1(3) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Skolförvaltningen 2013-05-02 RS120426 Ann-Britt Jonasson 0340-480954 Regionstyrelsen Uppföljning 1, 2013 Skolförvaltningen Förslag till beslut Regionstyrelsen godkänner resultatet efter tre månader och lägger ärendet till handlingarna. Verksamhet måluppfyllelse Driftnämndens mål till skolförvaltningen Av alla elever som fullföljer sin utbildning vid folkhögskolornas allmänna linjer ska 80 procent nå grundläggande behörighet för att öka möjligheten till vidare utbildning Alla elever som fullföljer sin utbildning vid Naturbruk Halland och som vid påbörjad gymnasieutbildning hade grundläggande behörighet från grundskolan, ska efter genomförda studier erhålla godkänd gymnasieexamen Alla elever som fullföljer sin utbildning vid Naturbruk Halland och som vid påbörjad gymnasieutbildning inte hade grundläggande behörighet från grundskolan, ska efter genomförda studier minst 50 procent erhålla godkänd gymnasieexamen Aktivt medverka till att öka elevers och studerandes anställningsbarhet Påbörja planeringen för miljöcertifiering Medarbetarna ska uppleva Region Halland som en bra arbetsgivare Ekonomi i balans Verksamhetsmålen i driftnämndens mål bedöms i huvudsak uppnås. Målet med ekonomi i balans bedöms inte nås. Orsaken är omställningstiden vid uppsägning av personal med hänsyn till de allt mindre årskullarna av elever som påbörjar sina gymnasiestudier. Den procentuella andelen av möjliga sökanden från hela årskullen bedöms ligga i nivå med de närmast föregående åren. Ekonomi Sammanfattning Skolförvaltningen har från och med 2013 infört det nya ekonomisystemet Agresso. För närvarande pågår utbildning bland annat i rapportuttag. Budgeten är periodiserad med tolftedelar förutom personalkostnaderna där hänsyn tas till att semesteruttaget i huvudsak ligger under sommarmånaderna.
2(3 ) Resultatet är minus 6,0 mnkr efter tre månader. Intäkternas avvikelse är minus 5,2 mnkr, personalkostnadernas avvikelse är minus 3,5 mnkr och övriga kostnaders avvikelse är plus 3,1 mnkr. I kontoklass 8, intäkter och kostnader utanför verksamhetsresultatet, redovisas en avvikelse om minus 0,4 mnkr. Intäkternas avvikelse beror i huvudsak på eftersläpning av fakturering, att ersättningen för elevhemmens nettokostnader till naturbruksgymnasierna faktureras kommunerna i slutet av terminerna (efter beslut i RS den 6 februari) och att EUbidragen till naturbruksgymnasierna kommer i slutet av året. Anpassning av bemanningen vid naturbruksgymnasierna pågår. Personalkostnaderna kommer att vara för höga tills denna anpassning är genomförd. För helåret 2013 beräknas ett underskott på 4,5 mnkr. Detta innebär att åtgärdsplaner har bedömts kunnat verkställas med en effekt på 7 mnkr under 2013. Åtgärdsplan bifogas till denna rapport. Naturbruk Resultatet efter mars är -3,4 mnkr. Intäkterna är minus 3,1 mnkr. Personalkostnaderna är minus 2,3 mnkr och kostnaderna för material, tjänster och bidrag är plus 2,3 mnkr och kontoklass 8-0,3. Vid sammanställningen av 2013 års budget konstaterades att naturbruk saknade 9,8 mnkr. Anledningen är de allt mindre årskullarna av elever som påbörjar sina gymnasiestudier. Anpassningsåtgärder togs fram för att få en ekonomi i balans. Dessa åtgärder omfattar bland annat personalminskningar men kommer inte att få helårseffekt 2013. I januari månad konstaterades att elevunderlaget till höstterminen 2013 troligen blir ännu sämre än antagandet i slutet av 2012. Budgeten bedöms sakna totalt 11,5 mnkr 2013 för att vara i balans. För helåret 2013 beräknas ett underskott på 4,1 mnkr. Folkhögskolor Resultatet efter mars månad är -1,5 mnkr. Intäkterna är minus 0,5 mnkr. Personalkostnaderna är minus 1,0 mnkr. Anpassning av personalläget utifrån verksamhetens behov och ekonomiska förutsättningar kommer att göras under året. Ökade intäkter, utöver budget, kommer att kunna finansiera ökning av elevstödspersonal. Tjänsterna tillsätts med befintlig personal. Elevstödspersonal finansieras till 70 procent av specialpedagogiska myndigheten. Förstärkningsbidrag, utöver budget, från Folkbildningsrådet kommer att ge ytterligare intäkter på drygt 0,5 mnkr. Anledningen till att budget inte alltid stämmer överens med verkligheten är att förutsättningarna för verksamhetens bedrivande varierar kraftigt över tid med hänsyn till vilka kursdeltagare som antas till skolornas olika utbildningar.
3(3 ) För helåret 2013 beräknas ett underskott på 0,5 mnkr. Figur 1. Sammanfattning budget, ekonomiskt resultat och prognos för skolförvaltningen, mnkr. Bilagor Bilaga 1 Personal Bilaga 2 Åtgärdsplan Skolförvaltningen Torbjörn Svanberg Förvaltningschef
1(4) Monika Sjögren Personalstrateg 070-2131077 Datum 2013-04-10 Uppföljningsrapport 1, 2013, för Skolförvaltningen Sammanfattning Skolförvaltningen har 278 medarbetare med månadslön den 31 mars 2013. Efter tre månader så finns en budgetavvikelse på minus 3 528 tkr för personalkostnader. Skolförvaltningens totala sjukfrånvaro har ökat. Beräknat på de senaste 12 månaderna är sjukfrånvaron 4,70 procent 5,94 procent för kvinnor och 3,30 procent för män. Skolförvaltningen Inom Skolförvaltningen finns två folkhögskolor, Löftadalens folkhögskola och Katrinebergs folkhögskola samt de två naturbruksgymnasierna, Plönningegymnasiet och Munkagårdsgymnasiet. I början av 2013 har förhandlingar inletts med de fackliga organisationerna om övertalighet av personal inom Munkagårdsgymnasiet. Orsaken är en ansträngd ekonomisk situation samt det vikande elevunderlaget till utbildningarna. Under läsåret 2013/2014 slår Gy 11 igenom fullt ut vilket innebär att vissa kurser helt försvinner från kursplanen och andra förändras i sitt innehåll. Även på Plönningegymnasiet har förhandlingar genomförts om övertalighet på grund av avveckling av mjölkproduktion på skolan. Ytterligare anpassningar behöver göras. Personalstruktur Skolförvaltningen har 278 medarbetare med månadslön den 31 mars 2013. Av dessa var 178 kvinnor (64,0 procent) och 100 män (36,0 procent). 248 medarbetare är tillsvidareanställda och 30 medarbetare är visstidsanställda. Av de tillsvidareanställda kvinnorna arbetar 98 kvinnor heltid (61,3 procent) och 62 kvinnor deltid (38,7 procent). Av de tillsvidareanställda männen arbetar 92 män heltid (92.0 procent) och 7 män deltid (8,0 procent). Skolförvaltningen har en relativt låg andel kvinnor som arbetar heltid trots att samtliga medarbetare i Region Halland sedan 2011 har möjlighet att begära att få arbeta heltid. Men jämför man med föregående år har andelen kvinnor som arbetar heltid ökat med 4,5 procentenheter.
2(4) Tillsvidare Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Administration-Ledning 11 14 13 1 39 Ekonomi- och transportpersonal 15 4 21 40 Hälso- och sjukvård 2 2 Rehab/Paramedicin 3 3 Teknisk personal 7 23 1 2 33 Undervisande personal m.m. 62 40 25 4 131 Sum: 98 81 62 7 248 Visstidsanställda Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Administration-Ledning 1 1 Ekonomi- och transportpersonal 1 1 2 Teknisk personal 2 1 1 4 Undervisande personal m.m. 7 8 6 2 23 Sum: 9 10 9 2 30 Genomsnittligt antal anställda Genomsnittligt antal anställda under perioden 2012-04-01-2013-03-31 var 277 personer (249 tillsvidareanställda och 28 visstidsanställda). I sysselsättningsgrad motsvarar det 253 heltidstjänster. Rapporten som visar genomsnittligt anställda räknar antalet anställningsdagar och jämför det med antal dagar i perioden. Om perioden är 2012-01-01 2012-12-31 och en person har haft en anställning under perioden 2012-01-01 2012-01-31 får den personen 31/365 = 0,08. Rapporten körs på samtliga anställda med månadsanställning, både anställda tillsvidare och visstidsanställning. Snittanställda fördelar sig på utvalda grupper på följande sätt. Genomsnittligt anställda 2012-04-01 2013-03-31 K M Summa: Administration-Ledning 27,77 15,23 43,00 Ekonomi- och transportpersonal 39,96 5,83 45,19 HoS sjuksköterskor mfl 2,00 2,00 Rehab/Paramed 2,75 2,75 Teknisk personal 10,18 25,91 36,09 Undervisande personal m.m. 94,88 52,96 147,84 Summa: 176,94 99,94 276,88
3(4) Snittanställda per anställningstyp 2012-04-01-2013-03-31 Anställningstyp Antal snittanställda Motsvarande heltidstjänster Tillsvidare 249,16 229,20 Visstid 25,47 22,24 Övrigt 2,25 1,72 Totalt 276,88 253,17 Sjukfrånvaro under perioden 2012-04-01-2013-03-31 Den totala sjukfrånvaron under perioden är 4,70 procent. Sjukfrånvaron för kvinnor är 5,95 procent och 3,30 procent för män. Jämfört med motsvarande period 2012 har sjukfrånvaron ökat både för kvinnor och för män. Ökningen är 0,93 procentenheter för kvinnor och 0,16 procentenheter för män. Analys av orsak och kvalitetssäkring av siffrorna kommer att göras under våren. Sjukfrånvarons andel av arbetstiden totalt Kvinnor Orsaker Sjukfrånvaro timmar Procentandel Sjukfrånvaro 14882,1 5,94% Övrig tid 235780,71 94,06% Procentandel: 100,00% Män Orsaker Sjukfrånvaro timmar Procentandel Sjukfrånvaro 5031,68 3,30% Övrig tid 147418,32 96,70% Procentandel: 100,00% Tidsanvändning Antal närvarotimmar inom Skolförvaltningen under de senaste 12 månaderna är 339 374 timmar, vilket motsvarar 80,2 procent av den totala tiden arbetstiden. Antal frånvarotimmar är 83 970 timmar, vilket motsvarar 19,8 procent av den totala tiden. Totalt antal närvarotimmar under motsvarande period 2012 var 82,2 procent och frånvarotiden var 17,8 procent. Ökningen av frånvarotiden är ett resultat av den ökade sjukfrånvaron och en ökning av uttag av lagstadgad ledighet som t.ex. föräldraledighet och studieledighet. Mätperioden för denna rapport är 2012-03-01-2013-02-28 då registreringen släpar efter en månad.
4(4) Orsak - Huvudgrupp Arbetade timmar Procentandel Närvaro 336 858,61 79,57% Studier med lön/del av lön 2 515,07 0,59% Total närvaro 339 373,68 80,16% Semester 26 445,86 6,25% Sjukfrånvaro 17 813,17 4,21% Sjukersättning tillsvidare 1 416,36 0,33% Lagstadgad ledighet 13 975,74 3,30% Övrig ledighet/komp 23 634,23 5,58% Sjukersättning tidsbegränsad 684,25 0,16% Total frånvaro 83 969,61 19,84% Summa: 423 343,29 100,00% Timavlönade Under de senaste 12 månaderna har Skolförvaltningen haft timanställningar motsvarande 13,09 helårstjänster. Huvuddelen av dessa anställningar är inom personal inom ekonomi-transport samt teknisk personal. Ökningen från föregående år, 0,04 tjänst, är marginell. Mätperioden för denna rapport är 2012-03-01-2013-02-28 då registreringen släpar efter en månad. År Mån Arbetade timmar Timlön Tjänster 201203 970,84 0,55 201204 1 010,25 0,57 201205 1 268,74 0,72 201206 2 822,92 1,60 201207 3 497,00 1,99 201208 1 918,08 1,09 201209 1 468,17 0,83 201210 2 083,08 1,18 201211 1 642,50 0,93 201212 1 666,58 0,95 201301 3 260,00 1,85 201302 1 433,50 0,81 Summa: 23 041,66 13,09 Medarbetarenkäten Inom Skolförvaltningen har skolorna kommit olika långt i sitt arbete med sina handlingsplaner utifrån medarbetarenkäten. Inom vissa områden finns färdiga handlingsplaner och inom andra områden pågår arbete. Några av skolorna har tagit hjälp av avdelningen för arbetsmiljö i sitt arbete.
Bilaga 2 Åtgärdsplan 2013 Skolförvaltningen Region Halland Nr Åtgärd Beslut fattat Besparing Yttel int Fr o m Sannolikhet Effekt 2013 Utfall UR 1 1 Avveckling kostall 201212 1 000 000 201307 75% 750 000 2 Förs. av maskiner vid avveckling kostall 201303 150 000 201308 100% 150 000 3 Vinst vid förs av biogas Plönninge 201212 1 600 000 201307 100% 1 600 000 4 Uppsägning av leasingavtal maskiner 201303 150 000 201306 100% 150 000 5 Minskning av resurser till köket Mu 201212 100 000 201301 100% 100 000 6 Anpassning av bemanning 201212 4 935 000 201308 40% 1 963 000 7 Minskning av medel till läromedel 201212 150 000 201301 100% 150 000 8 Minskning av medel till marknadsföring 201212 500 000 201301 100% 500 000 9 Höjning av IKE med 2,31% i ställer för 1 % 201212 1 170 000 201301 100% 1 170 000 10 Överenskommelse m kommuner om ers f priv o yrkelev 201212 600 000 201308 100% 600 000 11 Lägre utfall löner nej 330 000 201304 50% 165 000 12 Besparing fortbildning nej 50 000 201307 50% 25 000 13 Ökad ersättning SPSM, mer än budget ja 317 000 201301 100% 317 000 14 Ers. F Studiemotiverade folkhögskolekurs, 30 deltagare ja 600 000 201301 75% 450 000 6 365 000 5 287 000 8 090 000-3 562 000 FC riskfaktor 1 000 000-4 562 000