Förfrågningsunderlag 2015-10-29 Upphandlande organisation Upphandling Täby kommun Företagshälsovård och personalstödsprogram samt krisstöd Catharina Monstein Vestberg KS 2015/114-05 Sista anbudsdag: 2015-12-10 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. Förfrågningsunderlag del 1- Företagshälsovård 2.1 Beskrivning av uppdraget Täby kommun inbjuder anbudsgivare som har erfarenhet av kommunal företagshälsovård, hälsofrämjande såväl som förebyggande och efterhjälpande/rehabiliterande, att inkomma med anbud i denna upphandling. Företagshälsovården ska vara kommunens oberoende expertresurs för att stödja kommunens chefer att fullfölja sitt arbetsgivaransvar inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Leverantören av företagshälsovård ska ha erfarenhet av det kommunala uppdraget. Företagshälsovården ska ha en klar avgränsning mot traditionell sjukvård. Företagshälsovårdens experter ska i samverkan med kommunens chefer och personalavdelning, stödja enskilda medarbetare och grupper av anställda inom kommunen, så att en hälsofrämjande arbetsmiljö och ökad hälsa uppnås. Företagshälsovården ska ge kommunen tillgång till expertis såsom företagsläkare, företagssjuksköterska, organisationskonsult, psykolog, ergonom, alkohol- & drogterapeut samt arbetsmiljöingenjör. Det ska finnas en kundansvarig samordnare. Företagshälsovården ska ha god tillgänglighet och smidig ärendehantering så att samarbetet med kommunen underlättas. Kontaktpersoner för avtalet hos leverantören och kommunen, ska föra en dialog inför avtalsstart och fortlöpande avseende uppdraget, administrativa rutiner, uppföljning, återkoppling och statistik över utförda tjänster. Avstämningsmöten ska ske på leverantörens initiativ två (2) gånger per år eller vid behov. Kommunens företagshälsovård ska bestå av: - hälsofrämjande insatser - för att främja en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö för de anställda. - förebyggande insatser - för att förebygga sjukdom och skador i arbetslivet - rehabiliterande insatser - för att stödja och utreda den anställdes förmåga att återgå i Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 1 av 20
arbete efter sjukdom eller stanna kvar i anställning. Kommunen efterfrågar bl. a. följande tjänster: - program för tidiga rehabiliteringsinsatser - stöd och bedömningar i rehabiliteringsärenden - arbetsförmåge- och funktionsbedömningar, med samlad tvärvetenskaplig bedömning - bedömningar vid förstadagsintyg - bedömningar och tester, samt möjlighet till stöd, vid drogmissbruk - hälsokontroller/ profiler/samtal - stöd vid konflikthantering - grupputveckling - arbetsmiljöbedömningar och kartläggningar av fysisk och psykosocial arbetsmiljö, såsom utredning av kränkande särbehandling. - utbildningar i arbetsmiljö-, hälso- och livsstilsfrågor - organisationsutredningar inom området hälsa och arbetsmiljö - stöd vid organisationsförändringar År 2014 köptes företagshälsovård i Täby för ca 670 000 kr. 1) Ange vilken del eller vilka delar anbudet avser (del 1 Företagshälsovård och/eller del 2 Personalstödsprogram samt krisstöd). (Fritextsvar) 2) Ange företagsnamn på anbudsgivaren: (Fritextsvar) 3) Ange anbudsgivarens organisationsnummer (Fritextsvar) 4) Ange anbudsgivarens adress: (Fritextsvar) 5) Ange anbudsgivarens telefonnummer: (Fritextsvar) 6) Ange e-postadress till anbudsgivaren: (Fritextsvar) 7) Ange namn på anbudsgivarens kontaktperson i denna upphandling (Fritextsvar) 8) Ange kontaktpersonens telefonnummer (Fritextsvar) 9) Ange kontaktpersonens e-postadress (Fritextsvar) 2.2 Kvalificering 2.2.1 Dömd för brott Om kommunen får kännedom om att någon av förutsättningarna i kap 10 1 i lag (2007:1091) om offentlig upphandling föreligger kommer anbudsgivaren att uteslutas från att delta i upphandlingen. Har kommunen kännedom om att någon av förutsättningarna i i LOU kap 10 1 föreligger? (/ svar) 2.2.2 Skattskyldighet Om någon av förutsättningarna i kap 10 2 i lag (2007:1091) om offentlig upphandling föreligger kan anbudsgivaren komma att uteslutas från att delta i upphandlingen. Detta gäller även för eventuella underleverantörer i alla led. Kommunen förbehåller sig därför rätten att hos Skatteverket kontrollera att anbudsgivaren inte har skulder avseende skatter och socialavgifter samt att anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister, om sådan skyldighet föreligger. Kommunen kommer även att kontrollera att anbudsgivaren har F-skattsedel. Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 2 av 20
1) Föreligger någon av förutsättningarna i LOU kap 10 2? (/ svar) 2) Har anbudsgivaren uppfyllt sina åtaganden avseende skatter och socialavgifter? (/ svar) 3) Innehar anbudsgivaren F-skattsedel? (/ svar) 2.2.3 Ekonomisk stabilitet För att anbudsgivaren ska kvalificeras ska denne ha en god ekonomisk stabilitet, vara kreditvärdig och ha betalningsförmåga. Kommunen förbehåller sig rätten att hos kreditupplysningsföretaget Creditsafe AB kontrollera anbudsgivarens ekonomiska stabilitet, kreditvärdighet och betalningsförmåga. Om anbudsgivaren saknar rating eller har lägre rating än "kreditvärdig" har anbudsgivaren möjlighet att styrka sin ekonomiska ställning genom att bifoga andra handlingar. Väljer anbudsgivaren att styrka sin ekonomiska ställning på annat sätt, kommer en individuell bedömning att göras före ett eventuellt godkännande. 1) Uppfyller anbudsgivaren ställda krav på ekonomisk stabilitet, kreditvärdighet och betalningsförmåga? (/ svar) 2) Har anbudsgivaren styrkt sin ekonomiska ställning genom andra handlingar p g a anbudsgivaren saknar rating eller har lägre rating än "kreditvärdig"? (Fritextsvar) 2.2.4 Kompetens För att anbudsgivaren ska kvalificeras ska anbudsgivaren uppfylla nedanstående krav på utbildning och erfarenhet, varför anbudsgivare i anbudet ska redovisa de personer anbudsgivaren avser att använda för uppdrag i kommunen. Personerna behöver inte namnges men varje person/yrkeskategori ska kunna särskiljas. Av redogörelsen ska framgå varje persons/yrkeskategori högsta adekvata utbildningsnivå i förhållande till ställda krav och det ska även framgå att utbildningen är avslutad vid anbudstillfället. Vidare ska det framgå att kravet på erfarenhet enligt nedan är uppfyllt. 1) Företagsläkare - legitimerad läkare enligt Socialstyrelsens föreskrifter med klinisk specialistinriktning (ex. allmänmedicin) och - godkänd företagsläkarkurs och - tidigare erfarenhet (minst 2 år) av arbete med företagshälsovård åt kommuner och landsting 2) Företagssköterska Avlagd sjuksköterskeexamen med vidareutbildning till företagssköterska enligt Socialstyrelsens föreskrifter 3) Organisationskonsult - avlagd examen från högskola/universitet, (t.ex. psykolog, beteendevetare, civilekonom eller liknande) och Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 3 av 20
- dokumenterad erfarenhet av tidigare arbete som organisationskonsult inom företagshälsovård i motsvarande omfattning som detta uppdrag avser. (Redovisas genom beskrivning/förteckning innehållandes t.ex. yrkeserfarenhet i antal år, erfarenhet av antal ärenden, genomförda/pågående uppdrag med tillhörande beställare). 4) Legitimerad psykolog - avlagd psykologexamen enligt Socialstyrelsens föreskrifter och - vidareutbildning inom kognitiv psykologi 5) Alkohol- och drogterapeut. (Psykolog, socionom, beteendevetare eller annan yrkeskategori med utbildning i 12-stegsmodellen, KBT eller liknande) - med utbildning i 12-stegsmodellen, KBT eller liknande och med dokumenterad erfarenhet av arbete med beroendeproblematik och missbruk.(redovisas genom beskrivning/förteckning innehållandes t.ex. yrkeserfarenhet i antal år, erfarenhet av antal ärenden, genomförda/pågående uppdrag med tillhörande beställare). 6) Arbetsmiljöingenjör - avlagd examen till arbetsmiljöingenjör och - tidigare och dokumenterad yrkeserfarenhet. (Redovisas genom beskrivning/förteckning innehållandes t.ex. yrkeserfarenhet i antal år, erfarenhet av antal ärenden, genomförda/pågående uppdrag med tillhörande beställare). 7) Ergonom Legitimerad sjukgymnast/fysioterapeut enligt Socialstyrelsens föreskrifter med vidareutbildning till ergonom Vänligen redovisa respektive yrkeskategori enligt kraven ovan för 1) Företagsläkare, 2) Företagssköterska, 3) Organisationskonsult, 4) Psykolog, 5) Alkohol- och drogterapeut, 6) Arbetsmiljöingenjör 7) Ergonom: (Fritextsvar) 1) Har anbudsgivaren redovisat utbildning och kompetens avseende företagsläkare? (/ svar) 1) Uppfylls kompetenskraven avseende företagsläkare? (/ svar) 2) Har anbudsgivaren redovisat utbildning och kompetens avseende företagssköterska? (/ svar) 2) Uppfylls kompetenskraven avseende företagssköterska? (/ svar) 3) Har anbudsgivaren redovisat utbildning och kompetens hos organisationskonsult? (Redovisas genom beskrivning/förteckning av genomförda/pågående uppdrag samt beställare). (/ svar) Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 4 av 20
3) Uppfylls kompetenskraven avseende organisationskonsult? (/ svar) 4) Har anbudsgivaren redovisat utbildning och kompetens avseende legitimerad psykolog? (/ svar) 4) Uppfylls kompetenskraven avseende legitimerad psykolog? (/ svar) 5) Har anbudsgivaren redovisat yrkeskategori för någon med erfarenhet av arbete med beroendeproblematik och missbruk? (Redovisas genom beskrivning/förteckning av genomförda/pågående uppdrag samt beställare). (/ svar) 6) Har anbudsgivaren redovisat utbildning och kompetens avseende arbetsmiljöingenjör? (/ svar) 6) Uppfylls kompetenskraven avseende arbetsmiljöingenjör? (/ svar) 7) Har anbudsgivaren redovisat utbildning och kompetens avseende legitimerade sjukgymnast/fysioterapeut? (/ svar) 7) Uppfylles kompetenskraven avseende legitimerad sjukgymnast/fysioterapeut? (/ svar) 2.2.5 Uppgifter om företaget Anbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning av företagets organisation samt antal anställda. 1) Redovisa företagets organsiation samt antal anställda (max en halv A4-sida) (Fritextsvar) 2.2.6 Underleverantörer Om anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantör för att utföra uppdraget eller någon del av uppdraget, ska detta anges i anbudet. Underleverantör ska följa kraven avseende punkterna 2.1 t o m 2.3 samt uppfylla kompetenskraven. Anbudsgivaren ansvarar för att underleverantör uppfyller ställda krav. Eventuell underleverantörer ska uppfylla de enligt gällande lag ställda krav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Leverantören ansvarar för att dessa krav uppfylls av Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 5 av 20
underleverantör under hela avtalstiden och leverantören ansvarar även i övrigt för underleverantören i alla led såsom för sig själv. 1) Har anbudsgivaren för avsikt att använda underleverantör för uppdraget eller för någon del av uppdraget? Om så är fallet, ange för vilken del. (Fritextsvar) 2) Vem har anbudsgivaren för avsikt att använda som underleverantör? Ange företagsnamn och organisationsnrummer. (Fritextsvar) 2.2.7 Referensuppdrag Anbudsgivaren ska lämna uppgift på två (2) referensuppdrag från tidigare uppdragsgivare, dvs från två (2) olika juridiska personer på två (2) olika uppdrag som avsett företagshälsovård åt kommuner eller landsting. Referenserna ska avse uppdrag genomförda under de senaste tre (3) åren, räknat från sista dag för anbudslämnandet. Referenspersonerna ska vara vidtalade. De personer som lämnas som referenter ska vara anbudsgivarens kontaktperson/motsvarande hos uppdragsgivaren. Uppgiften ska innehålla namn, befattning, adress, telefonnummer och e-postadress till de två (2) referenterna. Kommunen kommer att ställa frågor till de två referenspersonerna enligt frågeformulär (bilaga 2). För att referensen ska godkännas ska svaret på varje fråga vara godkänd. Endast under förutsättning att anbudsgivaren godkänts under punkt 2.1-2.6 kommer referenstagning att genomföras. Anbudsgivare, som uppfyller kraven under punkt 2.1-2.6 samt har två (2) godkända referenser, bedöms vara kvalificerad. 1) Ange namn, befattning, adress, telefonnummer och e-postadress för referent 1 (Fritextsvar) 2) Vad avsåg uppdraget (referens 1)? (Fritextsvar) 3) När genomfördes uppdraget (referens 1)? (Fritextsvar) 4) Är referent 1 vidtalad? (/ svar) 5) Ange namn, befattning, adress, telefonnummer och e-postadress för referent 2. (Fritextsvar) 6) Vad avsåg uppdraget (referens 2)? (Fritextsvar) 7) När genomfördes uppdraget (referens 2)? (Fritextsvar) 8) Är referent 2 vidtalad? (/ svar) 9) Har samtliga svar på frågorna till referent 1 godkänts? (/ svar) 10) Har samtliga svar på frågorna till referent 2 godkänts? (/ svar) 2.3 Kravspecifikation Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 6 av 20
2.3.1 Kundteam Anbudsgivaren ska utse ett team som är kundansvarig gentemot kommunen. Teamet ska präglas av ett gemensamt övergripande förhållningssätt. I första hand är det teamets medlemmar som ska arbeta såväl generellt som i enskilda ärenden mot kommunen. I teamet ska ingå företagsläkare, företagssjuksköterska, organisationskonsult, psykolog, alkohol- och drogterapeut, arbetsmiljöingenjör och ergonom. 1) Vänligen bekräfta att anbudsgivaren kommer att utse ett team, som är kundansvarigt gentemot kommunen. (/ svar) 2) Vänligen bekräfta att företagsläkare, företagssjuksköterska, organisationskonsult, psykolog, arbetsmiljöingenjör och ergonom kommer ingå i kundteamet. (/ svar) 3) Beskriv, hur anbudsgivaren avser att arbeta mot kommunen. (max en halv A4-sida). (Fritextsvar) 2.3.2 Kundansvarig samordnare Det ska finnas en kundansvarig samordnare hos anbudsgivaren som tidigare har arbetat i företagshälsovård gentemot kommuner och/eller landsting. Kundansvarig ska: - Tillse att kundteamet har kännedom om såväl kommunens organisation som kommunens arbetssätt i arbetsmiljöfrågor. Med arbetsmiljöfrågor avses såväl hälsofrämjande, förebyggande som efterhjälpande insatser. - Medverka till att utveckla samarbetet mellan kommunen och anbudsgivaren. - Skapa enkla och tydliga rutiner i ärendehanteringen, så att kommunens chefer får ett smidigt och effektivt stöd i enskilda ärenden. - Vara stöd för kommunens chefer och personalavdelning i företagshälsovårdsfrågor generellt samt vid beställningar i enskilda ärenden stödja genom att rekommendera och bedöma eventuellt behov av företagshälsovårdsinsatser. - Vara tillgänglig för kontakt med kommunens chefer och personalavdelning och efter sökt kontakt återkomma snarast, dock senast inom två (2) arbetsdagar. -Vara ansvarig för att övergripande statistik, uppföljning och återkoppling överlämnas vid möte med kommunens personalavdelning eller den grupp kommunen utser, två (2) gånger per år eller vid behov. - Vara ansvarig för att följa upp klagomål med berörd chef och personalavdelning. 1) Vänligen bekräfta att anbudsgivaren erbjuder en kundansvarig gentemot kommunen? (/ svar) Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 7 av 20
2) Vänligen bekräfta, att kundansvarig tidigare har arbetat i företagshälsovård gentemot kommuner eller landsting. (/ svar) 3) Vänligen bekräfta, att anbudsgivaren kommer att skapa enkla och tydliga rutiner i ärendehanteringen. (/ svar) 4) Vänligen bekräfta att anbudsgivaren kommer att, efter sökt kontakt, återkomma inom senast två (2) arbetsdagar (/ svar) 5) Vänligen bekräfta att anbudsgivaren är ansvarig för att följa upp klagomål med berörd chef och personalavdelning. (/ svar) 6) Vänligen bekräfta att anbudsgivaren accepterar samtliga övriga uppgifter, som ska åligga kundansvarig. (/ svar) 2.3.3 Geografisk närhet Mottagningslokaler för företagshälsovård ska vara belägna så att de lätt kan nås med allmänna kommunikationer. Mottagningslokalerna bör kunna nås med allmänna kommunikationsmedel inom 45 min i rusningstid, räknat med SL:s reseplanerare. Kommunen har rätt att begära att möten och undersökningar hålls i kommunens lokaler. Sådana möten och undersökningar kommer i huvudsak att gälla uppföljningar, större vaccinationsinsatser, arbetsmiljökartläggningar etc. 1) Beskriv de allmänna kommunikationerna inkl gångtid från Täby centrum till anbudsgivarens mottagningslokaler. Av beskrivningen ska framgå hur lång tid resan tar under icke rusningstid. (Fritextsvar) 2) Bekräfta att möten och undersökningar på begäran från kommunen hålls i kommunens lokaler. (/ svar) 2.3.4 Tjänster, som ingår i uppdraget Anbudsgivaren ska kunna erbjuda minst följande tjänster: A. Hälsofrämjande insatser 1) Friskvårdstjänster - Kost- och aktivitetsrådgivning för individ och grupp - Hälsopromotiv rådgivning för organisation B. Förebyggande insatser 1) Arbetsmiljötjänster: Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 8 av 20
- Stöd i kommunens systematiska arbetsmiljöarbete 2) Ergonomitjänster: - Ergonomisk genomgång av arbetsplats - Ergonomisk rådgivning 3) Hälsoundersöknings- och hälsovårdstjänster: Allmän hälsokontroll där minst följande ska ingå: - lagstadgade hälsokontroller för personer som arbetar i riskmiljöer, minimikrav enligt lag - läkar-/sjuksköterskebesök med undersökning av individ - frågeformulär hälsotillstånd, blodprov, urinprov, syntest, hörseltest, blodtrycksmätning, längd och vikt - uppföljning av resultat med ev hänvisning till specialist - Lagstadgade hälsokontroller för personer som arbetar i riskmiljöer, minimikrav enligt lag - Hälsoprofil med livsstilsfrågor samt mätning av: - blodtryck - BMI - konditionstest Rådgivning och uppföljning av hälsoprofilen ska göras direkt och dessutom ska en uppföljning göras inom sex (6) månader. 4) Vaccinationstjänster: Lagstadgade hälsokontroller/vaccinationer för personer som arbetar i riskmiljöer, minimikrav enligt lag - Vaccination mot influensa, TBE och för annan smitta, för vilken man kan riskera att exponeras 5) Samtalsbehandlingstjänster i samband med exempelvis kris, konflikt, stress, hot om våld och missbruksproblem: - Samtalsbehandling för individ - Rådgivning för chef individ, grupp och organisation C. Rehabiliterande insatser 1. Utredningstjänster - Rehabiliteringsutredning /upplysning till försäkringskassan - Rådgivning och samordning - Tvärvetenskaplig arbetsförmågebedömning - Förstadagsintyg - Alkohol- och drogtester, akuta tester och vid uppföljning 2. Rehabiliterings- och arbetsanpassningstjänster - Samtalsstöd - Plan för återgång i arbete D. Övriga tjänster: Därutöver ska enstaka tjänster hos olika personer inom företagshälsovården kunna beställas. Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 9 av 20
1) Bekräfta att samtliga beskrivna tjänster, inklusive enstaka tjänster, kan erbjudas. (/ svar) 2) Beskriv hur en arbetsför mågebedömning görs. Bedömningen ska kunna utgöra beslutsunderlag för arbetsgivaren och försäkringskassan. Av beskrivning ska framgå a) hur uppläggningen har gjorts b) vilket innehåll bedömningen har c) vilken metod som använts d) hur bedömningen ska följas upp e) vilket resultat man förväntar sig f) vilken kompetens de personer har, som genomför arbetsförmågebedömningen g) en uppskattning av tidsåtgången för att göra bedömningen (Fritextsvar) 3) Redogör för de kompetenser och resurser anbudsgivaren har vid alkohol- och drogproblematik a) för rådgivning till chef b) för handledning av chef c) för stöd till medarbetare (Fritextsvar) 4) Anbudsgivaren ska bekräfta att anbudsgivaren kan utfärda förstadagsintyg samma arbetsdag (måndag-fredag), som begäran framförs av kommunen. (/ svar) 5) Anbudsgivaren ska bekräfta att anbudsgivaren kan genomföra alkohol- och drogtester samma arbetsdag (måndag- fredag), som begäran framförs av kommunen. (/ svar) 6) Anbudsgivaren ska bekräfta att anbudsgivaren kan erbjuda tid för akuta besök inom tre (3) arbetsdagar (måndag- fredag), från det att sådan begäran framförts av kommunen. (/ svar) 7) Anbudsgivaren ska bekräfta att anbudsgivaren kan erbjuda tid för övriga besök inom tio (10) arbetsdagar (måndag-fredag), från det att sådan begäran framförts av kommunen. (/ svar) 2.3.5 Utbildningar Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla utbildning, såväl på grupp- som organisationsnivå inom 1) det hälsofrämjande området 2) det förebyggande området 3) det rehabiliterande området Utbildningarna ska behandla följande områden: - hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap - hälsofrämjande arbetsmiljö - stresshantering - arbetsmiljölagstiftning Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 10 av 20
- systematiskt arbetsmiljöarbete - kränkande särbehandling - rök- och snusslutarkurs - alkohol och droger - rehabilitering 1) Bekräfta att anbudsgivaren kan tillhandahålla utbildning, både på grupp- och på organisationsnivå, inom a) det hälsofrämjande och b) det förebyggande och c) det rehabiliterande området (/ svar) 2) Bekräfta att anbudsgivaren har möjlighet att skräddarsy kurser för kommunens specifika behov. (/ svar) 3) Beskriv innehållet i utbildning om hälsofrämjande ledarskap ((max en halv A4-sida) (Fritextsvar) 4) Beskriv innehållet i utbildning om systematiskt arbetsmiljöarbete (max en halv A4-sida) (Fritextsvar) 5) Beskriv övrigt kursutbud inom det hälsofrämjande området. I stället för beskrivning kan kursprogram bifogas anbudet. Om möjligt ska priser finnas angivna för det övriga kursutbudet. (Fritextsvar) 6) Beskriv övrigt kursutbud inom det förebyggande området. I stället för beskrivning kan kursprogram bifogas anbudet. Om möjligt ska priser finnas angivna för kursutbudet. (Fritextsvar) 7) Beskriv övrigt kursutbud inom det rehabiliterande området. I stället för beskrivning kan kursprogram bifogas anbudet. Om möjligt ska priser finnas angivna för kursutbudet. (Fritextsvar) 2.3.6 Företagspresentation vid avtalsstart Leverantören ska presentera sin verksamhet för kommunens olika ledningsgrupper som kommunen utser, samt kommunens personalavdelning. Leverantören ska också inhämta kunskaper om kommunens olika verksamheters förutsättningar och behov. Slutligt innehåll i Presentationsprogrammet fastställs tillsammans med kommunens personalavdelning. Presentationsprogrammet ska genomföras: - vid tre (3) tillfällen i Täby, ca två timmar per tillfälle. Ersättning utgår inte för leverantörens presentation. 2.3.7 Elektronisk handel Täby kommun har ett elektroniskt inköps- och fakturahanteringssystem, (Visma Proceedo AB). I samband med avtalstecknade fyller antagen leverantör i ett formulär för detta. Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 11 av 20
2.3.8 Begärd ersättning Anbudsgivaren ska ange den ersättning, som anbudsgivaren begär, i enlighet med anvisningarna i Bilaga 4 - Prisbilaga Företagshälsovård. Den begärda timersättningen för företagsläkare, företagssköterska, organisationskonsult, legitimerad psykolog, arbetsmiljöingenjör och ergonom ska anges. Vidare ska anbudsgivare ange den ersättning som begärs för halvdagsutbildningar för chefer i hälsofrämjande ledarskap, i systematiskt arbetsmiljöarbete och i problematiken runt alkohol och droger. Priserna i prisbilagan, bilaga 4, är besvarade? (/ svar) Bilaga 4 är ifylld och bifogad anbudet? (Bifogat dokument) 2.3.9 Accept av avtalsvillkoren Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren. Anbudsgivaren bekräftar att avtalsvillkoren accepteras. (/ svar) 2.4 Avtalsvillkor 2.4.1 Avtalet avser Detta avtal reglerar villkoren för bedrivande av företagshälsovård åt Täby kommun. 2.4.2 Parter Leverantör Namn och org.nr Adress Tel Kontaktperson för avtalet hos leverantören: Namn, tel, e-post. Beställare Täby kommun, org. nr. 212000-0118 Kommunledningskontoret Stationsvägen 13 183 80 Täby Tel: 08-55 55 90 00 Kontaktperson för avtalet hos beställaren: Josefine Dellmark, personalkonsult Personalenheten Tel: 08-55 55 95 73 E-post: josefine.dellmark@taby.se 2.4.3 Avtalstid Ramavtalet planeras gälla fr.o.m. den 1 april 2016 t o m den 31 mars 2019 med möjlighet till ett (1) års förlängning. Total möjlig avtalstid är således fyra (4) år. Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 12 av 20
Kommunen förbehåller sig rätten att besluta om förlängning. Förlängning ska ske skriftligt senast sex (6) månader före avtalstidens utgång. 2.4.4 Förhållningssätt Företagshälsovården ska ha en tydlig avgränsning gentemot traditionell sjukvård. Föreningen Svensk Företagshälsovårds etiska riktlinjer (bilaga 6) ska tillämpas vid genomförande av uppdrag. 2.4.5 Tjänster Leverantören ska erbjuda minst följande tjänster: A. Hälsofrämjande insatser 1) Friskvårdstjänster - Kost- och aktivitetsrådgivning för individ och grupp - Hälsopromotiv rådgivning för organisation B. Förebyggande insatser 1) Arbetsmiljötjänster - Stöd i kommunens systematiska arbetsmiljöarbete 2) Ergonomitjänster - Ergonomisk genomgång av arbetsplats - Ergonomisk rådgivning 3) Hälsoundersöknings- och hälsovårdstjänster Allmän hälsokontroll där minst följande ska ingå: - Lagstadgade hälsokontroller för personer som arbetar i riskmiljöer, minimikrav enligt lag - Läkar-/sjuksköterskebesök med undersökning av individ - Frågeformulär hälsotillstånd, blodprov, urinprov, syntest, hörseltest, blodtrycksmätning, längd och vikt - Uppföljning av resultat med ev hänvisning till specialist - Hälsoprofil med livsstilsfrågor samt mätning av blodtryck - BMI - Konditionstest Rådgivning och uppföljning av hälsoprofilen ska göras direkt och dessutom ska en uppföljning göras inom sex månader. 4) Vaccinationstjänster Lagstadgade hälsokontroller/vaccinationer för personer som arbetar i riskmiljöer, minimikrav enligt lag - Vaccination mot influensa, TBE och för annan smitta, för vilken man kan riskera att exponeras 5) Samtalsbehandlingstjänster i samband med exempelvis kris, konflikt, stress, hot om våld och missbruksproblem - Samtalsbehandling för individ - Rådgivning för chef, individ, grupp och organisation C. Rehabiliterande insatser 1. Stödjande tjänster - Samordning av rehabiliteringsinsatser - Chefsrådgivning/handledning Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 13 av 20
- Samtalsstöd till individ 2. Utredningstjänster - Rehabiliteringsutredning/upplysning till Försäkringskassan - Arbetsförmågeutredning, tvärvetenskaplig - Arbetsträningsprogram - Förstadagsintyg - Alkohol- och drogtester, akuta och vid uppföljning Övriga tjänster 1) Leverantören ska kunna utfärda förstadagsintyg samma arbetsdag (måndag-fredag), som sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. 2) Leverantören ska kunna genomföra alkohol- och drogtester samma arbetsdag (måndag- fredag), som sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. 3) Leverantören ska kunna erbjuda tid för akuta besök inom tre (3) arbetsdagar (måndag- fredag), från det att sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. 4) Leverantören ska kunna erbjuda tid för övriga besök inom tio (10) arbetsdagar (måndag- fredag), från det att sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. Därutöver ska enstaka tjänster hos olika personer och funktioner inom företagshälsovården kunna beställas. 2.4.6 Personalens utbildning och erfarenhet Den personal, som genomför uppdrag åt kommunen, ska vid samtliga uppdrag ha nedanstående kompetens. Byts personal under avtalstiden ska den nya personalen uppfylla samma kompetenskrav. På begäran ska leverantören under avtalstiden kunna redovisa personalens kompetens. 1) Företagsläkare - legitimerad läkare enligt Socialstyrelsens föreskrifter med klinisk specialistinriktning (ex. allmänmedicin) och - godkänd företagsläkarkurs och - tidigare erfarenhet (minst 2 år) av arbete med företagshälsovård åt kommuner och landsting 2) Företagssköterska Avlagd sjuksköterskeexamen med vidareutbildning till företagssköterska enligt Socialstyrelsens föreskrifter 3) Organisationskonsult - avlagd examen från högskola/universitet, (t.ex. psykolog, beteendevetare, civilekonom eller liknande) och - dokumenterad erfarenhet av tidigare arbete som organisationskonsult inom företagshälsovård i motsvarande omfattning som detta uppdrag avser. (Redovisat i anbudet genom beskrivning/förteckning innehållandes t.ex. yrkeserfarenhet i antal år, erfarenhet av antal ärenden, genomförda/pågående uppdrag med tillhörande beställare). 4) Legitimerad psykolog - avlagd psykologexamen enligt Socialstyrelsens föreskrifter och - vidareutbildning inom kognitiv psykologi 5) Alkohol- och drogterapeut. (Psykolog, socionom, beteendevetare eller Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 14 av 20
annan yrkeskategori med utbildning i 12-stegsmodellen, KBT eller liknande) -med utbildning i 12-stegsmodellen, KBT eller liknande och med dokumenterad erfarenhet av arbete med beroendeproblematik och missbruk.(redovisat i anbudet genom beskrivning/förteckning innehållandes t.ex. yrkeserfarenhet i antal år, erfarenhet av antal ärenden, genomförda/pågående uppdrag med tillhörande beställare). 6) Arbetsmiljöingenjör - avlagd examen till arbetsmiljöingenjör och - tidigare och dokumenterad yrkeserfarenhet. (Redovisat i anbudet genom beskrivning/förteckning innehållandes t.ex. yrkeserfarenhet i antal år, erfarenhet av antal ärenden, genomförda/pågående uppdrag med tillhörande beställare). 7) Ergonom Legitimerad sjukgymnast/fysioterapeut enligt Socialstyrelsens föreskrifter med vidareutbildning till ergonom. 2.4.7 Kundteam Leverantören ska utse ett team som är kundansvarigt gentemot kommunen. Teamet ska präglas av ett gemensamt övergripande förhållningssätt. I första hand är det teamets medlemmar som ska arbeta såväl generellt som i enskilda ärenden mot kommunen. I teamet ska ingå företagsläkare, företagssjuksköterska, organisationskonsult, psykolog, alkohol- och drogterapeut, arbetsmiljöingenjör och ergonom. 2.4.8 Kundansvarig samordnare Det ska finnas en kundansvarig samordnare hos leverantören som tidigare har arbetat i företagshälsovård gentemot kommuner och/eller landsting. Kundansvarig ska: - Tillse att kundteamet har kännedom om såväl kommunens organisation som kommunens arbetssätt i arbetsmiljöfrågor. Med arbetsmiljöfrågor avses såväl hälsofrämjande, förebyggande som efterhjälpande insatser. - Medverka till att utveckla samarbetet mellan kommunen och anbudsgivaren. - Skapa enkla och tydliga rutiner i ärendehanteringen, så att kommunens chefer får ett smidigt och effektivt stöd i enskilda ärenden. - Vara ett stöd för kommunens chefer och personalavdelning i företagshälsovårdsfrågor generellt samt vid beställningar i enskilda ärenden stödja genom att rekommendera och bedöma eventuellt behov av företagshälsovårdsinsatser. - Vara tillgänglig för kontakt med kommunens chefer och personalavdelning och efter sökt kontakt återkomma snarast, dock senast inom två (2) arbetsdagar. - Vara ansvarig för att övergripande statistik, uppföljning och återkoppling överlämnas vid möte med kommunens personalavdelning eller den grupp kommunen utser, två (2) gånger per år eller vid behov. - Vara ansvarig för att följa upp klagomål med berörd chef och personalavdelning. 2.4.9 Uppdragsgenomgång, kvalitetsuppföljning och statistik Vid avtalsstart hålls en företagspresentation av verksamheten för de ledningsgrupper, som kommunen utser samt personalavdelning enligt kravspecifikation. Ersättning utgår inte för leverantörens presentation. Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 15 av 20
För att säkerställa att parterna har en samstämmig uppfattning om avtalets syfte och resultat, ska genomgångar hållas två (2) gånger per år eller vid behov, med kommunens utvärderingsgrupp samt kontaktperson för avtalet. Vid genomgångarna kommer rutiner, metoder, kvalitet, avtalsuppfyllelse etc att diskuteras. Vid behov görs mindre förändringar och/eller kompletteringar av uppdraget. Inför uppdragsgenomgångarna ska leverantören tillhandahålla statistik över utförda tjänster (bilaga 7). I sammanställningarna ska det inte gå att röja den enskildes identitet. Leverantören är sammankallande till genomgången. En gång per år ska leverantören genomföra en kundnöjdhetsundersökning med avropande chefer. Resultatet ska redovisas vid uppdragsgenomgången. 2.4.10 Beställningsrutiner och tider Vid rutinmässiga uppdrag ska beställning ske genom ett standardiserat elektroniskt formulär på leverantörens hemsida. Kundansvarig samordnare ska vara tillgänglig för kontakt med kommunens chefer och personalavdelning och efter sökt kontakt återkomma snarast, dock senast inom två (2) arbetsdagar. - Enskilda insatser av akut karaktär i t ex rehabiliteringsärenden ska snabbt och informellt kunna beställas och utföras. Den här typen av tjänster ska kunna beställas muntligt och i efterhand bekräftas skriftligt från chef inom kommunen. - Leverantören ska kunna erbjuda tid för akuta besök inom tre (3) arbetsdagar (måndag- fredag), från det att sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. - Leverantören ska kunna erbjuda tid för övriga besök inom tio (10) arbetsdagar (måndag- fredag), från det att sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. - Vid mer komplexa tjänster gör kommunen en utförligare skriftlig uppdragsbeskrivning. Uppdragets utformning och omfattning bekräftas skriftligt av leverantören snarast. - Leverantören ska kunna utfärda förstadagsintyg samma arbetsdag (måndag-fredag), som sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. - Leverantören ska kunna genomföra alkohol- och drogtester samma arbetsdag (måndag- fredag), som sådan begäran framförts av chef och personalavdelningen. 2.4.11 Avbokning av möte Avbokning av möte, som är inbokat hos leverantören och som avbokas senast arbetsdagen innan dagen för mötet, ska inte debiteras. 2.4.12 Anmärkningar mot utfört arbete Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal eller personal från anlitad underleverantör, om kommunen begär det och har sakligt skäl för sin begäran. Sådant skäl kan exempelvis vara samarbetssvårigheter, personen i fråga saknar erforderlig kompetens, eller tjänsten utförs inte på det sätt som regleras i uppdragsbeskrivning, tidsplan Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 16 av 20
eller enligt avtalet i övrigt. Leverantören svarar för kostnader och tidsåtgång för byte av personal och för att ny personal ska sätta sig in i relevanta delar av påbörjade eller planerade tjänster. Om leverantören brister i fullgörandet av avtalad tjänst, eller tjänsten väsentligt försenas eller uteblir och rättelse inte sker, eller sker på ett godtagbart sätt, har beställaren rätt att ersätta tjänsten från annan leverantör. Leverantören ska ersätta beställaren för uppkomna merkostnader som skadan eller felet orsakat. 2.4.13 Övertagande av aktuella ärenden Leverantören ska ha en rutin för övertagande av aktuella enskilda ärenden från tidigare leverantör med beaktande av gällande sekretessbestämmelser och eventuell annan lagstiftning. 2.4.14 Överlämnande av ärenden Vid avtalstidens slut ska leverantören medverka till att en eventuell ny leverantör får tillgång till de uppgifter som krävs för att kunna överta och utföra uppdrag med säkerhet och kvalitet, såväl enskilda ärenden som andra uppdrag. 2.4.15 Ägande- och nyttjanderätt Kommunen har ägande- och nyttjanderätt till rapporter och annat material, som leverantören levererar till kommunen under och efter genomförda enskilda och andra uppdrag. 2.4.16 Geografisk närhet Mottagningslokaler för företagshälsovård ska vara belägna så att de lätt kan nås med allmänna kommunikationer. Mottagningslokalerna bör kunna nås med allmänna kommunikationsmedel inom 45 min i rusningstid, räknat med SL:s reseplanerare. Kommunen har rätt att begära att möten och undersökningar hålls i kommunens lokaler. Sådana möten och undersökningar kommer i huvudsak att gälla uppföljningar, större vaccinationsinsatser, arbetsmiljökartläggningar etc. Lokalerna ligger: regleras vid avtalstecknande 2.4.17 Underleverantörer Eventuella underleverantörer ska uppfylla de enligt lag ställda krav på registrerings-, skatteoch avgiftsskyldigheter. Leverantören ansvarar för att dessa krav uppfylls av underleverantör under hela avtalstiden och leverantören ansvarar även i övrigt för underleverantören i alla led såsom för sig själv. Kommunen kan begära uppgifter om underleverantören när som helst under avtalsperioden och leverantören är skyldig att snarast lämna dessa upplysningar till kommunen. 2.4.18 Försäkringar Ansvar för skada Leverantören ansvarar för samtliga skador som han, eller annan för vilken han ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. Om kommunen gentemot tredje man görs ansvarig Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 17 av 20
för inträffad skada, ska leverantören hålla kommunen skadeslös. Leverantörens ansvar för personskada begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle och 20 Mkr per år. Leverantörens ansvar för skada på eller förlust av egendom begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle och 20 Mkr per år. Leverantörens ansvar för ren förmögenhetsskada begränsas till 2 Mkr per skadetillfälle och år. Ovan angivna begränsningar gäller inte om Leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt. Försäkring Leverantören ansvarar för att hålla sin egendom och sin verksamhet försäkrad på ett erforderligt sätt. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring som täcker leverantörens ansvar enligt detta avtal. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till kommunen senast två veckor före uppdragets påbörjande. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till kommunen senast en vecka före det att försäkringen går ut. Om leverantören brister i någon av ovanstående förutsättningar, har kommunen rätt att antingen teckna sådan försäkring på leverantörens bekostnad eller att häva avtalet. 2.4.19 Tillämplig lag Verksamheten ska bedrivas enligt detta avtal samt lagar och förordningar som gäller eller kan komma att gälla för verksamheten. 2.4.20 Ersättning Se prisbilaga (priser enligt anbud) I priset ska samtliga kostnader ingå. Lämnat timpris är det pris kommunen betalar för 60 minuters rådgivning/besök. Eventuella administrativa kostnader och reskostnader ska ingå i timpriset. Inga extra kostnader utgår för presentation av verksamheten, för uppdragsgenomgångar, andra möten med kommunen etc utan dessa ska ingå i ersättningen. Samma timersättning gäller när möten och undersökningar hålls i kommunens lokaler. Leverantören har rätt att debitera kommunen varje påbörjad kvart med en fjärdedel av avtalat timpris. 2.4.21 Prisjustering Offererade priser är fasta under det första avtalsåret. Med början från och med 2017-04-01 har leverantören möjlighet att räkna upp offererade priser med maximalt en (1) procent. Leverantören ska skriftligen anmäla begäran om prisjustering minst en månad före ikraftträdandet. Kommunen ska skriftligen godkänna justeringen. Prisändring får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att kommunen godkänt ändringen. Nya priser ska gälla minst tolv månader i taget. Retroaktiv prisjustering får ej ske. Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 18 av 20
2.4.22 Betalningsvillkor Betalning erläggs i efterskott 30 dagar efter erhållen faktura. Fakturerings- och expeditionsavgifter och liknande godtas inte. Vid försenad betalning accepteras endast dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser. Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum då räntan beräknats samt antalet räntedagar. 2.4.23 Fakturans innehåll På fakturan ska anges: - fakturadatum och fakturanummer - företagets namn, adress, organisationsnummer, momsregistreringsnummer och uppgift om F-skattsedel - leveransdatum, leveransadress - priset och total mervärdesskatt - specifikation av vilka tjänster fakturan avser - beställarens namn (personalansvarig chef) och kostnadsställe Faktura skickas till: Täby kommun, FE 501, 838 81 Frösön Inga sekretessbelagda uppgifter får finnas på fakturan. 2.4.24 Ändringar och tillägg Ändringar av och tillägg till detta avtal kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för kommunen och leverantören. 2.4.25 Befrielsegrund Om händelse inträffar, som ligger utanför leverantörens kontroll och som leverantören vid ingången av avtalet skäligen inte kunde inse skulle kunna inträffa, befrias leverantören från sitt åtagande om denne gjort vad han kunnat för att undvika eller övervinna följderna. Om hinder enligt vad som sägs ovan inträffar ska kommunen omedelbart skriftligen underrättas. Upphör hindret ska leverantören omedelbart kontakta kommunen och återuppta uppdraget i enlighet med detta avtal. Då befrielsegrund varat under oskäligt lång tid har kommunen utan ersättningsskyldighet, rätt att säga upp detta avtal genom skriftligt meddelande till leverantören. Avtal upphör så snart som leverantören mottagit det skriftliga meddelandet. 2.4.26 Hävning Om leverantören inte fullgör sina åtaganden och skyldigheter enligt enligt detta avtal eller enligt gällande lagar och förordningar och leverantören inte har avhjälpt felet inom skälig tid efter det att kommunen skriftligt begärt detta, har kommunen rätt att häva avtalet om felet är väsentligt för honom och leverantören insett eller bort insett detta. Båda parter har rätt att häva avtalet om leverantören försätts i konkurs eller om någon av parterna uppenbarligen inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Framkommer brister vid kommunens regelbundna kontroller av leverantörens betalning av skatter och socialavgifter, av leverantörens ekonomiska stabilitet, kreditvärdighet och betalningsförmåga, kan avtal komma att hävas. Kommunen äger rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning. Hävning ska ske skriftligt. 2.4.27 Tvistelösning Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 19 av 20
Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i allmän domstol, enligt svensk rätt och med den tingsrätt som första instans i vars domkrets kommunen har sin hemvist. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. Utskrivet: 2015-10-29 11:15 Sida 20 av 20