Microsoft Access 2007 Grundkurs www.databok.se
Innehållsförteckning 1 Börja arbeta med Access... 1 Vad är en databas?... 1 Starta Access 2007... 1 Skapa en ny databas... 2 Skärmbilden, arbetsytan och deras delar... 3 Verktygsfältet Snabbåtkomst... 3 Menyfliksområdet... 3 Kontextflikar... 4 Minimera menyfliksområdet... 4 Fliken Skapa... 5 Spara databasen... 6 Övningsfiler... 6 Byta namn på en databas... 6 Navigeringsfönstret... 6 Databasobjekt... 7 Tabeller... 7 Frågor... 9 Formulär... 10 Rapporter... 11 Justera zoomningsgraden... 12 Designa en databas... 12 Inställningar via Access-alternativ... 13 Använda hjälpen i Access... 15 Menyn Hjälp eller F1... 15 Säkerhetskopiera databas... 15 Stänga och ta bort en databas... 16 Avsluta Access 2007... 16 Tillämpningsuppgifter... 16 2 Tabeller...17 Tabeller och deras funktion... 17 Skapa en ny tom databas... 17 Namnge fält... 19 Markera och flytta fält... 20 Lägga till och ta bort fält... 21 Datatyper... 21 Fältegenskaper... 23 Indatamask... 24 Primärnyckel... 26 Flera primärnycklar... 27 Index... 27 Ta bort primärnyckel... 28 Spara tabell... 28 Visa datablad... 28 Lägga till poster... 29 Öppna en befintlig databas... 30 Öppna och navigera i en tabell... 31 Skriva ut poster... 33 Förhandsgranska... 34 Sortera poster... 35 Ta bort filter/sortering... 35 Ta bort poster... 35 Redigera poster... 36 Söka efter poster... 37 Importera data... 38 Importera data till befintlig tabell... 38 Importera data till ny tabell... 41 Exportera data... 41 Uppslagskolumn... 41 Arbeta med databasobjekt... 43 Ta bort ett databasobjekt... 43 Byta namn på ett databasobjekt... 43 Tillämpningsuppgifter... 44 3 Relationer...45 Relationsdatabas... 45 Relationsstudie... 47 Skapa en relation... 48 Ta bort relation... 50 Referensintegritet... 51 Ångra/Gör om... 53 Ändra reglerna i referensintegriteten... 54 Relationstyper... 54 Spara utseendet i relationsfönstret... 55 Tillämpningsuppgifter... 56 Skandinaviska Databöcker AB Access 2007 i
4 Frågor och filter...57 Vad är en fråga?... 57 Urvalsfrågor... 57 Skapa en ny fråga... 57 Spara en fråga... 60 Ställa villkor... 60 Operator och jokertecken... 62 Ange villkor för intervall... 64 Utanför angivet intervall... 64 Stänga fråga... 64 Skapa en fråga utifrån relaterade tabeller... 65 Ta bort fält från fråga... 66 Kopplingsegenskaper... 68 Redigeringsfrågor... 70 Borttagningsfråga... 70 Tabellfråga... 71 Tilläggsfråga... 73 Uppdateringsfråga... 73 Filter... 74 Filter efter markering... 74 Ta bort filter... 74 Filtrera enligt formulär... 75 Avancerat filter/sortering... 75 Skriva ut fråga... 76 Spara filtret som en fråga... 76 Gör en fråga till filter... 77 Tillämpningsuppgifter... 77 5 Formulär...78 När används formulär?... 78 Skapa formulär... 78 Formulärguiden... 78 Ta bort post i formulär... 80 Stänga ett formulär... 80 Sortera poster... 80 Skriva ut poster... 81 Skriva ut markerade poster... 81 Skapa ett formulär utan guiden... 81 Spara formulär... 82 Placera fält... 83 Storleksförändra formulärytan... 83 Storleksförändra kontroller... 84 Markera kontroller... 84 Flytta kontroller... 85 Flytta enbart etikett eller textruta... 85 Kopiera kontroller... 86 Ändra kontrollegenskaper... 86 Gruppen Kontroller... 87 Kommandoknappsguiden... 88 Byta bakgrundsfärg... 92 Infoga bild- eller grafikfil... 93 Tabbordning... 94 Formulärhuvud- och fot... 95 Sidhuvud och sidfot i formulär... 96 Ta bort ett formulär... 96 Tillämpningsuppgifter... 97 6 Rapporter... 99 Skapa rapport... 99 Rapportguiden... 99 Skapa en rapport utan guiden... 102 Fältlista... 103 Sidhuvud och sidfot... 104 Smart etikett... 107 Rapporthuvud och rapportfot... 107 Skriva ut...110 Spara och stänga en rapport...110 Sortering och gruppering i rapporter...111 Tillämpningsuppgifter...115 7 Makro... 117 Vad är ett makro?...117 Skapa ett makro...117 Spara makro...119 Köra ett makro...119 Aktivera makron med knappar... 120 Tillämpningsuppgifter... 122 Sakregister...123 ii Access 2007 Skandinaviska Databöcker AB
1 Börja arbeta med Access Vad är en databas? En databas kan beskrivas som en samling strukturerad data ur vilken man kan plocka fram information av olika slag. Du ska i denna kurs använda dig av ett av de många databasprogram som finns på marknaden. Starta Access 2007 Du kan starta Access på ett antal olika sätt och ett av de vanligaste är följande: 1. Starta datorn om du inte redan gjort det och klicka på knappen Start som finns till vänster i aktivitetsfältet. Då du klickar på knappen Start öppnas en meny med några olika alternativ. Ikonen som du startar Access med hittar du vanligtvis i undermenyn Alla program. 2. Placera muspekaren på undermenyn Alla program, välj Microsoft Office och klicka på alternativet Microsoft Access i menyn som visas. Vilka menyalternativ som finns beror på vilka program som är installerade på din dator. Du kan därför ha fler eller färre menyalternativ än vad bilden visar. Skandinaviska Databöcker AB Access 2007 1
3. Maximera fönstret som Access öppnas i (om det inte redan är gjort). Knappen Maximera hittar du överst till höger i programfönstret. Som du ser öppnas ett välkomstfönster i Access där du antingen kan öppna en tom databas eller använda någon av de mallar som programmet erbjuder: När du har arbetat med Access ett tag kommer även ett flertal filer visas i högra delen av fönstret med genvägar till de senast öppnade databaserna. Skapa en ny databas 1. Klicka på alternativet Tom databas enligt bilden ovan. Behåll namnet som programmet föreslår eller ändra till t.ex. Testdatabas. Vill du ändra sökvägen till någon annan mapp kan du göra det. Klicka sedan på knappen Skapa. Som du ser har nu Access öppnats och du är redo att påbörja arbetet med en tom databas. 2 Access 2007 Skandinaviska Databöcker AB
Skärmbilden, arbetsytan och deras delar Nu ska du lära dig mer om de olika delarna i programfönstret och arbetsytan vad de används till, vad de heter och var de är placerade. Längst upp i programfönstret finns namnlisten. Där står filens namn och vilket program det är. Verktygsfältet Snabbåtkomst Till vänster i namnlisten finns som standard verktygsfältet Snabbåtkomst som innehåller de mest grundläggande kommandona som t.ex. Spara (diskettikonen), Ångra och Gör om. Office-knappen Du kan lägga till fler kommandon om du vill genom att klicka på nedpilen till höger om fältet och välja vilka kommandon som ska visas. Vill du lägga till andra än dem som finns i menyn så väljer du Fler kommandon för fler alternativ. Vill du att fältet ska visas under menyfliken klickar du på Visa under menyfliksområdet. Menyfliksområdet Under namnlisten och snabbåtkomst-fältet i programfönstret finns de olika flikarna samlade på det s.k. menyfliksområdet. Där hittar du olika kommandon. Flikarna har olika namn och namnen talar om vilken typ av kommandon som finns på dem. Kommandona är samlade i olika namngivna grupper t.ex. gruppen Urklipp som finns på fliken Start, som innehåller bl.a. kommandona Klipp ut och Klistra in. Skandinaviska Databöcker AB Access 2007 3
Är programfönstret inte i maximerat läge så, beroende på fönstrets storlek, syns inte alltid kommandona utan bara gruppens namn. Det kan hända att vissa kommandon är grå och nertonade. Det innebär att du inte kan utnyttja dem för tillfället. De kommandon som är mer framträdande är dock tillgängliga. Om du flyttar muspekaren till ett av kommandona och håller kvar den ett ögonblick, visas en beskrivning av vad det används till. 2. Utforska flikarna på egen hand! Kontextflikar Vissa uppsättningar med kommandon behövs bara när ett speciellt objekt redigeras. Kommandon för redigering av t.ex. en tabell är inte nödvändiga förrän en tabell används och användaren vill ändra tabellen. I Access 2007 kommer en kontextflik med kommandon som används för tabellredigering fram om man klickar på en tabell. Kontextflikar, som det finns ett antal olika av, visas endast när de behövs och de gör det enklare att hitta och använda de kommandon som behövs för den aktuella åtgärden. Minimera menyfliksområdet 3. Klicka på nedpilen vid fältet Snabbåtkomst och välj Minimera menyfliksområdet. Du kan också, för samma effekt, dubbelklicka på aktuell fliks namn för att dölja menyfliksområdet, använda kortkommandot Ctrl + F1 eller högerklicka på området och välja Minimera menyfliksområde. När området är minimerat ser du bara fliknamnen. Du får nu mer plats för själva arbetsytan vilket kan vara bra t.ex. om du inte har en stor skärm. 4 Access 2007 Skandinaviska Databöcker AB
När du klickar på en flik så visas alla de kommandon som finns på den. När du är klar kan du antingen klicka på fliken igen för att dölja kommandona eller klicka på en annan. 4. Pröva att stänga och öppna olika menyflikar. Återställ sedan till ursprunglig inställning dvs. att alla kommandon visas (antingen genom att dubbelklicka eller att högerklicka och klicka på Minimera menyfliksområde). Fliken Skapa För att infoga olika typer av objekt (tabell, fält, etc.) väljer du fliken Skapa. Här klickar du på det objekt du vill infoga. Accessfönstret ändrar utseende beroende på vad du väljer. 1. Skapa olika objekt. Du kommer att märka att du öppnar en massa nya flikar (en ny flik som motsvarar ett nytt fönster för varje objekt du infogar). De olika objekten illustreras av en speciell ikon på fliken. Du kan ta bort samtliga flikar genom att högerklicka på en flik och välja Stäng alla. 2. Stäng alla flikar och spara filen. För att skapa, öppna och ändra designen på de objekt som finns under varje objekttyp används alltså menyfliksområdet i databasfönstret. Om du t.ex. infogat en tabell via fliken Skapa och knappen Tabell ändras fältet med flikar och knappar och plötsligt aktiveras Tabellverktyg/Datablad (en s.k. kontextflik som tagits upp tidigare): Skandinaviska Databöcker AB Access 2007 5