Ramavtal årsarbetstid Gäller för: Region Kronoberg

Transkript

1 Riktlinje Process: HR Område: Arbetsgivarfrågor Giltig fr.o.m: Faktaägare: Christina Wennberg, förhandlingschef HR Fastställd av: Caroline Palmqvist, HR-direktör Revisions nr: 1 Gäller för: Region Kronoberg 1 Innehåll Bakgrund Syfte Generella regler Beräkning av årsarbetstidsmått Ekonomitid Oregelbunden arbetstid Återhämtning och vila Belastningsvariationer och arbetstidsuttag Schemaläggning Övertid/mertid Förskjuten arbetstid Rast Vecko- och nattvila samt arbetspassets längd Ob-ersättning Årsarbetstid, arbetad tid, m.m Semester, semesteruttag och semestersaldon Ej planerade ledigheter Saldo Övriga regleringar av saldo Riktlinjer vid införande av årsarbetstid Bakgrund Landstinget Kronoberg har mellan haft ett antal avtal angående årsarbetstid. Under 2003 gjordes en mer övergripande utvärdering (se arbetstidsmodeller, en studie av sju arbetstidsprojekt i Landstinget Kronoberg) som bl.a. visade att årsarbetstiden kan ge: Delaktighet och ökat ansvar Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 1 av 7 1

2 Möjlighet för anställda till en större grad av egenkontroll och makt över vardagen Ett bättre utnyttjande av sina personalresurser Att årsarbetstiden kan framstå som en hälsosam förändring Förutsättningar för att vara en långsiktig hållbar modell. Nyckelfaktorer som enligt studien är av betydelse Att årsarbetstiden som modell anpassas till den enskilda avdelningens verksamhets förutsättningar Att ledarskapet utövas så att det bidrar till att skapa delaktighet Att processen utformas så att personalen har möjlighet att verkligen påverka utformandet och genomförandet. Andra faktorer av vikt som påpekades i utvärderingen Att det administrativa systemet måste i bättre utsträckning vara stödjande Att man gemensamt, i början av processen, tydliggör den gemensamma värdegrunden samt vilka spelregler som skall gälla inom ramen Att det finns möjlighet att få processtöd för verksamheter och chefer som så önskar. Arbetstid är i högsta grad en verksamhetsfråga som inte kan vara statisk över tid, utan ska ses över med jämna mellanrum, utifrån verksamhetens behov och utveckling. Verksamheterna inom Region Kronoberg är skiftande och har behov av olika arbetstidsförläggningar. Flera kliniker/avdelningar har idag årsarbetstid och det finns intresse från fler att pröva. Begreppet årsarbetstid kan i och för sig diskuteras då det egentligen menas att verksamheten ska vara fluktuerande över året för att man under vissa tider ska kunna arbeta mer och andra mindre. På de flesta arbetsplatserna som har årsarbetstid används det mer som individuell schemaläggning med vida flexramar. Vid införande av årsarbetstid ska alltid en genomgång av verksamheten och dess bemanningsmål ses över. 1.2 Syfte Årsarbetstiden ska stödja verksamhetens möjligheter till följsamhet mellan arbetstidsuttag och belastningsvariationer. Anställda ges möjlighet att påverka förläggningen av sin arbetstid över året. Årsarbetstiden ska syfta till att finna flexibla lösningar på arbetstidsförläggningen. Utgångspunkten ska vara utifrån verksamhetens behov av personal (bemanningsmål) och medarbetarnas möjlighet till inflytande över sina arbetstider. Årsarbetstid är med andra ord ett sätt att hantera personalresursen utifrån verksamhetens och den enskildes behov. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 2 av 7 2

3 1.3 Generella regler I Allmänna bestämmelser (AB) och lokala kollektivavtal anges gällande veckoarbetstidsmått för resp. facklig organisation. Arbetstidslagens (ATL) och EG:s bestämmelser om arbetstider och viloperioder gäller. Deltidsanställdas årsarbetstid beräknas genom att heltidsmåttet multipliceras med individens sysselsättningsgrad. Även andra åtaganden måste anpassas till individens sysselsättningsgrad. 1.4 Beräkning av årsarbetstidsmått Ekonomitid För personal med arbetstid måndag till fredag: Antalet svarta dagar (mån-fre) under året multiplicerat med 8 (heltid). Arbets-tiden räknas fram för varje år p.g.a. antalet lätthelgdagar. Exempel: 251 dagar * 8,0 timmar = 2008 årsarbetstid i timmar (heltid) under år Oregelbunden arbetstid Veckoarbetstidsmåttet enligt avtal dividerat med 7 multiplicerat med antal dagar för året. Exempel: 38,25 * 365 = 1994,46 årsarbetstid i timmar (heltid) /7 37,0 * 365 = 1929,29 årsarbetstid i timmar (heltid) /7 36,33 * 365 = 1894,35 årsarbetstid i timmar (heltid) /7 1.5 Återhämtning och vila Arbetstidslagens gränser för arbetspass, veckoarbetstid och saldon m.m. syftar till att ge den anställde förutsättningar för återhämtning och måste följas. Veckovila och dygnsvila ska inplaneras enligt ATL. 1.6 Belastningsvariationer och arbetstidsuttag Perioden för beräkning av årsarbetstid är 12 månader. Verksamhetsåret indelas i begränsnings/schemaperioder som kan variera i längd. Utöver vad som sägs i AB kan begränsnings/schemaperioden sträcka sig upp till 18 veckor. 1.7 Schemaläggning Schemat skall vara godkänt senast 14 dagar innan det träder i kraft. Schemat skall godkännas av avdelningschef/motsvarande eller annan person med delegation. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 3 av 7 3

4 Schemat för huvudsemestern läggs för hela semesterperioden i samband med semesterplaneringen. Över tid ska arbetstiden genomsnittligt, under avstämningsperioden som varje enhet har beslutat om, hålla sig inom var och ens tjänstgöringsgrad. Det är arbetsledarens ansvar att se till att detta inte missbrukas i samband med vakanser och semestrar. 1.8 Övertid/mertid AB gäller med följande tillägg: - Beräkning och kompensation sker enligt avtal och efter fastställt schema. - Arbetets planering förutsätts vara sådan att pågående arbetsmoment avslutas inom ramen för arbetspasset. För att övertidsersättning ska utgå måste övertiden alltid vara beordrad eller i efterhand godkänd. Ersättning för mertid/övertid som tas ut i ledighet avräknas mot årsarbetstiden direkt vid intjänandet. Arbetstidslagens regler om övertid och mertid måste alltid följas. 1.9 Förskjuten arbetstid AB gäller med följande tillägg: Beräkning och kompensation sker efter fastställt schema Rast Arbetstidslagen och AB gäller med följande tillägg: Rast ska planeras efter högst 5 timmar. Rastuttag ska registreras genom stämpling. Om manuell stämpling vid rast inte görs, dras rast automatiskt (autorast). Autorasten kan inte vara mindre än en halvtimme. MBL-överenskommelse om undantag kan göras om arbetspasset enligt gällande schema är planerat till högst 6 timmar Vecko- och nattvila samt arbetspassets längd Gällande arbetstidslag ska följas Ob-ersättning AB gäller med följande tillägg: Ersättning utgår för faktiskt fullgjord arbetstid enligt AB Årsarbetstid, arbetad tid, m.m. Lagstadgad eller avtalsreglerad frånvaro såsom sjukdom, föräldraledighet, semester m.m. avräknas årsarbetstiden. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 4 av 7 4

5 1.14 Semester, semesteruttag och semestersaldon Semesterdagar som söks i färdigt schema söks via PA-portalen. Denna semester avräknas med semesterkvoten i det färdiga schemat och tiden till årsarbetstiden blir de timmar som ligger i den planerade dagen/dagarna. Planerad semester registreras i TimeCare, registreras med kvot 1.0. Det läggs ut en arbetstid för aktuell semesterdag med veckoarbetstiden/5 i klockslag. Vid integration till Personec läggs semesterledigheten automatiskt in med en semesterkvot på 1.0 och tiden läggs till årsarbetstiden. Vid integrationen skapas i Personec ett schema utifrån de arbetspass och de ledighetspass som skapats i TC. Antalet arbetspass i schemats begränsningsperiod ger också en semesterkvot och en tjänstledighetskvot Ej planerade ledigheter För ej planerade ledigheter (sjuk, vab m.fl.) beräknas avdrag på lönen med den tjänstledighetskvot som ligger i det färdiga schemat i Personec och tid till årsarbetstiden blir timmar enligt det aktuella arbetspasset/passen. Fr.o.m. dag 15 i sjuklöneperioden beräknas sjukavdraget med kalenderdagsavdrag, kvot 1.0 och till årsarbetstiden blir veckoarbetstidsmåttet enligt avtal dividerat med 7. Vid frånvaro mer än en månad tas man bort från årsarbetstiden och saldot kvarstår oförändrat tills man åter är i tjänst. Alla längre ledigheter beräknas på samma sätt exempelvis föräldraledighet, studier m.m Saldo Ramarna för saldot får ej vara vidare än timmar. Avstämning sker minst en gång per år vid den/de tidpunkt/tidpunkter på året som verksamheten finner lämplig. Årsarbetstidssaldo uppstår som skillnaden mellan arbetstid, beräknad enligt avtal, anställningsvillkor, den faktiskt arbetade tiden och frånvaro. Avräkning görs per kalendermånad. Den anställde har ansvar för sitt saldo. Dialog med närmaste chef skall ske löpande under året. Målsättningen är att uppnå balans, + 40 timma och - 20 timmar vid tiden för avstämning. Vid behov skall arbets-givaren i samråd med den anställde upprätta en handlingsplan så att balans kan uppnås. Arbetsgivaren ska skapa förutsättningar för att så kan ske och den anställde har skyldighet att samverka. Ledigheter som läggs ut p.g.a. detta får inte negativt påverka de semester-, sjuk- och tjänstledighetskvoter som blir konsekvenserna av den utlagda ledigheten. Saldo som överstiger + 40 timmar regleras genom att det utgår ekonomisk ersättning motsvarande 1/165 del av fast kontant månadslön. Plussaldo bortfaller utan ersättning om förutsättningar funnits för samverkan men den anställde inte har medverkat. Saldo som överstiger -20 timmar regleras genom löneavdrag motsvarande 1/165 del av fast kontant månadslön. För att underlätta den egna kontrollen och dialogen med överordnad chef skall information om både genomfört och planerat arbetstidsuttag samt årsarbets- Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 5 av 7 5

6 tidssaldo vid behov erhållas löpande under året. Den anställde kan också själv följa upp sitt saldo i PA-portalen Övriga regleringar av saldo Årsarbetstidssaldot skall nollställas vid följande tillfällen: Inför längre ledighet (> 6 mån) Då anställning upphör Årsarbetstidssaldot ska regleras till ramarna: Vid övergång till annan enhet. Den anställdes uppsägningstid kan efter överenskommelse användas för att utgående saldo ska bli noll. 2 Riktlinjer vid införande av årsarbetstid Verksamhetens krav och behov ska alltid ligga till grund för införandet av årsarbetstid. I samband med förändringar är det viktigt att se helheten. Det går inte att skilja ut bara en komponent ur verksamheten/organisationen utan att det påverkar helheten. Därför är det av stor vikt att samtliga berörda personalkategorier runt patienten är involverade. Kartlägg verksamheten som den ser ut idag och behovet av bemanning och kompetens under dygnets alla timmar. Formulera mål och syfte för införandet Red ut konsekvenser för arbetsmiljö, patientsäkerhet och ekonomi. Ha alltid en försöksperiod följd av utvärdering Tänk på att det ställs större krav på kommunikation mellan personalen och tidsåtgången för den individuella schemaläggningen. Det krävs att alla är delaktiga och att ansvar och befogenheter är tydliggjorda. Det tar tid att förändra. Stöd för kartläggning: - Gör en noggrann översyn av arbetsorganisationen. Beskriv rutiner och arbetsuppgifter när de utförs och i vilken omfattning (tidsmässigt) - Gör vi rätt saker vid rätt tillfälle? - Ifrågasätt alla rutiner. Måste vi göra detta precis nu eller går det att flyttas på? Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 6 av 7 6

7 - När detta är klart bestäm behovet av vilka personalresurser som minimalt behöver finnas timme för timme för hela dygnet. Tänk inte i arbetspass utan just i timme för timme. - Vid fluktuerande verksamhet försök beskriva det minsta man kan vara och hur mycket personal det behövs vid arbetstoppar. Försök beskriva hur det fluktuerar. - Beskriv enhetens behov av fortbildning/utbildning, personalkonferenser i timmar per år. - Beskriv enhetens personalutnyttjande, kostnader och ekonomiska ram. - Beskriv den extra närvaron i form av timanställda, mertid och övertid. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 7 av 7 7