Internkontroll 2015 - KS Kontrollområde: Facklig samverkan Beslutad av kommunstyrelsen
Metadata om dokumentet Dokumentnamn Internkontroll 2015 - KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Internkontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Ralf Hedin Publicering
Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Bakgrund... 4 Syfte.... 4 Nationella krav... 4 Kommunens styrning... 4 Uppföljning... 6 3 (7)
Sammanfattning Intern kontroll är genomförd med kommunens samverkansavtal som grund för att säkerställa att kommunens samverkansavtal efterlevs i sin helhet. Kontrollen visar brister i samverkansarbete inom de kommunala verksamheterna. Uppdrag 2.1 Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunen ska uppfylla kraven på intern kontroll enligt Kommunlagens (KL) 6 kapitel, så att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och instruktioner. Bakgrund December 2010 undertecknades en överenskommelse mellan arbetsgivaren och samtliga arbetstagarorganisationer; Samverkansavtal lokalt kollektivavtal Syfte Syftet med kontrollmomentet är att säkerställa att kommunens samverkansavtal efterlevs i sin helhet. Nationella krav på samverkan Den rättsliga grunden för samverkanssystemet är; MBL, medbestämmandelagen AML, arbetsmiljölagen FML, lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen Kommunens styrning Samverkansavtal Samverkansavtalets mål är ett samverkansystem som ger förutsättningar för ett positivt arbetsklimat och en god hälsa och arbetsmiljö där inflytande, delaktighet och utveckling är en rättighet för alla medarbetare. Alla medarbetare skall ha möjlighet till inflytande, delaktighet och utveckling i sitt arbete. Så många frågor som möjligt ska behandlas av dem som är direkt berörda i sitt arbete. 4 (7)
För att detta ska fungera måste följande förutsättningar vara uppfyllda: Verksamheten skall ha tydliga mål Organisationen ska ha en tydlig delegering av uppdrag/uppgifter och befogenheter Ansvarsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän ska vara tydlig Ledare ska ha en helhetssyn på verksamhet, anställda, organisation och resurser Det ska finnas en vilja att fatta beslut i samverkan Ett samverkanssystem ska följa och kontinuerligt anpassas till organisation och beslutsnivåer Organisation Med samverkansavtalet som grund ska var och en av sektorerna träffa en överenskommelse med de fackliga organisationerna inom sektorn om hur samverkan ska implementeras. Överenskommelsen skall innefatta nivåer och organisation för samverkan inom sektorn, ledamöter och representation i samverkansgrupperna samt datum för samverkansgruppens igångsättning. Processkarta/ rutin Avtalet ska utvärderas årligen i de olika samverkansnivåerna för att anpassas och utvecklas med verksamheten. Samverkan sker genom: Medarbetarsamtal: Dialog mellan chef och medarbetare för genomgång av frågor som är väsentliga för verksamheten, arbetsledningen och medarbetaren. Sker på årlig basis. Arbetsplatsträff: Uppföljning av verksamhet, arbetsmiljö och hälsofrämjande arbete. Fackliga företrädare skall ha möjlighet att ge facklig information som rör förhållandet arbetsgivare arbetstagare. Skall genomföras minst en gång i månaden. Minnesanteckningar skall föras. Andra arbetsmöten: Exempelvis; planeringsmöte, personalkonferens, lärarlag och arbetslagsmöte då planering av verksamhet sker. Är ofta en dialog mellan chef och arbetsgrupp men sker många gånger utan att chef deltar. Samverkansgrupp: Samverkan mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna. Skall vara kontinuerliga möten. Samverkansmötet skall protokollföras. Samverkan på kommunnivå, den centrala samverkansgruppen (CSG): Hanterar bestämmandefrågor av övergripande karaktär som berör hela kommunen och är även central skyddskommitté enligt arbetsmiljölagens regler. Samverkansgrupp på sektors-, verksamhets- och enhetsnivå: Varje sektor ansvarar för att 5 (7)
ha en väl fungerande organisation för samverkan där samverkan hålls på de nivåer där beslut fattas. Ansvarig chef är arbetsgivarföreträdare. Där facklig representation är närvarande skall dessa protokoll justeras och förvaras som original. Uppföljning Som metod för kontroll har granskning av protokoll och övrig dokumentation genomförts inom kommunens sektorer. En avgränsning har gjorts så att kontrollen har genomförts på sektors- och verksamhetsnivå. I samband med kontrollen har dokumentationen från extern utvärdering av tillämpning av s samverkansavtal, som genomfördes hösten 2013 genomlästs. Riskbedömning Inför KS beslut om intern kontroll har riskanalys gjort där det framkommit följande sannorlika fel som kan uppstå: De kunskaper och den kompetens som finns hos de anställda och deras fackliga företrädare tas inte till vara. Bedöms som möjlig risk med kännbar konsekvens. Rutiner för samverkan följs inte, vilket leder till informationsbortfall. Bedöms som möjlig risk med kännbar konsekvens. Brister i MBLs krav på information och förhandling. Bedöms som möjlig risk med allvarlig konsekvens. Kontrollaktiviteter Genomgång av sektorers samverkansdokumentation såsom överenskommelser och protokoll samt hur de publicerats, och var original förvaras. Samtliga tillgängliga protokoll har gåtts igenom inom samtliga samverkans nivåer. (se bilaga 1) Följande avvikelser har konstaterats Brister har noterats i samverkansordningen från sektorsnivå till enhetsnivå, men även från fackligt håll. Vid genomgång av dokument kan brister gällande följsamhet enligt samverkansavtal på organisationens olika nivåer noterats. Exempel på brister är att: Protokoll saknas för genomförd samverkan, vilket här tolkas som att samverkan ej genomförts enligt avtalet eller att protokoll ej upprättats. Protokoll justeras inte av samtliga inom rimlig tid. Genomgång av originalprotokoll visar att ett betydande antal inte blivit justerade inom rimlig tid av så väl kommunens parter som fackliga parter. 6 (7)
Stora brister finns när det gäller protokolls publicering på Insidan. En viktig bidragande orsak till detta är att protokoll inte blivit upprättade eller justerade och därmed kan protokoll inte publiceras på Insidan. Slutsats samverkansavtalet följs inte i sin helhet och åtgärder bör planeras in. Förslag till åtgärder som ska vidtas Vikten av att fullfölja samverkansavtalet tydliggörs inom hela organisationen, såväl inom kommunen som inom de fackliga förbunden. Samtliga som deltar i samverkan skall erbjudas återkommande utbildning om samverkan och protokollskrivning. De slutsatser och förslag till åtgärder som framkom i den externa utvärderingen 2013, se bilaga 2, ska tas tillvara och handlingsplan för hur detta ska ske bör upprättas. 7 (7)