SIPU International AB Praktikplats: SIPU International AB Adress: Dalagatan 7, 111 23 Stockholm Längd och omfång: 3 september 18 januari 2013, heltid 20 veckor Handledare: Therese Andersson Tel: 08 693 06 33 E mail: therese.andersson@sipu.se Allmän presentation av SIPU International SIPU grundades ursprungligen år 1979 som en svensk statlig myndighet (Statens institut för personalutveckling) med fokus på offentlig förvaltning och har dess har genomgått en rad olika förändringar. 1992 lades myndigheten SIPU ner och en grupp privatägda bolag bildades. Den svenska kursverksamheten fortsatte att bedrivas genom SIPU Förvalningsutveckling och SIPU International som blev en konsultfirma med fokus på att bygga kompetens och främja institutionell utveckling i transitons och utvecklingsländer. Internationellt är SIPU känt som Swedish Institute for Public Administration, vilket bättre beskriver SIPU:s arbete idag. SIPU International har sedan 2007 varit del av det finska bolaget FCG Group och år 2010 förvärvades även den svenska kursverksamheten av SIPU International. Idag arbetar företaget med konsult och utbildningsuppdrag i Sverige, Europa, Asien, Afrika och Sydamerika. SIPU:s internationella verksamhet omfattar kapacitetsbyggande och institutionell utveckling i utvecklings och transitionsländer. Det arbetar ca 35 personer på SIPU:s huvudkontor i Stockholm uppdelade på två avdelningar: Training Programmes (TP) och Development Consulting (DC). Många av dem som arbetar på SIPU idag är i grunden statsvetare, socionomer, nationalekonomer, samhällsplanerare etc. Utöver dessa anlitar SIPU lokala konsulter och inhemska experter i de länder där man utför uppdrag. Min position och arbetsuppgifter inom företaget Avdelningen Training Programmes (TP), där jag har praktiserat är uppdelad i svensk kursverksamhet (KV) och internationell kursverksamhet. Jag har arbetat med den internationella kursverksamheten där fokus ligger på Sidas internationella training programmes (ITP). ITP programmen finansieras av Sida och är en del av det svenska biståndet till utvecklings och transitionsländer. Det sker en upphandlingsprocess för varje ITP program där Sida som uppdragsgivare granskar inkomna anbud och det vinnande anbudet får genomföra uppdraget. SIPU genomför idag fem olika ITP program inom fokusområdena miljö, lokal demokrati, privatsektorutveckling, mänskliga rättigheter och genus. Ett ITP program innebär vanligtvis att en grupp utvalda deltagare från utvecklingsländer ingår i ett projekt som genom utbildning, i Sverige och deras hemländer, ska stärka deltagarnas kompetens inom ett specifikt ämne och stödja dem i genomförandet av ett förändringsprojekt i sitt hemland. Mina arbetsuppgifter med ITP programmen har främst varit administrativa, men i övrigt väldigt varierande. Jag har även erhållit erfarenhet av att arbeta med grupper från utvecklingsländer, hjälpt till vid studiebesök och gjort anbudsarbete för nya potentiella uppdrag.
Sammanfattning av mina erfarenheter av praktikperioden Under min praktik på SIPU International har jag breddat min förståelse för det praktiska arbetet kring internationellt utvecklingssamarbete. Jag har arbetat med genomförande och förberedelse av tre olika ITP program och därmed fått god insikt i hur det praktiska arbetet med dessa program ser ut. Jag har även fått använda mina språkkunskaper i ryska och engelska och gjort mycket administrativt arbete kopplat till de olika programmen. Min huvudsakliga arbetsuppgift har varit att arbeta med TP:s största ITP program Private Sector Development. Målet med programmet är att bidra till ekonomisk tillväxt genom insatser som främjar en sund och hållbar privatsektor, bättre fungerande marknader och ökad integration i världshandeln i målgruppsländerna. Mina arbetsuppgifter har varit att utveckla ett arbetsdokument som ger en överblick över arbetsbelastningen i programmet, anpassa utvärderingar, utveckla hemsidan för ITP PSD, samt att arbeta i Sidas ITP plattform. Då SIPU:s ITP uppdrag löper parallellt med varandra har jag genom att delta under olika faser i tre olika ITP program varit med i alla fem delar som utgör en s.k. programcykel. Detta innebär att jag fått förbereda, genomföra och utvärdera denna verksamhet något som har varit mycket lärorikt och gett mig en bra helhetsbild av hur det är att arbeta med denna typ av utbildningsverksamhet. Under tre veckor i september månad var jag delaktig under en s.k. Sverigefas i ett ITP program mot miljö med EU fokus på Naturvårdsverket. Sverigefasen är den mest intensiva utbildningsperioden i ett ITPprogram och innebär ca tre veckors utbildning i Sverige med seminarium, studiebesök och heldagar där deltagarna fördjupar sig i programmets fokusområde och utvecklar sina individuella förändringsprojekt. För mig var det lärorikt att delta i kursen för att själv uppleva vad en Sverigefas innebär för deltagarna i praktiken. Extra roligt var att deltagarna i detta program var från Östeuropa och att mina kunskaper i ryska därmed kom till användning. Under min praktikperiod fick jag även en inblick i offentliga upphandlingar och erfarenhet av att arbeta med anbud. Under november fördjupade jag mig i anbudsprocessen för ett ITP uppdrag då jag tillsammans med en kollega sammanfattade ett svar på en avropsförfrågan till Svenska Institutet för ett ITP program för kvinnliga sociala entreprenörer i MENA regionen 1. Perioden då vi sammanfattade avropssvaret var kort, men mycket intensiv och det var väldigt utvecklande att sätta sig in i anbudsprocessen eftersom det är där som SIPU:s arbete med ITP programmen egentligen startar. Detta var en av höjdpunkterna under praktiken eftersom jag lärde mig väldigt mycket på kort tid och det var extra kul att vi sedan faktiskt vann det här uppdraget. Utöver mina ordinarie uppgifter på TP har jag medverkat vid två studiebesök från Vitryssland som arrangerades på en annan avdelning under oktober månad. Här har jag varit en högt värderad resurs eftersom jag talar flytande ryska, vilket ofta har varit till stor hjälp såväl socialt som praktiskt och uppskattats av både kollegor och besökare. Under terminens gång har jag även hjälpt den svenska kursverksamheten med administrativa uppgifter och närvarat på ett antal av deras kurser. Min praktikperiod på SIPU har varit väldigt utvecklande, tidvis mkt intensiv och framför allt väldigt rolig. Kollegorna på SIPU har varit otroligt stöttande och positiva vilket gjorde att man snabbt trivdes på arbetsplatsen. 1 MENA regionen = Mellanöstern och Nordafrika
Praktikplatsen ur ett statsvetenskapligt perspektiv Bakgrund Som en avslutande del i vissa ITP program anordnar SIPU nationella tvådagars seminarium där deltagarna presenterar resultaten av sina projekt och får möjlighet att stärka de egna nätverken. Syftet är huvudsakligen att följa upp deltagarnas förändringsprojekt och se hur väl dessa har integrerats i den egna organisationen. Seminariet ska även fungera som en plattform där deltagarna kan skapa nätverk i sina hemländer vilket är tänkt att ge ITP programmet ett mervärde. Inbjudan till In Country seminarium skickas ut till alla deltagare i landet, deras supervisors/handledare, samt till deltagare från samma land som varit med i programmets tidigare omgångar. Problemet är att det funnits en viss tendens till dålig uppslutning på dessa In Country seminarium, både vad gäller deltagare från den aktuella programomgången och deltagare som varit med i tidigare programomgångar och bjuds in för att närvara den under dag två. Då seminarium av detta slag är såväl kostsamma som resurskrävande är det relevant att utreda vad de egentligen ger deltagarna, samt vad de bidrar till i termer av resultat och måluppfyllelse för programmet, och därmed utvärdera värdet av dessa för såväl deltagare som svenskt biståndsmedel. Syfte Med ovanstående som bakgrund är mitt syfte är att undersöka dessa In Country seminarium, i ITPprogrammet Human Rights towards Gender Equality riktat mot MENA regionen 2, med fokus på effektivitet och måluppfyllelse. Frågeställningar Metod 1. Har In Country seminarierna fyllt sitt huvudsakliga syfte i praktiken? 2. Är In Country seminarium rätt medel för att a) följa upp resultatet av deltagarnas förändringsprojekt och b) nå målet om nätverksskapande? 3. I min undersökning har jag använt mig av Peter Gorpes Målanalys. Med hjälp av denna analysmetod är det möjligt att bryta ner en organisations verksamhet i mål och medel för att undersöka kopplingen dem emellan är effektiv. Om målet är att i en slutfas av ett ITP program följa upp deltagarnas projekt och underlätta för dem att skapa nätverk i sina hemländer är In Country seminarium då det rätta medlet för att uppnå dessa mål? Genom att ställa frågan Varför arbetar SIPU med denna verksamhet och på vilket sätt bidrar den till att målen uppfylls? är min ambition att undersöka behovet och nyttan av In Country seminarium kopplade till ITP programmet Gender MENA. 3 2 MENA regionen = Mellanöstern och Nordafrika 3 Gorpe, P. (1980), s. 137
Datainsamling Jag har gjort en dokumentstudie av två verksamhetsberättelser, en årsrapport för ITP Gender MENA, samt de interna utvärderingar som finns av In Country seminarium för programmets tre omgångar. Detta har kompletterats med kvalitativa intervjuer med tre personer som arbetat som facilitatorer under ett, respektive flera, In Country seminarier för ITP Gender MENA. Intervjupersonerna bestod av en kvinna, samt två män. Två av intervjupersonerna arbetar på SIPU Internationals avdelning Training Programmes och en är en extern konsult som SIPU samarbetat med i flera år. Kort om ITP Human Rights Towards Gender Equality MENA ITP Human Rights Towards Gender Equality MENA är ett SIDA finansierat utbildningsprogram, med fokus på gender, som riktar sig till länderna i MENA regionen. Programmet genomförs av SIPU International i samarbete med Uppsala Universitet och består av fyra veckors utbildning i Sverige, en veckas uppföljning i ett av deltagarländerna, samt ett avslutande In Country seminarium i form av tvådagars workshop i samtliga deltagarländer. Fokus ligger på att utbilda deltagare i jämställdhetsfrågor, visa svenska exempel, samt bidra till att förbättra jämställdheten i de deltagande organisationerna. Programmet har hittills genomförts i tre omgångar med deltagare från Jordanien, Marocko, Egypten, Irak, Libanon och Syrien. In Country seminarium har genomförts i samtliga länder, dock inte i alla programomgångar p.g.a. säkerhetsskäl. 1. Har In Country seminarierna fyllt sitt huvudsakliga syfte i praktiken? Syftet med In Country seminarium för ITP Gender Mena: 1. Följa upp resultaten av deltagarnas förändringsprojekt samt hur projekten har integrerats i deltagarnas organisationer. 2. Stärka nationella nätverk, uppmuntra gemensamma projekt och nätverksaktiviteter som kan vara hållbara utanför programmet. 4 In Country seminarierna har som ovan uttryckt två delmål: uppföljning och nätverkande. På seminariet vigs den första dagen åt uppföljning/presentation av deltagarnas projekt och den andra dagen ägnas åt nätverksaktiviteter. Det sker alltså avrapportering och deltagarna ges möjligheten att nätverka. Med detta upplägg når In Country seminariet de uppsatta delmålen ovan rent formellt, men upplägget i sig garanterar inte ett givande seminarium för deltagarna. Detta betyder att In Country seminarium kan ses som ett medel för att uppnå målen, däremot kan det ifrågasättas om det är rätt medel för att uppnå målen. Kvaliteten på seminarierna tycks variera och påverkar måluppfyllelsen, blir det därför ett intressant ämne för vidare diskussion. Kvaliteten på seminariet avgörs till stor del av deltagarnas egna ambitioner vad gäller förändringsprojekt och skapandet av användbara nätverk. En relevant fråga är också vad uppdragsgivaren förväntar sig i praktiken av dessa teoretiskt uppsatta mål och till vilken 4 SIPU International, 2012. Programme Report ITP Human Rights towards Gender Equality MENA I, s. 14 15
grad det anses vara SIPU:s ansvar. Detta är ett område där uppdragsgivaren SIDA inte upplevs vara tillräckligt tydliga 5. Måluppfyllelse är ofta centralt i en bedömning av kvalitet i ITP program, men det finns olika tolkningar för vad måluppfyllelse innebär och hur det bäst går att mäta. Ur en kvantitativ synvinkel skulle måluppfyllelse kunna mätas genom antalet inlämnade slutrapporter för projekten, samt uppslutningen på seminarierna eftersom detta påverkar antalet personer som ges möjlighet att nätverka. De siffror som finns för detta pekar på att det förekommer stor variation mellan länder och programomgångar, såväl vad gäller antalet inlämnade slutrapporter som uppslutningen på seminarierna. Ett grovt snitt för alla länder under MENA I II är att ungefär hälften av deltagarna närvarar på In Country seminarierna och att ca 40% av deltagarna lämnar in en slutrapport för sitt förändringsprojekt 6. Det bör dock tilläggas att dessa siffror inte är statistiskt fastställda och att resultaten för MENA III inte är inkluderade. Trots detta ger siffrorna en indikation på att såväl uppslutningen vid seminarierna som antalet förverkligade projekt inte kan anses tillfredställande, något som även framgår i intervjuerna med de tidigare facilitatorerna. Eftersom syftet med många av Sidas ITP program är kapacitetsbyggande säger kvantitativ data långt ifrån allt. Därför är de kvalitativa intervjuer jag gjort med SIPU anställda mer intressanta i en analys av In Country seminariernas måluppfyllelse och effektivitet. Vad gäller nätverksmålet så uppger flera av facilitatorerna att deltagare under seminarierna har utbytt kontaktuppgifter, samt att flera nätverk har skapats genom åren. Vietnam lyfts som exempel på när nätverkande har gett resultat och där nationella nätverk upprätthållits även efter programmets avslut. Samtliga intervjupersoner är dock överens om att det är deltagarnas uppgift att skapa sina nätverk, det är inte något som SIPU varken kan eller bör ansvara för. 7 Troligen påverkar även faktorer som personlig kontakt In Country seminariernas kvalitet. Erfarenheten är att seminarierna blir bättre om personlig kontakt skapats mellan deltagarna och facilitatorn före seminariet. Detta bidrar till kontinuitet och ger facilitatorn möjlighet att bemöta individerna och deras projekt på ett bättre sätt, vilket i sin tur skapar förtroende hos deltagarna. De senaste åren har facilitatorerna för In Country seminarierna bytts ut ett flertal gånger och därför saknat den värdefulla kontakten med deltagarna, vilket en av de intervjuade menar leder till att denna del av programmet blir lidande. Dessutom innebär det att mer ansvar läggs på deltagarna som individer både vad gäller uppföljning av förändringsprojekt och nätverkande. Därför är det troligt att alla parter skulle vinna på att SIPU är mer konsekventa här. Samtidigt är det viktigt att ha med i beräkningen att Gender MENA programmet endast är ett av många ITP program på TP, vilket också är anledningen att ansvaret flyttats om tidigare. För stor tilltro till personlig kontakt kan också innebära svårigheter eftersom anställda av olika skäl kan försvinna från företaget. 8 2. Är In Country seminarium rätt medel för att a) följa upp resultatet av deltagarnas förändringsprojekt och b) nå målet om nätverksskapande? a) Två av tre intervjupersoner ansåg att In Country seminarium inte är rätt medel för att följa upp resultaten av deltagarnas förändringsprojekt. En av anledningarna som uppgavs var att få riktiga 5 Intervju 2, 2012 12 19 6 Enligt min sammanställning av utvärderingarna för In Country seminarierna för MENA I II 7 Intervju 1, 2012 11 27 8 Intervju 1, 2012 11 27
projekt presenterats på seminarierna, denna åsikt kom från en intervjuperson som hade erfarenheten av att de projekt som presenteras inte hade utvecklats speciellt sedan den regionala uppföljningen, eller att det som presenteras är helt nya projekt. 9 En annan anledning var att in Country ansågs vara ineffektiv användning av tid och resurser då det ger en relativt liten avkastning. 10 Vad gäller uppföljning och rapportering ansågs samma effekt kunna uppnås genom en väl förberedd Q2 utvärdering som skickas ut till deltagarna digitalt några månader efter kursens avslutande. Detta ansågs även kunna underlätta SIPU:s rapportering till Sida. 11 Om målet är att följa upp resultat av deltagarnas förändringsprojekt, är troligen maximalt antal uppföljda projekt det mest tillfredsställande rent kvantitativt. Ur denna synvinkel bör närvaron på In Country seminarierna och antalet slutrapporter från deltagarna vara faktorer som värderas högt. Kvantitativ data, i form av antalet inlämnade slutrapporter och uppslutning på seminarierna, talar om att om In Country seminarierna tillför något till programmet så är det endast den hälft som närvarar på seminarierna och lämnar in slutrapporter som tar del av detta. Bortfallet av slutrapporter och den relativt låga uppslutningen talar därför mot In Country seminarierna ur effektivitetssynpunkt. Viktigt att lyfta är dock att det förekommer olika åsikter om In Country seminariernas effektivitet bland intervjupersonerna. Effektivitet och mål är komplexa begrepp vad gäller ITP program. Detta eftersom det är svårt att hitta ett enhetligt sätt att mäta och värdera kunskap och kapacitet på. Dessutom har uppdragsgivaren ofta förhoppningar om att programmet ska skapa ett mervärde för deltagarna, som kanske inte kan mätas enligt programmets uppsatta mål och på så sätt faller utanför en ren målanalys. Därför kan effektivitet i ett ITP program ha olika betydelse för uppdragsgivare, utförare och deltagare. Effektivitet kan dessutom mätas på minst två sätt: 1) i relation till vilka mål som var tänkta att uppnås, eller 2) i relation till andra ITP program. En av intervjupersonerna menar att om vi ser effektivitet ur den första ovannämnda synvinkeln så kan man vara besviken på det antal slutrapporter som kommit in, den låga närvaron etc. Om vi däremot ser effektivitet ur den andra synvinkeln, i relation till andra ITP program, så är hans uppfattning mer positiv. I relation till andra ITP program är det sätt som man använt sig av i Gender MENA, med In Country Seminarier och lokala landspartners som hjälper SIPU på plats, mycket mer effektivt och genererar fler slutrapporter, menar han. Han vill även understryka att det finns ett egenvärde i att deltagare lär sig att sammanfatta bra och genomtänkta projekt (s.k. Project Litteracy ). Ett ITP program, eller delar av det som In Country seminarium, kan alltså inte endast värderas enligt dess uttryckta mål och mätbara effektivitet. Mognad hos individerna och förmågan att sammanfatta projekt är också viktigt för kapacitetsbyggande i utvecklingsländer. 12 Samtidigt finns det fler sätt att följa upp förändringsprojekt som kanske kan anses vara både mer kostnadseffektiva för SIPU och mer inspirerande för deltagarna. Ett exempel som flera intervjupersoner tar upp är ITP Private Sector Development. I detta program anordnas slutseminarier för en grupp i samband med uppstartsseminarier för en ny grupp. Detta är en metod som de andra två intervjupersonerna menar är mer effektiv är upplägget i Gender MENA programmet. 13 9 Intervju 3, 2012 12 19 10 Intervju 2, 2012 12 19 11 Intervju 3, 2012 12 19 12 Intervju 1, 2012 11 27 13 Intervju 3, 2012 12 19
b) Nätverk har skapats genom In Country seminarium och vissa av dem har upprätthållits även efter programmet slut. En relevant fråga är dock om de nätverk som skapats motiverar genomförandet av In Country seminarium och om inte nätverk hade kunnat skapas även utan seminarierna. 14 Samtliga intervjupersoner är överens om att det är deltagarnas uppgift att skapa sina nätverk, det är inte något som SIPU varken kan eller bör ansvara för. Det som arrangören däremot kan göra är att ge praktisk hjälp i hur man driver nätverk och möjliggöra en plats för nätverkande, för på så sätt skapa anledningar för deltagarna att ses igen. 15 I ITP Gender MENA har SIPU arbetat med lokala partners i deltagarländerna. Välfungerande samarbeten har kunnat avlasta SIPU:s anställda, samt hjälpt att skapa välorganiserade seminarium, intressanta studiebesök samt värdefulla kontakter och nätverk. Tyvärr har samarbetat med lokala partners fungerat olika bra i de olika länderna och under olika programomgångar vilket också påverkat kvaliteten på In Country seminarierna. Flera av intervjupersonerna lyfter vikten av att reflektera över samarbetet med lokala partners och SIPU:s förhållningssätt till dessa. För att göra samarbetet mer meningsfullt för såväl lokala partners som SIPU är det önskvärt med en mer tydlig ansvarsuppdelning och diskussioner kring förväntningar som parterna har på varandra, samt vilket stöd som SIPU kan ge sina lokala partners. 16 Avslutning och rekommendationer Även om In Country seminarierna rent formellt fyllt sitt huvudsakliga syfte i praktiken, har de visat sig att inte vara det mest effektiva sättet att använda resurser på i ett ITP program. Den bristande närvaron och det låga antalet inlämnade slutrapporter underbygger uppfattningen om att det kan finnas andra medel för att på samma sätt uppnå målen om uppföljningen och nätverkande, till en lägre kostnad. Den varierande kvaliteten på seminarierna underbygger även uppfattningen om att rätt deltagare är det viktigaste för en lyckad uppföljning av förändringsprojekt och ett lyckat nätverkande. Det finns emellertid gränser för vad arrangören kan göra vad gäller uppföljning och nätverk. I slutändan handlar det om deltagarnas egen motivation att skapa förändring. Därför är rekryteringen av deltagare mycket viktig för resultatet av programmet, både vad gäller förändringsprojekt och nätverk. Samtliga intervjupersoner var överens om att rätt deltagare är nyckeln till lyckade projekt och hållbara nätverk. Med detta som bakgrund kan en bättre prioritering vara att lägga mer resurser på urvalet av deltagare och att exempelvis ordna rekryteringsseminarier istället för slutseminarier. Om det finns en önskan att fortsätta med In Country seminarier kan det vara rimligt att lägga dessa i anslutning till rekryteringsseminarier. Detta görs redan med gott resultat i SIPU:s ITP Private Sector Development och möjligen kan ITP Gender MENA ha nytta av ett liknande upplägg. Ett framgångskoncept för nätverkande och motivation tycks nämligen vara att blanda gamla och nya deltagare erfarenheten är att det är då som de bästa diskussionerna uppstår. Vad SIPU som arrangör kan bidra med ytterligare är ökad personlig kontakt och kontinuitet. Förhoppningsvis kan ökad personlig kontakt och ett mer konsekvent förhållningssätt från SIPU, vad gäller programmet som helhet, möjliggöra större stöd till deltagarna i både förändringsprojekt och nätverkande vilket skulle gynna programmet i längden. Här finns även möjlighet att involvera landpartners mer och ge dem en tyngre roll vad gäller den personliga kontakten med deltagarna. 14 Intervju 3, 2012 12 19 15 Intervju 1, 2012 11 27 16 Intervju 1, 2012 11 27 & Intervju 3, 2012 12 19
Källor Bok: Gorpe, Peter; Organisationsanalys ur Gorpe, Peter Ny Organisation? Metoder och arbetsformer vid organisationsutredningar, Statskontoret, Liber förlag/allmäna Förlaget, Stockholm 1980, s.132 147 Årsrapport för Gender MENA I: SIPU International, 2012. Programme Report ITP Human Rights towards Gender Equality MENA I Intervjuer: Intervju 1, 2012 11 27: T.G. Senior Consultant, SIPU International Intervju 2, 2012 12 19: A. I. Extern konsult till SIPU International Intervju 3, 2012 12 19: C.N. Project Manager, SIPU International Verksamhetsberättelser för ITP Gender MENA I II: SIPU International, 2011. Progress report ITP Gender MENA I SIPU International, 2012. Progress report ITP Gender MENA II Samt interna utvärderingar av ITP Gender MENA, programomgångarna I II