Granskning av intern kontroll vid naturbruksgymnasierna

Transkript

1 Rebecca Andersson Revisionskonsult Kerstin Sikander Cert. kommunal revisor Granskning av intern kontroll vid naturbruksgymnasierna Region Halland

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och avgränsning Revisionskriterier Avgränsning Metod Resultat av granskningen Styrdokument/riktlinjer/reglemente Rutiner Försäljning Attest av leverantörsfakturor Kontrollaktiviter Stickprov Vidtagna åtgärder med anledning av påvisade brister i drivmedelshanteringen Revisionell bedömning... 8 Region Halland

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Region Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid naturbruksgymnasierna med avseende på inköp och försäljning. Granskningen har även innefattat att följa upp vilka åtgärder som vidtagits med anledning av en tidigare genomförd internkontrollgranskning som visade på brister i drivmedelshanteringen. Efter genomförd granskning ger vi våra sammanfattande slutsatser samt bedömningar utifrån kontrollmålen enligt nedan. Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att Regionstyrelsen inte fullt ut har säkerställt den interna kontrollen avseende inköp och försäljning. Granskningen har visat att det finns förbättringsområden. Det finns exempel på riktlinjer som inte följs och rutinbeskrivningar som är inaktuella. Regionstyrelsen har inte vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av tidigare påtalade brister i drivmedelshanteringen. En dokumenterad rutinbeskrivning som är ändamålsenlig har upprättats inom förvaltningen men denna följs inte. Tillämpade attestrutiner för leverantörsfakturor bedöms ge förutsättningar för god intern kontroll. Det finns inbyggda kontroller i Agresso vilka säkerställer att bara personer med behörighet kan attestera. Det förutsätter dock att rutiner för löpande uppdatering av registrerade attestanter i Agresso fungerar. Vi anser att det ska finnas dokumenterade riktlinjer för prissättning när det gäller försäljning av varor och tjänster som inte har ett givet pris enligt prislista eller avtal. Riktlinjer för prissättning saknas idag. Att dokumentera riktlinjer för prissättning är, förutom att det stärker den interna kontrollen, även viktig vid försäljning inom områden som kan omfattas av reglerna i konkurrenslagstiftningen. Det gäller försäljning av egna produkter och tjänster till andra näringsidkare eller privatpersoner. Vi vill påtala att konkurrenslagen sedan 1/ utökats när det gäller möjligheten att pröva konkurrensproblem som kan uppkomma när staten, en kommun eller landsting säljer varor och tjänster på marknaden i konkurrens med andra företag. Vidare anser vi att faktureringsunderlag vid försäljning till bedömt marknadspris bör attesteras av två personer. Betalningsbevakningen vad gäller kundfakturor bedöms tillräcklig. I granskningen har vi noterat att ett nyttjanderättsavtal för stentäkt som är tecknat år 1994 ligger till grund för försäljningspriset av sten. Vi vill uppmärksamma att det kan finnas skäl att göra en översyn av ett så gammalt avtal. Bristerna som uppmärksammades i 2009 års granskning av drivmedelshanteringen kvarstår, då upprättad rutinbeskrivning inte efterlevs. Region Halland 1 av 9

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Den interna kontrollen är en del av regionens övergripande styrsystem för att följa upp verksamhet och ekonomi. Syftet med den interna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks, att resurser nyttjas effektivt att den finansiella rapporteringen är tillförlitlig och att lagar och regelverk efterlevs. Regionstyrelsen har ett tydligt ansvar för uppföljning av den interna kontrollen genom kravet på uppsikt. Revisorerna ska pröva om den interna kontrollen är tillräcklig. Denna granskning inriktas på intern kontroll med avseende på inköp och försäljning. I granskningen ingår även att göra en uppföljning av en tidigare genomförd granskning, Granskning av kontanthantering Denna granskning visade på brister i drivmedelshanteringen. Syftet med granskningen är att bedöma den interna kontrollen avseende inköp och försäljning samt att följa upp vilka åtgärder som regionstyrelsen vidtagit med anledning av tidigare genomförd granskning. Ansvarig nämnd är regionstyrelsen Revisionsfråga och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har regionstyrelsen säkerställt den interna kontrollen avseende inköp och försäljning vid naturbruksgymnasierna samt vidtagit åtgärder med anledning av tidigare genomförd granskning? Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de normer eller bedömningsgrunder som utgör underlag för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan ofta hämtas från författningar och förarbeten, interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. De kan också ha sin grund i jämförbar praxis. Revisionskriterier som använts i denna granskning är: Regionstyrelsens ansvar för intern kontroll enligt kommunallagen Regionens anvisningar avseende inköp och försäljning Vedertaga principer för vad som kännetecknar god intern kontroll Med utgångspunkt från dessa har följande kontrollområden formulerats: Det finns aktuella styrdokument och tillämpade rutiner för hur inköp och försäljning av varor och tjänster ska gå till. Region Halland 2 av 9

5 Regionstyrelsen har säkerställt att styrdokumenten efterlevs. Regionstyrelsen har säkerställt att alla utförda tjänster och levererade varor faktureras. Fakturaunderlag baseras på överenskomna villkor. Det sker tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. Attest av leverantörsfakturor sker på ett ändamålsenligt sätt. Regionstyrelsen har vidtagit åtgärder med anledning av påvisade brister i drivmedelshanteringen i tidigare genomförd granskning Avgränsning Granskningen avgränsas till att avse externa inköp och försäljningar gjorda under perioden 1 jan juli Metod Granskningen har skett genom intervjuer, granskning av styrdokument och rutinbeskrivningar. Vi har genomfört intervjuer med följande personer: Anders Hallberg, ekonomichef vid skolförvaltningen Roland Bertilsson, ansvarig för teknik Ingela Harrysson, administrativ assistent Yvonne Johansson, administrativ assistent Ann-Britt Jonasson, ekonom Vi har verifierat granskningen genom stickprov av 30 utvalda poster på genomförda inköp och försäljningar. Urvalet har skett så att alla verksamheter ingår. Rapporten är sakavstämd av berörda tjänstemän. Region Halland 3 av 9

6 3. Resultat av granskningen 3.1. Styrdokument/riktlinjer/reglemente Regionens riktlinjer för arbetet med intern kontroll finns dokumenterat i reglementet för intern kontroll med tillämpningsanvisningar. Reglementet är fastställt av regionfullmäktige (2006). I reglementet anges att varje nämnd årligen ska anta en särskild plan med aktiviteter för uppföljning av den interna kontrollen inom den egna verksamheten. Regionstyrelsen är den nämnd som har ansvaret att utforma en god intern kontroll för skolförvaltningen. Internkontrollplan 2012 avseende skolförvaltningen antogs av Regionstyrelsen i mars 2012 och avrapporterades i februari Internkontrollplan för 2013 har fastställts av förvaltningschefen ( ). Regionens ekonomiadministrativa rutiner finns dokumenterade på intranätet Lina, dels i Ekonomhandboken och dels under rubriken Agresso nytt ekonomisystem. I samband med införandet av Agresso har rutinbeskrivningar uppdaterats. Det kvartstår dock en hel del arbete med att gå igenom och uppdatera rutinbeskrivningar. Exempel på dokumenterade rutiner som berör inköp och försäljning är: Fakturering externt ( ) Beslutsattestera i Agresso ( ) Att kontera i Agresso ( ) Att leveransgodkänna i Agresso ( ) Skolförvaltningen har även upprättat rutinbeskrivningar och anvisningar specifikt för den egna verksamheten. Som exempel kan nämnas: Beställning, inköp och betalning ( ) Regler för nyttjande av skolornas utrustning, lån eller hyra av skolornas material och lokaler samt nyttjande av resurser på Fjellaregård. ( ) Kontroll av tankningar på Plönninge ( ) Vid utebliven betalning av hyra vid elevhem ( ) Rutinbeskrivning vid leveransgodkännande/kontering i Agresso ( ) Dokumenten finns tillgängliga på skolornas server. I delegationsordning (RS ) framgår att inköp av maskiner och inventarier upp till 1 mnkr ska beslutas av förvaltningschef. Kassation eller försäljning av material i skola ska beslutas av förvaltningschefen eller vidaredelegeras till rektor. Region Halland 4 av 9

7 Vidare ska förvaltningschefen fastställa priser vid uthyrning av lokaler samt för kost och logi. Även detta beslut kan delegeras vidare till rektor Rutiner Försäljning Vid naturbruksgymnasierna förekommer olika typer av försäljning till företag, privatpersoner och personal. Försäljning sker både internt och externt. Tabellen nedan visar budget 2013 för konton som avser extern försäljning av varor och tjänster. Konto Budget 2013 Munkagård Budget 2013 Plönninge Budget 2013 Total 330 Försäljning undervisningsmaterial Utbildningstjänster personal Växtproduktion Djurproduktion Övrig Försäljning övriga egna produkter Kost Övrig försäljning material och varor Försäljning av utrangerat material Summa Försäljning av produkter inom djurproduktion står för mer än hälften av all försäljning. Störst är försäljning av mjölk med en budget på tkr samt försäljning av smågrisar med en budget på tkr. Sedan 15 juli 2013 finns ingen mjölkproduktion vid Plönninge. Det förekommer även viss försäljning av livdjur. Inom växtproduktion sker försäljning av ensilage, spannmål och halm. Blommor och grönsaker säljs inom trädgårdsproduktionen. Övrig försäljning är tjänster inom skogsplantering, utbildningstjänster samt försäljning av sten. Naturbruksgymnasiet har en intention att försäljning av varor och tjänster ska ske till marknadspris. Undantaget är försäljning av vissa hemmaproducerade produkter som exempelvis krukväxter, blommor och grönsaker samt elevarbeten. Dessa produkter säljs under marknadspris. Prisöverenskommelser vid försäljning sköts av de personer som är ansvariga för respektive verksamhet. Således är det ladugårdsförman eller stallförman som sätter priser vid försäljning av levande djur. Vid försäljning av begagnade fordon, maskiner och verktyg är det driftchefen som sätter priser. Egen erfarenhet och benchmarking är oftast grund för prissättning. Extern värdering kan komma ifråga och användes exempelvis när mjölkkor avyttrades i samband med nedläggning av mjölkproduktionen i Plönninge. Fakturaunderlaget utgörs vanligtvis av numrerad följesedel med uppgifter om kunden, varuslag, kvantitet och pris samt datum för utleverans. Fakturaunderlag signeras av den person som levererat varan och lämnas till ekonomifunktionen som sedan sköter faktureringen. Ekonomifunktionen bevakar även inbetalningar av kundfordringar. Rutinerna för fakturering och betalningsuppföljning uppges fungera bra. Sedan 1 augusti 2013 förekommer ingen betalning med kontanter vid natur- Region Halland 5 av 9

8 bruksgymnasierna. All betalning sker med kort eller mot faktura. Av skolorna är det endast Katrinebergs Folkhögskola som hanterar kontanter Attest av leverantörsfakturor Obligatoriska åtgärder på varje faktura är attest för leveransgodkännande, kontering och beslutsattest. Minst två personer ska oberoende av varandra godkänna transaktionen Samma person kan attestera för leveransgodkännande och kontering. Antal personer som kan göra beställningar har begränsats under 2013 genom att rektor har utsett en person per arbetslag som sköter inköp. Antal med behörighet att beslutsattestera är vid tidpunkten för granskningen fyra personer Kontrollaktiviter I internkontrollplanen 2012 ingår ett kontrollmoment som är relevant inom ramen för den här granskningen, betalning till leverantör. Kontrollmomentet innebar att kontrollera att betalning av leverantörsfakturor sker i enlighet med fastställd utbetalningsrutin, dvs i normalfall 30 dagar efter ankomstdag. I stickprovet ingick 77 fakturor. Resultatet visade på att flertalet fakturor betalades 3-10 dagar efter förfallodagen, vilket medfört påminnelseavgift på nästa faktura. Uppföljningsrapporten som behandlats i regionstyrelsen (RS ) föreslår åtgärder för att bättre klara betalning i rätt tid års plan innehåller inga kontrollmoment avseende ekonomiadministrativa rutiner. I Agresso krävs att minst två personer godkänner en leverantörsfaktura. För att förhindra att samma person leveransgodkänner och beslutsattesterar en faktura måste alla beslutsattestanter vara kopplade till en arbetsledare. Arbetsledaren träder automatiskt in som beslutsattestant om en faktura är leveransgodkänd av beslutsattestanten på den organisationsenhet fakturan är konterad på. Ekonomifunktionen följer löpande upp betalningar av kund- och hyresfordringar ca 1-2 gånger /vecka. Påminnelse om betalning skickas av regionkontoret efter begäran från ekonomifunktionen. I Agresso har inte funktionen med automatisk påminnelse kommit igång. Obetalda fakturor skickas till inkasso på efter beslut av ekonomichefen. Vid utebliven betalning av hyra vid elevhem tas alltid kontakt med hemmet efter ca fem dagar. Överenskommelser med vårdnadshavare om avbetalningsplaner förekommer. Månadsrapporteringen fungerar som en rimlighetskontroll av inköp och försäljningar. Avvikelser mot förväntade kostnader och intäkter följs upp Stickprov Vi har kontrollerat externa inköp och försäljningar under perioden 1 jan juli Urvalet består av 30 stickprov. Region Halland 6 av 9

9 I stickprovskontroll av attester (10 st) gällande externa inköp visar samtliga stickprov att de personer som attesterar har rätt behörighet enligt attestordning samt att attestrutinerna följs. Stickprovskotroll av faktureringsunderlag (20 st) gällande externa försäljningar visar på god följsamhet till regionens riktlinjer för extern fakturering. Vi konstaterar att det saknas dokumenterade beslut om försäljning av material som enligt delegationsordning ska fattas av förvaltningschef eller rektor Vidtagna åtgärder med anledning av påvisade brister i drivmedelshanteringen Vid en granskning om kontanthantering som genomfördes 2009 påtalade revisorerna bristande rutiner för uppföljning av tankning i egna pumpar på Plönningegymnasiet. Förvaltningen har efter granskningen fastställt en rutinbeskrivning för kontroll av tankningar ( ). Rutinbeskrivningen anger att transaktionsrapport och standardrapport ska tas fram varje månad och beslutsattesteras samt att körstäcka i förhållande till tankad volym ska kontrolleras genom stickprov. Vid intervjuerna konstateras att rutinbeskrivningen inte tillämpas. Viss kontroll av tankning sker genom att personer som nyttjar fordon har kort med personlig kod. Vid tankning måste fordonets registreringsnummer, mätarställning samt personlig kod anges. Region Halland 7 av 9

10 4. Revisionell bedömning Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att Regionstyrelsen inte fullt ut har säkerställt den interna kontrollen avseende inköp och försäljning. Granskningen har visat att det finns förbättringsområden. Det finns exempel på riktlinjer som inte följs och rutinbeskrivningar som är inaktuella. Regionstyrelsen har inte vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av tidigare påtalade brister i drivmedelshanteringen. En dokumenterad rutinbeskrivning som är ändamålsenlig har upprättats inom förvaltningen men denna följs inte. Tillämpade attestrutiner för leverantörsfakturor bedöms ge förutsättningar för god intern kontroll. Det finns inbyggda kontroller i Agresso vilka säkerställer att bara personer med behörighet kan attestera. Det förutsätter dock att rutiner för löpande uppdatering av registrerade attestanter i Agresso fungerar. Vi anser att det ska finnas dokumenterade riktlinjer för prissättning när det gäller försäljning av varor och tjänster som inte har ett givet pris enligt prislista eller avtal. Riktlinjer för prissättning saknas idag. Att dokumentera riktlinjer för prissättning är, förutom att det stärker den interna kontrollen, även viktig vid försäljning inom områden som kan omfattas av reglerna i konkurrenslagstiftningen. Det gäller försäljning av egna produkter och tjänster till andra näringsidkare eller privatpersoner. Vi vill påtala att konkurrenslagen sedan 1/ utökats när det gäller möjligheten att pröva konkurrensproblem som kan uppkomma när staten, en kommun eller landsting säljer varor och tjänster på marknaden i konkurrens med andra företag. Vidare anser vi att faktureringsunderlag vid försäljning till bedömt marknadspris bör attesteras av två personer. Betalningsbevakningen vad gäller kundfakturor bedöms tillräcklig. I granskningen har vi noterat att ett nyttjanderättsavtal för stentäkt som är tecknat år 1994 ligger till grund för försäljningspriset av sten. Vi vill uppmärksamma att det kan finnas skäl att göra en översyn av ett så gammalt avtal. Bristerna som uppmärksammades i 2009 års granskning av drivmedelshanteringen kvarstår, då upprättad rutinbeskrivning inte efterlevs. Vi ger följande förslag till fortsatt utveckling: Dokumentera riktlinjer för prissättning av varor och tjänster. Kommunicera och förankra dessa i syfte att uppnå en enhetlig tillämpning. Region Halland 8 av 9

11 Förvaltningen bör följa upp att fastställda riktlinjer och rutiner efterlevs, exempelvis genom att kontrollmoment kring inköp och försäljning införs i den årliga internkontrollplanen. Kerstin Sikander Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Region Halland 9 av 9