Servicehantering i MONITOR 8.2

Transkript

1 Servicehantering i MONITOR 8.2 Allmänt om Servicehantering i MONITOR 8.2 Servicehantering är en tilläggsfunktion i MONITOR som vänder sig till företag som utför arbeten på sålda produkter t.ex. installationer, garantier, service och reparationer. Servicehantering används då jobbet ska utföras hos kund, på det egna företaget eller ute på "fält". Genom att skapa mallar/beredningar för jobben, där du bestämmer vilka arbetsmoment och material som ska ingå samt hur du ska ta betalt gentemot kunden, kan du skapa ett standardiserat och strukturerat arbetssätt för servicearbeten. Serviceteknikern/mekanikern kan se alla jobb i en körplan och har en arbets-/tillverkningsorder som underlag och eftersom man alltid rapporterar faktisk förbrukning av tid och material går det att följa upp varje jobb. Du kan dessutom knyta arbetet mot produktens serienummer och på så vis lagra all historik i produktregistret. Om jobbet utförs ute på fält finns även en mobilapplikation som serviceteknikern kan använda för att enkelt kunna planera och avrapportera sina arbeten. I version 8.2 är servicehanteringen helt omarbetad, vilket innebär att nya rutiner tillkommit och gamla har tagits bort. Minikurs Minikursen är uppdelad i två delar. Först går vi igenom ett serviceflöde och därefter går vi igenom ett exempel på hur man kan registrera grunddata. För att lättare kunna se hur man kan jobba med Servicehantering i MONITOR följer vi ett verkligt scenario hos en av våra kunder, Hinz Försäljnings AB. Hinz säljer kranar och lastväxlare som de även reparerar och servar i sina verkstäder runt om i landet. Flöde Vi kommer att gå igenom ett internt servicehanteringsflöde (dvs. när arbetet utförs på det egna företaget) och det påminner mycket om ett "vanligt" kundorderstyrt flöde i MONITOR. Man registrerar en kundorder med tillhörande artiklar och skapar sedan en tillverknings-/arbetsorder från kundordern. Jobbet hamnar hos en produktionsgrupp och dess körplan. När produkten kommer till företaget ankomstrapporterar man den och antingen så stämplar man på och av jobbet via Stämplingsterminalen eller också avrapporterar man det manuellt. Man sammanställer kundordern vilket skapar ett fakturaunderlag som sedan frisläpps vid utskrift av fakturan. Registrera och planera service Skapa tillverkningsorder/ arbetsorder Lista över inbokade jobb Ankomstrapportera produkt Rapportera tillverkningsorder/ arbetsorder Sammanställ serviceorder Fakturera

2 Registrera och planera service Genom att hämta upp en serviceartikel på en artikelrad i rutinen Registrera kundorder öppnas fönstret "Registrera service". Här anger man bl.a. vilket arbete som ska utföras, vilket material man ska använda samt hur lång tid det ska ta och vem som ska göra jobbet. Beläggning summerad Man kan med fördel planera in jobbet hos berörd resurs/produktionsgrupp redan i detta läge. Använd i sådana fall rutinen Beläggning / produktionsgrupp för att kontrollera beläggningen hos resursen/produktionsgruppen. Resursplanering Om man dessutom vill knyta arbetet till en speciell servicetekniker/mekaniker kan man kolla dennes beläggning i rutinen Resursplanering. Frisläpp arbetsorder/tillverkningsorder När ordern är inplanerad och klar ska den sparas och då går det att skapa en tillverknings- /arbetsorder från kundordern. Tillverknings-/arbetsordern hämtar serviceartikelns beredning samt

3 nödvändig data från kundordern t.ex. serienummer med tillhörande artikelnummer och benämning, serviceplats, grundtyp, intern kommentar och prishantering. Orderförteckning försäljning - Service För att få en övergripande koll på vilka Serviceorder som finns registrerade kan man använda den nya listtypen Service som finns i rutinen Orderförteckning Försäljning. Ankomstrapportera serviceobjekt När serviceobjektet/serienumret kommer till företaget går det att ankomstrapportera det i rutinen Ankomstrapportera serviceorder. Vid ankomstrapportering får man ut en pallflagga och det går även att skriva ut tillhörande tillverknings-/arbetsorder. Rapportera tillverkningsorder/arbetsorder För att starta jobbet stämplar serviceteknikern/mekanikern in på tillverknings-/arbetsordern via stämplingsterminalen i MONITOR. När jobbet är utfört stämplar teknikern ut från tillverknings- /arbetsordern samt rapporterar använt material. Det går även att avrapportera tillverkningsordern manuellt. Sammanställning Service En kundorderrad med en serviceartikel utlevereras i den nya rutinen Sammanställning service. Rutinen hämtar information både från servicen på kundorderraden och från tillhörande tillverknings- /arbetsorder. Fakturera När sammanställningen är gjord är det dags att fakturera arbetet. Informationen till fakturan hämtas från sammanställningen.

4 Grunddata Servicetekniker För att kunna dela ut jobb och belägga/planera serviceteknikers/mekanikers tid, måste de först registreras i rutinen Uppdatering servicetekniker. Om Serviceteknikern kopplas till en anställd är det den anställdes kalender som ligger till grund för planeringen. Produktionsgrupper Produktionsgrupper ska motsvara de resurser/mekaniker som finns i företaget och registreras i rutinen Uppdatera produktionsgrupper.

5 Uppdatering service Den nya rutinen Uppdatering service tillkommer i system med tilläggsfunktionen Servicehantering. Rutinen består av flikarna "Orderrader" och "Avsedd för artiklar". Under fliken "Orderrader" skapar och bereder du sina serviceartiklar med serviceoperationer och servicematerial och du bestämmer även hur servicen ska prissättas (det går även att skapa serviceartiklar utan serviceoperationer och servicematerial). Under fliken "Avsedd för artiklar" kopplas Serviceartikeln ihop med de artiklar som den hör ihop med. MONITOR MOBILE Själva servicehanteringen i MONITOR är en tilläggsfunktion som gör att man får tillgång till nya rutiner under Försäljningsmodulen. Ett "tillägg till tillägget" är en mobil rapporteringsfunktion som är en del av MONITOR Mobile. Där kan serviceteknikern se inplanerade serviceorder och rapportera bl.a. tid och material.