HÖGSKOLAN I BORÅS Projektplan Organisationsutveckling 2013-10-14 Dnr 403-13 Beställargruppen Högskolan i Borås Organisationsutveckling Projektplan, fas 2b 1
Innehåll 1 Basfakta...3 1.1 Godkännande av projektplan...3 1.2 Revisionsinformation...3 2 Inledning...4 3 Projektbeskrivning...5 3.1 Principer och mål...5 3.2 Leveranser...7 3.3 Projekt- och aktivitetsplan...8 3.4 Beslutspunkter...9 3.5 Budget...9 3.6 Inleveranser...9 3.7 Kontakt med andra projekt/intressenter...10 4 Projektorganisation och styrning...10 4.1 Projektorganisation...10 4.2 Rollbeskrivningar...11 4.3 Bemanning...12 4.4 Rapportering...13 4.5 Godkännande av leveranser...13 5 Projektrisker...14 6 Bilagor...14 2
1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan Projektspecifikationen är godkänd av: Beställare Projektledare.. Björn Brorström, rektor.. Lotta Dellve, professor VHB 1.2 Revisionsinformation Datum Utgåva Kommentar Skapad av 2013-08-28 0.1 Dokumentet skapat Viktoria Björcke 2013-09-06 0.2 Justeringar efter diskussioner i Katarina Ek projektgruppen samt avstämning med beställargruppen 2013-09-18 0.3 Justeringar efter diskussioner i Viktoria Björcke projektgruppen samt avstämning med beställargruppen 2013-09-26 0.4 Justeringar i leveranslista samt Viktoria Björcke övergripande projektbeskrivning 2013-10-09 0.5 Justeringar i leveranslista Katarina Ek 3
2 Inledning Under 2013-2014 kommer ett utvecklingsarbete att ske på Högskolan i Borås. Som startskott för detta arbete presenterade rektor Björn Brorström i början av 2013 ett förslag till ny organisation. Styrelsen beslutade den 25 april 2013 (dnr 331-13) att styrelsen ska föreläggas förslag till framtida organisation för Högskolan i Borås före 2013 års utgång. Avsikten är att nuvarande organisation ska prövas mot ett nytt alternativ som bättre kan svara mot externa villkor och formulerade interna mål. Utvecklingsarbetet har två utgångspunkter: att omständigheter i samhället i stort skapar ett omvandlingstryck samt att det inom högskolan finns en egen drivkraft för att bli ett starkare lärosäte. Styrelsen gav rektor i uppdrag att ge direktiv och besluta om arbetet med att ta fram lösningsförslag för Högskolans organisation som stödjer följande effektmål: Högskolans verksamhet präglas av omvärldsorientering och helhetsperspektiv Kompletta akademiska miljöer Strategisk utveckling av samband mellan verksamheter inom Högskolan Utveckling mot mer strategisk ledning och styrning Högskolans varumärke stärks genom framför allt ökad profilering Ekonomi i balans Den 27 maj 2013 togs beslut (dnr 403-13) om att organisationsutvecklingsarbetet ska drivas i projektform med en projektledning bestående av representanter från forskningen, forskarutbildningen, utbildningen på grund- och avancerad nivå samt administrationen. Studenterna ska vara representerade av en person. Den 10 juni 2013 fattade rektor beslut om uppdragsbeskrivning (dnr 403-13). Enligt uppdragsbeskrivningen har projektledningen att föreslå projektplan och föreliggande projektplan är framtagen i enlighet med beslutad uppdragsbeskrivning. Projektplanen beskriver projektet Organisationsutveckling Högskolan i Borås. Projektet bedrivs i flera faser och som leverans från respektive fas ingår en detaljerad projektplanering för kommande fas. Projektplanen är därmed att betraktas som ett levande dokument som kommer att uppdateras i takt med projektets fortskridande. Projekt- och aktivitetsplanen har arbetats fram i dialog mellan Projektledningsgruppen och Beställargruppen. Denna version av projektplanen beskriver övergripande projektets faser och på en detaljerad nivå projektets fas 2b, Detaljering av organisationsförslag. 4
3 Projektbeskrivning 3.1 Principer och mål Styrelsen har beslutat att arbetet med att utforma förslag på lösningar ska utgå från följande vägledande principer: Maximalt fyra organisationsenheter för genomförande av kärnverksamhet Viktiga samband mellan Högskolans verksamheter ska vara styrande, med förståelse för att alla samband inte kan prioriteras En enhet ska vara ansvarig för en eventuell enhetsövergripande verksamhet Samverkan mellan organisationsenheterna ska befrämjas Stärka Högskolan i Borås som varumärke samtidigt som för Högskolan i stort viktiga varumärken i kärnverksamheten värnas Effektivt nyttjande av resurser Nuvarande struktur med en nämndstruktur som är skild från linjestrukturen kvarstår Följande grundläggande förutsättningar ska genomsyra arbetet: Medarbetardelaktighet Transparens Kontinuerligt samråd med fackliga förtroendevalda, huvudskyddsombud samt Studentkåren i Borås (SiB) Gällande bestämmelser avseende följande ska alltid beaktas: Arbetsmiljö Lika villkor Hållbar utveckling Organisationsutvecklingsprojektet genomförs övergripande i tre etapper; Situationsanalys, Utforma lösning och Implementering. Etappen Utforma lösning delas in i två faser; Övergripande principer och struktur för organisering samt Detaljering av organisationsförslag. Mar 2013 Maj 2013 Dec 2013 2014/15 Situationsanalys Utforma lösning Implementering Kommunikation och förankring 5
Resultatet av situationsanalysen sammanställdes i en rapport som levererades till rektor den 5 maj 2013. Resultatet låg som underlag för upplägget av fas 2a. Som en följd av resultatet av Situationsanalysen formulerades nedanstående effektmål. Effektmålen är styrande för organisationsutvecklingen. Högskolans verksamhet präglas av omvärldsorientering och helhetsperspektiv Kompletta akademiska miljöer Strategisk utveckling av samband mellan verksamheter inom Högskolan Utveckling mot mer strategisk ledning och styrning Högskolans varumärke stärks genom framför allt ökad profilering Ekonomi i balans Under fas 2a arbetades ett förslag på övergripande strukturer och principer för Högskolan i Borås organisation fram. Utformningen av förslag till organisationsstruktur inleddes med insamling av information som underlag för analysen. Insamlingen skedde i huvudsak via intervjuer med medarbetare på Högskolan i Borås samt via ett webformulär där det fanns möjlighet för alla anställda att svara. Även övriga synpunkter som kom in från medarbetare beaktades, liksom annan indata i form av dokument. Resultatet av fas 2a sammanställdes i en delrapport som levererades till rektor 5 september 2013. Resultatet låg som underlag för upplägget av fas 2b. När fas 2b är genomförd har projektmålen nåtts och följande situation råder: Det finns ett utformat förslag till hur Högskolans kärnverksamhet och verksamhetsstöd ska organiseras i enheter närmast under rektor Det finns beskrivning av vilka ansvarsområden respektive organisationsenhet ska ha samt hur de ska benämnas Det finns beskrivning av vilka beslutsbefogenhet som chef för organisationsenhet ska ha för att uppfylla ansvaret Det finns beskrivning av struktur samt kravprofil för organisationsenheternas ledning Det finns beskrivning av övergripande bemanningsbehov vad gäller tjänster (befattningsnivå) som ska finnas vid respektive organisationsenhet Det finns beskrivning av principer för handlingsplan för implementering av ny organisationsstruktur 6
3.2 Leveranser Från fas 2b levereras följande: Beskrivning av former för organisering o Beskrivning av för- och nackdelar med matrisliknande organisationsform o Identifiering av frågor i gränssnittet mellan linje/process o Beskrivning av uppgifter, ansvar och beslutsbefogenheter för rektorsnivån. o Beskrivning av kravprofil för rektorsnivån. o Beskrivning av ansvarsuppdelning mellan nämnd och organisationsenhet Beskrivning av organisationsenheternas (områden) ledning och struktur o Analys av dagens ledningsstruktur o Riktlinjer för gemensam understruktur inom organisationsenheter (område) o Beskrivning av uppgifter, ansvar, beslutsbefogenheter samt benämning för chef för organisationsenhet (område) o Beskrivning av kravprofil för chef för organisationsenhet (område) o Riktlinjer för framtida ledningsgruppers sammansättning och ansvarsfördelning Beskrivning av verksamhetsstödets ledning och struktur o Beskrivning av övergripande struktur av för verksamhetsstödet, inklusive var arbetsuppgifter bör utföras. o Beskrivning av uppgifter, ansvar och beslutsbefogenheter för ledningen av verksamhetsstödet. o Beskrivning av hur verksamhetsstödet ska arbetsledas Benämning av organisatoriska delar o Riktlinjer för benämning Övergripande analys av hur förslaget som helhet påverkar bemanningsbehovet Konsekvensanalys av föreslagen organisation Beskrivning av principer för fas 3, Implementering 7
3.3 Projekt- och aktivitetsplan Projektets övergripande plan har sammanställts i nedanstående bild. För detaljerad beskrivning av aktiviteter i fas 2b se Bilaga 1: Aktivitetsplan Organisationsutveckling HB 2013 Apr Högskolan i Borås: Ny organisationsstruktur 2014 Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q1 Q2 Q3-Q4 2015 Styrelsemöte 25 apr Styrelsemöte 15 okt Styrelsemöte 17 dec Beslut om rektors uppdrag att utforma ny organisationsstruktur Planering Beslut om övergripande principer och struktur för organisering Beslut om ny organisationsstruktur Detaljplanering och projektplan fas 2a Övergripande planering fas 2b Fas 2: Utforma förslag på ny organisationsstruktur Fas 2a: Övergripande principer och struktur för organisering Fas 2b: Detaljering organisationsstruktur Definiera o skapa förutsättningar Informationsinhämtning och sammanställning Redovisning Inläsning Analys och utformning av förslag på övergripande struktur Förankring o inhämtning av synpunkter på förslag Riskanalys Sammanställning beslutsunderlag Detaljplanering och projektplan fas 2b Utformning av detaljerad organisationsstruktur Struktur Roller, ansvar och befogenheter Benämning av organisatoriska delar Övergripande bemanningsbehov Sammanställning beslutsunderlag Utformning principer för implementering Övergripande projektplanering fas 3 Fas 3: Implementering ny organisationsstruktur Etablera implementeringsorganisation Skapa förutsättningar för implementering Implementering Bemanning Kommunikation och förankring Utforma kommunikationsplan Löpande kommunikation och förankring i enlighet med plan Övergripande beskrivning av fas 2b Planeringen innefattar detaljerad projektplanering och framtagning av aktivitetsplan för fas 2b. Aktivitetsplaneringen syftar till att skapa en helhetsbild över projektets fas 2b och definiera omfattningen. Aktivitetsplanen ger också underlag för tidssättning och sekventiell planering samt säkerställer att alla nödvändiga aktiviteter omhändertas. Projekt- och aktivitetsplan är framarbetade i dialog mellan Projektledningsgruppen och Beställargruppen och är sammanställd i föreliggande projektplan. Arbetet i fas 2b ska resultera i en detaljerad beskrivning av det övergripande organisationsförslaget som togs fram i föregående fas. Detaljeringen innebär t ex utformning av organisationsenheternas inre struktur, beskrivning av roller, benämning av organisatoriska delar och analys av övergripande bemanningsbehov. Fasen innefattar också utformning av principer för implementering av förelagen organisationsstruktur. Tillvägagångssätt för att arbeta fram lösningsförslag kommer att anpassas utifrån uppgift och de kan fördelas på olika arbetsgrupper, personer eller funktioner. Projektledningsgruppen har ett 8
samordningsansvar för resultat och leveranser som helhet, men utgör även arbetsgrupp för vissa delar. Arbetsgrupper styrs av tydliga direktiv, vilka arbetas fram av projektledningsgruppen. Arbetet med utformning av förslag präglas av iterativitet. Projektledningen har möjlighet att tillsätta analysgrupp(er) för att genomföra analys av lösningsförslag i förhållande till effektmål eller för annan avgränsad frågeställning. Stor vikt läggs vid förankring och inhämtning av synpunkter på framarbetade förslag under arbetets gång nära samarbete med analys- och/eller referensgrupper samt facken. Projektledningen genomför även kontinuerliga avstämningar kring det pågående projektarbetet och framarbetade resultat med Beställargruppen. Innan förslag lämnas till organisationsstruktur görs även en riskanalys utifrån arbetsmiljöperspektiv av särskilt utsedd gruppering. Kommunikation är viktigt genom hela projektet och förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Förankring innebär att verksamhetens medarbetare är delaktiga i utformandet av förändringen och är engagerade i förändringsarbetet. Transparens innebär att medarbetare har insyn i projektets arbete och resultat. I projektet arbetas en kommunikationsplan fram. Kommunikationsplanen är i första hand ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera projektet. Kommunikationsplanen kommer att uppdateras efter projektets gång och inför kommande fas. För kommunikationsplan, se Bilaga 2. 3.4 Beslutspunkter Se bild under 3.3 Projekt- och aktivitetsplan samt Bilaga 1, Aktivitetsplan. 3.5 Budget Se Bilaga 3, Budget för projektledningens arbete. 3.6 Inleveranser Universitetskanslerämbetet, Rapport 2013:2, Universitet och högskolor Årsrapport 2013 Statistiskt underlag som visar på Söktryck, 1:a handsökande samt Antagna per program på HB 2011-2013. Uppgifter om forskarutbildningsrättigheter Uppgifter om befintliga forskarstuderande Forskningsaktivitet (publikationer, externa medel och huvudhandledarskap per professor/docent) HST söktryck 1:a handsväljare/program Tidigare utredningar om Högskolan i Borås organisation Utredningar om andra högskolors organisation Årsredovisning, Högskolan i Borås 2012, Dnr 730-12-24 Högskolan i Borås Budget, 2013-2015, Dnr 335-12-21 Budgetunderlag för 2014-2017 9
Beskrivning av verksamhet inom Statens servicecenter (www.statenssc.se) Resultat från datainsamling från fas 2a Delrapport från fas 2a 3.7 Kontakt med andra projekt/intressenter Projektet kan komma att ha naturliga beröringspunkter med andra projekt inom Högskolan såsom: Studenten i centrum: Proustgruppen Komplett lärosäte: Av rektor utsedd grupp 60/40: Grupp ledd av Jenny Johannisson 4 Projektorganisation och styrning 4.1 Projektorganisation Projektorganisationen för fas 2b illustreras med nedanstående bild. Beställargrupp Projektledningsgrupp Referensgrupp Referensgrupp Referensgrupp Referensgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Analysgrupp Analysgrupp Arbetsgrupper formas för utformning av förslag Vid behov formas analysgrupper för hantering av utvalda frågeställningar Projektet drivs av projektledningsgruppen som möts ca en gång/vecka vid projektledningsmöten. Projektgruppen leds av en ordförande. Gruppen har också en biträdande ordförande, två projektsamordnare för forskarutbildningen respektive verksamhetsstödet, två ledamöter som representerar utbildning respektive administration, en studentrepresentant samt externt projektstöd. 10
4.2 Rollbeskrivningar Rollerna i projektorganisationen har följande ansvar och befogenheter: Beställargrupp Ansvar o Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet Befogenheter o Godkänna och ändra projektspecifikationen o Godkänna leveranser o Avsluta projektet Projektledning Ansvar o Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel o Skapa rutiner för projektets genomförande o Producera, leverera och överlämna resultat enligt uppdrag o Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra projektarbetet o Rapportera till beställargrupp om projektets status o Informera om projektläget enligt kommunikationsplan o Kalla till Beställargruppsmöten o Föredragande på Beställargruppsmöten o Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Befogenheter o Initiera projektanalyser o Nyttja och styra de tilldelade projektresurser o Föreslå lösningar för diskussion i referensgrupper o Tillsätta analysgrupp Externt projektstöd Ansvar o Erbjuda arbetssätt, struktur och mallar, tidplaner, samt metoder för att driva projektet framåt o Tillsammans med projektledningen detaljplanera projektet o Vara bollplank till projektledningen, ge tips och idéer o Vara metodstöd för att driva projektet framåt och för att säkerställa att leveranser arbetas fram i tid o Delta i planering inför samt medverka i överenskomna projekt-, beställar- och referensgruppsmöten 11
o Tillhandahålla struktur och metoder för uppföljning av projektets genomförande, framarbetade leveranser, tidsplaner och kvalitet o Vara behjälplig i arbetsuppgifter som rör projektets arbete Arbetsgrupp Ansvar o Deltaga i arbetsmöten och andra aktiviteter inom projektets ram för att arbeta fram förslag och resultat o Dokumentera och redovisa resultat till projektledningsgruppen Referensgrupp Ansvar o Utgöra remissinstans för organisationsförslagen från projektgruppen Analysgrupp Ansvar o Deltaga i analysmöten och andra aktiviteter inom projektets ram för att arbeta fram analys av framlagda organisationsförslag o Dokumentera och redovisa resultat till projektledningsgruppen 4.3 Bemanning Beställargrupp Björn Brorström, rektor (ordförande) Martin Hellström, prorektor Karin Cardell, högskoledirektör Projektledningsgrupp Lotta Dellve, ordförande, Forskning Katarina Ek, vice ordförande samt projektsamordnare för verksamhetsstödet, Administration Tomas Wahnström, projektsamordnare för kärnverksamheten, Forskarutbildning Marianne Strömberg, ledamot, Utbildning Thomas Johansson, ledamot, Administration Therese Andersson, ledamot, Student Viktoria Björcke, externt projektstöd, Prové Management Arbetsgrupper Projektledningen utser arbetsgrupper utifrån behov 12
Referensgrupper Rektors ledningsgrupp Rektors professorsgrupp Rektors kvalitetsråd Kårstyrelsen Controllers Verksamhetsstöd o Externa referenser o Intern grupp med representation på medarbetarnivå o Intern grupp med representation på chefsnivå Analysgrupper Projektledningen har möjlighet att tillsätta analysgrupp(er) för att genomföra analys av lösningsförslag i förhållande till effektmål eller för annan avgränsad frågeställning. 4.4 Rapportering Projektets status rapporteras till Beställargruppen i varannan veckas mail. Rapporteringen innehåller beskrivning av: Genomförda aktiviteter under perioden Planerade aktiviteter kommande period Nyckelfrågor Resursåtgång (extern) Status och progress redovisas även vid kontinuerliga möten med Beställargrupp och Projektledningsgrupp. 4.5 Godkännande av leveranser Leverans och godkännande sker vid inplanerat möte med Beställargruppen. 13
5 Projektrisker Under denna rubrik beskrivs eventuella risker i projektet, för varje risk skall beskrivas effekt om risken skulle inträffa och sannolikhet att den inträffar, dessutom anges åtgärder som projektet kommer att göra för att proaktivt arbeta bort riskerna innan de inträffat. Effekt: 1-5 där 5 är den allvarligaste effekten om det inträffar. Sannolikhet: 1-5 där 5 är den största sannolikheten att det inträffar. Riskbeskrivning Vi räknar med prefekternas engagemang och insatser i implementering samtidigt som deras position är hotad Oro för omorganiseringen bland personal vilket (förutom risk för lidande) kan innebära att processen avstannar Kompetensbrist i projektledningsgruppen att hantera och bedöma frågor inom så många olika områden. Effekt (1-5) Sannolikhet (1-5) Åtgärd 5 2-3 Insatser för att stödja prefekterna och i deras insatser genom t ex extraresurser genom förändringsledare 5 2-3 Verka för och prioritera delaktighet, information och transparens 5 3-4 Att vi under hela Fas 2b använder (delegerar, rådfrågar, ber om återkoppling på insatser) oss av expertis inom högskolan och externt 6 Bilagor Dokument Utgåva Kommentar Bilaga 1 Aktivitetsplan Organisationsutveckling HB Bilaga 2 Kommunikationsplan Bilaga 3 Budget för projektledningens arbete 14