Dokumentmall i Word för doktorsavhandlingar Stockholms universitetsbibliotek erbjuder en wordmall för forskare som ska skriva en doktorsavhandling eller annat större arbete. Mallen kan hämtas på http://www.sub.su.se/publicera/mallar-och-visuell-identitet.aspx Formatet Mallen är sparat i docx-format som ett vanligt word-dokument. Detta innebär att den inte behöver installeras, utan man jobbar med den som med ett vanligt word-dokument. Formateringen är inbakat i formatmallarna i själva dokumentet. Mallens format är S5, dvs. 242 x 165 m m och typsnitten är Times New Roman och Verdana. Teckenstorleken i brödtexten är 11 punkter. Innehåll i dokumentmallen I mallen ingår redan från början vissa delar, nämligen smutstitelsida 1, titelsida, tryckortssida, dedikationssida, innehållsförteckning (Contents), förkortningar (Abbreviations) och inledning (Introduction). 1 Smutstitel är det blad i en bok som föregår huvudtitelbladet och innehåller enbart författarnamn och boktitel. 1
Disposition Dispositionen på avhandlingar skiljer sig åt mellan monografier och sammanläggningsavhandlingar. Avhandlingens delar bör komma i följande ordning: Tabell 1. Sammanläggningsavhandling Huvudtitelsida Tryckortssida Eventuell dedikationssida Tom sida Lista med delarbeten Eventuell tom sida Innehållsförteckning(högersida) Förkortningar Inledning (kap 1, högersida) Kapitel 2..N Sammanfattning på svenska Ev. tackord Referenser/Bibliografi Monografiavhandling Smutstitelsida Tom sida Huvudtitelsida Tryckortssida Eventuell dedikationssida Tom sida Innehållsförteckning Eventuell tom sida Inledning (kapitel 1, högersida) Kapitel 2..N Sammanfattning på svenska, engelska, tyska eller franska Ev. tackord Referenser/Bibliografi Titelsidan numreras aldrig. Tryckortssidan till och med Innehållsförteckningen kan numreras med små romerska siffror och Kapitel 1 till och med Referenser/Bibliografi numreras arabiskt. Sidnumret på kapitel 1 måste vara udda (så att kapitlet börjar på en högersida) och föregående sidor räkas med (första kapitlet börjar på t.ex. sid 5, 7, 9 eller 11 beroende på hur många sidor man har före). Mallen är förinställd så att sidnummer skrivs ut först på första kapitlets första sida. Alla sidnummer ligger i ytterkant på sidan. 2
Använda formatmallarna I dokumentmallen finns ett antal formatmallar att välja mellan för att formatera rubriker och olika avsnitt i brödtexten. Dessa får man fram genom att klicka på expandera-pilen under Ändra format : Bild 1 Visa formatmallar När man ska använda en formatmall t.ex. en kapitelrubrik väljer man Rubrik 1 från rubrikmenyn och sedan skriver man rubriken. Det går lika bra att skriva rubriken först och sedan klicka på Rubrik 1 i verktygsfältet. Texten kommer då automatiskt att få rätt formatering: rätt typsnitt, rätt storlek, rätt mängd luft över och under texten och rätt namn så att rubriken kan visas i innehållsförteckningen. Samma gäller för de andra formaten. 3
Tips Använd Visa alla -funktionen för att se dolda tecken i dokumentet, t.ex. sidbrytningar, avsnittsbrytningar och paragraftecken. Bild 2 Visa alla Börja sedan skriva (eller klistra in texten) vid första paragraftecknet under Introduction. 4
Tillgängliga mallar I korthet används bl.a. följande mallar i dokumentet: Rubrik Rubrik 1 Rubrik 2 5 Rubrik vid lista (Kapitelrubrik som alltid infogar en sidbrytning före rubriken) (Rubriker i hierarkisk ordning) (Används i anslutning till olika typer av listor) Text Normal Normalt indrag Tabelltext Bildtext Citat Citat med indrag (samma som brödtext) (används i efterföljande paragrafer i ett kapitel. Det går även att tabba fram ett indrag, då indragets avstånd blir detsamma) (Används för att beskriva tabeller) (Används för att beskriva bilder) (Används vid långa fristående citat längre än 3 rader) (Ger nytt stycke vid mycket långa citat) 5
Fotnotstext Fotnotsreferens Fotnotstext vid tabell Fotnotsreferens vid tabell (Format på fotnoter. Sätts normalt automatiskt) (Format på fotnotsreferenser. Sätts normalt automatiskt) (Om en fotnot läggs till en tabell ska den ha detta format) (Om en fotnot läggs till en tabell ska referensen ha detta format) Fler format och dess användning i detalj. Abbreviations Innehållsförteckning (Samma som Rubrik 1. Används bara för abbreviationsrubriken) (Samma som Rubrik 1. Används bara för Contents-rubriken) Onumrerad rubrik (Används för rubriker av typen 1 som används före kapitel 1, dv s. i t.ex. List of Papers. Rubriker som har detta format tas inte med i innehållsförteckningen) Sidnummer Cellformat (Formatet på sidnumret) (Format som används för text i tabeller, dvs. celler) 6
Rubriker I dokumentmallen använder man formatmallarna Rubrik 1 5 för rubriker i den vanliga brödtexten. Rubriknivå 1, som används vid nytt kapitel, föregås av sidbrytning. Det är inte säkert att du behöver använda samtliga rubriknivåer i din avhandling. Många gånger klarar man sig med tre eller fyra rubriknivåer. Sätt aldrig ut punkt efter rubrik. Vid listor och uppräkningar används vid behov formatmallen Rubrik vid lista, som har kursiv stil. Text För den löpande texten använder man Normal och Normalt indrag. Dessa är gjorda för en löpande text och texter med indrag. Normal används alltid direkt efter rubrik och har därför inget indrag på första raden. Detta format följer automatiskt efter Rubrik 1 5 när man tycker på Enter. Normalt indrag används för alla efterföljande stycken och har därför ett indrag på första raden för att markera det nya stycket. Detta format följer automatiskt efter Normal när man trycker på Enter. Om detta inte sker så kan man använda Tab-tangenten som ger samma indrag. Observera att nya stycken inte har en hel tom rad emellan utan bara ett indrag. Tabell- och bildtext För att beskriva t.ex. figurer, tabeller eller bilder används formaten Tabelltext respektive Bildtext. Citat När man skriver längre citat (längre än ca tre rader) brukar den texten brytas ut ur brödtexten genom att man gör ett indrag längs hela vänsterkanten och högerkanten samt ett blankutrymme över och under det indragna stycket. För detta ändamål finns två olika formatmallar. Citat används för det första stycket i blockcitatet och har luft före och inget indrag på första raden. Citat med indrag används för alla efterföljande stycken och har indrag på första raden men inte luft före. För att få ett blankutrymme efter citatet trycker man på Enter-tangenten. När man skriver kortare citat används citattecken i stället för blockcitat. Då används samma format som i stycket. Mallen är inställd så att riktiga citat- 7
tecken används i stället för tumtecken ("ord"). I engelsk text har citattecknen dessutom en annan form än i svensk text, citat respektive citat i citat. Eftersom sammanläggningsavhandlingar oftast skrivs på engelska är mallen inställd så att de engelska citattecknen används. Denna inställning kan ändras vid behov för att t.ex. skriva svenska citattecken, som ser ut så här: citat respektive citat i citat. Gå i så fall till Officeknappen Wordalternativ - Språkinställnigar. Välj Primärt redigeringsspråk - OK. (I Word 2003: Verktyg, välj Språk Ange språk och välj sedan ur listan och trycka OK.) Fotnotstext och fotnotsreferens Fotnoter infogas automatiskt under fliken Referenser Infoga fotnot. (Word 2003:Infoga Fotnoter och slutkommentar.) Formatmallarna Fotnotstext och Fotnotsreferens används för att formatera sådan text som av någon anledning har förlorat sin formatering, t.ex. när man klipper och klistrar text. För att infoga fotnoter till en viss tabell används formatmallarna Fotnotstext vid tabell och Fotnotsreferens i tabell. Dessa infogas inte automatiskt utan formaten måste läggas på i efterhand. Listor För uppräkningar finns olika formatmallar: Enkel lista (utan punkter eller siffror), Numrerad lista, Romersk lista och Punktlista. Samtliga finns med eller utan indrag i den vänstra kanten. Formatmallarna för uppräkningarna har inte luft vare sig före eller efter. Gör därför en radmatning före första uppräkningen och börja nästa stycke med Standard med luft. Litteraturförteckning Litteraturförteckningar görs med hjälp av formatmallarna Litteraturlista med siffror och Litteraturlista utan siffror. Litteraturlistan utan siffror har så kallat hängande indrag, dvs. varje styckes första rad börjar ute i vänsterkanten och de efterföljande raderna har indrag. Litteraturlistan med siffror är i stället numrerad med arabiska siffror. Båda formaten fungerar alldeles utmärkt med referenshanteringsprogram som t.ex. EndNote och RefWorks. Gör så att du infogar referenserna först och sedan markerar dessa och väljer något av formaten. Numrering som följer med posterna i t.ex. Endnote går utmärkt att behålla för att skapa en numrerad referenslista. Använd då Litteraturlista utan siffror. 8
Innehållsförteckning Innehållsförteckningen ingår i mallen redan från början. Den uppdateras genom att du sätter markören på någon rad i innehållsförteckningen, högerklickar och sedan väljer Uppdatera fält. Bild 3Uppdatera innehållsförteckning Bilder och tabeller Bilder bör infogas genom att använda funktionen Infoga Bild (Word 2003: Infoga Bildobjekt Från fil ). Det är vanligt att bilder som klistras in från andra program förlorar kvalitet. Dessutom är det vanligt att bilder skapade t.ex. i Power Point modifieras då man skapar en pdf utifrån dessa och därför rekommenderar vi inte formatet. Därför är det tillrådigt att infoga alla bilder från fil. Av bilder som infogas i mallen visas bara så mycket som får plats på en rad, dvs. nedersta delen av bilden, om Standard formatet är valt. För att visa hela bilden bör man använda sig av Bildformat på den rad där man vill infoga bilden. Formatet tar bort det exakta radavståndet på 13 punkter (som används i standard) vilket gör att hela bilden syns. Dessutom läggs en extra rad med luft över bilden (för att skilja den från föregående stycke) och bilden centreras på sidan. 9
Efter bilden kan man infoga en bildbeskrivning med Infoga beskrivning från Referenser-fliken efter att man har markerat bilden. Det går även bra att högerklicka på bilden och välja Infoga beskrivning : Bild 4 Infoga beskrivning 10
Tips och trix Här beskrivs hur man utför några vanliga ordbehandlingsoperationer i Word på ett riktigt sätt. Att klistra in en text i mallen Man kan naturligtvis klistra in en färdig text i mallen. Det viktiga om man ska göra det är att radera formateringen från ursprungsdokumentet. Annars följer formateringen med från det dokumentet till mallen, vilket kan skapa problem. För att radera formatering i texten markerar man texten man ska kopiera, sedan använder man knappen Radera formatering på Start-fliken. Sedan kopierar man och klistrar in texten i mallen. Bild 5Radera formatering 11
Bindestreck och tankstreck Tänk på hur du ska använda bindestreck respektive tankstreck. Bindestreck är kortare och tankstreck är längre. Bindestreck används t.ex. vid avstavningar, i vissa sammansättningar, och vid sammansättningar med siffror och förkortningar (svensk-engelsk ordbok, 25-årsdag och FN-ambassadör). Tankstreck används i betydelsen från och till, t.ex. mellan ortnamn, tal och klockslag (Stockholm Malmö, 30 40 elever, kl. 15 17). Här används inte mellanslag före och efter tankstrecket. Tankstreck kan också användas vid inskjutna bisatser. Då används mellanslag före och efter. I Word hittar du tankstreck genom att gå till fliken Infoga, välj Symbol Fler symboler Specialtecken eller genom att klicka på tangenterna Ctrl/Kommando + minustecknet på det numeriska tangentbordet. Uppdatera innehållsförteckningen För att uppdatera innehållsförteckningen högerklickar man på innehållsförteckningen (på Mac håller man nere Ctrl-tangenten samtidigt som man klickar) och väljer Uppdatera fält. För att göra inställningar i innehållsförteckningen som t.ex. hur många rubriknivåer som ska tas med kan man göra detta genom att välja fliken Rerenser Innehållsförteckning Infoga innehållsförteckning. Under fliken Innehållsförteckning finns alla de alternativ som man kan ändra. 12
Justera sidnumreringen Alla sidor som är numrerade (från kapitel 1 och framåt) ska ha sidnumren på utsidan av sidan. Detta är förinställt i mallen. Om du behöver justera detta gör du på följande vis. Öppna sidfoten på första kapitelsidan genom att dubbelklicka på sidfoten. Ta bort eventuellt gammalt sidnummer med Delete. Infoga nytt sidnummer genom att välja fliken Infoga Sidnummer. Välj lämpligt format (höger på uddasidor, vänster på jämnasidor). Välj formatera sidnummer om du vill ändra nummerformatet. Bild 6 Sidnummer och sidnummerformat Ta bort sidnummer Om du har en lista över delarbeten, dedikationer, etc. i början av dokumentet så ska dessa sidor, liksom innehållsförteckningens, vara onumrerade. För att ta bort sidnumren, dubbelklicka på sidfoten i dokumentet för "list of papers" eller alternativt välj Infoga sidfot Redigera sidfot. Därefter ser man till att markera hela sidnumret, dvs. siffra + boxen runt och trycka Delete. 13
Ta bort front matter från innehållsförteckningen Med front matter menas alla sidor före innehållsförteckningen, t.ex. dedication, lista över delarbeten etc. Dessa kan dyka upp i innehållsförteckningen om dess rubriker är markerade med Rubrik 1. För att de inte ska komma med i innehållsförteckningen ska dess rubriker markeras med formatmallen Onumrerad rubrik i stället för Rubrik1. Rubriken blir densamma men den tas bort från innehållsförteckningen. Automatisk numrering av rubriker Ställ dig vid första Rubrik 1 I Startmenyn gå till blocket Stycke och klicka på flernivålista. I listbiblioteket välj 1. Rubrik 1, 1.1 Rubrik 2, 1.1.1. Rubrik 3 För att få rätt numrering: Klicka på flernivålista längst ned: Definiera nytt listformat Börja med 1. (Word 2003: Väj Format Punkter och Numrering... Flernivålista. Därefter den numrering som önskas.) Skapa index Det finns olika tillvägagångssätt i Word för att skapa index. Dels finns det en helautomatisk funktion i Word för att skapa index. Den är användbar då indexet består av enkla ord med få böjningsformer, t.ex. utformningen av ett ämnesordsindex. Men om indextermerna är mer komplexa och består av flera ord och som dessutom varierar över dokumentet som t.ex. personnamn är det bättre att märka upp or den för hand och sedan låta Word skapa ett automatiskt index utifrån de uppmärkta termerna istället för efter en given lista. Word 2003: Alternativ 1 - Skapa index från en given lista med indextermer Börja med att skriva en separat fil (som inte behöver vara skriven i mallen) som innehåller en lista på alla namn, platser eller ämnesord etc. som du vill ha med i indexet. Gå därefter tillbaka till din avhandling. Då man infogar indexet gör man det i två steg; först låter man Word markera alla indexord i din avhandling som indextermer och därefter låter man Word skapa indexet från dessa poster. Välj Infoga Index och förteckningar Välj Index och tryck på knappen Automarkera. Då frågar Word efter filen som innehåller 14
alla indexorden. Välj den fil som innehåller alla indextermer och tryck OK. Nu finns alla indexorden markerade i ditt dokument. För att skapa själva indexet börjar du med att placera markören på det ställe i dokumentet där du vill infoga indexet. Därefter går du tillbaka till Infoga Index och förteckningar och väljer OK. Alternativ 2 - Skapa indexposter manuellt och generera ett automatiskt index Börja med att ta upp fönstret för markering av indexposter. Det gör du genom att gå in under Infoga Referens Index och förteckningar Klicka sedan på Markera indexord. Leta upp indextermen i dokumentet samtidig som du har fönstret Markera indexord öppet. Det går att använda Sök och ersätt-funktionen tillsammans med Markera indexord. När du har hittat en indexterm (ett eller flera ord) som du vill märka upp, markerar du dessa i dokumentet och växlar sedan till fönstret Markera indexord. Ordet läggs nu till a utomatiskt till huvudpost. Huvudpost är det ord som kommer att visas i indexet. Det behöver inte vara samma som det markerade ordet. Redigera huvudposten om så behövs och välj Markera för att markera ordet eller Markera alla för att markera alla ord i dokumentet som är likadana som det markerade ordet. Gå sedan vidare till nästa term och markera tills alla ord är markerade. När du har märkt upp alla indextermer i texten kan du skapa indexet. För att skapa själva indexet börjar du med att placera markören på det ställe i dokumentet där du vill infoga indexet. Därefter går du tillbaka till Infoga Index och förteckningar och väljer OK. I Word 2007 gör man enligt följande: Fliken referenser Blocket Index Markera indexord. Därefter -infoga index. Exempel På följande sidor kan du se exempel på hur formatmallarna har använts i text. 15
Rubrik 1 Normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal Normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag. Table 2. Tabelltext Cellformat Cellformat Celformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Cellformat Rubrik 2 Normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal Normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag Bild 7Beskrivning Rubrik 3 Normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal 16
Normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag Citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat citat. Citat med indrag, citat med indrag, citat med indrag citat med indrag citat med indrag, citat med indrag citat med indrag citat med indrag. Normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal Normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag. 2 Rubrik 4 Normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal Normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag Rubrik 5 Normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal normal Normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag normalt indrag Rubrik vid lista Enkel lista Enkel lista Enkel lista Rubrik vid lista Enkel lista med indrag Enkel lista med indrag Enkel lista med indrag Rubrik vid lista 1. Numrerad lista 2. Numrerad lista 3. Numrerad lista Rubrik vid lista 2 Fotnotstext fotnotstext fotnotstext 17
1. Numrerad lista med indrag 2. Numrerad lista med indrag 3. Numrerad lista med indrag Rubrik vid lista I Romersk lista II Romersk lista III Romersk lista Rubrik vid lista I Romersk lista med indrag II Romersk lista med indrag III Romersk lista med indrag Rubrik vid lista Punktlista Punktlista Punktlista Rubrik vid lista Punktlista med indrag Punktlista med indrag Punktlista med indrag 1. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. 2. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. 3. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista med siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. Litteraturlista utan siffror. 18