Översikt Huvudbild 1. Visning av försäljningsläge/returläge samt ruta för manuell inmatning av streckkod. 2. Kvittoruta med försäljningsrader. Vid markering av kvantitetsantalet kan man ändra antal artiklar på raden. Vid markering av beloppsumman kan man ändra pris på artikeln. 3. Betalningsrutan : Visar alla betalningar som registrerats. För att ta bort en betalning klicka på kryssymbolen till vänster. 4. Knappsats för numerisk inmatning via skärm. 5. Knapp för att ändra läge till retur. Detta måste göras innan man lägger till en ny artikel. 6. Klicka här för att komma vidare till betalningsfönstret och genomföra betalning. 7. Klicka här för att avsluta köpet vid fullständig betalning. 8. Funktionsknappar för radrabatt, prisändringar mm.
9. Information om vald säljare och kund. 10. Knapp för att parkera ett öppet kvitto och logga ut. 11. Tidsrapportering. 12. Meny: Klicka på system för att avsluta programmet. Klicka på rapporter för att göra dagsavslut samt skriva ut en X-rapport. Klicka på funktioner för att öppna kassalåda samt göra en kontantinsättning och hämta data manuellt från backoffice. Klicka på support för att ansluta till supportprogrammet. Sök Artikel 1. Filter för sökning av artikel. Scanna in en streckkod i streckkodsrutan för att söka efter en specifik artikel eller knappa in ett artikelnummer.
2. Antal artiklar på kvittot. 3. Lista på artiklar och varianter i rutan nedanför för markerad artikel. 4. Klicka här för att lägga till en artikel på kvittot. 5. Klicka här för att göra en lagerfråga på markerad artikel/variant. Lagerfråga 1. Nedan visas information om lagersaldo per variant, per lagerställe och visar även när nästa inleverans beräknas komma in (via inköpsorder i backoffice).
Sök kund 1. Filter för sökning av kund via kundnummer/kundnamn/adress/telefonnummer eller kundkort om man använder medlemskort. Markera endast fakturakund för att söka på kunder som kan faktureras i kassan. 2. Klicka här för att registrera ny kund. 3. Klicka här för att komma till kundkortet tillhörande vald kund. Kundkortet är mer detaljerad information om kunden där du även kan redigera information om kunden. 4. Klicka här för att se information om kundens nyttjade bonuspoäng samt sparade poäng till nästa bonuskörning. 5. Klicka här för att rensa tidigare kundval och återgå till mallkund. 6. Klicka här för att välja markerad kund till pågående försäljning.
Tidsrapportering 1. Logga in. 2. Logga ut. 3. Stäng efter att du har antingen loggat in eller ut. 4. Om flera säljare jobbar samtidigt och i sin tur ska vara instämplade samtidigt måste man vare sig man ska stämpla in eller ut se så att det är en själv man stämplar in eller ut. Om det inte är det får man trycka på parkera/logga ut för att logga ut och sedan in igen med sin egen kod för att därefter stämpla in eller ut ur tidsrapporteringen.
Registrera kund 1. Informationsfält som exporteras till kundkortet vid skapande av ny kund. 2. Klicka här för att spara och välja kunden till pågående försäljning.
Reservation 1. Klicka här för att reservera de varor som ligger i försäljningsrutan. Alternativt om det inte finns någon aktiv försäljning öppnar man upp gamla reservationer där man kan omvandla dem till köp.
1. Fält för att skriva in kundinformation som skrivs ut på reservationskvittot. Alternativt om man har valt en registrerad kund hämtas informationen automatiskt från kundkortet. 2. Fyll i eventuell handpenning. Handpenningen betalas efter reservationen är genomförd och ett värdebevis skrivs ut som kunden ska ha med sig när den hämtar ut reservationen. 3. Välj vilket datum kvittot ska vara reserverat t.o.m.
Sök Kvitto 1. Filter för att söka på ett kvitto. Markera kvittonummersrutan och scanna in streckkoden som finns längst ned på kvittot för att söka på det kvittot. 2. Klicka här för att omvandla valt kvitto till en retur. Välj returorsak och om varan ska lagerföras eller kasseras och därefter ta bort de artiklar som inte ska returneras i försäljningsrutan. 3. Klicka här för att göra en kvittokopia på valt kvitto. OBS. Det går endast att göra en kvittokopia per kvitto. 4. Information om artiklar på det valda kvittot samt vilket betalningssätt som användes vid köpet.
Kontantuttag 1. Val av det konto som påverkas av uttaget. 2. Beskrivning för uttaget samt beloppet av uttaget.
Kortterminal Tryck på funktioner i översta menyn för att komma åt knappen kortterminal.
1. Funktionsknappar för att skriva ut dagsrapport samt senast genomföra kortköp och periodsrapport om man har dibs rapportpaket. Vid oklarhet om det senaste köpet gick igenom eller inte, klicka på funktionsknappen senast för att verifiera att köpet gick igenom. 2. Klicka här för att göra dagsavslut på kortterminalen. Detta måste göras regelbundet, annars går det ej att genomföra köp på kortterminalen. Om man inte har gjort dagsavslut kommer det att stå i terminalsrutan : Gör dagsavslut. 3. Klicka här för att återfå kontakt med kortterminalen, om detta ej går att genomföra, ring suppporten.
Kassaavstämning 1. Information om ingående växelkassa från föregående dag, periodens förändring samt systemets förväntad kassa. Räkna kontanterna i kassalådan och fyll i det i rutan räknad kassa. Vid differens mellan förväntad och räknas kassa visas i rutan differens. 2. Fyll i ny växelkassa, detta bestämmer nästa dags växelkassa. 3. Räkna presentkorts- och tillgodobelopp i kassan och fyll i respektive fält med beloppen. 4. Räknehjälp, inmatning av antal mynt och sedlar. 5. Klicka här för att bokföra kassaavstämningen och skriva ut en Z-rapport. Försäljning Lägg till artikel Metod 1: Använd handscanner Ställ markören i värdefältet och scanna in streckkoden för den artikel du vill hitta. Om artikeln finns lagrad i systemet med streckkod läggs den automatiskt till på kvittot. Om ingen artikel hittas öppnas fönster för manuell sökning av artikel.
Metod 2: Använd manuell sökning Tryck på knappen Sök artikel för att öppna fönstret för manuell artikelsökning. Använd sökfälten för att ange värden för artikelnummer och/eller artikelbeskrivning. Ett helt eller delvis värde kan anges. Exempelvis kan du hitta alla artiklar vars artikelnummer börjar på abc genom att ange abc i fältet för artikelnummer eller alla artiklar vars beskrivning börjar på mössa genom att ange mössa. Genomför sökning genom att klicka på ENTER tangenten på tangentbordet. Hitta information om artikel Använd alltid manuell sökning om du vill hitta ytterlig information om en artikel. I resultatlisten efter en sökning kan du gå mellan raderna med hjälp av knapparna Upp och Ner alternativt klicka på raderna med musmarkören. När en rad har valts visas artikelns varianter samt göra en lagerfråga på artikeln. Ändra artikelrad Markera den artikel du vill ändra i kvittorutan genom att trycka på raden eller markera den med musmarkören i kvittorutan. När raden är markerad kan man ändra följande värden: Antal Tryck på knappen Ändra antal och fyll i det nya antalet. Pris Tryck på knappen Ändra pris och fyll i det nya priset samt eventuella prisändringskoder. Rabatt Tryck på knappen Rabatt. Ett formulär för inmatning av radrabatt öppnas. Ange rabattsats och/eller eventuell rabattkod. Kommentar Tryck på knappen Komm. Rad. Ett formulär för inmatning av radkommentar öppnas. Här kan du skriva en kort text om artikelraden. Denna text kommer att skrivas ut på kundens kvitto. Ta bort artikelrad Markera den artikel du vill ta bort genom att trycka på raden eller markera den med musmarkören i kvittorutan. När raden är markerad trycker du på knappen Radera rad. Ta bort aktuellt köp Så länge ett köp är öppet, dvs. inte har betalats och skrivit ut kvitto, kan man trycka på knappen Radera allt. Detta raderar all information om nuvarande köp och systemet återgår till standardläge försäljning.
Försäljning av presentkort Stå i försäljningsläge och tryck på knappen Presentkort. Fyll i det belopp som ska tilldelas presentkortet i värderutan. Om man har förtryckta presentkort scannar man eller fyller i presentkortskoden i presentkortsnummer-rutan, denna ruta ska alltid lämnas tom om man inte har förtrycka presentkort. Byta eller registrera kund Du kan närsomhelst under ett köp byta kund. Detta görs genom att trycka på knappen Sök kund. Ett nytt fönster öppnas där du kan söka efter en kund via filter. När du har hittat den kund som skall gälla för köpet ställer du dig på kundens rad i resultatlistan och trycker på skärmknappen Välj kund. Observera att kund alltid återställs till mallkund efter avslutat köp. Om du skall registrera en ny kund trycker du på knappen Ny kund i kassaprogrammets huvudfönster. Alternativt Sök kund och sedan på knappen REGISTRERA i fönstret för kundsökning. Ett nytt fönster öppnas där du kan mata in den nya kundens uppgifter. Förutom kontaktuppgifter finns det även två valrutor Nyhetsbrev och Login till hemsida. Dessa två val fungerar olika beroende på om/hur ditt företag använder dessa funktioner. Spara kunden genom att trycka på knappen Spara. Om ett köp pågår ändras automatiskt vald kund till den nya kund som precis registrerats. Avslut och betalning När alla artiklar har matats in avslutas köpet genom att man trycker på knappen Betalning. Rutan för val av betalningssätt öppnas. De betalningssätt som presenteras styrs av hur ert system är konfigurerat. Fyll i värdet av kundens betalning vid kontantbetalning i Belopprutan och klicka på kontant. Vid presentkortsbetalning, klicka på betalningssätt presentkort och scanna in streckkoden på presentkortet, om presentkortet inte har en streckkod klicka på Enter för att gå förbi valideringen och ändra beloppet i betalningsrutan. Vid delbetalning med kort, fyll i beloppet som ska debiteras på kortet i Belopprutan ovanför betalningssätten. Om mottaget belopp understiger totalt belopp på köp kommer rutan för betalningssätt öppnas igen. Detta pågår tills mottaget belopp är lika med eller överstiger totalt belopp. På detta sätt kan kunden delbetala ett köp med flera olika betalningsalternativ. När betalning är mottagen och fullständig, klicka på Avslut för att genomföra köpet. Ta betalt i andra valutor Det finns möjlighet att ta betalt i en rad olika valutor. Vilka valutor som finns tillgängliga styrs av affärssystemet. Om du vill växla till en annan valuta använder du funktionsknappen Valuta. Ett fönster öppnas är du kan välja de valutor som finns tillgängliga i systemet. Efter att köpet avslutats återställs valutan automatiskt till den valuta som angetts som standard. Växla läge retur/köp Innan en artikel läggs till på kvittot kan man välja om det en försäljning eller en retur. Om inget anges antas alltid försäljning. Du växlar till retur-läge genom att trycka på knappen Retur i kassaprogrammets huvudfönster. Knappen byter då text till Försäljning samt att Lägestexten ändras till Retur. För att växla tillbaka till försäljning trycker du på samma knapp igen. På detta sätt kan man växla fram och tillbaka mellan retur och försäljning.
Skapa en retur/köp Växla kassan läge till Retur. Kassan läge kan alltid avläsas via fältet Läge. I returläge skiljer sig inget funktionsmässigt från försäljning. Man lägger till de artiklar som skall tas tillbaka, dock måste man vid en retur ange returorsak samt returtyp lager eller kassation vid varje tillägg av artikel. Ett nytt fönster öppnas där alternativ för respektive värde presenteras som rullgardiner, välj de värden som är gällande för returen. För att avsluta trycker man på knappen Ersättning. Ersätter man en kund kontant skall betalningsätt kontant anges osv. Om betalningsalternativet tillgodokvitto finns att ange kommer detta betalningsalternativ att omedelbart skriva ut ett tillgodokvitto. Detta kvitto kan senare användas av kund som betalningsform vid framtida köp. Parkera ett köp Du kan närsomhelst under ett köp trycka på knappen Parkera/Loggaut. De kan hämtas upp igen och avslutas vid ett senare tillfälle. För att hämta upp ett parkerat kvitto, klicka på knappen Parkerad försäljning och välj kvittot som ska omvandlas till försäljning. Vad gör jag om det blir fel? Ett fel går alltid att rätta till, antingen direkt eller senare. Så länge köpet inte är avslutat, dvs. kunden har betalat och kvitto skrivits ut, kan du själv ta bort felaktiga artikel eller betalningsrader. Om felet upptäcks efter köpet är avslutat och kunden finns kvar i butiken så görs en retur på det felaktiga köpet, glöm inte att få kundens påskrift på returkvittot. Gör sedan om köpet korrekt. Om fel upptäcks och kunden inte kan nås för verifiering av retur så gör en notering om felet, t.ex. vad som gick fel och vem som gjorde fel. Systemet har funktioner för att korrigera kassan i efterhand för avstämning men det är viktigt att dokumentera alla sådana korrigeringar. Kontohantering Kontantuttag När pengar skall tas ur kassan för olika ändamål använder man funktionen kontantuttag. Aktivera funktionen genom att trycka på knappen Kontantuttag. Ett fönster öppnas med en rullgardin för de konton som finns tillgängliga för kontantuttag. Konton för kontantuttag läggs till och tas bort via ert affärssystem. Välj de konto som skall gälla för kontantuttaget och ange summan som tas ut i Summa fältet. I beskrivningsfältet kan man antingen välja att låta beskrivningen vara kontonamnet men det går också bra att själv specificera uttaget. Avsluta genom att trycka på knappen OK eller avbryt Avbryt. Nu öppnas kassalådan och pengarna kan tas ut. Ett kvitto på uttaget skrivs också ut, detta skall signeras och läggas i kassalådan. Kontantinsättning Kontantinsättning görs via system-menyn. Starta funktionen genom att gå till Funktioner -> Kassa -> Kontantinsättning. Ett nytt fönster öppnas för inmatning av insättningen. Ange den summa som skall sättas in i kassan i fältet Belopp. Avsluta genom att trycka på knappen OK eller avbryt genom att trycka på knappen Avbryt.
Rapportering & Avstämning Kassaavstämning En kassaavstämning skall göras varje dag efter stängning. Denna rutin skriver ut ett dagavslut med alla relevanta belopp som berör dagens försäljning. Eventuella differenser bokförs och en ny växelkassa registreras för nästkommande försäljningsdag. Starta avstämningen genom att gå till Rapporter -> Avstämning -> Kassaavstämning. Ett nytt fönster öppnas för inmatning av kassabehållning och nästkommande försäljningsdags växelkassa. Om man använder valörräknaren, räkna de olika valörerna och mynten i kassan till ANTAL inte summa. Använd inmatningsfälten för mynt och sedlar, ange antalet av varje typ i tillhörande textruta. Programmet räknar löpande ut beloppet, detta behöver du själv inte göra. För att fylla i räknad kassa manuellt, fyll i beloppet i rutan Räknad kassa. Ingående växelkassa + eller periodens förändring blir förväntad kassa. Om förväntad kassa och räknad kassa stämmer överens skapas ingen differens, om det inte stämmer överens redovisas differensen i rutan Differens. När all försäljning är inrapporterad skall du ange hur mycket som skall finnas i nästa försäljningsdags växelkassa. Det gör du genom att fylla i hur mycket som ska bankas, det resterande beloppet blir Ny växelkassa. Du är nu redo att bokföra kassaavstämningen. Detta görs genom att trycka på knappen BOKFÖR. Om du väljer att gå vidare sparas dina inmatade belopp och eventuella differenser bokförs på respektive betalsätts differenskonto. Avslutningsvis skrivs en avstämningsrapport ut. Rapporten innehåller en summering av alla transaktionstyper i kassan, varje rapport tilldelas även ett unikt dokumentnummer. Rapporten är en bokföringshandling och skall sparas. Att även låta säljaren som genomför avstämningen signera rapporten är bra då ex. personal med ansvar för ekonomi kan se vem som bokförde en avstämning om det uppstår frågor kring differenser. OBS! När en avstämning är genomförd anses kassan vara tom förutom den senast sparade växelkassan. Endast aktiviteter som sker efter avstämningen kommer med på nästa avstämning. Kassakontroll En kassakontroll kan göras när som helst utan att några förändringar sker. Vid en kassakontroll skrivs en rapport ut med samma innehåll som kassaavstämningsrapporten. Starta utskriften genom att gå till Rapporter -> Avstämning -> Kassakontroll. Övrigt Justera växelkassa Allra första gången systemet startas bör man börja med att göra en kontantinsättning. Detta för att tala om för systemet hur mycket växelkassa som finns att tillgå. Det är viktigt att detta görs som första inmatning då det påverkar resultat av t.ex. dagrapporter som används till kontrollräkning av kassan i framtiden. Öppna kassalådan
Om du behöver öppna kassalådan kan detta göras genom systemmenyn. Aktivera funktionen via Funktioner -> Kassa -> Öppna kassa. Ett nytt fönster öppnas där en orsakskod måste anges. Alla öppningar av kassalådan loggas med uppgifter om anledning, tidpunkt och säljare. Anslut till supporttjänst Vid ett supportärende kan supportpersonal behöva få tillgång till ditt kassasystem. För att ge tillgång startat du funktionen Support -> Anslut i systemmenyn. Funktionen öppnar ett nytt fönster på skärmen där en kod skall skrivas in. Denna kod får du av supportpersonal. När koden är inskriven kan systemet fjärrstyras så att fel kan avhjälpas på distans.