Ladok3-införande. Projektplan

Ladok3-införande Sida: 1 (15) Ladok3-införande Projektplan Dnr SU FV-2.14-1617-14

Ladok3-införande Sida: 2 (15) Innehåll 1 Basfakta... 4 1.1 Godkännande av projektplan, definitioner och bilagor... 4 1.2 Projektet, övergripande beskrivning... 6 2 Idé och mål... 7 2.1 Bakgrund... 7 2.2 Projektidé... 7 2.3 Projektmål och prioritering... 7 2.4 Avgränsningar... 8 2.5 Arbetspaket... 8 3 Leverans och överlämning... 9 3.1 Leverans och godkännande... 9 3.2 Överlämning och godkännande... 9 4 Organisation... 10 4.1 Projektorganisation... 10 4.2 Ansvar, befogenheter... 10 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler... 10 4.4 Bemanning... 10 5 Tidsplan och resursbehov... 11 5.1 Förutsättningar och inberoenden... 11 5.2 Milstolpar, beslutspunkter... 12 5.3 Resursbehov... 12 6 Arbetsformer... 13 6.1 Intressenter... 13 6.2 Ändringshantering... 13 6.3 Informationsspridning... 13 6.4 Dokumenthantering... 13 6.5 Kvalitetssäkring... 14 6.6 Sekretess, säkerhet... 14 6.7 Administrativa rutiner... 14 6.8 Möten... 14 6.9 Avveckling... 15 7 Risker... 15 7.1 Risklista... 15 7.2 Riskhantering... 15 8 Projektkalkyl... 15 9 Referenser... 15

Ladok3-införande Sida: 3 (15) Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar P1.0-1 140212 Första version till styrgrupp P1.0-2 140320 Andra version till styrgrupp

Ladok3-införande Sida: 4 (15) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan, definitioner och bilagor 1.1.1 Godkännande av projektplanen Planen gäller från och med beslutsdatum och framåt. Eftersom projektet pågår under lång tid och många variabler är beroende av det nationella Ladok3-projektet och kan komma att ändras bör planen uppdateras varje år i maj/juni. Projektplanen godkänd av: Projektägare: Projektledare: Jerker Dahne Lena Sköld

Ladok3-införande Sida: 5 (15) 1.1.2 Definitioner Ord/förkortning/akronym BP CSN Daisy Fastreg Ladok2 Ladok3-projektet Migrering PPS Projektet Förnyad förvaltning SCB SISU Förklaring Beslutspunkt i PPS-modellen. Viktiga beslutspunkter under genomförandet: BP3 - Ett beslut att, med projektplanen som underlag, avsluta förberedelsefasen. BP4 - Ett beslut att påbörja genomförandefasen. Kan i många fall fattas på samma beslutsmöte som BP3. BP6 Beslut om en leverans till förvaltningsorganisation Centrala studiestödsnämnden Studieadministrativt system, egenutvecklat av Institutionen för data- och systemvetenskap System för akademiskt verksamhetsstöd, egenutvecklat av Företagsekonomiska institutionen Nuvarande systemgeneration av Ladok. Det nationella projektet som tar fram den nya systemgenerationen av Ladok. En successiv överföring av lärosäten från nuvarande Ladok till en ny systemgeneration av Ladok innefattande: Städning av existerande produktionsdata, konvertering, engångsöverföring och verifiering Kontinuerlig synkronisering av förändringar från nuvarande till ny produktionsmiljö Praktisk projektstyrning. Projektets valda projektstyrningsmetodik. Projektet Förnyad förvaltning ska ta fram en väl fungerande förvaltningsorganisation för nya Ladok. Statistiska centralbyrån Utbildningsdatabas som hanterar kurs- och utbildningsplaner för utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt utbildningsutbud och utbildningskatalog.

Ladok3-införande Sida: 6 (15) 1.1.3 Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Intressentlista 1.0 2 Projektkalkyl 1.0 3 Projektorganisation, roller 1.0 4 Projekttidplan 1.0 5 Resursbehov 1.0 6 Risklista 1.0 1.2 Projektet, övergripande beskrivning 1.2.1 Projektets omfattning Projektet är ett system- och verksamhetsförändringsprojekt som omfattar Ladoks alla tjänster och som kommer att påverka hela organisationen och hur den arbetar med Ladok. Syftet med projektet är att utarbeta förändringsförslag och införa dem efter styrgruppens godkännande samt att säkerställa att systemintegrationer till Ladok får en bra övergång. 1.2.2 Framgångsfaktorer Projektet Ladok3-införande har ett starkt beroende till Ladok3-projektet. Om Ladok3-projektet försenas eller om systemleveransen inte accepteras av lärosätena kommer Ladok3- införandeprojektet att försenas. Vid en försening av Ladok3-projektets leverans kan en revision av Ladok3-införande bli aktuell. Införandet av det nya Ladok kommer att påverka Stockholms universitet i stor utsträckning. I verksamhetsförändringsprojekt är det viktigt att användarna i verksamheten känner att projektet verkligen leder till något som de kan dra nytta av, att det är lätt att förstå hur och vad som ska göras i olika situationer. För att lyckas med det måste projektet ta vara på användarnas kompetenser, att de är med i projektet samt att det känner att deras synpunkter tas om hand. Detta kräver dock att verksamhetsföreträdare ger nyckelresurser tid att medverka i projektet och att övriga på bästa sätt kan ta del av vad som händer. Detta kräver i sin tur en omfattande informationsspridning. Så för att Ladok3-införande ska bli ett lyckat projekt på Stockholms universitet behövs Påtaglig verksamhetsnytta Verksamheten är delaktig och känner delaktighet Fungerande informationsspridning Att projektet erhåller universitetsledningens stöd Att hela universitetets organisation förbereds för ett förändrat Ladok som studieadministrativt system. Att information om förändringar i samband med projektet når ut till alla berörda. Att alla systemanvändare får korrekt utbildning Att projektet har en realistisk tidplan. Att lyckad integration sker med befintliga system.

Ladok3-införande Sida: 7 (15) 1.2.3 Samband med andra organisationer eller projekt Projektets beställare är förvaltningschefen. Projektägaren är även objektsägare för objektet SID som omfattar Ladok, Ladok på webb och SISU. Ett mycket nära samarbete krävs med det nationella Ladok3-projektet som levererar slutprodukten. 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Ladok har blivit ett av de mest kritiska systemen hos högskolor och universitet i Sverige. Via Ladok kommuniceras alltmer information direkt till individer och kringliggande system. Studenter använder tilläggstjänster mot Ladok och är via dessa tjänster beroende av att Ladok systemet fungerar felfritt och är pålitligt. Andra kritiska verksamhetssystem inom Stockholms universitet samt myndigheter är beroende av att tillgängligheten till Ladok är hög, bl.a. SCB och CSN. För att ta fram den nya systemgenerationen av Ladok har Ladokkonsortiet initierat två projekt; dels Ladok3-projektet som ansvarar för att utveckla ett nytt system med nytt användar- och integrationsgränssnitt samt verktyg för informationsmigrering från befintligt Ladok till Ladok3, dels projektet Förnyad förvaltning som ansvarar för att ta fram den nya, centrala förvaltningsorganisationen som ska förvalta och vidareutveckla Ladok3 samt att etablera kontaktytor för det framtida förvaltningsarbetet med lärosätena. Stockholms universitet ansvarar för införande av Ladok3 lokalt. Införandet innefattar ett införande i verksamheten, migrering av data från gamla Ladok till nya, samt anpassningar av integrationer mellan Ladok och lokala system. 2.1.1 Projektets förberedelsefas I förberedelsefasen har projektets uppdrag tydliggjorts och arbetet med val av projektstyrningsmodell, projektets ansvar, uppdelning i delprojekt och verksamhetsstyrande dokument påbörjats. Förslag till projektplan har tagits fram. 2.2 Projektidé Projektet bidrar till ökad tillgänglighet och rättssäkerhet genom ett kvalitetssäkert införande av Ladok3 i verksamheten på Stockholms universitet. 2.3 Projektmål och prioritering 2.3.1 Mål I slutet av 2017 är en ny generation av det studieadministrativa systemstödet Ladok godkänd av och överlämnad till beställarens förvaltningsorganisation samt infört på universitetet till en kostnad av 9 239 080 SEK. Då det inte ingår i projektet att anpassa eller bekosta anpassning för befintliga eller kommande integrationer med Ladok finns det idag inga kalkyler för detta.

Ladok3-införande Sida: 8 (15) 2.3.2 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,3 Resultat 0,5 Tidpunkt 0,2 Kostnad 2.4 Avgränsningar Projektet är beroende av att en anpassad förvaltningsorganisation, som kan ta emot systemet, etableras. Ansvaret för att etablera en sådan organisation ligger utanför projektet. Utbildnings- och informationsmaterial för den nya systemgenerationen av Ladok ansvarar det nationella Ladok3-projektet för. Det nationella projektet ansvarar även för att utbilda de lokala utbildarna. I projektet ingår inte att anpassa eller bekosta anpassning för befintliga eller kommande integrationer med Ladok. Kostnaden för detta budgeteras och betalas av respektive systemägare. Projektet står däremot för information, samordning och utbildning för att stödja anpassningen av integrationerna. 2.5 Arbetspaket Arbetspaket Omfattning/avgränsning Kommentar IT och integrationer Kommunikation/Information Registervård Utbildning Verksamhetsprocesser Driftsättning och överlämning till systemförvaltning Utveckla och införa integrationer mellan Ladok3 och angränsande system. Synliggöra budskap, intressenter och kanaler/fora för kommunikation, information och förankring. Städa data i Ladok2 och hantera konvertering av data till Ladok3 och stänga Ladok2. Utbilda användare i processer, arbetssätt och funktioner i Ladok3 och driftsätta Ladok3 och utfasning av dagens Ladok. Kartlägga befintliga processer och kommande i Ladok3. Eventuellt ta fram nya, universitetsgemensamma, processor inom det studieadministrativa området. Övergången från Ladok2 till Ladok3. Driftsättning av nya integrationer. Överlämning till lokal systemförvaltning. Delprojekt. Jim Williams delprojektledare

Ladok3-införande Sida: 9 (15) 3 Leverans och överlämning 3.1 Leverans och godkännande I driftsättningen ingår acceptanstester, informationskonvertering, säkerställande av lokala integrationer samt utbildning av berörda användare. Ladok3-införandeprojektet på Stockholms universitet ska i egen regi ha genomfört ett antal saker. Det finns också aktiviteter som projektet inte kan besluta om, utan bara påpeka för respektive organ, systemägare eller liknande. När projektet är klart ska följande delar vara klara/införda: driftsättning av Ladok3 ska ha skett enligt tidplan databasen från dagens Ladok är migrerad till Ladok3 har gett stöd för att integrationer på Stockholms universitet kan anpassas till att hantera Ladok3 utbildning ska ha erbjudits personalen som använder Ladok förslag till förändringar av processer som föranleds av Ladok3 förslag till berörd instans om beslut om regeländringar som föranleds av Ladok3 förslag till förvaltningschefen och lokal objektägare om hur processer kopplade till Ladok kan/ska vara anpassade till Ladok3 dagens Ladok har avvecklats och eventuellt arkiverats. När projektet är klart ska också följande saker vara genomförda, men det är inte projektets ansvar att genomföra detta: Integrationerna på Stockholms universitet är anpassade till Ladok3 Ladokanvändare har deltagit i utbildning Eventuella regeländringar är beslutade Den kommande lokala förvaltningsorganisationen kring Ladok är på plats Ladok3 är i full drift 3.1.1 Leveransobjekt Innehåll Mottagare Datum Årsredovisning Systemförvaltning Se projekttidplan Uppföljning Systemförvaltning Se projekttidplan Ladok3 Systemförvaltning Se projekttidplan Integrationer till/från Ladok Systemförvaltning Se projekttidplan 3.2 Överlämning och godkännande När driftsättning och produktionsmiljö är gjord hålls en genomgång med projektet, styrgrupp och lokal förvaltning. Då beslutas om slutlig överlämning till lokal förvaltning.

Ladok3-införande Sida: 10 (15) 4 Organisation 4.1 Projektorganisation 4.2 Ansvar, befogenheter Ansvar och befogenheter för projektets centrala projektledning beskrivs i det bilagda dokumentet Projektorganisation, roller. 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler Projektet drivs av Studentavdelningen och sitter fysiskt i Studenthuset på Stockholms universitet. Behov av projektrum och sammanträdesrum hanteras genom kontakter med avdelningens ledning. Kostnader för dessa tas av Studentavdelningen. Projektet förutsätter att dator och telefon till projektmedlemmar i första hand tillhandahålls av den egna linjeorganisationen och att denna organisation står för kostnader för dessa. 4.4 Bemanning Nedan presenteras bemanning och kontaktuppgifter för de mest centrala rollerna i projektet. För en aktuell bild över bemanningen och uppdaterade kontaktuppgifter till samtliga projektdeltagare hänvisas till bilaga Projektorganisation, roller.

Ladok3-införande Sida: 11 (15) Roll Namn Telefon E-post Projektledare Lena Sköld 1280 lena.skold@su.se Projektadminidtrstör Erik Wallenberg Bondesson 2120 erik.wallenberg.bondesson@su.se Personer/funktioner som behöver ha avdelad tid för projektet: Projektledare Delprojektledare Kommunikatör Registervårdare Utbildare Testare Processutredare 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Förutsättningar och inberoenden 5.1.1 Förutsättningar Projektets tidplan (bilaga Projekttidplan) och budget (bilaga Projektkalkyl) baseras på att projektet har hög prioritet bland projektets intressenter och att Stockholms universitet kan säkra projektets behov av verksamhetsresurser under hela projekttiden. Projektplanen förutsätter att inga större förändringar i planeringen för det nationella Ladok3-projektet sker under projektperioden. Om så sker måste projektplanen ses över. Projektet räknar med att under genomförandet få tillgång till arbetsplatser och utvecklings- och testmiljöer. 5.1.2 Inberoenden Nr Beskrivning Ev kriterier för godkännande 1. Leveranser enligt fastställd Godkänt av nationella leveransplan från det förvaltningsorganisationen. nationella projektet 2. Leverans av förvaltningsmodell, förvaltningsorganisation och driftslösning för nytt system 3. Struktur och resurser för förvaltning av processer Ny modell för förvaltning är infört och SU har anpassat sina resurser och roller till detta. Ny förvaltningsorganisation är införd. Ny driftslösning är införd. Projektet ser ett behov av att det skapas struktur och Ansvarig Projektledare för det nationella Ladok-projektet Projektledare för projektet Förnyad förvaltning Avdelningschef i dialog med förvaltningschef. Datum

Ladok3-införande Sida: 12 (15) tillsätts resurser och kompetenser att förvalta och utveckla de processer som projektet levererar. 5.2 Milstolpar, beslutspunkter Milstolpar och beslutspunkter kommer att kunna uppdateras först efter att samarbetet avseende driftsättningen tillsammans med Förnyad förvaltning är klart. Följande milstolpar (MS) och beslutspunkter (BP) är definierade: Datum MS BP Beskrivning 140325 BP3 Fastställa projektplan 140325 BP4 Besluta om att starta genomförandet 2014-2017 BP5 Beslut att fortsätta, förändra eller avbryta projektet 2017 BP6 Beslut att godkänna resultatet av leverans 2017 BP7 Beslut att överlämna ansvaret för leverans 2017 BP8 Beslut att avsluta projektet 5.3 Resursbehov 5.3.1 Resurs, kompetens Projektet kommer att behöva resurser i form av expertkunskap. I huvudsak gäller detta delprojektet IT och integrationer. Resursbehovet visas i projektplanen för delprojektet. Resursbehovet nedbrutet per roll återfinns i bilaga Resursbehov. Förutom givna roller kommer tid att behövas för att genomföra själva arbetet. Kompetensen för dessa personer är upp till respektive område inom projektet att definiera. Eventuellt kan det bli relevant för projektledaren och några projektdeltagare att delta på informationstillfällen på annan ort än i Stockholm därför är budget för resor och logi inräknat. 5.3.2 Utbildning Projektet kommer att behöva utökad kompetens i processutveckling och workshopledning. Projektledaren och projektaadministratören kommer därför att gå kurs i detta. Utöver det finns det i dagsläget inte identifierat om det behövs mer utbildning inom projektet. 5.3.3 Resurs, utrustning mm För de administrativa delarna i projektet krävs det idag inget annat än en dator med tillgång till de vanliga programmen som används av projektdeltagarna idag. Under projektets inledande fas krävs arbetsplatser och konferensrum. Detta behov bedöms kunna lösas inom ramen för de lokaler som finns inom Studentavdelningen och IT-avdelningen.

Ladok3-införande Sida: 13 (15) Senare under projektet kommer en större utbildningsinsats att genomföras. Till denna kommer det troligen att krävas lokaler med utrustning för undervisning. Exakt omfattning på och tidpunkt för detta behov kommer att fastställas senare. I dagsläget är det inte klart hur utbildningarna för användarna kommer att se ut. Därför kan det bli aktuellt att se över om det är mest ekonomiskt att hyra datorsalar eller köpa in bärbara datorer. 6 Arbetsformer 6.1 Intressenter För allmän informationsspridning av arbetet inom projektet kommer metoder och kanaler identifieras och beskrivas i en kommunikationsplan för Ladok3-projektet. Projektledaren ansvarar för arbetet i samröre med projektets kommunikatör. Intressenter som till idag är identifierade återfinns i bilaga Intressentlista. Projektledaren uppdrar åt delprojektledaren att bedöma behovet av dialog, referensarbete och annan förankring för aktiviteter, samt att erforderlig avsatt tid och andra resurser för hela förankringsprocessen inklusive kvalitetsgranskning och resultatsammanställning ingår i projektplaneringen av varje aktivitet. 6.2 Ändringshantering Ändringar som påverkar projektets tidplan, kalkyl eller leveranser kräver att styrgruppen beslutar om att godkänna ändringen. Det är projektledaren som är ansvarig för att bevaka sådana förändringar. Målsättningen är att dessa skall identifieras så tidigt det går, så att det finns tid att analysera och hantera frågorna. När styrgruppen skall besluta om förändring skall underlaget omfatta beskrivning av förändringen, konsekvens för projektets leveranser, tidplan och kalkyl och en rekommendation. 6.3 Informationsspridning Samtliga intressenter ska under projektets gång informeras och i vissa fall samverka med projektet. I en informationsmatris kommer projektet beskriva genom vilka kanaler och hur och ofta intressenterna informeras. Att sprida information är också en viktig del i förankringsarbetet. Hur detta ska göras kommer att beskrivas i projektets kommunikationsplan som tas fram under hösten 2014. 6.4 Dokumenthantering De dokument som även är leveransobjekt skapas i preliminära utgåvor av projektet och fastställs i samband med styrgruppens godkännande. Dessa dokument diarieförs. Övriga dokument ses som arbetsdokument inom projektet. Vilka personer i projektgruppen som har rätt att godkänna dokument framgår av bilagan Projektorganisation, roller. En förteckning över alla godkända dokument upprätthålls av projektledaren.

Ladok3-införande Sida: 14 (15) 6.5 Kvalitetssäkring 6.5.1 Projektanalys För att säkerställa kvalitet i projektets genomförande och resultat genomförs flera olika granskningsinsatser. Ansvarig internt är projektets projektledare. Projektledare träffar regelbundet delprojektledaren och projektdeltagarna för att stämma av att projektet är på rätt väg, har rätt resurser och att de beslut som behöver fattas tas. Projektledare följer upp projektets ekonomi minst vid varje tertialrapportering eller när misstanke om att tidplan, kalkyl eller leveranser på något sätt äventyras. 6.6 Sekretess, säkerhet För projektet behövs inga speciella regler för sekretess och säkerhet utöver vad som annars gäller för hantering av informationen i Ladoks databas. 6.7 Administrativa rutiner För administrativa rutiner följer projektet Stockholms universitets befintliga rutiner. Projektdeltagare som tillhör Studentavdelningen redovisar nedlagd tid via dokument på Confluence (L3 Tidrapportering). Tiden redovisas i timmar per vecka. Projektdeltagare som tillhör övriga delar i förvaltningen redovisar nedlagd tid enligt i projektet överenskomna rutiner. Projektdeltagare som tillhör övriga delar av universitetet redovisar nedlagd tid enligt i projektet överenskomna rutiner. 6.8 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Styrgruppsmöten Delprojektledarmöten Projektmöten Projektledarens statusrapportering, beslutsfattande i frågor utanför Projektledarens mandat Statusgenomgång, sprida information och fånga upp avvikelser. Arbetsmöten i respektive delprojekt. Sprida information. Fysiska möten Fysiska möten Fysiska möten Ansvarig/ deltagare Styrgruppsordf./ styrgrupp, Projektledare, eventuellt fler kallade från projektet Delprojektledare, projektgruppsmedlemmar, specialister vid behov Frekvens Minst 6 gånger per år Varje vecka Vid behov

Ladok3-införande Sida: 15 (15) 6.9 Avveckling Projektet kan avslutas efter att slutleverans till förvaltningen, inklusive migreringsstöd, och överlämning av ansvaret skett. Följande aktiviteter ska vara genomförda innan beslut om avveckling vid BP8 kan fattas: Verifiering att projektets mål har blivit uppfyllda Efterkalkyl för projektet Lagringsplats för slutrapport och projektdokumentation i enlighet med arkiveringsregler på Stockholms universitet. Slutrapport framtagen och godkänd Avveckling av samtliga resurser (projektorganisation, utrustning och lokaler) Avslutande projektseminarium för att sammanfatta erfarenheterna för projektet 7 Risker 7.1 Risklista Risker som identifierats under förberedelsefasen har dokumenterats i bilaga Risklista. Där redovisas även vilka åtgärder som kommer att genomföras. 7.2 Riskhantering Kontinuerlig genomgång av risker och uppföljning av eventuella nya risker. 8 Projektkalkyl I bilaga Projektkalkyl redovisas projektets kalkyl. 9 Referenser Dokument som refereras till i projektplanen: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1. Projektdirektiv 2.