Samlokalisering - erfarenheter

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Kultur och skola Bengt Everås Utvecklare Datum Diarienummer DNKS Driftnämnden kultur och skola Samlokalisering - erfarenheter Förslag till beslut Driftnämnden kultur och skola godkänner rapporten och överlämna underlaget till regionstyrelsen. Sammanfattning Samlokalisering av Region Hallands två naturbruksgymnasier pågick under tiden till Insamling av erfarenheter har skett via samtal med nyckelpersoner i arbetet med samlokaliseringen samt från dokumentation under den aktuella tiden. Uppfattningar om processen skiftar beroende på vem man frågar. Några gemensamma erfarenheter kan ändå dras. En lång avvecklingstid underlättar att hitta lösningar på övertalighet. En lång avvecklingstid är påfrestande för den minskande personalstyrkan som är kvar. Det är viktigt med en öppen och tydlig kommunikation kring alla led i samlokaliseringen. Det kan inte bli för mycket information. Bra att tidigt boka in många möten med de fackliga organisationerna. Viktigt att lägga extra omsorg om den personal som är kvar i en minskande organisation. Lägg stor energi på gemensamma kulturbyggande aktiviteter. Byte av förvaltningschef under tiden upplevdes som negativt. Den sammanhållande ledningen minskade. Värdefullt att ta hand om historien och att avsluta med en ceremoni. Bakgrund Regionstyrelsen beslutade att samlokalisera naturbruksgymnasierna i Region Halland. Beslutet innebar bland annat att Munkagårdsgymnasiet valdes som samlokaliseringsort och att skolförvaltningen lämnar Plönninge senast sommaren I Regionsstyrelsens uppdrag till nämnderna utifrån Mål & Budget 2016 uppdrogs Driftnämnden för kultur och skola att fullfölja beslutet och återrapportera de samlade erfarenheterna till Regionstyrelsen.

2 2(4) Insamling av erfarenheter Erfarenheter har samlats in via samtal med nyckelpersoner i arbetet med samlokalisering. Samtal har förts med Harriet Lindau, rektor på Plönningegymnasiet, Stefan Larsson, driftschef på Munkagårdsgymnasiet och Plönningegymnasiet, Anders Hallberg, ekonomichef på Naturbruk Halland, Monica Sjögren, personalstrateg på Kultur och skola, Dragica Grahovac, Lärarnas riksförbund och Torbjörn Svanberg, förvaltningschef på Skolförvaltningen fram till Information har också samlats in från dokumentation före och under processen. Protokoll från samverkansgrupp, information till elever och föräldrar, planer och specifika uppdrag. Tiden Den relativt långa tiden, från beslutet om samlokalisering till att skolförvaltningen lämnat Plönninge, har underlättat att lösa en del av övertaligheten. Det har funnits tid till att aktivt arbeta med att hitta lösningar. Tid har också funnits till att landa i beslutet. Det sista året har varit ett känslomässigt tungt och påfrestande för de som var kvar på Plönninge. En pågående tömning av lokaler, försäljning av utrustning och material, arbetskamrater som lämnar och en så liten grupp elever som är kvar skapar en svårhanterlig stämning. Tomma lokaler ger en ödslig atmosfär. Kommunikation Ett omfattande förarbete gjordes inför beslutet. En kommunikationsstrategi arbetades fram. Frågor och svar till elever och föräldrar fanns tillgängliga. Trots den omfattande kommunikationen finns det kritik för att man fått veta för lite och för sent och några kommunikationsmissar har också skett framförallt i genomförandets slutfas. Personal på Munkagårdsgymnasiet tog inte till sig informationen i samma utsträckning som personal på Plönningegymnasiet. Personal Tidigt började dialog med de fackliga organisationerna och flera tider bokades för förhandlingar och uppföljningar. De berörda fackliga organisationerna deltog samtidigt så att alla hade samma information. Det minskar ryktesspridning, är transparent och ökar trovärdigheten. Fyra större förhandlingar med uppföljningsmöten genomfördes uppdelade på personalkategorier

3 3(4) Maj 2014 Personal inom utbildningar Florist och Häst Okt 2014 Personal inom Häst, kök och städ Mars 2015 Gymnasielärare April 2015 Inför planerad organisation läsåret 16/17 på Munkagårdsgymnasiet Totalt konstaterades 34 övertaliga varav 16 fick ny tjänst inom Kultur och skola 4 fick ny tjänst inom Region Halland 3 sagt upp sig själva 11 blivit uppsagda Inga pensionslösningar genomfördes. En enkel enkät, Plönningebarometern, som gick ut till all personal på Plönninge genomfördes tre gånger under samlokaliseringstiden. Syftet var att läsa av stämningar och tidigt fånga upp eventuella problem. Stor omsorg lades på Plönninge att all personal träffades dagligen. Gemensam förmiddagsfika infördes där alla blev sedda. Företagshälsovården var inkopplad tidigt dit alla hade möjlighet att vid behov vända sig. Mjuka värden Begreppet samlokalisering uppfattades inledningsvis som att två enheter skall slås samman till en. I realiteten blev det en nedläggning av Plönningegymnasiet och en flytt av utbildningar, delar av personalen och lite material till Munkagårdsgymnasiet. Det som inte går att flytta med är den arbetskultur som uppstått på en arbetsplats. Det som ibland beskrivs som att det sitter i väggarna. Kulturfrågorna uppmärksammades redan inledningsvis och formulerades i uppdrag. Trots det blev det ett område där man inte nådde ända fram Flera återkommer till vikten av att ta hand om de mjuka värdena. Det kan vara omsorg om personal som är kvar, att gå försiktigt fram, kontra den rationalitet som ändå krävs. Genomföra kulturbyggande av de två samlokaliserade skolorna med ett gemensamt mål- och visionsarbete. Ledning När beslutet var fattat fick alla berörda chefer olika uppdrag som återrapporterades till förvaltningschefen. Den sammanhållande kraften minskade i och med skiftet av förvaltningschef och sammanslagning med Kultur i Halland. En del kommunikationsmissar och krockar mellan de olika uppdragen hade troligtvis

4 4(4) undvikits med bibehållen övergripande ledning. Komplexiteten ökade också då det var flera förvaltningar och huvudmän som hade aktiviteter på skolan. Slutceremoni Den 8 juni 2016 hölls en värdig avslutningsceremoni. En hyllning till den skolverksamhet som bedrivits på Plönninge under 69 år samt en framåtblick mot Region Hallands fortsatta verksamhet på området kopplat till Tillväxtstrategin för Halland Historien har bevarats genom skrift om Plönningeskolorna med titeln Det blåser en vind från Västerhav. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Kultur och skola Eva Nyhammar Förvaltningschef Bengt Everås Utvecklare Bilagor Ekonomisk rapport den 7 oktober 2016 Styrelsens/nämndens beslut delges Regionstyrelsen

5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Kultur och skola Stefan Larsson Driftschef Datum Diarienummer DNKS Driftnämnden kultur och skola Samlokaliseringen ekonomisk rapport Sammanfattning Sedan beslutet i april 2014 har vi arbetat med att stänga ner skolverksamheten på Plönninge i olika etapper. Från januari 2015 har vi en ansvarsenhet där vi har lagt alla kostnader och intäkter kopplade till samlokaliseringe på. Det som inte blivit bokfört där är egen personal och vissa kostnader och intäkter som ligger på driftsenheterna. Det totala resultatet på samlokaliseringen till och med december 2016 bli ca kr om vi inte får betalt för inventarierna på Plönninge utav regionskontoret. Nedan har jag sammanställt kostnader och intäkter som är av större betydelse. Hyreskostnaden är inte medräknad i sammanställningen Hyra för lokaler Tidigt gjorde vi en översyn över vilka byggnader vi behövde använda för att skolverksamheten skulle kunna fortsätta utan att kvaliteten skulle försämras på undervisningen. Ladugården, två bostadshus, garage och biogas huset var uppsagda sedan tidigare under Dessa lämnades tillbaka den 31 augusti Under våren 2014 arbetade vi med en kartläggning och anpassning av undervisningen under året för att kunna lämna ytterligare lokaler vid årsskiftet 2014/2015. Detta gjorde att vi lämnade ett ridhus och huvudbyggnaden på Fjällargård. Även undervisningslokal och elevhem på skog samt ytterligare 3 fristående elevhem lämnades vid detta tillfälle. Under hösten 2014 tittade vi över hur vi skulle organisera verksamheten sista läsåret. Vårt mål vara att ha så få byggnader som möjligt, både för att sänka kostnaden och att det inte skulle kännas för tomt för elever och personal. Detta var något som många upplevde ändå under sista läsåret. De lokaler som lämnades den 30 juni

6 2(4) 2015 var både driftsbyggnader, undervisningslokaler och elevhem. Resten av lokalerna var kvar till den 30 juni Den gradvisa uppsägningen av lokaler innebar stora besparingar som kom verksamheten tillgodo. Hyresutveckling kr kr kr kr halvår Försäljning och utrymning Kostnaderna är sammaställda för 2015 och 2016 års siffror då vi under 2014 inte särredovisade de kostnader vi hade. Endast mindre försäljning av material skedde under Samtidigt som vi planerade undervisningen efter vilka lokaler vi skulle behålla påbörjades också en översikt av vilken utrustning som skulle finnas kvar för undervisningen på Plönninge. Det som inte behövdes på Plönninge flyttades efterhand till Munkagård. Det som inte behövdes där heller såldes eller slängdes. Till all försäljning av både stort som smått har vi använt webbauktioner som sköts av Toveks auktioner. Att vi valde en extern part till detta hade flera skäl. Vi når en stor marknad och vi slipper ifrån mycket av hanteringen kring försäljningen. Det gör också att alla har samma möjlighet att inhandla skolans utrustning. Även en del material från Munkagård har sålds via dessa auktioner. Det som inte sålds via auktioner är hästar och sadlar. Vad gäller hästarna har de enbart sålds till kända köpare. Totalt har försäljningen gått bra av både utrustning och djur, vi hade en osåld häst när vi lämnade Plönninge men den har sålts under sommaren. På Plönninge lämnades en del utrustning och inventarier kvar, detta gjordes efter överenskommelse med Regionsfastigheter, senare under 2016 även med Regionskontoret. Det som lämnades kvar var sådant som skulle komma till nytta i den fortsatta verksamheten på Plönninge. Till Halmstads kommun har vi sålt inventarier för ca kr och då är det både till flyktingförläggningen och till skolverksamheten som bedrivs där idag.

7 3(4) Idag har vi inte gjort affären klar med regionskontoret då vi har olika uppfattning kring ägarfrågan av inventarierna. Detta handlar om ca kr på de inventarier vi lämnat kvar på Plönninge Direktiven på vad som skulle lämnas kvar har ändrats under tiden, från början skulle alla lokaler tömmas till att vi skulle lämna kvar för att inte försvåra en eventuell försäljning eller uthyrning. Den totala försäljningen Via Toveks kr kr kr kr Totalt kr kr Av detta avgår arvode till Toveks på kr. Det fanns även bokfört värde kvar på en del inventarier som är sålda och som skrevs av inför uppföljning två 2016 på totalt som belastar försäljningen. I ovanstående försäljningsvärde ingår inte hästar och förnödenheter som har ett bokfört lagervärde och som skrivs ner i bokslut 2016, detta påverkar inte samlokaliserings resultat. Personal De som arbetat med avvecklingen och flytten till Munkagård är dels vår egen personal som delvis blivit tillgängliga för arbetsuppgifter efter hand som verksamheten på Plönninge har minskat. Det egna arbetet har vi uppskattat till ca kr under 2015 och Förutom dem har vi tagit in en del timpersonal för totalt kr framför allt till städning men den största hjälpen har vi haft av Farmartjänst. Farmartjänst har totalt fakturerat oss kr under 2015 och Frakt och sophämtning/destruktion har under sammatid kostat kr. Sedan finns det en del mindre kostnader kopplade till samlokaliseringen. Den personal som i samlokalisering får byta arbetsplats får ersättning för resor under sex månader och de som i Region Halland erhåller ett annat arbete kompenseras för eventuellt lägre lön under två års tid. Kostnaderna för omplacerad personal uppgår under 2015 till kr och hittills under 2016 till och med september till kr. Denna summa kommer att öka under året med

8 4(4) ca kr och vi belastas fram till juli 2018 för en del av personalen som blivit omplacerad. Dessa kostnader är i dag svår uppskattade. Investeringar De investeringar som har behövts göras på Munkagård för att ta i mot elever från Plönninge är framförallt i en hundanläggning bestående av nybygge av hundstall och ombyggnad av växthus till träningslokal. Dessa byggnader är inte idag färdigställda så kostnaderna går ej att redovisa. Stefan Larsson Driftchef