Intern kontroll Rutiner för manuell schemaläggning Orust kommun Revisionsrapport Mars 2014 Henrik Bergh Håkan Olsson
Innehåll Uppdrag...3 Metod och genomförande...3 Sammanfattande bedömning...3 Granskningsiakttagelser...4 Översiktlig rutinbeskrivning av manuell schemaläggning...4 Vår verifiering och kontroll... 7 2 of 9
Uppdrag PWC har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Orust kommun att bedöma och utvärdera den interna kontrollen i rutiner vid manuell schemaläggning för vårdpersonal. Metod och genomförande Vi har tillsammans med ansvarig löneadministratör på personalenheten gått igenom och tagit del av de rutiner som tillämpas i schemasystem Besched vilket används vid manuell schemaläggning för bland annat vårdpersonal i Orust kommun. Vi har tillsammans med ansvarig löneadministratör samt enhetschef också utfört stickprovskontroller i schemasystemet för att verifiera att registrerade uppgifter är korrekt inlagda och överförda till den månadslista som sedan via fil överförs till lönesystemet varefter utbetalning av lön sker. Det bör understrykas att kontrollerna av schemasystemet är översiktliga och omfångsmässigt begränsad. Detta innebär i sin tur att det kan finnas delmoment och rutiner samt kontrollistor i schemasystemets verifieringskedja som inte är beskrivna och verifierade i vår rapport. Sammanfattande bedömning Vår kontroll visar att det går att följa varje enskild arbetstagares arbetstid via det aktuella schemasystemet. Vissa moment måste beviljas av ansvarig chef vilket finns särskilt markerat på schemamodulen. Systemet är uppbyggt så att det kan ske en egenkontroll i den egna bemanningsgruppen då samtliga i gruppen ser varandras registrerade schema och rapporterade avvikelser. Det sker inte någon utbetalning av ersättning för anmäld mertid eller semester förrän detta har godkänts av ansvarig chef. Det går också att följa upp att den sjukfrånvaro som registreras av den anställde blivit godkänd av ansvarig chef. Schemasystemet är kopplat och integrerat till lokalt kollektivavtal avseende årsarbetstid. Mertid för timanställda kan fortfarande kräva en särskild kontroll från ansvarig chef då signal om att detta skall kontrolleras och beviljas i inte alltid tydligt framgår på schemamodul i de fall registrering exempelvis skett av Rekryteringsenheten. Utifrån vad som framkommit vid vår översiktliga granskning av rutiner och intern kontroll vid manuell schemaläggning så bedömer vi att den interna kontrollen är god. 3 of 9
Granskningsiakttagelser Översiktlig rutinbeskrivning av manuell schemaläggning Anställningsbevis och uppläggning i schemasystemet Det börjar med att det inkommer anställningsbevis till respektive löneadministratör på personalenheten. På ett anställningsbevis framgår alltid vem som är chef och vilket arbetstidsvillkor som personen är anställd på. Det är arbetstidsvillkoret som avgör hur schemat skall skapas. Det är endast löneadministratör som kan och utför inregistrering av uppgifterna i ecompanion (lönesystemet) och i schemasystemet (BeSched). Därefter skickar löneadministratören till ansvarig chef ett meddelande att personen är inlagd i schemasystemet.. Planeraren som finns på varje avdelning och enhet skapar schema utifrån direktiv från ansvarig chef enligt anställningsbeviset. När schemat är skapat gör ansvarig chef en kontroll mot arbetstidslagen (kontrollen ligger i systemet) Därefter gör chefen en kontroll via systemet att korrekt antal timmar är utlagt utifrån tjänstgöringsgrad. Därefter rullas schemat ut på den person det gäller. Det går inte att rulla på ett schema som inte motsvarar tjänstgöringsgraden på anställningsbeviset. Det finns en inbyggd spärr vid schemarullning som stoppar schema som är skapade på för hög tjänstgöringsgrad och sker schemarullning på för låg tjänstgöringsgrad så kommer med automatik en förfrågan som ansvarig chef inte kan bortse från och måste ta ställning till såsom om partiell ledighet skall anges osv. Registrering av avvikelser För de månadsanställda i gruppen så finns en hög grad av självständig schemaläggning där man inom gruppen diskuterar och kan registrera in tillfälliga byten av schema vid ledighet och frånvaro. Detta sker i samråd med den planerare som finns i gruppen. Det förekommer också att det förs noggranna manuella planeringskalendrar per avdelning där olika byten av schema också skrivs in och som kan kontrollers av ansvarig chef. 4 of 9
De schemabyten som genomförs registreras i schemasystemet och tydlig markering sker med ett utropstecken framför schematuren. Vid förändring skrivs då också en kommentar i dagsinformation och schematuren blir då svartmarkerad. Enhetschef beviljar inte schemaförändringar men de är mycket enkla att följa upp vilken tid som var ordinarie tur respektive ny arbetstid. Vem som gjort schemaförändringar syns också genom markering på dagsinformation (schemaförändring kan göras av chef, planerare i gruppen samt av månadsanställd endast på egen schemarad) Samtliga förändringar av tider får direkt påverkan på den enskildes timackumulator med plus eller minustid enligt det lokala årsarbetstidsavtalet. Det finns också en mängd utdata möjligheter i schemasystemet där man ser samtliga transaktioner som påverkar ackumulatorn med signatur och datum när de är jorda. I de fall planerare eller den anställde vid schemabyte vill ha ut mertid så krävs det att det registreras på särskilt sätt som då skapar ett svart fält. Vid begäran om mertid så måste enhetschef särskilt bevilja detta i schemasystemet för att mertid skall utbetalas. Registrering av frånvaro Normalt så registrerar den anställde själv avvikelser som uppstår löpande såsom semester etc. Vid första sjukdagen/vård av barn så skall den anställde anmäla detta till Rekryteringsenheten som sedan registrerar in den anmälda avvikelsen i schemasystemet men vid fortsatt frånvaron registrerar den anställde själv detta. Vid kort frånvaro understigande en vecka så ansvarar den anställde att sjukskrivningsperioden blir registrerad (som sedan godkänns och beviljas av chef). Eftersom chef har ett vikariebehov för den frånvarande personen så finns det också skäl för ansvarig chef att bevaka att frånvaron blir korrekt registrerad och beviljad. Vid längre sjukskrivning där läkarintyg krävs så skall den anställde lämna detta intyg till chef som sedan ansvarar för att hela sjukperioden blir registrerad korrekt i schemasystemet. Registrering av ersättare i form av timanställda Om enhetschef med hjälp av planerare inte kunnat finna någon ersättare inom den fast anställda gruppen på avdelningen så kan det vara så att enhetschef istället har kunskap om en timvikarie som är ledig. 5 of 9
Detta skall då meddelas på en blankett till Rekryteringsenheten som ordnar att den timanställdes tjänstgöring blir registrerad i schemasystemet. När planerare och chef inte själva kan finna någon timvikarie så meddelar dom vakansen till rekryteringsenheten som då skall försöka finna en ledig timvikarie eller heltidsanställda i resurs-poolen. Rekryteringsenheten registrerar då in en godkänd timvikarie eller poolpersonal på schemat för den aktuella turen. Registrering av mertid för timanställda I de fall rekryteringsenheten har lagt in dubbla arbetspass för timvikarier kan det innebära att mertid skall utgå. Här finns dock ingen särskild färgsättning eller markering som signalerar att kontroll måste göras av ansvarig chef om huruvida mertid skall utgå. Här måste en ansvarig chef vara observant och i vissa fall se till att mertid beviljas och i slutändan som intern kontroll hör säkert den timanställde av sig om man inte får berättigad mertid utbetald. Retroaktiv justering för timanställda För de timanställda så måste alla förändringar som innebära ökade antalet timmar vara godkända i schemasystemet innan lönekörning genomförts den aktuella månaden. Därefter måste eventuella justeringar av ej utbetald ersättning rapporteras manuellt av ansvarig chef. Vid eventuell justering för timanställdas sjukfrånvaro så kan detta ske i efterhand direkt i schemasystemet varpå ansvariga lönehandläggare på personalenheten tar över ansvaret för de lönejusteringar som behöver göras. Avvikelselogg och egenkontroll Samtliga transaktioner kan följas upp via avvikelselogg där man kan följa unika händelser. Vem som har lagt in den, vem som beviljat/avslagit den, vem som gjort överföringen till lön med mera. Även datum och klockslag registreras i avvikelseloggen. Egenkontroll Det är chefs ansvar att samtliga avvikelser blir beviljade. Systemet är uppbyggt så att det också sker en egenkontroll i den egna bemanningsgruppen vilket innebär att samtliga i gruppen ser varandras registrerade schema och rapporterade avvikelser. 6 of 9
Felmeddelande till löneadministratör Eventuella felmeddelande från schemasystemet korrigeras av respektive löneadministratör. Ett felmeddelande kan exempelvis vara då chef har beviljat semester och därefter ändrat på grund av att den anställde blivit sjuk exempelvis precis efter att löneutbetalning skett. Kollektivavtal för årsarbetstid Schemasystemet är också kopplat till lokalt kollektivavtal avseende årsarbetstid inom verksamheten för omsorg i Orust kommun som innebär att den anställde kan ha ackumulerad tid som vid årets slut måste hålla sig inom ramen för 30 timmar. En avstämning av saldot skall utföras ansvarig chef per sista maj och sista oktober samt vid årsskiftet. Vid årsskiftet så skriver chef ut en rapport som visar aktuellt saldo per den sista det året. Denna skall skrivas under av chefen och skickas till löneadministratörerna på personalenheten. Ackumulerad arbetstid regleras via extra löneutbetalningar motsvarande timlön för aktuell månadslön eller avdrag som regleras i januarilönen på följande år varefter saldot nollställs inför kommande år. Plus tid överstigande 60 tillfaller kommunen enligt gällande kollektivavtal.. Överföringar från schemasystemet till lönesystemet Varje vecka görs två stycken överföringar från schemasystemet till lönesystemet (innehåller frånvarotransaktioner). En gång per månad görs överföring av obersättning, mertid osv. Överföringarna utförs av driftsansvariga på personalenheten. Vår verifiering och kontroll Vi har på personalenheten utan anmärkning slumpmässigt kontrollerat att fem löneutbetalningar (enligt månadslista i schemasystemet) motsvarar och överensstämmer med registrerade uppgifter i bemanningsschema. I kontrollen ingick tre stycken timvikarier och två stycken heltidsanställda Vi har på personalenheten utan anmärkning gjort stickprovskontroller av registrerat bemannings-schema för vårdhemmet Ängsviken och avdelning Vinrankan för perioden vecka 9 till vecka 13 år 2014 där vi granskat att anmälda förändringar och registreringar genomförts på ett korrekt sätt. 7 of 9
Vi har också utan anmärkning tillsammans med enhetschef på Ängsviken genomfört stickprovskontroller av registrerade uppgifter på ett slumpvis valt bemanningsschema för Ängsviken. 8 of 9
För information till revisorerna Bilaga 1 Exempel Tillsvidareanställd Ann Louise Karlson har angivit semester den 13 mars har (schema C2 motsvarar klockan 12:30-21:00 = 9 timmar). Den ifyllda gröna färgen visar att den anställdes begäran om semesterledighet ännu inte har formellt blivit beviljad i schemasystemet av ansvarig chef. Detta schemapass C2 genomförs istället av timvikarie med arbetstiden klockan 15:00-21:00 = 6 timmar) vilket har registrerats in av rekryteringsenheten. För den aktuella tiden och dagen har det helt korrekt inte utgått någon mertid för den timanställde då arbetstiden inte överstiger 8 timmar. 9 of 9