort sammanfattning från respektive kommun och förvaltning som ger en bild av vad dessa arbeten handlade om och vilka resultat som uppnåtts. Men kanske viktigast av allt vilka lärdomar som utvecklingsarbetet har gett för framtiden. Utvecklingsarbetena har gällt alla delar av socialtjänstens områden och lärdomarna sammantaget handlar ofta om att sätta faktiskta resultatmål, engagera brukare och medarbetare i praktiskt förbättringsarbete, mäta, visualisera, följa upp och inte minst kommunicera både internt och externt. En stor vinst med arbetet har också varit att roller har förtydligats vad som är ledningsgruppernas uppdrag och vad som är stödfunktionernas uppdrag. Detta har i sin tur medfört att befintlig kompetens kan tas tillvara i större utsträckning inom organisationen. Syftet med sammanställningen är att kommuner som är intresserade av att arbeta på motsvarande sätt kan få tips på möjliga förbättringsområden. Så läs, begrunda och låt dig inspireras. Den kanske viktigaste erfarenheten från programmen är att vi lär genom konkret handling. Vänta inte på den perfekta analysen och den perfekta tidpunkten som aldrig kommer. Ta tag i problemet och börja göra då kommer också resultaten att förbättras. Stockholm i december 2014 Agneta Jöhnk Avdelningschef

Innehåll 7 Eslöv 9 Falkenberg 11 Flen 13 Gällivare 14 Angereds stadsdelsförvaltning, Göteborg Stad 15 Hallstahammar 16 Haninge 17 Herrljunga 19 Kalmar 20 Katrineholm 21 Kiruna 22 Klippan 23 Kramfors 24 Kristianstad 26 Köping 27 Malmö stad, stadsdelsområdesförvaltning Söder 28 Mellerud 29 Simrishamn 30 Sjöbo, vård- och omsorgsförvaltning 31 Sjöbo, individoch familjeomsorg 32 Sollefteå 33 Södertälje 35 Timrå 37 Tomelilla 39 Torsås 40 Tranemo 42 Uppsala, barn och ungdom 43 Uppsala, försörjningsstöd 44 Vaggeryd 45 Vimmerby 46 Värnamo, medborgarförvaltningen 48 Värnamo, omsorgsförvaltningen 49 Ånge 50 Örnsköldsvik 52 Östersund

Eslöv Avdelningschef, enhetschef, bitr enhetschef, verksamhetscontroller och samordnare. t Antalet inkomna aktualiseringar av barn och ungdomsärenden har ökat med 32 procent på ett år och antalet pågående ärenden med 9 procent. Snittiden från aktualisering till beslut ökar och överstiger 14 dagar. Utredningar kan inte påbörjas skyndsamt efter avslutad förhandsbedömning och snittiden för utredningar ökar. Det innebär att utredningar inte avslutas inom ramen för föreskriven tid. Det finns en oro för de negativa konsekvenser detta kan medföra för brukaren, personalen och verksamheten. Ett nytt system för utdata från verksamhetssystemet har införts för att bättre kunna följa upp verksamheten och få fram jämförande statistik över år. Faktaunderlag har tagits fram och identifiering av nyckeltal för de olika enheterna har påbörjats. Medarbetare har involverats och i grupper tagit fram förbättringsidéer på planerade teamträffar med fastställda datum för uppföljning och beslut. Ett samarbete med socialhögskolan i Lund har inletts inom ramen för en masteruppsats. Tio slumpmässigt valda föräldrar som haft kontakt med socialtjänsten utifrån sina barn med anledning av utredning/insats har intervjuats. Resultatet kommer att ligga till grund för förbättringsarbete.. Det finns en ökad medvetenhet för statistik i form av utredningstid, aktualisering m m på alla nivåer från medarbetare till politiken. En processkartläggning har påbörjats för att synliggöra förbättringsområden. Det pågår ett förbättringsarbete tillsammans med medarbetarna och behov av personalförstärkning har synliggjorts för politikerna. Leda för Resultat IV 7

Detta har vi lärt oss Det är viktigt att magkänslan får stöd av fakta innan åtgärder vidtas. Det gäller att lägga tid på att tolka och analysera fakta och identifiera nyckeltal. Stödfunktionerna bör involveras tidigare och hela vägen. Medarbetarna måste engageras i förbättringsarbetet. 8 Leda för Resultat IV

Falkenberg Socialchef, biståndschef, två verksamhetschefer, administrativ chef, två kvalitetscontrollers, MAS, två utredningssekreterare, kostkonsult, kvalitetsstrateg och personalsekreterare. Äldreguiden och Öppna jämförelser har visat att de som bor på särskilda boenden inte är helt nöjda med möjligheten till utevistelse och fysiska aktiviteter. I dessa jämförelser mellan kommunerna ligger Falkenberg bland de 25 procent sämsta. Ett kortsiktigt och ett långsiktigt mål sattes upp. Minst 75 procent av brukarna på två äldreboenden ska uppge att de är nöjda med möjligheterna till fysiska aktiviteter och utevistelse i kommunens egen brukarundersökning i april 2014. På sikt ska kommunen återfinnas bland de 25 procent av kommunerna som uppvisar bäst resultat för motsvarande kvalitetsindikatorer i de nationella jämförelserna. Kommunikations- och aktivitetsplan har upprättats och fokusgrupper med brukare/närstående och personal från resp boende genomförts. Boenden har gjort en nulägesinventering av erbjudna aktiviteter och hur man skulle kunna förändra arbetssätter kring aktiviteterna. Medarbetare och sjukgymnast har vidtagit olika åtgärder för att nå det kortsiktiga målet. Av sammanlagt 53 svarande har 40 eller 75 procent uppgivit 5 eller högre på den tio-gradiga skalan om nöjdhet med möjlighet till fysisk aktivitet. Motsvarande siffra för möjlighet till utevistelse är 38 eller 72 procent. Målet får därmed anses vara uppfyllt vad gäller den fysiska aktiviteten och i det närmaste för utevistelsen Leda för Resultat IV 9

Detta har vi lärt oss. Man ska alltid sätta brukaren i fokus och ha ett mer strukturerat arbetssätt. Det gäller att lägga mer tid i början och göra tydliga mål- och uppdragsbeskrivningar. Att identifiera alla målgrupper och hålla den röda tråden gör arbetet effektivt och ger bättre resultat i slutänden. Det är viktigt att titta på nya arbetsmetoder för att upptäcka förbättringsmöjligheter. 10 Leda för Resultat IV

Flen Förvaltningschef, tre avdelningschefer, MAS, administratör, utvecklingssekreterare och ekonom. Kommunfullmäktige har fattat beslut om att förvaltningarna ska ta emot minst 72 praktikanter på arbets- och språkpraktik och vi vill motivera medarbetarna att se praktikanterna som idag har försörjningsstöd som en möjlighet till ömsesidigt utbyte och lärande. Vi har genomfört handledarutbildningar och gjort en genomlysning och inventering av mottagande av praktikanter och praktikplatser. En lokal implementeringsplan för mottagande av praktikanter har upprättats och en lokal överenskommelse med arbetsförmedlingen har träffats. Intervjuer med politiker för tydliggörande av hur de ser på begreppet praktik tror vi har lett till beslutet att förvaltningschefer ska vara med på kommunfullmäktige. Vi har också gjort intervjuer och fört samtal med praktikanter om deras upplevelser när de kom ut på praktik. Vi har kontinuerligt 20 praktikanter ute på vår förvaltning. Det finns en plan för handledarutbildning och fler personer har gått den handledarutbildning som ges i kommunen. Fler medarbetare är motiverade och har förståelse för att ta emot praktikanter. Vi ser en nedåtgående trend när det gäller försörjningsstöd men kan inte påvisa att det beror på praktikmottagandet. Det är flera saker som påverkar. Leda för Resultat IV 11

Detta har vi lärt oss Begreppet praktikant är vagt, behöver förtydligas och begränsas till vår egen förvaltning. Det finns skilda uppfattningar om uppgifter för praktikanter; från ingen uppgift till omvårdnad. Vi måste ha brukarperspektiv när det bl a gäller motivation. Det är viktigt att matcha person och arbetsplats och det behövs arbetsmarknadscoach och praktiksamordnare. Vi har fått ökad tydlighet gällande roller för ledning och stödfunktioner. 12 Leda för Resultat IV

Gällivare Socialchef, fem avdelningschefer, kvalitetsutvecklare, MAS, IT-samordnare, projektsamordnare, lex Sarah-utredare och förvaltningsekonom. Brukare med hemtjänst i ordinärt boende upplever dålig trygghet och inflytande. Ur Kommunkompassen valdes fem frågor som berör trygghet och inflytande. Telefonintervjuer och mätningar med 25 procent av brukarna som beviljats hemtjänstinsatser gjordes. Brukare, anhöriga och allmänhet har informerats på olika sätt och i olika kanaler. Samtliga brukare har fått brev hemskickat med information om projektet. Hemtjänstgrupperna har involverats i utvecklingsarbetet med de brukare de besöker. Informationen har förbättrats, genomförandeplanerna har uppdaterats, all personal ska bära namnskyltar och informera om möjligheterna att framföra synpunkter och klagomål. Mätningarna/telefonintervjuerna gjordes under tidsperioden december 2013 till april 2014. Av de frågor som ställts vid samtliga intervjuer visar mätningarna en förbättring i fyra av fem frågor. Detta har vi lärt oss Det viktigaste i vårt arbete är att involvera både personal och brukare i de förändringar som vi vill uppnå. Vi måste på alla nivåer äga våra resultat; goda som dåliga. Kommunikation och förståelse är nyckeln och vi har haft stor hjälp genom att utforma tydliga kommunikationsplaner för alla involverade grupper. Det är också viktigt att förstå att förändringsarbete tar tid men att det är de små stegen som gör helheten. Vi har lärt oss att vi behöver hålla i och hålla ut om vi vill uppnå en hållbar förändring. Leda för Resultat IV 13

Angereds stadsdelsförvaltning, Göteborg Stad Sektorschef, två områdeschefer, bitr områdeschef, ekonom, verksamhetcontroller, administratör, projektsamordnare, HR-strateg och processledare, Vi ville kartlägga i vilken mån våld förekommer i nära relationer och finna former för insatser. En projektsamordnare anställdes och en medarbetarenkät genomfördes. En stor personalomsättning och dålig förankring ute i verksamheten har försvårat arbetet. Medarbetarenkäten fick mycket dålig svarsfrekvens och flera i lednings- och stödfunktionen slutade vilket försvårade kontinuiteten. En analys av hindren visade att enkäten var dåligt förankrad ute i verksamheten. Man kände helt enkelt inte för projektet. Tanken är att göra ett omtag, öka medvetenheten kring problemet och hitta bra former för stöd åt dem som blivit utsatta. Detta har vi lärt Vi har fått en ny struktur för ledningsarbetet och klarare roller mellan stöd och ledning. Det är viktigt med förankring och mandat. Även projekt behöver ledas och förankras i den ordinarie verksamheten om det ska bli bestående förändringar. 14 Leda för Resultat IV

Hallstahammar Socialchef, tre verksamhetschefer, ekonom, kvalitetsstrateg och HR-konsult. För att klara den demografiska utmaningen med allt fler äldre måste kommunen kunna erbjuda anhörigstöd i en omfattning som inte varit aktuell tidigare. Det gäller att ge den anhöriga stöd för att orka, klara av och vilja vara anhörigvårdare i större omfattning än tidigare. Utan anhöriginsatser fungerar inte välfärden. En inventering av kommunens anhörigvårdare och vilket stöd som finns har gjorts. Det framtida behovet har beräknats. En jämförelse mellan kostnaderna för särskilt boende och kostnaderna för vård av anhörig i hemmet med olika stödinsatser har gjorts. I fokusgrupper under ledning av extern hjälp har anhörigas önskan om hjälp/stöd diskuterats. Intervjuer har också gett bra underlag. Ett omfattande kommunikationsarbete både internt och externt har vidtagits. En önskelista och en kostnadskalkyl har tagits fram. En ökande entusiasm hos anhörigstödjarna har växt fram. Socialnämnden har tagit beslut om utvecklingsarbetet. Detta har vi lärt oss Rollfördelningen är A och O och politikerintervjuerna gav nytt perspektiv och lärdomar. Tillgång till saklig bakgrundsfakta, att prova i liten skala, att ta hjälp av varandra och göra omvärldsanalyser är andra lärdomar. Prioritera, sluta aldrig att mäta och glöm inte att dokumentera. Utvecklingsarbete tar tid men det lönar sig. Leda för Resultat IV 15

Haninge Förvaltningschef, nio avdelningschefer, informatör, HR-konsult, personalsekreterare och controller. Personer med beviljad insats i daglig verksamhet har hög frånvaro från insatsen. Vi tillsatte ett förbättringsteam med medarbetare från daglig verksamhet, boende, handläggare LSS, arbetsterapeut, HR-konsult och utvecklingsledare. Teamets uppdrag var att hitta orsaker och leverera förbättringsförslag till ledningsgruppen. Denna tar sedan ställning till åtgärder som ska genomföras. Under september 2014 kommer förbättringsteamet att leverera konkreta förslag till förbättringar. Det resultat vi sett hittills är att olika yrkesgrupper har fått en annan inblick i och kunskap som sedan förmedlas ut i verksamheterna. Detta har vi lärt oss Kunskapen och idéerna till förbättringar finns i den egna organisationen. 16 Leda för Resultat IV

Herrljunga Tre verksamhetschefer, controller, kvalitetssamordnare, förvaltningsassistent, förändringsledare, utredningssekreterare, MAS/kvalitetssamordnare och IT-samordnare. Socialstyrelsens nationella undersökning visar att de äldre tycker att de saknar möjligheter att i önskvärd utsträckning kunna påverka sin dagliga livsföring exempelvis när och hur hjälpen ska ges. Behov av aktivt arbete med brukarinflytande, genomförandeplaner och uppföljning finns i alla verksamheter. Ett av två särskilda boenden valdes för utvecklingsarbetet. Genom gruppintervjuer med de boende framkom bl a önskemål om att kunna påverka den personliga omvårdnaden samt möjlighet till utevistelse. I grupparbeten med representanter från personalen diskuterades förslag. Tre fokusområden för att öka delaktigheten och aktiviteterna fastställdes; boendets/husets aktiviteter, enhetens aktiviteter och individuella aktiviteter med tyngdpunkt på de två senare. Aktörer utifrån arrangerar gemensamma aktiviteter som exempelvis bingo och gudstjänster. Personal och boenden på enheten gör promenader, bakar tillsammans och genomför andra aktiviteter vilket framgår av en aktivitetstavla för veckan. En genomgång av sju genomförandeplaner visar att i två finns beskrivning av önskemål utöver de basala behovet. Mätningar sker kontinuerligt. Leda för Resultat IV 17

Detta har vi lärt oss Det är viktigt att genom analys av fakta fastställa om det är ett problem. Ledningen ska prioritera, ta beslut, stödja och fråga efter resultat. Kommunikation är en förutsättning för att skapa delaktighet och förankring. Det gäller att alltid påminna sig om för vem man är till, nämligen brukaren/medborgaren. 18 Leda för Resultat IV

Kalmar Förvaltningschef, fem verksamhetschefer, avdelningschefer för ekonomi, personal och verksamhetsutveckling. Vårt problem handlade om hemlöshetssituationen i kommunen. Vi hade fått många signaler på att situationen förvärrats. Det saknades dock fakta kring hur stort problemet var. Vi har skaffat oss kunskap om problemet och infört kontinuerliga mätningar. Ett strukturerat kartläggningsarbete för att ringa in hinder och förbättringsområden har gjorts. Socialnämnden har antagit mål för arbetet mot hemlöshet som också antagits av kommunstyrelsen. En dialog med Kalmarhem har förts och det har arbetats fram nya riktlinjer för boendestöd. Målgruppen för insatsen boendestöd har utökats till att även omfatta personer med missbruksproblem. Kalmarhem har förbättrat sina rutiner och accepterar nu även försörjningsstöd som inkomst för förstahandskontrakt. Vi har kunskap om problemets omfattning och kan följa utvecklingen. När det gäller genomförande av förbättringsförslag är vi bara i början av detta arbete men struktur för genomförande finns. Detta har vi lärt oss Det är viktigt att mäta för att förstå problemet och skapa en gemensam bild. I ledningsgruppen har fokus på brukarna generellt ökat. Vi ställer frågan: Vilken nytta har detta för brukaren? Vi har fått ökad kunskap om struktur för förbättringsarbete. Leda för Resultat IV 19

Katrineholm Förvaltningschef, tre verksamhetschefer, utvecklingsledare, alkoholhandläggare/jurist och utredningssekreterare. Förhandsbedömningar av barn- och ungdomsärenden tog lång tid och var av dålig kvalitet. Vi har satsat på att sätta mätbara och tidsatta mål, effektiviserat den dagliga verksamheten, förenklat mottagandet av orosanmälningar gällande barn och ungdomar och kompetensutvecklat personalen. Det här blev resultaten Handläggningstiderna har börjat sjunka och det råder ordning och reda i förvaltningen. Förtroendet mellan politiker och förvaltning har förbättrats. Rollfördelningen mellan ledning och stöd har blivit tydligare och vi har en modell för hur samarbetet ska se ut. Detta har vi lärt oss Det krävs ett tillförlitligt datasystem, tidig förankring, kommunikation och delaktighet för att uppnå resultat. 20 Leda för Resultat IV

Kiruna Förvaltningschef, fem avdelningschefer, utredare, verksamhetsutvecklare, MAS, nämndsekreterare och controller. Vi hade dåliga resultat i Öppna jämförelser vad gäller trygghet. Det övergripande målet var att förbättra denna aspekt på kvaliteten inom vård- och omsorgsboende och hemtjänst med 10 procent. Ett tvärprofessionellt förbättringsteam utsågs från ett hemtjänstområde och ett vård- och omsorgsboende. De verksamhetsanpassade metoder som har använts för att mäta trygghet och skapa en baseline är intervjuer, observationer och enkäter. För demenssjuka kunder har Qualid och BPSD använts. Arbetet kommer att fortgå med insatser och nya mätningar för att följa upp resultatet. Om vi når det önskade resultat om en förbättring av kvaliteten med 10 procent får vi svar på i 2015 års Öppna jämförelser. Detta har vi lärt oss Det har varit positivt att få lära sig olika metoder för förbättringsarbete som involverar och skapar delaktighet hos både kund och personal. Stöd- och ledningsfunktionerna har tydliggjorts och förvaltningens stödenhet har förändrats för att skapa hållbarhet i att leda för resultat. Jag är inte bara MAS utan jag kan bidra med annat för att stödja ledningen. Vi ser nu våra roller i förbättringsarbeten genom nya glasögon. Leda för Resultat IV 21

Klippan Tre avdelningschefer, ekonom, MAS och utvecklingskoordinator. Vi har arbetat med avvikelsehantering. Det saknades struktur, bedömningsgrunder och rutiner och dokumentationen var osäker. Vi har infört nya riktlinjer och tydliggjort olika avvikelsetyper, ex enligt HSL och SOL. Ett kvalitetsråd har inrättats och ett IT-system finns för att kartlägga avvikelseprocessen. Det finns nu en gemensam bild av avvikelsetyperna och en förbättrad uppföljning och återkoppling. Detta har vi lärt Vi har fått tydligare roller och funnit en arbetsmodell med tyngdpunkt på att följa upp och mäta och med grund i en evidensbaserad praktik. 22 Leda för Resultat IV

Kramfors Förvaltningschef, två verksamhetschefer, avdelningschef, MAS, controller, HR-konsult och verksamhetsutvecklare. Barn och unga med behov av insatser från flera huvudmän fick inte sina behov utredda och tillgodosedda på ett tillräckligt bra och samordnat sätt. Samordnad individuell plan (SIP) användes inte alls för barn och unga och Öppna jämförelser visade att området helhetssyn och samordning kan förbättras. Vi har analyserat resultaten i ÖJ och fått igång samverkansgrupper mellan socialtjänst, skola och landsting. Förbättringsteam har tillsatts och alla berörda har informerats. Alla socialsekreterare har fått utbildning i hur man kan använda SIP via SKL-länk. SIP har börjat upprättas, befintliga SIP har kompletterats, en enkel mall för uppföljning av SIP har tagits fram. Genomförda och planerade SIP har blivit en stående punkt på dagordningen för barn och unga-gruppen. Kunskapen om SIP har ökat och efterfrågas, dessa upprättas och diskuteras numera även för barn och unga. Barnens och föräldrarnas synpunkter om upplevd nytta med SIP efterfrågas. Detta har vi lärt oss Det är svårare och kräver mer tid än vad vi trodde att skapa en gemensam bild av ett problem. Frågor som rör vad, varför, för vem och hur måste alltid hanteras innan ett förbättringsarbete startas. Vi måste prioritera, avgränsa och inte krångla till det. Analys tar tid. Idag ställer vi allt mer frågan var barnet/ brukaren/patienten är i det vi gör och vi har blivit tydligare med vem som äger förbättringsprocessen. Leda för Resultat IV 23

Kristianstad Förvaltningschef, fem verksamhetschefer, förvaltningsekonom, IT-samordnare, HR-specialist och utvecklare. I kommunen uppbär ca 1 500 personer försörjningsstöd varje månad. Vår idé var att arbeta med de 25 procent som var arbetslösa. Genom att få ut dem direkt i arbete/studier eller i arbetsförmedlingens åtgärder skulle resurser kunna frigöras för den grupp som har andra försörjningshinder än arbetslöset. Vi hade inget nolläge och bestämde oss för att ta fram statistik för positionsbestämning. Det visade sig att verkligheten inte såg ut som vi trodde. Varför blev det så? Vi såg brister i kommunikation, roller, ledarskap, syfte, förväntningar, arbetsfördelning och organisering. Vi gick vidare med att flytta fokus till hur vi organiserar oss för att nå resultat. Nu pågår bygge av strukturer kring kommunikation, roller, ledarskap, syfte, förväntningar, arbetsdelning, organisering, uppföljning, utvärdering, analys och omvärldsbevakning. Vi har fått bättre disciplin i ledningsgruppen som nu är strategisk och inte operativ. Vi diskuterar på alla nivåer vad ledaruppdraget innehåller och satsar på att förtydliga enhetschefernas roll i förvaltningens utveckling. Vi ser nu ledningssystem för kvalitetsarbete som ett hjälpmedel och har skapat ett kvalitetsråd. Detta har vi lärt oss Vi måste ta reda på fakta innan vi beslutar om åtgärder. Det är viktigt att även känna till och diskutera konsekvenser av åtgärder inte bara för oss själva utan 24 Leda för Resultat IV

även för andra. En kommunikationsplan bör göras och det bör fastställas med vilken målgrupp vi ska kommunicera. Vad vill vi att de ska känna och göra? Det gäller också att ha ordning på olika nivåer strategisk och operativ- och inte blanda ihop dem. 25

Köping Vård-och omsorgschef, myndighetschef, utvecklare, miljö- och kvalitetsutvecklare, MAS, utredare, ekonom/controller, ekonom, utredare, personalstrateg och nämndsekreterare/kommunikatör. Resultatet i Öppna jämförelser visade att vi behövde arbeta med inflytandefrågor. Vi ville förbättra våra brukares upplevelse så att de känner inflytande och delaktighet även när de bor på särskilt boende. Genom oanmälda besök på särskilda boenden gjorde vi observationer och intervjuer med brukare och personal. Det utarbetades värdighetsgarantier med handlingsplan som presenterades för beslut i nämnden. Rutiner kring kontaktmannaskap och synpunkts- och klagomålshantering inventerades. Syftet var att hitta ett enhetligt och enkelt arbetssätt för personalen så att dessa viktiga kanaler för inflytande och delaktighet ska fungera väl. Ledningen kom närmare verksamheten och arbetssätten genom bl a besöken på boendena. Ett mer gemensamt tänkande kring arbetssätt och rutiner har börjat utvecklas. Internkommunikationen har förbättrats bl a genom att en enkel broschyr med information om värdighetsgarantier, kontaktman och rätten att lämna synpunkter/klagomål har utarbetats. Detta har vi lärt oss Det är bättre att välja ett mindre område och sedan göra påbyggnadsprojekt än att försöka ändra många saker samtidigt. Det är viktigt och givande att arbeta med värdefrågor som inflytande och känsla av delaktighet men det är svårt att mäta. Det var värdefullt att använda ett praktiskt projekt som form för att hitta ett bra och fungerande arbetssätt för förvaltningsledningen. 26 Leda för Resultat IV

Malmö stad, stadsdelsområdesförvaltning Söder Två avdelningschefer, fyra enhetchefer, MAS, socialt ansvarig samordnare, två utvecklingssekreterare, två ekonomer och HR-konsult. Frågan är hur vi kan skapa en organisation som möjliggör ett salutogent förhållningssätt och hur vi får nöjdare brukare och vilka krav detta ställer på det interna ledningsarbetet i en ny organisation. Genom intervjuer med brukare och självskattning av medarbetare tog stödfunktionen fram hård- och mjukdata som presenterades i ledningsgruppen. Återkoppling skedde till berörda hemtjänstgrupper som fick i uppdrag att återkoppla förbättringsförslag till ledningsgruppen. Vi har genom SWOT-analys identifierat ledningsgruppens och stödfunktionernas styrkor, svagheter, möjligheter och hot och därefter beslutat oss för att följa upp resultatet regelbundet på våra ledningsgruppsmöten. Detta har vi lärt oss Förankring av projekt i verksamheten ska vara grundlig och tid avsättas med berörda chefer och medarbetare kring syftet med projektet. En grundligare analys av fakta ska vidtas innan åtgärder sätts in. Uppföljning och analys av resultat ska göras innan nya åtgärder vidtas. Årshjul och aktivitetslistor ger struktur och systematik. Att tydliggöra ansvar och skapa bättre struktur är andra lärdomar. Leda för Resultat IV 27

Mellerud Socialchef, två sektorchefer, MAS/utvecklare, ekonom och nämndsekreterare. Oro hos boende i särskilt boende tar sig uttryck i att några ringer och larmar mycket utan att invänta svar på tidigare larm. Detta upplevs som en belastning av personalen. Vi ville få till stånd ett bättre samspel och bemötande med boende för att minska oron och öka tryggheten hos dem. Vår plan var att först intervjua boende med stöd av en enkätundersökning. Intervjuerna skulle genomföras av personal från en annan verksamhet. Därefter skulle personalen få utbildning i arbetsmetoden Motiverande samtal. Vi gjorde en planering av projektet men kunde inte genomföra detta. Detta har vi lärt oss Att genomföra förändringsarbete är svårt och kräver en god plan, tydliga syften och tydlig uppföljning. En kommunikationsplan som anger vem, när, vilka och varför är viktigt. Tydliga roller och vikten av att använda stödfunktionerna är andra lärdomar. Det står klart att framtidens socialtjänst kommer att ställa krav på en annan typ av ledarskap än det som funnits hittills. 28 Leda för Resultat IV

Simrishamn Socialchef, fyra verksamhetschefer, ekonom, MAS och planerings- och utredningssekreterare. Det fanns behov av att öka måluppfyllelsen av för brukare/klienter beviljade/ beslutade insatser. Tre förbättringsteam tillsattes på tre enheter missbruksvård för vuxna, daglig verksamhet och korttidsboende. Behov av förändringar identifierades och förändringar genomfördes. Gemensamt för de tre enheterna var att involvera klienten/brukaren på ett tydligare sätt i genomförandet av insatsen och att diskutera och beskriva målet på ett mer konkret sätt. Alla som på olika sätt arbetar med klientens/brukarens genomförande har en gemensam syn och gemensam dokumentation. Vi hann inte ända fram och har inte hunnit utvärdera de förändringar som gjorts. En del av förbättringsteamen har fortsatt och fördjupat sitt arbete. Detta har vi lärt oss Parallellprocesserna i förändringsarbete mellan ledning/arbetsgrupper och personal/klienter/brukare har blivit tydliga. Den viktigaste lärdomen är behovet av tydligt ledarskap som också kan förmedlas ut. Tydlig struktur för förbättringsarbete är nödvändig för att kunna visa konkreta resultat. Klara roller mellan ledning och stöd är en del av en sådan struktur. Leda för Resultat IV 29

Sjöbo, vård- och omsorgsförvaltning Förvaltningschef, tre verksamhetschefer, administrativ chef, MAS, ekonom och HR-specialist. För sju år sedan infördes ett femtiotal omsorgshandledare för att uppfylla visionen Ett gott liv varje dag och vi ville veta om de fortfarande är aktiva. Enkätundersökningar till medarbetare, omsorgshandledare, enhetschefer och kunder genomfördes. Dessa visade att kunden upplevde sig ha ett gott liv men medarbetarna var något tveksamma till nyttan med visionen. Cheferna kände sig osäkra i stödet och uppdragen till omsorgshandledarna. Ett omtag gjordes och det klarlades vad som egentligen menas med omsorgshandledarrollen och vad den syftar till. Beslut har tagits att rollen måste göras mer känd hos kunden. Vi har påbörjat utbildningar för både nya och befintliga omsorgshandledare. Alla enhetschefer får också utbildning och stöd i sitt i ledarskap. En temadag för alla medarbetare med kundfokus planeras. Detta har vi lärt oss Vi kan vara stolta över att vår vision lever men man måste påminna om den och arbeta med den kontinuerligt. Kunden och bemötandet måste få ännu större fokus. Fakta, mätning och uppföljning är ganska lätt och måste användas mer i ledningsarbetet. Vi måste bli bättre på kommunikation på alla nivåer från medarbetare till kund och på att strukturera ledningsgruppens arbete. 30 Leda för Resultat IV

Sjöbo, individoch familjeomsorg Verksamhetschef, två enhetschefer, administrativ chef, utredningsstrateg och HR-specialist. Det fanns en försämrad tillgänglighet till förebyggande och tidiga insatser samtidigt som trycket på remissärenden som kunnat aktualiserats tidigare hade ökat. En aktivitets-/verksamhetsplan utformades utifrån mätningar och analyser på olika nivåer. Relevant statistik har tagits fram, synpunkter har inhämtats från brukarna och såväl medarbetare som ledning har arbetat med planen. Olika delprojekt har startats utifrån framarbetade förändringsidéer. Så här långt är resultaten ökad tillgänglighet vid förstabesök när brukaren söker själv, personella resurser används mer effektivt utifrån uppdraget och behov, informationsmaterial/kanaler är under framarbetande och en långtgående planering för öppnande av Familjecentral finns. Detta har vi lärt oss Resultat uppnås bäst när vi utgår från befintlig kunskap; vetenskaplig, vår egen och brukarnas kunskaper. Vi behöver enhetligt registrera, mäta, följa upp och dokumentara för att förstå om vi gör rätt saker. Ett fortsatt utvecklingsarbete kräver samverkande kompetenser och resurser. Leda för Resultat IV 31

Sollefteå Förvaltningschef, två verksamhetschefer, administrativ chef, socialt ansvarig samordnare, förvaltningsekonom, ekonom, verksamhetsutvecklare och MAS. Vi hade uppmärksammat brister i kvalitet och kvantitet i våra genomförandeplaner. Vi gjorde en nulägesanalys med syfte att få en tydligare bild av problemets omfattning. Ett första deluppdrag formulerades av ledningsgruppen till stödfunktionerna som innebar att insamla faktaunderlag och genomföra stickprovsundersökningar. Resultatet analyserades och en vision skapades. Därefter har nya uppdrag formulerats och genomförts. Arbetet pågår. Vi är inte i mål ännu. Detta har vi lärt oss Vi har en högre grad av brukar/klientfokus. Rollerna mellan ledning och stöd har blivit tydligare och det är bättre struktur och ordning på våra möten. Vi har lärt oss att ge uppdrag och tränar på att göra dem tydliga och avgränsade. Vikten av att vara uthållig, skapa tydliga mål och analysera är andra lärdomar vi fått. 32 Leda för Resultat IV

Södertälje Socialdirektör, bitr socialdirektör, områdeschefer, ekonomichef, kvalitetschef, verksamhetscontrollers, MAS, kompetensstrateg, kommunikatör och statistikstrateg. En del av de framtagna värdighetsgarantierna omfattar utfästelser avseende trygghet. Ledningen har dock identifierat brister i hemtjänstprocessen såtillvida att den inte fungerar effektivt och inte levde upp till målen för trygg hemtjänst. Brister fanns i hela kedjan från inaktuella biståndsbeslut till användandet av genomförandeplaner och bristande samordning mellan myndighet och utförare. Målet blev att utifrån värdighetsgarantiernas tydliga brukarfokus förbättra hemtjänstprocessens alla delar. Analysgrupper tillsattes med uppgift att förbättra rutiner och uppföljning av beslut, förbättra samordning och användning av genomförandeplaner. En kommunikationsplan skapades utifrån socialtjänstens vision. Därefter låg fokus på att skapa en struktur för uppföljning av efterlevnaden av de lokala värdighetsgarantierna. En metod för uppföljning av värdighetsgarantierna togs fram och nu genomförs telefonintervjuer med tio brukare per månad och hemtjänstområde. Ett pilotprojekt har startats där förbättrad samverkan mellan myndighet och utförare står i fokus i syfte att brukaren ska få ett välgrundat beslut utifrån sina behov. Leda för Resultat IV 33

Detta har vi lärt oss Inledningsvis hamnade vi för långt från brukarperspektivet. Vi lärde oss att arbeta tillsammans utifrån de kompetenser vi har inom ledningsgruppen och staben. Det gäller att undvika breda generella målformuleringar som inte är mätbara. Operationalisering är en viktig nyckel. Det är en utmaning att behålla fokus och långsiktighet i förbättringsarbetet. 34 Leda för Resultat IV

Timrå Förvaltningschef, bitr förvaltningschef, fyra verksamhetschefer, ekonom, ITstrateg, MAS och HR-strateg. Sedan arbetsförmedlingen övertog huvudansvaret för etablering av nyanlända har integrationsenheten upplösts och den personal som arbetat med frågan minskat från 17 personer till 2 personer. Under 2013 har kommunen arbetat med att hitta roller för den personal som arbetat med nyanlända. Den gemensamma känslan är dock att det fortfarande återstår mycket arbete för att hitta rätt. Det finns också en undran hur de nyanlända upplever mottagandet. Vi har genomfört en enkätundersökning om mottagande, bostadsförsörjning och samhällsorientering bland 13 nyanlända under 2013. Svar har inkommit från fyra män och två kvinnor. En processkartläggning har genomförts för att tydliggöra kommunens och socialförvaltningens ansvar i etableringen och för att synliggöra hur vi arbetar idag. Enkäten gav en uppfattning om och en referenspunkt till hur de nyanlända upplever mottagandet i kommunen. Processkartläggningen ger en grund för skapande av rutiner och förtydligande kring ansvar och uppdrag internt och externt. Förbättringsområden har identifierats och en handlingsplan skapats för fortsatt arbete kring etableringen av nyanlända. Leda för Resultat IV 35

Detta har vi lärt oss Det är viktigt att ägna tid åt att fundera på problemet och inhämta underlag som ger grund för en god analys. Stödfunktionernas delaktighet ger styrka och vikten av deras delaktighet har lyfts fram. Det är viktigt med förankring av utvecklingsarbetet i organisationen. Den kanske viktigaste lärdomen är att brukarens fokus flyttats fram i verksamheten. 36 Leda för Resultat IV

Tomelilla Socialchef, två avdelningschefer, tre enhetschefer och MAS. Lokala mätningar visade att delaktighet vid upprättande av genomförandeplaner inom hemsjukvården var eftersatt vilket bekräftades med råge av Öppna jämförelser. Tre förbättringsteam skapades inom IFO/öppenvård, äldreomsorg, socialpsykiatri/lss som gjorde baslinjemätning av ifyllda genomförandeplaner och kunde konstatera att det var mycket bristfällig dokumentation kring delaktigheten. Teamen presentade sina resultat för ledningsgruppen och började fundera på vad som kan bli bättre och hur. Inom socialpsykiatrin ska två frågor ställas till brukarna om de upplever att de har haft inflytande över den hjälp de behöver och om det är någon skillnad på detta sätt att upprätta en genomförandeplan. Inom LSS ska personen själv få formulera sina önskemål. Samtliga deltagande vid upprättandet av genomförandeplanen får sammanfatta hur de tolkat att personen vill ha det i de fall de inte själva kan kommunicera. Inom IFO/öppenvård har genomgången av genomförandeplanerna väckt nya frågor och det finns tankar på att se över rutinerna för att upprätta genomförandeplaner. Inom äldreomsorgen ser man över hur den enskildes delaktighet kan dokumenteras bättre och de egna mätningarna ska ses över för ökad tydlighet och relevans. I november ska samtliga team redovisa hur nya rutiner ska implementeras i respektive verksamhet. Leda för Resultat IV 37

Detta har vi lärt oss Vi valde ett utvecklingsområde som var angeläget och i stort behov av förbättring. Det kan konstateras att det finns stor kompetens och klokhet bland medarbetarna och att vi inte måste göra allt själva. God ordning, att ha på fötterna genom att mäta, analysera och testa samt att använda stödprocesserna på ett bättre sätt är andra lärdomar. Vi har mycket kvar att lära om processen. 38 Leda för Resultat IV

Torsås Bitr socialchef, åtta områdeschefer, controller och utredare/mas. Genomförandeplaner blev inte gjorda inom rimlig tid och brukarna upplevde inte delaktighet. Det var oklart vem som hade ansvar för att genomförandeplanerna gjordes. Det har skapats en rutin för när och av vem genomförandeplaner ska göras. Det görs regelbundna uppföljningar av nya verkställda insatser och aktuella genomförandeplaner genom bl a intervjuer. I ett årshjul sker en regelbunden återkoppling till nämnden angående resultatet. Det har väckts intresse hos omsorgspersonalen och det har blivit tydligare vem som har ansvar och när och varför genomförandeplaner ska upprättas. Planen är ett levande dokument som ska användas i vardagen. Detta har vi lärt oss Vi har ett brukarfokus och har insett att det är viktigt med statistik och regelbundna uppföljningar för att kunna jämföra om man blir bättre eller inte. Ansvarsfördelningen måste vara tydlig och det måste finnas ett teamarbete med alla involverade som ska ha tillräcklig utbildning för uppdraget. Det gäller också att ställa frågan varför minst fem gånger innan vi ändrar på något. Leda för Resultat IV 39

Tranemo Sektionschef, tre funktionschefer, systemförvaltare, utvecklingsledare och MAS. Vi ville finna former för att förbättra bemötandet till den enskilde medborgaren avseende: Tillgänglighet (Vi vill att medborgaren känner att han/hon får kontakt med oss när de behöver), Kommunikation/Delaktighet (Vi vill att medborgaren känner att vi tar tillvara på deras synpunkter/åsikter), Information (Vi vill att medborgaren får begriplig information som ger svar på hans/ hennes frågor). Våra resultat i KKiK (Kommunens Kvalitet i Korthet) inom dessa områden visar på utvecklingsbehov. Hemsidan är uppdaterad och det finns ett förbättringsteam tillsatt för att göra kommunikationen inom myndighetssidan tydligare. Vi har bjudit in medborgarna till dialoger kring värdegrundsgarantier, trygghetsboende, information och service m.m. Vi har aktivt arbetat för att sektionen på ett positivt sätt ska beskrivas i press. Vi har i stora delar lyckas med att få positiv pressbevakning och även fått in egna artiklar i lokalpressen. Hur vi lyckats när det gäller bemötande och upplevelse av tillgänglighet och information kommer att visa sig i KKiK-mätningarna 2014. 40 Leda för Resultat IV

Detta har vi lärt oss Arbetet har bitvis varit ansträngande och har tydliggjort betydelsen av tillgängliga stödfunktioner i högre grad än vad som varit möjligt hos oss. Arbetet har även uppmärksammat att det finns behov av att tydliggöra roller och ansvarsfördelning mellan chefs- och stödfunktioner. 41

Uppsala, barn och ungdom Myndighetschef, sju enhetschefer, två samordnare och en administratör. Utredningstiden för barn och ungdomar var i genomsnitt 4,2 månader medan lagen föreskriver max 4 månader. Barn fick vänta 22 dagar i snitt efter beslut om utredning innan de fick en första kontakt med utredande socialsekreterare. Vi ville förkorta denna tid. Medarbetare från våra nio enheter engagerades och totalt gjordes 13 fiskbensanalyser för att komma åt problemet. Medarbetarna utsåg själva förbättringsambassadörer som nu utgör förbättringsteam. En mängd förbättringsidéer testades. Vi upptäckte att bara genom att prata om utredningstider sätts ljuset på problemet och det blir bättre. Det här var resultatet Av de ca 3 300 årliga anmälningar får idag tre fjärdedelar besked om det blir utredning eller ej inom 14 dagar vilket är en klar förbättring. Tiden för utredning har minskat till i snitt 3,8 månader. Detta har vi lärt oss Det gäller att ställa fortsatta krav på ledningen att arbeta för ett hållbart utvecklingsarbete och ha en öppnare dialog mellan enheterna. Rutinerna har blivit mer lika i utredningsenheterna och det finns mycket som gruppen själv kan påverka. 42 Leda för Resultat IV

Uppsala, försörjningsstöd Uppdragschef, verksamhetschef, bitr verksamhetschef, tre enhetschefer, controller och strateg. Vi hade många personer som var långvarigt beroende av försörjningsstöd och i många ärenden visste handläggaren inte tillräckligt om den enskildes behov och förutsättningar. Vi organiserade arbetet i team med gemensamt ansvar för alla ärenden. Den utredande socialsekreteraren behåller ärendet. Det genomförs systematiska och regelbundna ärendegenomgångar med gruppledare. Kontinuiteten ökade liksom kunskapen om klienten. Alla som är arbetslösa får en arbetsmarknadsinsats i samarbete med Arbetsförmedlingen. Sjukskrivna får insatser i samarbete med Försäkringskassan (projekt IMPULS) och alla klienter har en handlingsplan. Detta har vi lärt oss Vi har lärt oss att teambuilding ger bra interna diskussioner och att det är värdefullt med inspiration och tips från andra kommuner. Det gäller att skapa tid för utvecklingsarbetet på hemmaplan. Leda för Resultat IV 43

Vaggeryd Förvaltningschef, två områdeschefer, verksamhetsutvecklare och systemansvarig. Vi ville förbättra inflytande och påverkansmöjligheter för brukarna. Kommunens socialtjänst präglas av hög personalomsättning vilket försvårar detta. För att få underlag för förbättringsarbetet har brukarna intervjuats. Då har det framkommit att personalen upplevs som osäker men också att de är bra på att lyssna och inger förtroende. Mot bakgrund av svaren har vi bl a utformat platsannonserna på ett sätt som tilltalar personer som vill arbeta på ett delvis annorlunda sätt. Detta har vi lärt oss Vi ska lägga ihop årshjulet och förbättringshjulet, skapa standard av det som fungerar, göra till rutin att prova nytt, utvärdera och kommunicera. 44 Leda för Resultat IV

Vimmerby Socialchef, tre verksamhetschefer, myndighetschef, personalsamordnare/ enhetschef, controller, MAS, förvaltningssekreterare, förvaltningsassistent, ekonomiadministratör, IT-samordnare och kvalitetssamordnare. Vårt problemområde är våld i nära relationer. Enligt flera källor- Öppna jämförelser, Socialstyrelsens tillsyn och individuella berättelser saknar vi metoder och rutiner för att identifiera våldsutsatta bland våra brukare. Vi har satt upp två mål för vårt arbete. Dels ska vi hitta fler kvinnor som är utsatta för våld i nära relationer, dels ska de kvinnor vi hittar uppleva att de får hjälp och stöd i sin situation. Vi har börjat mäta hur många kvinnor som tar kontakt med individoch familjeomsorg för sin våldsutsatthet. Kontakten ska också följas upp med frågor från socialsekreteraren om de upplevt att de fått hjälp och stöd. Ett förbättringsteam har tillsatts med uppdrag att ta fram metoder och rutiner för att identifiera våldsutsatthet bland våra brukare och ge dem hjälp och stöd. Vi har gjort en kommunikationsplan och arbetat med flera olika informationskanaler. Detta har vi lärt oss Det är viktigt att ta fram fakta och underlag för en nulägesbeskrivning. Det gäller att fördela arbetsuppgifterna på ett ändamålsenligt sätt inom stödfunktionen så att ledningsgruppen efter ett genomarbetat förslag kan fatta beslut. Leda för Resultat IV 45

Värnamo, medborgarförvaltningen Förvaltningschef, tre sektionschefer, kvalitetsutvecklare, ekonom och system - administratör. I Värnamo kommun har försörjningsstödet ökat kraftigt under senare år. Vi vet att barn i familjer som får försörjningsstöd har en ökad risk att själva hamna i försörjningsstöd när de blir vuxna. Vårt utvecklingsarbete handlade om att få fler i arbete. Inom Jobb Center Vuxna har deltagarna fått arbeta med jobbsökaraktiviteter, CV-skola och fått hjälp med att skriva personligt brev. Detta har gjorts med stöd av jobbcoacher. Gruppverksamhet och SFI är andra insatser som erbjudits och genomförts. Efter semestern har ett kartläggningsarbete påbörjats enligt instrument X som är ett instrument för att få ett underlag inför bedömningen av rätt till ekonomiskt bistånd. Vidare har kommunen beslutat om att erbjuda försörjningsstödstagare ett välfärdsjobb i kommunen, vilka bekostas av medel från försörjningsstödsbudgeten samt budgeten för flyktingspecifika medel. Sedan augusti 2013 har 27 personer anställts i ett välfärdsjobb med stöd av statliga medel från Arbetsförmedlingen. Utöver det har ett antal ungdomar anställts. För närvarande är 15 ungdomar i arbete inom Värnamo Arbetsmarknadscenter. Målet med denna typ av anställning är totalt ca 80. Utöver välfärdsanställningarna har Värnamo arbetsmarknadscenter ytterligare ca 50 anställda med olika stöd från Arbetsförmedlingen. 46 Leda för Resultat IV

Av de ca 110 ungdomar som varit inskrivna hos Jobb Center Unga har ungefär hälften fått ett reguljärt arbete vilket är ett mycket bra resultat då målgruppen är ungdomar som står långt ifrån arbetsmarknaden. Många av dessa saknar slutbetyg eller har brister i sina betyg, både från grund- och gymnasieskola. I Leda för Resultat har vi även arbetat med tolkförmedlingen som hade problem med sin verksamhet. I den delen har resultatet förbättrats reellt, både kvalitativ och kvantitativt. Det har bidragit till både nöjdare medarbetare och kunder och lett till fler tolkuppdrag. Detta har vi lärt oss Vi har lärt oss att prioritera förarbetet och analysen innan åtgärder börjar vidtas. Dialog mellan stöd och ledning, att ta tillvara varandras kompetenser och att ha regelbundna strategimöten är också viktigt. 47

Värnamo, omsorgsförvaltningen Omsorgschef, bitr omsorgschef, fyra sektionschefer, kostchef, MAS, ITutvecklare, organisationsutvecklare, ekonom och kvalitetssekreterare. Vi har arbetat med korttidsboende inom funktionsstöd och äldreomsorg. Problemet var att våra brukare blir kvar för länge på korttidsboendet och att dessa platser inte används som det var tänkt. Vi har genomfört åtta träffar med funktionsnedsatta och en enkät har gått ut till brukarna i samarbete med brukar- och intresseorganisationer. Inom äldreomsorgen har tre träffar genomförts. För funktionsnedsatta är behovet tydligt och kommer underifrån. Det har varit svårare med förändringsarbetet inom äldreomsorgen. Här krävs ett helt nytt arbetssätt av personalen och de har inte upplevt behov av detta. Arbetet har inte varit så lätt, det har rått förvirring kring kommunikationsplan, det är svårt med struktur och det finns ingen vana att arbeta med mätbara mål. Detta har vi lärt oss Vi tror att vi vet vad brukarna vill men så är det inte. Att stanna upp och reflektera, tillämpa ett processtänkande och att använda årshjulet i planeringen är lärdomar vi gjort. 48 Leda för Resultat IV

Ånge Socialchef, fyra verksamhetschefer, MAS, verksamhetutvecklare och ekonom. Ånge kommun hade stadigt försämrat kontinuiteten inom hemtjänsten. Hösten 2013 var det i genomsnitt 21 personal som besökte en brukare med insats två gånger per dag eller mer under en 14 dagars period. Vi ville förbättra kontinuiteten och målet var att minska antalet personal till 14 vilket är genomsnittet i riket. Alla hemtjänstgrupper besöktes och fick information om resultat och vad vi ville uppnå med vårt förbättringsarbete. Även andra berörda, TES-planerare och bemanning fick information. Vi började mäta varje månad och följde även sjukfrånvaron i varje område. Mätningarna innehöll spridningsmått, hur många som har fått hjälp, hur många av dessa som fått hjälp 2 gånger eller mer och hur många som har dubbelbemanning. Ett större hemvårdsområde har delats och vi arbetar aktivt med att skapa rutiner kring kontaktmannaskapets roll och uppgift, kring TES-planering och bemanning för att anpassa till en bättre kontinuitet. Ett förbättringsteam fortsätter arbetet sakta men säkert. Vi är ännu inte i mål men snittet i juli var 16 personal som besökte brukare med insats minst två gånger per dag. Dock finns skillnader mellan de olika hemtjänstgrupperna. Detta har vi lärt oss Det gäller att sätta ett mål, skapa tydlighet i vem som gör vad, engagera berörda personalgrupper, ta lärdom av andra med goda resultat och kommunicera ofta och mycket. Framför allt gäller det att inte ge upp! Leda för Resultat IV 49

Örnsköldsvik Förvaltningschef, sex avdelningschefer, kvalitetsledare, MAS, personalchef och ekonomichef. Det saknades en samlad bild av arbetet med genomförandeplanering inom kommunens välfärdsförvaltning. Resultat från bl a interna kontroller och egenkontroller visade att det fanns en utvecklingspotential för att bl a öka brukarnas/klienternas delaktighet och inflytande i genomförandeplaneringsprocessen. Tre pilotprojekt med genomförandeplanering i fokus har genomförts med inriktning på att öka delaktighet och inflytande. Mätningar av andel aktuella genomförandeplaner samt processkartläggning av genomförandeplaneringsprocessen har genomförts. En samlingsrutin för processen och två frågeformulär för att underlätta egenkontroll kopplade mot nämndernas resultatmått har utarbetats och förankrats bland berörda chefer. Andel aktuella genomförandeplaner ingår i nämndernas tertialuppföljningar. Arbetssättet har införlivats i förvaltningens ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet (SKA). Ett arbetssätt har skapats för att löpande följa upp brukarens delaktighet och inflytande i genomförandeplaneringsprocessen. Frågeformulär ska användas i samband med genomförandeplaneringoch uppföljningsträffar. Välfärdsförvaltningen är på väg att få en samlad bild av genomförandeplaneringen inom förvaltningen. 50 Leda för Resultat IV