Plats Myresjöhus Arena, Storgatan 78, Växjö Tid Klockan 14.00-17.10 Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Ulf Hedin (M), ordförande Maria Carlsson (S), vice ordförande Agneta Nordlund-G-son (M) Einar Håkansson (C) Edor Oscarsson (FP) Lars Melin (KD) Bo Hjalmarsson (S) Cecilia Lundin Danielsson (S) Håkan Frizén (V) Roland Gustbée (M) Andreas Håkansson (C) Patric Mrad (KD) Ramon Serrate (S) Vasko Nedanovski (S) Gertrud Andersson (V) Erica Månsson, förvaltningschef Louise Olofsson, förvaltningssekreterare Ulrika Örnström, administrativ chef Carl-Bertil Löfqvist, fritidsintendent Jessica Råhlin, vik. fritidsstrateg Peter Lindahl, arenachef Övriga Jakob Smith, extern konsult, Ernst & Young 45 punkt 1 Justering Justerare Plats och tid Maria Carlsson (S) Kultur- och fritidsförvaltningen, måndagen den 23 september 2013 klockan 15.30 Justerade paragrafer 45-56 Ajournering Klockan 15.40-16.00 1(19)
Underskrifter Sekreterare Louise Olofsson Ordförande Ulf Hedin (M) Justerare Maria Carlsson (S) Bevis om anslag av protokoll s protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag 2013-09-24 Anslaget tas ner 2013-10-16 Förvaringsplats för protokollet KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen. Underskrift. Louise Olofsson 2(19)
Förteckning över fritidsnämndens ärenden 45 Information 46 Meddelanden och rapporter 47 Redovisning av delegeringsbeslut 48 49 50 51 Delårsrapport för fritidsnämndens verksamheter t.o.m. 31 augusti 2013 och prognos för 2013 års budgetutfall KF-uppdrag att undersöka verksamhetsmässiga förutsättningar att införa rätt till heltid Yttrande över motion om att införa ett system för föreningsbidrag som stimulerar mångfald i föreningslivet Samarbetsavtal avseende drift och skötsel för Värendsvallen, Tipshallen och övriga idrottsytor inom Arenastaden (driftsavtal) 52 Investeringsbidrag år 2013 53 Ansökan om höjt lokalbidrag för Swinghallen 2013 54 Arvodesregistrering och lönespecifikationer i självservice för förtroendevalda 55 s sammanträden år 2014 56 Övrigt 3(19)
45 Information Dnr FN/2013:1 1. Ny simhall i Växjö Konsult Jakob Smith från Ernst & Young presenterar läget för den nuvarande simhallen i Växjö, samt perspektiv på en framtida simhall. (FN 2013:43) 2. Utbyggnad av parkeringsplatser vid Växjö simhall, parkeringsavgifter Arenachefen informerar om att parkeringsautomaterna vid Växjö simhall har varit igång ett par veckor och om synpunkter från allmänheten. (FN 2011:70) 3. Internkontrollplanen Administrativa chefen informerar om att fokus för granskningen under augusti har legat på kundfakturor. Förvaltningens ekonom har inte hittat några avvikelser. 4. Publicering av fritidsnämndens diarium på webben Förvaltningssekreteraren informerar om att fritidsnämndens diarium är publicerat på kommunens hemsida sedan den 1 september. 5. Internbudget för år 2014 och verksamhetsplan för åren 2015 2016 Fritidsstrategen informerar om omvärldsbevakning. (FN 2013:35) 6. Förvaltningschefens information Förvaltningschefen informerar om sommarens Dam-EM samt om förslag på ny organisation för kultur- och fritidsförvaltningen. 7. Ordförandes information Ordförande informerar om diverse evenemang. Utdragsbestyrkande 4(19)
46 Meddelanden och rapporter Dnr FN/2013:2 s beslut lägger samtliga meddelanden och rapporter till handlingarna. Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar i skrivelse den 9 september 2013 inkomna meddelanden och rapporter. Utdragsbestyrkande 5(19)
47 Redovisning av delegeringsbeslut Dnr FN/2013:3 s beslut godkänner redovisningen av följande delegeringsbeslut: F 8-9.2013 FN del 13.2013 har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden, vice ordföranden och tjänstemän enligt en av fritidsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som fattas av delegat ska redovisas på fritidsnämndens närmast efterföljande sammanträden. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningen har i skrivelse den 9 september 2013 redovisat att delegeringsbeslut är fattade i följande ärenden: Utbetalning av bidrag Avtalsärenden Utdragsbestyrkande 6(19)
48 Delårsrapport för fritidsnämndens verksamheter t.om. 31 augusti 2013 och prognos för 2013 års budgetutfall Dnr FN/2013:14 s beslut 1. godkänner delårsrapporten. 2. Kultur- och fritidsförvaltningen får i uppdrag att vidta nödvändiga redaktionella ändringar i delårsrapporten. Kultur- och fritidsförvaltningen har upprättat delårsrapport t.o.m. 31 augusti samt prognos för 2013 års budgetutfall. Utdragsbestyrkande 7(19)
49 KF-uppdrag att undersöka verksamhetsmässiga förutsättningar att införa rätt till heltid Dnr FN/2013:41 s beslut Denna skrivelse återredovisas för vidare ställningstagande i kommunstyrelsens organisations- och personalutskott. har av kommunfullmäktige fått i uppdrag att undersöka sina verksamhetsmässiga förutsättningar inom givna ekonomiska och organisatoriska ramar för att införa rätt till heltid för samtliga medarbetare samt att redovisa de aktiviteter/åtgärder som skulle vara lämpliga inom respektive verksamhet för att uppnå 100 % heltidsanställningar. Genomsnittlig sysselsättningsgrad inom fritidsnämnden redovisar vid delårsbokslut per den 31 mars 2013 en genomsnittlig sysselsättningsgrad om 94,1 %. Stor differens redovisas mellan kvinnor och män, då kvinnors redovisade sysselsättningsgrad i snitt är 77,6 % respektive 100 % för män. Aktuell fördelning inom fritidsnämnden har per den 31 mars 2013 totalt 23 tillsvidareanställda personer, bestående av sex kvinnor respektive sjutton män. Samtliga män har heltidsanställningar. Vid en analys av underlaget framkommer att tre av de sex kvinnorna har deltidsanställningar (ej heltidsanställning i botten). Två av dessa deltidsanställningar beror på att personerna ifråga har beviljats partiell varaktig sjukersättning från Försäkringskassan på grund av medicinska arbetshinder, varefter tjänsterna omreglerats till deltidsanställningar (ej heltidsanställning i botten) för att motsvara personens arbetsförmåga. Den tredje deltidsanställningen (ej heltidsanställning i botten) har sin bakgrund i en enskild överenskommelse mellan parterna. Ingen av de nu deltidsanställda har anmält intresse för höjning av sysselsättningsgrad för att få heltidsanställningar. Utdragsbestyrkande 8(19)
49 fortsättning Slutsats och eventuella aktiviteter/åtgärder arbetar aktivt utifrån verksamhetens ekonomiska och organisatoriska förutsättningar för att kunna erbjuda samtliga medarbetare en heltidstjänst. Inför rekrytering av tjänster bedömer arbetsgivaren om det finns möjlighet att utifrån verksamhet och organisation erbjuda befintlig personal höjd sysselsättningsgrad istället och vid ny- eller ersättningsrekrytering strävar förvaltningen alltid principiellt efter att erbjuda heltidstjänster. Några särskilda åtgärder för att skapa bättre förutsättningar för rätt till heltid bedöms därför inte behövas. Inom kultur- och fritidsförvaltningen pågår för närvarande en översyn av organisation och ledningsstruktur, där förändringar kan komma att ske inom fritidsnämndens verksamhetsområde. Arbetsgivaren kommer vid sådana förändringar att bedöma möjligheten att erbjuda befintlig personal utökad sysselsättningsgrad samt att vidhålla principen att vid rekrytering erbjuda heltidstjänster. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut den 23 april 2013 77 Förvaltningschefens skrivelse den 8 augusti 2013 Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Kommunstyrelsens personal- och organisationsutskott För kännedom Personalkontoret Utdragsbestyrkande 9(19)
50 Yttrande över motion om att införa ett system för föreningsbidrag som stimulerar mångfald i föreningslivet Dnr FN/2013:50 s beslut föreslår kommunfullmäktige att besvara motionen med att fritidsnämnden redan arbetar med frågan. har i 102/2010 antagit de direktiv som ska gälla för översyn av regler för Stöd till fritidsverksamhet. har i 7/2013 godkänt kultur- och fritidsförvaltningens översyn av fritidsnämndens regler för Stöd till fritidsverksamhet steg 1 kartläggning och analys samt gett kultur- och fritidsförvaltningen att redovisa förslag till förändringar av verksamhetsbidraget, lokalkostnadsbidraget och hur stödsystemet bättre kan anpassas för digital hantering. har i 94/2010 gett kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till förändringar av verksamhetsbidraget, lokalkostnadsbidraget och hur stödsystemet bättre kan anpassas för digital hantering. Skälet till översynen är att såväl föreningar, nämnden och förvaltningens tjänstemän uppfattar att dagens regelverk och handläggning inte är anpassade till dagens krav på service, snabbhet och transparens. s mål är att ett nytt regelverk: 1. är enkelt att förstå och använda 2. är anpassat för webb-ansökningar och självservicetjänster 3. ger bättre förutsättningar för snabb och effektiv handläggning Viktiga värdeord är: demokratiskt, etik, miljö, jämställhet, mångfald och bredd. De nya reglerna ska rymmas inom befintlig ekonomisk ram för föreningsstöd. har den 17 juni 2013 genomfört en workshop i ämnet där flera områden belystes och gav ett bra underlag för vidare hantering av utredningen. Utdragsbestyrkande 10(19)
50 fortsättning Motionens förslag om ett nytt system för fördelning av föreningsbidragen är alltså redan påbörjad och fritidsnämndens ambition är att systemet bland annat bättre ska stimulera mångfald. Beslutsunderlag Förvaltningschefens skrivelse den 19 augusti 2013 Motion om att införa ett system för föreningsbidrag som stimulerar mångfald i föreningslivet Följebrev till remiss Yrkanden Agneta Nordlund G-son (M): föreslår kommunfullmäktige att besvara motionen med att fritidsnämnden redan arbetar med frågan. Maria Carlsson (S): tillstyrker motionen och ska arbeta aktivt för att föreningsstödet ska verka för en ökad mångfald. Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att fritidsnämnden beslutar enligt Agneta Nordlund G-sons yrkande. Omröstning begärs. godkänner följande omröstningsordning: Ja för bifall till Agneta Nordlund G-sons yrkande. Nej för bifall till Maria Carlssons yrkande. Omröstningsresultat Agneta Nordlund G-sons yrkande antas med 5 röster mot 4 röster för Maria Carlssons yrkande. Utdragsbestyrkande 11(19)
50 fortsättning Ledamöter Ersättare som tjänstgör Jaröst Nejröst Maria Carlsson (S) Nej Agneta Nordlund-G-son (M) Ja Einar Håkansson (C) Ja Edor Oscarsson (FP) Ja Lars Melin (KD) Ja Bo Hjalmarsson (S) Nej Cecilia Lundin Danielsson (S) Nej Håkan Frizén (V) Nej Ulf Hedin (M) Ja Omröstningsresultat 5 4 Avstår Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande 12(19)
51 Samarbetsavtal avseende drift och skötsel för Värendsvallen, Tipshallen och övriga idrottsytor inom Arenastaden (driftsavtal) Dnr FN/2013:67 s beslut godkänner samarbetsavtalet med Östers Arena AB. har upprättat ett nytt samarbetsavtal med Östers Arena AB gällande skötsel av de arenor och anläggningar på Arenastaden som fritidsnämnden ansvarar för, exempelvis Värendsvallen, träningsplaner C, F och G, kastplan och Tipshallen. Tidigare fanns endast muntliga avtal mellan Växjö kommun och Öster. Det nya avtalet gäller endast till och med den 31 december 2013 och kommer att förnyas om parterna är överens om en fortsättning. Beslutsunderlag Förvaltningschefens skrivelse den 6 september 2013 Samarbetsavtal avseende drift och skötsel (driftsavtal) för Värendsvallen, Tipshallen och övriga idrottsytor inom Arenastaden Beslutet skickas till För kännedom Östers Arena AB Utdragsbestyrkande 13(19)
52 Investeringsbidrag år 2013 Dnr FN/2013:6 s beslut beviljar investeringsbidrag till föreningar enligt följande: Förening Ändamål Bidrag kr Lammhults Trend Gym Träningsutrustning 54 000 Jivers Dancing Club Speglar 30 000 Växjö Kanotklubb Belysning ute vid kanotladan 15 500 Sandsbro AIK Köp av gräsklippare 91 000 Räppe GOIF Klubbstuga 100 000 Växjö Ridklubb Belysning, ridunderlag och dränering 100 000 Växjö AIS Inköp av 3D- djur 16 000 Växjöortens fältrittklubb Renovering ridhusbotten samt sarg 200 000 Summa 606 500 I fritidsnämndens budget finns för 2013 finns 1 000 000 kronor upptaget på verksamhet 3213, Investeringsbidrag till föreningar. Fördelningen sker vid två tillfällen per år. Ansökan ska lämnas in senast 1 mars och 1 september. Vid fördelningen den 1 mars 2013 fördelades inga investeringsbidrag. Följande föreningar har ansökt om investeringsbidrag hos kultur- och fritidsförvaltningen till den andra fördelningen 2013. Förening Ändamål Ansökan, bidrag kr Lammhults Trend Gym Träningsutrustning 108 870 Jivers Dancing Club Speglar 61 250 Växjö Simsällskap Simredskap 9 137 Växjö Kanotklubb Belysning ute vid kanotladan 31 000 Växjö FF Klubbstugan Östra IP 900 000 Sandsbro AIK Köp av gräsklippare 183 750 Filadelfiaförsamlingen i Lammhult Byte av fönster 23 000 Räppe GOIF Klubbstuga 700 000 Funkibator Inköp av bil 77 000 Växjö Ridklubb Belysning, ridunderlag och dränering 200 000 Söraby Skytteförening Tillbyggnad av skyttehall 5 125 000 Växjö AIS Inköp av 3D- djur 31 800 Växjöortens fältrittklubb Renovering ridhusbotten samt sarg 595 000 Öjaby Scoutkår Inköp av röjsåg 5 000 Summa 8 050 807 Utdragsbestyrkande 14(19)
52 fortsättning Ansökningarna från Filadelfiaförsamlingen i Lammhult och Öjaby Scoutkår belastar lokalkostnadsbidraget, konto 3212. Växjö Simsällskaps ansökan avslås. Motiveringen är att inga investeringsbidrag eller lokalkostnadsbidrag utgår för redskap till verksamheten. Växjö FF samt Söraby Skytteförenings ansökan behandlas vid fördelningen i december 2013. Räppe GOIF och Växjöortens fältrittklubb tas upp i december för eventuell ytterligare tilldelning, om utrymme medges. Beslutsunderlag Förvaltningschefens skrivelse den 21 augusti 2013 Kommentarer till ansökningar om investeringsbidrag vid 2:a fördelningen 2013 Beslutet skickas till För kännedom Samtliga föreningar Utdragsbestyrkande 15(19)
53 Ansökan om höjt lokalbidrag för Swinghallen 2013 Dnr FN/2013:32 s beslut 1. beviljar Dansklubben Swing Wexiö ett höjt lokalkostnadsbidrag med 35 000 kronor. Takbidraget för Swinghallen blir årligen 155 000 kronor. 2. Medlen tas från verksamhet 3212, Lokalkostnadsbidrag. Dansklubben Swing Wexiö har i en skrivelse önskat att föreningens lokalbidrag höjs med 70 000 kronor, från 120 000 kronor till 190 000 kronor. Dansklubben Swing Wexiös hyreskostnader för Swinghallen ligger från och med 2013 på 420 000 kronor. Föreningens lokalkostnadsbidrag för Swinghallen har inte räknats upp på senaste åtta åren. Beslutet skickas till För kännedom Dansklubben Swing Wexiö Utdragsbestyrkande 16(19)
54 Arvodesregistrering och lönespecifikationer i självservice för förtroendevalda Dnr FN/2013:54 s beslut 1. Arvodesregistrering för fritidsnämndens förtroendevalda ska övergå till Växjö kommuns självservicesystem. Övergången till ny arvodeshantering ska ha genomförts senast 1 juni 2014. 2. ger kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med personalkontoret planera och genomföra utbildning för nämndens förtroendevalda. Det har funnits ett intresse att hantera arvodesregistreringen för sammanträde elektroniskt i stället för på papper. För att den förtroendevalde själv ska kunna göra detta behövs tillgång till personalsystemets självservicerutin PS Självservice. I Självservice kan den förtroendevalde registrera sina arbetade tider och även få tillgång till sina lönespecifikationer från Växjö kommun. Den förtroendevalde kan se alla lönespecifikationer bakåt i tiden och den kommande utbetalningen. Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott har den 11 juni 2013 40 beslutat att förtroendevalda från och med oktober 2013 enbart får lönespecifikationen i Självservice och att samtliga nämnder ska ha arvodesregistrering i Självservice. Förändringen kan införas stegvis, dock senast den 1 juni 2014. De förtroendevalda bör få en kort introduktion i Självservice för att kunna titta på sina lönespecifikationer. Detta innebär att papperspecifikationen inte längre behöver skickas ut, vilket är lämpligt ur ett miljöperspektiv. Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Personalkontoret Utdragsbestyrkande 17(19)
55 s sammanträden år 2014 Dnr FN/2013:63 s beslut sammanträder på måndagar följande datum under 2014: 10 februari, 10 mars, 14 april, 12 maj, 16 juni, 25 augusti, 15 september, 20 oktober, 24 november och 15 december. s sammanträden börjar klockan 14.00. Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram förslag till sammanträdestider år 2014 för fritidsnämnden. I januari och juli har inga sammanträden planerats in. Utdragsbestyrkande 18(19)
56 Övrigt Lars Melin (KD) ställer en fråga om hur det går med idrottshall i Lammhult. Arenachefen besvarar frågan. Utdragsbestyrkande 19(19)