Upphandlingsförfarande Öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)

Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum 2012-12-21 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Ansvarig upphandlare Sara Möller E-post sara.moller@polisen.se : Upphandlingsförfarande Öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Anbud senast 2013-02-12 Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm Anbudsgivaren ska vara bunden till sitt anbud tom. 2014-02-12 Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr.o.m. Avtalstid tom. Möjlighet till förlängning Avtalets undertecknande Två (2) år efter undertecknande Totalt 24 månader Förfrågan avser Omvärldsbevakningsverktyg 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. 1.2 Annonsering Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning. Annonsering sker i databasen www.mercell.se samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 1.3. Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Postadress Box 12256 102 26 STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon 114 14 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se Org.nr 202100-0076 Hemsida www.polisen.se Telefax 010-56 34444

Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 1.4. Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen och skickas till ansvarig upphandlare via e-post. E-postadress: sara.moller@polisen.se Rikspolisstyrelsen besvarar uteslutande frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 2013-02-01. Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Sista dagen Rikspolisstyrelsen kommer besvara frågor är den 2013-02-05. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 2.1. Karaktär och omfattning Polisen ser över sina omvärldsbevakningsverktyg och har nu för avsikt att upphandla ett verktyg som klarar av såväl traditionella som sociala medier. Verktyget kommer att nyttjas av samtliga polismyndigheter, Rikspolisstyrelsen samt Statens kriminaltekniska laboratorium. Polisen kommer själva att hantera och administrera verktyget. 2.2. Begreppsförklaring - Administratörer: samlingsnamn för alla administratörer. - Bevakning: sökning på ett (1) eller flera sökord, kan även exkludera sökord. - Etermedia: media som inte är skriven såsom radio, TV och webb-tv. - Kommentarer: kommentatorsfunktion kopplade till artiklar. - Lokal administratör: lägsta administratörsnivån. - Medier: redaktionell media, både tryckt (PDF) och på internet samt även ledare och bloggliknande forum. - Mottagare: kan bara ta emot nyhetsbrev, RSS-flöde eller andra sammanställningar gjorda i verktyget. Saknar tillgång till verktyget. - Nationell administratör: högsta administratörsnivån. - Nyhetsbrev: enklare sammanställning av bevakningar som skickas med inställd frekvens. - Nyttjare: nivå på majoriteten av dem som använder verktyget. Allt som en Nyttjare kan göra ska även Administratörer ha möjlighet att göra. - Polisen: i denna upphandling inkluderas samtliga Polismyndigheter och Rikspolisstyrelsen (inkluderar Säkerhetspolisen och Rikskriminalpolisen och Statens Kriminaltekniska Laboratorium) i detta begrepp. - Portal: webbsida där användare kan logga in och skapa bevakningar, nyhetsbrev och rapporter. Portalen är anpassningsbar för varje användare utifrån deras bevakningar. - Rapport: ett mer avancerat nyhetsbrev som kan innehålla statistik, sammanfattningar m.m. som skickas med inställd frekvens. - Regional administratör: näst högsta administratörsnivån. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 2(13) Anbudsförfrågan

- Samarbetspartners: andra myndigheter eller organisationer som Polisen har ett samarbete med. - Sociala medier: icke redaktionella medier t.ex. Twitter, Facebook, Youtube, Google+ och bloggar. - Verktyget: benämning på den tjänst som är föremål för upphandlingen. 2.3. Volym Antalet Nyttjare av tjänsten inom Polisen kommer att vara fler än 1000 stycken. 2.4. Avtalstid Avtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Rikspolisstyrelsen äger rätt, men är inte skyldig, att förlänga ramavtalet på oförändrade villkor i upp till tolv (12) månader i taget i upp till två (2) år. 2.5. Antagning Rikspolisstyrelsen har för avsikt att teckna ramavtal med en (1) leverantör. Kontrakt kommer att tecknas med den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 3.1. Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet. 3.2. Uteslutningsgrunder/registrering Anbudsgivaren ska vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren är skyldig att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren ska underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren. De krav som ställs på anbudsgivare gäller även eventuella underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer till antalet underleverantörer. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 3(13) Anbudsförfrågan

3.3. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser teckna. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret eller annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet. Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. 3.4. Tidigare åtaganden Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange två (2) tidigare uppdragsgivare/referenser för vilka anbudsgivaren tillhandahållit verktyg för omvärldsbevakning av liknande karaktär. Åtagandena ska ha påbörjats eller ha slutförts efter december 2009 eller vara nu pågående och tjänsten ska vara av liknande karaktär som det som nu upphandlas. Med verktyg av liknande karaktär avses i detta sammanhang: Har en administratörsstruktur med minst tre (3) nivåer. Har möjlighet att styra olika källor (t.ex. TT) till olika personer. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet uppgifter från två (2) referensuppdrag innehållande kort beskrivning av uppdragets karaktär och omfattning, angivelse i tid när uppdraget genomfördes, beställare/uppdragsgivare samt kontaktperson med kontaktuppgifter. Anbudsgivarens dotter-, syster- respektive moderbolag får inte anges som uppdragsgivare. 3.5. Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning över hur kvalitet säkras under arbetets genomförande. Följande kan med fördel framgå av beskrivningen: - Namngiven kvalitetsansvarig hos anbudsgivaren, - redovisning av rutiner och metoder för intern uppföljning, - avvikelsehantering samt hur eventuella klagomål hanteras samt - redogörelse för hur anbudsgivaren aktivt och fortlöpande arbetar med kompetensutveckling. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 4(13) Anbudsförfrågan

3.6. Underleverantör Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av tjänsten ska dessa anges i anbudet. Anbudsgivaren ska redovisa underleverantörens företagsnamn och organisationsnummer i anbudet. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN De krav som ställs på föremålet för upphandlingen framgår under denna rubrik. Genom att underteckna sanningsförsäkran i bilagt anbudsformulär accepterar anbudsgivaren samtliga obligatoriska krav (ska-krav). Samtliga obligatoriska krav återfinns även i bilagt avtalsunderlag. I anbudet anger anbudsgivaren tydligt om denne uppfyller något eller några av de kriterier (bör-krav) som anges nedan. I anbudet anges även vilket/vilka bör-krav som uppfylls, gärna med hänvisning till respektive kravs nummer. Om inget tydligt anges kommer detta tolkas som att bör-kravet inte uppfylls, detta gäller även om anbudsgivaren lämnar motstridiga uppgifter (exempelvis svarar både ja och nej). För information om hur de s.k. bör-kraven bedöms och vilket mervärde respektive bör-krav ger om dessa uppfylls se punkt 6.4 nedan. 4.1 Uppbyggnad och behörigheter 4.1.1.Omvärldsbevakningsverktyget ska ha en hierarki med minst tre (3) administratörsnivåer. 4.1.2.En Nationell administratör ska ha full tillgång till hela verktyget och ska kunna se och administrera alla som använder verktyget, exklusive andra Nationella administratörer. 4.1.3.En Regionaladministratör ska ha samma rättigheter som en Nationell administratör förutom gentemot andra Regionaladministratörer. De kan ej heller se eller administrera Nationella administratörer. 4.1.4.En Lokaladministratör ska ha samma rättigheter som en Regionaladministratör förutom gentemot andra Lokaladministratörer. De kan ej heller se eller administrera Regionaladministratörer och Nationell administratör. 4.1.5.En Nyttjare ska ha tillgång till verktyget men har inte någon tillgång till andra Nyttjare eller någon av administratörerna. 4.1.6.En Mottagare ska inte ha tillgång till verktyget men får nyhetsbrev och andra utskick som kan styras via administratörer eller Nyttjare. Exempelvis kan uppbyggnaden se ut på följande vis; en Nationell administratör på Rikspolisstyrelsen skapar en Regionaladministratör för Polismyndigheten i Stockholms län. Regionaladministratören skapar lokala administratörer för olika polismästardistrikt. Lokaladministratörerna skapar Nyttjare som själva eller med hjälp av administratörerna skapar egna sökningar och nyhetsbrev. Se även bilagd skiss över verktygsstrukturen för ytterligare exempel på hur verktygets uppbyggnad avseende behörigheter kan se ut. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 5(13) Anbudsförfrågan

4.2 Innehåll och funktion 4.2.1.Nyttjare ska kunna skapa egna bevakningar, se sina skapade bevakningar samt göra sökningar bakåt i tiden. 4.2.2.Nyttjare ska kunna skapa valfritt antal sökningar och nyhetsbrev. 4.2.3.Samtliga administratörer ska kunna göra omfattande sökningar och skicka hela sökresultatet via nyhetsbrev, skapa RSS-flöden eller exportera som en Excel-fil utan att begränsas av antalet träffar i sökningen. Med omfattande avses sökningar med fler än 1000 träffar. 4.2.4.Verktyget ska ha en funktion som möjliggör för administratörer att söka efter Nyttjare och mottagare i sin administratörsnivå och på ett överskådligt sätt se vilka bevakningar nyttjarna och mottagarna har. 4.2.5.Verktyget ska kunna hantera enkla söksträngar, t.ex. Polisen + Norrbotten Finland eller söksträngar med liknande uppbyggnad. 4.2.6.Verktyget ska kunna hantera mer komplexa söksträngar, t.ex. att ordet Polis ska finnas inom 19 ord ifrån Sundsvall, eller söksträngar med liknande uppbyggnad. 4.2.7.Verktyget ska ha en anpassningsbar portal för alla nivåer utom för mottagare. 4.2.8.Portalens utseende i form av flöden ska kunna ställas in av Nyttjaren själv, t.ex. två (2) stora flöden synliga eller fyra (4) stycken mindre flöden. 4.2.9.Utseendet i form av logotyp och annan grafisk utformning i portalen, nyhetsbrev, rapporter etcetera bör vara anpassningsbart ner på lägsta administratörsnivån. 4.2.10. Verktyget bör ha en möjlighet för administratörer att ställa in ett (1) eller flera flöden som samtliga under dennes administratörsstruktur ser. 4.3 Källor 4.3.1.Verktyget ska täcka minst 100 nationella och 100 internationella redaktionella medier i realtid. 4.3.2.Verktyget ska täcka in sociala medier i realtid. 4.3.3.Verktyget ska täcka TT-nyheter samt vid behov andra betaltjänster, t.ex. utländska betaltjänster, tryckt media och PDF:er. 4.3.4.Betaltjänsterna ska kunna begränsas för varje Nyttjare, t.ex. ska Nyttjare X ha tillgång till TT-nyheter men inte Nyttjare Y. 4.3.5.Det ska finnas fördefinierade grupper av källor, t.ex. alla medier i Sverige. 4.3.6.Nyttjare ska ha möjlighet att välja vilka källor som ska sökas i. 4.3.7.Nyttjare ska själv kunna filtrera bort ord, källor och avsändare. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 6(13) Anbudsförfrågan

4.3.8.Administratör ska kunna lägga till egna källor, t.ex. bloggar eller nyhetskällor. 4.3.9.Administratörer och Nyttjare ska kunna söka i arkiv för att få upp tidigare artiklar, både i sociala medier och i medier så långt bakåt som arkiv finns. 4.3.10. Verktyget bör omfatta kommentatorsfälten för de medier som har en sådan funktion. 4.3.11. Nyttjaren bör kunna skapa grupper med medier som är relevanta för denne. 4.3.12. Verktyget bör kunna hantera etermedier. 4.4 Publicering 4.4.1. Samma artikel i flera medier ska bli en (1) träff med en räknare, t.ex. ska fyra (4) identiska artiklar visas som en (1) artikel. Det ska dock framgå att det finns tre (3) identiska artiklar. 4.4.2.Nyttjare ska kunna bestämma med vilken frekvens och vid vilka tidpunkter omvärldsbevakningen ska publiceras eller skickas till mottagarna. 4.4.3.Bevakningsträffar ska kunna skickas via sms i realtid. 4.4.4.Bevakningsträffar ska kunna publiceras via RSS-flöden. 4.4.5.Nyttjare och mottagare bör kunna avregistrera sig från ett nyhetsbrev genom att klicka på en länk i nyhetsbrevet. 4.4.6. Verktyget bör kunna exportera ett flöde (XML eller liknande) varje dygn för publicering på intranät. 4.4.7.Verktyget bör ha möjlighet att styra sökresultatet geografiskt, t.ex. ge mediebilden av Närkes tidningar. 4.4.8.En upprepning i sociala medier, såsom retweets, bör bli en (1) träff med en (1) räknare. Exempelvis kan fyra (4) identiska poster visas som en (1) post, men det framgår att det finns tre (3) identiska poster. 4.4.9. Verktyget bör kunna skicka med hela artikeln i nyhetsbrevet om Nyttjaren väljer det. 4.4.10. Det bör finnas en alarmfunktion som kan ställas in av Polisen, exempelvis kan ett mail och/eller sms skickas om en (1) bevakning ger fler än 20 nyheter etc. inom en viss given tidsperiod. 4.5 Rapporter 4.5.1.Rapporter ska kunna skickas automatiskt med en frekvens som anges av den som skapat rapporten. 4.5.2.Rapporterna ska kunna innehålla statistik över hur många gånger ett visst sökord har förekommit i olika medier. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 7(13) Anbudsförfrågan

4.5.3. Rapporten bör kunna brytas ner i vilka medier som har skrivit mest om sökorden, respektive vilka konton som har skrivit om sökorden i sociala medier. 4.5.4.Rapporten bör kunna ge en geografisk presentation av medierna som har skrivit om sökorden. 4.6 Analys och statistik 4.6.1.Verktyget ska ha en funktion som möjliggör jämförelse mellan olika sökningar, via staplar, kurvor, matriser eller tårtdiagram. 4.6.2.Verktyget bör ha interaktiva grafer som är klickbara. Dessa bör bland annat vara: - tendenser (medievinkling) i medier, - medievinkling i olika län, - tendenser per dag, vecka och månad i medier samt sociala medier, - publiceringsvärdet i artiklarna över tid (annonsvärdet för kommersiella medier), - volymjämförelse för medier och sociala medier, - heta ämnen, trender etc. i sociala medier. 4.7 Övrigt 4.7.1.Den sammanställning av data som Polisen skapar genom användning av verktygets data ska inte vara tillgänglig för andra än Polisen eller Polisens samarbetspartners. 4.7.2.Support ska tillhandahållas via telefon eller e-post inom en arbetsdag. 4.7.3.Verktyget ska kunna användas med en vanlig webbläsare utan krav på installation av ytterligare programvaror. 4.7.4.Språket i verktygets användargränssnitt ska vara svenska. 4.7.5.Support bör tillhandahållas dygnet runt, även på storhelger. 4.7.6.En dedikerad server bör tillhandahållas Polisen. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1. Pris Anbudsgivaren ska ange pris i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. Pris ska anges per månad för verktyget i sin helhet för samtliga användare inom Polisen. Kostnad för eventuella betaltjänster för viss media, t.ex. TT-nyheter, ska inte inkluderas i angivet pris. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag och de bör-krav som anbudsgivarens verktyg uppfyller. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 8(13) Anbudsförfrågan

För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2. Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag anges de kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. De delar som i avtalsunderlaget är märkta med ljusgrå överstrykning kommer redigeras före kontraktstecknande enligt nedan. De delar med grå överstrykning som återfinns under punkt 9 Omvärldsbevakningsverktyg i bilagt avtalsunderlag är de bör-krav som återfinns i denna anbudsförfrågan. Uppfyller den anbudsgivare som avtal sluts med bör-kravet kommer den grå överstrykningen tas bort. Uppfyller inte anbudsgivaren bör-kravet kommer den aktuella meningen i avtalsunderlaget att tas bort och därmed inte finnas med i avtalet. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor, med undantag från vad som nedan anges. 6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Förfrågningsunderlaget kommer att utvärderas. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal ska-krav. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga ska-krav är uppfyllda. Rikspolisstyrelsen kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt punkt 6.2 och 6.3 nedan. 6.1. Grund för tilldelning av kontrakt Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas och kontrakt kommer att tecknas med en (1) anbudsgivare. 6.2. Uteslutnings- och kvalificeringsfasen (steg 1) Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kraven i punkt 3 Krav på anbudsgivaren samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärdering. 6.3. Utvärderingsfasen (steg 2) Vid anbudsutvärderingen kontrolleras inledningsvis att anbud uppfyller de ställda ska-kraven i punkten 4 Krav på tjänsten samt att de kommersiella villkoren i punkten 5 Kommersiella krav är uppfyllda. Inkomna anbud som uppfyller samtliga ställda krav kommer att utvärderas, både avseende pris och de kriterier i form av bör-krav som återfinns i anbudsförfrågan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Utvärdering kommer att ske enligt den så kallade mervärdesmetoden. Följande omständigheter kommer att tillmätas betydelse vid anbudsprövningen: Omvärldsbevakningsverktyg Sida 9(13) Anbudsförfrågan

Utvärderingskriterier Årskostnad för verktyget (angiven månadskostnad multiplicerat med tolv (12). Bör-krav 1 (punkt 4.2.9) Utseendet i form av logotyp och annan grafisk utformning bör vara anpassningsbart ner på lägsta administratörsnivån. Bör-krav 2 (punkt 4.2.10) Verktyget bör ha en möjlighet för administratörer att ställa in ett (1) eller flera flöden. Bör-krav 3 (punkt 4.3.10) Verktyget bör omfatta kommentatorsfält. Bör-krav 4 (punkt 4.3.11) Nyttjaren bör kunna skapa grupper med medier. Bör-krav 5 (punkt 4.3.12) Verktyget bör kunna hantera etermedier. Bör-krav 6 (punkt 4.4.5) Nyttjare och mottagare bör kunna avregistrera sig från ett nyhetsbrev. Bör-krav 7 (punkt 4.4.6) Verktyget bör kunna exportera ett flöde (XML eller liknande) varje dygn för publicering på intranät. Bör-krav 8 (punkt 4.4.7) Verktyget bör ha möjlighet att styra sökresultatet geografiskt. Bör-krav 9 (punkt 4.4.8) En upprepning i sociala medier bör bli en (1) träff med en (1) räknare. Bör-krav 10 (punkt 4.4.9) Verktyget bör kunna skicka med hela artikeln i nyhetsbrevet. Bör-krav 11 (punkt 4.4.10) Verktyget bör ha en (1) alarmfunktion som kan ställas in av Polisen. Bör-krav 12 (punkt 4.5.3) Rapporten bör kunna brytas ner på olika sätt. Bör-krav 13 (punkt 4.5.4) Rapporten bör kunna ge en geografisk presentation av de medier som har skrivit om sökorden. Bör-krav 14 (punkt 4.6.2) Verktyget bör ha interaktiva grafer som är klickbara. Bör-krav 15 (punkt 4.7.5) Leverantören bör kunna ge support dygnet runt, även på storhelger. Bör-krav 16 (punkt 4.7.6) Leverantören bör kunna tillhandahålla en dedikerad server för Polisen. Bör-krav 17 Test av verktyg (bilaga 3, Test av verktyg) Verktygets användarvänlighet Bör-krav 18 Test av verktyg (bilaga 3, Test av verktyg) Verktygets tidseffektivitet Max mervärde (SEK) 5 000 10 000 20 000 10 000 30 000 10 000 5 000 15 000 10 000 15 000 15 000 15 000 10 000 25 000 20 000 20 000 100 000 100 000 6.4. Hur utvärdering genomförs 1. Samtliga kriterier (s.k. bör-krav) ovan med undantag av årskostnad för verktyget har ett mervärde som, om de uppfylls av anbudsgivaren, subtraheras ifrån anbudssumman. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 10(13) Anbudsförfrågan

2. Kriterie 17 och 18 poängsätts enligt bilagt dokument (bilaga 3) med mellan 0 till 3 poäng där 3 är högsta poängen. Ett genomsnittsbetyg av samtliga erhållna poäng ligger till grund för beräkningen av det mervärde som därefter subtraheras från anbudssumman. Genomsnittsbetyget divideras med den maximala poängen, tre (3), det vill säga bestäms som en andel av högsta poäng. Andelen multipliceras med respektive kriteriums maximala mervärde vilket ger anbudsgivarens mervärde för det aktuella kriteriet. 3. Mervärdet för samtliga av anbudsgivaren uppfyllda utvärderingskriterier subtraheras, som ovan nämnts, från anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Negativa jämförelsetal kan förekomma. 4. Anbudsgivaren vars anbud har lägst jämförelsesumma har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om flera anbudsgivare får samma jämförelsesumma kommer den anbudsgivare som sammanlagt i sitt anbud erbjuder Polisen högst mervärde enligt tabellen ovan. Är även denna summa densamma kommer lottning att ske. 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1. Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, ska upprättas skriftligen i ett (1) komplett exemplar. Hålat A4- papper används med fördel. Pärmar, plastfickor, häftklammrar, gem och liknande undviks. 7.2. Anbudets språk Anbud lämnas på svenska. 7.3. Anbudets disposition Anbudet disponeras med fördel på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.4. Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med 2014-02-12, trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. 7.5. Anbudets undertecknande Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud. 7.6. Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 11(13) Anbudsförfrågan

ANBUD Omvärldsbevakningsverktyg 7.7. Anbudets avlämnande Anbud ska ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast 2013-02-12. Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. 7.8. Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande enligt LOU. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 7.9. Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.10. Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 7.11. Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Omvärldsbevakningsverktyg Sida 12(13) Anbudsförfrågan