Ekonomidagen 2014 SEKTION EKONOMI 2014-11-26
Program 8.30 Registrering 8.45 Lite smått och gott från sektion Ekonomi 9.45 Kaffe - Inledning Lise Bröndum - Direktupphandling och upphandlingsskadeavgift Jeanette Jacobsson - Nytt om tulldeklarationer, medlemsavgifter mm Kerstin Larsson - Nya Ekonomiwebben Ann-Charlotte Olsson - Aktuellt inför bokslutet Cecilia Sjöström 10.15 Ny Ekonomi 2016 - Agneta Sjöfors, Elisabeth Pupp, Helena Jönsson 12.00 Lunch på Akademiska föreningen
Direktupphandling och upphandlingsskadeavgift INKÖP OCH UPPHANDLING, JEANETTE JAKOBSSON, UPPHANDLINGSCHEF
Höjd gräns för direktupphandling 505.800 SEK, krav på att dokumentera. Se instruktioner på vår hemsida. Upphandlingsskadeavgift Nya avtal sen sist Agenda Inköp och upphandling Inköpsföreskrifterna kommer snart på engelska Utbildningar, leverantörsfeedback och inköpsnytt
Direktupphandling Görs om: Avtal saknas Inköpsvärde < 505 tkr (ex. moms) Inget krav på annonsering men sök rimlig konkurrens! Krav på dokumentation se KKVs hemsida Checklista: þ Begär offerter þ Pröva offerterna þ Fatta skriftligt beslut motivera ditt val þ Bekräfta skriftligen (offertsvar/beställning/avtal) þ Arkivera och diarieför
Exempel på otillåten direktupphandling: Upphandlande myndigheter eller enheter som inte anser sig ha upphandlingsskyldighet Felaktigt påstående att kontraktet inte omfattas av upphandlingsskyldighet Uppdelning av inköp Väsentliga förändringar av ett upphandlat kontrakt Avrop från ett ramavtal som myndigheten eller enheten inte ursprungligen varit part i Felaktigt påstående om tjänstekoncession Felaktigt påstående att byggentreprenadkontrakt endast kan tilldelas viss leverantör Felaktigt åberopande av tilldelning av kontrakt p g a ensamrätt Felaktigt åberopande av tekniska/konstnärliga skäl Felaktigt åberopande av synnerlig brådska/synnerliga skäl
Upphandlingsskadeavgift Utdöms av KKV Min 10.000 SEK max 10 MSEK eller 10% av kontraktssumman tillfaller staten När kan det t ex bli aktuellt Vid en otillåten direktupphandling. Karolinska Institutet; hyra av scanners och kopiatorer - upphandlingsskadeavgift 200.000 SEK Chalmers Tekniska Högskola; arbetskläder upphandlingsskadeavgift 28.000 SEK Luleå Tekniska Universitet; medietjänster 100.000 SEK Malmö Stad: Maskinhyra (i dagarna 325.000 SEK) för upprepat dåligt beteende avseende direktupphandling (snöröjning 2012).
Nya avtal ett axplock CGI med systemet Raindance: nytt ekonomisystem Reachem: Kongress och konferens, Via Egencia: Tjänsteresor (befintlig leverantör) UltraPuts: Fönsterputs Visma Proceedo: E-handelssytem (befintlig leverantör) Ny webshop: Appleprodukter i vårt avtal med Ricoh. Ny webshop: HP produkter i vårt avtal med Dustin.
Utbildningar anmäl dig i dig i Kompetensportalen Att göra inköp vad gäller? Grundkurs för inköpare Fördjupningskurs för inköpare Förenklad upphandling Specialanpassade kurser KONTAKTA GÄRNA OSS OCH GE OSS FEEDBACK PÅ LU s LEVERANTÖRER: INKOP@EKEN.LU.SE i Lupin, maila avtalsansvarig. Prenumerera på INKÖPSNYTT: http://utskick.lu.se/b.aspx?subscribeto=59&ucrc=7dd410cb
Nytt om tulldeklarationer, medlemsavgifter mm KERSTIN LARSSON
Kontanthantering Nordea tar inte längre emot kontanter över disk Kortbetalning, kontakta Kund@eken.lu.se Kontanter, kontakta Håkan Jönsson, LU Bygg
Kapitalläckage Svea VAT Adviser AB utbetalningar som gjorts från universitetet under 2009, 2010, 2011 och 2012. Dubbelbetalning Betalning i fel valuta Felkonterade belopp Felhanterade kreditfakturor Felaktigt hanterad moms Felaktigt hanterad momskompensation Felaktigt hanterade tullfakturor Felaktiga tullsatser
Kapitalläckage 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0 Felbetalningar Felhanterad momsersättning Totalt Resultat Momskompensation 1 010 000 kr Felbetalningar 268 000 kr
Kapitalläckage Fördelning momskompensation per år 350 000,00 300 000,00 250 000,00 200 000,00 150 000,00 100 000,00 50 000,00 0,00 Återsökt momskompensation kto 1542 2009 2010 2011 2012
Kapitalläckage Lunds universitet har väl fungerande system och bra rutiner när det gäller hantering av fakturor. De flesta avvikelser som identifierades under projektets gång hade fångats upp av egna eller leverantörens kontroller och redan åtgärdats. Fem betalningar av ca 900 000 fakturor har visat sig vara felaktiga och har nu återbetalats. Den egna korrigeringen som årligen görs av Lunds universitet avseende momskompensation är bra och fångar upp en del. Universitetet rekommenderas att fortsätta med dessa kontroller. Enhetlig hantering av direktutbetalningar. Säkerställ att fakturor följer faktureringsdirektivet. Tätare kontroller av momskompensation. Fakturaflödesrutiner. Utbildning gällande momsregler.
Kapitalläckage Vart har återvunnet kapital blivit av? 10 % till Svea Vat Adviser AB för utfört arbete 90 % har bokförts tillbaka till den kodsträng som angivets på fakturan eller, om kodsträngen inte längre är aktuell, till respektive institutions utredningskonto. Belopp under 1000 SEK har inte bokförts tillbaka. Denna bokföring gjordes mellan 22 och 30 april, information gavs i Pengaktuellt
Skatteverket tar över importmoms från Tullverket Fr o m 1 januari 2015 ska momsregistrerade företag som importerar varor redovisa och betala moms på import direkt till Skatteverket, istället för som idag till Tullverket. Importmoms betalas i dag för varor från land utanför EU till Tullverket eller till ombud införselmoms Slippa ligga ute med pengar i onödan Redovisas i momsdeklarationen Importdeklaration som tidigare till Tullverket ändring av bl a koder Tullpliktiga varor tullavgift tullfrihet ingen ändring Mer information: www.tullverket.se
Medlemsavgifter Skatteverket: Om en arbetsgivare betalar den anställdes medlemsavgift i en intresseförening (till exempel en yrkes- eller branschförening) är det en skattepliktig förmån för den anställde. Det gäller även om medlemskapet är helt kopplat till den anställdes tjänst. Serviceavgiften om den hålls åtskild från medlemsavgiften, eller på annat sätt faktureras särskilt, behandlas den skattemässigt inte som en medlemsavgift, och är en skattefri förmån för den anställde.
Medlemsavgifter Om universitetet i undantagsfall betalar medlemsavgifter ska de hanteras så här: 1. Betalas privat/ersättning för utlägg och förmånsbeskattning via Primula Res 2. Medlemsavgifter tillsammans med/ingår i konferensavgifter ska förmånsbeskattas i Primula Res. (rutin ej klar)
Nya Ekonomiwebben ANN-CHARLOTTE OLSSON
ekonomiwebben.lu.se
Direktinloggning synligare på startsidan
Nyheter och kalendarium med RSS
A-Ö i sidfoten
Ny struktur
Det mesta du behöver finns under För mitt arbete
Projektkalkylerna och brev om kundadresser finns i en Box
Sök bland sidor och dokument, t ex Pengaktuellt lokalt på Ekonomiwebben
Aktuellt inför bokslutet 2014 CECILIA SJÖSTRÖM
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 15 dec Sista dag att ställa ut kundfakturor till andra statliga myndigheter och att rekvirera bidrag från andra statliga myndigheter Sista dag att ställa ut internfakturor avseende 2014. Underlag för vidareförmedling/återbetalning av bidrag sektionen Ekonomi tillhanda.
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 22 dec Svenska och utländska betalningar ska vara granskade och attesterade i Lupin senast kl 18.00 ifall betalning ska ske senast den 31 december.
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 5 jan Brytdag för statliga myndigheter Alla fakturor som har skickats till myndigheten senast brytdag som avser 2014 är vi skyldiga att bokföra under 2014. (Görs i Lupin senast 13 jan kl 18.00) Ej hanterade fakturor i de senaste boksluten Helår 2012 69 milj (exkl moms) 4038 st Helår 2013 76 milj (exkl moms) 3748 st Delår 2014 78 milj (exkl moms) 4218 st
Tips för att få alla fakturor hanterade Kan vi hjälpa er på något sätt? Problem? Hur gör ni?
Alla fakturor i Lupin granskade och attesterade senast 13 januari kl 18.00 Gör så här: Välj Fakturahantering från huvudmenyn. Tryck sedan på knappen Avancerad sök. Ändra Sökval till Alla fakturor, ändra Status till Alla avvaktande fakturor. Fyll i ditt kostnadsställe och tryck Sök. För de användare på institutionen/motsv som har tillgång till mer än ett kostnadsställe måste sökning även göras per användare. Utgå från Avancerad sök, ändra Sökval till Avvaktar användare, välj den person vars fakturor ska kontrolleras och tryck Sök. OBS! Fältet för kostnadsställe ska vara tomt.
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 13 jan Sista dag att granska och attestera fakturor i Lupin senast kl 18.00 Sista dag för godkännande av internfakturor Sista dag för utställande av externa icke statliga kundfakturor Sista dag för utbokning av inbetalningar från institutionernas utredningskonto (ska vara 0) Sista dag att komplettera anläggningstillgångar inköpta under december (14 jan kl 12 för anläggningstillgångar som attesterats 13 jan)
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 15 jan Sista dag för bokföringar och korrigeringar i huvudboken Spara och godkänna nya samfinansieringsbehov i Lupos
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 16 jan Automatiskt samfinansiering från Lupos bokförs senast kl 10 Manuell bokföring av samfinansiering senast kl 12.00 Eftermiddag driftstopp och fördelning av verksamhet 91 Upplupna löner tidigast klara eventuellt först 19 jan
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 19-21 jan Lupos inkomstperiodiseringar för institutionerna avslutande arbete 22 jan Lupos uppföljning av inkomstperiodiseringarna av fakulteterna
Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 23 jan Bokföring av inkomstperiodiseringarna 19-24 jan Avslutande central bokföring med anledning av den inomstatliga koncernavstämningen Tänk på vid inbetalningar!!! Koncernkod = inbetalare Finansiär = finansieringskälla