Ånge kommun, personalenheten, tisdag den 5 maj 2015, kl

1 (13) Plats och tid för sammanträdet Ånge kommun, personalenheten, tisdag den 5 maj 2015, kl 09.00-13.20 ande Jan Filipsson, s, ordförande, 15-24 Örjan Olsson, v Kjell Grip, kd Övriga deltagare Lena Laaksonen, personalchef Ann-Catrin Nyberg, HR-konsult Philip Strömgren, HR-konsult, 17 Joakim Persson VD ÅFA/ÅE, 19 Maria Engström, system- och pensionskonsult, 20 Rebecca Lindberg, verksamhetschef IFO, 25 Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, måndag den 11 maj, kl 08.00 Paragrafer 15-25 Underskrifter Sekreterare Ordförande Ann-Catrin Nyberg Jan Filipsson Justerande Örjan Olsson Kjell Grip ÅNGE KOMMUN ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Personal- och organisationsutskottet 5 maj 2015 Datum för anslags uppsättande 2015-05-12 Sista dag för överklagande 2015-06-02 Förvaringsplats för protokollet Underskrift/anslaget av Ånge kommunkontor Datum för anslags nedtagande 2015-06-03 Utdragsbestyrkande

2 (13) Innehållsförteckning: Sid. 15 Kontroll av jäv/intressekonflikt 3 16 Riktlinjer för tjänstledighet 4 17 Fokusområden för personal- och organisationsutskottet 5 18 Yrkande - Löneöversyn 2015 6 19 Uppföljning av tidigare beslut 7 20 Gratifikationer till anställda och förtroendevalda 8 21 Aktuell information 9 22 Delegeringsbeslut 10 23 Delgivningar 11 24 Överenskommelse om Bestämmelser för studentmedarbetare 13 25 Personalförsörjningsfråga 14

3 (13) 15 Kontroll av jäv/intressekonflikt Dnr KS 15/62 Jan Filipsson meddelar jäv under 25. Revisorerna har genom KPMG granskat Ånge kommuns arbete med att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år 2014. Revisionen bedömde att det kan finnas en viss risk för att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv). Som ny rutin har införts att samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en fråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen 24-26 En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, Jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra utgöra mig själv, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar.

4 (13) 16 Riktlinjer för tjänstledighet Dnr KS 15/149 1. Ställa sig positiv till förslaget till riktlinjer för tjänstledighet samt den ändring som föreslås i delegeringen i personalärenden gällande beslut om sådana tjänstledigheter. 2. Uppdra till personalchef Lena Laaksonen att ta upp förslaget till nya riktlinjer med de fackliga organisationerna i centrala samverkansgruppen 21 maj 2015. 3. Om inga erinringar framkommer från de fackliga organisationerna uppdras till personalchef Lena Laaksonen att fatta beslut i ärendet. Nu gällande riktlinjer upphör därmed att gälla. Framkommer erinringar från de fackliga organisationerna återupptas ärendet i personal- och organisationsutskottet. Föreligger förslag till förändring i delegering i personalärenden gällande beslut om sådan tjänstledighet som inte regleras i lag och avtal samt förslag till nya riktlinjer i dessa ärenden. Förslaget innebär att beslut om tjänstledighet sker på förvaltningsnivå. Om särskilda skäl föreligger kan undantagsvis avvikelse göras från riktlinjerna, sådana beslut fattas personalchef. Noteras att prövning av tjänstledighetsansökan ska göras i varje enskilt fall. Ingen rättighet föreligger att vara ledig. Prövning av tjänstledigheten ska vägas mot verksamhetens krav och medarbetarens behov. Nuvarande regler för tjänstledighet antagna av personal- och organisationsutskottet 23 november 2007 med vissa senare revideringar föreslås upphöra att gälla i och med att de nya riktlinjerna antas. Vid personal- och organisationsutskottets sammanträde 3 mars 2015 fördes en dialog om delegeringen i personalärenden. Det konstaterades att vissa beslut som idag enligt delegationen fattas av personal- och organisationsutskottet istället med fördel - skulle kunna hanteras på chefsnivå i organisationen. sunderlag Förslag - Riktlinjer för tjänstledighet -

5 (13) 17 Fokusområden för personal- och organisationsutskottet Dnr KS 15/81 Återuppta dialogen vid nästa sammanträde i personal- och organisationsutskottet. Systematiskt arbetesmiljöarbete Philip Strömgren, HR-konsult informerar om det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ett årshjul styr de arbetsmiljöaktiviteter som ska genomföras under respektive kvartal, t ex ska under perioden april-juni allmänna skyddsronder genomföras. I chefsstödet Draftit läggs ut information till cheferna med tillhörande stödmaterial, ex checklistor för skyddsronder. De aktiviteter som genomförs ska sammanställas och redovisas årligen. Underlaget ligger därefter till grund för politiska beslut och budgetering av prioriterade insatser inom arbetsmiljöområdet. Smartare bemanning Lena Laaksonen, personalchef, informerar om att rekryteringen av bemanningschef avbrutits. En t f bemanningschef har tillsatts, ny rekryteringsomgång påbörjas efter semesterperioden. En dialog förs kring organisation, avtal/tillämpning/styrning, läget inför sommaren mm. Ledarskap En dialog förs om aktuella ledarskapsfrågor. Personal- och organisationsutskottet beslutade 3 mars 2015 om tre fokusområden; Smartare bemanning Systematiskt arbetsmiljöarbete Ledarskap

6 (13) 18 Yrkande - Löneöversyn 2015 Dnr KS 15/102 Uppdra till personalchef Lena Laaksonen att skriva ett svar till SSR och Vision utifrån utskottets direktiv. Dialog förs om framställningen. Fackförbunden SSR och Vision har inkommit med en gemensam skrivelse till personal- och organisationsutskottet och personalchefen med yrkanden som avser löneöversyn 2015. De fackliga organisationerna vill se ett rejält lönelyft för socialsekreterarna. Vidare yrkas att ingångslönen höjs till 26 000 kronor. sunderlag Skrivelse Löneöversyn 2015 SSR och Vision - 2015-03-05

7 (13) 19 Uppföljning av tidigare beslut Dnr KS 15/65 Uppdra till Joakim Persson och Lena Laaksonen att fortsätta påbörjad process med målsättning att erforderliga beslut och förhandlingar ska vara slutförda så att en övergång kan ske vid årsskiftet 2015/16. Joakim Persson, VD ÅFA/ÅE, och personalchef Lena Laaksonen informerar om den kontakt de haft med företrädare för Pacta vilken är en arbetsgivarorganisation för kommunalförbund och företag som tillämpar kommunala avtal. Önskas uppföljning av ärende Effektivisering av interna stödprocesser Personaloch organisationsutskottet 2014-12-02. Personal- och organisationsutskottet gör en uppföljning av beslut som tagits för sex månader sedan. Vid utskottets sammanträde 3 mars 2015 begärdes uppföljning av ärende angående pågående personalprocesser vid ÅFA/ÅE. sunderlag Ärendelistor Personal- och organisationsutskottet 2014-12-02, 2014-12-16

8 (13) 20 Gratifikationer till anställda och förtroendevalda Dnr KS 15/161 Uppdra till Maria Engström att redovisa kostnader för gratifikationer till förtroendevalda vid personal- och organisationsutskottets sammanträde 15 september 2015. Maria Engström, system- och pensionskonsult informerar om regelverket för gratifikationsutdelning till anställda och förtroendevalda. Vidare lämnas information om nuvarande former för och rutiner kring gratifikationsutdelningen. Utskottet konstaterar att såväl gällande regler som formerna för utdelning av gratifikationer till anställda är bra. Utskottet önskar en redovisning av kostnader för gratifikationer till förtroendevalda. Kommunfullmäktige beslutade 1982-10-05 om gratifikationer till anställda och förtroendevalda.

9 (13) 21 Aktuell information Dnr KS 15/66 Notera informationen. Personalchef Lena Laaksonen Personalfest 9 maj 2015 samt Motionsracet Fest för all personal genomförs 9 maj 2015 och i samband med denna sker avstampet för Motionsracet, en friskvårdssatsning som pågår under tiden 11 maj till och med 19 juni 2015. Arbetsmiljöincident i kommunhuset Med anledning av en arbetsmiljöincident i kommunhuset har anmälan skett till Arbetsmiljöverket. Ett svar har lämnats på Arbetsmiljöverkets begäran om utredning av händelsen. Flertal åtgärder har vidtagits/kommer att vidtas med anledning av händelsen. Under denna punkt lämnas aktuell information till personal- och organisationsutskottet.

10 (13) 22 Delegeringsbeslut Dnr KS 15/77 Delges och läggs till handlingarna. Efter anmälan lägger personal- och organisationsutskottet följande delegeringsbeslut till handlingarna: Anställande chefer/arbetsledare om anställning (KS 15/82)

11 (13) 23 Delgivningar Dnr KS 14/5 Delges och läggs till handlingarna. Efter anmälan lägger personal- och organisationsutskottet följande delgivningar till handlingarna: Överenskommelse Löneöversyn 2015 Ånge kommun och LR 2015-04-15 (KS 14/303) Överenskommelse Löneöversyn 2015 Ånge kommun och Skolledarna 2015-04-15 (KS 14/303) Överenskommelse Löneöversyn 2015 Ånge kommun och FSA 2015-04-28 (KS 14/303) Överenskommelse Löneöversyn 2015 Ånge kommun och DIK 2015-04-21 (KS 14/303) Lokalt kollektivavtal om utbyte av rast mot måltidsuppehåll Ånge kommun och Kommunal 2015-03-23 (KS 15/162)

12 (13) 24 Överenskommelse om Bestämmelser för studentmedarbetare Dnr KS 15/169 Anta Lokalt kollektivavtal Bestämmelser för studentmedarbetaravtal som lokalt kollektivavtal med den utformning och det innehåll som framgår av bilaga 2 i Överenskommelse om Bestämmelser för studentmedarbetare som centrala parter träffat den 11 december 2014, och att lämna protokollsutdrag över beslutet till de berörda arbetstagarorganisationer som begär det. Sveriges Kommuner och Landsting och Arbetsgivarförbundet Pacta träffade den 11 december 2014 överenskommelse om bestämmelser för studentmedarbetare med OFRs förbundsområde Allmän Kommunal verksamhet jämte i förbundsområdet ingående organisationer och Akademikeralliansen och till Akademikeralliansen anslutna riksorganisationer. Överenskommelsen innehåller förhandlingsprotokoll med tillhörande bilagor. Kort redovisning av överenskommelsen i punktform: Avtalet löper tillsvidare med fem månaders ömsesidig uppsägningstid. Avtalet kan enbart sägas upp med verkan från april varje år. Avtalet syftar till att stärka övergången från studier till arbete och stimulera för framtida kompetensförsörjning. Avtalet kan tillämpas för personer som studerar vid universitetet, högskola eller eftergymnasial utbildning. Anställning som studentmedarbetare utgör en terminsvis tidsbegränsad anställning med i genomsnitt högst 15 timmars arbetstid per vecka. Studentmedarbetaren ska tilldelas en mentor Sveriges Kommuner och Landsting rekommenderar med anledning av Överenskommelse om bestämmelser för studentmedarbetare, träffad den 11 december 2014, var och en av sina medlemmar besluta att anta Lokalt kollektivavtal Bestämmelser för studentmedarbetaravtal som lokalt kollektivavtal med den utformning och det innehåll som framgår av bilaga 2 i Överenskommelse om Bestämmelser för studentmedarbetare som centrala parter träffat den 11 december 2014, och att lämna protokollsutdrag över beslutet till de berörda arbetstagarorganisationer som begär det. sunderlag Överenskommelse om Bestämmelser för studentmedarbetare Cirkulär 14:60 från Sveriges Kommuner och Landsting

13 (13) 25 Personalförsörjningsfråga KS 15/175 Uppdra till personalchef Lena Laaksonen att föra samtal med berörda medarbetare samt att därefter uppta en dialog med SSR och Vision i syfte att finna åtgärder för att lösa personalförsörjningsproblemen. Därefter vidtar en ny rekryteringsomgång. Jäv Jan Filipsson, s, meddelar jäv och deltar inte under överläggning och beslut. Kjell Grip är ordförande i utskottet i detta ärende. Lena Laaksonen, personalchef informerar om de åtgärder som kan vidtas omgående inom befintligt handlingsutrymme. En dialog förs om problematiken. Vid dagens möte aktualiseras personalförsörjningsfråga. Rebecca Lindberg, IFO-chef informerar om det bekymmersamma personalförsörjningsläget gällande socialsekreterare.