Minikurs - Ekonomi Fakturerings- och Betalningsplaner Fakturerings- och betalningsplaner kan användas vid registrering av offert, kund- och inköpsorder för att ge ett bättre stöd vid hantering av förskott och delfaktureringar av större projekt/order. För att börja använda fakturerings- och betalningsplaner krävs olika inställningar i MONITOR. Vid registrering av kundorder/offert går det att ange att en order ska faktureras enligt en faktureringsplan. Det går även att ställa in på kundkortet, då är detta förinställt när man registrerar kundordern. Här är ett exempel på hur en faktureringsplan kan se ut: För att vara säker på att inget ska utlevereras innan förskottet är betalt ska man välja "Spärra utleverans" vid Kontroll obetalda förskott. (Endast i faktureringsplaner).
Proportionerlig avräkning förskott / efterskott Om man jobbar med delleveranser och vill skicka en separat faktura för varje delleverans krävs denna inställning för att avräkningen mellan förskott / efterskott ska bli rätt. Vid en faktureringsplan där man fakturerar 100 % i förskott är det viktigt att komma ihåg att utleverera och fakturera vid leverans, även om beloppet är 0 kr för att få avräkningen rätt och att intäkten ska bokföras. Vilande moms I rutinen Systeminställningar, fliken Försäljning och fliken Inköp ställer man in om man vill hantera förskott med vilande moms, eller inte (det gäller alltså både betalnings- och faktureringsplaner). Automatisk låsning av kundorder med faktureringsplan till terminskurs - Denna parameter F 199 har man ikryssad om man handlar med utländsk valuta och vill att kursen ska vara densamma när man fakturerar delfakturorna som när man skapade kundordern trots att man under tiden uppdaterat kursen i MONITOR. Utskrift faktureringsplaner I denna rutin kan man se en förteckning över vilka faktureringsplaner som finns registrerade på ett sammanställt sätt. Det går att se och stämma av vad som är fakturerat, kvar att fakturera osv.
Från rutinen Utskrift faktureringsplaner kan man även frisläppa förskotts- samt efterskottsfakturor för fakturering: Kundreskontralistan När man kör ut en kundreskontralista kan man även här selektera på olika Delfakturatyper (t.ex. F=Förskott). Betalningsplaner Används när leverantören skickar en förskottsfaktura och man vill kunna koppla den till en order trots att ordern inte inlevererats. Funktionaliteten på betalningsplaner i Inköpsmodulen är densamma som för faktureringsplaner i Försäljningsmodulen.
Exempel på betalningsplan: På samma sätt som man frisläpper för fakturering så frisläpper man även här leverantörsfakturaunderlag genom att högerklicka på förskottet. Ett förskott i en betalningsplan kan också frisläppas i rutinen Registrera leverantörsfakturor när man manuellt skriver in inköpsordernumret:
Manuell hantering av förskottsfakturor Om man hanterar förskottsfakturor endast i undantagsfall och vet att man kan hålla reda på detta manuellt. Det som är viktigt att komma ihåg är att man inte får någon varning om inte förskottet betalats samt att man manuell måste ange rätt konton där avräkning sker för förskott/efterskott. Steg 1 - Utleverera först endast förskottet, rad två.
Steg 2 - Utleverera rad 1 och 3 Produktionsekonomisk uppföljning Faktureringslogg Efterkalkyler Tillverkningsorderlogg Projektredovisning Lageranalys Faktureringslogg (Försäljning Fakturering) Här kan man få ut mycket bra information och statistik gällande vår lönsamhet. Man kan gruppera och selektera på många olika sätt för att få ut listor och statistik som vi är ute efter. När man väljer listtyp att summera per vecka/månad/kvartal/år/enbart summa får man Täckningsbidrag (TB) och Täckningsgrad (TG), alltså beräknad lönsamhet under denna period. Beräkningen baseras på Standardpris. (Försäljningspris Standardpris = Täckningsbidrag) Man kan få resultaten per kund, artikelnummer, varugrupp, säljare m.m. Man kan sortera listan på TB för att se vilka som är våra mest lönnsamma produkter, kunder etc.
Exempel 1 Lönsamma produkter (Enbart summa, grupperat på Artikel, sorterat på TB): Exempel 2: Lönsamma kunder (Enbart summa, grupperat på Kundkod, sorterat på TG): Genom att välja listtyp Enbart summa får man flera prisalternativ att jämföra försäljningssiffror med samt att man då också kan välja att visa kalkylinfo: Genom att aktivera parametern Visa kalkylinfo går det att få tillverkningskostnad andel (%) av försäljningspriset delat på material, bearbetning och total tillverkningskostnad. Här kan man se även bearbetningskostnad delat på olika kostandsfaktorer (Maskin, Direkt lön, etc.)
Exempel 3: Enbart summa + Visa kalkylinfo Om man vill jämföra försäljningspriserna med de verkliga tillverkningskostnaderna då måste man köra och spara efterkalkyler. Sedan kan man använda det sparade efterkalkylerade priset i faktureringsloggen. Efterkalkyl selekterad (Tillverkning Kalkyler) Här beräknas efterkalkyler på ett urval tillverkningsorder (t.ex. alla T-order med artikelnr. 400) enligt avrapporteringar på T-order för att kunna analysera var i tillverkningsprocessen det blev avvikelse mellan planerade och verkliga avrapporterade tillverkningskostnader. Exempel 4: Efterkalkyl selekterad, grupperad på Artikelnummer Vid gruppering på Produktionsgrupp visas en kolumn E-faktor. Denna faktor används för att snabbt överblicka vilka order, produktionsgrupper etc. som går bra respektive dåligt. (Efakt < 1 indikerar att de verkliga tillverkningskostnaderna är högre en de planerade.)
Exempel 5: Efterkalkyl selekterad, grupperad på Produktionsgrupp Exempel 6: Efterkalkyl selekterad, grupperad på Produktionsgrupp + Enbart summa Tillbaka till faktureringsloggen: Vill man ta hänsyn till de verkliga tillverkningskostnaderna (= Efterkalkyl) kan man välja att jämföra försäljningen med två prisalternativ, Standardpris och även Efterkalkylerat snittpris: Exempel 7: Faktureringslogg, Enbart summa + 2 prisalternativ:
Detta ger oss en bra uppföljning på sneda Standardpriser och hjälper till att fokusera på värst först (genom att sortera listan på diff.%.) OBS! Kundorder måste vara kopplad mot tillverkningsorder för att kunna använda detta alternativ! Tillverkningsorderlogg (Tillverkning Avrapportering) För att se lönsamhet utifrån planerad och avrapporterad tid kan man använda rutinen Tillverkningsorderlogg summerad på t.ex. en viss period (månad). Exempel 8. Tillverkningsorderlogg, Summera / månad: Här kan man se på kostnadskolumnerna, planerad kostnad enligt kostnadsfaktorer och verklig kostnad (planerad tid och verklig tid). Exempel 9: Tillverkningsorderlogg, Enbart summa,.grupperad på Produktionsgrupp:
Här ser man vilka produktionsgrupper som har högre avrapportade kostnader än planerat. Projektredovisning Här samlar vi information från de olika modulerna i MONITOR som är kopplade mot projekt. Tillverkningskostnader Tjänstemäns tidskostnader Övriga inköp mot projekt Försäljning Genom användning av projektmodulen får man en helhetsbild av resultatet per projekt, man kan koppla även övriga kostnader som inte ingår i orderstocken eller redovisningen. Registrera projekt (Redovisning Projekt) 1. Lägga upp budget + prognos 2. Följa upp kostnader/intäkter (Planerat, Förväntat och Verkligt utfall) 3. Få ut en projektrapport (sammanfattning) 4. Få resultaten (TB/TG) Projektsammandrag (Redovisning Projekt) Här skapar man olika listor med information om samtliga projekt. Listtyp Kostnad / Intäkt Här får man kostnader, intäkter och TB/TG på flera projekt samtidigt (+ Summering) uppdelat på tre kolumner (t.ex. Budget Planerat Utfall).
Listtyp Kostnad / Intäkt utökad Här får man detaljerat information om alla kostnader/intäkter som är kopplat mot projektet från de olika modulerna i MONITOR.
Lageranalys Välj att visa Senaste förbrukningsdatum i rutinen Lagervärdelista (Lager Inventering) för att få ut en lista med svårsålda produkter ("hyllvärmare").