Avgångsenkät Umeå kommun 2012

Avgångsenkät Umeå kommun 2012 Tina Häggström HRM i praktiken 15hp HT 2012 Personalvetarprogrammet Umeå Universitet

Sammanfattning: Detta arbete handlar om att skapa en avgångsenkät som kan användas kontinuerligt när medarbetare avslutar sin anställning från Umeå kommun. Avgångsenkäten har som syfte att undersöka avgångsorsaker hos medarbetare som avslutat sin anställning och deras upplevelse av Umeå kommun som arbetsgivare. De som deltog i undersökningen var medarbetare som avslutat sin anställning mellan januari och juni 2012. Resultatet kan användas för att vidareutveckla verksamheten och i arbetet att bli en mer attraktiv arbetsgivare. Avgångsorsakerna är främst pension, bytt jobb eller flyttat till annan ort. De som bytt jobb har främst gjort detta på grund av lön eller andra arbetsuppgifter. Medarbetarna är generellt nöjda med Umeå kommun som arbetsgivare och skulle rekommendera Umeå kommun till andra. Det som de lyfter fram som positivt är tryggheten, bra friskvårdsavtal och personalpolitiken. Medarbetarna har haft ett gott samarbete med kollegor och har trivts med sina arbetsuppgifter. Det framkommer även förbättringsområden inom löneläget, chefsbyten och omorganisationer. Undersökningen visade att det fanns ett intresse för ålderpensionärer att återgå i arbete och det är pensionärerna som är mest nöjd med arbetsgivaren. Enkäten kan användas i fortsättningen som avgångrutin men bör förbättras i de områden som presenteras i denna rapport.

Innehållsförteckning 1. Inledning och problembild 1 1.1 Syfte 2 1.2 Frågeställningar 2 2. Litterturgenomgång 2 2.1 Avgångar och pensionsavgångar 2 2.2 Kompetensöverföring 3 2.3 Attraktiv arbetsgivare 3 3. Metod 4 3.1 Enkätkonstruktion 4 3.2 Urval 5 3.3 Distribution och bortfall 5 3.4 Anonymiten 5 3.5 Reliabilitet, validitet och generaliserbarhet 5 4. Resultat 6 4.1 De som avslutat sin anställning hos Umeå kommun 6 4.2 Avgångsorsaker och byte av arbetsgivare 6 4.3 Rekommendera andra att arbeta inom Umeå kommun 8 4.4 Upplevelsen av anställningstiden hos Umeå kommun 8 4.5 Positivt med Umeå kommun som arbetsgivare 9 4.6 Negativt med Umeå kommun som arbetsgivare 10 4.7 Pensionsavgång 11 5. Analys och slutdiskussion 12 5.1 De som slutar och avgångsorsaker 12 5.2 Upplevelsen av anställningen och Umeå kommun som arbetsgivare 12 5.3 Återgå i arbetet som ålderspensionär 14 5.4 Förbättringar på avgångsenkäten 14 6. Källor 15 Bilaga 1 Tabeller Bilaga 2 Följebrev Bilaga 3 Avgångsenkäten Bilaga 4 Återgång i arbetet Bilaga 5 Resultatet

1. INLEDNING OCH PROBLEMBILD Umeå kommun är Umeås största arbetsgivare med ungefär 10 000 medarbetare som tillsammans inom olika verksamhetsområden såsom socialtjänsten, skolväsendet, byggfrågor, hälso- och miljöskydd, räddningstjänst, säkerhet, överförmyndarverksamhet, fritidsverksamhet eller kultur. Umeå kommun har en centralt samordnad personalfunktion som fungerar som ett stöd till chefer och medarbetare ute i verksamheterna. Med hjälp av personalfunktionen arbetar Umeå kommun utifrån personalpolitiska mål: (Umeå kommuns intranät 2012-09-20) Attraktiva och hälsofrämjande arbetsplatser Ledarskap som skapar förutsättningar för goda resultat Engagerade medarbetare med rätt kompetens Heltid och tillsvidareanställning som norm I dagsläget finns det ingen utarbetad avgångsrutin inom Umeå kommun för att fånga upp motiven till varför en medarbetare slutar. Umeå kommun anser att: Lika viktigt som att genomföra en bra introduktion för en nyanställd, är det att ta omhand någon som avslutar sin anställnings hos oss. Bland annat genom att ha ett bra avgångssamtal. En väl avslutad anställning skapar goda ambassadörer för Umeå kommun. (Umeå kommuns intranät 2012-09-20) Att en arbetsgivare har en personalrörlighet är naturligt. Det finns olika typer av avgångsorsaker exempelvis pension, egen uppsägning, sjukersättning, avsked eller uppsägning på grund av arbetsbrist. En avgång kan vara planerad eller spontant och bero både på inre eller yttre faktorer. En del medarbetare slutar för att de flyttar, börjar studera eller vill byta jobb. Det slutar ungefär 520 medarbetare om året och det har varit ungefär 900 medarbetare som gått i pension de senaste 5 åren (bilaga 1, tabell 1). De kommande 5 åren beräknas det även vara 1050 personer som pensionerar sig (bilaga 1, tabell 2). Av alla planerade avgångar år 2012 är 37,4% pensionsavgångar. (muntlig källa, Rune Lidström, oktober 2012) Från 2012 och de närmaste 15 åren beräknas det vara 224 personer som går i pension om året på Umeå kommun (bilaga 1, tabell 2). Merja Heiskanen på Umeå kommuns personalfunktion (muntlig källa, oktober 2012) berättar att de flesta som pensionerar sig gör detta vid 65 års ålder. Heiskanen berättar även att oftast är det den fysiska bördan och en less känsla som är anledningen till att man pensionerar sig tidigare än 65 års ålder. De som pensionerar sig efter 65 års ålder gör detta ofta för att de trivs med sitt jobb eller att deras ekonomiska situation kräver att de fortsätter att arbeta. Umeå kommun deltar tillsammans med Västerbottens läns landsting och Umeå universitet i EU-projektet Generations som bland annat har som målsättning att skapa förutsättningar för medarbetare att arbeta längre genom att gå i pension senare i livet eftersom hela kommunen kan gynnas om fler arbetar längre (Generations 2012-11-08) Med detta som bakgrund ska det skapas en avgångsenkät som kontinuerligt kan användas som en del av en fungerande avgångsrutin. De synpunkter som enkäten ger kan användas för att förbättra verksamheterna och bli en mer attraktiv arbetsgivare. Denna undersökning är värdefull då arbetsgivaren får feedback och det kan bidra till en bättre arbetsmiljö för medarbetarna som fortfarande arbetar kvar. Denna enkät är en pilotstudie där både resultatet och metodiken kommer att undersökas och analyseras. 1

1.1 Syfte Syftet är att skapa en avgångsenkät som ska undersöka avgångsorsaker bland medarbetare som avslutat sin anställning och deras upplevelse av Umeå kommun som arbetsgivare. Rapporten ska även kartlägga intresset för ålderpensionärer att återgå i arbete och redovisa förslag till förbättringar av avgångsenkäten. 1.2 Frågeställningar Vad är motivet till att man lämnar sin anställning och vad går man vidare till? Hur har medarbetarna upplevt sin anställning och vad har varit positivt respektive mindre positivt med Umeå kommun som arbetsgivare? Finns det intresse för ålderspensionärer att återgå till arbetet under en kortare period? Hur kan denna avgångsenkät förbättras för att vara en del av en fungerande avgångsrutin? 2. LITTERATURGENOMGÅNG 2.1 Avgångar och pensionsavgångar Umeå kommun är en stor arbetsgivare med många förväntade pensionsgångar är det angeläget att både åsikterna kring arbetsgivaren och kompetensen tas tillvara på när en medarbetare slutar. Nilsson (2011) anser att man bör skapa verktyg för att överföra medarbetarens kunskaper till de andra medarbetarna. Ett sätt att göra detta är att organisationen kontinuerligt kartlägger medarbetarnas kompetens och uppdaterar arbetsbeskrivningar. Ett annat sätt är att den medarbetare som ska sluta fungerar som en mentor under en period för att omställningen ska fungera. En anställd får gå i pension mellan 61 års ålder till den månad man fyller 67år enligt 32a och 33 i lagen om anställningsskydd (Lag 1982:80 om anställningsskydd, 2012-11-08). Vanligtvis är det så att man får högre pensionsbehållning desto senare man tar ut sin pension. Eftersom den genomsnittliga livslängden ökar och fler kommer ut på arbetsmarknaden senare gör att många behöver pensionera sig senare i livet för att behålla en motsvarande pensionsbehållning som den äldre generationen har idag (Bilaga 1, Tabell 3) (Pensionsmyndigheten 2012-10-01) Parment, Wetterberg och Lindström (2009) har observerat att det finns en framväxande syn i organisationer att det är viktigare när en medarbetare slutar att fortsätta upprätthålla relationen med medarbetaren eftersom individen kanske vill komma tillbaka med nya erfarenheter och lärdomar senare i arbetslivet. Författarna hävdar även att organisationen kan dra fördelar genom fortsatt kontakt med exempelvis pensionärer efter deras avgång. Organisationen kan få bättre förståelse för kunderna, erfarenheten kan nyttjas och den fortsatta sociala kontakten med de gamla medarbetarna är viktigt för att vara en attraktiv arbetsgivare. Även arbetsuppgifterna anses viktiga för pensionärerna som utför dem till en rimlig kostnad om de väljer att arbeta vid nått tillfälle. Även Päivi Rainio (2003) skriver i sin avhandling att en organisation kan lära sig av personer som slutar och att deras information kan vara en grund för den fortsatta personalplaneringen. 2.2 Kompetensöverföring Ellström (1992) beskriver kompetens som en individs potentiella handlingsförmåga i förhållande till en viss uppgift, situation eller kontext (s. 21). Ellström talar bland annat om teknisk kompetens, social kompetens och andra typer av kompetens som egenskaper man har eller kan lära sig. Inom arbetslivspedagogiken går man djupare in på ämnet att kompetens anses vara något utöver en uppsättning kunskaper, färdigheter eller egenskaper. I detta fall kan kompetensen anses inte bara vara de erfarenheter och kunskaper som medarbetaren har 2

om arbetsuppgifterna utan främst kompetensen om organisationen och arbetsgivaren. Att veta varför en medarbetare slutar och med vilken kompetens är relevant för att kunna attrahera ny personal som kan ersätta den förra medarbetaren men även för att kunna behålla kompetent personal (Nilsson, 2011). Författaren nämner som exempel äldrevården där problemet kan vara att inte bara stor kompetens försvinner vid pensionsavgångar eller avslut utan att även det finns ett problem att attrahera ny personal. De avgångs orsaker en medarbetare har kan vara en lärdom för arbetsgivaren i vad de bör förbättra för att behålla personal. 2.3 Attraktiv arbetsgivare Parment, Wetterberg och Lindström (2009) anser att en attraktiv arbetsgivare innebär: En bra arbetsgivare erbjuder intressanta och meningsfulla arbetsuppgifter, bra arbetsförhållanden, rimliga ersättnings- och anställningsvillkor och en god image (s.3). Författarna beskriver i sin bok hur kommuner kan öka sin attraktionskraft som arbetsgivare och lyfter fram tre områden som bör utvecklas: generations- och kompetensväxling, mentorskap och traineeverksamhet samt attraktiva anställningsformer och belöningssystem. För kommuner som en attraktiv arbetsgivare talas det ofta om ledord såsom värdegrund, medarbetarskap, stolthet och utveckling. Även Nilsson (2011) talar om att vara en attraktiv arbetsgivare handlar även om att vara attraktiv för de redan anställda medarbetarna. För att utveckla en god arbetsstyrka är det viktigt att medarbetaren delar organisationens värderingar och mål genom exempelvis aktiviteter som får anställda att uppleva att organisationen är en bra arbetsgivare. Nilsson (2011) beskriver att ryktet är viktigt för att kunna attrahera kompetent personal. Ett rykte anses vara de uppfattningar som allmänheten har om organisationen. Genom att vara en attraktiv arbetsgivare försöker organisationer erbjuda något som gör att organisationen avskiljer sig från andra företag när individer ska söka sig arbete. Även Parment, Wetterberg och Lindström (2009) förklarar att ryktet har en avgörande roll för rekryteringsprocessen. Ett gott rykte som arbetsgivare leder till goda rekryteringar. Päivi Rainio (2003) har undersökt kommuners anseende som arbetsgivare och hur kommuner kan förbättra sitt rykte. Grunden ligger i att ha en fungerande personalpolitik där medarbetarna blir goda informationsspridaren och pålitlig marknadsförare. I sin avhandling beskriver Rainio vilka områden de kommunala arbetsgivarna behöver förbättra för att vara konkurrenskraftiga mot privata företag vilket är: Löner och löneutveckling, karriärsmöjligheter och belöning för goda insatser samt trivseln i arbetet. Rainio redovisar även att kommunernas främsta kvaliteter som attraktiv arbetsgivare är: Arbetsklimatet och trygga och varaktiga anställningar (s.22). 3. METOD 3.1 Enkätkonstruktion Arbetet startade med insamlande av teoretiskt underlag som styrker vikten av avgångsrutiner samt litteratur som beskriver begreppen som är relevant. Valet av enkät som metod grundar sig på att det skulle vara en anonym undersökning där medarbetarna får möjlighet att ge feedback tillbaka till Umeå kommun och inte bara deras personliga arbetsplats. Enligt Ejlertsson (1996) finns det både fördelar och nackdelar med en enkät. Det är positivt att en enkät klarar en stor urvalsgrupp, är tidsbesparande, kan vara anonym och enklare standardisering av frågorna. Dock kan en enkätundersökning även ge negativa konsekvenser såsom ett större bortfall, begränsat antal frågor och att det inte finns möjlighet till vidare fördjupning. Det har även skrivits ett följebrev som uppmärksammar syftet med enkäten samt uppmärksammar anonymiteten (se bilaga 2). Tog även hjälp av den årliga medarbetarundersökningen (Intern källa: Medarbetarenkät Umeå kommun 2011) där respondenterna får genomgående värdera påståenden och ur detta skapades delen 3

arbetssituation och samarbete. Enkäten testades av vederbörande samt med hjälp av övrig personal för att kontrollera funktionalitet av enkäten. Enkäten består av 13 frågor varav 2 öppna frågor, 10 slutna frågor och 1 värderingsfråga med 8 påståenden (se bilaga 3). Påståendena ska respondenten värdera på en skala mellan 1 till 6 huruvida man instämmer inte eller instämmer helt. Fråga 13 vänder sig endast till de som gått i ålderspension och fråga 7 och 8 vänder sig endast till de som har bytt arbetsgivare. Fråga 8 innebär att respondenten kan välja att besvara flera av alternativen som svar på frågan. Det ger därför en högre svarsfrekvens än antalet respondenter. Fråga 11 och 12 är öppna frågor där respondenterna har möjlighet att lämna flera åsikter som svar och där varje åsikt ger ett individuellt svar. Dessa frågor ger därför en högre svarsfrekvens än egentliga respondenter. Enkäten delades upp i fyra huvudområden: bakgrund, avslutet, arbetssituation och samarbete samt pensionsavgång. Bakgrund har som syfte att ge en bild över vilka som slutar och hur anställningen har sett ut. Avslutet ska undersöka varför man slutar inom kommunen samt om man har bytt jobb varför man valt den nya arbetsgivaren. Arbetssituation och samarbete berör den tidigare arbetsplatsen och hur upplevelsen av anställningen har varit. Här får även respondenten beskriva vad som varit bra respektive mindre bra med Umeå kommun som arbetsgivare. Pensionsavgångar har som fokus att undersöka vilka pensionärer som kan tänka sig att få information om att återgå till arbete under en period. Där lämnas även möjligheten för de pensionärer som är intresserade att lämna sitt förnamn och telefonnummer så kommer Ulrika Adolfsson på Bemanningscentrum kontakta dem och berätta mer om hur de kan vara en resurs som pensionär efter enkäten sammanställts (se bilaga 4). På grund av tidsbrist skickades det inte ut något påminnelsebrev. När svarstiden gått ut sammanställdes resultatet i diagram för enklare analys. I de öppna frågorna där respondenten har fått ange flera svarsalternativ delades svaren i olika kategorier för att underlätta analysen. Värderingsfrågorna har blivit kategoriserad i tre olika grupper där 1+2 innebär att man inte instämmer, 3+4 visar på ett mellanläge 5+6 innebär att man instämmer helt. 3.2 Urval Urvalet bestod av de medarbetare som avslutat en tillsvidareanställning under perioden januari till juni 2012 och haft avgångsorsak;; Slutar i kommunen samt Pension. De flesta medarbetare hade tidigare arbetat inom skola och barnomsorgen eller inom vård och omsorg. Det var 138 som slutat i kommunen (70%) och 59 som gått i ålderpension (29%) där majoriten av de som gått i pension är mellan 65-67 år (79%) och resterande mellan åldrarna 61-64år (21%). 3.3 Distribution och bortfall Enkäten med följebrev distribuerades per post till respondentens hemadress där de kunde välja att besvara enkäten via en webblänk i följebrevet eller i pappersform som skickades ut tillsammans med ett föradresserat svarskuvert. Webbenkäten konstruerades med hjälp av programmet Sightvision och respondenterna kunde nå enkäten genom denna länk; www.umea.se/enkat2012p. Respondenterna hade 10 dagar på sig att besvara enkäten. I ett led att minska bortfall skickades enkäten ut med tydlig avsändare. Enkäten skickades ut till 197 före detta medarbetare varav 17 av enkäterna sändes tillbaka på grund av att adressaten har flyttat. Dessa respondenter har därför inte använts som underlag för denna undersökning då de inte haft möjligheten att besvara enkäten vilket ger ett underlag på 180 respondenter i denna rapport. Svarsfrekvens blev 36 % och ett externt bortfall på 64%. 47 besvarades via de förfrankerade svarskuvertet och 17 besvarades via webblänken i följebrevet. Det interna bortfallet varierar mellan olika frågor eftersom vissa frågor endast 4

riktar sig till vissa svarande. De frågor med internt bortfall är fråga 7 och 8 som endast riktar sig till de som bytt jobb och fråga 13 som endast riktar sig till de som gått i ålderspension (Se bilaga 3). Även de öppna frågorna 11 och 12 hade ett internt bortfall på 30%. I övrigt hade enkäten inget internt bortfall. 3.4 Anonymiteten För att motverka bortfall samt öka anonymiteten fick alla respondenter tillgång till samma webbadress. Vilka respondenter som besvarade enkäten via internet eller post går inte att identifiera. En brist med denna metod är att det är möjligt att besvara enkäten mer än en gång samt att obehöriga kan besvara enkäten. Det lades ned tid på att frågorna inte skulle påverka anonymiteten. Fråga 13 kan innebära ett högre externt bortfall då denna fråga innebär att respondenten avslöjar sin identitet och det kan göra att många inte besvarar den och för att de ifrågasätter anonymiteten. Därför kommer listan med namn att sammanställas på sammanslagen data. 3.5 Reliabilitet, validitet och generaliserbarhet Reliabiliteten syftar till att Tillförlitlighet inom beteendevetenskaperna mått på hur starkt eller pålitligt uppmätta värden i t.ex. ett test eller experiment är (Nationalencyklopedin 2012-10-01). Eftersom vissa frågor till stor del relaterar till varandra kan resultatet anses vara konsekventa och pålitliga. Interbedömarreliabilitet anses vara god då endast en person som bearbetat och utfört testet. Kategoriseringen inte påverkar resultatet. Validiteten syftar till om undersökningen mätte det som avsågs att mätta genom det rätta verktyget, i detta fall om enkäten fyller sitt syfte. Begreppen som frågorna berör anses vedertagna och resultatet bekräftar syftet med enkäten.. Det höga bortfallet i detta resultat anses inte vetenskapligt grundat och inte generaliserbar utanför svarsgruppen. Resultatet anses ändå av uppdragsgivaren vara av relevans eftersom det till stor del är åsikter. Metoden kan generaliseras och användas till framtida avgångsenkäter. 5

4. RESULTAT 4.1 De som avslutat sin anställning hos Umeå kommun. Enkäten skickades ut till 180 personer och har besvarats av 64 personer. Det är 24 män (38%) och 40 kvinnor (62%) som besvarat enkäten och de var främst i åldrarna 60+ (45%) och 40-49år (20%). Innan avslutet arbetade heltid (48%) eller deltid på 75-99% (28%). 36 har arbetat i Umeå kommun mer än 10 år (56%) och 16 mellan 1-5år (25%). Ålder Anställningstid 45% 5% 16% 20% 14% -29 30-39 40-49 50-59 60-56% 3% 25% 16% >1 år 1-5år 6-10år <10 år Figur 1. Procentfördelning av respondenternas ålder Figur 2. Procentfördelning av respondenternas anställningstid. De flesta hade arbetat inom verksamhetsområdena skola och barnomsorgen (28%), vård- och omsorgsarbete (38%) samt socialt och kurativt arbete (9%). (Se bilaga 4). Av de som gått i pension hade 92% arbetat mer än 10 år. Yrkeskategori 30 25 20 18 24 15 10 5 0 5 1 2 1 1 1 6 1 2 2 Figur 3. Fördelning av antalet svar på respondenternas yrkeskategori. 4.2 Avgångsorsak och byte av arbetsgivare Den främsta anledningen till att medarbetarna lämnat sin anställning var på grund av pension (39%), att de bytt jobb (34%) eller flyttat till annan ort (9%). Det var 13% som hade valt andra anledningar till varför de slutat, exempelvis på grund av chefen, vårdtagaren avled eller bristande ledning. 6

Vilken är den främsta anledningen till att du slutar hos oss? 5% 9% 13% 39% Pension Nytt jobb Studier Flytt till annan ort Annat 34% Figur 4. Procentuell fördelningen av medarbetarnas avgångsorsaker Enkäten skickades ut till 59 pensionärer och det var 25 (42%) av dem som besvarade enkäten. Av de som slutat i kommunen var det 39 (28%) av 138 som besvarade enkäten. Detta baserat på att de som slutat i kommunen är de som valt ett annat svarsalternativ än pension. Av de 39 respondenter som har bytt jobb eller lämnat anställningen på grund av annat än pension hade 11 börjat hos en annan kommunal arbetsgivare, 11 börjat hos annan offentlig arbetsgivare och 13 börjat hos en privat arbetsgivare. Det var 35 som besvarat frågan varför de har valt en annan arbetsgivare med ett resulterat på 70 olika svar. Anledningen till att de valt den nya arbetsgivaren var främst på grund av högre lön (28%), mer intressanta arbetsuppgifter (28%), att man bytt yrkesinriktning (16%) eller att man flyttat till annan ort (13%). Det fanns även andra anledningar till att man valt att arbeta hos en annan arbetsgivare, bland annat större möjligheter till utveckling eller på grund av arbetssituationen. De som inte svarat på denna fråga är 29 stycken varav de 25 personer som har gått i pension. 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 18 18 Anledning till att man valt att arbeta hos en annan arbetsgivare 3 10 6 8 7 Figur 5. Svarsfördelning bland anledningarna till att man valt att arbeta hos en annan arbetsgivare. 7

Det framgick i resultatet att det var av samma anledning man valt ny arbetsgivare oavsett vilken typ av arbetsgivare man gått vidare till. Det framkom även att av de som flyttat hade ett flertal bytt till en annan kommunal arbetsgivare (5 stycken) men även då på grund av lön och intressanta arbetsuppgifter. 4.3 Rekommendera andra att arbeta inom Umeå kommun Det var 41 medarbetare (64%) som skulle rekommendera andra att arbeta på Umeå kommun, 8 (13%) som inte skulle rekommendera Umeå kommun och 15 som svarat vet ej (23%). De skulle inte rekommendera Umeå kommun på grund av dåliga löner, dåliga arbetstider, en bristande ledning eller att glädjen och arbetstillfredsställelsen inte fanns kvar. Av de som inte skulle rekommendera eller svarat vet ej var det 9 pensionärer och 14 som haft andra anledningar att sluta. Det visar på att pensionärerna är de som är mest nöjda med Umeå kommun som arbetsgivare. De som inte skulle rekommendera eller inte vet har främst arbetat inom vård och omsorg eller skola och barnomsorgen.. Skulle du rekommendera andra att arbeta inom Umeå kommun? 23% Ja 13% 64% Nej Vet ej Figur 6. Hur stor andel som skulle rekommendera andra att arbeta inom Umeå kommun. 4.4 Upplevelsen av anställningstiden hos Umeå kommun För att kunna undersöka hur medarbetarna har upplevt sin anställning hos Umeå kommun fick de värdera sin arbetsplats, arbetssituation och samarbete på en svarsskala mellan 1-6 (se bilaga 3). Tabell 3. Fråga 10 Arbetsplatsen 8 Medelvärde 6+5 Instämmer helt 4+3 2+1 Instämmer inte Jag var nöjd med Umeå kommun som arbetsgivare 4.2 50% 34% 16% Jag har trivts med mina arbetsuppgifter 5.1 73% 25% 2% Jag har kunnat påverka min arbetssituation 4.1 52% 25% 23% Min kompetens har tagits tillvara 4.1 48% 33% 19% Jag har haft möjlighet att utvecklas i mitt arbete 4.1 44% 39% 17% Jag har haft ett bra samarbete med min närmaste chef 4.2 55% 26% 19% Jag har fått feedback i arbetet från min närmaste chef 3.9 44% 28% 28% Jag har haft ett bra samarbete med mina kollegor 5.5 87% 11% 2% De frågor som visade på högst värde var om medarbetaren haft ett bra samarbete med sina kollegor och trivts med sina arbetsuppgifter. I dessa fall har 87% haft ett mycket gott samarbete med sina kollegor och 73% har trivts med sina arbetsuppgifter. Det är även 55% som ansett att de haft ett bra samarbete med sin närmaste chef.

De frågor som visade på lägst värde var om medarbetaren hade fått feedback i arbetet från närmaste chef och om man har haft möjlighet att kunna påverka sin arbetssituation. I dessa fall har 28 % ansett att de inte har fått feedback och 23 % har upplevt att de inte har kunnat påverka sin arbetssituation. Det är även endast 44 % som har upplevt att faktiskt har haft goda möjligheter att utvecklas i deras arbete. Här beskriver några respondenter sina kollegor och den trevliga arbetsgemenskapen: God arbetsgemenskap men överbelastad arbetssituation för flertalet anställda. En trygg och lyssnande arbetsplats. Inom Umeå kultur arbetar fantastiska människor som gör ett fantastiskt arbete. Det borde arbetsgivaren ta tillvara på ett bättre sätt. En medarbetare beskriver problematiken med omorganiseringar och en annan nämner den bristande kompetensutvecklingen: Ständiga omorganiseringar har dränerat arbetsplatsen på energi och kompetens. Ingen omorganisering har gjort verksamheten bättre. Istället för att utgå från det som fungerat har man gjort precis tvärtom. Möjligheten att utvecklas i mitt arbete har varit begränsad. Detta har oftast (jämt) skett på arbetsgivarens order, och mycket har handlat om dokumentation och utv inom dataanv. Inget gehör om vad jag som medarbetare vill utv. mig i. Av de medarbetare som är nöjda med kommunen som arbetsgivare är det 50% som är nöjda och 16% som inte är nöjda. Det visar sig att de som inte skulle rekommendera Umeå kommun till andra är även de som inte är nöjda med Umeå kommun som arbetsgivare vilket visar på ett konsekvent och tillförlitligt resultat. Det var 17 medarbetare som inte är nöjd med Umeå kommun som arbetsgivare (svarat 1-3 på svarsskalan). Av dessa är det 6 som jobbat inom vård och omsorg och 5 inom skola och barnomsorgen. Det är 20 respondenter som haft problem i samarbetet med deras närmaste chef, av dessa är det 8 som arbetat inom vård och omsorg och 4 inom skola. Av de 6 som jobbat inom socialt och kurativt arbete är det 3 stycken som till stor del inte höll med i något av påståendena i fråga 10. Resultatet visar pensionärerna instämmer i högre grad på värderingsfrågorna än övriga respondenter. Det var endast 3-5 pensionärer som svarat mellan 1-3 på värderingsfrågorna. 4.5 Positivt med Umeå kommun som arbetsgivare Fråga 11 syftar till att undersöka vad medarbetarna tycker är positivt med Umeå kommun som arbetsgivare och dessa egenskaper kan användas för att utvecklas som en attraktiv arbetsgivare genom att framhäva de karaktärsdrag som är positiva. Det är 45 respondenter som besvarat fråga 11 vilket ger ett externt bortfall på 29,6%. Resultatet gav 57 svar fördelat på 9 kategorier då ett flertal respondenter nämnt saker som är bra med Umeå kommun som arbetsgivare. Det som främst är bra är tryggheten (22,8%), arbetskvalité och arbetstider (14%), friskvårdsavtal (8,7%) och personalpolitiken och det administrativa stödet (12,2%). I övrigt så fanns det även negativa och övriga synpunkter som inte går att kategorisera under denna fråga. 9

Positivt med Umeå kommun som arbetsgivare 14 13 12 10 8 6 4 2 0 3 8 5 3 7 3 2 4 9 Figur 7. Fördelning av antalet svar på vad som är positivt med Umeå kommun. Bland annat nämner några medarbetare att det som är positivt med Umeå kommun som arbetsgivare är bland annat tryggheten: Trygghet med en stor arbetsgivare. Tryggheten, friheten att själv planera jobbet, relativt bra lön, mindre stress ön hos privata arbetsgivare. Andra medarbetarbetare nämner de positiva förmånerna med friskvårdsbidrag och att det har funnits ett bra administrativt stöd från stödfunktionerna: Möjlighet till träning. Enkelt att prata med löne-/personalsupport. Bra administrativt stöd när behovet finns. Tryggheten, bra personalförmåner via sporren, bra avtal vid tecknande av träningskort. Andra medarbetare nämner kvalitén på arbetet som en positiv faktor och vikten av ett gott samarbete med kollegor och chefer: Mina duktiga kollegor. Det roliga arbetet. Enhetschefen jag arbetande under var jag mycket nöjd med, hon försökte mot alla odds hålla en bra och stabil grund för enheten. Har haft möjlighet att få utvecklas, samt omsätta nya arbetssätt i praktiken. Ingenting har varit omöjligt. 4.6 Negativt med Umeå kommun som arbetsgivare Medarbetarna beskriver här vad de anser att Umeå kommun behöver förbättra för att bli en attraktiv arbetsgivare. Det är 45 respondenter som besvarat fråga 12 med ett externt bortfall på 30%. Resultatet gav 60 svar fördelat på 8 kategorier. Det som främst är negativt med Umeå kommun som arbetsgivare är löneläget (33,3%), problematik med chef och chefsbyten (15%), omorganisationer (10%) samt arbetsbelastning och arbetstid (10%). Det fanns även svar som inte är negativa samt övriga kommentarer som inte går att kategorisera under denna fråga. 10

25 20 Negativt med Umeå kommun som arbetsgivare 20 15 10 5 9 6 5 6 5 5 4 0 Figur 8. Fördelningen av antalet svar vad som är negativt med Umeå kommun Några respondenter nämner problematiken med många omorganisationer och chefsbyten: allt för kortsiktigt tänkande när det gäller organisationsförändringar. Det har gjort att man ständigt tvingats göra nya förändringar som skapar oro och trygghet för de anställda. Många omorganisationer, många chefsbyten Den kritik som i majoritet framfördes var rörande löneläget och bristande förmåner: Få förmåner jämfört med andra arbetsgivare. Generellt sett lågt löneläge[ ] Dåliga arbetstider, dåligt betalt, frånvarande chef Låg lön i förhållande till ansvar. Lång tid till fast tjänst och därmed trygghet. Konstiga prioriteringar. Några nämnde även en försämrad arbetsmiljö och arbetssituation: För lite personal inom äldreomsorgen. Stress och otillräcklighet. En stor anledning att jag gått i tidig pension. Som i sin tur ger mindre pension och förlorad kompetens för kommunen. Tar ofta för lång tid att åtgärda missförhållandena trots mycket tydliga signaler. En medarbetare beskriver problematiken med bristande avgångrutiner: [ ] Saknar program för nedtrappning inför pensionering och även för kunskaps-/erfarenhetsöverföring. 4.7 Pensionsavgång Det var 25 medarbetare som lämnat sin anställning på grund av pension (39%). Av dessa var det 12 stycken som är intresserad av att få mer information om att tillfälligt arbeta i några av Umeå kommuns verksamheter. Av dessa är det 9 (36%) som lämnat namn och telefonnummer. Denna lista behålls separat från denna rapport och har vidarebefordrats till Ulrica Adolfsson som arbetar på bemanningscentrum som kommer att kontakta dessa personer för vidare information (Se bilaga 4). Det var 10 stycken som valde att tacka nej till 11

sådan information. Här nedan visas intresset för återgång i arbetet efter pension: Återgång i arbete efter pension 40% 12% 48% Ja Nej Vet ej Figur 9. Återgång i arbetet efter pension Av de pensionärer som lämnade sitt telefonnummer hade 4 stycken tidigare arbetat inom skola och barnomsorgen, 2 stycken inom vård och omsorg. Övriga hade arbetat med kultur, hantverk, administrativt eller med socialt och kurativt arbete. 5. ANALYS OCH SLUTDISKUSSION 5.1 Avgångsorsak Resultatet visar att det är främst pensionärer och de mellan 40-49 år som har besvarat enkäten. De hade tidigare arbetat heltid eller 75-99% och det kan anses vara erfaren och kompetent personal som arbetat i mer än 10 år inom kommunen. Det är ungefär 520 medarbetare om året som slutar på Umeå kommun och resultatet visar att de flesta slutar på grund av pension, nytt jobb eller flytt till annan ort. Det var lika stor del som gått vidare till en privat arbetsgivare som en offentlig arbetsgivare eller kommun. Eftersom det beräknas ske ungefär 200 pensionsavgångar om året är det viktigt att man ser över vilken kompetensförlust detta innebär. Kompetensen medarbetaren har om organisationen tillsammans med de avgångsorsaker som finns kan vara värdefull feedback för arbetsgivaren och jag anser att detta resultat ger goda grunder för det fortsatta utvecklingsarbetet för Umeå kommun. För att kunna veta hur man kan bli en mer attraktiv arbetsgivare kan man analysera varför de medarbetare som bytt jobb har valt den nya arbetsgivaren. Det medarbetarna ansåg var en anledning att välja den andra arbetsgivaren var främst lönen, arbetsuppgifterna eller på av att arbetsgivaren erbjuder en ny yrkesinriktning stämmer väl ihop med vad Parment, Wetterberg och Lindström (2009) anser vara en attraktiv arbetsgivare. Det fanns inget samband med att man valde en privat arbetsgivare på grund av lönen, det var genomgående så att man väljer ett nytt jobb på grund av lönen oavsett vilken arbetsgivare man går vidare till. Men det är intressant att av de som flyttat till annan ort har de flesta även bytt kommunal arbetsgivare och i dessa fall har lön motiverat varför man valt en kommunal arbetsgivare igen. 5.2 Upplevelsen av anställningen och Umeå kommun som arbetsgivare. Resultatet visar att medarbetarna överlag har goda upplevelser av Umeå kommun som arbetsgivare eftersom 64 % skulle rekommendera Umeå kommun till andra och 50% tycker att de är nöjda med Umeå kommun som arbetsgivare. Det medarbetarna vid Umeå kommun lyfter fram som positivt är främst tryggheten, personalpolitiken och friskvårdsavtalet. Rainio (2003) anser att kommunernas främsta kvalitéer är arbetsklimatet och tryggheten i varaktiga anställningar vilket stämmer bra överens med detta resultat. Pensionärer anses vara mer nöjda än de som inte slutat på grund av pension vilket man kan tolka som att nöjda medarbetare arbetar om möjligt kvar ända fram till pensionen. 12

För kommuner som en attraktiv arbetsgivare talas det ofta om värdegrund, medarbetarskap, stolthet och utveckling (Parment, Wetterberg och Lindström, 2009). Umeå kommuns styrka ligger i att det verkar finnas ett gott samarbete i arbetsgrupperna och att medarbetarna trivs med sina arbetsuppgifter och att arbetsgivaren har en god personalpolitik. Det arbete Umeå kommun utför utifrån sina personalpolitiska mål bekräftar det medarbetarna anser är viktigt att få av sin arbetsgivare såsom bra arbetsplatser, ett ledarskap som ger goda resultat och engagerade medarbetare. Det var roligt att se att många ansåg att personalfunktionen varit stödjande i deras arbete. Det medarbetarna nämner som negativt med Umeå kommun som arbetsgivare är löneläget, problematiken med det stora antalet omorganisationer och den bristande kompetensen hos cheferna att vara ledare och se över personalens behov av utveckling. Det Rainio (2003) beskriver som områden de kommunala arbetsgivarna behöver förbättra för att vara konkurrenskraftiga stämmer väl överrens med de brister som medarbetarna lyfter fram. Det visar sig även att anledningarna till att man inte skulle rekommendera Umeå kommun till andra är samma anledningar som anses vara negativa med Umeå kommun som arbetsgivare. Förbättringsområden för Umeå kommun: Chefskompetensen och utveckling av ledarskapet Löneläget och lönekriterier Karriärsmöjligheter och utvecklingsmöjligheter Öka möjligheter att påverka arbetssituation Se över syfte med omorganisationer Rutiner och kompetensöverföring vid pensionering Det kan vara negativt att de som inte skulle rekommendera andra är de som fortfarande är aktiva ute på arbetsmarknaden och kanske potentiella för en rekrytering senare och som Nilsson (2011) antyder kan ett gott rykte vara viktigt för framtida rekryteringar. Vad en medarbetare har haft för upplevelse och har för åsikter om sin arbetsgivare när den slutar kan ge en bild om organisationens rykte. Detta resultat kan användas för att förbättra verksamheterna och användas i ett led att vara en attraktiv arbetsgivare. Tror att denna enkät kan ge en bred bild av vad de före detta medarbetarna tycker om sin arbetsgivare eftersom man oftast har vägt fördelar och nackdelarna med jobbet innan man slutade. Om man kontinuerligt använder sig av denna enkät kanske man även kan upptäcka skillnader både i avgångsorsakerna samt i upplevelserna av tiden som anställd. 5.3 Återgå i arbete som ålderpensionär Det visade sig att det var 36% av pensionärerna som lämnade namn och telefonnummer och kunde tänka sig att återgå i arbetet efter pensionen. Det är ett relativt stort intresse och ett bra resultat om man tänker att det endast var 25 pensionärer som besvarade enkäten. Det är främst de medarbetare som arbetat inom skola eller barnomsorg och vård och omsorg som kommer att kunna återgå i arbete för där finns det ett personalbehov i dagsläget. Parment, Wetterberg och Lindström (2009) anser att det är viktigt att upprätthålla relationerna med pensionärerna och genom denna enkät kan arbetsgivaren på ett enkelt sätt behålla kontakten och använda sig av kompetensen. Det var även positivt att se att många av pensionärerna var nöjda med Umeå kommun som arbetsgivare och då även gärna ville fortsätta att arbeta kvar även efter pensionen. Det vore intressant att undersöka vidare om varför man valde att pensionera sig i den åldern med syfte att underlätta arbetsbelastningen för de medarbetare som närmar sig pension. Jag anser att det borde diskuteras vidare om hur man kan utveckla program för kompetensöverföring vid pensionsavgångar. 13

5.4 Förbättringar på avgångsenkäten Rutinerna kring avgångsenkäten bör förtydligas och implementeras som en del av avgångsrutinen. Förslagsvis bör rutinen vara så att Personaldirekt ansvarar för distribution av enkäten via intranätet strax innan avslut och resultatet kan därefter redovisas årsvis. Eftersom denna ursvalsgruppen bestod av de som avslutat sin anställning mellan januari och juni 2012 kan det vara många som slutade för flera månader sedan och därför inte känner något intresse för att fylla i enkäten. Det visade sig att det var nästan hälften av alla pensionärer som fick enkäten har besvarat den. Det kan därför vara viktigt att fundera över hur man ökar svarsfrekvensen bland de medarbetare som inte slutat på grund av pension. Vidare arbete och utveckling av enkäten: Längre svarstid samt möjlighet att skicka ut påminnelsebrev. Förespråka vikten av att avgångsenkäten besvaras som en del av avslutningsrutinen. Förkorta tiden mellan avslutet och enkätutskicket. Uppdaterade adresslistor eller maillista till de som slutat för enklare kommunikation. Jämföra årsresultat av avgångsenkäten. Det var främst via det förfrankerade svarskuvert som enkäten besvarade och jag tycker att den metoden fungerar bra. Det finns däremot fördelar med att endast erbjuda webbenkät istället då man sparar på resurser i form av hanteringen av svaren. Jag rekommenderar att fortsätta erbjuda båda metoderna. Det kan även vara svårt via pappersenkät att kontrollera det interna bortfallet men upplevde i denna enkät att det inte var något problem. Att låta respondenterna välja svarsmetod kan ha bidragit till ett mindre bortfall då man fått besvara enkäten på det sätt man själv föredrag. Det kan göras förbättring av frågor i enkäten såsom påståendena i fråga 10 kan utvecklas med hjälp av medarbetarenkäten. Även fråga 6 bör kompletteras med svarsalternativen tidig pension och problematik på arbetsplatsen. Förslag på vidare forskningsområden: Vad medarbetarna anser att kommunen kunde ha gjort för att tillvara på kompetensen bättre då de slutade. På vilket sätt medarbetarna anser att ledarskapet bör utvecklas. Hur medarbetarnas tycker att verksamheten ska utvecklas för att bättre motsvara brukarnas behov. Undersöka vidare om pensionsavgångar. 14

6. KÄLLOR: Böcker: Ejlertsson, Göran (1996). Enkäten i praktiken: en handbok i enkätmetodik. Lund: Studentlitteratur Ellström, Per-Erik (1992). Kompetens, utbildning och lärande i arbetslivet: problem, begrepp och teoretiska perspektiv. 1. uppl. Stockholm: Publica Nilsson, Peter (2011). Human Resource Development: att utveckla medarbetare och organisationer. 1. uppl. Lund: Studentlitteratur Parment, Anders & Wetterberg, Gunnar (2009). Med blicken framåt: några framtida utmaningar och möjligheter för en attraktiv arbetsgivare. Stockholm: SKL Kommentus Rapport: Rainio, Päivi (2003) Rekryteringsguide för kommunsektorn. Helsingfors: Finlands kommunförbund Internet: Pensionsmyndigheten Hämtad: (2012-10-01) URL: http://www.pensionsmyndigheten.se/pensionsaldernsbetydelseinkomstpension.html Nationalencyklopedin Hämtad: 2012-10-01 URL: http://sv.wikipedia.org/wiki/reliabilitet Generations Hämtad: (2012-11-08) URL: http://www.creator7.eu/sub-projects-2/generations/ Lag (1982:80) om anställningsskydd Hämtad: (2012-11-08) URL: http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19820080.htm Interna källor: Medarbetarenkäten 2011, Umeå kommun Från nöjd till engagerad (2011) Hämtad: (2012-09-20) URL: www.umea.se/medarbetarenkaten Umeå kommuns intranät (2012) Hämtad: (2012-09-20) URL: http://www.personal.umu.se/digitalassets/23/23717_300-2339-09-regler-omanstllning-efter-pensionsavgng.pdf Umeå kommuns intranät (2012) Hämtad: (2012-09-20) URL: http://www.umea.se/umeakommun/kommunochpolitik/planerochstyrdokument/kommunalapo licysochprogram/kommunensmalochverksamhetsdirektiv/personalpolitiskamal.4.40b4bae811 ad401e2e180002658962.html 15

Bilaga 1 Avgångsstatistik Tabell 1. Antal avgångar per år i Umeå kommun. År 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Pensionsavgångar 167 186 138 201 207 162 19 Övriga avgångar 391 383 271 321 321 271 Totalt 558 569 409 522 528 433 19 Källa: Muntlig källa, Rune Lidström Umeå kommun Personalfunktionen, 2012-10-09 Tabell 2. Antal förväntade pensionsavgångar 2012-2027. Baserat på aktuella tillsvidareanställda oktober 2012. År 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Ålder 67 64 63 62 61 60 59 58 Förväntad pension 6 147 224 219 234 232 236 229 År 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Ålder 57 56 55 54 53 52 51 50 Förväntad pension 223 222 243 248 246 235 223 203 Källa: Muntlig källa, Rune Lidström Umeå kommun Personalfunktionen, 2012-10-09 Tabell 3. Beräknad pensionsålder med bibehållen återbäring. Årskull Beräknad pensionsålder Tid som pensionär 1930 65 år 17 år 5 månader 1945 65 år 9 månader 18 år och 8 månader 1960 67 år och 6 månader 18 år och 7 månader 1975 68 år och 3 månader 18 år och 10 månader 1990 68 år och 8 månader 19 år och 1 månad Källa: Pensionsmyndigheten Hämtad: (2012-10-01) URL: http://www.pensionsmyndigheten.se/pensionsaldernsbetydelseinkomstpension.html 16

Bilaga 2 Följebrev Hej! Denna undersökning vänder sig till dig som nyligen avslutat din anställning på Umeå kommun. Vi vill ta reda på mer om varför du slutat samt kartlägga möjligheter till förbättringar inom Umeå kommun. Genom att svara på denna enkät kan du utifrån dina erfarenheter av arbete inom kommunen påverka arbetsmiljön för dina tidigare arbetskamrater och för Umeå kommun som arbetsgivare. Dina åsikter är av största vikt! Enkäten består av 13 frågor och beräknas ta cirka 10 minuter att svara på. Undersökningen utförs av Personalvetarprogrammet Umeå Universitet på uppdrag av Umeå kommuns personalfunktion. Enkäten går ut till alla er som avslutat sin anställning på Umeå kommun det senaste halvåret. Det är frivilligt att besvara enkäten men vi önskar att så många som möjligt svarar. Vi är tacksamma för att du tar dig tid. Resultatet kommer att presenteras i en rapport som kommer användas i Umeå kommuns framtida utvecklingsarbete. Svaren kommer inte att kunna identifieras då de registreras och behandlas anonymt. Enkäten kan besvaras antingen via internet eller genom detta utskick med bifogat svarskuvert. Länk till enkäten: www.umea.se/enkat2012p Vänligen besvara enkäten innan den 16/10-2012 Vid frågor kring denna undersökning eller om du vill delge dina tankar och synpunkter via telefon så är du välkommen att höra av dig till någon av oss. Tina Häggström Fredrik Åberg Personalvetarprogrammet Personalfunktionen 073-042 01 75 070-559 02 12 Tack för din medverkan! Tina och Fredrik 1