Mahr 19-2015/6 1 [av 6] Styr- och handledningsdokument Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande: Giltighetstid: Dokumentansvarig: Diarienummer: Projektdirektiv 2015-02-12 Förvaltningschef Susanne Wallmark Tills vidare Annika Andersson Mahr 19-2015/67 Revisionsinformation Version Datum Kommentar 1.0 2015-02-12 Nya Ladok införandeprojekt på Malmö högskola Bakgrund Ladokkonsortiet utvecklar nya Ladok på uppdrag av landets 37 lärosäten. Enligt nuvarande tidplan ska full funktionalitet för nya Ladok levereras våren 2017. Respektive lärosäte är självt ansvarigt för införandet av nya Ladok på det egna lärosätet. Mot bakgrund av att Ladokkonsortiet med nya Ladok vill uppnå ökad användbarhet och utökat stöd för samtliga utbildningsformer samt möjliggöra utveckling av studieadministrativa processer hos lärosätena bör införandet av nya Ladok på Malmö högskola ses som ett verksamhetsutvecklingsprojekt med syfte att uppnå enhetliga och effektiva processer inom studieadministrationen. Projektidé Projektet innefattar i huvudsak tre delar: Registervård och migrering av data från gamla Ladok till nya Ladok Integration av IT-system med nya Ladok Införande av nya Ladok i verksamheten Projektet omfattar även utfasning och stängning av gamla Ladok. Nya Ladok införandeprojekt på Malmö högskola drivs som ett gemensamt projekt tillsammans med Blekinge tekniska högskola (BTH) och Högskolan i Halmstad (HH) med en gemensam projektledare. Syftet med samarbetet är att göra så stora samordningsvinster inom registervård, systemintegration och verksamhetsutveckling som möjligt. Respektive lärosäte beslutar dock om sin egen lokala projektorganisation. Postadress Malmö högskola Bibliotek och IT Process och systemutveckling Besöksadress Telefon Fax E-post Webb www.mah.se
Mahr 19-2015/6 2 [av 6] Mål Införandet av nya Ladok på Malmö högskola är ett verksamhetsutvecklingsprojekt med följande mål: Effektivare processer inom studieadministrationen Förbättrad datakvalitet Ökad rättssäkerhet kring studiedokumentationen Underlättad integration av högskolans IT-system med nya Ladok Ökad tillgänglighet av information och tjänster för både personal och studenter För att uppnå målen ska projektet drivas utifrån följande direktiv: Funktioner utvecklade av Ladokkonsortiet ska användas i stället för egenutvecklade lösningar I görligaste mån ska på marknaden tillgängliga program/integrationslösningar väljas framför egenutvecklade lösningar Högskolegemensamma arbetssätt ska införas i de processer som stöds av nya Ladok De nya processerna inom studieadministrationen ska syfta till att minska dubbelarbete och öka egenrapportering där det resulterar i effektiva processer Leveranser Leverans från Ladokkonsortiet Tidplan Leverans 1: Årsredovisning och uppföljning September 2015 Leverans 2: Resultathantering November 2015 Leverans 3: Totalleverans Våren 2017 I samband med del- och slutleveranser av nya Ladok från Ladokkonsortiets förvaltningsorganisation ska nya Ladok Införandeprojekt se till att (självt eller på uppdrag till andra projekt/funktioner): Nödvändig registervård genomförs För leveransen erforderliga data migreras från gamla Ladok Nödvändiga beslut tas för implementering av del- eller slutleverans För leveransen relevanta IT-integrationer genomförs För leveransen relevanta processbeskrivningar tas fram Inför totalleveransen ska införandeprojektet dessutom se till att utbildning av slutanvändare genomförs (självt eller på uppdrag till andra projekt/funktioner). Efter totalleveransen ska införandeprojektet se till att gamla Ladok stängs ner (självt eller på uppdrag till andra projekt/funktioner).
Mahr 19-2015/6 3 [av 6] Avgränsningar Inom projektet hanteras endast studieadministrativa processer och processer relaterade till nya Ladok. Samband och beroenden Nya Ladok införandeprojekt är helt beroende av Ladok3-projektets tidplan och innehållet och omfattningen av deras leveranser. Ändrade planer från Ladok3- projektets och förvaltningsorganisationens sida kommer därför också att påverka införandeprojektet. Införandeprojektet har kopplingar till andra gemensamma processer på Malmö högskola och är därför också beroende av dem och behöver harmonieras med dem. Prioriteringar Det är av högsta prioritet att Malmö Högskola är förberett för att ta emot nya Ladok under den period vi fått tilldelat av förvaltningsorganisationen för att inte störa tidsplanen för driftsättning av nya Ladok på alla deltagande lärosäten. Dessa förberedelser består av korrekt registervård och väl förberedda integrationer i första hand men även väl förberedda och kommunicerade processer samt utbildade medarbetare för att inte vår verksamhet skall drabbas av allvarliga störningar. Förvaltning av projektresultat När nya Ladoks införandeprojekt på Malmö högskola är avslutat övergår det på Malmö högskola införda nya Ladok i gamla Ladoks förvaltningsorganisation med de förändringar som den gemensamma förvaltningen av nya Ladok medför. Budget Projektet har ingen egen budget och därför är förvaltningschefen ansvarig för att bemanna och se till att resurser finns för att genomföra nödvändig/önskvärd verksamhetsförändring inom studieadministrationen, och IT-chefen ansvarig för att bemanna och se till att resurser finns för att genomföra nödvändig integration av IT-systemen, inklusive nödvändig programvara. Detaljerad budget för införandet måste tas fram under 2015. Tidsram Januari 2013 december 2017
Mahr 19-2015/6 4 [av 6] Projektorganisation Projektägare Förvaltningschef: Susanne Wallmark Styrgrupp SA-chef (ordförande): Kristina Josefson IT-chef: Åke Jansson Representant/er från fakulteterna (dekan/prefekt) Studentrepresentant Arbetsformer för styrgrupp Styrgruppen träffas två gånger per termin, med projektledaren (Gunnar Råhlén) som föredragande och projektsamordnaren (Annika Andersson) som sekreterare. Projektgrupp Projektgruppens uppdrag är att ta fram beslutsunderlag till styrgruppen där så krävs för att införandet av nya Ladok på Malmö högskola ska kunna genomföras enligt tidplan med avseende på registervård, migrering av data, systemintegration, verksamhetsutveckling, utbildning av slutanvändare samt nedstängning av gamla Ladok. Kompetensbehov/sammansättning Följande kompetenser behövs inom projektgruppen: projektledning, produktkännedom nya Ladok, IT-expertis, processexpertis, organisations- och processkännedom relaterad till studieadministrativa processer på Malmö högskola ur olika synvinklar (studieadministration på fakultet, antagning, examen, Ladok, KursInfo, lärarperspektiv), systemintegrationsexpertis, webgränssnittsexpertis, systemutvecklingsexpertis, databasexpertis, juridisk expertis, arkiveringsexpertis. Process för förslag och beslut om projektgrupp Projektledaren tar i samarbete med projektsamordnaren fram förslag om projektgruppens sammansättning som beslutas av projektägaren och projektledaren tillsammans. Initialt ser projektgruppens sammansättning ut enligt nedan. Från våren/sommaren 2015 kompletteras den med lärarrepresentanter. Roll Kompetens Namn Projektledare (delas med BTH, HH) Projektledning Produktkännedom nya Ladok IT-expertis Processexpertis Gunnar Råhlén
Mahr 19-2015/6 5 [av 6] Projektsamordnare (lokalt på MAH) IT-samordnare Representant för studieadministrationen på fakulteterna Representant för Antagningen Representant för Examen Projektledning Processexpertis Ladokperspektiv Projektledning IT-expertis Systemintegrationsexpertis fakultetsperspektiv Representant för KursInfo Webgränssnitt-/databas- /systemutvecklings-/itexpert Chef Enheten för studieadministration antagningsperspektiv examensperspektiv KursInfo-perspektiv Webgränssnitt-/databas- /systemutvecklings-/itexpertis övergripande perspektiv Annika Andersson Mats Berg Jörgen Ivarsson KS Peter Gustafsson TS Jenny Fahl Vladimir Spasic Emma Norrbin Christina Jenby Jan Winkle Referensgrupper Utbildningsberedningen vid behov Administrativa chefer/kanslichefer på fakulteterna IT-avdelningen Rektors ledningsgrupp vid behov Arbetsmiljöombud Övriga projektresurser Följande funktioner tas in vid behov: Jurist Arkivarie Lärarrepresentant Fackliga representanter Rapportering Projektgruppen sammanträder initialt ca en gång varannan månad, därefter ca en gång i månaden eller oftare vid behov, för att ta fram beslutsunderlag till styrgruppen. Projektledaren och/eller projektsamordnaren föredrar beslutsunderlagen vid styrgruppsmötena där beslut därefter fattas.
Mahr 19-2015/6 6 [av 6] Projektledaren och/eller projektsamordnaren informerar referensgruppen om fattade beslut vid behov. Innan beslut fattas om processförändringar som kan innebära stora förändringar av nuvarande arbetsuppgifter och ansvarsområden för vissa personalkategorier, ska förslagen först gå till samverkansförhandling med de fackliga organisationerna. Godkännande Datum: Projektägare/uppdragsgivare Projektledare Susanne Wallmark, Förvaltningschef Gunnar Råhlén