Praktikrapport. Riksdagens utredningstjänst

Transkript

1 Praktikrapport Arbetsgivare Riksdagens utredningstjänst Praktikperiod Heltid 20 veckor (16 januari 1 juni) Handledare Namn: Robin Travis Adress: Sveriges Riksdag Stockholm Mail: robin.travis@riksdagen.se Telefon: Mobil: Riksdagens utredningstjänst Riksdagens utredningstjänst, RUT, utför skräddarsydda utredningar beställda av ledamöter, partikanslier, utskotten och riksdagsförvaltningen i övrigt. (Riksdagen) Frågorna behandlar alla politikområden fördelade på sektionerna för ekonomisk analys, sektionen för samhällsbyggnad, rättsväsende och förvaltning samt sektionen för välfärdsfrågor. Viktiga grundaspekter i arbetet på RUT är att utredningarna ska vara partipolitiskt neutrala, objektiva och välgrundade. (ibid) I dagsläget finns det cirka 40 stycken anställda på RUT. De anställda är nationalekonomer, jurister, natur- eller statsvetare, däribland många med doktors- eller forskarbakgrund. Mina arbetsuppgifter På min praktikplats arbetar jag som utredare på sektionen för ekonomisk analys samt sektionen för samhällsbyggnad, rättsväsende och förvaltning. Mina specifika arbetsuppgifter är varierande från utredning till utredning. Mina utredningar på sektionen för ekonomisk analys innefattar bland annat beräkningar av fördelningseffekter och statsfinansiella effekter av reformer och förändringar, ränteanalyser och kostnadsuppskattningar. På sektionen för samhällsbyggnad, rättsväsende och förvaltning har jag främst ansvar för försvarspolitiska frågor men kan även hålla i utredningar gällande redogörelser för olika verksamhetsområden inom olika myndigheter. Utredningarna är oftast enmansutredningar, med termin på allt från 1

2 några dagar upp till en månad. Inledningsvis innebär arbetet till stor del av bakgrunds- och förundersökning för att sätta sig in i frågan och området. En utredning innefattar även ofta mycket kontakt med myndigheter och företag utanför riksdagsförvaltningen, då utredningarna ofta behandlar områden där det relevanta materialet måste hämtas in utifrån. Slutligen redovisas utredningen i promemoriaform för att därefter godkännas och sedan levereras till uppdragsgivaren. Promemoriorna omfattas av sekretess fram till att uppdragsgivaren har offentliggjort innehållet eller medger att sekretessen kan hävas. Sekretessen upphör även när hela eller delar av innehållet i en promemoria blivit allmänt känt, till exempel genom uttalanden i media. Det är jag som utredare som ansvar för att innehållet i promemorian är välgrundat och korrekt, men som skydd mot mig som praktikant är sektionschefen ansvarig utgivare av mina promemorior ifall en promemoria skulle medföra negativ uppmärksamhet i till exempel media. Jag medverkar även i utredningar där flera utredare är inblandade, där utredningarna är större eller där terminen på utredningen är väldigt kort och behöver levereras snabbt. Utredningarna går parallellt med varandra och antalet utredningar samtidigt varierar från utredare till utredare. Under min praktikperiod hittills har jag i snitt haft ungefär åtta utredningar samtidigt. Erfarenheter av praktikperioden Mina erfarenheter av min praktikperiod ser jag som mycket goda. Jag har framförallt lärt mig mycket rent kunskapsmässigt så som tillexempel metoder för effektberäkningar av ändrade skatteregler eller förfarandet från förslag till lag. Arbetssättet som utredare har även lärt mig väldigt mycket. Inledningsvis innebär utredningsarbetet till stor del mycket bakgrundsundersökning. Denna del kan variera från att vara enkel och smidig till att vara komplex, tidskrävande och svåråtkomlig. Erfarenhet, förkunskap och kontakter spelar självklart in en van utredare arbetar givetvis mer effektivt än en ny sådan. Konsten att ställa rätt frågor på rätt sätt kan till exempel vara avgörande. Som utredare övas på dagligen på intervjuteknik, vilket jag ser som en god erfarenhet. Som utredare måste man även vara idérik det finns allt som oftast mer än ett sätt att komma förbi ett hinder. Då utredningar på RUT ofta ska göras på mycket kort tid är det även viktigt att kunna leverera snabbt och korrekt. Detta är särskilt viktigt när relevant material hämtas in från myndigheter eller företag utanför riksdagsförvaltningen, vilket kan vara tidskrävande. Det är därför viktigt att ha väl utformad plan över när och hur en utredning ska göras. Med flertalet projekt samtidigt har jag definitivt lärt mig vikten av att planera. Jag anser mig även ha fått en god inblick i den offentliga 2

3 förvaltningen och hur arbetet här fungerar. Kontakten med myndigheter och företag utanför riksdagsförvaltningen har även bidragit till en breddad bild av hur arbetsmarknaden ser ut och fungerar. Utöver vad jag har lärt mig av arbetssättet och arbetsuppgifterna på RUT har jag även fått chansen att ta del av kompetensutveckling och utbildningar. Inom och i nära anslutning till Riksdagsförvaltningen hålls regelbundet seminarier och konferenser i alla möjliga områden, vilket jag har blivit uppmuntrad att delta i av både kollegor och chefer. Ett exempel på detta är Finanspolitiska rådets konferens om Svensk finanspolitik En sådan möjlighet är otroligt givande. Jag har även fått ta del av omfattande skrivkursutbildningar och Excelutbildningar vilket jag ser som en mycket god erfarenhet, både i mitt nuvarande arbete och inför framtiden. RUT och Försvarsmakten ur ett statsvetenskapligt perspektiv Ett av mina ansvarsområden på RUT är försvarspolitik. RUT och Försvarsmakten har ett nära samarbete i form av informationsutbyte, vilket utgör grunden för min statsvetenskapliga analys. Syfte Syftet med min statsvetenskapliga analys är att identifiera hur sambandet mellan RUT och Försvarsmakten fungerar. Min analytiska uppgift är att sammanväga kvalitativa uppgifter om RUT och Försvarsmaktens koppling till varandra, för att därefter diskutera hur funktionssambandet ser ut. Jag kommer även att lyfta fram min uppfattning om hur sambandet är bra eller dåligt och ifall det går att förbättra. Metod Jag kommer att utvärdera sambandet med hjälp av funktionssambandsanalys. Jag har valt denna typ av analys då den är applicerbar på sambandet mellan RUT och Försvarsmakten. Inom detta särskilda område hänger arbetsuppgifterna ihop, med en form av beroendeförhållande mellan varandra gällande informationsbytet. En funktionssambandsanalys går ut på att identifiera hur olika verksamheter eller arbetsuppgifter hör ihop och är beroende av varandra. (Peter Gorpe, 1980, s. 138) Genom att tillämpa ett organisationsteoretiskt resonemang på verksamheterna och/eller arbetsuppgifterna 3

4 kan man därigenom försöka klarlägga hur sambandet och beroendet är utformat. Sambandet kan variera; det kan hänga ihop på olika sätt eller vara olika starkt. Enligt Peter Gorpes text kan ett sådant samband delas in i att vara ett ömsesidigt beroende, ett serieberoende eller ett delat beroende. (ibid) Ett ömsesidigt beroende kräver en sammanhållen organisationsenhet eftersom samband kan definieras som mycket starkt. Ett exempel på detta är ekonomisk bedömning och teknisk bedömning. Arbetsuppgifterna kan vara högst beroende av varandra och enligt Gorpe krävs ett nära samarbete för att arbetet ska vara lyckat. (ibid) Ett serieberoende innebär ett samband som är mindre starkt. Exempel på detta är detaljarbetet som följer efter en översiktlig bedömning har gjorts i ett tidigare skede i arbetsprocessen. Enligt Gorpe kan relationerna mellan här regleras genom ett passande planeringsförfarande. (ibid) Det sista sambandet Gorpe lyfter fram är ett delat beroende, vilket betyder att verksamheterna är beroende av en gemensam resurs som enda gemensamma samband. Ett exempel vara att en dator används både till tekniska och administrativa uppgifter. Enligt Gorpe behövs ingen organisatorisk samordning, utan lyfter istället fram viktgen av tydliga regler för användning av den gemensamma resursen. (ibid f) Genom att använda mig utav analysen ovan kommer jag att försöka identifiera hur sambandet mellan RUT och Försvarsmakten hör ihop och är beroende av varandra. Den frågeställning jag kommer att försöka besvara är följande. Frågeställning Hur ser funktionssamarbetet mellan RUT och Försvarsmakten ihop? Är funktionssambandet bra eller dåligt och kan det förbättras? Sambandet mellan RUT och Försvarsmakten De frågor som Riksdagens utredningstjänst får in, ställda av främst partikanslier och ledamöter, är många gånger väldigt specifika. Detta innebär att expertis ofta hämtas in från berörda myndigheter eller företag. En sådan expertisinhämtning gäller särskilt ett av mina 4

5 ansvarsområden på RUT; försvarspolitik. Försvarsmaktens uppgifter kan ibland vara sekretessbelagda, antingen på grund av nationens säkerhet eller av andra orsaker där sekretess är nödvändigt. Detta innebär att varje gång en fråga från RUT ska besvaras av Försvarsmakten måste den beredas inom myndigheten innan den kan lämnas ut. RUT har etablerat en kontaktperson på Försvarsmakten, som därefter styr uppdraget inom myndigheten. Processen är centraliserad, alla svar som lämnar Försvarsmakten ska godkännas av den centrala ledningen. Syftet är dels att se över att eventuell sektressbelagd information inte kommer ut samt att frågan besvaras som ett enhälligt svar representerat av hela Försvarsmakten. En annan av anledningarna till att Försvarsmakten vill använda sig av ett sådant arbetssätt är att deras verksamhet är väldigt omdebatterad, inte minst politiskt. Varje uttalande kan leda till debatt, vilket gör att minsta svar måste vara väl genomarbetat. Ömsesidigt beroende Sambandet mellan RUT och Försvarsmakten kan tolkas ha ett ömsesidigt beroende, där samma arbetsuppgift behandlas inom det specifika området. Enligt Gorpe krävs således ett nära samarbete för arbetet att vara lyckat. Huruvida arbetssättet som RUT och Försvarmakten har är bra eller dåligt är svårt att avgöra utan att ta hänsyn till just det faktum att Försvarsmaktens information ofta är sekretessbelagd. Sekretessaspekten gör att Försvarsmakten skiljer sig från andra myndigheter RUT är i kontakt med, där svaren oftast ges ut från en enskild berörd expert på en decentraliserad nivå. Försvarsmaktens noggrannhet gällande hur svar på frågor till Utredningstjänsten besvaras kan därmed förhindra risken att sekretessbelagd information lämnar Försvarsmakten. En fördel är också att svaret får en välgrundat och korrekt då det har setts över på flera nivåer. En nackdel är däremot att insynen för mig som utredare blir väldigt liten, vilket kan vara ett problem. Utredningen riskerar då att tappa den röda tråden, vilket innebär att svaret på frågan inte blir så konkret som den hade kunnat vara om utredare hade bättre insyn. Arbetssättet kan också vara väldigt tidskrävande, vilket inte heller är optimalt för en utredare. I detta arbetssätt lämnas utredningen helt över till någon annan, och utredaren tappar kontrollen både över tid och innehåll. Utifrån min mening är arbetssättet inte optimalt utifrån en funktionssambandsanalys där beroendet är ömsesidigt. Detta eftersom samarbetet inte agerar som en sammanhållen organisationsenhet. Arbetssättet är inte heller så nära och starkt som det borde vara för att sambandet ska vara optimalt. 5

6 Serieberoende Sambandet mellan RUT och Försvarsmakten kan även tolkas vara serieberoende. En översiktig bedömning av frågeställningen har redan gjorts av RUT, för att därefter skicka vidare till Försvarsmakten som därefter tillsammans med RUT har hand om detaljarbetet. Enligt Gorpes resonemang kan relationerna mellan RUT och Försvarsmakten här regleras genom ett passande planeringsförfarande. Ur denna synpunkt är arbetssättet fungerande, då RUT och kontaktpersonen på Försvarsmakten i förväg har lagt fram en planering över hur och när frågeställningen ska besvaras. Utifrån denna synpunkt kan arbetssättet förbättras ytterligare genom att införa ett ännu tydligare planeringsförfarande. Ett exempel på detta är arbetsättet skulle tjäna på att RUT får mer insyn i arbetet. I allmänhet är mer transparens av central vikt när flera verksamheter arbetar nära varandra, för att undvika missförstånd och fel. Dock är avvägningen svår att göra vad gäller insyn i arbetet mellan RUT och Försvarsmakten, då stora delar av materialet är berört av sekretess. Sammanfattning Sammanfattningsvis kan konstateras att sambandet mellan RUT och Försvarsmakten kan tolkas vara både ett ömsesidigt beroende och ett serieberoende. Om sambandet tolkas vara ett ömsesidigt beroende är min uppfattning att arbetssättet inte är optimalt. Detta eftersom samarbetet inte agerar som en sammanhållen organisationsenhet. Arbetssättet är inte heller så nära och starkt som det borde vara för att sambandet ska vara optimalt. Om sambandet istället tolkas ha ett serieberoende är min uppfattning av arbetssättet är fungerande. Detta då RUT och kontaktpersonen på Försvarsmakten i förväg har lagt fram en planering över hur och när frågeställningen ska besvaras, vilket utgör en fungerande lösning på arbetssättet. Dock kan arbetssättet förbättras vad gäller planeringsförfarandet, för att uppnå ett bättre arbetssätt och slutligen ett bättre resultat. I relationen mellan RUT och Försvarsmakten har sekretessaspekten en central roll, vilket kan vara den som försvårar hela arbetssättet och kan vara den största anledningen till att arbetssättet inte är optimalt. Således är det mycket viktigt att komma ihåg detta i en analys av relationen mellan RUT och Försvarsmakten. 6

7 Referenser Peter Gorpe, Organisationsanalys ur Ny organisation? Metoder och arbetsformer vid organisationsutredningar, Statskontoret, Liber Förlag/Allmänna Förlaget, Stockholm Riksdagen, Riksdagens Utredningstjänst, Informationsblad, hämtat