Dokument och Ärendehanteringssystem Dnr: SUN 59/2013 Upphandlingsföreskrifter UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER DOKUMENT OCH ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM

Transkript

1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER DOKUMENT OCH ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM

2 Innehåll 1 Presentation av upphandlingen Upphandlande myndighet Presentation av kommunen Presentation av tjänsten Bakgrund till upphandlingen Upphandlingens omfattning Upphandlingens syfte Upphandlingens mål Nulägesbeskrivning KommunOffice Förvaltningsgemensamma verksamhetssystem relaterade till DÄHS Verksamhetssystem inom Stadsbyggnadsförvaltningen relaterade till DÄHS Kultur- och fritidsförvaltningen relaterade till DÄHS Verksamhetssystem inom Socialförvaltningen relaterade till DÄHS Avtalstid Avtalets form Förfrågningsunderlag Upphandlingsförfarande Avbrytande av upphandling Kontaktperson under upphandlingen Anbudets form Att upprätta och lämna in anbud Frågor och svar Offentlighetsprincipen Sista anbudsdag Anbudets giltighetstid Anbudsöppning Anbudsprövning Kvalificeringsfasen: Prövning av produkt: Anbudsutvärdering: Metod: Deklaration Metod: Bedömning Avstämningsmöte Tilldelningsmeddelande...12

3 1 Presentation av upphandlingen Södertörns upphandlingsnämnd inbjuder härmed anbudsgivare till att lämna anbud gällande Dokument och ärendehanteringssystem, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. 2 Upphandlande myndighet Haninge kommun Haninge Telefon (Växel): Fax (Södertörns upphandlingsnämnd): Org.nr: Södertörns upphandlingsnämnd samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Södertörns upphandlingsnämnd strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. Denna upphandling avser endast Haninge kommun (nedan Kommunen). 2.1 Presentation av kommunen Haninge är en modern och expansiv kommun, med drygt invånare, strax söder om Stockholm. För ytterligare information se kommunens hemsida: Kommunens vision i Haninge är att vara Sveriges bästa kommunala arbetsgivare och bedriva den bästa kommunala verksamheten för medborgarna. Haninge kommun har strax under 5000 anställda och verksamheten är indelad i sex förvaltningar. 3 Presentation av tjänsten 3.1 Bakgrund till upphandlingen Kommunen använder systemet KommunOffice från Triplan som ett IT-baserat stöd för dokument- och ärendehantering (DÄHS). Då systemet börjar bli obsolet och inte vidareutvecklas i den utsträckning som motsvarar Kommunens behov har man beslutat att upphandla ett modernare system för Kommunens dokument- och ärendehantering som ersättning till KommunOffice. 3.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar ett modernt IT-systemstöd för tillhandahållande av e- förvaltningsstödjande tjänster för dokument- och ärendehantering (DÄHS), tjänster för stöd vid avveckling av KommunOffice samt tjänster för stöd vid införandet och drift av det nya ITsystemstödet i Kommunen. 3.3 Upphandlingens syfte Upphandlingen av ett nytt IT-systemstöd för Kommunens dokument- och ärendehantering syftar till att säkra en effektiv ärendehanteringsprocess när nuvarande system blir allt mer föråldrat.

4 Det nya IT-systemstödet ska: ha högre driftsäkerhet och vara mer användarvänligt än nuvarande system vilket ska bidra till högre nyttjandegrad, både internt och externt utgöra ett stöd för digitalisering av Kommunens processer och möjliggöra ett ökat antal e-tjänster bidra till att göra diarium och allmänna handlingar mer lättillgängliga för att effektivisera handläggning och enklare tillgodose medborgarnas behov av information kring Kommunens ärenden förbereda inför Kommunens kommande e-arkiv 3.4 Upphandlingens mål Målet med upphandlingen är att den ska leda till ett nytt funktionellt och användarvänligt IT-stöd för hela dokument- och ärendehanteringsprocessen från diarieföring till expediering och arkivering. IT-stödet ska förenkla administrationen för Kommunens anställda samt öka förtroendevaldas och medborgares tillgänglighet till kommunal information. Systemet ska utgöra stöd för kommunal diarieföring, stöd för kommunal dokument- och ärendehantering samt stöd för hela nämndprocessen. Systemet ska vara ett standardsystem och ska ersätta KommunOffice. Systemet ska, på längre sikt, vara den samlade ytan där information lämnas om flertalet av Kommunens ärenden och ska kunna erbjudas alla förvaltningar. Systemet ska också kunna integreras med andra system inom Kommunen där verksamhetsspecifika ärenden utanför systemet hanteras och/eller diarieförs. Systemet ska, där det är tillämpligt, följa de lagar, förordningar och standarder som styr Kommunens ärendehantering enligt Bilaga Normativa specifikationer. Uttryckt som effektmål ska upphandlingen av ett nytt IT-systemstöd leda fram till: minskad dubbellagring av information då antalet fristående system i Kommunen minskar mer enhetlig hantering av ärenden över förvaltningsgränserna bättre sökfunktionalitet för Kommunens anställda mer lättillgänglig information för allmänheten samt utökad möjlighet att koppla framtida e-förvaltningstjänster en mer utvecklad och hårdare styrd informations- och dokumenthantering högre användbarhet och ett effektivare arbetsflöde bättre sekretess- och PUL-hantering i ett säkrare system ökad kompabilitet med Kommunens IT-plattform och programvaror från Microsoft 3.5 Nulägesbeskrivning Nedanstående beskriver översiktligt processer och system med anknytning till Kommunens dokument- och ärendehantering såsom den ser ut idag. Kravsektionen i förfrågningsunderlaget beskriver hur Kommunen vill arbeta med dessa processer i framtiden.

5 3.5.1 KommunOffice KommunOffice utgör idag kärnan i Kommunens diarieföring och ärendehantering (för Allmänna ärenden, Medborgarförslag, Interpellationer samt Motioner) för samtliga sex förvaltningar, dock förekommer (enkel eller dubblerad) diarieföring och ärendehantering i verksamhetsspecifika system på vissa förvaltningar. Registering av in- och utgående post hanteras på respektive förvaltning. Diarieföring av ärenden i KommunOffice hanteras dels av Kommunstyrelseförvaltningens kansli samt av registratorer på vissa förvaltningar. Samtliga ärenden som ska upp till nämnd diarieförs i KommunOffice. För handläggarna och många av nämndsekreterarna är Arbetsbordet i KommunOffice centralt i arbetet med ärenden och därtill tillhörande handlingar. Arbetsbordet används för mottagande och tilldelning av ärenden medarbetare emellan samt upprättande av exempelvis tjänsteskrivelser och andra bilagor via i systemet administrerade mallar (i Microsoft Office-format) eller som scannade PDF-dokument. Nämndsekreterarna hanterar hela nämndprocessen digitalt via FPS (Föredragningslista- och Protokollsystem) i KommunOffice. I FPS upprättas och distribueras kallelser och protokoll, där sammanställs paragraftexter och bilagor samt genomförs PDFkonvertering och publicering till förtroendevalda. För publicering till medborgare används KTWeb i KommunOffice. KommunOffice används idag inte som dokumenthanteringssystem annat än för nämndärenden med ej sekretessbelagda handlingar och bilagor då modul för detta saknas. Egen modul för avtalshantering saknas också viket gör att hantering av avtal skiljer sig från förvaltning till förvaltning. De olika förvaltningarna har varierande lösningar för lokal arkivering då den centrala Arkivhanteringen i KommunOffice inte används. Varje nämnd har en arkivansvarig som ansvarar för gallringen av ärenden i nämndarkivet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsynen för hela Kommunen. Slutarkivering sker idag i pappersform i Haningearkivet. E-arkiv planerar man att införa på sikt. Hanteringen av dokument regleras via dokumenthanteringsplaner upprättade lokalt hos varje förvaltning. Uppskattningsvis har KommunOffice cirka 150 aktiva användare varav knappt hälften arbetar regelbundet i systemet och resten är sällananvändare. Målet är att antalet aktiva användare ska bli betydligt fler Förvaltningsgemensamma verksamhetssystem relaterade till DÄHS Ekonomissystemet i Kommunen är Agresso. Palette (Baltzar) är Kommunens system för hantering av fakturor. Heroma är Kommunens personal- och lönesystem. Som ärendehanteringssystem för personal- och löneärenden används systemet MMK. Samtliga förvaltningar använder Microsoft Outlook 2010 som e-postsystem. Integration med KommunOffice saknas, ärenderelaterad e-post skrivs ut och skannas in i KommunOffice. E- postsystemet används också, i många fall, som rekryteringssystem i vilket ansökningshandlingar sparas i mappar och diarieförs manuellt i KommunOffice. Microsoft Office 2010 används av samtliga förvaltningar för dokumentation. Integrationen med KommunOffice är begränsad.

6 Kommunens interna och externa webb är byggd på EPiServer. Digital publicering av protokoll och andra möteshandlingar till förtroendevalda sker via molnverktyget Net Publicator. Överföringen mellan KommunOffice och Net Publicator är dock manuell då integration saknas. Marsh Plus är ett system för uppföljning av arbetsmiljöärenden (olycksfall, tillbud m.m.) som mer eller mindre används av samtliga förvaltningar i Kommunen. Systemet saknar integration till KommunOffice. Kommuninvånarregisteret KIR används mer eller mindre av samtliga förvaltningar i Kommunen. Systemet saknar integration till KommunOffice. Systemet Troman används som förtroendemannaregister men används inte för arvodering. Systemet saknar integration till KommunOffice. Arvodering av förtroendevalda politiker administreras utifrån en närvaromall i KommunOffice. Mallen används som grund för utbetalning av arvoden av löneavdelningen. Hanteringen är idag manuell. Systemet C2 används för synpunktshantering och felanmälningar från kommunens medborgare via extern webb. De flitigaste användarna av detta system är Kultur- och fritidsförvaltningen samt Stadsbyggnadsförvaltningen. Systemet saknar integration till KommunOffice. Avtal hanteras idag på olika sätt på olika förvaltningar. I de flesta fall används Avtalsdiariet i KommunOffice som lagringsplats för Kommunens avtal. Vissa nämnder har även egna Avtalsdiarier och gränsdragningen emellan Kommunens centrala diarie och nämndernas är otydlig. På Kommunens intranät finns en Avtalsdatabas, som primärt innehåller ramavtal, för vilken Upphandlingsenheten är ansvarig. I denna databas läggs endast själva avtalet upp, utan eventuella bilagor. Inte alla förvaltningar nyttjar Avtalsdatabasen. Omsorgsförvaltningarna (Socialförvaltningen och Äldreförvaltningen) har fram till 2012/2013 använt vård- och omsorgsprogrammet VM-omsorg från CGI. Inom Äldreförvaltningen övergick man till Pulsen Combine i juni Inom socialförvaltningen använder man idag Procapita Familjeomsorg och Procapita Vård och omsorg från Tieto som verksamhetsstöd för handläggning av personärenden inom SoL, Lvu, Lvm, LuL och LSS. Detta gäller inom verksamhetsområdena individ- och familjeomsorg, socialpsykiatri och LSS. Sekretessärenden och ärenden som beslutas om i nämnd diarieförs i KommunOffice, dock hanteras inga personakter eller andra sekretessklassade handlingar i systemet. Personakter och andra sekretesshandlingar hanteras generellt i sin helhet i andra verksamhetssystem eller i pappersform eftersom KommunOffice inte erbjuder tillräckligt sekretessfunktionalitet. Exempelvis diarieförs mellan Lex Sarah/Maria-ärenden per år i KommunOffice emedan handlingarna hanteras utanför systemet. KommunOffice är åtkomligt från andra platser än det kommuninterna nätverket via VPN Verksamhetssystem inom Stadsbyggnadsförvaltningen relaterade till DÄHS Inom Stadsbyggnadsförvaltningen används systemet Castor från Prosona för ärendehantering vad gäller bygglovs, -plan, och kart- och mätavdelningens ärenden. Övriga avdelningar, VA och Park- och Teknik, använder primärt KommunOffice för ärendehantering. De ärenden som

7 beslutas av Stadsbyggnadsförvaltningen hanteras i sin helhet i Castor som i sin tur, bland annat, är integrerat med ett system för hantering av geografisk data, Solen Web, samt med Fastighetsregistret, FIR. De ärenden som ska beslutas om i nämnd överförs dock manuellt från Castor till KommunOffice då integration saknas. Antal nämndärenden är cirka 250 stycken/år. Castor är kopplad med digital arkiveringstjänst från Arkiva Kultur- och fritidsförvaltningen relaterade till DÄHS APN (Aktivitetskort På Nätet) är en tjänst för föreningsbidragsansökningar som nyttjas av Kultur-och fritidsförvaltningen, Socialförvaltningen och Äldreförvaltningen. Bidragsansökningsärenden registreras i KommunOffice manuellt av handläggare. Kultur- och fritidsförvaltningen, som ansvarar för utbetalningarna för hela Kommunen, delar ut bidrag till ett värde av 9 miljoner årligen Verksamhetssystem inom Socialförvaltningen relaterade till DÄHS Inom Socialförvaltningen arbetar man i AlkT som är ett stödsystem för hantering av tillståndsärenden enligt alkohol- och tobakslagstiftningen. För ärenden som ska till nämnd, vilka är det stora flertalet, samt för att ge kommuninnevånarna insyn läggs ärenden i AlkT också upp parallellt i KommunOffice. Detta sker i dag manuellt. 4 Avtalstid Avtalet träder i kraft från och med att det undertecknats av båda parter och gäller initialt i 48 månader. Kommunen har rätt till två förlängningsoptioner på respektive 24 månader. Respektive förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att Kommunen inte säger upp avtalet minst tre (3) månader före den innevarande avtalsperiodens slut. Efter den andra förlängningsoptionen upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning. 5 Avtalets form Avtal med en leverantör. 6 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är kommunens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Anbudsgivare som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: (detta dokument) Modell: Skallkrav (webbformulär) Utvärderingsmodell (webbformulär) 1. Leveransavtal 2. Kravspecifikation

8 3. Tjänstenivå (SLA) 4. Normativa specifikationer 5. Teknisk miljö 6. Definitioner 7. Biträdesavtal PUL Anbudsgivare ska själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt innehållsförteckning ovan erhållits. Förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgänglig på 7 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU. Observera att vid öppet förfarande antas anbud utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och mest fördelaktiga villkor. 8 Avbrytande av upphandling Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. Kommunen äger vidare rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven ställda i förfrågningsunderlaget, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt/politiskt grundad anledning inte kan fullföljas. 9 Kontaktperson under upphandlingen Södertörns upphandlingsnämnd Li Langemark Kontakt med ovan ansvarig upphandlare sker via frågor och svarsfunktionen på e-avrop. 10 Anbudets form Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. Anbudet ska lämnas in elektroniskt via e-avrop. Priset anges i kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. Beskrivningar ska i möjligaste mån skrivas in i E-avrop under respektive del och bifogade dokument undvikas, bilaga får bifogas där sådan efterfrågas. Bifogade filer får endast innehålla efterfrågad information. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande

9 För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder kommun sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta e-avrops support. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via frågor och svar) innan tiden för sista anbudsdag går ut. När du klickat på knappen Skicka in anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. Inlämningsbeviset behöver inte skickas in i samband med anbudsinlämningen. Däremot ska dokumentet kunna uppvisas på uppmaning av kommunen i underskrivet skick. Dokumentet ska då vara underskrivet av behörig person hos anbudslämnaren. Skriv ut beviset och spara det på säker plats. 11 Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via E-avrop, helst en fråga per meddelande. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via E-avrop. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivaren. Frågor tas emot fram till och med 2/ för att kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen, dock senast sex dagar innan sista anbudsdag. De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via e-avrop måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. 12 Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas Haninge kommun av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör anbud är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att anbuden offentliggörs, tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifter om affärs och/eller driftförhållanden röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda kommersiell sekretess, kan skriftlig begäran inlämnas om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt motivering. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

10 Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. 13 Sista anbudsdag Anbudet ska vara inlämnat via E-avrop senast 10/ Anbud som inkommit för sent eller på annat sätt, än vad som har föreskrivits i detta dokument, kommer inte att tas upp för prövning. 14 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med sex månader efter sista anbudsdag. 15 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer ske snarast möjligen men kan tidigast ske efter det att sista anbudsdag har passerat. 16 Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: 16.1 Kvalificeringsfasen: Prövning av att krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på leverantör går vidare till steg Prövning av produkt: Prövning av att krav på tjänsten uppfylls: I förfrågningsunderlaget anges de krav som ställs på tjänsten. Bedöms ett anbud inte klara samtliga av dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövningen av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Endast de anbud som bedöms uppfylla samtliga krav i kravspecificeringen går vidare till steg 3, anbudsutvärdering Anbudsutvärdering: Utvärdering av de anbud som godkänts i kvalificeringen och beträffande kravspecificeringen sker utifrån: Anbudsgivaren anger priserna för tjänsterna/systemet i Utvärderingsmodell (webbformulär). Utvärderingskriterierna (börkrav) påverkar sedan anbudets pris som ett avdrag för andelen uppfyllt mervärde. Anbudet får då ett nytt pris, så kallat jämförelsetal. Lägst jämförelsetal vinner upphandlingen. De olika avdragen är utvärderingskriteriernas vikt. Utvärderingskriterierna består av metoderna Bedömningar och Deklarationer. Det anbud kommer att antas som är det för Haninge kommun ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till ovanstående kriterier.

11 Kan anbuden inte skiljas åt enligt beskrivning ovan kommer kommunen att tilldela till den anbudsgivare som lämnat anbudet med lägst anbudspris. Kan anbuden trots detta inte skiljas åt kommer kommunen att tillämpa lottning Metod: Deklaration Deklaration är en utvärderingsmetod där anbudsgivaren deklarerar ett värde från en fördefinierad lista. Varje post i listan har en text som beskriver deklarationen och ett värde som visar hur mycket jämförelsetalet påverkas. Värdet är negativt och resultera i ett avdrag på jämförelsetalet. Hur mycket värdet är för varje deklaration framgår av webbformuläret för Utvärderingen Metod: Bedömning En helhetsbedömning kommer göras utifrån de beskrivningar som anbudsgivaren har lämnat i anbudet. Bedömningen påverkar jämförelsetalet med det värde som står angivet för varje bedömningsfråga i webbformuläret för Utvärderingen. Bedömningen görs av en referensgrupp på kommunen men anbudsgivaren kan själv simulera bedömningen. Poängfördelning gällande bedömningsfrågor. Poäng kommer att sättas på en tregradig skala enligt följande: 2 poäng Stort mervärde Anbudsgivarens beskrivning är på en utmärkt nivå. Den sammanlagda bedömningen visar att Utföraren på en utmärkt nivå uppfyller de uppställda kriterierna och möjliggör betydande mervärden. Utföraren beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågats. Beskrivningen innehåller all efterfrågad information och utföraren visar på en djup förståelse för det som efterfrågats och hur det tillför värde i kommunens verksamhet. 1 poäng Visst mervärde Anbudsgivaren beskriver en godtagbar nivå på tjänsten. Den sammanlagda bedömningen visar att Anbudsgivaren till stor del uppfyller kriteriet och möjliggör visst mervärde i verksamheten. Beskrivningen är tydlig och med relevans för det som efterfrågas. Beskrivningen kan sakna viss efterfrågad information. Utföraren visar förståelse för det som efterfrågats och hur det tillför värde i kommunens verksamhet. 0 poäng Inget mervärde Den sammanlagda bedömningen visar på inga direkta mervärden för Kommunen. Börkravet är inte uppfyllt Avstämningsmöte Kommunen kan komma att kalla anbudsgivare till avstämningsmöte i syfte att kvalitetssäkra anbudet/anbuden. På avstämningsmötet ska anbudsgivaren även kunna demonstrera vissa utvalda funktioner i sitt system Kan inte anbudsgivaren visa att de uppfyller det som lovats i anbudet så kan anbudet komma att förkastas.

12 De närmare formerna för ett avstämningsmöte kommer att presenteras i särskild kallelse. 17 Tilldelningsmeddelande När beslut om tilldelning fattats skickas ett tilldelningsmeddelande till alla som lämnat anbud. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som anbudsgivaren har uppgett i samband med registreringen i e-avrop. Avtal kommer att tecknas tidigast elva dagar räknat från och med dagen efter tilldelningsmeddelandet skickades. Bindande avtal föreligger först då båda parter undertecknat avtalet.