1 (10) Datum 04.00 Diarienr (åberopas) 951-A409.485/2016 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Jenni Elfvén E-post jenni.elfven@polisen.se Upphandling av Flygbränsle, JET A1 (5 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: Upphandlingen avser tillhandahållande och leverans av flygbränsle JET A1 enligt Aviation Fuel Quality Requirements for Jointly Operated Systems (AFQRJOS) till Polismyndighetens och Sjöfartsverkets helikoptrar. Polismyndigheten genomför ramavtalsupphandling för både Polismyndigheten och Sjöfartsverket och avser att teckna ramavtal med en Anbudsgivare. Upphandlingen ska resultera i ett för varje myndighet eget ramavtal avseende tillhandahållande och leverans av flygbränsle JET A1. Sjöfartsverket upphandlar sedan den 3 november 2016 nya tankanläggningar till sina Helikopterbaser. Leverans av första tankanläggning är beräknad till maj 2017. Resterande tankanläggningar skall därefter levereras i 3 månaders intervaller med beräknat avslut i maj 2018. Leverans av flygbränsle enligt denna upphandling avser leverans till dessa kommande tankanläggningar vad gäller Sjöfartsverket. 1.1 Bakgrund Polisflyget opererar sju (7) stycken helikoptrar av typen Bell 429. De baseras på fem (5) orter och där tankar polisen från fasta cisterner. Helikoptrarna tankas med öppen tankning det vill säga ingen trycktankning. Sjöfartsverket opererar sju (7) stycken helikoptrar av typen AugustaWestland 139. De baseras på fem (5) orter och där tankar sjöfartsverket från fasta cisterner. Helikoptrarna tankas med öppen tankning det vill säga ingen trycktankning. Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se
2 Båda myndigheters flyg opererar dygnet runt och landar, utöver på sina egna baseringar, på flygplatser eller helikopterlandningsplatser där det finns tillgång till bränsle. Det är myndigheternas operativa verksamhet som styr behovet. Polismyndigheten har på de platser där det är långt till närmaste tankmöjlighet ställt upp egna cisterner. Polisen har även ett tanksläp som fylls på i depå. Tanksläpet använder polisen bland annat som tillfällig resurs vid speciella uppdrag. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet för både Polisen och Sjöfartsverket. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 Annonsering Annonsering sker i databasen www.mercell.se och www.ted.europa.eu samt i Europeiska unionens officiella tidning EUT. 2.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan (förfrågningsunderlag) jämte bilagor. Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress jenni.elfven@polisen.se. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 30 januari 2017. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 31 januari 2017. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Polisen har begränsad kapacitet att besvara frågor under tidsperioden 2016-12- 24 till och med 2017-01-01.
3 Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 Anbudets form och struktur Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information noteras i punkt 1.7 i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. - ANBUD 2.7 Anbudets giltighet Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 30 maj 2017 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.8 Anbudets avlämnande Anbud ska ha ankommit till Polisen senast den 6 februari 2017. Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen.
4 2.10 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. Sådan information noteras i punkt 1.7 i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantör som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörs företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantör, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantör ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter (arbetsgivaravgifter) och skatter Anbudsgivare och underleverantör ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantör som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.
5 Anbudsgivare och underleverantör som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörs verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantör ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantör är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantör har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantör ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörs verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Tillstånd Anbudsgivareen ska inneha alla obligatoriska tillstånd som krävs för att transportera, kvalitetssäkra och leverera flygbränsle JET A1 till Polisen och Sjöfartsverket. 3.6 Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar.
6 Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 3.7 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska redovisa rutiner för ett systematiskt kvalitetsarbete samt dokumentera rutiner och instruktioner för att säkerställa: Att kraven kontrolleras och uppfylls under kontraktsperioden Att dokumentation som styrker att kraven uppfylls finns tillgänglig. Att det finns en kontaktperson gentemot den upphandlande myndigheten. För att säkerställa att ovanstående punkter efterlevs ska rutiner och instruktioner minst omfatta följande: 1. Organisation, kvalitetsansvarig, kontaktperson till den upphandlande myndigheten samt eventuellt andra ansvariga personer och deras ansvarsområden. 2. Rapportering och behandling av avvikelser relaterade till de ställda kraven. 3. Rapportering, dokumentation och hantering av reklamationer och klagomål på den offererade varan och tjänsten. 4. Spårbarhet uppströms i leverantörskedjan. 5. Kontaktpersonens årliga rapportering av ovanstående punkter till den upphandlande myndigheten. Anbudsgivaren ska för att verifiera ovan visa certifikat enligt ISO 9001 eller visa eget dokumenterat system som omfattar det som anges i kravet. Anbudsgivaren ska på Polisens eller Sjöfartsverkets anmodan inkomma med ovan dokumentation även för underleverantörer. I bilaga 1 Formulär för anbudsgivare ska anbudsgivaren garantera att eventuella underleverantörer genomför kvalitetssäkring enligt punkt 3.7.
7 3.8 Verksamhetskontroll Anbudsgivaren är skyldig att ta emot Polismyndigheten och Sjöfartsverket för att genomföra verksamhetskontroll Enligt regler för luftfart är Polisen och Sjöfartsverket skyldiga att genomföra verksamhetskontroller. Dessa ska kunna genomomföras minst en (1) gång per år men kan även genomföras vid ytterligare tillfällen på begäran av Polisen och Sjöfartsverket.. Verksamhetskontrollen ska säkerställa uppfyllnad av avtal och ställda kvalitetskrav. Anbudsgivaren ansvarar för att levererat bränsle uppfyller de kvalitetskrav som är ställda och därmed även uppfyller tillverkarens direktiv och luftfartsmyndighetens bestämmelser samt föra dokumentation av detta. 3.9 Underleverantör Samtliga krav ställda i punkt 3 tom 3.6 och punkt 4 tom 4.1 i anbudsförfrågan ska gälla även underleverantör. 4 KRAV PÅ LEVERANS VARAN OCH TJÄNSTEN De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av nedan kravspecifikation. 4.1 Krav på tjänsten Anbudsgivaren ska leverera Flygbränsle JET A1 enligt Aviation Fuel Quality Requirements for Jointly Operated Systems (AFQRJOS) till samtliga nedan nämnda tankanläggningar. Eventuellt kan andra tankar också förekomma. Nya utetankplatser kan tillkomma eller befintliga kan stängas. Polisens fasta baseringar för depåbehållare/cisterner för påfyllnad från tankbil: Plats Bränsle Tank Uppskattad kvantitet per Ägare av depåbehållare/cistern/tank år Arlanda JET A1 25 m 3 470 m 3 /år Polismyndigheten Sturup JET A1 10 m 3 140 m 3 /år Polismyndigheten Boden JET A1 10 m 3 120 m 3 /år Polismyndigheten Säve JET A1 10 m 3 520 m3/år Polismyndigheten Östersund JET A1 20 m 3 180 m 3 /år Hyrd tankanläggning
8 Polismyndighetens Utetankar aktuella för påfyllnad från tankbil: Plats Bränsle Tank Uppskattad kvantitet per Ägare av depåbehållare/cistern/tank år Haparanda JET A1 5 m 3 5 m 3 /år Polismyndigheten Mierkenäs JET A1 5 m 3 5 m 3 /år Polismyndigheten Karlstad JET A1 2,3 m 3 7 m 3 /år Polismyndigheten Järämä JET A1 3 m 3 6 m 3 /år Polismyndigheten Karesuando JET A1 3 m 3 3 m 3 /år Polismyndigheten Sorsele JET A1 3 m 3 3 m 3 /år Polismyndigheten Övertorneå JET A1 3 m 3 3 m 3 /år Polismyndigheten Abisko JET A1 10 m 3 7 m 3 /år Polismyndigheten Bengtsfors JET A1 5 m 3 7 m 3 /år Polismyndigheten Jönköping JET A1 5 m 3 7 m 3 /år Planerad att driftsättas Sjöfartsverkets fasta baseringar för depåbehållare/cisterner för påfyllnad från tankbil: Plats Bränsle Tank Uppskattad kvantitet per Ägare av depåbehållare/cistern/tank år Säve JET A1 30 m 3 330 m 3 /år Sjöfartsverket Kungshamn JET A1 15 m 3 15 m 3 /år Planerad att driftsättas Ronneby JET A1 30 m 3 330 m 3 /år Sjöfartsverket Umeå JET A1 30 m 3 360 m 3 /år Sjöfartsverket Visby JET A1 30 m 3 330 m 3 /år Sjöfartsverket Norrtälje JET A1 30 m 3 330 m 3 /år Planerad att driftsättas För Polisen förekommer det tankning på andra orter och flygplatser i landet. Uppskattningsvis tankas ca 20% av bränslet, motsvarande ca 250 m 3 på annan ort än tabellerna beskriver. Tankning sker då från den Leverantör eller privat aktör som finns etablerad på denna ort och flygplats. För Sjöfartsverket förekommer det tankning på övriga orter, flygplatser, i landet. Uppskattningsvis tankas ca 10% av bränslet, motsvarande ca 200 m 3 på annan ort. Tankning sker då från den Leverantör eller privat aktör som finns etablerad på denna ort och flygplats. Det är myndigheternas operativa verksamhet som styr behovet.
9 5 KOMMERSIELLA KRAV 5.1 Avtalsunderlag I bilagda Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare respektive Sjöfartsverket och antagen anbudsgivare. 5.2 Förutsättningar för att teckna avtal Anbudsgivaren och eventuella underleverantör ska acceptera samtliga villkor i bilaga 4 Avtalsunderlag utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och eventuellt bilaga 2 Formulär för underunderleverantör godtas som accept av villkoren i bilaga 4 Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid se punkt 2.8 i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Se punkt 3 Krav på Anbudsgivare. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på varan och tjänsten för upphandlingen och de kommersiella kraven. Se punkt 4 Krav på leverans av varan och tjänsten. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. Anbudet med det lägsta priset räknas fram från rabatter och lämnade listpriser per den 1 december 2016 i enlighet med prisbilaga. Samtliga priser multipliceras med Polisens och Sjöfartsverkets uppskattade volymer och adderas ihop till en totalsumma för utvärdering där andel rabatt dras av från lämnat listpris i enlighet med prisbilagan.
10 Anbudsgivare med lägsta TOTALSUMMA FÖR UTVÄRDERING tilldelas avtal. Anbudsgivare med lägst pris, d.v.s., lägst totalsumma för utvärdering, kommer att tilldelas avtal. Anbudsgivaren ska ange priser och offererad rabatt i SEK exklusive mervärdesskatt enligt bilaga 5 Prisbilaga. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För det fall att fler än ett (1) anbud har samma anbudspris kommer den anbudsgivare som lämnar rabatt på flest orter/tankanläggningar att antas. För det fall att fler än ett (1) anbud har samma anbudspris och lämnat rabatt på lika många orter/tankstationer kommer särskiljning genom lottning att ske. Bilagor 1. Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare 2. Bilaga 2 Formulär för underleverantör 3. Bilaga 3 Avtalsunderlag, Sjöfartsverket 4. Bilaga 4 Avtalsunderlag, Polisen jämte bilagor Bilaga 4a Mall för listpris Bilaga 4b Sanningsförsäkran antidiskriminering 5. Bilaga 5 Prisbilaga