Handbok för fritidshem

Handbok för fritidshem Sollentuna Kommun Version 1.01 2013-04-03 1

Innehållsförteckning Inledning... 3 Den publika sidan (valsidan för vårdnadshavare)... 5 Den administrativa sidan.... 6 Navigering på adminsidan... 7 Barnomsorg... 9 Vald Profil... 10 Kolumner Om du vill skapa en personlig profil lägger du till tillgängliga kolumner eller tar bort valda kolumner från den gemensamma profilen. Se nedan under kolumner hur du gör.. 10 Köhantering... 12 Direkt placera... 13 Barnomsorg Placeringar... 16 Hantera aktuella placeringar... 16 Hantera framtida ändringar... 17 Hantera historiska placeringar... 17 Barnomsorg Godkänna (uppsägning)... 18 Uppsägning av plats... 18 Det finns två alternativ att godkänna/avslå uppsägning för ett barn... 19 Övrig information om placeringar... 21 Sekretessmarkering... 22 Utskrifter... 23 Skicka e-post till vårdnadshavare... 25 Rapporter i barnomsorg... 26 Funktioner... 27 2

När eleverna placeras på skolan så blir fritidsposterna placeringsbara på respektive fritidshem, det vill säga de hamnar under fliken Barnkö i skolvalssystemet. För att hitta eleverna som har ansökt om fritidshemsplaceringar: loggat in i skolvalssystemet Barnomsorg Köhantering Fritidshemsverksamhet Kommande köposter. Ta sedan fram status ansökan där visas om ansökan har kommit från skolvalet (NYskolval), sortera sedan på Ansökningsdatum och fallande. När eleverna har blivit placerade (direktplacerade) i fritidshemmet ändra du placeringsdatumet till den 8 augusti. Se nedan och i den bifogade fritidshemshandboken. Text från sidan 16 i skolvalshandboken: Se mer om placeringsarbetet på nästa sida. 3

Inledning Denna handbok omfattar de delar som enhetsadministratören inom fritidshem kommer att arbeta med: Barnkö Barn Uppsägning Det finns två internetsidor för barnomsorgsval i Sollentuna: Den publika sidan där vårdnadshavare (kommer att förkortas VH i lathunden) gör barnomsorgsvalet och följer sitt ärende/sina placeringar. När det är skolval är det samma inloggning på den publika sidan för vårdnadshavare Den administrativa sidan där enhetsadministratören hanterar sin kö och placerade barn/elever. Även skolvalet hanteras härifrån. Support Supportfrågor skickas till vår gemensamma mailadress barnomsorgsval@sollentuna.se 4

Den publika sidan (valsidan för vårdnadshavare) För att komma till den publika sidan går man till www.sollentuna.se Här loggar Vårdnadshavarna (VH) in för att hantera sin kö och sina placeringar. Här loggar du in som enhetsadministratör om du vill byta ditt lösenord som du fått av systemansvarig Under rubriken Fritidshem finns samtliga enheter i kommunen. Här kan man som oinloggad se information som finns inlagd om din enhet informationen hämtas delvis från vårt verksamhetssystem Extens. Klicka på rubriken Fritidshem och sök fram er enhet. Under mer info finns knappen visa mer efter varje enhet. Klicka på visa mer. Den information som finns upplagd om enheten visas där och hämtas delvis från vårt verksamhetssystem Extens. Placeringsansvarig har lagts in och kommer att stå med på rapporter som skapas i systemet vid ex erbjudande om plats. Det går bara att ha en placeringsansvarig som visas utåt men det går bra att ha flera som har konto och hanterar kö/placeringar. Övrig information om verksamheten hänvisar vi till er egen hemsida. Det är viktigt att er hemsida är uppdaterad med aktuella kontaktpersoner och telefonnummer m.m. 5

På den publika sidan kan du logga in med ditt konto som du fått och gå till rubriken Mina uppgifter och ändra lösenord. Tappar ni bort ert lösenord så kontaktar ni supporten via e-post barnomsorgsval@sollentuna.se Slutar en placeringsansvarig är det viktigt att kontot avslutas. Kontakta supporten via e-post barnomsorgsval@sollentuna.se som då kan avsluta kontot och lägga upp en ny placeringsansvarig. OBS! Har vi de rätta uppgifterna om placeringsansvarig etc? Skicka en e-post till barnomsorgsval@sollentuna.se Den administrativa sidan. Inloggningssida på administrativa sidan: http://www.sollentuna.se/ - Barn- och utbildning - För utförare - För admin. Inloggning till val - Till inloggning för administratörer (där finns också de senaste handböckerna) 6

Konto för inloggning för enhetsadministratören skapas av systemansvarig på barnoch utbildningskontoret. Du loggar in med kontot för att komma åt de sidor som bara du har behörighet till. Som inloggad enhetsadministratören hanterar du din kö och placerade barn/elever Navigering på adminsidan När du loggat in med ditt konto i systemet kommer du att komma till din startsida. Längst upp på sidan anges Roll. Du har behörighet till de verksamheter som du ska jobba med. Har du flera verksamheter så växlar man genom att ändra Roll och trycka på OK. Har du flera verksamheter så klickar du på pilen och leta reda på den enhet som du vill jobba med just då (samma inloggning gäller för de verksamheter du har behörighet till.) I ex nedan har enhetsadministratören behörighet till flera förskolor och även till fritidshem och skola. Klicka på den enhet som är aktuell att jobba med och sedan på Ok 7

Enhetsadministratören valde i exemplet nedan Silverbäcken På bildens vänstra sida hittar du ett antal rubriker med underrubriker. Rubriker som är aktuella för enhetsadministratören är: Barnomsorg Utskriftskö Övriga rubriker kommer du inte att jobba med. 8

På följande sidor går vi igenom varje rubrik men här är en kortfattad beskrivning vad varje rubrik innehåller: Barnomsorg Utskriftskö Här hanterar du kö, placeringar och uppsägningar Utskrifter till VH som inte angett e-postadress Barnomsorg Klickar man på Rubriken Barnomsorg finns 3 underrubriker: Godkänna (uppsägning) Köhantering Placeringar Rapporter Klicka på Köhantering Under alla underrubriker finns Arbetsflikar. I barnkö finns Barnkö Erbjudande (används inte av fritidshem) Placera Kommande köposter ( Oinloggade ansökningar som inte är godkända av supporten ännu) 9

Stängda köposter (VH har tackat nej till plats eller ej svarat på erbjudandet) I varje arbetsflik finns möjlighet att välja urvalsflikar. Här kan du göra egna urval och inställningar. Den urvalsflik som beskrivs nedan är Kolumner övriga urvalsflikar finns beskrivna i slutet av lathunden Filter Kolumner Inställningar Exportera Vald Profil Gemensamma respektive personliga profiler I Sollentuna har barn- och utbildningskontoret sparat en gemensam Vald profil Sollentuna Standard med ett antal kolumner som är bra att utgå från. Den visas med * och ligger under samtliga arbetsflikar. Antal barn/elever per sida Den gemensamma profilen är döpt till Sollentuna Standard. Kolumner Om du vill skapa en personlig profil lägger du till tillgängliga kolumner eller tar bort valda kolumner från den gemensamma profilen. Se nedan under kolumner hur du gör. Fältet kolumner har fått ett nytt gränssnitt/format Ht-2012. För att komma åt kolumner klicka på pilen under texten sorteringsordning. Där visas både valda och tillgängliga urval. Det finns också möjlighet att sortera urvalet i bokstavsordning stigande eller fallande. 10

Status förklaring Lägg till/ta bort genom att markera eller ta bort i rullistan tills det stämmer med det du vill ska visas. Flytta upp och nedåt på kolumnnamnen och markera för det som är lämpligt. För att flytta gjorda urval till önskad presentation, ställ markören på urvalet och flytta till höger eller vänster beroende på önskad ordning. Tillämpa drag- och släpp metoden. Släpp när grön ring visas. För att spara de urval du gjort som en personlig profil klickar du på urvalsfliken profil. Filter Filter är ett urval, dvs. du kan bestämma vad som ska finnas med i din lista Klicka på urvalsfliken Filter. Status förklaring Välj i Fält rullistan önskat alternativ som du önskar göra urval på Klicka på Tillämpa om du vill se resultatet Klicka på Lägg till för att göra en utökning av ditt urval 11

Köhantering Varje post i kön har sin plats i kön enligt Sollentuna kommuns regelverk oavsett om administratören tillfälligt väljer annan sorteringsordning, t ex i bokstavsordning. Klicka på Barnomsorg, Köhantering från den vänstra menypanelen. Under fliken Barnkö visas den aktuella kön för fritidshemmet. En lista med köansökningar visas då. Sollentunas fritidshems kö rangordnas efter: Ködatum Barnets födelsedatum Ansökningsdatum En ansökan till fritidshem görs direkt via skolvalet inför kommande läsår. Gör inte VH en önskan om fritidsplacering vid skolvalet kan de vid senare tillfälle välja fritidshem och de hamnar då i er kö. Utifrån kön direktplacerar du barnet. 12

Direktplacera När det gäller placering på fritidshem så direkt placerar man barnet utan att först göra ett erbjudande och invänta vårdnadshavarnas godkännande, vi kallar detta för att direktplacera. Det skapas inget kontrakt som VH skriver på eller som du skickar. Markera ett eller flera barn som ska direkt placeras genom i plocklistan till vänster. Klicka på för att skapa erbjudanden till de markerade barnen. En placeringsbild visas med uppgifter som behöver anges för placering. Fyll i kvarstående kolumnen: Kvarstående Ska vara NEJ. Då tas barnet bort från kölistan. Kontrakterad tid Här skriver du 20. Ska vara samma som i snittid Avdelning Obligatoriskt Taxekategori Välj Fritidshem Snittid Här skriver du 20. Timantal har ingen betydelse på fritidshem för avgift och check, i Sollentuna har vi valt att skriva 20 för samtliga fritidsplaceringar 13

Tänk på: Placeringsstart och Debiteringsstart ska alltid vara samma datum i båda fälten för att check och avgift ska bli korrekt. Barn placerade i förskolan/familjedaghem och som ska börja förskoleklass läsår 2013/2014: Vårdnadshavare som har ansökt om fritidshem i samband med skolvalet har rätt till en fritidshemsplacering från och med den 8 augusti på den skola barnet har fått en skolplacering. Vårdnadshavare har rätt att avsluta förskole/familjedaghems placering tidigare än 7 augusti även om de vill ha fritidshemsplats till höstterminen. Uppehållet mellan placeringarna måste vara mer än 90 dagar. För att generera en avgiftsfri period måste platsen i förskolan/familjedaghemmet sägas upp senast den 8 mars. Uppsägning av fritidshemsplacering i årkurs 3: Alla elever som går i årkurs 3 och har en fritidshemsplacering har rätt till sin plats fram till den 31 juli. Byte från fritidshem årskurs F-3 till fritidshem årskurs 4-6 gäller från och med 1 augusti. Inkomstgrundare Den ska inte ändras. Systemet känner av så att rätt inkomstgrundare sätts för att avgift ska bli rätt utifrån gällande regler om syskonrabatt. Verksamhet Välj mellan Fritidshem eller Fritidshem År 4-6 Grund för placering Fyll i aktuell grund för placering Om du väljer att placera flera barn samtidigt och samma uppgifter gäller för hela den valda gruppen ange uppgiften i det översta fältet och klicka på Tillämpa För att spara direkt placeringen, klicka på Spara. Alla placerade barn visas nu under Barnomsorg/Placeringar. Läs mer om detta under avsnittet Placeringar. Om barnet har en aktuell placering (t ex i förskola eller på annat fritidshem i Sollentuna) när den ska placeras visas en fråga hur den aktuella placeringen ska hanteras. Tryck på avbryt 14

Ni ska inte placera något barn som har en pågående placering! VH måste säga upp sin plats innan ni placerar barnet och den avlämnande enheten göra klart uppsägningen innan ni placerar. Det är viktigt att du som avlämnande enhet godkänner uppsägningar omgående för att den nya enheten ska kunna placera Kolumner i barnkö Vald profil Sollentuna standard Status ansökan: Beskriver vilket skede ansökan befinner sig i. Barnets namn och personnummer Ansökningsdatum Önskat placeringsdatum (alternativ) Sökande och medsökandes namn Snittid Ska vara 20 Flera kolumner kan väljas att visas/döljas via fliken Kolumner. Ex adress (se avsnitt om kolumner) 15

Barnomsorg Placeringar Under rubriken Placeringar finns ett antal arbetsflikar. Flikarna som Sollentuna kommun använder: Hantera aktuella placeringar (Ändra avdelning) Hantera framtida ändringar (Byta avdelning för barnet/eleven innan placeringen har påbörjats). Dessa flikar finns också, men är endast arbetsflikar för att titta i Hantera framtida placeringar (placeringar som har ett senare datum för placering än dagens datum). Här kan man titta på kommande placeringar. När dagens datum är passerat hamnar placeringen i Hantera aktuella placeringar. Hantera historiska placeringar Hantera alla placeringar (aktuella, framtida och historiska) Raderade placeringar (OBS! en placering ska aldrig raderas i systemet) Hantera aktuella placeringar I arbetsfliken hantera aktuella placeringar finns de barn/eleven som går på enheten idag. Det är enbart knapparna Ändra placeringshändelser och skicka e-post som används av enhetsadministratören. 16

fortsättning.. OBS! Knapparna Begär omplacering/omplacera markerade/ändra placering Ska ej användas av enhetsadministratören. Ändra avdelning eller taxekategori på placerade barn/elev: Klicka på Barnomsorg, Placeringar från den vänstra menypanelen och ta fram fliken Hantera aktuella placeringar. Under Ändra placeringshändelser kan administratören ändra avdelning och taxekategori för ett eller flera barn som har en placering på enheten Enhetsadministratören ändrar avdelning/taxekategori och anger ett nytt startdatum i fältet Ändringsstart. Det är viktigt för att check och avgift ska bli rätt Spara ändringar genom att klicka på Spara. Hantera framtida ändringar I arbetsfliken hanteras ändring av avdelning om placeringen inte har börjat Markera aktuellt barn. För att ändra använd knappen ändra placeringshändelser. Hantera historiska placeringar Här visas endast de placeringar som har ett stoppdatum på placeringen som är tidigare än dagens datum. 17

Barnomsorg Godkänna (uppsägning) Under fliken Barnomsorg -Godkänna finns flera flikar. Den flik som enhetsadministratören för fritidshem ska använda är den första fliken. Övriga flikar används inte i Sollentuna (inom förskoleverksamhet används också den sista fliken Grund för placering ). Den flik du använder är: Uppsägning av plats Dessa anmälningar från vårdnadshavaren skapar ett ärende som administratören godkänner VH får meddelande om detta beslut genom att logga in på sin sida och via e-post om de angett e-postadress eller en utskrift via vanlig post. Uppsägning av plats Barn/elev med en placering inom barnomsorgen har en uppsägningstid på två månader som gäller från det datum då uppsägning gjorts i systemet. Undantag är barn/elev som byter skola under läsåret. Eleven ska då kunna säga upp sin fritidshemsplats med omedelbar verkan. När vårdnadshavaren gör en uppsägning av plats hamnar de i arbetsfliken uppsägning av plats för att godkännas av enhetsadministratören. Status förklaringar Post med status Aktiv är poster som kan godkännas eller avslås av enhetsadministratören. Post med status Godkänd är poster där du har godkänt ansökan om uppsägning av plats I fliken kan man välja på om man vill godkänna uppsägning för ett enstaka barn/elev eller flera barn/elever samtidigt. 18

Det finns två alternativ att godkänna/avslå uppsägning för barn/elev Alternativ 1: Markera barnet/barnen och använd knapparna Godkänn eller Avslå Enhetsadministratören kan ändra datum för Placeringstopp (Ändringsstopp) respektive Debiteringsstopp så det stämmer överens med 2 månaders uppsägning. OBS! Viktigt! Placeringsstopp (Ändringsstopp) och Debiteringsstopp ska alltid vara samma datum för att check och avgift ska bli korrekt Klicka i rutan Ändringsstopp, då visas en kalender. Välj stoppdatum, samma process i rutan Debiteringsstopp. SPARA! 19

Alternativ 2: Markera barnet/barnen och använd denna gång symbolerna nedan- Godkänn eller Avslå Enhetsadministratören kan ändra datum för Placeringstopp (Ändringsstopp) respektive Debiteringsstopp så det stämmer överens med 2 månaders uppsägning. OBS! Viktigt! Placeringsstopp och Debiteringsstopp ska alltid vara samma datum för att check och avgift ska bli korrekt Klicka därefter på Ändra status för att spara. Uppsägningen är nu godkänd. Noteringar för beslut är obligatoriskt fält. Noteringen visas på VH -sidan. Du bör vara restriktiv med att skriva i noteringsfältet 20

Övrig information om placeringar Regler för placeringar, ändring av placeringar samt avslut Följande regler gäller för placeringar, ändring av placeringar och avslut: Placering kan starta i innevarande månad. Vi rekommenderar er att placera snarast eller senast månaden innan placeringen börjar. Barnomsorgscheck betalas då ut i rätt månad och även avgiften till vårdnadshavaren blir rätt. Två månaders uppsägningstid gäller från det datum vårdnadshavaren har begärt uppsägning i systemet. Undantag är för en elev som byter skola under läsåret. Eleven ska då kunna säga upp sin fritidshemsplats med omedelbar verkan. När familjen folkbokförs i en annan kommun upphör debitering av avgift från Sollentuna kommun och även ersättning till fritidshem/familjefritidshem. OBS! Tänk på att det viktigt att fullfölja hela processen med att placera på avdelning månaden innan placeringen ska börja. Exempel: placeringen börjar den 20 augusti. Senast den 31 juli måste man ha placerat klart på avdelning för att avgift ska gå ut till vårdnadshavare och check utbetalas till enheten i rätt månad. Om placeringen inte är fullföljd innebär det att ingen avgift eller check debiteras/utbetalas. Man kan placera i innevarande månad men då betalas checken ut månaden efter och avgiften för vårdnadshavaren blir 2 månader på samma faktura. Länk till kommunens sida om Regler och avgifter http://www.sollentuna.se/sollentuna-kommun/barn--utbildning/forskola-ochfamiljedaghem/regler-och-avgifter/ 21

Sekretessmarkering Hantering av barn med sekretessmarkering Personer med skyddad identitet är markerade i webbapplikationens administrativa del. Dessa personer kan aldrig få ett konto för att kunna logga in på den publika webben. Dessa personer har raderade namn och adressfält för att förbli anonyma. Placerade barn som har skyddad adress finns inte med i systemet under placeringar. Barn med sekretess: När ni har placerade barn med sekretessmarkering så hanterar ni dem utanför systemet Det är vårdandshavens ansvar att meddela er när det sker en förändring i placeringen Det är enhetens ansvar att snarast meddela barn- och utbildningskontoret om förändringen. Kontakta Inger Lisard 08-579 213 31 Inkomstblanketten för vårdandshaven finns att hämta på kommunens hemsida. Barn/elever kommer inte att finnas med på skolans listor. Barn/elever som står i kö till fritidshem hanteras utanför systemet. Vårdandshaven ansvarar för att lämna kontaktuppgifter till skolan. Barn- och utbildningskontoret skickar information till familjer med sekretessmarkering om hur de ställer sig i kö och hanterar sin placering. Kontakten sker alltid via Skatteverket. Utbetalning av check sker via utbetalningsunderlag och visas endast med belopp, inga personnummer eller namn visas. Behöver ni komma i kontakt med en familj med skyddad adress skickar ni ett brev till Skatteverket som skickar vidare till familjen Ni anger vårdnadshavarens personnummer på ett kuvert som sedan läggs i ett annat kuvert. Skicka till: Skatteverket Förmedlingsärenden 106 61 Stockholm. 22

Utskrifter All post som skickas till medborgare skickas till folkbokföringsadressen. Detta för att man ska vara säker på att rätt person får rätt information. Rapporter skapas och läggs i en utskriftskö. Från denna kan man sedan välja att skriva ut ett eller flera dokument. Alla dokument är av typen pdf-utskrifter. Under utskriftskö hittar enhetsadministratören endast utskriftskö som han eller hon har rättigheter att hantera. Klicka på Utskriftskö, Utskriftskö enheter. Det finns två Fliken Dokument för Utskrift visar de rapporter som inte är klarmarkerade för utskrift. Utskrivna dokument visar de rapporter som är klarmarkerade för utskrift. Vill man göra ett urval bland utskrifterna kan rapportnamnet eller delar av det anges i fältet Titel eller personnummer för sökande vårdnadshavare anges i fältet Sökandes personnummer eller sök via datum då rapporten skapades. Klicka på. Om alla rapporter ska skrivas ut klicka på. Om bara enstaka rapporter ska skrivas ut markera först vilka rapporter ska skrivas ut genom att sätta bock för den rapporten och klicka sedan För att kunna skriva ut pdf-dokumenten klicka på här. Markerade pdf-dokumenten öppnas och kan nu skrivas ut eller sparas på hårddisken för senare utskrift. Stäng sedan pdf-dokumentet och klicka på rapporter till fliken Utskrivna dokument. så flyttas de utskrivna 23

De utskrivna rapporterna kan återfinnas i fliken Utskrivna dokument. Det går att använda samma sökfunktioner och skriva ut rapporterna från denna sida efteråt. 24

Skicka e-post till vårdnadshavare En funktion som kan vara bra att använda ex vid informationsmöte, öppet hus etc. Urval för att skicka e-post Sök fram det urval av barn som det ska skickas e-post till. Funktionen finns antingen under Barnomsorg Köhantering eller under Barnomsorg Hantera placeringar. Markera de barn som ska hanteras. Välj knappen Skicka e-post. Välj barnets vårdnadshavare. Mailklienten som finns tillgänglig på administratörens dator öppnas vilket innebär att e-post skickas från er egen brevlåda och ev. svar kommer att komma till er egen inkorg. Där finns de utvalda personerna som har en mailadress i systemet inlagda i ett mail som hemliga kopior. Anledningen till att adresserna ligger som hemliga kopior är att då vet inte de olika mottagarna om varandra adresser förblir dolda. Administratören väljer att skriva den text som önskas och bifogar eventuella dokument. Det öppnas en resultatlista. Där visas de valda barnen samt resultatet på hur utskickat föll ut. De personer i urvalet som inte hade någon e-post adress registrerad måste då hanteras manuellt. Listan går att exportera till Excel för att kunna hanteras vidare. 25

Rapporter i barnomsorg Klicka på Barnomsorg, Rapporter från den vänstra menypanelen. Nedan listas alla de rapporter som finns i barnomsorg (förskola och familjedaghem). Dessa är markerade med en röd punkt framför. Klicka på rapporten som ska skrivas ut och ange urval. Beroende på rapport kan möjligheterna till urval variera. 26

Urvalsfliken Exportera Här kan du exportera det totala antalet poster som finns under respektive arbetsflik till Excel eller PDF genom att klicka på respektive ikon. Funktioner På varje sida i systemet finns 3 ikoner längst upp till höger. De 2 första ikonerna används inte. Den 3:e ikonen är Skrivaren. Klicka på skrivaren så skrivs det som syns på skärmen ut. Sidstorlek: Systemet är inställt att visa 15 poster. Har du flera poster i kön/placerade barn kan du antingen välja knappen nästa för att se flera poster eller välja sidstorlek 25 eller 50. Det är max 50 poster som visas. Har du flera än 50 måste du använda knappen Nästa. För att visa/dölja vänstermenyn används följande knapp på vänster menyn. Kan vara bra att använda för att se alla kolumner. Du kan ha flera fönster öppna samtidigt och växla mellan dessa fönster. Lycka till i ert arbete och skicka gärna era supportfrågor till vår gemensamma e-post adress barnomsorgsval@sollentuna.se 27