Agenda Seminarium 6/12

Transkript

1 Sid 1

2 Agenda Seminarium 6/12 13:00-13:10 Irene Andersson, projektledare för förstudien Kort presentation, namn och företag Introduktion Hans Sundström, enhetschef IT-upphandlingen 13:10-13:45 - Förstudierapporten (Irene Andersson/Lars Thür) 13:45-14:30 - Diskussion om förstudien Fortsatt arbete - Hans Sundström 14:30-15:00 Avslutning Kaffe Sid 2

3 Statens inköpscentral Statens inköpscentral bildades den 1 januari 2011 genom att verksamhet från 10 olika myndigheter fördes samman. Den nya organisationen placerades i Kammarkollegiet. Uppdraget från regeringen innebär i korthet att - teckna ramavtal för varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. - teckna ramavtal för hela den offentliga förvaltningen inom området informationsteknik och därmed verka för bästa möjliga villkor och särskilt beakta intresset av innovationer och teknikneutrala lösningar. Sid 3

4 Syftet med verksamheten Det övergripande syftet med verksamheten är att åstadkomma besparingar av skattemedel genom att effektivisera offentliga upphandlingar (se förordning om statlig inköpssamordning). Enligt regeringen kan besparingar åstadkommas genom att reducera myndigheters administrativa kostnader för upphandling och skapa ekonomiskt mer förmånliga villkor. Sid 4

5 Styrande dokument Förordning (2007:824) med instruktion för Kammarkollegiet, 8 a, Kammarkollegiets regleringsbrev, Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Enligt förordningen om statlig inköpssamordning ska myndigheter under regeringen använda dessa ramavtal såvida myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. Vid avsteg från de statliga ramavtalen ska en skriftlig anmälan lämnas. Sid 5

6 Förutsättningar - förstudien Förstudien ska ge Statens inköpscentral underlag för beslut om ny upphandling ska genomföras eller inte Myndigheternas behov, leverantörer, erfarenheter från befintliga ramavtal Managementkonsulttjänster 2010 Rapport klar under november månad. Sid 6

7 Definition av Managementkonsult (enligt upphandlingen 2010) Managementkonsulten arbetar på ledningens uppdrag med övergripande frågeställningar på myndigheten Managementkonsulten arbetar för att uppnå förbättringar på myndigheten I Managementkonsultens arbete ingår att ge objektiv och oberoende rådgivning till myndigheten Projektgruppen använder termen Managementtjänster för området dels för att behoven avser tjänster för stora delar av organisationen dels för att fokus för tjänsterna ibland borde flyttas från krav på den enskilde konsultens profil och kompetens. Sid 7

8 Ramavtalen Ramavtalen kan användas av samtliga statliga myndigheter Ramavtalen kan inte användas av kommuner och landsting Avrop mot ramavtalen ska ske genom förnyad konkurrensutsättning inom aktuellt område Sid 8

9 Områden nuvarande ramavtal Första ramavtalen för denna typ av tjänster, den totala omsättningen har överträffat förväntan med i snitt 122 % per år Område A Organisations- och verksamhetsutveckling Område B Chef- och ledarutveckling Område C Analys Endast en identifierad överprövning (inom område A) Sid 9

10 Föregående upphandling Marknadens intresse och positionering för ramavtalsupphandlingen Område Antal ansökningar FFU gick till: Antal ramavtal: Totalt antal registrerade underleverantörer: A B C Summa Totalt 71 olika leverantörerna/org.nr. ansökte om att lämna anbud - 4 stycken ansökte om samtliga tre områden - 23 ansökte om två områden, främst A + C. Sid 10

11 Nuvarande ramavtal Område A - Organisations- och verksamhetsutveckling Stor variation av tjänster som efterfrågas, t.ex. översyn av organisationen, utvärderingar, stöd vid införande av standarder, miljöledning, anslutning till Statens servicecenter. Kan förlängas t.o.m. januari Område B - Chef- och ledarutveckling Utbildning för chefer och andra ledare, stöd till ledningsgrupper, individuellt stöd till chefer. Kan förlängas t.o.m. april Område C - Analys Har t.ex. använts för utredningar, sourcingstrategier, utvärdering, best practice. Slutförlängt t.o.m. oktober Sid 11

12 Område A Organisations- och verksamhetsutveckling Leverantören ska kunna ta ett helhetsgrepp över alla slags utvecklingsuppdrag som kan förekomma på en myndighet Området omfattar följande delar: Verksamhetsutveckling och strategi Organisationsutveckling Ekonomistyrning HR/Kompetensförsörjning Sid 12

13 Område A Organisations- och verksamhetsutveckling C:a 60 kunder, 60,2 % av periodiserad total omsättning, 190 avrop Stor bredd och variation på de avropade tjänsterna Många längre uppdrag Rådgivning Processkartläggning En dominant leverantör Omsättning 354 MSEK. Sid 13

14 Område B - Chef- och ledarutveckling Leverantören kan erbjuda konsulttjänster rörande chefers utveckling i sitt ledarskap Tjänsterna kan även omfatta utveckling av annan ledningspersonal och hela team inom en verksamhet Uppdrag om - Ledningsfrågor - Ledarutveckling - Coaching chefer/medarbetare (team) - Kris- och konflikthantering. Sid 14

15 Område B Chef- och ledarutveckling C:a 50 kunder, 11,6 % av periodiserad total omsättning, 124 avrop En del större uppdrag, ledarutbildning för många personer Många korta uppdrag för rådgivning, fåtal timmar Vissa leverantörer mer aktiva Omsättning 62,7 MSEK. Sid 15

16 Område C - Analys Rådgivning i strategiska frågor. Omvärldsbevakning ( best practice ). Benchmarking Sid 16

17 Område C - Analys C:a 40 kunder, 28,3 % av periodiserad total omsättning, 105 avrop Stora skillnader mellan leverantörerna Omsättning 181,7 MSEK. Sid 17

18 Avrop Genomgång och analysen av respektive områdes funktionsbrevlåda: Ramavtalen har använts av många myndigheter Problem att leverantörerna inte svarar på avrop, inte ens nej tack I vissa fall endast ett svar eller inga alls Myndigheternas förfrågningar är ofta rätt omfattande, specificerade krav på nivåer på konsult (senior) och CV även vid uppdrag som avser specifikt resultat. Sid 18

19 Enkäter myndigheter Adresserad till 50 frekventa avropare, endast 19 som svarat - Främst Inköp och HR Kunderna är hyggligt nöjda, ger varken toppen- eller bottenbetyg. Få fritextsvar, men leverantörerna upplevs generellt väl insatta i statlig verksamhet många nämner generellt dålig svarsfrekvens, speciellt område B om rangordning anser hälften att det skulle kunna fungera på vissa specifika tjänster, t ex utbildningar (UGL etc.), mindre utredningar, workshops, teambuilding, metod för kalkylering etc. Sid 19

20 Enkäter och leverantörsmöten Område A Organisations- och verksamhetsutveckling Exempel på avrop: Analys, design och implementering, som helhet eller i delar Leverantörsstyrningsmodeller med införande, samt sourcinganalyser Förvaltningsmodeller för olika tjänster Processanalys och processförbättringar IT-strategi, styrning av IT, IT-säkerhet och informationsarkitektur Lean, kompetensutveckling, värdegrunds- och kulturutvecklingsarbete. Ofta onödigt komplicerade avropsunderlag, en återkommande åsikt Ofta bättre värde med en senior och junior istället för två seniorer Orimliga och onödiga ska-krav, vilket påverkar svaren Sid 20

21 Enkäter och leverantörsmöten Område B Chef- och ledarutveckling Dålig svarsfrekvens, på grund av: Ofta onödigt omfattande avropsunderlag, vid små uppdrag, 1-2 dagar, avser hela 50 % av antalet avrop på B Dumpade priser i ramavtal och under golvpriser i avrop Onödiga överkrav vid avrop, t. ex. legitimerade psykologer Bra mix av leverantörer Tips: Håll alltid intervjuer och vikta inte pris högre än 30 % vid avrop. Sid 21

22 Enkäter och leverantörsmöten Område C Analys Exempel på avrop: Utredning och analys av produktion och dess kostnader Rådgivning analys och best practice IT-sourcingstrategier Benchmark outsourcing IT Enstaka avrop: Hyresnivåer i olika städer runt om i världen Domares arbetssituation Utredning om miljövänlig upphandling Sid 22

23 Analysområdet, överväganden om innehåll Praktisk avgränsning mellan IT och verksamhet som idag är mer integrerat än 2009 Några leverantörer på A och C och vissa avropare anser att område A (analys, design och implementering) och Område C (analys och omvärldsbevakning) inte är helt optimal. Det är samma typ av leverantörer (som levererar analys, strategi, organisation, processer, styrning), dvs. det som ofta betecknas som managementkonsulter. Andra ser en ökad efterfrågan av oberoende strategiska analyser/förstudier som område C omfattar, och att inte kunden initialt ska behöva upphandla både förstudie och genomförande på samma gång. Sid 23

24 Referensgrupp Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Polismyndigheten i Stockholm Regeringskansliet Rikspolisstyrelsen Skatteverket Socialstyrelsen Tullverket Sid 24

25 Resultat Ramavtalsområdet bör omdefinieras Managementtjänster Översyn av tjänsteutbudet Bättre resursbas krävs hos leverantörerna Svarsplikt på avropsförfrågningar Sid 25

26 Förslag ny ramavtalsstruktur Område, omfattning Utredning och analys Verksamhets- och organisationsutveckling Utveckling chef, medarbetare samt kompetensförsörjning Ramavtal för specificerade tjänster inom de tre områdena ovan Omvärldsbevakning och benchmarking Avropsordning Förnyad konkurrensutsättning Förnyad konkurrensutsättning Förnyad konkurrensutsättning Alla villkor fastställda, fördelningsnyckel Utreds Sid 26

27 Rekommendation Området Utredning och analys samt området Verksamhets- och organisationsutveckling bör upphandlas Avvakta med övriga föreslagna områden Inga beslut om upphandling har fattats ännu av Statens inköpscentral. Sid 27

28 Sid 28 Synpunkter och diskussion (kaffe 14:30)