Styrelsen för Föreningen Sambruk

PROTOKOLL 2015-09-09 1(8) Utfärdare Lotta Ruderfors, 0705-717747 lotta.ruderfors@sambruk.se Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid 2015-09-09 10.00 15.00 Plats SKL, Hornsgatan 20, Stockholm lokal: Havet, plan 12 Deltog Lena Lundgren Gävle Peter Åberg Storuman Torbjörn Larsson Falkenberg (per tele 13.00-14.00) Mikael Lagergren Västerås Bengt Svenson SKL (deltog från 13.00) Annika Samuelsson Mölndal Lämnat återbud Claes-Olof Olsson Anders Fredriksson Alec Magi Särnholm Peter Dacke Mats Bohman Marie Ahlqvist Johan Bergqvist Lars-Olof Lindblad Stellan Sjögren Föreningen Sambruk Knivsta Härryda Stockholm Nacka Lycksele Södertälje Kungälv Kristinehamn Deltog ej Mikael Pallin Lycksele Nisse Waldefeldt Göteborg Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE-811 32 Sandviken Hemsida www.sambruk.se E-post info@sambruk.se Organisationsnr 802428-2785 Bankgiro XXX-XXXX

2(8) 44 Mötets öppnande Ordföranden Lena Lundgren hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 45 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns, med följande tillägg: Beslutspunkter hänskjuts till efter 13.00, gäller 47.1 och 49.2 och 50.3 46 Val av justeringsman Till justeringsperson väljs Annika Samuelsson, Mölndals kommun. 47 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns. 47.1. Beslut per capsulam Vidareutveckling av Provisum Vid styrelsemötet 17/6 presenterades ett förslag till finansiering av vidareutveckling av Provisum; Punkt 36.2. Provisum Handläggning av ärendet efter styrelsemötet den 17 juni 2015: Vtjm har diskuterat Provisum med två SKL-jurister och fått följande kommentarer; - Ingen möjlighet till granskning förrän tidigast september - Efterfrågar lagstöd (hänvisar till Föräldrabalken) för elektronisk legitimering och signering Vtjm har i avsaknad av tydligare besked, efterfrågat alternativt stöd hos SKL, men fått nekande svar. Baserat på ovanstående har Vtjm diskuterat frågan om elektronisk signering med andra sakkunniga, bland andra Förvaltningscheferna för ÖF i Västerås och Nacka, med följande utlåtande; - Föräldrabalken innehåller inget krav på fysisk signering av dokument, ej heller hinder för elektronisk signering - Genom Regeringsbeslut har förändring i brottsbalken 15:10 (och ytterligare 18 andra lagrum) enligt prop. 2012/13:74 trätt i kraft 1 juli 2013 detta innebär bl a att osant intygande omfattar all typ av inlämnad handling, oavsett medium (dvs både fysisk och elektronisk) - Båda Förvaltningscheferna inom de kommuner som redan anskaffat och använder Provisum meddelar att man har fullt förtroende för systemets funktionalitet, samt att gällande lagar INTE hindrar användning. Västerås har dessutom nyttjat en förlaga till den e-tjänst som nu finns i Provisum sedan 2009. Under denna tid har ÖF:s verksamhet och systemstöd granskats av Länsstyrelsen vid minst två tillfällen, utan anmärkning.

3(8) Kristianstads kommun har annonserat tilldelningsbeslut i egen upphandling av Provisum, vilket också styrker tilltron till att systemet är förenligt med gällande lagstiftning från övriga kommuners ÖF och att det därmed är rimligt att anta att samma bedömning kommer att göras av andra intressenter till systemet. Sammanfattning: - Både befintliga och ny ÖF visar full tilltro till Provisum, beträffande dess förenlighet med Svensk lagstiftning samtidigt är man mycket angelägna att snarast få verkställt den specificerade viderutvecklingsinsatsen av systemet, för att eliminera dubbla system med därtill förenat arbete och kostnader - SKL:s jurister har inte möjlighet till en noggrannare granskning förrän till hösten, någon annan extern juristkompetens (utöver ovan beskrivna sakkunniga) har inte kunnat anlitas på kort varsel - Förlagan till e-tjänsten i Provisum har använts under flera år i Västerås ÖF, vars verksamhet granskats utan anmärkning av Länsstyrelsen - Anses därmed klarlagt att Provisum stödjer ÖF:s verksamhet på ett effektivt och rättssäkert sätt, vilket tillsammans med det redan breda intresset från landets övriga ÖF borgar för att Föreningen Sambruks investering i vidareutvecklingsarbetet kommer att återbetalas i enlighet med föreslagen finansieringsmodell. Kompletteringsbeslut per capsulam: - Att godkänna ovan beskriven utredningsprocess kring Provisum, som fullgod ersättning till styrelsens uppdrag att erhålla validering av systemet av SKL-jurist - Att godkänna att Vtjm verkställer förslaget till vidareutvecklingsinsats av Provisum, i enlighet med tidigare beredning och styrelsebeslut. Förslaget innebar att Sambruks styrelse godkände - Allokering av 350.000 kr av Föreningen Sambruks samlade medel för investering i vidareutveckling av systemet Provisum som Överförmyndarförvaltningens verksamhetsstöd från föreningens övergripande budget. - den ekonomiska finanseringsmodell, som tilläggsdebitering gentemot kommuner som nyttjar Provisum, för återbetalning till Föreningen Sambruk Styrelsen beslutade godkänna föreslagen finansiering av vidareutveckling av Provisum. Närvarande ledamöter är överens om och framhåller varje kommuns ansvar för tillämpningen av sina system och tillhörande tjänster. Närvarande ledamöter fastställer enhälligt beslutet enligt ovan. 48 Ekonomi Vtj presenterar föreningens resultat per 31 augusti.

4(8) Inga onormala ekonomiska företeelser rapporteras. Uppskattning att årets budgeterade resultat kommer att uppnås. Styrelsen godkänner föredragningen. 49 Genomgång Sambruk nuläge 49.1. Projektrapportering Ekonomiskt bistånd - Multifråga Integration MF-iSOX, klar avvaktar slutlig insats från systemleverantören, NECTAR. Nya intresserade kommuner är bl.a. Jokkmokk, Strängnäs, Åtvidaberg, Gävle, Härryda Diskuteterar möjligheten att skapa en molntjänst av Multifråga och att det finns flera juridiska frågor som gör att kommunerna är avvaktande. Styrelsen ger Vtj i uppdrag att presentera Sambruk/Multifråga för Jokkmokk på plats för kommunens socialförvaltning och IT-avdelning. - eansökan-ekbist e-tjänsten har varit i pilotdrift under 2 år främst i Luleå. Ny version lanserad, denna ger nu möjlighet till ansökan för helt hushåll, dvs sökande + medsökande (och barn). Första integration med ProCapita nu testad och klar. Möjliggjorts eftersom Botkyrka kommun haft med det som krav i sin upphandling. ProVisum/ÖFM - systemförvaltning Upphandling, i syfte att kunna erbjuda Föreningens medlemmar ett komplett tjänstepaket för förvaltningstjänst under uppstart. Stort intresse vid FSÖ:s (Föreningen Sveriges Överförmyndare) utbildningsdagar som genomfördes i augusti. Systemet kommer även att visas för ett antal Skånekommuner den 11 september. Vidareutveckling av systemet kommer att vara klart den 15 oktober (inte mid-september, som meddelades under mötet). Västerås och Nacka har installerat och använder systemet, Kristianstad har under sommaren träffat avtal med Resursen Sverige AB och kommer att systemet i drift under oktober månad. Nebula Cloud computing EU-samarbete för kompetensutveckling kring molntjänster. Pågår ett omfattande arbete att översätta vissa delar av materialet till svenska. Projektet levererar även ett rollspelskoncept, där deltagarna antar olika roller, och utifrån dessa diskuterar olika frågor. Train-the-trainer session genomfördes för alla länders trainers i juni i Valencia. Sambruks trainer deltar även i Englands training-session 9/9 för att få viss erfarenhet. Sambruks kompetensutvecklingsutbildning hålls i Stockholm 30/9-1/10 för ALLA intresserade. Framtaget utbildningsmaterialet ska verifieras av partners under hösten. En licensdiskussion pågår med Fransmännen, kring användning och kostnader gällande framtagit material. Avslutande projektmöte och konferens hålls i London 4-5 november.

5(8) ivis, etapp II Öppen innovativ skolplattform FoU-projekt En öppen plattform med öppna APIer för att öppna upp för fler användargrupper att skapa/bidra med funktionalitet. Fortlöpande arbete enligt planering pågår. Grundplattformen är klar inklusive en tjänst, skolskjuts, och administrativ funktion. Modul 2, avvikelsetjänst (där elever kan rapportera in t ex diskriminering, mobbning m.m.), är beslutad och under utveckling. Mobilt BankID har införts. Den 25 november vid Sambruks och VINNOVAs gemensamma Höstkonferens Framtidens skola kommer diskussioner föras kring integrering av övriga framtagna tjänster inom VINNOVAs utlysning. Självbetjäning i Socialtjänsten FoU-projekt FoU-projekt tillsammans med Luleå kommun, med projektbidrag från VINNOVA. Projektet innebär att den sökande av ekonomiskt bistånd själv ska kunna hämta information från myndigheters system och lämna till socialhandläggare. En juridisk utredning har genomförts m h a en juridisk expert från edelegationen. Pågår utveckling i dialog med Försäkringskassan/SSBTEK. Slutrapporteras till VINNOVA i december. FixaMinGata - systemförvaltning Finns framtagen app till både Android och Apple, och statistiken visar att alltfler använder sig av appen. Tagit fram ett informationsblad som riktats mot användare av tjänsten. Flera kommuner har efter utskick hörts av med funderingar kring kommunens status gällande FMG. Tar ett större grepp kring att marknadsföra tjänsten genom t.ex. informationsbrev till utvalda målgrupper/fb/twitter/linkedin m.m. Integrationsdiskussion pågår med Flexite. Tagit fram ett Förvaltningsavtal för de kommuner som ingår i Förvaltningsrådet. Streamflow - systemförvaltning Utveckling av webbklient pågår. För att hantera agilt hålls specifika utvecklarmöten inkluderande Jayways utvecklare och användande kommuner. Förändringar inom Jayway innebär att byte av Förvaltningspartner för Streamflow kommer att ske under hösten. Diskussioner som har förts mellan parter och kommuner har varit positiva med kommunernas bästa i åtanke. UKA uppfölningssystem för ungdomar - systemförvaltning Skolverket har utvecklat en modell för nationell uppföljning av de ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret. Kommunerna ska lämna in statistik till Skolverket, via SCB, två gånger om året. SCB har tagit fram en specifik mall för att få rätt info från kommunerna. Förvaltningsrådsmöte hålls i Sthlm 24-25 september - SKL inbjudna - Skolverket inbjudna

6(8) Öppna verksamhetssystem skolan Består av två delprojekt: - Förbättrad och förenklad integration mellan skolans verksamhetssystem och schemaläggningssystem, Arbete fortgår enligt planering. - Integration mellan personalsystem och skolans verksamhetssystem. Efter diskussioner har det beslutats att avvakta med uppstart. Kontinuerlig sårbarhetsscanning - Accolm IT-säkerhetsanalys samverkansprojekt inkluderande följande kommuner; Knivsta/Heby, Falkenberg, Södertälje, Ulricehamn, Umeå & Sambruk. Deltagande kommuner har genomfört ett uppföljningsmöte, tillsammans med Sambruk och leverantören. Kommunerna nöjda, men behöver även stöd för att kunna tolka framkomna brister. En slutrapport kommer att presenteras under september. Nya VINNOVA-ansökningar MedPlats innovation för medborgardialog i fysisk samhällsplanering; FRÖN fas 2 Sambruks roll: expert och ansvarig för licensierings- och förvaltningsfrågor Röda Tråden IT-stöd som tillåter kollaborativt och multimodalt skolarbete och använder sig av scenario för att skapa, gäller både elever och lärare; Digitalisering för framtidens skola - Innovationsprojekt Sambruks roll: koordinerande part 49.2. Övriga aktiviteter Digidel 2015 För Digidel-nätverkets framgångsrika genomförande av de svenska aktiviteterna inom den europeiska kampanjen Get Online Week 2015 (i mars), tilldelades Digidel-nätverket, genom Föreningen Sambruk ett pris om EUR 3.000,- vilket bidrar till det ekonomiska stödet för det fortsatta arbetet. 256 aktörer anmälda (nytt rekord!) till emedborgarveckan 2015, som har fokus på Ökad användning av e-tjänster och ökad digital delaktighet. Flera myndigheter deltar, t ex Försäkringskassan/ Landstinget Dalarna & Västernorrland/ Pensionsmyndigheten/Skatteverket/MSB. Digidel-nätverket kommer under oktober lansera en egen webb. Ansökan om bidrag till arbetet för digital delaktighet har godkänts av Näringsdepartementet, vilket innebär att ekonomin för 2015 är täckt. Däremot är 2016 något osäker utöver bidrag från Internetstiftelsen, IIS (f d.se). Samverkansledningen diskuterar möjligheten att hitta en ny stabil och långsiktig finansiering för 2016.och framåt. Digidel-nätverket planerar att delta vid konferensen Internetdagarna, IND15, den 23-24 november.

7(8) Konferenser och seminarier ht 2015 Strategiplaneringskonferens/Verksamhetsplanering med medlemmar 29-30 september E-plattformar, seminariedag 22 oktober Internetdagarna, Digidel-nätverket 23-24 november Höstkonferens i samverkan med VINNOVA 25 november Sambruks webb Ny layout till viss del. Fokus på att enkelt hitta föreningens resultat. Medlemsdialog Diskussioner förs kring att ev. revidera avgifter vid Gruppanslutning. Viktigast är att säkerställa att det finns en ekonomisk kritisk massa för att säkerställa Föreningens övergripande arbete. Styrelsen anmodar Vtjm att utreda förutsättningar och möjligheter för en ny avgiftstruktur. Almedalen 2016 Diskussioner förs kring att delta vid Almedalsveckan 2016 för att ge information och locka nya medlemmar till Sambruk. Vtj ges i uppdrag att undersöka möjligheten att delta under 1-2 dagar i början av veckan. Postnummerupproret Regeringen har startat en utredning för att se över delar av postlagstiftningen. Idag innebär det en hög kostnad för att få tillgång till en lista med postnummer. Postnummerupproret uppmanar till att göra postnummerdata fria att återanvända för alla. Styrelsen beslutar att agera signatär i postnummerupproret. 50 Intresseföreningen 50.1. Verksamhetsplanering 2016 Agenda och inbjudan utskickad till Strategidagar 29-30 september som hålls i Knivsta kommun. Lennart Jonasson, är engagerad som moderator. 50.2. Valberedning 2016 Informeras om att Valberedningen 2016 består av Inge Hansson, Lennart Östblom och Åke Nygren. 50.3. Ledamot Diskuterar att ordinarie ledamot avgått ur styrelsen. Styrelsen beslutar att ersättaren behandlas som ordinarie ledamot, men ska stå kvar som suppleant.

8(8) 51 SKL Sambruk Informeras om - ESAM, efterträdare till E-delegationen med 15 ordinarie ledamöter; som stödjer utvecklingen på taktisk nivå. - SSBTEK som driftas av FK, och ställer ekonomisk fråga till 5 olika myndigheter + A-kassorna (gm dess SamOrg). Innebär att kommunen dels måste bekosta anpassning för integration till sitt befintliga verksamhetssystem, dels betala 1kr/invånare för förvaltning av SSBTEK. 160 kommuner använder f n SSBTEK, men 140 kommuner har valt att stå utanför av kostnadsskäl. Informeras om att SKL kommer att genomföra en informationskampanj, där Multifråga föreslås som mera kostnadseffektiv lösning för dessa kommuner. - Diskuterar i nuläget hur Verksamt.se kan användas som en naturlig del mot kommunerna. Näringsdepartementet har meddelat intresse och kommer att backa upp arbetet. För mer info se bilaga Verksamt_se.ppt 52 Aktuell information från styrelsemedlemmar I Västerås kommunala boenden håller man på och ser över bemanningen m h a nya modeller och arbetssätt tillsammans med SKL för att inte fastna i nyckeltal. Mölndal ser över möjligheten att skapa ett kundcenter. Gävle har infört kontaktcenter och är nu igång. Kungsbacka infört kontaktcenter. Storuman och Lycksele samverkar kring kontaktcenter, parallellt beslutades att kartlägga ITverksamheten inom båda kommunerna. Har presenterats på politisk i nivå och ska tas upp i KF därefter lutar det mot gemensam IT-funktion. 53 Övriga frågor Inga övriga frågor fanns. 54 Nästa styrelsemöte 29-30 september Verksamhetsplanering Knivsta kommun 4 december Styrelsemöte SKL, Stockholm 55 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Lena Lundgren Namnförtydligande Annika Samuelsson