Mamut Kunskapsserie, nr 3-2003 Mamut Business Software VERIFIKATSREGISTRERING EFFEKTIV VERIFIKATSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE

Mamut Kunskapsserie, nr 3-2003 Mamut Business Software VERIFIKATSREGISTRERING EFFEKTIV VERIFIKATSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE

2 INLEDNING INNEHÅLL Effektiv verifikatsregistrering med Mamut Business Software 1 INLEDNING...3 1.1 Effektiv verifikatsregistrering med Mamut Business Software...3 1.2 Registrering av verifikat...4 1.3 Redigering av verifikat...4 1.4 Verifikatsmallar...5 2....6 2.1 Anpassa dina rutiner genom användarinställningar...6 2.2 Kolumner...6 2.3 Funktioner...6 2.3.1 Nytt verifikat vid balans...6 2.3.2 Ärva verifikatstexter....6 2.3.3 Datum styr perioden...6 2.3.4 Datum/periodkontroll...6 2.3.5 Valuta datum kontroll...6 2.4 Standard fokus...6 3....7 3.1 Tips för effektiv och säker registrering av verifikat...7 3.2 Ingående faktura...7 3.3 Bankverifikat...9 4...10 4.1 Tips på effektiv användning av det numeriska tangentbordet...10 4.2 Knappraden...11...11

INLEDNING 3 1 INLEDNING 1.1 Effektiv verifikatsregistrering med Mamut Business Software 1 M Vi hoppas att detta häfte kan bidra till att du på ett effektivt sätt får svar på dina frågor runt verifikatsregistrering i Mamut Business Software. Från och med version 7.0 av Mamut Business Software har vi ändrat rutinerna för verifikatsregistrering. I detta häfte ska vi se närmare på hur dessa förändringar ger dig säkrare och effektivare rutiner vid registrering, kontroll och redigering av verifikat. Vi ska dessutom titta på hur du enkelt kan använda verifikatsmallar i ditt dagliga arbete. I tidigare versioner har alla verifikat registrerats direkt i en lista som kontrolleras och redigeras innan de överförs till huvudboken. Denna uppdelning mellan verifikatsregistrering och huvudbok hittar du fortfarande i programmet. För att ge dig ökad kontroll över varje enskilt verifikat, är fönstret du registrerar verifikatet i, delat i två delar. När ett verifikat slutförts förs det över till en egen, ny verifikatslista och gör plats för nästa verifikat. Det är enkelt att hämta verifikatet från listan igen om du vill redigera beloppen och ta bort eller lägga till rader. Genom detta system får du full kontroll på verifikaten ett i taget, samt ser direkt att verifikaten balanserar och innehåller korrekt information. Verifikaten registreras ett i taget i övre delen av fönstret, där du har full kontroll över alla variabler, som verifikatstyp, datum och period. Registrerade verifikat läggs till denna lista. Ska de sedan redigeras hämtas de upp i fönstret ovan. Du kan då vara säker på att ändringarna bara påverkar ett verifikat och att de övriga verifikaten förblir oförändrade.

4 INLEDNING 1.2 Registrering av verifikat All överordnad information, som verifikatsnummer, verifikatstyp, datum och period, är samlad överst i fönstret och gäller bara för det aktiva verifikatet. För varje nytt verifikat du skapar, kan du justera denna information och alltid ha full kontroll på vad som gäller. 1.3 Redigering av verifikat Den nya uppdelningen mellan det aktiva verifikatet och verifikatslistan ökar också översikten när du ska redigera verifikaten. Även om det har blivit enklare att kontrollera verifikaten efter hand som de registreras, rekommenderar vi fortfarande att du kontrollerar verifikaten innan de överförs till huvudboken. Möjligheterna att redigera information direkt i verifikaten är utökade och du slipper ta bort hela verifikatet för att sedan lägga in det på nytt. Genom att dubbelklicka på ett verifikat i verifikatslistan flyttas det upp till registreringsfönstret. Du kan nu ändra överordnad information som verifikatstyp, datum och period utan att resten av verifikatslistan blir påverkad. Om du tar bort eller lägger till rader ser du med en gång vilken effekt det har för verifikatet. För att ändring av överordnad information från verifikat till verifikat ska gå snabbare, kan du låta perioden styras av datumet du anger. Det blir därmed färre steg att gå igenom för varje verifikat, något du kommer att uppskatta när du registrerar ett större antal verifikat. Eftersom verifikatet du registrerar skiljs ut från de som ligger i listan, ser du lättare vilka rader som ingår i verifikatet. Debet och kredit summeras bara för detta verifikat och du ser genast vad som ingår i summan. Totalt saldo efter posteringar från huvudbok och verifikatsregistrering visas också för varje konto du använder. När du är klar med ett verifikat blir det mycket enklare att kontrollera att allt är korrekt. Det går inte längre att glömma ett verifikat utan att det är i balans. Vi har också flyttat val av räkenskapsår till knappraden. I de perioder du registrerar växelvis på två räkenskapsår, behöver du inte vara osäker på vilket år de olika verifikaten placeras i. Fönstret visar bara verifikat från ett räkenskapsår i taget. Verifikaten från de andra räkenskapsåren döljs och du vet direkt vilka verifikat som hör ihop och vilka som inte gör det. Det är också möjligt att ändra kontonummer, även på konton med momshantering och du kan ändra momskoden på vilken rad som helst. Detta påverkar återigen momsen så att du ser vilken effekt ändringen har på verifikatet. Om verifikatet inte balanserar eller om det har uppstått andra fel efter ändringarna får du också automatiskt besked om detta.

INLEDNING 5 1.4 Verifikatsmallar 1 I företag av en viss storlek kommer det i regel att registreras flera likadana verifikat, med små variationer. En verifikatsmall låter dig skriva in denna varierande information och skapa ett eller flera verifikat efter den angivna mallen. Typiska exempel är bokföring av faktura, periodisering av hyra eller avskrivning på investeringar. Den nya versionen av Mamut Business Software har fått verifikatsmallar i sin redovisning. Med hjälp av verifikatsmallarna kan du förenkla ditt arbete i samband med verifikatsregistreringen. Verifikatsmallar är endast tillgängligt till produkterna Mamut Office och Mamut Enterprise. 1 2 1 Skapa ett nytt verifikat på vanligt sätt, där du anger verifikatstyp, datum och period för verifikatet 2 Välj önskad Verifikatsmall och tryck Enter 3 4 3 Välj eller skriv in värdena som krävs för verifikatsmallen. 4 Markera Standard om du vill att värdena skall föreslås nästa gång verifikatsmallen används. Funktionen aktiveras genom Användarinställningar och visar en egen rullgardinsmeny med tillgängliga verifikatsmallar i modulen för Verifikatsregistrering. 5 Klicka OK. Ett eller flera verifikat skapas nu med dessa värden, enligt verifikatsmallen du använder.

6 INLEDNING 2 2.1 Anpassa dina rutiner genom användarinställningar Genom användarinställningar hittar du flera möjligheter att anpassa rutinerna runt verifikatsregistreringen. Om du sätter dig in i alla möjligheter kan du prova dig fram tills du hittar den kombination som passar bäst för dina vanor och behov. Detta kan spara mycket tid genom att du effektiviserar själva registreringsprocessen. 2.2 Kolumner I första raden kan du välja vilka Kolumner som ska visas i registreringsfönstret. Du kan också välja vilka kolumner som ska ha Fokus,vilket betyder att markören stannar i fältet vid registrering eller ändring av data. Kolumner som visas i informationssyfte behöver man därför inte ha i fokus. Detta gäller bland annat kolumner som visar data från andra register eller data som du registrerar som Fakturainformation. g 2.3.1 NYTT VERIFIKAT VID BALANS Varje gång ett verifikat balanserar lagras existerande verifikat och du får fram ett nytt verifikatsnummer. Detta gör att själva registreringen går snabbare. Samtidigt ställer funktionen högre krav på att du senare går igenom och kontrollerar verifikaten innan du överför dem till Huvudbok. 2.3.2 ÄRVA VERIFIKATSTEXTER Denna funktion kommer bara att fungera om du använder dig av Motkonto och registrerar två verifikatsrader åt gången. Beskrivningen du för in i den första verifikatsraden kommer då att kopieras över till den andra raden som innehåller motkontot. 2.3.3 DATUM STYR PERIODEN Vid ändring av datum kommer denna funktion att knyta verifikatet till perioden som datumet faller under. Du behöver då inte stanna i periodfältet för varje verifikat. 2.3.4 DATUM/PERIODKONTROLL Om datum för verifikatet inte faller under perioden, kommer du att få meddelande om detta genom denna funktion. Den spärrar dock inte registrering på avvikande perioder. 2.3.5 VALUTA DATUM KONTROLL Valutakurserna du uppger i Valutaregistret registreras med en giltighetsperiod. Om du registrerar verifikat i en främmande valuta utanför denna period, kommer du att få meddelande om detta. På samma sätt som vid datum/periodkontroll kan du bortse från meddelandet om du vill använda den gamla valutakursen. 2.3 Funktioner Du kan också slå av eller på olika funktioner som styr automatiken till fönstret. På detta sätt kan du anpassa arbetsföljden efter dina krav på säkerhet eller önskan om effektiv registrering. 2.4 Standard fokus Standard fokus bestämmer var markören ska börja när du skapar ett nytt verifikat. Här kan du välja mellan Verifikatsdatum, Verifikatstyp, Period och Verifikatsrad. Val av verifikatsrad kommer att placera markören i kontokolumnen. 2

INLEDNING 7 3 3.1 Tips för effektiv och säker registrering av verifikat Det nya sättet att registrera verifikat gör att du kan effektivisera dina egna rutiner. Kanske har du nyligen gått över från ett annat verktyg för verifikatsregistrering eller precis börjat registrera dina verifikat själv. Genom detta exempel vill vi visa dig hur verifikatsregistreringen kan göras så effektiv som möjligt. 3.2 Ingående faktura Först justerar han fönstret så att det visar kolumnerna han behöver vid registrering av Ingående Faktura (IF). Detta gör han genom Användarinställningar. Här väljer han också att kolumnerna han måste ändra ska ha Fokus. Fokus betyder att markören inte hoppar över kolumnen vid registrering. PEDER STÄLLER IN FÖNSTRET PÅ DETTA SÄTT: Peder Ås sköter sin bokföring i efterskott, det vill säga att han samlar ihop alla verifikat och registrerar dem i slutet av varje månad. Peders verifikat består av flera leverantörsfakturor och diverse bankverifikat efter betalning till leverantörer och inbetalningar från kunder. Motkonto: Det lönar sig att använda detta fält eftersom Ingående Faktura oftast bara kostnadsförs mot ett konto. Fakturanummer: Peder vill gärna kontrollera att fakturanumret som anges i verifikatet är korrekt. Han kan inte registrera fakturanumret direkt och kan därför heller inte välja Fokus. Momshantering: Ska också kontrolleras men eftersom kontona automatiskt anger korrekt moms väljer han inte heller här Fokus. Avdelning: Peder ska fördela kostnaderna på olika avdelningar så här väljer han att ha Fokus. Peder sorterar verifikaten efter vilken verifikatstyp som de tillhör. Han har två högar: fakturor från leverantörerna i en hög och konteringsverifikat från banken i en hög. Därefter sorterar han varje hög efter datum. Dessutom väljer han att datum styr perioderna. Perioden för verifikatet blir då automatiskt månaden för datumet han anger. Peder registrerar alla ingående fakturor först. Det blir då mycket enklare att registrera bankverifikaten, som kan knytas direkt mot dessa fakturor. När han börjar registrera verifikaten använder han vänster hand för att bläddra i verifikaten, medan höger hand vilar på det numeriska tangentbordet där han hittar alla snabbtangenter. Peder börjar med en faktura för leverantören Fushion.

8 INLEDNING SÅ HÄR GÖR PEDER: För att skapa det första verifikatet trycker han på [+] Han trycker så på [*] tills Ingående Faktura står som verifikatstyp Markören står nu i datumfältet och Peder skriver in 1502, som är datumet på det första verifikatet. Peder trycker åter igen på [*] för att flytta markören till kontofältet i verifikatsraden. Konto 2440 kräver att Peder väljer en leverantör för registrering av reskontrainformation. Peder sparar ett moment genom att trycka in leverantörsnumret, 10002, direkt. Korrekt leverantör hittas och Peder registrerar fakturainformation: Låt oss sammanfatta vad Peder har knappat in för att registrera fakturan: [+] [*] [1502] [*] [Leverantörsnummer] [Enter] [Fakturanummer] [+] [Motkonto] [Enter] [ ] [Enter] [500] [+] Peder fyller i 1520 som är fakturanumret. Resten av informationen i fönstret följer automatiskt av verifikatsdatumet och kontaktinställningarna. I rutan Bankkonto kan Peder välja mellan olika konton och i rutan Typ kan han välja mellan Bank, Post och Bankkonto Utland. Han stänger fönstret genom att trycka [+] Verifikatsraden är nu uppdaterad med 2440 Leverantörsskuld som konto. Fakturanumret är också inlagt i rätt kolumn samt syns i beskrivningsfältet tillsammans med leverantörsnamnet. Med Fokus i kolumnen för Motkonto skriver Peder 6970 för att bokföra på kontot för Tidningar, tidskrifter med mera. Peder trycker [Enter] som lägger in 6970 som motkonto och Fokus flyttas till Avdelningsfältet. Med piltangenten [ ] ges Peder möjlighet att välja avdelning och trycka [Enter] för att gå vidare. Kolumnen Kredit är standard i Fokus för konto 2440 och markören flyttar sig hit. Peder trycker in 500 som är fakturans belopp och trycker [+]. IF 1 (Ingående Faktura) har nu flyttat sig ner i verifikatslistan. Peder får Fokus i datumfältet och är klar att registrera verifikat IF 2. Han behåller Verifikatstyp och Datum från det förra verifikatet. Nästa verifikat kommer från samma månad och han behöver bara ändra de två första siffrorna. [+] ger ett nytt verifikat [15] för att ändra datum, och [+] [Leverantörsnummer] för att registrera en faktura från en annan leverantör och [Enter] [Fakturanummer] och [+] [Motkonto] [Enter] [Belopp] i kreditfältet och [+] - och till slut [+] för att få upp ännu ett verifikat Så här kan Peder fortsätta att registrera sina ingående fakturor på ett effektivt sätt.

INLEDNING 9 Han avslutar med att överföra alla ingående fakturor till Huvudboken. Reskontra kommer då att uppdateras med de nya posterna och de tillhörande betalningarna kan knytas till dem. PEDER KNAPPAR DÅ IN: Sex gånger på [/] för att byta från Ingående Faktura till verifikatstypen B (Bank) [28] för att byta datum och [+] [Fakturanummer] direkt i kolumnen för konto och [Enter] 3.3 Bankverifikat Innan Peder går över till att registrera sina bankverifikat gör han några snabba justeringar i sina användarinställningar. [Motkonto] och [Enter] [+] för att bekräfta beloppet som föreslås från den ursprungliga fakturan och till slut [+] för att skapa nästa verifikat Momshantering: Han tar bort visningen av kolumnen då denna inte är relevant här. Avdelning: Tas också bort då han inte fördelar balansposterna på avdelningar. Verifikatstypen Bank (B) är en betalningsverifikatstyp som används vid verifikatsregistering avseende betalning mot reskontran. Det föreslås att de öppna posterna som vi registrerade som ingående faktura ska stängas vid val av en kontakt. Efter sista överföring till huvudbok är fönstret tomt och ett nytt verifikat måste skapas. Det är två saker vi ska lägga märke till här. Genom att skriva in fakturanumret direkt i kontokolumnen hämtas den aktuella leverantören automatiskt från reskontran. Beloppet från den öppna posten fylls också i under korrekt kolumn. Denna metod kan användas för att registrera betalningar på både Ingående och Utgående faktura.

10 INLEDNING 4 4.1 Tips på effektiv användning av det numeriska tangentbordet Om du frågar en pianist om hur hon minns alla noter hon ska spela blir du förmodligen bemött med en axelryckning. All motorik finns i fingrarna och det enda pianisten har i huvudet när hon framför ett verk är själva musiken. Samma princip gäller vid verifikatsregistrering. Efter hand som du lär dig att behärska snabbtangenterna som finns i det numeriska tangentbordet 4 a kommer all registrering att gå automatiskt. Det enda du behöver tänka på är att datumet, kontot och beloppet blir korrekta. I Mamut Business Software ska du kunna göra det mesta av arbetet med en hand vid registrering och alla nödvändiga knappar finns på på det numeriska tangentbordet. Ändrar verifikatstyp till den förra i listan. Kopierar beskrivningen från raden ovanför (markören måste stå i kolumnen för Beskrivning). Ändrar verifikatstyp till Nästa i listan. Öppnar Kontoplanen (om du står i kontokolumnen) Nytt verifikat, börjar på nytt verifikatsnummer om det förra är i balans Stänger fakturainformationsfönstret (när fakturanumret är inskrivet) Balanserar verifikatet genom att notera skillnaden mellan debet och kredit i sista raden i verifikatet. (Du måste stå i kolumnen för debet eller kredit på den sista raden.) Placerar valt konto, kund eller leverantör från fönstret Kontoplan/Kontakter Flyttar dig till nästa fält som har Fokus (ställs in genom Allmänna Inställningar) Placerar markören i fokus i fältet för Verifikatsdatum, om du ska ändra detta när du arbetar med ett verifikat. Trycker du en gång till flyttas markören tillbaka till verifikatet. Placerar markören i fokus i fältet för val av Period, om du vill ändra denna i ett verifikat. Trycker du en gång till flyttas markören tillbaka till verifikatet.

INLEDNING 11 4.2 Knappraden I verifikatsregistreringens knapprad finns också en rad funktioner med snabbtangenter. Här hittar du en snabb översikt över de viktigaste tangenterna: TIPS: Om du för musen över vilken knapp som helst i Mamut Business Software får du alltid upp en så kallad ToolTip, som innehåller information om vad som är snabbtangenten. (Ctrl + D) Radera (Ctrl + K) Öppnar kontoplanen (Ctrl + H) Överför till huvudbok 4.3 Användning av snabbtangenter vid verifikatsregistrering PÅ SNABBTANGENTER PÅ SNABBTANGENTER UTGÅENDE FAKTURA TANGENT FUNKTION + Skapar nytt verifikat / och * Ändrar verifikatstyp till UF (Utgående Faktura) 1003 Ändrar datum till 10.03.03 som är fakturadatum + Flyttar markören till Konto-kolumnen 1510 Öppnar listan över kunden _ Väljer rätt kund i listan Enter Knyter verifikatet mot vald kund och öppnar fönstret för fakturainformation 1234 Infogar fakturanumret för fakturan + Stänger fönstret för fakturainformation 3041 Upprättar motkonto Enter Placerar markören i kolumnen för Debet 12 506 Infogar beloppet som faktureras Enter Verifikatet fördelar sig på flera rader och beräknar rätt belopp för motkonto och momskonto TANGENT + / och * 1004 + 2440 _ Enter _ + 1930 + BANKVERIFIKAT FUNKTION Skapar nytt verifikat Ändrar verifikatstyp till B (Bank) Ändrar datum till 10.04.03 som är betalningsdatum Flyttar markören till Konto-kolumnen Öppnar listan över leverantörer Väljer rätt leverantör i listan Knyter verifikatet mot vald leverantör och öppnar fönstret för fakturainfo. Väljer fakturan som är betald i listan Stänger fönstret för fakturainformation Upprättar motkonto Verifikatet fördelar sig på konto och motkonto med rätt belopp, hämtat från reskontran Källor till mer information På följande ställen kan du läsa mer om bokföring i Mamut: Internet: www.mamut.se Allmän information om produkter och företaget www.mamut.se/support Tillgång till en databas med svar på frågor om användandet av bokföringsmodulerna www.mamut.se/product Information om bokföringsfunktionalitet i produkterna Mamut Enterprise och Mamut Office www.mamut.se/education Information om kurs inför användandet av bokföringsmoduler i ditt Mamut-program Handbok: Introduktion till Mamut Business Software: Ekonomistyrning, lön och personal Mamut-programmet: Hjälpfunktionen i den enskilda skärmbilden Mamut Information Desk: Denna informationskanal finns online direkt i ditt program och ger dig tillgång till bl a dagligen uppdaterade användartips och nyheter E-mail: Mamut Usermail: regelbundna användartips inom utvalda användningsområden i ditt Mamut-program Mamut Grundkurs på CD-ROM: Kom igång med interaktiv utbildning på din PC

Mamut AB, Stureplan 4c, 4tr. 114 35 Stockholm, Sverige Tel: 08-566 991 00 Fax: 08-566 991 01 info@mamut.se www.mamut.se Mamut är en ledande leverantör av ekonomi-, CRM- och Internetlösningar till små och medelstora företag, självständiga näringsidkare, föreningar och privatpersoner. Företaget erbjuder kompletta och användarvänliga system till marknadens bästa pris/prestanda. Över 75.000 användare i flera europeiska länder använder dagligen Mamuts prisbelönta lösningar. Närmare information om Mamut och företagets produkter finns på www.mamut.se eller per e-mail info@mamut.se Mamut reserverar sig för eventuella fel. Copyright 2003 Mamut. Alla rättigheter. Mamut och Mamut-loggan är registrerade varumärken som tillhör Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken som tillhör respektive företag.