Göteborgs universitet förnyas

Transkript

1 Göteborgs universitet förnyas Projektarbetets uppläggning med exempel från arbetsgrupperna Uppdaterad:

2 Göteborgs universitet förnyas Bakgrund Riksdagsbeslut juni 2010 Utredning maj till december 2010 Remiss januari till mars 2011 Ledningsrådets överenskommelse 21 mars Universitetsstyrelsens inriktningsbeslut 7 april Formering av projekt och första styrgruppsmöte 18 maj Implementering maj 2011 till juni 2012 o inklusive utformning av lösningar o stödprocesser till december 2012

3 Riksdagsbeslut juni 2010 innebär krav på Styrelse Rektor Kollegiala beslut om uppläggning, genomförande och kvalité av utbildning och forskning Rätt för studenter att vara representerade vid beslut och beredning

4 Grundläggande principer Att utveckla Göteborgs universitet till ett sammanhållet lärosäte där styrkorna inom olika områden tillåts växa parallellt med att bredden tas tillvara i forskning och utbildning. Att utveckla och forma universitetet i samspel med omvärlden, samtidigt som den akademiska traditionen hålls levande. Att säkerställa studentinflytande och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang. Att värdera alla medarbetare lika och att skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling. Att få till stånd tydliga beslutsvägar och processer för gemensamma strategier, regler och policies. Att utveckla en effektiv och kvalificerad stödverksamhet som stärker både forskning, utbildning och samverkan. Att det strategiska arbetet bedrivs aktivt vid såväl institutioner som fakulteter och universitetsledning.

5 Projektorganisation Christina Rogestam, projektledare Håkan Berg, biträdande projektledare Peter Kim Linda Forsberg Marina Ghersetti Ulf Lekholm Karoline Axelson Marie Norman, student Anne-Charlotte Karlsson, Prové Styrgrupp Projektledning Pam Fredman, ordförande Lennart Weibull, vice ordförande Sally Boyd, HFN, ledamot Linda Forsberg, sekreterare Christina Dackling, student Christina Rogestam, projektledningen Ekonomi Personal Studieadministration Projektstyrningsforum Referensgrupp/er Facklig samverkan Särskild hantering: Innovationer Beslutsnivåer i verksamheten, avgränsning Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering Utbildningsnämnd Stödprocesser Forskarkollegium Stefan Hulth Lotta Wahlne Westerhäll Börje Haraldsson Kerstin Johannesson Arbetsordning Internationalisering ITverksamhet Peter Kim Victoria Björcke Samverkan med Chalmers Information Lokaler Planering o Övriga styrning processer Samverkan med VGR

6 Arbetsgrupperna Grupperna har en ordförande, sekreterare och ledamöter. Processen: Fakulteterna har nominerat personer till grupperna. Projektledningen har utformat förslag till bemanning och beaktat o o o kompetens, nuvarande roll i förhållande till gruppens uppgift, representation från fakulteter och den gemensamma förvaltningen. Styrgruppen har beslutat om gruppernas sammansättning.

7 Direktiv Grupp A: Beslutsnivåer i verksamheten Institutionernas ställning ska stärkas genom vidgade befogenheter. För att skapa en god och effektiv styrning och ledning krävs en tydlig definition av ansvarsfördelning mellan universitetsledning, fakultet och institution med tydliga avgränsningar. Linjen ska definieras för att därefter identifiera och utforma styrprocesser. Det ska klargöras och framgå av förslaget vilka uppgifter som kommer att ges till institutionsråden.

8 Grupp B: Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering Kravprofil och kompetenskrav tas fram för ledande befattningar på alla nivåer inom universitetet. En beskrivning ska utformas av vilka konsekvenser ledningsstrukturen får på de olika beslutsnivåerna i organisationen. Förslag till praktisk hantering av rekrytering till ledande befattningar inklusive hur en eventuell valförfarandeprocess skall gå till tas fram. De kollegiala styrformer ska definieras och säkerställas i de konkreta organisationsförslagen.

9 Grupp C: Utbildningsnämnd Utforma en universitetsgemensam utbildningsnämnd med uppgifter inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Viktigt är att beakta forskarutbildningen i relation till grund och avancerad nivå. Gruppen ska ta fram förslag till syfte, uppdragsbeskrivning och mandat för nämnden samt förslag till sammansättning, tillsättning, mandattid, arbetssätt m.m.

10 Grupp D: Forskarskollegium Gruppen ska ta fram förslag till syfte, uppdragsbeskrivning och mandat för forskarkollegiet. Förslag till sammansättning, tillsättning, mandattid, arbetssätt m.m. utformas.

11 Grupp E: Arbetsordning Förslag till arbetsordning inklusive delegationsordning byggd på underlag från arbetsgrupperna A, B, C och D samt gällande arbetsoch delegationsordning utformas. Förslaget ska utgöra en revidering av arbets- och delegationsordningen utifrån ovan angivna underlag. Dessutom ska förslag till normerande beslut tas fram inom myndighetsoch arbetsgivarfrågor.

12 Grupp F: Stödprocesser Översyn av de samlade stödprocesserna i syfte att undanröja dubbelarbete, skapa smidiga ärendeflöden och förutsättningar för en funktionell organisation. Därefter, under våren 2012, avgörs hur organisationen ska utformas. En vägledande princip ska vara att stödprocesserna organiseras nära verksamheten och på den nivå där den kan fungera mest effektivt. Arbetet delas in i två steg där det första består av insamlande av befintligt material för att gå vidare med steg två i september 2011.

13 Tidplan 2011 Göteborgs universitet förnyas Q1 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q1-Q2 Q3-Q Remissvar 1 mars Styrelsemöte 7 apr Styrelsemöte 12 okt okt Styrelsemöte dec Start ny organisation Planering Formering av uppdrag A. Beslutsnivåer i verksamheten B. Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering C. Utbildningsnämnd D. Forskarkollegium E. Arbetsordning F. Stödprocesser

14 Arbetsgrupp A: Beslutsnivåer i verksamheten Uppdrag: Att lämna förslag på tydlig definiering av ansvarsfördelningen mellan universitetsledningen respektive fakultets- och institutionsnivåerna utgående från klara avgränsningar, identifiering av linjeorganisationen för att därefter kunna definiera och utforma styrprocesser, definiering av institutionrådens arbetsuppgifter utifrån föreslagen ny beslutsordning. Gruppens förslag skall även samordnas med arbetsgrupp för utbildningsnämnd (C) samt utgöra underlag för arbetet i grupperna rörande arbetsordning (E) och stödprocesser (F).

15 Sammanfattande tolkning: All beslutandefunktion åvilar primärt universitetsstyrelse och rektor. Först på delegation från rektor som vissa beslutsfrågor kan delegeras vidare i organisationen. Struktur på gruppens arbete: Identifiera bakomliggande styrdokument Lista förekommande beslutsfrågor Föreslå lämpliga beslutsnivåer Efterhöra externa konstruktiva synpunkter på arbetsgruppens förslag

16 Hur långt har gruppen kommit? Listat inom Göteborgs universitet förekommande beslutsfrågor. Föreslagit beslutsnivåer (US, R, F-nivå, I-nivå) - 1/3 redan reglerade enligt HF/HL - normerande beslut/inriktningsbeslut/verkställande beslut Subarbetsgrupper för delfrågor

17 Struktur på beslutslistan Beslutspunkter - samordnad lista (n~90) Beslutsnivå Universitetsstyrelse/ Rektor/Dekan/Pre-fekt (US/R/D/P) Linje/ kollegial (L/K) Kommentar av typen - reglerande myndighetsbeslut eller inriktningsbeslut Expl - Besluta om arbets-ordningen för Göteborgs universitet med föreskrifter om universitetets övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten US HF 2:2 p8

18 Arbetsgrupp B: Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering Gruppen är uppdelad på subgrupper som bereder de olika uppgifterna till storgruppen. Kravprofil och kompetenskrav Efter viss omvärldsorientering finns ett första diskussionsunderlag. Rekryteringsprinciper och en eventuell valförfarandeprocess En subgrupp arbetar med ett första underlag. Definition och säkerställande av kollegiala styrformer Gruppens tyngsta uppgift. Text har bearbetats per capsulam inom en subgrupp i sommar. Extern input genom besök från Uppsala universitet den 5/9. Finns snart i konceptform.

19 Utveckla universitetets ledarskapspolicy En subgrupp arbetar med ett första underlag. Utveckla chefs- och ledarutbildningen Efter diskussion med styrgruppen har denna punkt bortprioriterats. Ingen planerad leverans. En beskrivning av vilka konsekvenser ledningsstrukturen får på de olika beslutsnivåerna i organisationen Gruppen behandlar denna fråga sist i sin process då vi har bättre överblick.

20 Gruppens brydsamheter: Uppgifternas diversifiering. Gruppen skall avlämna flera, vitt skilda leveranser. Behovet av samordning mellan ämnen/områden/arbetsgrupper. Logistiken. Vissa frågor hade behövt vara lösta inom t ex grupp A innan vi tog oss an vår uppgift. Kollegialitetsfrågeställningarna

21 Arbetsgrupp C: Utbildningsnämnd Övergripande mål: Att underlätta för lärare och studenter att arbeta vid Göteborgs universitet. Att kvalitetssäkra undervisningen och det pedagogiska utvecklingsarbetet. Övergripande strategi: Att tydliggöra och förnya administrativa stödprocesser i undervisningen. Att tydliggöra beslutsstrukturen kring utbildningsprocessen. Att definiera och samordna befattningar, roller, befogenheter och ansvar i undervisningen.

22 Övergripande ledord: Kvalitet Samordning Verklighetsnära Kostnadseffektivt Övergripande arbetsmodell: Att ta fram förslag på organisationsstruktur för utbildningsfrågor. Att kartlägga befintliga styrdokument. Att kartlägga befintliga roller och befattningar. Att kartlägga lärares och studenters behov av administrativt stöd.

23 Arbetsgrupp D: Forskarkollegium Möten inplanerade 23 augusti och 8 september.

24 Arbetsgrupp E: Arbetsordning Arbetet i denna grupp påbörjas på allvar efter styrelsemötet den 12 oktober.

25 Arbetsgrupp F: Stödprocesser Insamling av material Kontakt och intervju med avdelningschefer inom den gemensamma förvaltningen inom berörda processområden (8 personer). Kontakt och intervju med samtliga kanslichefer/fakultetsdirektörer. Kontakt och intervju med personer på institutionsnivå på uppmaning av kanslichef/fakultetsdirektör: 7 personer på Sahlgrenska akademin 2 personer på Konstnärliga fakulteten 2 personer på Handelshögskolan Sammanställning, bearbetning och analys Material är insamlat och kategoriserat i gemensam förteckning. Bedömning av materialets relevans för etappen i enlighet med låg, medel, hög. Fördjupad bearbetning och analys är påbörjad.

26 Etapp 1 återstående aktiviteter Analys och planering: Fyra återstående intervjuer Fortsatt bearbetning och analys av insamlat material Sammanställning i leverans Planering av nästa etapp Nyckelaktiviteter framåt: Modell för bemanning av grupper Workshops per processområde för kravställning Arbetsgrupper etapp 2 Referensgrupp/er Bemanning etapp 2

27 Tidplan och fortsatt arbete Augusti 25 Samråd ordförande September 1 Styrgruppsmöte 21 Samråd ordförande 23 Material från arbetsgrupperna färdigt i princip 26 Extra Ledningsråd/dekanmöte 27 Chefsmöte 28 Styrgruppsmöte/Ställningstagande MBL-information Oktober 3 Styrelsematerialet klart för tryckning 12 Styrelsemöte

28 Disposition av förslaget Sammanhållet PM med bilagor: 1. Inledning, bakgrund 2. Kollegialitet, i teori och praktik 2011, förslag till praktiska konsekvenser 3. Ledarskap, rekrytering m.m. 4. Utbildningsnämnd, uppdrag och avgränsning 5. Forskarkollegium, uppdrag och avgränsning 6. Arbetsordning 7. Delegationsordning 8. Det fortsatta arbetet inklusive tidplan