ESV 2005:21 Förstudie om e-fakturering för statliga myndigheter 2005-09-22 dnr 89-861/2005 ISBN 91-7249-198-1
1 SAMMANFATTNING... 4 2 INLEDNING... 6 2.1 BAKGRUND OCH HYPOTES... 6 2.2 UPPDRAG OCH FÖRVÄNTAT RESULTAT... 7 2.3 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT OCH METOD... 7 2.4 DEFINITIONER... 8 2.5 FÖRSTUDIENS OMFATTNING... 10 2.5.1 Strategiskt inköp... 10 2.5.2 Operativt inköp... 11 2.6 AVGRÄNSNINGAR... 12 2.7 E-FAKTUROR - EN FÖRSTUDIE TILLSAMMANS MED E-NÄMNDEN... 13 3 NULÄGE OCH BEHOVSBILD INOM STATSFÖRVALTNINGEN... 14 3.1 NULÄGE... 14 3.1.1 Myndigheternas fakturahantering... 14 3.1.2 Hur leverantörsfakturahanteringen är organiserad... 14 3.1.3 Beskrivning av dagens situation... 15 3.1.4 Elektronisk handel... 15 3.1.5 Stora besparingar med e-handel... 16 3.1.6 Avsikt att förändra hanteringen av leverantörsfakturor... 16 3.2 ANALYS AV MYNDIGHETERNAS INKÖPS- OCH FAKTURAVOLYMER... 17 3.2.1 Utomstatliga leverantörers fakturering till staten... 17 3.2.2 Statliga myndigheters fakturavolymer... 18 3.3 BEHOVSBILD... 18 3.3.1 Förbättrat stöd för statlig inköpssamordning... 19 3.4 SLUTSATSER AV NULÄGE OCH BEHOV... 20 4 OMVÄRLDSANALYS OCH TRENDER... 21 4.1 BEFINTLIGA LÖSNINGAR... 21 4.1.1 Befintliga lösningar i offentlig sektor... 21 4.1.2 Utveckling av fakturering över tiden... 22 4.2 AKTÖRER PÅ DEN SVENSKA MARKNADEN... 24 4.2.1 Fakturaväxlar... 25 4.2.2 Leverantörer av ekonomisystem... 25 4.2.3 Nischade produkter... 26 4.3 NORDISKA LÄNDER... 26 4.3.1 Danmark... 26 4.3.2 Finland... 28 4.3.3 Jämförelse av Finland och Danmark... 29 4.4 SHARED SERVICES... 30 4.5 REGELVERK OCH ARKIVERING... 30 4.6 E-FAKTURERING INOM KONCERNEN STATEN... 34 4.6.1 Hermes som fakturaväxel... 34 4.6.2 Motpartsredovisning... 34 4.6.3 Inomstatliga betalningar... 36 4.7 TEKNISKA ASPEKTER... 36 4.7.1 Infrastrukturen i myndigheterna... 36 4.7.2 Säkerhetsfunktioner... 37 4.7.3 Motiv till standarder för e-fakturering... 38 4.7.4 Innehåll i standarder... 39 4.7.5 Kriterier för val av standarder... 39 4.7.6 Olika plattformar: XML och EDI... 40 4.7.7 Analys av XML-baserade initiativ... 42 4.8 BEFINTLIGA RAMAVTAL OCH NÄRLIGGANDE RAMAVTAL INOM OMRÅDET... 45 4.9 SLUTSATSER AV OMVÄRLDSBEVAKNING OCH TRENDER... 46 1 (86)
5 MÖJLIGA LÖSNINGAR... 48 5.1 SYSTEMSTÖD FÖR SÄLJAREN... 49 5.1.1 Säljarens ekonomisystem... 50 5.1.2 Lösningar för hantering av kundfakturor... 50 5.2 ÖVERFÖRINGSFUNKTIONER, BILATERALA LÖSNINGAR OCH MELLANHÄNDER 51 5.2.1 Bilaterala lösningar... 52 5.2.2 Lösningar med mellanhänder... 53 5.3 SYSTEMSTÖD FÖR KÖPAREN... 54 5.3.1 Köparens IT-system för EFH... 54 5.3.2 Köparens ekonomisystem... 56 5.4 ANALYSLÖSNINGAR FÖR DEN STATLIGA INKÖPSSAMORDNINGEN... 56 5.5 SLUTSATSER AV MÖJLIGA LÖSNINGAR... 57 6 STRATEGI FÖR SPRIDNING AV E-FAKTURERING I STATEN... 58 6.1 STANDARDISERING... 59 6.2 ETT OBLIGATORISKT INFÖRANDE AV E-FAKTUROR... 59 6.3 ENKLA LÖSNINGAR... 60 6.4 INFORMATION TILL FÖRETAG... 60 6.5 STÖD TILL MYNDIGHETERNA... 60 6.6 RÄTTVIS FÖRDELNING AV KOSTNADER... 60 6.7 SAMMANFATTNING AV SPRIDNINGSSTRATEGI... 61 7 LÖNSAMHETSBEDÖMNING... 62 7.1 DE TRE ALTERNATIVEN SOM JÄMFÖRS... 62 7.1.1 Nollalternativet var hamnar vi då?... 63 7.1.2 Förändringsalternativ ESV genomför projekt om e-fakturering... 65 7.2 LÖNSAMHETSKALKYL FÖR DE TRE ALTERNATIVEN... 66 7.3 FRÅN KALKYLMÄSSIG RATIONALISERING TILL PRAKTISK... 68 7.4 SLUTSATSER... 69 8 FÖRSLAG... 71 8.1 FÖRSLAG FÖR INFÖRANDE AV E-FAKTURERING... 72 8.1.1 Gemensam lösning den obligatoriska vägen... 73 8.1.2 Standard för in- och utgående fakturor i staten... 73 8.1.3 Behov av ramavtal... 73 8.1.4 Pilotmyndigheter utses... 74 8.1.5 Aktivt stöd från ESV vid införande av e-fakturering... 74 8.1.6 Incitamentsstruktur... 74 8.2 FÖRSLAG TILL GENOMFÖRANDE... 75 8.2.1 Tidplan... 75 8.3 ÖVRIGA IAKTTAGELSER SOM KAN TAS OM HAND I ANNAT ARBETE... 77 8.3.1 Gemensam inköpsstrategi för staten... 77 8.3.2 Etablera shared service centers... 77 9 KÄLLOR... 79 10 DEFINITIONER (BILAGA 1)... 81 2 (86)
Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Bilaga 8 Bilaga 9 Bilaga 10 Bilaga 11 Bilaga 12 Definitioner Motpartsredovisning Regelverket Enkäter Resultat från e-fakturaenkäten i tabellform Statistik över myndigheternas inköp ur TDB Exempel på fakturalösningar Referensgruppen Befintliga och närliggande statliga ramavtal För- och nackdelar med bilaterala lösningar För- och nackdelar för lösningar med mellanhänder Lönsamhetsbedömning 3 (86)
1 Sammanfattning En projektgrupp inom Ekonomistyrningsverket, ESV, har genomfört en förstudie om införande av elektroniska fakturor, e-fakturor, för statliga myndigheter. Studien visar att oavsett om ett införande av e-fakturor blir obligatoriskt eller frivilligt, kommer förslaget att vara kostnadseffektivt för staten. Om alla myndigheter har infört elektronisk fakturering 2008 kommer staten att spara ca 3,9 miljarder kronor under perioden 2006-2012. Om t.ex. bara en del av de största och medelstora inför e-fakturor, sparar staten 1,3 2,0 miljarder kronor under perioden. Siffrorna förutsätter att 75 % av besparingen kan realiseras. Skillnaden mellan att ESV utvecklar en paketerad lösning, jämfört med att inte göra något alls är ca 700 miljoner kronor under kalkylperioden. Enbart detta faktum motiverar utveckling av en paketlösning med en upphandling av ramavtal. Projektgruppen har funnit att det finns ett stort intresse bland myndigheterna och att flera av dem har startat upp olika projekt i syfte att effektivisera administrationen av fakturor. Sammantaget kan sägas, att många myndigheter känner behov av samordning och stöd kring regler, ramavtal och tekniska lösningar för ett införande av e-fakturor. Projektgruppen har funnit att regelverket inte hindrar ett genomförande av e-fakturering. Det är viktigt att lösningarna tar hand om såväl kund- som leverantörsfakturor samt inom- och utomstatliga fakturor på likartat sätt. Det kan behövas handledningar som ger goda råd. Det finns många fungerande marknadslösningar inom området, vilket innebär att egenutveckling inte är nödvändig. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har tillsammans med ett 20-tal andra aktörer utvecklat en standard för e-fakturor, Svefakturan. Projektgruppen föreslår att staten ska följa denna standard och att ESV får i uppgift att säkerställa att den fortsatta utvecklingen av Svefakturan är i linje med de statliga myndigheternas behov. Detta gör att de företag som levererar till staten enkelt och kostnadseffektivt kan anpassa e-fakturering till hela den offentliga sektorn. Projektgruppen föreslår därför att: Ett genomförandeprojekt startas inom ESV, som får i uppdrag att upphandla ramavtal för produkter och tjänster för en fungerande lösning, samt att utarbeta stöd för myndigheterna. ESV föreslår att e-nämnden fastställer Svefakturan som standard för myndigheterna för e-fakturering. 4 (86)
Formerna för ett obligatoriskt införande analyseras ytterligare och att ESV initierar frågan hos regeringen. ESV utser några myndigheter som piloter för att vinna erfarenheter. ESV tar fram och förklarar regler samt tar fram enkla, färdiga lösningar som också kan täcka de små myndigheternas behov. Enligt Svenskt Näringsliv är det viktigt att få en kritisk massa i e-faktureringen. Därför välkomnar Svenskt Näringsliv att staten medverkar till att få till stånd en bred användning. Rapporten är utarbetad av en projektgrupp inom ESV, bestående av Eva Wern, projektledare, Kerstin Berglund, Göran Björstad, Eva Carleberg, Hamdi Ercan, Peter Huotila, Leif Lind, Susanne Lindestam, Peter Norén, Elisabeth Stasiewicz och Eva Ålebring. 5 (86)
2 Inledning ESV arbetar inom politikområde Effektiv statsförvaltning, som har målsättningen att skapa en effektiv statsförvaltning som kännetecknas av hög produktivitet, god kvalitet och bra service till nytta för beslutsfattare, medborgare och näringsliv. Som delmål finns inom ESV att tillhandahålla efterfrågestyrda, ändamålsenliga och kostnadseffektiva system och kringtjänster till Regeringskansliet och andra statliga myndigheter. 2.1 Bakgrund och hypotes Behoven att öka effektivitet och produktivitet inom staten, har under senare år lyfts fram genom flera undersökningar. Den senaste Långtidsutredningen 1, lyfter fram problemet på längre sikt, medan andra undersökningar ser på problemen i dagens förvaltning. Bland annat skriver ESV i förordet till rapporten Nyckeltal för OH-kostnader 2 : Den demografiska utvecklingen tyder på att kraven kommer att öka på den offentliga sektorns effektivitet och produktivitet framöver. Det offentliga åtagandet kommer att bli svårt att bibehålla på nuvarande nivå, om vi inte ser till att nyttja de resurser som finns på bästa sätt. I rapporten om OH-kostnader konstateras att administration inom statlig verksamhet är kostsam och att det sannolikt finns utrymme för effektiviseringar. Mot denna bakgrund har ESV tagit initiativ till att arbeta för effektivisering av statlig verksamhet med IT för att finna lösningar, där bättre användning av modernt IT-stöd kan ge effektiviseringar för statlig verksamhet. Samma resonemang förs i våra grannländer där exempelvis både finska Statskontoret och danska Økonomistyrelsen brottas med likartade problem. Hypotesen i denna förstudie är att e-fakturor är ett sätt att effektivisera statsförvaltningen och på detta sätt förbättra måluppfyllelsen. För att pröva denna hypotes startade ESV i mars 2005 denna förstudie om e-fakturering, för de statliga myndigheterna. Förutsättningar för att staten ska verka för att det finns goda infrastrukturella förutsättningar för elektronisk handel och motverka hinder för den fortsatta utvecklingen, som nämns i IT-propositionen är viktiga utgångspunkter 3. Denna förstudie är den som nämns i IT-propositionen 4. 1 SOU 2004:19 2 Nyckeltal för OH-kostnader (ESV 2005:3). 3 Se s. 47 i proposition Från IT-politik för samhället till politik för IT-samhället (2004/05:175). 6 (86)
2.2 Uppdrag och förväntat resultat Projektgruppens uppdrag från ESV:s generaldirektör, är att beskriva ett lämpligt sätt för e-fakturering inom staten och även mellan myndigheter och externa leverantörer. Hänsyn ska tas till hela processflödet från inköp eller försäljning till betalning, för att undvika suboptimering. Svårigheter kring myndigheternas motpartsavstämning ska analyseras för att reda ut om e-fakturering kan förenkla arbetet. Projektgruppen ska också delta i Statskontorets projekt rörande att mäta nyttan av e-inköp och e-fakturering, varvid resultatet beaktas i förstudien. En förutsättning är att förstudien i första hand ska analysera lösningar som redan finns på marknaden och används av andra aktörer. Lösningen ska ge IT-stöd för myndigheternas verksamhetsprocesser inom området och kunna integreras och samverka med befintliga system. För att få bättre genomslag bör lösningen ta hänsyn till hur andra aktörer löser samma problem, framför allt kommuner och landsting. Hänsyn bör också tas till arbetsbördan ute på företagen som leverantörer eller kunder till staten. Det förväntade resultatet beskrivs som: Förslag till lösningsmodell avseende e-fakturering i staten. En handlingsplan med olika aktiviteter. I denna ingår förslag om vad som bör göras, hur det bör göras, vem som bör göra det och när det kan göras. Exempel på nödvändiga väsentliga regelförändringar. Exempel på eventuella behov av nya ramavtal. En konsekvensvärdering inklusive en nyttovärdering ska göras av förslaget och dess genomförande. Där ska även konsekvenserna av andra lösningar samt att inte göra något, tas med. Målgrupp för användning av resultatet är myndigheter och andra statliga organ som har möjlighet att utnyttja statliga ramavtal. 2.3 Tillvägagångssätt och metod Förstudien baseras på uppgifter som inhämtats i samband med ESV:s enkäter, marknads- och omvärldsundersökningar som har genomförts under 2005, intervjuer, referensgruppsmöten med deltagande myndigheter samt information från ekonomisystemleverantörer och statistik från Transaktionsdatabasen, TDB. Myndigheternas val av befintligt ekonomisystem är en viktig utgångspunkt för förstudien liksom små myndig- 4 Se s. 158 i proposition Från IT-politik för samhället till politik för IT-samhället (2004/05:175). 7 (86)
heters val att lägga ut vissa ekonomiadministrativa tjänster på Kammarkollegiet. Följande omvärldsbevakning har genomförts för att få underlag för förstudien: På myndighetssidan har två olika enkäter och ett flertal intervjuer genomförts i syfte att kartlägga nuläge och kommande behov. Ett flertal leverantörsintervjuer har genomförts, för att få en bild av vilka lösningar i form av produkter och tjänster som finns på marknaden. Internationell utblick har gjorts, dels vid besök i Danmark och Finland, dels medverkan i ett nordiskt standardiseringsmöte. Bevakning av området har gjorts vid seminarier och genom samtal med analytiker från bl.a. Gartner Group. Befintligt regelverk har analyserats med inriktning mot att hitta eventuella hinder för e-fakturering i staten. En genomgång av befintliga statliga ramavtal inom området har genomförts. Befintliga tekniska standards inom området e-faktura har analyserats och de har jämförts bl.a. med avseende på nuvarande användning. I de ställningstaganden och förslag som utarbetats, har projektgruppen genomfört lönsamhetskalkyler enligt den modell ESV och Statskontoret gemensamt arbetat fram 5. Projektgruppen har företrätt alla delar av ESV. En referensgrupp bestående av ett 20-tal myndighetsföreträdare har bidragit med värdefulla synpunkter. Arbetet har bedrivits i kontakt med aktuella projekt bl.a. inom Statskontoret, Riksgäldskontoret och SKL samt i kontakter med Kammarkollegiet. Prioritet har givits lösningar som är enkla och snabba att införa för både myndigheter och leverantörer och som ger fördelar för hela staten och gärna också hela den offentliga sektorn. Lösningarna måste vara konkurrenskraftiga med inbyggda incitament för att snabbt få hög volym vid införandet. 2.4 Definitioner Det förekommer olika begreppsdefinitioner inom området. Vi har därför gjort en ansats till tydliga definitioner som också används av andra aktörer. 5 Modellen presenteras i vägledningen Att räkna på lönsamheten (ESV 2005:13). 8 (86)
Elektronisk handel, e-handel, inbegriper alla situationer där parter utväxlar affärsinformation via olika former av elektronisk kommunikation och där minst en part har ett ekonomiskt intresse av kommunikationen 6. E-handel omfattar aktiviteter inom inköp och försäljning. Fakturaprocessen är en del av inköpsprocessen. Vi skiljer mellan tre olika typer av fakturor 7. 1 Säljare Papper Myndighet 2 a Säljare Papper med egen skanning Myndighet 2 b Säljare Papper Skanningcentral E-format Myndighet 3 Säljare E-format Faktura växel E-format Myndighet Figur 1: Olika typer av fakturor 1. Pappersfakturor. 2. Skannade fakturor, dvs. fakturans ursprungliga form är papper som skannas av myndigheten eller av en tredje part för vidare behandling i elektronisk form. 3. Elektroniska fakturor, e-fakturor. En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. En e-faktura kan skickas direkt mellan två parter eller via en mellanhand, en s. k. fakturaväxel. Det finns olika tekniska standarder för e-fakturor. Skannade pappersfakturor betraktas inte som e-fakturor. E-fakturering är ett koncept som bygger på att en leverantör skickar e- fakturor. Med elektronisk fakturahantering, EFH, avser vi att den interna hanteringen av en faktura sker i ett elektroniskt arbetsflöde. EFH förutsätter ett ITstöd. EFH omfattar intern distribution av fakturor, kontering, attest och arkivering. EFH förutsätter e-fakturor eller skannade fakturor, alternativt båda delarna. 6 IT-propositionen (2004/05:175). 7 Samma uppdelning förekommer hos Sveriges Kommuner och Landsting, Svenskt Näringsliv och banksfären. 9 (86)
En fakturaväxel är en tjänst för överföring av elektroniska eller skannade fakturor mellan köpare och säljare. I avsnitt 10 redovisas definitioner på begrepp som används i rapporten. 2.5 Förstudiens omfattning Förstudien avser lösningar för e-fakturering i staten. Fakturaprocessen är en del av inköpsprocessen. Här följer en genomgång av inköpsprocessen som helhet. Vi resonerar i första hand ur köparens perspektiv eftersom antalet leverantörsfakturor är större till antalet än kundfakturor i staten, men resonemanget gäller även kundfakturor. De övergripande stödprocesserna vid inköp kan delas in i två faser 8. Processer som är mer strategiskt inriktade och de som är mera operativa. Båda faserna förutsätter att mätning och uppföljning sker. M ä tning och uppf ö ljning M å l l - och nyckeltalsuppf ö ljning, leverant ö rsuppf ö ljning, varugruppsuppföljning, efterlevnad av regler, rutiner efterlevnad och policys av regler, rutiner och policys Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandling och avtal Avropa / Beställa Fakturahantering Strategiskt Operativt Figur 2: Inköpsprocessen 2.5.1 Strategiskt inköp Utifrån regler, rutiner och policys beslutas om de styrprinciper som ska gälla när man utvecklar inköpsstrategi och standardsortiment. Mål och nyckeltal utarbetas för uppföljning. Upphandling och avtal är en viktig process inom den offentliga förvaltningen. Lagar och förordningar 9 anger det regelverk som gäller i samband med att ett nytt avtal ska tecknas med en leverantör. De viktigaste aktiviteterna i samband med upphandling och avtal är: Behovsanalys & kravspecifikation 8 A van Welle Purchasing Management: Analysis, Planning and Practice (1994). 9 Förordning om statlig inköpssamordning (SFS 1998:796). 10 (86)
Utvärdering Leverantörsutvärdering Förhandling och att teckna ramavtal Administrera sortimentsregister Utveckla leverantörsrelationer och interna rutiner Inom Statskontoret pågår en förstudie för att förbereda en ramavtalsupphandling av avtalssystem. Avsikten är att upphandla lösningar för myndigheters hantering av sina egna ramavtal. Avsikten är också att möjliggöra enklare elektroniska beställningar från ramavtalen. Förstudien ska klarlägga den kommande upphandlingens omfattning, användarnas behov samt innehålla en marknadsöversyn och avstämning av viktigare tekniska krav med leverantörer. Idag finns det olika IT-lösningar på marknaden som ger stöd för en rationell och effektiv hantering av upphandling och avtal. 2.5.2 Operativt inköp Avropsprocessen 10 och rutiner runt hanteringen av leverantörsfakturor ingår i den operativa delen av inköpsprocessen. De viktigaste aktiviteterna i samband med att avropa och beställa är: Identifiera behov Pris- och produktförfrågan Skapa inköpsanmodan Attest Processa inköpsorder Leveransbevakning Dokumentera inköp För att uppnå en effektiv hantering i samband med beställningen, är det viktigt att det finns möjlighet att få tillgång till de produkter och tjänster som ingår i de tecknade ramavtalen, som kan avropas. Idag finns det olika elektroniska lösningar som ger stöd för en rationell och effektiv hantering av inköpsorder. Både leverantörer av ekonomisystem och fristående system erbjuder IT-stöd genom alla stegen. Genom att införa inköpsrekvisitioner eller inköpsorder vid alla inköp, skapas möjligheter att redan vid beställningstillfället införa ett attestförfarande som effektiviserar hanteringen av leverantörsfakturor. Detta skulle ge bättre statistik på de statliga inköpens omfattning och spridning. 10 IDA har tagit fram en processmodell för inköpshantering. Avropaprocessen benämns av IDA som the Ordering process. Mer om IDA:s arbete i rapporten IDA E-procurement Protocol XML Schemas Initiative, http://europa.eu.int/idabc/en/document/2599/5588. 11 (86)
Förkontering av beställningsrader och matchning av inköpsordernummer i samband med mottagandet av fakturan, ökar säkerheten och kvaliteten på informationen i flödet, samt minskar behovet av manuellt arbete. Fakturahantering 11 är en central process i inköpsflödet. De viktigaste aktiviteterna i samband med hantering av faktura är: Ta emot leverantörsfaktura och påminnelser Matchning mot inköpsorder Attestera Bokföra Betala Arkivera Återsöka Traditionellt har hanteringen av leverantörsfakturor gjorts manuellt och leverantörsreskontran i ekonomisystemen har erbjudit IT-stöd, för delar av processen. I flera år har den tekniska utvecklingen och nya programprodukter inneburit möjligheter att helt automatisera fakturaflödet. Införande av Elektronisk fakturahantering, EFH, innebär bland annat att det finns möjligheter att ta emot leverantörsfakturor på olika sätt, distribuera dessa elektroniskt internt, attestera, bokföra samt integrera mot leverantörsreskontran. I de fall där leverantörsfakturan är resultatet av en elektronisk inköpsrekvisition eller order, kan matchning mot ordernummer göras och attestförfarandet minimeras. Det finns flera olika lösningar kring EFH vilket beskrivs utförligare i kapitel 4.2. 2.6 Avgränsningar Förstudien berör bara förutsättningarna att i staten införa elektroniska fak- turor och för myndigheterna att kunna ta emot och sända sådana. Förstudien analyserar inte hela stödprocessen för inköpshantering utan koncentrerar sig på e-fakturering. Det finns viktiga gränsytor som behandlas i rapporten. 11 Fakturaprocessen benämns av IDA som The accounting process. 12 (86)
Stora delar av myndigheternas ekonomi- eller affärssystem berörs, men endast delar rörande EFH samt de delar som hanterar mottagande och sändande av e-fakturor tas upp i rapporten. De flesta fakturor som statliga myndigheter hanterar, är leverantörsfakturor, men det är även intressant att hitta lösningar för kundfakturor. Därför ingår både kund- och leverantörsfakturor. Myndighetsinterna fakturor behandlas inte i studien. I första hand tittar projektgruppen på generella och befintliga marknadslösningar. Avgränsningar och samverkan har också gjorts, med hänsyn till de projekt som finns inom Statskontoret, rörande upphandlingsprocessen och Riksgäldskontoret rörande betalningar. 2.7 E-fakturor - en förstudie tillsammans med e-nämnden Sedan ESV startat förstudien om e-fakturor har denna förstudie tagits upp i e-nämnden. Inom informationsområdet e-fakturering kommer ESV att föreslå att Svefakturan fastställs som standard. Projektet passar väl in i nämndens arbete, eftersom standarder för hur e-fakturor ska se ut är viktiga för det elektroniska informationsutbytet. Dessa standarder berör i första hand bara de statliga myndigheterna, men också enskilda privatpersoner och företag som leverantörer eller kunder till den statliga sektorn. Att fastställa en sådan standard kan ses som viktigt arbete för staten att verka för goda infrastrukturella förutsättningar för elektronisk handel 12. Arbetet rapporterades i e-nämnden i september 2005. 12 Se s. 47 i propositionen Från IT-politik för samhället till politik för IT-samhället (2004/05:175). 13 (86)
3 Nuläge och behovsbild inom statsförvaltningen Många myndigheter som projektgruppen talat med är positiva till ESV:s förstudie och har visat intresse för att effektivisera hanteringen av fakturor. Ett närliggande område är inköp där det inom statsförvaltningen förekommer flera initiativ till effektivisering och utveckling. En helt elektronisk process från beställning till betalning ses som ett ideal. Av den anledningen är det viktigt att finna lösningar som fungerar att växa i. 3.1 Nuläge I nedanstående redovisas resultatet av enkäter 13 och intervjuer samt statistikuppgifter. 3.1.1 Myndigheternas fakturahantering Inom statliga myndigheter finns ett fåtal exempel på användning av e-fakturor. Knappt 20 % av myndigheterna har infört någon form av ITstöd för EFH. Övriga myndigheter hanterar fortfarande sina leverantörsfakturor på traditionellt sätt, dvs. när fakturan registrerats i ekonomisystemet skickas den manuellt för attest innan kontering, betalning och arkivering sker. Av de 40-talet myndigheter som i någon utsträckning infört EFH är majoriteten stora myndigheter. Nära en tredjedel av de stora myndigheterna har infört EFH och flera har startat eller ska inom kort starta införandeprojekt. Av de medelstora myndigheterna har drygt var femte infört EFH. Inom små myndigheter finns det ännu så länge ingen som infört EFH. 3.1.2 Hur leverantörsfakturahanteringen är organiserad De flesta myndigheter, 70 % har en centraliserad organisation för administration av leverantörsfakturor. Nära en fjärdedel har lokal hantering och ett fåtal har outsourcing, Kammarkollegiets administrativa service eller eget shared service center. De myndigheter som infört EFH har i högre utsträckning central hantering av leverantörsfakturor. Bland de som outsourcat fakturahanteringen eller har ett eget shared service center använder samtliga EFH. Kammarkollegiet har ännu inte erbjudit EFH till sina kunder. 13 ESV:s e-fakturaenkät 2005 med svarsfrekvens 66 %. 14 (86)
3.1.3 Beskrivning av dagens situation Bland de myndigheter som använder IT-stöd för skanning och EFH, förekommer i huvudsak två olika lösningar: Mindre avancerade IT-stöd för skanning bygger på att en mall definieras för varje leverantör, vilket görs manuellt och är mer tidskrävande än att registrera en leverantörsfaktura. Därför är det vanligt att ekonomihandläggare bygger upp mallar endast för frekventa leverantörer, dvs. leverantörer som skickar många fakturor till myndigheten. Det mera avancerade IT-stödet för skanning, innebär att tolkning av relevant fakturainformation sker direkt efter skanning utan att mallar definieras. Detta IT-stöd, erbjuds både av IT-leverantörer som har specialiserat sig på dessa tjänster och leverantörer av ekonomisystem som tillhandahåller detta i sina programvaror. Många myndigheter har valt att låta en extern operatör eller servicecenter sköta skanning och tolkning. Etablering av en fungerande tolkning har varit ett problem för många myndigheter. Detta innebär att den fullständiga nyttan av att införa EFH inte har kunnat realiseras. Ett alternativ till skanning och tolkning är att ta emot helt elektroniska fakturor, e-fakturor. Detta ses som positivt av de myndigheter som projektgruppen talat med, även om de uttrycker oro eftersom det ännu inte finns någon etablerad standard eller specificerade ramavtal för e-fakturor, EFH m.m. 3.1.4 Elektronisk handel Elektronisk handel, e-handel, inbegriper alla situationer där parter utväxlar affärsinformation via olika former av elektronisk kommunikation enligt definition i IT-propositionen. Propositionen konstaterar att majoriteten av de statliga myndigheterna ännu inte infört IT-stöd för inköps- och fakturaprocesserna. Vidare konstateras att alltför många små och medelstora företag enligt kommunerna saknar kunskap och incitament för att införa e-handel 14. Idag saknas etablerade standarder för elektronisk handel inom statsförvaltningen. Inom statsförvaltningen känner man idag inte närmare till de standarder för elektronisk handel som finns. Detta leder till osäkerhet hos många myndigheter avseende införande av e-handel. I kombination med att det saknas ramavtal för systemlösningar och infrastruktur för detta, upplevs tröskeln att införa e-handel som stor, av många myndigheter och nedprioriteras till förmån för andra insatser. Statsförvaltningen tillsammans med kommun- och landstingssektorn var tidigt engagerade i arbetet med att införa e-handel. Inom ramen för topple- 14 Se s. 158 i proposition Från IT-politik för samhället till politik för IT-samhället (2004/05:175). 15 (86)
darforum startades SFTI 15 som en gemensam satsning att införa EDI 16 i offentlig sektor. SFTI bygger på en helhetslösning från avrop till betalning. Gehöret i statsförvaltningen var klent och det är framför allt bland kommuner och landsting som SFTI fått spridning. Idag använder få myndigheter EDI-lösningar. Istället efterfrågas enklare och mer standardiserade lösningar, som medför mindre investeringar och som kan bära sig ekonomiskt även vid mindre volymer. 3.1.5 Stora besparingar med e-handel Erfarenheter från Statskontorets arbete med att främja e-handel, kommunoch landstingssektorn, Finland och Danmarks statsförvaltningar samt några större statliga myndigheter och verk, däribland Lunds universitet, Uppsala universitet och Posten, visar att det finns stora besparingar att hämta. Besparingarna görs främst genom att myndigheterna: Sparar tid på inköpsadministration. Får lägre inköpspriser och större prismedvetenhet. Får bättre överblick över alla inköp genom god statistik som kan leda till ökad användning av ramavtal. Snabbar upp behandlingstiden för fakturor. Effektiviserar ekonomistyrningen i hela flödet. E-handel leder också till att hela kedjan från behov till betalning kan skötas säkrare och med högre kvalitet. 3.1.6 Avsikt att förändra hanteringen av leverantörsfakturor Nära två tredjedelar av myndigheterna säger sig ha för avsikt att förändra fakturahanteringen inom ett år eller på längre sikt. Det är framför allt bland medelstora myndigheter som förändringsviljan är stark. Stora myndigheter har i många fall redan påbörjat eller planerat förändringar. Bland de myndigheter som inte planerar förändringar, finns tre fjärdedelar inom gruppen små myndigheter. Tittar vi på vilka grupper av myndigheter som planerar förändringar av leverantörsfakturor så finner vi främst koncernmyndigheter, länsstyrelser samt universitet och högskolor. 15 Single Face To Industry. 16 Electronic Data Interchange. 16 (86)
3.2 Analys av myndigheternas inköps- och fakturavolymer För att kartlägga och analysera myndigheternas inköpsmönster har vi använt statistik från Transaktionsdatabasen hos ESV, TDB som innehåller information om statliga myndigheters inköp från utomstatliga leverantörer. Uppgifter om fakturavolymer har vi fått genom en enkät som skickats ut till samtliga statliga myndigheter. 3.2.1 Utomstatliga leverantörers fakturering till staten Nedanstående tabell visar hur statens nyttjande av olika leverantörer fördelar sig enligt TDB: Antal årliga fakturor Antal leverantörer < 100 78 884 101-1000 3 507 1001-5000 366 > 5000 96 Summa 82 853 Tabell 1: Segmentering av leverantörer med hänsyn till antalet fakturor till staten. Tabellen visar att merparten av de utomstatliga inköpen görs hos leverantörer som årligen skickar högst 100 fakturor till staten. Det framgår också att de leverantörer som idkar stor handel med staten är mycket få, knappt 500 företag har frekventa inköp med staten, dvs. fler än 1 000 årliga fakturor. Ur TDB har vi tagit fram statistik som visar att de 30 företag som skickat flest fakturor till staten främst befinner sig inom följande branscher: Telefonitjänster Resor Banker och kortleverantörer Kontorsvaror Böcker och trycksaker Datorutrustning Drivmedel Vid analys av enskilda myndigheter kan bilden se annorlunda ut, stora fakturavolymer kan förekomma med leverantörer i andra branscher utan att det syns i denna statistik. 17 (86)
3.2.2 Statliga myndigheters fakturavolymer I enkätsvaren ser vi en tydlig relation mellan antalet kund- och leverantörsfakturor som myndigheterna administrerar och myndighetens storlek mätt i antalet anställda. Drygt en tredjedel av de statliga myndigheterna tar emot högst 2 000 utomstatliga leverantörsfakturor per år. Lika många har färre än 500 utomstatliga leverantörer som de gör dessa inköp från. En femtedel av myndigheterna tar emot fler än 10 000 utomstatliga leverantörsfakturor per år och här finns en stor spridning, upp till 220 000 fakturor. Endast en tiondel av myndigheterna har fler än 5 000 utomstatliga leverantörer. De inomstatliga leverantörsfakturorna är betydligt färre till antalet. Knappt en tredjedel av myndigheterna tar emot högst 200 inomstatliga fakturor per år. Endast en femtedel tar emot fler än 1 000 inomstatliga fakturor per år. Myndigheterna skickar ut relativt få externa kundfakturor. Drygt en tredjedel av myndigheterna skickar högst 250 fakturor per år och i den här gruppen hittar vi förutom de små myndigheterna också ett antal medelstora och stora myndigheter. Lika många, drygt en tredjedel, skickar fler än 1 000 fakturor per år. Vissa avgiftsfinansierade myndigheter kan ha betydligt fler kundfakturor. Inomstatliga kundfakturor skickas i mycket liten utsträckning. Över hälften av myndigheterna skickar högst 100 fakturor per år. Även här hittar vi en stor andel medelstora och stora myndigheter. Endast 15 % av myndigheterna skickar fler än 1 000 inomstatliga fakturor per år. 3.3 Behovsbild Effektiviseringsmöjligheten med bättre IT-stöd för fakturahantering innebär främst minskat manuellt arbete, större kontroll över inkomna fakturor och högre kvalitet genom bl.a. minskad felkontering och kortare ledtider. Olika aktiviteter blir också oberoende av geografisk placering och organisatorisk lösning. EFH har delvis tillfört detta men de lärdomar projektgruppen gjort, visar att de besparingar som ursprungligen uppskattats inte fullt ut har kunnat realiseras. Myndigheterna visar ett stort intresse för e-fakturor och efterfrågar enkla standarder för fakturahantering. Det är viktigt att fastställa en fakturastandard för staten, liksom att använda en befintlig fakturastandard. Det är 18 (86)
också viktigt att standarden kommer att uppdateras (om möjligt på EUnivå). Man önskar samma lösning för hantering av såväl kund- som leverantörsfakturor. Man poängterar att lösningarna måste fungera för de mindre myndigheterna och även för de mindre leverantörerna. Man är positiva till upphandling istället för egenutveckling och ser fram mot ramavtal för att underlätta ett genomförande. De ser gärna att ESV kan underlätta för dem genom att tillhandahålla en verktygslåda. De problem med motpartsavstämningar som vissa myndigheter har, kan bara underlättas till viss del av e-fakturering. Det är viktigt att klargöra regelverk och rutiner för elektronisk arkivering. Intresse finns för att på sikt göra inköpsprocessen elektronisk och för ITstöd för hela processen från behov till betalning. Många anser att ett obligatoriskt införande skulle underlätta för myndigheterna att ansluta leverantörer. 3.3.1 Förbättrat stöd för statlig inköpssamordning I Statskontorets utredningar 17 lämnas ett förslag till utformning av ett gemensamt avtalssystem för ramavtal, samt till en plattform för utveckling av tjänster för avropsstöd och e-handel. Statskontoret driver för närvarande utveckling av ett nytt avtalssystem för ramavtal och en avtalsnätplats, ANP, med syfte att öka användningen och nyttan av statliga ramavtal. Avtalssystemet byggs upp i moduler. Den redan driftsatta webbportalen www.avropa.nu tillgängliggör information om gällande och kommande statliga ramavtal. Vidare utveckling har tydliga kopplingar till e-handel. Den syftar till att effektivisera hanteringen av statliga inköp genom bl.a. utveckling av en beställnings- och avropsfunktion direkt från avtalen med tillhörande fakturering och statistikfunktioner. TDB ger stöd för statlig inköpssamordning genom att visa ackumulerade statliga inköp per leverantör. Detta möjliggör en rimlighetskontroll av leverantörernas inrapporterade uppgifter om försäljning per ramavtal. Detta stöd är otillräckligt för samordningsansvariga myndigheters behov. TDB bygger på information som redan finns i myndigheternas ekonomisystem. Där registreras inte uppgifter om ramavtalsnummer och det går inte att avläsa vilka inköp som hör till ett visst ramavtal. Att ta in ramavtalsnummer skulle kräva ändrade bokföringsrutiner och tillägg i ekonomisystem på 17 Slutrapport förstudieprojektet för en ny gemensam avtalsnätplats (ANP) 2003-11-25; PM till regeringen Statlig inköpssamordning framtida inriktning och finansiering av statskontorets samordningsfunktion. 19 (86)
myndigheterna. Detta skulle leda till utökad administration på myndigheterna. 3.4 Slutsatser av nuläge och behov Den analys projektgruppen genomfört av myndigheternas behov visar att: Det finns ett stort intresse bland myndigheterna för e-fakturering. Myndigheterna är positiva till upphandling istället för egenutveckling av systemtjänst. Myndigheterna efterfrågar enkla lösningar med etablerade standards och ramverk. Viktigt att man tar hänsyn till mindre myndigheters och mindre leverantörers förutsättningar. Ramavtal underlättar ett genomförande. ESV kan underlätta genom att tillhandahålla en verktygslåda. Viktigt att man fastställer en fakturastandard. Befintlig fakturastandard bör användas och det är viktigt att den kan uppdateras (om möjligt på EU-nivå). Motpartsavstämningar kan underlättas bara till viss del av e-fakturering. Viktigt att man klargör regelverk och rutiner för elektronisk arkivering. Intresse finns för att på sikt göra inköpsprocessen elektronisk och för IT-stöd för hela processen från behov till betalning. Ett obligatoriskt införande skulle underlätta för myndigheterna att ansluta leverantörer. Oftast får myndigheterna inte stora fakturavolymer från enskilda leverantörer. Ett fyrtiotal, främst stora myndigheter, har infört EFH medan majoriteten hanterar leverantörsfakturorna på ett traditionellt sätt. För att realisera besparingar fullt ut i EFH krävs att arbetssättet ändras och att e-fakturering införs. Skanning och tolkning är resurskrävande och skulle inte behövas om fakturorna skickas elektroniskt mellan säljare och köpare. Merparten av de statliga inköpen görs hos leverantörer som årligen skickar högst 100 fakturor till staten. De flesta myndigheter har få kundfakturor. Dessa bör kunna hanteras inom samma standard som leverantörsfakturorna. 20 (86)
4 Omvärldsanalys och trender Leverantörsfakturor och betalningar av dessa är viktiga transaktioner i alla verksamheter. Staten hanterar ca 11 miljoner 18 leverantörsfakturor per år samt ca 250 000 internstatliga fakturor. Administration av fakturor sker på alla nivåer i myndigheterna och kostar både tid och pengar. 4.1 Befintliga lösningar Att effektivisera fakturaprocessen och andra delar av inköps- och försäljningsprocesserna, är något som tagit fart under senare år. 4.1.1 Befintliga lösningar i offentlig sektor Kommun- och landstingssektorn har sedan länge utvecklat lösningar för e-fakturor. Främst olika EDI 19 -lösningar men även lösningar via mellanhänder, s.k. fakturaväxlar. Enligt en enkätundersökning 20 har 55 % av alla kommuner och landsting infört e-handel eller bedriver pilotprojekt för ett införande. Ytterligare 9 % har beslutat att införa någon form av e- handel. Under 2003 genomförde Svenska kommunförbudet en enkät 21, som konkret visar vad som införts men även viktig information kring uppnådda effekter. När det gäller anslutna leverantörer syns det att det är få EDIuppkopplingar. Vad som behövs för en mer komplett elektronisk hantering var att komplettera med en enkel e-faktura, som sedermera utvecklades, Svefakturan. Inom staten förekommer skanning av leverantörsfakturor, som innebär att en inkommande pappersfaktura läses in som en elektronisk kopia av pappersfakturan. Skanning är dock resurskrävande och i kombination med svårigheter med automatisk tolkning av innehållet i fakturan är det inte en optimal lösning. Det mest effektiva vore att fakturorna skickas helt elektroniskt mellan säljare och köpare utan manuell inblandning. Två huvudsakliga plattformar används: EDI och XML. EDI kan baseras på EDIFACT eller XML. EDI, baserat på EDIFACT har funnits längst och är relativt väletablerade inom delar av näringslivet samt inom kommuner och landsting. 18 Enligt uppgifter från Riksgäldskontoret. 19 Electronic Data Interchange. EDI är ett generellt ramverk som legat till grund för ett flertal standarder. 20 Enkät 2005 utförd av Dagens Samhälle och Computer Sweden till alla kommuner och landsting med en svarsfrekvens om 71 % av samtliga. 21 Enkät 2003 utförd av Svenska Kommunförbundet; Användning av IT/elektronisk handel till stöd för inköps- och fakturaprocesserna. 21 (86)
De myndigheter som har infört EFH har antingen valt att skanna leverantörsfakturorna i egen regi eller köper tjänsten av en extern leverantör. De myndigheter som valt att sköta skanning själva har oftast inte infört funktioner för tolkning, utan registrerar in fakturauppgifterna manuellt. I denna grupp finns flertalet myndigheter. Orsaken till att man inte tolkar fakturorna, beror på en kombination av teknik och stora arbetsinsatser. Den andra gruppen av myndigheter är de som valt att låta en extern aktör sköta inskanningen och tolkningen av leverantörsfakturor och därefter skicka över en elektronisk fil till myndighetens ekonomisystem. I denna grupp finns större myndigheter med många leverantörsfakturor. Flera kommuner har startat upp försök att via en fakturaväxel ta emot e-fakturor från leverantörer. Ingen statlig myndighet har ännu infört detta, men det pågår för närvarande några pilotinstallationer. Efterfrågan på tjänster runt fakturaväxlar bedöms öka de närmaste åren, vilket också innebär att tjänsteutbudet och tjänsteutvecklingen hos leverantörerna ökar. Detta antagande styrks av utvecklingen i Danmark. I Bilaga 7 redovisas exempel på olika lösningar från några statliga myndigheter samt andra organisationer som vi studerat i förstudien. 4.1.2 Utveckling av fakturering över tiden Möjligheterna att skicka, distribuera och ta emot fakturor har förändrats avsevärt under de senaste fem åren. Från att skicka pappersfakturor i ett manuellt flöd,e har nya tekniker gjort det möjligt att automatisera hanteringen av fakturor. EDI-lösningar har funnits inom exempelvis bil- och verkstadsindustrin sedan 1970-talet. Inom offentlig sektor utvecklades olika EDI-lösningar för mer än tio år sedan, i arbetet kring Single Face To Industry, SFTI. Drivkraften till etableringen av EDI var att effektivisera inköpsadministrationen med intressenter med mycket stora transaktionsmängder. IT-leverantörerna var först med att utveckla tjänster för konvertering av EDI-fakturor mellan olika ekonomisystem. Systemleverantörer, både leverantörer av ekonomisystem och fristående programvaruutvecklare, utvecklade en mjukvara för EFH. Utvecklingen av tjänster runt fakturaväxlar och införande av nya standardformat som XML, har gjort det möjligt för nya distributionskanaler att utvecklas och nya aktörer att tillkomma på marknaden. Lösningar med mellanhand presenteras av banksfären och olika IT-företag. Fortfarande är det få kunder som använder ett elektroniskt flöde från beställning till fak- 22 (86)
tura. Det är också få leverantörer som skickar sina fakturor i elektronisk form. Idag finns det flera IT-företag som erbjuder system/tjänster för elektronisk handel. De innefattar stöd för hela inköps- och fakturaprocessen, d.v.s. från elektronisk prislista, avrop/beställning, mottagningsbekräftelser och faktura elektroniskt. Ofta erbjuds helhetslösning som innefattar e-handel och e-fakturor och numera även stöd för skanning. Vi kan redan se tendenser av hur kommunikationen mellan säljare och köpare kan komma att utvecklas framöver. XML-dokument med anbudsförfrågan, anbud, prisuppgifter, beställning, erkännande m.m. kommer att skickas direkt mellan handelspartners. Nedanstående bild beskriver schematiskt utvecklingen över tiden. SÄLJAREN POSTEN KÖPAREN 1. 2. FAK- TURA FAK- TURA SÄLJAREN POSTEN KÖPAREN FAKTURA- MATERIAL (ebrev) FAK- TURA 3. SÄLJAREN SÄLJARENS INTERNA FORMAT KONVERTERING BGC Elma TietoEnator Infodata Posten Nordea WM-data KÖPARENS INTERNA FORMAT KÖPAREN 4. SÄLJAREN FAKTURA- KONVERTERING XML-FAKTURA KÖPARENS INTERNA FORMAT KÖPAREN I FRAMTIDEN SÄLJAREN XML-ANBUDSBEGÄRAN KÖPAREN 5. XML-ANBUD XML-BESTÄLLNING XML-FAKTURA Figur 3: Utveckling av fakturering 23 (86)
Tabellen nedan redovisar hur en leverantörsfaktura kan skickas och för vilka den kan vara lämplig: Typ av faktura Pappersfakturor som skannas/tolkas Helt elektroniska fakturor i EDI Helt elektroniska fakturor i XML Fakturaportaler Virtuell fakturaskrivare Storlek på leverantör Lämpligt endast under en övergångsperiod Leverantörer med mycket stora fakturavolymer Leverantörer med måttliga fakturavolymer Mindre leverantörer med små fakturavolymer Mindre leverantörer med små fakturavolymer Tabell 2: Olika sätt man kan skicka leverantörsfakturor Om olika former används är det viktigt att både skannade fakturor och e- fakturor hanteras i samma flöde i köparens system för EFH. 4.2 Aktörer på den svenska marknaden Den omvärldsanalys vi genomfört visar att det finns många paketerade lösningar för e-faktura i standardsystem. Projektgruppens bedömning är att dessa lösningar uppfyller myndigheternas behov och att egenutveckling inte skulle vara kostnadseffektivt för statsförvaltningen. Under förstudien har vi kommit i kontakt med många leverantörer. Några av dessa nämns i nedanstående text. Leverantörer av system och tjänster för e-fakturering kan delas upp i följande kategorier: Leverantörer av fakturaväxlar Leverantörer av ekonomisystem Leverantörer av nischade produkter och tjänster Många leverantörer erbjuder tjänster för skanning och tolkning av pappersfakturor till elektroniskt format. Leverantörer av ekonomisystem erbjuder lösningar för EFH inom ramen för ekonomisystemet. Andra leverantörer erbjuder motsvarande programvara och tjänster som kan kopplas mot valfritt ekonomisystem. 24 (86)
4.2.1 Fakturaväxlar En fakturaväxel är en tjänst som erbjuds av en mellanhand för att dirigera elektroniska meddelanden och konvertera dessa till olika format. I detta avseende avses meddelanden fakturor och kvittenser. I korthet innebär det att fakturor skickas elektroniskt, utan manuellt arbete, från fakturautställarens affärssystem via en fakturaväxel till fakturamottagarens affärssystem. Fakturaväxeln tar emot en fakturafil från fakturautställaren. Fakturafilen kan se ut och hanteras på olika sätt: Fakturafil som har standardformat, exempelvis svefakturaformat, läses in i mottagarens ekonomisystem. Fakturafil i annat format konverteras till ett format som mottagarens ekonomisystem kan ta emot. Helst ett standardformat. Fakturafil i PDF-format mejlas via fakturaväxeln till mottagaren för manuell registrering i ekonomisystemet. Det finns flera aktörer på den svenska marknaden som erbjuder tjänster för fakturaväxel. I huvudsak kan dessa leverantörer delas upp i två kategorier, IT-företag och banker. Ofta har de också samarbete med andra typer av leverantörer t.ex. skanningsföretag. Banker Vissa banker erbjuder fakturaväxlar enligt definitionen ovan. De erbjuder även andra lösningar inom informations- och betalningstjänster, exempelvis en lösning för små företags e-fakturering, som en del i Internetbankstjänsten för små företag. Bankerna har varit pådrivande i utvecklingen av XML-baserade e-fakturor. Vissa banker har sedan en tid färdiga lösningar som används inom både privat och offentlig sektor, medan andra för närvarande utvecklar en lösning. IT-leverantörer Ett antal stora men även små IT-bolag, erbjuder fakturaväxlar enligt definitionen ovan. Samtliga leverantörer erbjuder också kompletta tjänster runt skanning, tolkning och arkivering av leverantörsfakturor. IT-bolagen i Sverige har dessutom bildat ett nätverk för utbyte av meddelanden mellan deras respektive kunder. 4.2.2 Leverantörer av ekonomisystem Inom staten finns fem olika ekonomisystem med fler än en installation. Samtliga av dessa systemleverantörer erbjuder funktionalitet för EFH, främst för att omvandla pappersfakturor till ett elektroniskt format för in- 25 (86)
tern fakturahantering. Idag kan vissa ekonomisystem även ta emot e-fakturor i XML-, eller EDI-format. Detta gäller även sådana ekonomisystem som är riktade till småföretag. Flera ekonomisystem har även funktionalitet för e-handel. 4.2.3 Nischade produkter Med nischade produkter menar vi de tjänster och produkter som erbjuds i form av: IT-stöd för EFH Fakturaportal Virtuell fakturaskrivare Flera leverantörer har utvecklat en programvara för EFH, som är oberoende av vilket ekonomisystem som en myndighet använder. Med fakturaportal avses en tjänst där en leverantör kan registrera kundfakturor i ett webbformulär, som sedan skickas elektroniskt till kunden i ett på förhand fastställt format. Med en virtuell fakturaskrivare avses en applikation som i stället för att skriva ut pappersfakturor gör det möjligt att skapa kundfakturan i ett elektroniskt format, eller som en PDF-fil som därefter kan skickas till mottagaren via e-post. Det finns flera företag som erbjuder virtuella fakturaskrivare. Vissa produkter ger bildfiler och andra datafiler. Skillnader mellan produkterna kan vara att bildfilen måste tolkas av en tolkningsmotor. 4.3 Nordiska länder 4.3.1 Danmark Danmark har lagt fast mål för olika typer av e-tjänster för sin offentliga sektor. Syftet är att med minskande resurser och stora pensionsavgångar, dirigera om medel från stöd till kärnverksamheten. Ett tydligt mål handlar om elektronisk fakturering. Folketinget antog i december 2003 en lag 23 om offentliga betalningar. Lagen gäller från och med den 1 februari 2005 och innebär bl.a., att alla offentliga myndigheter ska motta och sända fakturor elektroniskt. Alla fakturor till offentliga myndigheter skulle inkomma i elektroniskt format senast den 1 februari 2005. Den offentliga sektorn har krav på sig att kunna ta emot fakturor i OIOXML-format, en dansk standard inom XML. 23 Lov nr. 1203 af 27/12 2003. 26 (86)
För leverantörer, som inte kan sända fakturor elektroniskt eller sänder i fel format, har man tagit fram andra lösningar. Man har etablerat kontrakt med företag, fakturaväxel, som antingen kan skanna in fakturor eller ta emot fakturainformation elektroniskt, för att sedan konvertera den och skicka till respektive myndighet, där den läses in. Alla företag kan ge inskanningsservice, förutsatt att de har en kvalitetssäkrad process för detta, samt god datasäkerhet. Val av leverantörer sker genom certifiering och inte genom ramavtalsupphandling. Finansieringen av inläsningen sker av Finansministeriet för mycket små företag. Övriga företag får stå för kostnaden själva. Utländska företag berörs inte av lagen. Alla myndigheter skulle vid utgången av 2004 ha skaffat sig en VANSleverantör samt ett unikt EAN-nummer, en elektronisk adress. Myndigheterna skulle också ha tagit fram rutiner för inköp och fakturahantering. Figur 4: Schematisk bild över fakturaflödet i Danmark Alla myndigheter tilldelas ett EAN-nummer för att underlätta hanteringen. Den visar inte bara vilken myndighet, utan också var i organisationen fakturan ska hanteras. Vid beställning ska alltid ett EAN-nummer anges. Danska staten har tagit fram en heltäckande strategi för den administrativa inköpsprocessen från behov till betalning. E-fakturor ingår som en viktig del i processen. Lösningar utarbetas successivt och ibland kan det få konsekvenser att elektroniska och manuella rutiner blandas. Detta är en vald strategi för att snabbt komma fram och så småningom optimera hela pro- cessen. Arbetet med införande av e-fakturor har varit framgångsrikt och 27 (86)