Matchningsutskick via e-post November 2012
Innehåll INLEDNING... 3 VIKTIGT FÖR ATT BILDER OCH LÄNKAR SKA FUNGERA... 4 Varning vid ej överförda objekt... 4 LOGOTYP... 5 Förhandsgranska e-postbrevets utseende... 6 Byta logotyp i efterhand... 7 AVSLUTNINGSTEXT... 8 SPARA INLEDNINGSTEXTEN SOM BREVMALL... 8 ANVÄNDARBILD... 9 LÄNK TILL HEMSIDA... 10 AVANMÄLAN... 10 Vitec Box 751 Svensknabbevägen 25 391 27 Kalmar Växel 0480-44 74 00 Kundservice 0480-44 74 10 www.vitec.se
Inledning I maj 2012 levererades nya, snygga matchningsmejl i Säljstöd och eftersom inte bara utseendet har förändrats utan även en del funktionalitet, så har vi här ställt samman lite information som hjälper dig att lyckas så bra som möjligt med dina matchningsutskick. Nytt är att matchningsbreven har olika utseende beroende på om de innehåller ett eller flera objekt. Är det ett ensamt objekt presenteras detta med en ordentligt tilltagen bild och med lång säljande beskrivning för dig som använder det. Nyheterna gäller enbart matchningsbrev som du skickar via e-post. Traditionella matchningsbrev, d v s dem som du skriver ut på din skrivare, har inte förändrats utan dessa ser ut och fungerar precis som tidigare. Detsamma gäller för dig som har specialanpassade e-postmallar för matchning, dessa påverkas inte heller. Sida 3 av 14
Viktigt för att bilder och länkar ska fungera Varje objekt presenteras med en bild i mejlet (objektets bild nr 1), och bilden är länkad till objektets internetbeskrivning. För att detta ska fungera måste de objekt som ingår i matchningen ha förts över till internet, annars får du ett matchningsbrev med brutna länkar och bilder som saknas. Du behöver emellertid inte publicera objekten publikt om du inte vill. Under Internetuppgifter på objektet väljer du i så fall Visa Endast för enskilt bruk i stället för det normala Visa På följande marknadsplatser innan du startar överföringen. Då blir bilder/länkar tillgängliga för matchningsändamål utan att objektet visas på Hemnet t ex. Du som har funktionen Utkast kan använda dig av den för att föra över objektet (fjärde alternativet på ovanstående bild). Varning vid ej överförda objekt För att du inte av misstag ska råka starta ett utskick där bilder och länkar saknas kommer du att få upp en varningsruta på skärmen i de fall en matchning innehåller objekt som inte har förts över till marknadsplats eller för enskilt bruk/som utkast enligt ovan. Sida 4 av 14
Logotyp Det nya e-postbrevet inleds med plats för ditt företags logotyp. Första användaren som efter uppdateringen till 5.71 startar ett matchningsutskick kommer att få en upplysning på skärmen om att logotyp måste väljas. Har du administratörsrättigheter kommer dialogrutan att se ut som på bilden nedan, och då kan du även genomföra valet själv. Antagligen har du redan en logotyp i systemet som du använder till vanliga pappersbaserade matchningsbrev och till övriga utskrifter. Denna logotyp presenteras i så fall här, vid alternativet Från gemensamma inställningar. Du kan alltså testa att använda samma logotyp även i matchningsmejlet, vilket mycket väl kan fungera jättebra, men det går inte att garantera utan det beror helt på bildens egenskaper. Sida 5 av 14
Följande krav måste vara uppfyllda: Bilden måste ha ett format som fungerar på internet, d v s filtypen måste vara *.jpg, *.png eller *.gif. Bilden får inte vara för bred, för då kan mejlets layout sättas ur spel vilket ger oönskade effekter. För bästa resultat rekommenderas en maxbredd på ca 400 pixlar; absolut max är 940 pixlar. Filstorleken får inte överstiga 1 Mb. Om din logotyp inte uppfyller kraven kan du ändå välja att använda den. Programmet försöker då korrigera den åt dig på bästa möjliga sätt, vilket oftast fungerar bra, men var medveten om att detta är en generell automatik som inte kan ge perfekt resultat på alla sorters bilder. Det kan t ex hända att bildkvaliteten försämras något vid en sådan konvertering. Men det är aldrig originalbilden som påverkas utan bara en kopia av din ursprungslogotyp, så du behöver inte vara rädd för att testa. Se bara till att förhandsgranska matchningsbrevet innan du skickar det läs mer om detta längre ner på sidan. Skulle inte den befintliga logotypen i Säljstöd gå att använda kan du hämta in en annan bild från hårddisken, klicka då på Från disk. Du som vill ha full kontroll över bildens egenskaper klicka här för info om hur du själv kan anpassa din logotyp så att den passar i matchningsmejlet. Vill du inte ha någon logotyp alls kan du i dialogrutan Välj logotyp välja även det. Förhandsgranska e-postbrevets utseende För att se hur resultatet blir när du väl har valt en viss logotyp kan du i matchningslistan klicka på Granska E-postbrevet. Då ser du på skärmen hur det kommer att bli och kan ändra, om så behövs, innan du startar ditt utskick. Det är dock en liten fördröjning från att du väljer logotyp tills att den dyker upp på skärmen, detta eftersom bilden måste föras över till en server hos Vitec (sker med automatik). Så ibland kan du behöva vänta en stund och sedan får du uppdatera sidan (görs via högerklick). Förhandsgranskningen är inte en exakt återspegling av verkligheten, men den ger dig oftast en god uppfattning om huruvida din logotyp kommer att passa för matchningsmejlen eller ej. Sida 6 av 14
Byta logotyp i efterhand Inställningarna för vilken logotyp som ska användas vid e-postutskick finns även under Inställningar Gemensamma inställningar Matchning (eller under Företagsinställningar om du arbetar på ett företag med flera kontor) och gäller även för totalmatchningen. Här kan du alltså gå in i efterhand och byta till en annan logotyp om du behöver det. Du bör förvissa dig om att ha rätt logotyp innan du startar matchningsutskicket, för om du behöver byta efter att e-postbreven har gått ut till sina mottagare kommer inte logotypen att ersättas hos dem. (Däremot kommer det ju att fungera i framtida utskick.) Vi vill därför slå ännu ett slag för förhandsgranskningsfunktionen som nämndes tidigare, den hjälper dig se till att det blir rätt hos mottagarna från början och även efter några dagar om de inte tittar på matchningsmejlet med en gång. Sida 7 av 14
Avslutningstext Efter objektpresentationen/-presentationerna i matchningsmejlet kommer en avslutningstext som vi har varit tvungna att ändra lite för att den ska stämma överens med den nya placeringen av avanmälningslänken (läs mer om avanmälan längre fram). För att få tillgång till den nya texten måste du klicka på den blå pilen bredvid textfältet. Se nedan. Har du en egen sparad text som du absolut inte vill bli av med bör du kopiera den först. Spara inledningstexten som brevmall Både inlednings- och avslutningstext i matchningsbrevet sparas automatiskt till nästa gång om du ändrar den föreslagna texten. Detta gäller dock bara för dig själv som användare. Är ni flera på kontoret som vill använda samma text kan ni göra det när det gäller inledningstexten, om du sparar den som en mall först (administratörsrättigheter krävs). Skriv in önskad text och klicka sedan på knappen till höger om textrutan. Välj Spara som. Sida 8 av 14
I dialogrutan Ordna brevmallar tar du tag i mallen med muspekaren och drar över den till fliken Gemensamma brevmallar. Övriga användare måste instrueras att välja den gemensamma texten första gången de matchar. Därefter sparas den text de har valt till nästa gång. Avslutningstexten måste var och en skriva in själv, men sedan sparas som sagt även den till kommande matchningar. Användarbild E-postbrevets avsändare presenteras med kontaktuppgifter och även med bild om sådan finns inlagd i Säljstöd. I användarkortet, som du kan nå genom att klicka på Hjälp Om och sedan på ditt namn vid Inloggad användare, hittar du platsen för användarbild under Internetuppgifter och sedan Bilder. Det går att hämta flera bilder hit för olika ändamål så det du behöver tänka på när det gäller bild till matchningsmejlen är att bildkategori ska vara Porträtt till matchningsmejl och att kryssrutan Till internet ska vara markerad. Du måste också göra en marknadsplatsöverföring så att bilden blir åtkomlig via internet. Det utrymme i mejlet som är reserverat för användarbilden är tänkt för porträttbilder och har alltså ett stående format, närmare bestämt 136 x 151 pixlar. Ju närmare din bild kommer dessa mått desto bättre blir resultatet. En större bild fungerar också bra eftersom den skalas ner, men om den inte håller samma proportioner måste den beskäras och då kan ju bildinformation försvinna. Så använd dig av förhandsgranskningsfunktionen i detta fall också för att se så att du blir nöjd med bilden. Sida 9 av 14
Länk till hemsida Om du vill länka till din hemsida från e-postbrevet kan du göra det genom att lägga in adressen på det interna företaget i Säljstöd. (Klicka på Hjälp Om och sedan på företagsnamnet. Be administratören om hjälp om du själv saknar rättigheter). Utöver att www-adressen visas under avsändaruppgifterna kommer då även logotypen att bli klickbar och leda till samma ställe. Avanmälan Allra längst ner i e-postbrevet finns en avanmälningslänk att klicka på om mottagaren inte vill ha fler förslag. Kundens avanmälan kommer in i Säljstöd via funktionen Hämta och lämna webbinformation, som enligt standardinställningen utför automatiska hämtningar med jämna mellanrum och sköter sig själv i bakgrunden, men som du också kan starta manuellt vid behov. Vid hämtningen inaktiveras önskemålen för alla kunder som har avanmält sig. Önskemålen kommer därmed att ignoreras i framtida matchningar och kunderna får inga fler utskick, men de finns kvar i ditt register och du kan enkelt aktivera deras önskemål igen om de skulle vilja återuppta sitt bostadssökande vid ett senare tillfälle. Så här ser det ut i matchningsbrevet: Sida 10 av 14
När en kund klickar på länken och bekräftar sitt val visas ett meddelande om att avanmälningen har tagits emot. Vad som sedan återstår är att avanmälningen ska registreras i Säljstöd och det är det som funktionen Hämta och lämna webbinformation sköter åt dig om den är inställd på automatik. Nedanstående symbol brukar i så fall dyka upp då och då nere i högra hörnet av programfönstret. Du kan annars starta en hämtning när som helst från menyn Verktyg, där du väljer alternativet Hämta och lämna webbinformation. Sida 11 av 14
Vad som händer konkret vid hämtningen är att krysset Önskemålet är aktivt tas bort från önskemålen på de kunder som har avanmält sig, och dessa kommer sedan inte att ingå i några fler matchningar. Om en kund skulle ångra sig och vill bli bostadssökande igen är det emellertid bara att sätta tillbaka krysset i rutan. Du kan se vilka kunder som har avanmält sig i listan Spekulanter som inte vill ha matchningsbrev. Denna når du från menyn Listor och mappen CRM Kundvård. Sida 12 av 14
Listan är förinställd på att visa de kunder som har avanmält sig den senaste veckan, men du kan enkelt ändra till andra tidsintervall om du vill. Det gör du genom att byta värde i kolumnen Avanmälningsdatum, som du hittar längst till höger i listan. På raden under kolumnrubriken skriver du in vilken period du vill ska gälla. I detta exempel kommer listan att visa alla personer som avanmälde sig under gårdagen. Sida 13 av 14
Kortkommandon Tryck på F1 F3 F5 F7 F8 SHIFT + F7 SHIFT + F10 CTRL + I CTRL + N CTRL + M CTRL + L CTRL + K CTRL + R CTRL + D CTRL + M CTRL + Q CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Z DEL TAB SHIFT + TAB CTRL + HÖGERPIL CTRL + VÄNSTERPIL CTRL + HOME CTRL + END CTRL + F4 CTRL + TAB ALT + F4 ALT + TAB ALT + ESC Om du vill Visa hjälp Öppna sökrutan Uppdatera en lista Gå till föregående flik i ett registerkort Gå till nästa flik i ett registerkort Starta stavningskontrollen Visa snabbmenyn för ett markerat objekt Nå inmatningsfälten i ett registerkort Nå arbetsflödet i ett registerkort Nå snabbmenyn i en lista Nå listdelen i en lista Nå knapparna i listans verktygsrad Nå registerkortet i listan om detta är öppet Nå månadskalendern om du står i ett datumfält Räkna om månadsvärde till årsvärde Räkna om månadsvärde till kvartalsvärde Kopiera Klippa ut Klistra in Ångra Ta bort Gå till nästa fält Gå till föregående fält Flytta insättningspunkten till början av nästa ord Flytta insättningspunkten till början av föregående ord Flytta insättningspunkten till början av texten Flytta insättningspunkten till slutet av texten Stänga det aktiva fönstret Växla mellan öppna fönster Stänga eller avsluta det aktiva objektet/programmet Växla mellan program i Windows Växla mellan programmen i den ordning som de startades ALT + 253 Skriva tvåan i m² ALT + 252 Skriva trean i m³ Sida 14 av 14