1 Information om upphandlingen 1.1 Presentation av tjänsten/varan Södertörns upphandlingsnämnd inbjuder härmed anbudsgivare till att lämna anbud gällande, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Södertörns upphandlingsnämnd samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Södertörns upphandlingsnämnd strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. Denna upphandling avser endast. Möjlighet ska finnas för kommunens fastighetsbolag Tornberget Fastighetsförvaltnings AB i Haninge att avropa på avtalet. (nedan refereras bägge parter som Kommunen). Beskrivning Kommunen upphandlar finansiell leasing för Registrerade fordon samt för Övrig lös egendom. Målet med upphandlingen är att kunna samla samtliga leasingavtal för registrerade fordon respektive Övrig lös egendom hos en eller två leverantörer. Genom denna upphandling vill kommunen även förbättra överskådligheten över kommunens samtliga leasingavtal och den faktiska kostnaden för leasingavtalen, varför det är viktigt att anbudsgivaren kan levererar tydlig och lättöverskådlig statistik över avtalen på begäran. Angivna volymer i upphandingen kan ej garanteras utan ska endast ses som riktmärken. 1.2 Upphandlande myndighet 13681 Haninge Telefon (Växel): 08-606 70 00 Fax (Södertörns upphandlingsnämnd): 08-606 85 22 Org.nr: 212000-0084 Tornberget 1.3 Presentation av kommunen Haninge är en modern och expansiv kommun, med drygt 79 000 invånare, strax söder om Stockholm. För ytterligare information se kommunens hemsida www.haninge.se 1.4 Avtalstid Avtalstiden är från och med 2014-02-01 till och med 2016-01-31. Kommunen har rätt till två förlängningsoptioner, första optionen löper till 2017-01-31 och andra optionen löper till 2018-01- 31. Respektive förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att Kommunen inte säger upp avtalet minst tre (3) månader före den innevarande avtalsperiodens slut. Efter den andra förlängningsoptionen upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning. 1.5 Avtalets form Avtal med en leverantör per område. 1.5.1 Delat avtal Anbudsgivaren kan välja att lämna anbud på antingen: - Leasing av Registrerade fordon - Leasing av Övrig lös egendom 1
- Leasing av Registrerade Fordon och Övrig lös egendom. 1.6 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är kommunens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Anbudsgivare som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Modell: Skallkrav (webbformulär) Utvärderingsmodell (webbformulär) 1. Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) 2. Kommersiella villkor Anbudsgivare ska själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt innehållsförteckning ovan erhållits. Förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgänglig på http://www.e-avrop.com/ 1.7 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU. Observera att vid öppet förfarande antas anbud utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och mest fördelaktiga villkor. 1.8 Avbrytande av upphandling Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. Kommunen äger vidare rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven ställda i förfrågningsunderlaget, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt/politiskt grundad anledning inte kan fullföljas. 1.9 Kontaktperson under upphandlingen Södertörns upphandlingsnämnd Jonas Löfgren Kontakt med ovan ansvarig upphandlare sker via frågor och svarsfunktionen på e-avrop. 1.10 Anbudets form Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. Anbudet ska lämnas in elektroniskt via e-avrop. Priset anges i procentpåslag gentemot stibor 90 dagar. Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. 2
Beskrivningar ska i möjligaste mån skrivas in i E-avrop under respektive del och bifogade dokument undvikas, bilaga får bifogas där sådan efterfrågas. Bifogade filer får endast innehålla efterfrågad information. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. 1.11 Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder kommunen sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via www.e-avrop.com Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta e-avrops support. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via frågor och svar) innan tiden för sista anbudsdag går ut. När du klickat på knappen Skicka in anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. Inlämningsbeviset behöver inte skickas in i samband med anbudsinlämningen. Däremot ska dokumentet kunna uppvisas på uppmaning av kommunen i underskrivet skick. Dokumentet ska då vara underskrivet av behörig person hos anbudslämnaren. Skriv ut beviset och spara det på säker plats. 1.12 Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via E-avrop, helst en fråga per meddelande. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via E-avrop. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivaren. Frågor tas emot fram till och med 2014-01-06 för att kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen, dock senast sex dagar innan sista anbudsdag. De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via e-avrop måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. 1.13 Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas kommunen av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör anbud är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att anbuden offentliggörs, tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifter om affärs och/eller driftförhållanden röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda kommersiell sekretess, kan skriftlig begäran inlämnas om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses 3
samt motivering. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. 1.14 Sista anbudsdag Anbudet ska vara inlämnat via E-avrop senast 2014-01-14 Anbud som inkommit för sent eller på annat sätt, än vad som har föreskrivits i detta dokument, kommer inte att tas upp för prövning. 1.15 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med tre månader efter sista anbudsdag 2014-04-14 1.16 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer ske snarast möjligen men kan tidigast ske efter det att sista anbudsdag har passerat. 1.17 Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: 1.17.1 Kvalificeringsfasen: Prövning av att krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på leverantör går vidare till steg 2. 1.17.2 Prövning av produkt: Prövning av att krav på produkten uppfylls: I förfrågningsunderlaget anges de krav som ställs på produkten. Bedöms ett anbud inte klara samtliga av dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövningen av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Endast de anbud som bedöms uppfylla samliga krav i kravspecificeringen går vidare till steg 3, anbudsutvärdering. 1.17.3 Anbudsutvärdering: Utvärdering av de anbud som godkänts i kvalificeringen och beträffande kravspecificeringen sker utifrån ekonomiskt mest fördelaktigt anbud: Utvärderingen bygger på 1. Pris och 2. Överskådlighet och tydlighet 1. Pris: Angivet räntepåslag på Stibor 90 dagar, 2. Överskådlighet och tydlighet: Kommunen kommer att bedöma tydligheten och överskådligheten i de bifogade dokumenten under skallkrav 3.2 och 3.7. Kommunen kommer att bedöma anbudsgivarna utifrån hur väl kommunen kan tillgodose sig, informationen i dessa bilagor samt möjligheten att använda informationen i kommunens verksamhet. Främst vid administration av leasing samt vid redovisning av leasingobjekten. 1.18 Poängskala: 2 poäng Utmärkt 4
Marginalpåslag 0 % Anbudsgivaren har en utmärkt beskrivning av tillvägagångssättet för leasingen. Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivaren på en utmärkt nivå kan tydliggöra tillvägagångssättet för leasing och möjliggör betydande mervärden för kommunens verksamhet. Anbudsgivaren beskriver på ett mycket tydligt, strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågats i engagemangsspecifikationen. Beskrivningen innehåller all efterfrågad information och anbudsgivaren visar på en djup förståelse för det som efterfrågats och hur det tillför värde för kommunens verksamhet. 1 poäng Väl godkänt Marginalpåslag: 2,5% Anbudsgivaren har en god beskrivning av tillvägagångssättet för leasingen. Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivaren i huvudsak kan tydliggöra tillvägagångssättet för leasingen och möjliggör ett visst mervärde i verksamheten för kommunen i det dagliga arbetet. Anbudsgivaren beskriver på ett tydligt och detaljerat sätt och med relevans det som efterfrågats i engagemangsspecifikationen. Beskrivningen kan sakna viss efterfrågad information av mindre betydelse. Anbudsgivaren visar förståelse för det som efterfrågats och hur det tillför värde för kommunens verksamhet. 0 poäng Godkänt Marginalpåslag: 5 % Anbudsgivaren har en beskrivning som är godtagbar av tillvägagångssättet. Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivaren delvis kan tydliggöra tillvägagångssättet för leasingen utan att direkta mervärden för kommunens verksamhet. Beskrivningen kan sakna viss efterfrågad information. Anbudsgivaren beskriver på ett godtagbart sätt det som efterfrågats i engagemangsspecifikationen. Beskrivningen kan sakna viss efterfrågad information av mindre betydelse. Den anbudsgivare som har lägst anbudspris efter eventuellt prispåslag antas som leverantör Om det ej går att särskilja en vinnare, då två eller flera anbudsgivare erhåller högsta och samma utvärderingspoäng kommer upphandlingen avgöras genom lottning. Vid lottningen kommer minst två upphandlare och minst en utomstående anställd vid Tornbergeten att närvar. 1.19 Tilldelningsmeddelande När beslut om tilldelning fattats skickas ett tilldelningsmeddelande till alla som lämnat anbud. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som anbudsgivaren har uppgett i samband med registreringen i e-avrop. Avtal kommer att tecknas tidigast elva dagar räknat från och med dagen efter tilldelningsmeddelandet skickades. Bindande avtal föreligger först då båda parter undertecknat avtalet. 5
6