SLU.ua.2015.2.1.1.IÄ- LK, Jurist- och dokumentationsenheten 2015-03-26 Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument Denna manual beskriver hur du i Public 360 skyddar uppgifter i ärenden och dokument. Skydd av uppgifter förekommer då det finns sekretesskäl eller liknande som t.ex. känsliga uppgifter. Detta inkluderar även skydd av uppgifter om avsändaren och/eller mortagaren. Table of Contents I. Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det finns sekretesskäl... 1 a) Skydda uppgifter i ett ärende då det finns sekretesskäl... 1 b) Skydda uppgifter i ett dokument då det finns sekretesskäl... 4 II. Skydda känsliga uppgifter i ärende och dokument... 6 a) Skydd av känsliga uppgifter i ärende 6 b) Skydd av känsliga uppgifter i dokument... 7 I. Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det finns sekretesskäl a) Skydda uppgifter i ett ärende då det finns sekretesskäl När man skyddar uppgifter i ett ärende med sekretess kan det vara skydd av uppgifter i ärendemeningen och/eller uppgifter om ärendets part, dvs. ärendets kontakt.
Steg Kommentarer Tryck/fält Nytt ärende Välj Ny och sedan Ärende i huvudmenyn eller gå till Process och välj Skapa ärende under den valda processen Fyll i uppgifter Välj skyddskod Registrera ärendet som vanligt Om sekretess föreligger ska du ändra skyddskod och välja från fältet Skyddskod alternativet Sekretess Allmän handling skyddad enligt sekretess Jfr. manualer för registrering av ärenden och dokument Välj paragraf Du måste alltid ange enligt vilken paragraf uppgifterna ska skyddas. Välja ett lämpligt lagutrymme ifrån listan i fältet Paragraf Skydd av uppgifter i ärendemeningen/ titeln Du kan skydda delar eller hela ärendets titel genom att placera i texten tecknet @ och på det sättet avskärma det som ska skyddas. Allt som skrivs efter tecknet @ kommer inte att synas för obehöriga. 2(8)
Skydd av uppgifter om ärendepart Du kan också skydda uppgifter om ärendes kontakt under fliken Parter om du har registrerat kontakter här. Klicka på fliken Parter, markera den part du vill skydda och välj därefter Redigera egenskaper Uppdatera part och kryssa i skyddad När du har valt redigera egenskaper under fliken Parter öppnas fönstret Uppdatera part. Sätt ett kryss genom att bocka i rutan i fältet Skyddad Slutför registreringen Avsluta registreringen som vanligt Nästa steg OBS! När du skapat ett ärende SKA alltid den första handlingen i ärendet registreras som ett dokument. I ett ärende med sekretess måste det första dokumentet alltid skyddas på liknande sätt, jfr. punkt b) 3(8)
b) Skydda uppgifter i ett dokument då det finns sekretesskäl Nytt dokument Klicka i ditt registrerade ärende på fliken Dokument, Nytt dokument Processdata Ärendedokument Skyddskod Fyll i processdata i de obligatoriska fälten, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument Du kommer nu till menyn för Ärendedokument Fyll i alla obligatoriska uppgifter, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument Om sekretess föreligger ska du ändra skyddskod och välja från fältet Skyddskod alternativet Sekretess Allmän handling skyddad enligt sekretess. Nytt fält paragraf visas. Välj lämplig paragraf OBS! Har du ändrat skyddskoden i ärendet till sekretess måste du alltid göra samma sak i dokumentet Skydd av uppgifter i dokumentets titel Du kan skydda uppgifter i dokumentets titel genom att placera i texten tecknet @ och på det sättet avskärma det som ska skyddas. Allt som skrivs efter tecknet @ kommer inte att synas för obehöriga. 4(8)
Skydd av uppgifter om kontakt (mottagare/ avsändare Du kan också skydda uppgifter om dokumentets kontakt (mottagare eller avsändare). Klicka i dokumentkortet på kontaktnamnet i fältet vald mottagare eller om det är en inkommen handling avsändare Fönstret uppdatera kontakt öppnas. Kicka för i rutan i fältet skyddad och därefter på OK. Enkelt skydd av alla kontakter Du kan också på ett enkelt sätt skydda alla kontakter genom att klicka i rutan Skydda alla externa mottagare Slutför registreringen Avsluta registreringen som vanligt, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument 5(8)
II. Skydda känsliga uppgifter i ärende och dokument a) Skydd av känsliga uppgifter i ärende När man skyddar känsliga uppgifter kan i ett ärende kan det vara uppgifter i ärendemeningen eller i ärendepart. Steg Kommentarer Tryck/fält Nytt ärende Välj Ny och sedan Ärende i huvudmenyn eller gå till Process och välj Skapa ärende under den valda processen Fyll i uppgifter Registrera ärendet som vanligt Jfr. manualer för registrering av ärenden och dokument Skyddskod Skydd av uppgifter i ärendemeningen/ titeln Om ditt ärende är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. I annat fall låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling- Offentlig Du kan skydda delar av ärendets titel genom att placera i texten tecknet @ och på det sättet avskärma det som ska skyddas. Allt som skrivs efter tecknet @ kommer inte att synas för obehöriga. 6(8)
Skydd av uppgifter om kontakt (avsändare/ mottagare) Slutför registreringen Gå till punkt b) skydd av känsliga uppgifter i dokument Avsluta registreringen som vanligt, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument b) Skydd av känsliga uppgifter i dokument Steg Kommentarer Tryck/fält Nytt dokument Klicka i ditt registrerade ärende på fliken Dokument, Nytt dokument Processdata Fyll i processdata i de obligatoriska fälten, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument Ärendedokument Skyddskod Skydd av uppgifter om kontakt (mottagare/ avsändare Du kommer nu till menyn för Ärendedokument Fyll i alla obligatoriska uppgifter, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument I fältet står enligt förval: Allmän handling- Offentlig. Du ska inte ändra något När du registrerar en ny kontakt (avsändare eller mottagare) sätt ett streck i det obligatoriska fältet Privatperson/Företagsnamn För att dokumentera ärendet, fyll i 7(8)
uppgifter om dokumentets kontakter under anteckningar Slutför registreringen Avsluta registreringen som vanligt, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument För att skydda känsliga uppgifter eller uppgifter då sekretesskäl föreligger i icke ärendedokument gör du på samma sätt genom att avskärma dokumentets text med @ eller sätta skydd på kontakt. 8(8)