SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (6) 2009-03-31 Nämnd e. dyl. Valnämnden Plats och tid Kallhällsrummet, kommunalhuset, Jakobsberg, kl 18.30-19.10 Beslutande Lars Friberg (M), Åsa Härdin Övelius (S), Lars-Göran Redbrandt (FP), Monica Serrander (C), Pino Ovidia (V) och Lars Rydlander (MP) Övriga närvarande Ersättaren Nils Rutqvist (C ), Erik Montelius (KD) och kommunjurist Johan Lindberg Justerare Åsa Härdin Övelius (S) Justeringens plats och tid Sekreterarens tjänsterum, fredagen den 3 april 2009, kl 8.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 15-21 Johan Lindberg Ordförande Lars Friberg (M) Justerande Åsa Härdin Övelius (S) ANSLAG Valnämndens protokoll från sammanträdet 2009-03-31 är justerat och finns på kommunstyrelsens expedition, kommunalhuset, Jakobsberg. Den som vill överklaga ett beslut måste göra det senast 2009-04-27. Maria Leffler Detta anslag sätts upp 2009-04-03 Anslaget tas ned 2009-04-27
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (6) 15 Dnr Justering 1 Åsa Härdin Övelius (S) utses att tillsammans med ordföranden justera protokollet fredagen den 3 april 2009, kl 8.00. 7 Dnr Fastställande av föredragningslista 1 Föredragningslistan fastställs. 16 Dnr Vln 2009/5 Förordnande av röstmottagare 2009 1 Röstmottagare vid 2009 års val till Europaparlamentet förordnas enligt upprättat förslag 2009-03-30. Valnämndens kansli har upprättat förslag till bemanning av de 33 valdistrikten vid valet till Europaparlamentet den 7 juni 2009. Varje distrikt har sex funktionärer inklusive ordförande och vice ordförande. 1 Kansliets tjänsteskrivelse 2009-03-23 17 Dnr Vln 2009/7 Vallokaler vid valet 2009 1 Vallokaler vid valet till Europaparlamentet 2009 fastställs i enlighet med nedanstående förslag.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (6) De vallokaler som kommunen nyttjar ska vara centralt placerade med hänsyn till kommunikationer för de väljare som bor i valdistriktet och ska också vara tillgängliga för funktionshindrade. De lokaler som används i Järfälla kommun brukar vara skolor och ibland förskolor. Valnämndens kansli har inventerat de vallokaler som användes i det allmänna valet 2006. Kansliet bedömer att samma lokaler som 2006 lämpligen används även vid årets val. Tillgängligheten till lokalerna är i huvudsak tillfredsställande. Ett problem är dock att det saknas automatiska dörröppnare till vallokalerna, vilket numera är ett krav för att lokalen ska anses fullt ut tillgänglig. Kansliet har ansökt om dispens från kravet vid årets val. Ansökan bereds av länsstyrelsen som tidigare meddelat att man inte kommer att godkänna dispenser vid 2010 års val. Detta innebär att kommunen snarast måste åtgärda bristerna om berörda vallokaler ska kunna användas även vid kommande val. 1 Kansliets tjänsteskrivelse 2009-03-20, rev 2009-03-25 18 Dnr Vln 2009/6 Lokaler för förtidsröstning 2009 1 Förtidsröstning för valet till Europaparlamentet 2009 anordnas i biblioteken i Jakobsberg, Barkarby, Viksjö och Kallhäll. 1. Förtidsröstningen äger rum under bibliotekens ordinarie öppettider med undantag för biblioteket i Jakobsberg som håller öppet under förtidsröstningsperiodens samtliga dagar. 2. En särskild flyttbar röstningslokal används i valet under förutsättning att integrationspolitiska utskottet beviljar medel för insatsen. 3. Valnämndens kansli ges i uppdrag att till nämndens kommande sammanträde återkomma med förslag på tider och placering för den flyttbara röstningslokalen samt ges rätt att i övrigt vidta alla nödvändiga förberedelser för att försöket ska kunna genomföras Varje kommun är skyldig att inrätta röstningslokaler för förtidsröstning. Kommunen har ansvar för att lokalerna är så många till antalet och har en sådan geografisk spridning att de kan klara av att ta emot det förväntade antalet förtidsröstande i området.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (6) Valnämndens kansli föreslår att biblioteken i respektive kommundel fungerar som röstningslokaler vid valet till Europaparlamentet. Vidare föreslås att ett försök med en flyttbar röstningslokal genomförs i årets val. 1 Kansliets tjänsteskrivelse 2009-03-23 19 Dnr Vln 2009/9 Ställningstagande till institutitionsröstning 2009 1 Institutionsröstning genomförs inte vid valet 2009. 2 Valnämndens sekreterare ges beslutanderätt att utse ett eller flera kommunala bud vid valet 2009. Kommunen ska vid behov anordna förtidsröstning på institutioner såsom exempelvis äldreboenden. Med hänsyn till att det vid valet till Europaparlamentet 2004 togs emot ett ytterst begränsat antal röster vid institutionsröstningen föreslås av tids- och kostnadsskäl att institutionsröstning inte genomförs vid 2009 års val. Som alternativ till den inställda institutionsröstningen kan ett eller flera kommunala bud utses. Buden kan under förtidsröstningsperioden vid behov besöka de olika boendena och bereda dem som inte kan ta sig till vallokalerna på egen hand en möjlighet att rösta. 1 Kansliets tjänsteskrivelse 2009-03-23 20 Dnr Vln 2009/8 Avtal med Posten Meddelande AB om valtjänster 1 Offert från Posten Meddelande AB i rubricerat ärende godkänns. 2 Valnämndens sekreterare uppdras att på nämndens vägnar underteckna offerten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (6) Posten Meddelande AB erbjuder olika valtjänster med anledning av den förändrade ansvarsfördelningen för förtidsröstning. Efter kansliets förfrågan har Posten Meddelande AB lämnat en offert som omfattar röstmottagning, transport av förtidsröster, sortering och förvaring samt utkörning av sorterade fönsterkuvert/förtidsröster på valdagen. Kostnaden för åtagandet uppgår till knappt 27 000 kronor. 1 Kansliets tjänsteskrivelse 2009-03-24 21 Dnr INFORMATION 1 Informationen läggs till handlingarna. Kommunjurist Johan Lindberg informerar om följande frågor: - Utbildning av röstmottagare - Tillgänglighet till vallokalerna Tillgängligheten till vallokalen i Nybergsskolan diskuterades. Noterades att den av vissa hade upplevts som bristfällig vid förra valet. - Utrustning i vallokalerna Ordföranden konstaterar att valnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (6) 22 Dnr Sammanträdestid 1 Valnämndens sammanträden börjar kl 18.00 fortsättningsvis. På ordförandens initiativ beslutar valnämnden att sammanträdena ska börja kl 18.00 fortsättningsvis.