Projektledare Malin Olsson Sida: 1 (39) Slutrapport FLIS projektet Förstudie ledningsinformationssystem Det man inte känner till kan man heller inte efterfråga och sakna ALLA på rätt väg med gemensamma indikatorer och nyckeltal! Hur går det för oss? Eftersom vi är så olika alla andra så tycker jag att vi väljer en egen väg Jag kan nog lösa detta själv! Vad håller de på med? Är alla bollarna verkligen mina? Chef?!? Kan det här vara effektivt? Man kan skapa sina egna nyckeltal sen finns ju alltid magkänslan och rutin!
Projektledare Malin Olsson Sida: 2 (39) 2
Projektledare Malin Olsson Sida: 3 (39) Innehåll 1 Bakgrund...4 1.1 Historik...4 1.2 Definitioner...5 1.3 Problembild...5 1.4 Projektets utgångspunkt...6 2 Avgränsningar och arbetsmetod...7 2.1 Projektets avgränsningar...7 2.2 Arbetsmetod...7 3 Genomförande och aktiviteter...7 3.1 Inventering av andra lärosätens lösningar...8 3.2 Studiebesök...8 3.2.1 Karlstads universitet...9 3.2.2 Högskolan i Skövde och Chalmers...9 3.2.3 Andra AP fonden i Göteborg...10 3.3 Nätverk, leverantörsmöten och seminarier...10 3.4 Intervjuer med chefer vid större lärosäten...11 3.5 Behovsutredning ledningsinformation inom Göteborgs universitet...11 3.6 Konsultstöd...13 3.7 Forskarstöd...14 4 Resultat...14 4.1 Vision ledningsinformationssystem...16 4.2 Behovsbaserad kravspecifikation...17 4.3 Analys av befintliga system i jämförelse med kravspecifikation...17 5 Alternativ och lösningar...18 5.1 Vägen till framgång...18 5.2 Alternativ 1: Förbättra befintlig lösning - Datalagret med Discoverer...21 5.3 Alternativ 2: Ersätt Discoverer med ny programvara kopplat till Datalagret...22 5.4 Alternativ 3: Utveckla en specifik lösning för ledningsinformation...23 5.5 Sammanfattning alternativ 1-3...24 6 Slutsatser och handlingsplan...25 6.1 Slutsatser...25 6.2 Handlingsplan...27 6.3 Slutord...29 Bilagor...30 Bilaga 1 Projektorganisation FLIS projektet...30 Bilaga 2 Sammanställning Lärosäten och Business Intelligence...31 Bilaga 3 Kostnader för licenser och implementering för Diver, Qlikview och OBIEE...32 Bilaga 4 Deltagare chefsintervjuer...33 Bilaga 5 Frågor intervjuer om ledningsinformation och beslutsstöd...34 Bilaga 6 Behovsbaserad kravspecifikation och jämförelse med Datalagret/Discoverer...35 Bilaga 7 Om Göteborgs universitets datalager på Oracles hemsida som utvald referens....38 Källor...39 3
Projektledare Malin Olsson Sida: 4 (39) 1 Bakgrund 1.1 Historik Behovet av ledningsinformationssystem uppmärksammades tidigt på Göteborgs universitet, redan för ett tiotal år sedan och resulterade i uppbyggnaden av ett datalager. Universitetets datalager är byggt i en Oracle miljö med utdatagränssnittet Discoverer. Tre s.k. datamarts skapades med information som hämtas från källsystemen: Agresso (ekonomidata), Palasso (personaldata) och Ladok (studentdata). Universitetets datalager, GULD, togs i skarp drift 2006 och erbjuder användarna att på ett någorlunda enhetligt sätt via en gemensam webbportal erhålla utdata från de tre källsystemen. Datalagret har utvecklats successivt. Utvecklingen har skett utifrån de resurser och förutsättningar som har funnits vid aktuell tidpunkt. Förordning om intern styrning och kontroll från 2007 1 och förändringar i omvärlden har bidragit till ett ökat fokus på chefskap under senare år. Det är en stor skillnad på de krav som finns idag på ledningsinformation jämfört med kraven som fanns för 5-10 år sedan. Detta kan förklara att det har saknats en strategi för ledningsinformation i Datalagrets utveckling och systemet är idag inte tillräckligt användarvänligt och självinstruerande för att tillfredsställa behovet av Business Intelligence eller ledningsinformationssystem för universitetets chefer och andra sällananvändare. Systemet tillgodoser snarare behoven hos expertanvändare i organisationen, framför allt ekonomer och personaladministratörer. Det finns flera orsaker till att Datalagret inte har utvecklats till det ledningsinformationssystem som universitetet önskar idag. Några av de mest avgörande har varit att: 1. Intern kompetens inte var prioriterat för uppdraget. Nya källsystem för ekonomi och personal infördes under samma tidsperiod som Datalagret byggdes upp, och viktig intern kompetens prioriterades av naturliga skäl för uppbyggnad av de nya källsystemen på bekostnad av Datalagret. 2. Källsystemen saknar gemensamma organisationsstrukturer och begrepp. Detta har man inte möjlighet att överbrygga i Datalagret. Det komplicerar samkörande av data från olika källsystem och istället för integrerad data utgörs universitetets datalager i praktiken av tre separata utdatasystem bestående av totalt ca 400 rapporter. 3. Datalagret saknar behörighetsstruktur. En sådan valdes medvetet bort då det ansågs innebära onödig administration. Konsekvensen av det valet är att användarna är anonyma i systemet. Det innebär att det inte är möjligt att urskilja vem som använder systemet och vad de använder. Det medför att det inte möjligt att göra några förval för användarna, och de kan inte spara egna rapporter eller inställningar. Det är inte heller möjligt att använda olika behörighetsnivåer för att begränsa tillgång på information eller göra information mer tillgänglig. 4. Discoverer har ett omodernt gränssnitt. Universitetet var tidigt ute med att starta uppbyggnaden av sitt datalager och programvaror som fanns tillgängliga då har snabbt blivit ålderdomliga i den hastighet som utveckling skett av Business intelligence under senare år. Discoverer som användargränssnitt är idag föråldrat och saknar många möjligheter som modernare system erbjuder. Gränssnittet är relativt komplext och kan inte anses vara intuitivt och användarvänligt på ett sätt som lämpar sig för chefer och andra sällananvändare. 5. Beställaren har varit otydlig och det fanns brister i konsulternas kompetens. Universitetet var en relativt ostrukturerad och otydlig beställare gentemot leverantören under Datalagrets uppbyggnad 1 Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, Styrdokument Göteborgs universitet (2009) Handlingsplan för Intern styrning och kontroll Dnr A11 3742/0 4
Projektledare Malin Olsson Sida: 5 (39) och beställningar gjordes i flera omgångar. Det fanns också brister i kompetens hos leverantörens konsulter, från Oracle, för att leverera det som utlovades. Dessa faktorer har bidragit till att investeringen blev dyrare än beräknat och att projektet aldrig nått sitt ursprungliga mål. Mellan åren 2005 2009 har investeringar i Datalagret kostat universitetet ca 22 mkr. 6. En tydlig styrning av systemets gemensamma utveckling har saknats. Resurser för att utveckla Datalagret utifrån ett ledningsperspektiv har inte varit tillräckliga. Datalagret kostar idag ca 4 mkr per år i teknisk drift och därutöver lägger martförvaltarna totalt ca 70 procent av en årsarbetstid på support och utveckling av systemet. 1.2 Definitioner Ledningsinformationssystem, är ett informationssystem med syfte att hjälpa en organisations ledning att nå specifik data, information eller kunskap. Detta för att påskynda agerande och ge verksamhetsfördelar. Funktionen hos Ledningsinformationssystem är att producera sammanfattande information från olika områden av data. Beslutsstöd, är ett samlingsbegrepp för olika metoder att stödja effektivt beslutsfattande, främst genom datorbearbetning av stora informationsmängder. Business Intelligence (BI), är ett samlingsbegrepp för färdigheter, teknologier, programvaror, processer och metoder för organisationer att bättre förstå sin verksamhet och sin omvärld. Ett BI-system syftar ofta till att stödja beslutsfattande och kallas även för beslutsstöds- eller ledningsinformationssystem. Förkortningen BI kommer att användas i rapporten och likställas med ledningsinformationssystem och beslutsstödssystem. Datalager, även kallat informationslager eller DataWarehouse, är en sammanställning av information från flera källor, utförd på ett sådant sätt att det underlättar en avancerad analys av information. I Datalagret finns datamarts (även kallat dataskafferi ) för vart och ett av källsystemen. På universitetet finns tre sådana datamarts, för systemen Agresso, Palasso och Ladok. För vart och ett av marten finns en martförvaltare som ansvarar för utveckling, rapporter och support. GULD, annat namn för universitetets datalager, byggt i Oracle. GULD togs i skarp drift 2006 men har planerats sedan början av 2000-talet och utvecklats sedan 2003. Discoverer; den programvara eller utdatasystem/användargränssnitt från Oracle som används för att nå informationen i Datalagret För närvarande används version 10 av Discoverer. Vanligen benämns hela lösningen bara som Datalagret. FLIS, Förstudie LedningsInformationsSystem, ett ettårigt projekt inom ramen för universitetets gemensamma förvaltning. När det i rapporten hänvisas till projektet, projektledningen eller liknande är det alltid FLIS projektet som avses. Se bilaga 1 för projektets organisation. 1.3 Problembild Ett väl fungerande ledningsinformationssystem, BI, ska ge stöd till chefer och medarbetare för att kontinuerligt kunna följa upp hur verksamheten ligger till i förhållande till uppsatta mål. Möjligheten att kunna kontrollera, analysera, simulera och prognostisera information om den egna verksamheten är och blir allt viktigare för styrning och ledning av moderna organisationer. Göteborgs universitets datalagerlösning har inte blivit det ledningsinformationssystem som var planerat. En bidragande orsak är att universitetets ledning inte har varit tydlig med vilket stöd man vill ge sin organisation, hur stödet ska se ut, varför det behövs och till vad det ska användas. Detta har resulterat i 5
Projektledare Malin Olsson Sida: 6 (39) att det finns en mångfald av egenutvecklade system och manuellt uppdaterade Excellösningar i organisationen som istället är det som chefer förlitar sig på för att styra och kontrollera sin verksamhet. Universitetet är dock inte ensamt om att inte lyckas med sin BI-satsing. Erfarenheter visar att upp emot 50 procent av alla BI-satsningar slutar med en begränsad användning eller direkt haveri 2. Om användarna i verksamheten inte har förtroende för systemet har det heller inget värde. Allt för ofta är fallet att förvaltningen tror att systemet används och fyller sin funktion baserat på att mycket tid och resurser har satsats. Har man en gång väl lyckats införa ett fungerande BI stöd visar erfarenheter att detta blir ett viktigt och kritiskt verksamhetsstöd som organisationen vare sig vill eller kan vara utan. För att BI ska fylla sin funktion måste det utgöra en integrerad del av organisationens styrning, vara dess roder, vilket innebär att ett sådant system alltid är ledningens ansvar. Det är också ledningens ansvar att försäkra sig om att specifikationen av systemet blir rätt, samt att beslutsprocesser får rätt stöd. ITavdelningens ansvar är att systemet implementeras på ett för organisationen korrekt och effektivt sätt. Det räcker inte att ledningen ger ekonomiskt klartecken till ett föreslaget projekt utan behöver också vara klar över vilket stöd som man vill ge sin organisation. Det hjälper inte att köpa in de dyraste och bästa programvarorna för BI om man samtidigt inte har en klar bild av vad man vill få ut av införandet. Det måste ledningen veta och vara tydlig med. Tyvärr har få organisationer en tydlig bild och vision av vad de behöver. Det är snarare väldigt vanligt att man börjar med att köpa ett system och därefter stoppar in den information som finns tillgänglig utan att fundera på vilka behov som finns och vilka behov man vill tillfredsställa. Ett första steg bör istället vara att titta på behoven i organisationen och specificera önskad funktionalitet hos systemet, och inte sätta för stort fokus på själva verktygen. Nästa steg är att ledningen tydligt definierar indikatorer och nyckeltal för styrning, och först därefter bör man påbörja arbetet med att söka data i källsystemen. Det är lätt att gå i fällan och utgå från vilken information som finns tillgänglig, och anpassa sina behov till det, istället för att utgå från behoven av information och därefter söka källor 3. Det finns stora likheter mellan universitetets erfarenheter av Datalagrets utveckling och de problem som beskrivs ovan som vanligt förekommande. Universitetets datalager tillfredsställer inte de behov av BI som finns i organisationen idag. Det saknas en tydlighet från ledningen vad man vill få ut av ett BI och vilka processer som det ska stödja. Datalagret är idag uppbyggt för att stödja separata processer inom ekonomi-, personal- och studentadministration och saknar fokus på samlad ledningsinformation och integration av data. 1.4 Projektets utgångspunkt Från verksamhet och ledning finns önskemål om ett mer användarvänligt verktyg för beslutsstöd och ledningsinformation, som riktar sig till chefer inom Göteborgs universitet. Det finns också önskemål om att integrera information och data från fler källsystem samt externa datakällor. Ett behovsbaserat och användarvänligt ledningsinformationssystem, som kan kombinera information från flera olika källor, förväntas kunna möjliggöra en bättre intern styrning och kontroll för chefer/ledare, med ansvar för den samlade verksamheten inom Göteborgs universitet. Projektet har till syfte att undersöka och fastställa vilka behov av lednings- och informationsstöd som finns vid Göteborgs universitet. Resultatet av förstudien ska utgöra beslutsunderlag för hur universitetet ska kunna gå vidare mot ett behovsbaserat beslutsstödsystem, för ökad möjlighet till god kontroll över verksamhetens utveckling i första hand på chefs- och ledningsnivå. I uppdraget ligger även att belysa konsekvenserna för det nuvarande Datalagret, vad gäller utveckling, drift och förvaltning relaterat till implementering av ett sådant beslutstödsystem. 2 Danielsson, M, Ekenberg, L (red.) (2010) Bortom Business Intelligence 3 Danielsson, M, Ekenberg, L (red.) (2010) Bortom Business Intelligence 6
Projektledare Malin Olsson Sida: 7 (39) Projektidé och mål Projektets övergripande mål är att chefer, på alla nivåer, inom universitetet ska ha tillgång till pålitlig ledningsinformation med hög kvalitet som möjliggör att verksamheten kan ledas effektivt. Projektets uppdrag är att genomföra en förstudie som resulterar i ett beslutsunderlag som utgår ifrån verksamhetens behov, befintliga system och ekonomi. Projektets idé är att ge förutsättningar för universitetsledningen att ta ställning till om ett ledningsinformationssystem ska införas och hur detta bör utformas och implementeras. 2 Avgränsningar och arbetsmetod 2.1 Projektets avgränsningar Projektets omfattning är begränsad till att undersöka behovet av informations- och beslutsstöd enbart för målgruppen chefer/ledare med ansvar för den samlade verksamheten. I projektet ingår endast att belysa konsekvenserna för det nuvarande Datalagrets utveckling, drift och förvaltning relaterat till en implementering av ett ledningsinformationssystem. 2.2 Arbetsmetod Projektet har arbetat med kartläggning genom informationssökning, intervjuer och samtal via e-post och telefon. Ytterligare kunskap har skaffats genom litteratur, protokoll och handlingar från universitetet, studiebesök och seminarier samt kontakter med leverantörer, konsulter, andra lärosäten och organisationer. Behoven har undersökts genom intervjuer med chefer inom organisationen. Projektet har även fått stöd av personer med olika ansvarsområden inom den gemensamma förvaltningen samt tagit del av tillgängliga rapporter, styrdokument, protokoll och handlingar. 3 Genomförande och aktiviteter I projektdirektiv och projektplan angavs hur projektet skulle genomföras: Inventering och konsekvensanalys Inventering av motsvarande system som nyttjas eller utvecklas vid andra lärosäten. I inventeringen ska kostnaderna och organisation särskilt belysas. Behovsutredning Utredning i form av en rapport gällande de behov av lednings- och informationsstöd som olika besluts- och uppföljningsfunktioner har i organisationen (verksamhetsperspektiv). I detta ingår att matcha dessa behov med ledningens intention av intern styrning och kontroll. Kravspecifikation En kravspecifikation baserad på behovsutredning av ett IT-baserat ledningsinformationssystem. Analys av Datalagrets funktionalitet gentemot kravspecifikation Analys där det även framgår huruvida dagens datalager eventuellt kan utvecklas eller kompletteras för att möta kraven enligt kravspecifikation. Ett färdigt beslutsunderlag för ett behovsbaserat ledningsinformationssystem för chefer/ledare, med ansvar för den samlade verksamheten inom Göteborgs universitet. 7
Projektledare Malin Olsson Sida: 8 (39) 3.1 Inventering av andra lärosätens lösningar Nationellt har en rad lärosäten infört olika typer av system och verktyg som riktar sig till att stödja chefer och beslutsfattare. Att ta del av deras erfarenheter har varit en viktig del i projektet samt att värdera dessa lösningar gentemot behoven vid Göteborgs universitet. En kartläggning, genom förfrågningar och intervjuer via e-post och telefon, har visat att det finns en tydlig trend att allt fler lärosäten har skaffat eller befinner sig i en anskaffningsprocess av BI-lösningar. Uppsala universitet har av många setts som en förebild med sitt system GLIS (Generellt LedningsInformationsSystem). Det har varit i drift sedan tidigt 2000-tal, först med programvaran SAS men sedan 2006 med Diver. The Diver solution, från Dimensional Insight (Infotool ansvarar i Sverige), har därefter blivit den vanligaste lösningen bland svenska lärosäten (Uppsala, Lund, Umeå, Karlstad, Mittuniversitetet, Malmö, Dalarna och Södertörn), troligen med anledning av Uppsalas positiva erfarenheter. Qlikview, från Qliktech, har tidigare använts som lokal lösning för några få användare (på t.ex. Chalmers och Högskolan i Halmstad) men har nu valts som helhetslösning av flera lärosäten (Skövde, Borås, Gotland, Linköping och Örebro). KTH har länge varit ensam bland lärosätena om valet av IBM Cognos som lösning. Deras lösning framhålls av många som en god förebild men slutsatserna från andra lärosäten, som har övervägt och testat det på senare år, är att det är en mycket dyr och konsultkrävande lösning. Uppsala har dock nyligen valt Cognos budget- och planeringsverktyg som komplement till sin Diverlösning. Hos lärosätena Karolinska Institutet, Stockholms universitet och Högskolan Väst har förstudier genomförts och beslut finns för att skaffa BI lösningar, men val av system är inte klart. Därutöver finns några lärosäten som har äldre och egenutvecklade lösningar som till någon del fyller deras behov av ledningsinformationssystem. Göteborgs universitet är ensamt lärosäte i Sverige med Oracle datalager och Discoverer. Se sammanställning i bilaga 2. Då det står klart att det finns mycket erfarenheter att ta del av och samarbetsmöjligheter mellan lärosäten med liknande lösningar gjordes bedömningen att det fanns goda anledningar att göra studiebesök hos lärosäten med Diver och Qlikview lösningar. Oracle har också en BI lösning, Oracle Business Intelligence Enterprise Edition OBIEE. Det används visserligen inte av något annat lärosäte men då universitetets datalager redan finns i en Oracle miljö finns fördelar med system från samma leverantör. Styrgruppen beslutade tidigt i projektet att fokusera fortsatt inventering på dessa tre lösningar; Diver, Qlikview och OBIEE. Se bilaga 3 för exempel på kostnader för dessa lösningar. 3.2 Studiebesök Lärosäten för studiebesök valdes utifrån att systemen skulle vara implementerade och i skarp drift. Många av lärosätena med Diver befinner sig fortfarande i en implementeringsfas. Uppsala och Karlstad är de lärosäten som har lämnat implementeringsfasen och gått över i förvaltning. Då Uppsala varit hos Göteborgs universitet tidigare och presenterat GLIS blev valet för studiebesök Karlstads universitet, som också har ett uttalat ledningsfokus för sin lösning. För Qlikview var valet av Skövde enkelt då de är ensamma om att ha en färdig Qlikviewlösning med tydligt ledningsfokus. För OBIEE finns inget lärosäte att besöka men Andra AP fonden i Göteborg, som har byggt upp sin lösning sedan 2006, tog gärna emot oss. Fördelen med valet att göra studiebesök hos dessa organisationer var att de av leverantörerna anses framgångsrika i sin implementering och uppbyggnad av respektive system, nackdelen har varit att de i jämförelse med Göteborgs universitet är små organisationer. Se sammanställning i bilaga 2. För att kompensera denna brist har intervjuer gjorts med chefer vid universiteten Lund och Uppsala för att ta del av användarperspektivet vid större lärosäten se avsnitt 3.4. 8
Projektledare Malin Olsson Sida: 9 (39) 3.2.1 Karlstads universitet Karlstads universitet har ca 960 årsarbetare, ca 8 500 helårsstudenter och är organiserade i 5 fakultetsområden. De har källsystemen Raindance (ekonomi), Palasso (personal) och Ladok (student). Universitetet har sedan hösten 2007 Diver som BI lösning. De kallar sitt system för KULI Karlstads Universitets LedningsInformationssystem. Diver består av många små datalager som skapas löpande, i motsats till ett traditionellt datalager. Om man redan har ett datalager kan det dock kopplas till Diver som vilken annan datakälla som helst. Verktyget är intuitivt, tydligt och enkelt att navigera i. Karlstads universitet har idag 120 registrerade användare och ca 50-60 personer som är mycket eller medelaktiva användare. Universitetet kan följa statistiken och se att systemet används flitigt av chefer, och administratörerna har märkt att deras arbete med att förse chefer med information och rapporter har minskat och fortsätter också att minska efter hand som allt fler får sin information från KULI. Alla användare har möjlighet att bygga egna rapporter och spara dem. Möjligheten att också dela de egna rapporterna med andra uppskattas mycket. Den mest populära delen i systemet är den användarvänliga plånboksbilden för projektuppföljning. KULI används också vid central informationsinsamling från verksamheterna genom att modeller byggs upp så att enheterna får färdig och sammanställd information från systemen som de kan kontrollera och ge respons på. Verksamheterna avlastas arbete genom att de inte behöver söka fram informationen själva utan får den serverad. Två personer från ledningskansliet är de som förvaltar, bygger och utbildar i verktyget inom organisationen. De betonar verktygets användbarhet och enkelhet. De samverkar mycket med övriga lärosäten som har Diver, bl.a. via det nätverk som har bildats. Lärosätena delar generöst med sig till varandra av egen utveckling, lösningar och erfarenheter. Framöver tror de också att lärosätena kommer att satsa på gemensam utveckling. 3.2.2 Högskolan i Skövde och Chalmers Högskolan i Skövde har ca 410 årsarbetare, ca 4 000 helårsstudenter och är organiserad i 3 institutioner. Högskolan har källsystemen Agresso (ekonomi), Palasso (personal) och Ladok (student) och har arbetat med Qlikview sedan våren 2008. Första prioritet när högskolan skaffade Qlikview var att utveckla information från Ladok, just därför att systemet inte kan erbjuda utdata med strategiskt ledningsperspektiv 4. Därefter har högskolan byggt på med information från Palasso, Agresso, Nya och Kursinfo. Målsättningen är att få en helhetsbild av trender och överblick över hela verksamheten. Systemet har mycket genomtänkt information och har byggts upp med tydlig central styrning. Systemet används flitigt och har blivit ett centralt verktyg för chefer i organisationen. Högskolan har 18 namngivna licenser för dem som använder systemet mycket och ett 40-tal sällananvändare som delar på 2 fleranvändarlicenser. De betonade verktygets enkelhet och omfattande analysmöjligheter. Högskolan har också utvecklat ett budget- och prognosverktyg i Qlikview, vilket inte hör till det traditionella sättet att använda systemet. Qlikview hos Högskolan i Skövde är reserverat för chefer och de har inte ambitionen att övrig personal ens på sikt ska nå informationen i systemet. Innehållet i systemet har byggts upp och vidareutvecklas av en controller vid ledningskansliet i samråd med Qlikview konsulter. Det finns en mycket tydlig styrning av systemet från högskolans ledning. 4 Ladoks främsta syfte är att dokumentera studieresultat för högskolestuderande. Systemet utvecklas gemensamt på uppdrag av Ladokkonsortiet, medan driften av systemet sker på uppdrag av varje enskilt lärosäte. Systemen innehåller därmed mängder av information om lärosätenas produktion och det finns därför stort intresse av att nå Ladokdata från många olika funktioner inom universitetet, för uppföljning, utvärdering, planering, styrning och kontroll. Ladoksystemet i sig är inte utformat för att tillgodose dessa behov, vilket skapar frustration på de flesta lärosäten, och man ser tydligt behovet av att utveckla alternativa lösningar för att nå informationen. 9
Projektledare Malin Olsson Sida: 10 (39) Ett studiebesök hos Chalmers har också gjorts. De använder sig av Qlikview lokalt på personalavdelning och studentavdelning. De som använder systemet har en stark önskan att en gemensam satsning på systemet ska göras för hela organisationen, men något beslut om det finns inte i nuläget. 3.2.3 Andra AP fonden i Göteborg Andra AP fonden har 52 anställda och omsätter 200 mdkr och har funnits sedan 2001 5. Datakällorna till lagret är Visma ekonomisystem och SCD affärssystem, Risk Metrics, Rimes, Excel och XML. Andra APfondens uppdrag är att långsiktigt maximera avkastningen på det förvaltade pensionskapitalet. De har därför en extremt analysorienterad verksamhet. Andra AP fonden började bygga upp sitt datalager år 2006. De har sedan start haft OBIEE som användargränssnitt (aldrig Discoverer) och har successivt och strategiskt utvecklat systemet i små konkreta och välplanerade delprojekt om 12 veckor i taget. De räknar med att gå över i förvaltningsfas först år 2011. Andra AP fonden är en liten organisation med få användare, jämfört med Göteborgs universitet, men deras datamängder är stora, t.o.m. större än universitetets. Andra AP fonden är mycket nöjd med sin lösning, anser att systemet är användarvänligt och lättarbetat samt att systemet också möjliggjort många tidsbesparande arbetsmoment i det löpande administrativa arbetet, vilket har varit en mer oväntad effekt. Som exempel på det kan nämnas den SCB rapportering som ska utföras varje kvartal. Informationen som tas fram ger inte något direkt mervärde till verksamheten men externa krav finns för en sådan rapportering. Innan Andra AP fonden hade OBIEE tog arbetet en persons hela arbetstid under en vecka, idag görs samma arbete på 5 minuter. 3.3 Nätverk, leverantörsmöten och seminarier Under året har projektet haft möten med de tre systemleverantörerna Infotool, Qliktech och Oracle och diskuterat funktionalitet och testinstallationer (kallas av leverantörerna för proof of concept eller SIB seeing is believing ). Samtliga tre leverantörer har accepterat att utan kostnad för Göteborgs universitet genomföra testinstallationer av systemen på universitetet, med universitetets egen data och med tre dagars konsulttid inkluderat. Testinstallationer övervägdes av projektet under våren. Även om leverantörerna inte debiterar universitetet för installationerna så krävs arbetstid från interna resurser för installation av servrar, kunskap om universitetets datakällor och testning, vilket bedömdes till minst 12 mandagar per testinstallation. Beslut fattades att avstå testinstallationer i FLIS projektet. Eftersom projektet är en förstudie gjordes bedömningen att testinstallationer skulle få ett större värde om de gjordes senare i ett eventuellt genomförandeprojekt. Qlikview har genom sina underleverantörer bjudit in till flera intressanta seminarier under våren, där projektet har deltagit. De lärosäten som har en Diverlösning har bildat ett nätverk där alla lärosäten som har eller funderar på att skaffa systemet är välkomna att delta. Under projekttiden har en nätverksträff hållits i Lund och en i Umeå. På dessa träffar deltar även leverantören Infotool. Träffarna har innehållit visning av lärosätenas lösningar och deras nya utvecklingsprojekt i Diver, diskussion om utveckling, samarbete, implementering och förvaltning. Projektet deltog vid vårens nätverksträff i Umeå. Erfarenheter från nätverket visar tydligt att det inte är vilket system man har valt som är avgörande för framgång utan snarare tydlighet och engagemang från ledningen samt att tillräckligt med resurser har avsatts i organisationen för uppbyggnad, förankring, kommunikation, förvaltning, delaktighet, utbildning och löpande utveckling. 5 VD Eva Halvarsson, är också ledamot i Göteborgs universitets styrelse. 10
Projektledare Malin Olsson Sida: 11 (39) 3.4 Intervjuer med chefer vid större lärosäten Projektet önskade ett fördjupat erfarenhetsutbyte med användarna vid större lärosäten angående deras införande av ledningsinformationssystem. Vid studiebesök och nätverksträffar är det övervägande de som arbetar närmast och ansvarar för lösningarna som deltar och därför kan de antas vara mindre kritiska till systemen. Det är av stort intresse att få veta vad verksamheten har för erfarenheter, inte bara projektledare och förvaltare. Genom förvaltningschefens förfrågningar till lärosätena i Umeå, Lund och Uppsala har projektledningen fått kontakt med chefer på fakulteter och institutioner. Sammanfattningsvis kan konstateras att deras erfarenheter av systemimplementering påminner mycket om Göteborgs universitets erfarenheter vid uppbyggnad av Datalagret. Även Uppsala, som var först bland lärosätena med en Diverlösning (2006), anser sig ännu inte ha nått upp till sina målsättningar. Några citat från intervjuerna: Målsättningen att ha en gemensam sanning är inte uppnådd ännu, inte på alla områden. Det är tyvärr fortfarande så att man ägnar för mycket tid åt att ta fram siffror snarare än att analysera dem. Det är nödvändigt att det finns en sammanhållande person, minst EN eldsjäl, som kan systemet utan och innan. Vi har en stark tradition av frihet. Ledningen pekar inte med hela handen och att använda systemen är frivilligt, mer som ett erbjudande om att de finns. Det gör att gemensamma system tyvärr inte får det genomslag som skulle behövas för att de ska bli framgångsrika. Den akademiska traditionen av frihet och kreativitet har en tendens att också smyga sig in i administrationen, där den egentligen inte bör vara. Förutom ett bra system är användarutbildning en kritisk faktor. För att få chefer till användarutbildning fordras goda argument för vilken nytta de har av systemet. Det är viktigt att det satsas tillräckligt med interna resurser och utbildningsinsatser. Det krävs ett professionellt och tydligt ledarskap! Universitetet präglas alldeles för mycket av frivillighet, även inom administrationen. Det ställs för lite krav på att delta och följa upp. Nyckeltal används t.ex. inte då de ses som en inskränkning av frihet. Låt proffs/konsulter sätta upp systemet i starten så kan verksamhetens input komma när man vet hur verktyget fungerar. Om man gör som verksamheten säger att de vill ha det, så blir det inte bra! Har man aldrig arbetat med ett sådant här verktyg tidigare så vet man inte vad man behöver. Börja med att bygga några få grundrapporter med bra sökfunktion. Det är viktigt att alla möjliga val finns synliga när man kommer in i verktyget så att användaren kan få en överblick. Systemet är mycket bra och jag tror att åtskilliga personer med ledningsfunktion skulle bli mycket upprörda om systemet försvann. 3.5 Behovsutredning ledningsinformation inom Göteborgs universitet I FLIS projektets uppdrag ingick att genomföra en behovsutredning för att ta reda på vilka behov av ledningsinformation och beslutsstöd som chefer inom Göteborgs universitet har. Behovsutredningen har utförts genom gruppintervjuer med 21 chefer inom universitetet; prefekter från samtliga fakultetsområden samt chefer från UB, UFL (från 1 juli 2010 LUN) och Gemensamma förvaltningen, se deltagare i bilaga 4. Urvalet för intervjuerna var chefer som hade genomgått eller gick, den obligatoriska chefsutbildningen CUP. Flera av cheferna har även deltagit vid utbildningsdagarna om Integration och styrning av verksamhet, personal och ekonomi. Dessa utbildningar innehåller visning av Datalagret och kan bidra till att deltagarna har funderat en del kring vilken typ av beslutsstöd och ledningsinformation som de behöver, hur den informationen nås, samt vilken information som man saknar osv. Intervjuerna utgick från ett formulär med femton frågor, som skickats ut till deltagarna i förväg. Frågorna var grupperade under rubrikerna Styrning, Planering, Uppföljning samt Verktyg/System. Se frågorna i bilaga 5. 11
Projektledare Malin Olsson Sida: 12 (39) Intervjuerna visar att det finns en stor variation på innehåll och omfattning i chefsuppdragen inom universitetet. Det varierar också mycket hur man har organiserat sig i avdelningar och enheter inom institutioner och hur omfattande personalansvar varje chef har. Intervjupersonerna hade personalansvar för ca 20 till 120 anställda och det visade sig vara stor skillnad i vilken omfattning cheferna själva utför administrativt arbete. Vissa utför nästan all administration själva och andra så gott som ingen. Huruvida cheferna anser sig erhålla tillfredsställande administrativt stöd, från egen personal, fakultet och förvaltning, varierar stort. Många är mycket nöjda med det stöd de har, men långt ifrån alla. Det är dock oroväckande att de flesta som är nöjda uppger att det beror helt på kompetens som enskilda medarbetare har och bekräftar hur sårbart det skulle vara för verksamheten om dessa personer lämnade sina uppdrag. Flera berättade också att det inte är ovanligt att en och samma fråga kan få olika svar beroende på om den ställs till fakultetskansliet eller den gemensamma förvaltningen. Det lyftes också fram att det är en stor utmaning att som chef ansvara för en verksamhet som innehåller en blandning av utbildning, forskning samt externa uppdrag, och där personal fördelar sin tid på samtliga delar. Detta är ett önskvärt arbetssätt utifrån universitetets strategier 6, men cheferna upplever att det saknas fungerande verktyg och stöd för att planera, budgetera och följa upp både ekonomi och personal i sådan verksamhet. Om möjligheten till styrning och kontroll saknas kan heller inte utveckling och förändring av verksamheten ske. Sedan den nya OH-modellen infördes upplever flera chefer att de har tappat kontroll över verksamhetens ekonomi. För att lösa finansiering av forskningsprojekt och uppdrag inom verksamheten använder sig institutioner av manuellt beräknade OH-påslag, som skiljer sig ifrån de som finns i den ekonomiska redovisningen, och gör sedan manuella överföringar för att få resultaten att stämma. Detta agerande medför att systemen inte kan fungera som stöd i uppföljningen. Det är tydligt att det finns behov av mer gemensamma utbildning och stödjande verktyg för att undvika problemet med egentillverkade lösningar. Samtidigt som intervjupersonerna betonar sin verksamhets unika behov och vikten av att behålla sin särart, så konstaterar cheferna att detta nog inte är effektivt när det gäller administration. Man ser många fördelar med likartade administrativa processer över hela universitetet och tror att det skulle öka professionaliteten samt förenkla samarbetet mellan institutioner, fakulteter och andra lärosäten. Många av de intervjuade önskar att de behärskade de gemensamma systemen och själva kunde ta fram information. Några få anser sig klara detta till viss del, men desto fler upplever att det är för tidskrävande att lära sig komplexa system och att det inte står i proportion till den tid som de nyttjar systemen. Några citat från intervjuerna: Vi har flera hemmasnickrade Excelsystem som är både tidskrävande och personberoende. Det går åt otroligt mycket tid till att hålla dem uppdaterade och de har dålig tillförlitlighet, men de är ändå det bästa vi har. Det är dålig koppling mellan de informationssystem som finns tillgängliga centralt idag. Personalsystem och ekonomisystem är inte synkade mellan varandra. Vi sitter med olika listor och knappar in i Excel och försöker få ihop helheten, men det stämmer ändå inte. Vart tar alla uppgifter vägen som man rapporterar in? Det är väldigt mycket uppgifter som begärs in om och om igen från olika håll och inget verkar återanvändas eller samordnas. Det tar mycket tid och man får ingen återkoppling om det gör någon egentlig nytta. 6 Wallin Peterson, M, Weibull, L, Elofsson, I (2008) Förändring för kvalitet och förnyelse. Forsknings- och utbildningsstrategier 2009-2012. 12
Projektledare Malin Olsson Sida: 13 (39) Det ges väldigt lite tydliga order inom Göteborgs universitet. Det innebär visserligen en stor frihet men också massor av frustration, att ibland inte veta vad som gäller. Det är mycket svårt att överblicka regelverk, styrdokument, direktiv och beslut från rektor och fakultet. De finns på olika ställen på webben men om du inte vet i vilket protokoll det står så är det omöjligt att söka och hitta! Den information och stöd som man inte vet om att den finns kan man heller inte sakna och fråga efter. Jag har inte använt de gemensamma systemen då jag upplever dem som svåra att lära sig och att ta sig in i. Jag skulle önska att det fanns en projektredovisning som är lika avskalad och enkel att begripa som min egen Internetbank. Det skulle vara bra med ett system där man visuellt kunde få bilder över trender och se lättolkade grafer för min verksamhet. Ju mer jag tänker på det så låter det väldigt tilltalande med en instrumentbräda, dashboard, med viktig information om verksamheten samlad och överskådlig. Det finns en stor potential för att rationalisera arbetet med ett bra system. Tyvärr är erfarenheterna av nya system på universitetet hittills inte så goda. Jag känner mig inte trygg med att arbeta i Datalagret idag, men vill gärna kunna ta fram mer information själv och önskar att jag kunde det bättre. Jag önskar att alla hade likartade processer och att man kunde bortse från det individuella för varje enhet. Då skulle vi kunna få ett mer professionellt stöd och det skulle underlätta samarbete mellan institutioner, fakulteter och andra lärosäten. Rapporten från behovsutredningen överlämnades till styrgruppen och skickades därefter ut till deltagarna för återkoppling och med möjlighet att komplettera med information. Responsen från deltagarna har varit odelat positiv, både avseende rapportens innehåll och deras deltagande. Projektledningen har presenterat projektet vid ett avdelnings- och kanslichefsmöte samt möten med Kvalitetsrådet och IT-beställarrådet. Projektledningen har även deltagit vid utbildningstillfällen som Visning av Datalagret för prefekter och chefer samt Utbildningsdag för Integration och styrning av verksamhet, personal och ekonomi. Vid dessa möten har också värdefull information framkommit kring chefers behov av ledningsinformation inom universitetet och vad man saknar i form av systemstöd och verktyg. Ett exempel på att behoven av ökad ledningsinformation finns inom universitetet är den webbaserade lösning som skapats vid Institutionen för tillämpad IT. Där har man med enkla medel utvecklat en dashboard/instrumentbräda med några nyckeltal för löpande uppföljning (bl.a. baserat på data från Datalagret). Trots att denna lösning är relativt begränsad i sina möjligheter visar den att behovet av lättillgänglig information och mätbara nyckeltal finns i verksamheten. Den visar också att en enkel, om än begränsad, lösning som är lätt att förstå och hantera kan tillfredsställa många behov som en mer komplex och svåråtkomlig lösning kan misslyckas med. 3.6 Konsultstöd Peter Söderström är konsult, föreläsare, utbildare och en av Sveriges främsta experter på beslutsstöd och datalager. Han har nyligen stöttat Stockholms universitet i en liknande process som FLIS-projektet. Projektet köpte in en rapport av Peter Söderström, Att välja rätt produkt för analys av affärsdata OLAP samt bjöd in honom till ett halvdagsseminarium där drygt tjugo personer från projektgrupp, styrgrupp samt intressenter från förvaltningen och andra delar av universitetet deltog. Seminariet gav en bra bild 13
Projektledare Malin Olsson Sida: 14 (39) över viktiga faktorer som man i organisationen behöver ha kontroll och struktur på för att åstadkomma ett bra datalager, ledningsinformationssystem och beslutsstöd. Söderström har lång erfarenhet, särskilt från offentlig sektor, och kunskap om vilka lösningar som finns tillgängliga och hur de fungerar. Han visade på nödvändigheten av att skaffa kunskap om vilka olika typer av användare man har i organisationen, vilka behov de har, hur mycket de använder verktyget och vad de gör i verktyget. Han poängterade vikten av att ha klartgjort vilka behov verktyget ska tillgodose och därefter skaffa det verktyg som tillgodoser behoven. 3.7 Forskarstöd Styrgruppen önskade ökad forskningsbaserad kunskap om Business Intelligence och ledningsinformationssystem. Delar av Styrgrupp och Projektgrupp träffade en förmiddag i juni två forskare från universitetet, Urban Ask från Handelshögskolans Centrum för Affärssystem och Kalevi Pessi från IT management, institutionen för tillämpad IT. Mötet var mycket givande och centrala delar i deras budskap var: Det behövs en stadsarkitekt för att planera och bygga staden (IT-infrastruktur) i en organisation, dvs. för att se till helheten och inte bara varje enskilt hus (varje enskild lösning/system). För att få en väl fungerande och integrerad IT infrastruktur krävs att verksamhetskompetens och IT kompetens arbetar tätt ihop. Stadsarkitekten måste kunna hantera olika tidslinjer i förändringsarbetet, en långsiktig som visar vägen och en kortsiktig som tar in lärdom från förändringar i omvärld och verksamhet, och justerar vägen efterhand. Det är av stor vikt att långsiktighet och verksamhetsperspektiv finns! Ett lyckat system är snarare efterfrågebaserat än specificerat och designat. För att lyckas bör man ha ett BI kompetenscentrum i organisationen. Var medveten om nackdelarna med att man aldrig kan bli en viktig kund för de största leverantörerna, de s.k. Megavendors som t ex SAP, Oracle, IBM, Microsoft. Antal rapporter i ett verktyg är alltid för många, lägg tid på att begränsa och fokusera på rätt saker. Ledningsengagemanget måste alltid finnas där för att lyckas! Att tillsätta resurser och skaffa själva lösningen är enkelt, svårigheten är att definiera behoven och målsättningen. Ta inte ett för stort grepp genom att försöka tillfredsställa alla behov på en gång, börja smått där behoven är som störst och ha en tydlig målbild på sikt. Ett system, liksom en människa, får aldrig en andra chans att göra ett första intryck. 4 Resultat För att kunna utforma den lösning som organisationen behöver är det viktigt att identifiera vilka användarna är och hur ofta de behöver information i en BI lösning. Peter Söderström delade upp organisationens möjliga användare i fyra grupper. Generellt informationsbehov Kan inte metadata kan inte hantera komplexa system Kan metadata kan hantera komplexa system 2. Verksamhetsansvariga 4. Generella analytiker Begränsat, specifikt informationsbehov 1. Områdesansvariga 3. Områdesanalytiker 14
Projektledare Malin Olsson Sida: 15 (39) Dessa fyra grupper använder systemet olika ofta, har olika syfte med sitt användande och ställer olika krav på hur systemet bör fungera utifrån sin egen kompetens. Om alla gruppers behov ska tillfredsställas med en gemensam lösning krävs att målgrupperna, deras behov och beteenden är identifierade. De fyra grupperna beskrivs kortfattat nedan. 1. Områdesansvariga t ex studierektorer, forskningsledare, projektledare, controllers Önskar fördefinierade frågor Vill arbeta i fasta och användarvänliga gränssnitt Har litet intresse för teknik Att borra i information är den mest naturliga tekniken (klicka sig fram för mer detaljer) Behöver oftast bara små datavolymer Oftast 90 procent av användarna i en organisation Lägger 5 procent av sin arbetstid på att använda verktyget 2. Verksamhetsansvariga chefer på alla nivåer i organisationen Använder färdiga och användarvänliga gränssnitt Vill nå rätt information med få klick Har inget intresse för teknik Är inte särskilt anpassningsbara Behöver begränsade valmöjligheter Använder enkel data som kan vara baserad på mycket stora datavolymer Oftast 5 procent av användarna i en organisation Lägger 5 procent av sin arbetstid på att använda verktyget 3. Områdesanalytiker t ex ekonomer, administratörer, utredare Vill ha enkel men kraftfull teknik Bryr sig inte om gränssnittets utseende Arbetar menystyrt och genom att klicka och dra Använder rapportgenerator Vill ha anpassningsbar grafik Oftast 5 procent av användarna i en organisation Lägger 50 procent av sin tid på att använda verktyget 4. Generell analytiker programmerare, statistiker och analytiker Kan hantera komplicerad teknik Bryr sig inte om gränssnittets utseende Arbetar med avancerade prognoser och statistik Hanterar sina behov själv och behöver inte gemensamma lösningar Oftast färre än 1 procent av användarna i en organisation Lägger 100 procent av sin tid på att använda system Utifrån den klassificeringen kan vi se att den största delen av användarna på universitetet finns i grupp 1 medan den målgrupp som projektet vänder sig till i första hand är grupp 2. Dessa två grupper har väldigt liknande behov och omfattar enligt bedömningen ovan ca 95 procent av användarna i organisationen. Den grupp av användare som det befintliga Datalagrets utformning kan tillfredsställa är grupp 3, användare som lägger stor del av sin arbetstid i system och därför också lär sig att hantera dem. Användare ur grupp 4 finns inom universitetet, men har inte i första hand informationsbehov ur de gemensamma källsystemen. Med Datalagret finns idag ambitionen att tillfredsställa samtliga användare i grupperna 1-3, med en och samma programvara, data och gränssnitt. Att detta är svårt att lyckas med blir tydligt när man ser hur olika gruppernas behov och beteenden är. Om det ska vara möjligt behöver 15
Projektledare Malin Olsson Sida: 16 (39) man utgå från behoven i grupperna 1 och 2 för att uppnå enkelhet och användarvänlighet först, därefter kan även de mer avancerade behoven för grupp 3 tillfredsställas. 4.1 Vision ledningsinformationssystem Som beskrevs inledningsvis är problemet att få organisationer har en tydlig vision av vad de behöver, eller för att citera en av de intervjuade cheferna det man inte känner till kan man heller inte efterfråga och sakna. Med ambitionen att göra den bilden tydligare görs här ett försök att beskriva projektets vision för hur ett ledningsinformationssystem borde fungera på Göteborgs universitet. Vision Ledningsinformationssystem : Användaren går in i en webbportal, utan att behöva göra en ny inloggning, systemet hämtar inloggningsuppgifter från den ursprungliga inloggningen på datorn. Systemet vet vem som är inloggad och kan därför: styra vilken organisatorisk del av informationen som ska vara förvald för användaren styra vilken information som användaren har tillgång till utifrån sin behörighetsnivå följa upp vad användaren nyttjar i systemet och hur ofta olika delar i systemet används Användaren möts av en inledande vy en instrumentbräda - där information visas för den institution där man är anställd, aktuella värden visas för innevarande tidsperiod. Där finns en kombination av information som visas i tabeller och diagram. Vilka dessa är kan antingen vara utvalda av universitetets ledning, för att tydliggöra intentioner och styrning, eller kan det i likhet med igoogle vara så att användaren själv väljer sina gadgets /tabeller och diagram som ger den bästa informationen för att styra och följa sin verksamhet. Exempel på information kan vara: Utbildning: Helårsstudenter och Helårsprestationer under innevarande år, antal examina, söktryck. Examina fördelat på högskole-, kandidat-, magister-, master- och yrkesexamina. Antal sökande och antal antagna. Studenter i procent fördelade på grund och avancerad nivå. Personal: Antal anställda, varav tillsvidare, visstidsanställda och doktorander. Fördelat på undervisande, forskande, teknisk och administrativ personal. För behöriga användare visas också varningar som kan kräva åtgärd som t ex. doktorandtid, visstidsanställning, frånvaro m.m. Användaren kan klicka sig vidare för mer detaljerad information. Ekonomi: Utfall för aktuell period jämfört med budget och samma period föregående år. För behöriga användare visas varningar om ansvar/projekt som ligger med stora under- eller överskott som kan kräva åtgärd. Publikationer: Fördelat på publikationer, citeringar osv. Extern data: Här kan också finnas kopplingar till nationell statistik och nyheter från myndigheter. Information om att det finns fakturor eller tidrapporter att attestera och med en länk till dessa portaler skulle också vara användbart. Användaren kan också välja att se samma instrumentbräda för en annan institution, för ett fakultetsområde eller för hela universitetet. Om nyckeltal saknas kan man tänka sig att genomsnittet för Göteborgs universitet på respektive parameter visas bredvid den egna institutionens för jämförelse. Användaren har utifrån startsidan också olika flikar att välja mellan, som t ex Ekonomi, Utbildning, Personal, Publikationer, Lokaler, Styrdokument & protokoll och dessutom finns en flik för samlad Ledningsinformation. När användaren klickar sig vidare får den alltid se informationen för sin egen verksamhet och innevarande tidsperiod i första hand, men kan också göra andra val för att se information om andra verksamheter eller tidsperioder. Under varje flik visas tillgängliga rapporter och vyer med en tydlig beskrivning av vad de innehåller och vilket användningsområde de har. 16
Projektledare Malin Olsson Sida: 17 (39) När det är möjligt och användbart används diagram och grafik för att presentera data, dessa kan man sedan klicka i för att komma vidare till mer detaljerad information. Användaren kan välja hur många och vilka tidsperioder som ska visas och se utveckling över önskad tid i graf eller tabell. Det går snabbt att växla mellan olika data och när man valt kriterier för sökning ska resultatet komma direkt, om det är en tidskrävande sökning ska tid anges för hur lång tid sökningen beräknas ta, samt att användaren kan välja att avbryta och återgå till utgångsläget. Alla förkortningar och fackspråkstermer har s.k. tooltips kopplat till sig. Dessa visas när man håller pekaren över ordet och användaren får då en beskrivning i klartext, t.ex. på förkortningar som IB, UB, HST, HPR m.m. Intäkter och positiva resultat visas i systemet som positiva tal och kostnader och negativa resultat visas med minustecken framför. Det ska vara enkelt att tolka informationen (Internetbank som förebild). Användaren ska kunna spara favoritrapporter och utsökningar så att dessa kan nås direkt vid nästa användning. Användaren kan också välja att prenumerera på en rapport med valda utsökningar och välja hur ofta man vill ha en rapportlänk skickad till sig via e-post. Den mer avancerade användaren kan ta en befintlig rapport och välja att lägga till och/eller dra ifrån information och sedan spara rapporten under Mina rapporter. Användaren kan också utifrån tillgänglig data i systemet kombinera parametrar och skapa egna rapporter och spara dessa för eget bruk, rekommendera till systemadministratör att rapporten görs tillgänglig för alla, eller dela med sig av rapporten till några utvalda användare. Gränssnittet ska upplevas som enkelt, självinstruerande och klickbart. Om det är nödvändigt att göra avkall på viss funktionalitet eller avancerat användande i ledningsinformationssystemet för att prioritera användarvänlighet, enkelhet och till slut nyttan så är det befogat. 4.2 Behovsbaserad kravspecifikation Intervjuer har genomförts med 21 chefer inom Göteborgs universitet om ledningsinformation och beslutsstöd. Resultatet av intervjuerna sammanställdes i rapporten Samtal om ledningsinformation och beslutsstöd där det som sagts under intervjuerna grupperats under de olika frågeställningarna. Rapporten sammanfattades i ett antal punkter som sedan låg till grund för en behovsbaserad kravspecifikation. Kravspecifikationen innehåller totalt 41 behov av förbättringar av Datalagret samt förbättringar av ledningsinformation generellt vid universitetet, vad som kan och inte kan göras samt vilken information som saknas i organisationen idag. Se bilaga 6. 4.3 Analys av befintliga system i jämförelse med kravspecifikation Med den behovsbaserade kravspecifikationen som utgångspunkt har Datalagrets förvaltningsgrupp träffats vid två halvdagar för att besvara följande frågeställning: Vilka av kravspecifikationens behov kan tekniskt tillgodoses i dagens system och vad innebär det i arbetstid att genomföra dessa förändringar? Discoverer, som är det utdatagränssnitt som används för att nå universitetets datalager idag, är ett äldre verktyg och har därför en hel del begränsningar. Många av de administrativa och tekniska fördelar som finns i ett modernare verktyg saknas. Även om det tekniskt går att genomföra förbättringarna så tar de längre tid att genomföra med Discoverer, samt att framtida underhåll och förvaltning av lösningen blir mer tidskrävande. Den sammanställda kravspecifikationen innehåller totalt 41 punkter där förbättringar i befintligt system behövs eller behov finns av förändringar rörande ledningsinformation. Vid jämförelse mellan kravspecifikationen och befintligt datalager med Discoverer lösning, kan konstateras att 24 av dessa behov/krav är tekniskt möjliga att genomföra i befintlig lösning, 6 behov/krav är inte tekniskt möjliga att genomföra med Discoverer. Dessa 6 punkter innehåller framförallt behov/krav kopplat till 17
Projektledare Malin Olsson Sida: 18 (39) användarvänlighet som inte kan lösas med Discoverer. Resterande 11 punkter är behov/krav som inte kan tillgodoses av ett ledningsinformationssystem, utan är lednings- och organisationsfrågor snarare än systemfrågor, alternativt att nya stödjande källsystem efterfrågas (se punkt 31-41 i bilaga 6). För att tillmötesgå samtliga 30 behov/krav som kan tillgodoses av ett ledningsinformationssystem krävs ett modernare verktyg än Discoverer. Den sammanlagda tiden för att genomföra, testa och implementera de tekniskt möjliga förändringarna i Datalagret med Discoverer har bedömts till ca 18-24 manmånader. Den reella tidsåtgången för olika moment måste givetvis värderas mer i detalj vid ett ev. genomförande. Flera delar som går att genomföra tekniskt kommer att kräva ökad användarsupport efter införandet. Behoven/kraven återfinns i detalj i dokumentet Behovsbaserad kravspecifikation och jämförelse med Datalagret/Discoverer se bilaga 6. 5 Alternativ och lösningar 5.1 Vägen till framgång Ett verksamhetssystem kan liknas vid ett påskägg, en snygg utsida ger ingen garanti för innehållet, det är arbetet och engagemanget som läggs i det som är avgörande. Ett ledningsinformationssystem, eller BI, är i första hand ett verksamhetssystem och för att det ska fylla sin funktion behöver organisationen vara klar över vad den behöver och vara tydlig i sin målsättning. Det är alltså inte i första hand vilken programvara som väljs som avgör graden av framgång. I projektet har några programvaror med varierande funktionalitet och storlek undersökts närmare. Det är utan tvekan så att alla, under rätt förutsättningar, skulle kunna tillgodose behoven av ett ledningsinformationssystem vid Göteborgs universitet. Oavsett lösning finns flera hinder för ett framgångsrikt ledningsinformationssystem på universitetet idag. Dessa hinder bottnar till stor del i det som universitetets rektor framhåller som motiv till den kommande omorganisationen; att beslut fattas på flera nivåer som inte är samordnade med varandra, att det behövs en ökad gemensam identitet samt effektivare och samordnade arbetsformer för att förhindra dubbelarbete. Ett av motiven till omorganisationen är också att det behövs starkare fokus på planering, samordning och uppföljning av forskning och utbildning och en effektivare administrativ stödorganisation 7. I några aktuella utredningar framhålls att det finns en otydlighet i universitetets organisation som skapar osäkerhet, att universitetet saknar tydliga gemensamma mål, att dubbelarbete sker och skapar förvirring, att administrationen borde styras uppifrån och ner men går istället nerifrån och upp på samma sätt som styrningen av kärnverksamheten 8. Det finns förändringsvilja i organisationen men den är inte samordnad. Mandat för att genomdriva beslut är inte tydliga. Flera av de ovan nämnda problemen påverkar också direkt möjligheten till ett framgångsrikt införande av ett ledningsinformationssystem. IT-infrastruktur Utvecklingen av en organisations IT-infrastruktur kan liknas vid en stad som hela tiden förnyas, byggs och utvecklas. Förr var det ett naturligt agerande att skaffa ett nytt system för varje specifikt behov som skulle tillgodoses, utan att särskilt mycket hänsyn togs till hur det passade in i den befintliga strukturen eller i den långsiktiga strategin. Omvärlden och förutsättningarna har förändrats och att bygga och utveckla IT-baserat verksamhetsstöd i separata öar är inte effektivt och verksamhetsnyttigt. 7 Nyhet: 2010-06-10 www.gu.se 8 Ögren, J-E (2010) Översyn av personalprocesserna inom Göteborgs universitet, Dalnäs, U (2010) Från suboptimering till credo en utbildningsorganisation för samarbete och nytänkande, Högskoleverket, rapport 2009:30 Granskning av kvalitetsarbetet vid sex universitet 2009. 18
Projektledare Malin Olsson Sida: 19 (39) Utveckling av IT och verksamhet kan inte ske i två parallella spår, utan behöver vara integrerade med varandra. En sådan integration har ännu inte uppnåtts på Göteborgs universitet och det finns flera exempel på beteenden som inte gynnar en långsiktigt positiv utveckling av den totala IT-infrastrukturen för universitetet. Bristen på samordning och tydligt mandat för samordning medför att inköp av system är oreglerat och flera system finns som överlappar varandra i funktionalitet. Inköp av system kan ske utan att kontroll på kostnader och konsekvenser för implementering samt framtida underhåll är säkerställt. System har avropats från ramavtal, innan en kravspecifikation finns som definierar de behov som ska tillgodoses eller med konsekvensbeskrivning för befintlig miljö och långsiktig strategi. Det har saknats sanktioner mot leverantörer som inte uppfyllt sina åtaganden. Detta sker i den operativa verksamheten såväl som inom förvaltningen. Beteenden av detta slag resulterar i en ITinfrastruktur som lite generaliserande kan liknas vid en kåkstad 9 med lappade plåtskjul och trampade stigar, istället för en planerad stadsidyll med enhetliga byggnader och ordnade vägar 10. För att IT-infrastrukturen ska kunna utvecklas från kåkstadsbygge till stadsplanering måste det finnas en stadsarkitekt. Rollen som stadsarkitekt måste ha ett tydligt och reellt mandat för att kunna fatta beslut och ta ansvar för hela universitetets IT-infrastruktur och den långsiktiga strategin. Stadsarkitektrollens kompetens kan vara svår att finna i en och samma person men kan med fördel utgöras av ett team med IT kompetens och verksamhetskompetens som fungerar väl ihop. Stadsarkitektrollen måste ha ledningens fulla förtroende och förmågan att hantera olika tidslinjer i förändringsarbetet, en långsiktig som visar vägen och en kortsiktig som tar in lärdom från förändringar i omvärld och verksamhet och justerar vägen efterhand. Organisationsstruktur Under flera år har diskussionen om organisationens olikheter i IT systemen pågått. Ett flertal projekt och arbetsgrupper har haft uppdraget och arbetat för att lösa problemet utan att nå sitt mål. Förvaltningen, särskilt inom IT området, är väl medveten om situationen och vilka problem som det genererar. Olikheterna i organisationsstruktur medför, förutom att det är förvirrande, framförallt ett hinder för att integrera information från olika källsystem. Det finns genvägar för att kringgå problemet genom att skapa översättningstabeller och liknande men det löser inte problemen långsiktigt. Orsaken till varför man flera gånger misslyckas i detta uppdrag är sannolikt komplexiteten i att det omfattar flera system och att det krävs mandat att fatta beslut kring organisationsstruktur i systemen över systemägares mandat. Det är inte heller ovanligt att verksamheter beslutar om förändringar i sin del av organisationen utan att ha insikt i vilka konsekvenser det får för den gemensamma IT infrastrukturen. Med detta menas inte att IT ska styra verksamhetens utveckling, tvärt om, men om IT ska stödja verksamhetens utveckling måste det finnas en samstämmighet dem emellan. En roll som Organisationsmaster, med ansvar för universitetets organisationsträd både i system och i verklighet, har möjlighet att förutse problem och undanröja hinder och därigenom uppnå framgång i förändringsarbete. Denna roll är särskilt viktig i en så stor omorganisation som universitetet nu är på väg in i. En för liten förvaltningsorganisation Uppdraget att löpande förvalta Datalagret utförs väl. Däremot finns inte tillräckligt med resurser för att gemensamt arbeta med funktionalitet, uppbyggnad och utveckling, utan de olika marten utvecklas i stort sett separat. En av framgångsfaktorerna som har påtalats av chefer vid andra större lärosäten är vikten av att det finns minst en person som kan hela systemet utan och innan både vad gäller teknik 9 Från National Encyklopedin: Kåkstad är en koncentration av spontan och oplanerad stadsbebyggelse. 10 Från National Encyklopedin: Stadsplanering är kunskapen och intentionen att ordna och forma helheten av byggnader, gator och torg i tätbebyggelse. Stadsplanering i sin ursprungliga form avsåg att fastställa gränslinjer mellan byggnadskvarter och angränsande gator och vägar i ett tätt bebyggd område för att långsiktig ordna bebyggelsen. Genom stadsplaneringen kunde man även undvika framtida konflikter mellan de berörda parterna 19
Projektledare Malin Olsson Sida: 20 (39) och funktionalitet, se avsnitt 3.4. Vid Divernätverksträffen i Umeå, som beskrivs i avsnitt 3.3, diskuterades också sårbarheten när den kompetensen bara finns samlad hos en enda person och hur viktigt det är att ha en bred förvaltningsorganisation för ett lyckat BI. På Göteborgs universitet är var och en som arbetar med utveckling av Datalagret relativt ensam om kompetens inom sitt område, och det saknas att minst en person, men gärna fler, har ett helhetsgrepp om lösningen, för både teknik och användarfunktionalitet. Det behövs fler personer som praktiskt använder systemet och samtidigt bidrar till systemets utveckling, sk. knowledge users. Erfarenheter visar att en bred förvaltningsorganisation är en viktig framgångsfaktor för en fungerande BI lösning. Vid Forskarmötet, som beskrivs i avsnitt 3.7, kallades detta för ett BI kompetenscentrum, när man till ett BI system kopplar en bred förvaltningsorganisation med stark förankring till verksamhet och ledning, med tillräckligt med resurser för implementering, utbildning och vidareutveckling. Saknar fokus på ledningsinformation Att Datalagret idag inte är ett ledningsinformationssystem har konstaterats. Förutom de orsaker som har beskrivits tidigare så är det tydligt att det också saknas en roll med uttalat uppdrag att bevaka och utveckla just ledningsinformation. Det finns martförvaltare för källsystemen, med uppdrag att utveckla Datalagret inom området ekonomi, personal och student. För att få bra ledningsinformation behövs att någon har ett definierat uppdrag och ansvar motsvarande martförvaltare för ledningsinformation. Denna rolls uppdrag är att prioritera användargrupperna verksamhetsansvarigas och områdesansvarigas behov (se avsnitt 4 för organisationens roller och behov). En förvaltare för ledningsinformation bör ingå i det BI kompetenscentrum som beskrivs ovan och ha ett nära samarbete med övriga martförvaltare, god kontakt med chefer i organisationen, stor verksamhetskunskap samt arbeta operativt i systemet och ha kunskap om vilka möjligheter som systemet har för att tillgodose behoven av information. Otydlighet Många chefer inom organisationen har inte kännedom om Datalagret, dess syfte och användningsområde. I några sammanhang har personer uttalat att chefer inom universitetet inte ska ägna sin tid åt att söka information i system. Samtidigt visar utredningar och riskanalysen för universitetet att en av de definierade riskerna är otydligt ledarskap 11. I styrelsehandlingen Planerade åtgärder för att hantera fastställda risker i 2010 års riskanalys kommenteras att universitetets struktur och organisation försvårar ett tydligt ledarskap med avseende på styrning och uppföljning. Bidragande orsaker är bl.a. brist på samordnande (administrativa) rutiner, verktyg, kommunikationskanaler samt effektiva former för uppföljning 12. Detta kan tolkas som att avsaknaden av samordnade fungerande verktyg och effektiv uppföljning är en bidragande orsak till ett otydligt ledarskap och är i praktiken ett hot mot verksamhetens utveckling. Inom universitetet finns en stor variation på chefsuppdragens innehåll och hur mycket administrativt arbete som utförs inom uppdraget. Om chefen hämtar uppgifterna själv eller får hjälp från någon annan har mindre betydelse i sammanhanget, det viktiga är att de rätta verktygen och informationen finns där och är lätt tillgänglig. Lösningarna på problemen som beskrivs ovan kan vara som föreslås; en IT-stadsarkitekt, en organisationsmaster, ett BI-kompetenscentrum, en förvaltare med fokus på ledningsinformation samt ett ledningsinformationssystem till stöd för ett tydligare ledarskap. Det är möjligt att projektet inte har tillräcklig insikt i problemens komplexitet och att helt andra lösningar behövs. Hur problemen ska lösas är 11 GU Journalen 6-07: Otydligt ledarskap, Leffler, M (red.) Schaller, J, Szücs, S., Weibull, L. (2009) Arbetsmiljöbarometern III arbetsmiljöundersökningen vid Göteborgs universitet 2008., Protokoll Styrelsens sammanträde 2009:6 Universitetsgemensam riskanalys för år 2010 6 12 Beslutsunderlag till styrelsesammanträdet 2010-02-18 Dnr A11 5482/09 20