Nyhetsbrev version 7.4

Transkript

1 Utgåva 2 1(21) Nyhetsbrev version 7.4 I detta nyhetsbrev presenteras en förteckning av nyheter i MONITOR version 7.4. Nyhetsbrevet är uppdelat efter modulerna i MONITOR, med en allmän del först och sedan en del för respektive modul. Nyheterna i varje modul presenteras i punktform ( ) eller under egen rubrik om det är en mer omfattande nyhet. I slutet finns sammanställningar över nya/borttagna selekterings- och grupperingsalternativ, nya/förändrade systeminställningar och rutiner som tillkommit i denna version. Allmänt Gemensamt påminnelsefönster Tidigare kunde en användare få påminnelser om olika typer av aktiviteter i en mängd popup-fönster. Nu har vi samlat alla påminnelser i ett enda påminnelsefönster. Påminnelser rörande sälj- och inköpsstöd visas på en egen flik. Under denna flik kan även påminnelser om aktiviteter på projekt, avvikelser och artiklar visas. En flik visar påminnelser om aktiviteter rörande EFH (Elektronisk Fakturahantering) och den tredje fliken visar påminnelser angående inköpsgränser. Det går även att välja hur användare ska påminnas om sina aktiviteter. Användaren kan få en avisering i form av en pratbubbla som visar sig i skärmens nedre kant och/eller genom att själva påminnelsefönstret öppnas direkt. Det är även möjligt att utesluta påminnelser. Då kan användaren själv öppna påminnelsefönstret genom att dubbelklicka på ordet Aktiviteter i statusraden. Tidigare aktiverades påminnelser för kund- och leverantörsaktiviteter under menyn Inställningar Anpassa. Nu aktiveras samtliga påminnelser för användare i rutinen Användare (Systemvård Skrivare / Användare) under knappen Påminnelse. Notera att påminnelser som rör EFH fortfarande ställs in under knappen EFH i rutinen Användare. Rutinen Lista användare har kompletterats med en ny listtyp för inställningar av påminnelser.

2 Utgåva 2 2(21) Övriga generella nyheter Två förbättringar har gjorts gällande sökning av artiklar, kunder m.m. Den ena gäller Snabbsök, dvs. att man skriver i artikelnummerfältet utan att först ta upp sökrutan. Om det finns en artikel som exakt matchar det artikelnummer man har skrivit, visas den överst i resultatlistan. Förut kunde denna artikel hamna var som helst i resultatlistan dvs. även på delsida två eller tre. En annan förbättring är att på alla ställen där man kan söka i MONITOR, så kan man nu även trycka PIL NER. Då visas en lista med de sex senast använda posterna. Det är alltså samma resultat som sedan tidigare finns på en egen flik i Sök & hämta som nu är mer lättillgängligt. De senaste mönstersökningarna sparas nu i Sök & hämta tills programmet startas om. Dessa kommer man åt genom att trycka på sökpilen i mönstersökningsfältet. Nu är det möjligt att visa blanketterna offert, ordererkännande, inköpsorder, inköp op.lego m.fl. inklusive moms. Detta aktiveras via rutinen Blanketter parametrar för respektive blankettyp. Konteringsrutan visar nu även kontots benämning i en ny kolumn på samma rad som kontot. Förändringen gäller på alla ställen i systemet där kontering sker, t.ex. i rutinerna Registrera leverantörsfakturor, Inbetalningar, Utbetalningar, Attestera leverantörsfakturor osv. Syftet med förändringen är att göra det tydligare hur fakturor, betalningar etc. bokförs. Vid registrering av in- och utbetalningar har en ny differenskod tillkommit, Öresutjämning. Sedan tidigare har det gått att ange någon av differenskoderna: Delbetalning, Rabatt eller Avskrivning. Då Öresutjämning används som differenskod vid betalning skrivs fakturans restbelopp ner till noll samtidigt som differensen bokförs mot standardkontot för öresutjämning. Nu finns stöd för att ange bankavgift även i utländsk valuta vid registrering av in- och utbetalningar i reskontrorna. Förut kunde man bara ange bankavgiften i systemvalutan, och man fick då räkna om avgiften manuellt i de fall banken dragit avgiften i utländsk valuta. Nu kan man alltså välja om avgiften t.ex. avser USD till höger om bankavgiftsfältet. Nyheten gäller i rutinerna Inbetalningar, Inbetalningar lista, Återrapportering från fil / matchning, Utbetalning, Återrapportering LB/FB, A contoinbetalningar / Omföringar och A contoutbetalningar / Omföringar.

3 Utgåva 2 3(21) Sedan tidigare finns möjlighet att lagra profiler för egenskaper och filter i listor. Nu finns motsvarande möjlighet också för att lagra sortering av lista. Nu kan man Kopiera produktionsgrupper till urval i informationsmenyn i ett antal rutiner i systemet. Urvalet kan sedan klistras in i olika rutiner. Det finns möjlighet att välja sparade sorteringsprofiler i rutinen Automatkörningar. Rutinen Automatkörningar ingår i tilläggsfunktionen Agenten. Genom att dubbelklicka på dokumentvisningsfönstrets namnlist går det att maximera och återställa fönstrets storlek. Dokumentvisning är en tilläggsfunktion. Vid utskrift av ändringslogg från Uppdatering artiklar, Uppdatering kunder, Registrera tillverkningsorder m.m. så blir utskriften nu identisk med det som visas på skärmen. Förut minimerades alla punkter på utskriften. Till MONITORs Startsida finns nu en ny layout där sex komponenter kan visas samtidigt istället för tidigare max fyra komponenter. Notera att den nya layouten kräver en lite bredare skärm än den vanliga minimiupplösningen 1024x768 pixel. Startsidekomponenterna Index fakturering och Index orderingång har utökats med nya selekteringar på Landskod, Distrikt och Kundtyp. Komponenten Täckningsgrad har utökats med selektering på Landskod. Om man valt att skicka e-post från MONITOR via SMTP kan man nu lägga till och ta bort bifogade filer innan e-postmeddelandet skickas iväg. Teknik Databashanteraren SQL Anywhere har uppgraderats från version 10 till version 12. Denna uppgraderas helt automatiskt på server och klienter vid installationen av MONITOR. Om validering körs efter ett backuparbete i Monitor Backup, görs nu valideringen på en särskild valideringskopia av databasen istället för backupkopian. Denna valideringskopia skapas i mappen \Monwin\DbBackup\NNN\ValidationCopy\ och tas sedan bort automatiskt när valideringen körts klart. Detta innebär att vid validering efter backup, krävs det temporärt dubbelt utrymme för backupkopia plus valideringskopia. Tillverkning Från rutinen Orderförteckning - Tillverkning kan man nu ta med sig valfria order till Flödesanalys - Tillverkning. Kryssboxen på varje orderrad styrde förut bara materialklarering men den kryssboxen gäller alltså nu även för flödesanalys. I Produktkonfiguratorn finns nu möjlighet att ange variabler vars värde beräknas från en formel. Detta är användbart för att dela upp långa formler i delformler. Man kan alltså ta en delformel och sätta den till en variabel för att sedan använda variabeln i andra formler. Produktkonfiguratorn är en tilläggsfunktion i MONITOR. I rutin Orderfråga (F11) finns nu ett nytt val under Informationsmenyn där man kan välja om man i materiallistan vill visa om det finns fler än en inköpsorder kopplad till en materialrad. Detta kan inträffa om man tillämpar fördelat inköp. Med funktionen aktiverad visas lägsta inköpsordernumret kursivt och i en tooltip visas vilka ordernummer som är kopplade mot denna rad.

4 Utgåva 2 4(21) Vid orderläggning av tillverkningsorder finns nu en kontroll av tillgänglighet för de verktyg som är kopplade till artikeln. Om ett verktyg kommer att bokas upp under samma tid som det redan finns en befintlig reservation på verktyget, så kommer detta att visas som en varning på fliken Varningar. Kontrollen görs bara på verktyg som är typen specialverktyg. När man rapporterar kassationer från rutinerna Avrapportering operationer eller Avrapportering lista så går det nu att skapa avvikelseärende med automatik. Denna möjlighet aktiveras med Systemparametern "Registrera avvikelse från Avrapportering operationer/avrapportering lista" på fliken Tillverkning i Systeminställningar. Nu finns fliken Extra info tillgänglig även för produktionsgrupp i rutinen Uppdatera produktionsgrupper. Denna flik aktiveras med en systeminställning på fliken Tillverkning, "Visa fliken Extra info i Uppdatera produktionsgrupper". Utskrift och massuppdatering av detta går att göra i rutinen Utskrift produktionsgrupper. Inköp Nu går det att registrera samma leverantör på flera leverantörskopplingar i rutinen Uppdatering artiklar, men det är tvingande att ange ett unikt värde i fältet Leverantörens artikelnummer för att detta ska fungera. I Registrera inköpsorder går det sedan att välja artikelnummer i fältet Ert artikelnr. under Extra radinfo. På leverantörskopplingar finns också ett nytt fält för Fabrikat. Notera att funktionen fördela inköp mellan leverantörskopplingar till samma leverantör inte fungerar i rutinen Inköpsorderförlag. Rutinen Prislista - Inköp kan nu visa flera kopplingar på samma leverantör. I rutinen Utskrift leverantörer finns ett nytt selekteringsfält Datum när leverantören skapades. Detta selekteringsbegrepp kan t.ex. vara användbart om man vill veta hur många nya leverantörer man registrerat under det senaste året. Det finns nu en genväg på Informationsmenyn (höger musknapp) från Registrera förfrågan, fliken Rader till rutinen Uppdatering artiklar -Inköp. I rutinerna Registrera inköpsorder och Registrera förfrågan går det nu att via Informationsmenyn länka sig till rutinen Uppdatering leverantörer med aktuell leverantör inläst. I rutinen Orderförteckning Inköp, listtyp Standard grupperad på Ordernummer kan positionsnummer på orderrad visas i listan. I rutinen Inleveransrapportering har en förbättring gjorts så att man inte ska missa eventuellt meddelande som finns angivet på artikeln. Frågan man får om att inleverera hela ordern fungerar inte längre för artiklar som har ett meddelande. Rader med meddelande får man istället inleverera manuellt och då visas meddelandet. I Lista mottagningskontroll kan man via Informationsmenyn länka sig till Rapportera mottagningskontroll för den order man står på.

5 Utgåva 2 5(21) I leverantörsreskontran finns nu stöd för OCR-nummerkontroll. Om parametern OCR är markerad på leverantören, måste ett giltigt OCR-nummer anges som referens för betalningen i rutinen Registrera leverantörsfakturor. Fältet Leverantörsfakturanummer byter då namn till OCRnummer. Markering att leverantör skickar fakturor med OCR-nummer görs i rutinen Uppdatering leverantörer eller rutinen Utskrift leverantörer, listtyp Parametrar. I rutinen Registrera leverantörsfakturor kontrollerades förut att Leverantörsfakturanummer var angivet då man stegade sig förbi fältet. I version 7.4 kontrolleras istället att numret är angivet då fakturan sparas. Nu kan man via en systeminställning välja om föregående leverantörs uppgifter ska behållas då man sparar i rutinen Registrera leverantörsfakturor. Detta gäller vid ankomstregistrering/ preliminärbokning. Den nya Systemparametern heter "Föreslå föregående leverantör vid ankomstregistrering" och finns på fliken Inköp under rubriken Leverantörsreskontra i rutinen Systeminställningar. På fliken Koppling av order i rutinen Registrera leverantörsfakturor går det att se leverantörens artikelnummer i en ny kolumn långt till höger. Leverantörens artikelnummer visas om det finns angivet på artikeln i artikelregistret. Via funktionen Spara layout går det att flytta kolumnen till ett mer synligt ställe om så önskas. I rutinen Registrera leverantörsfakturor går det nu att öppna konteringsrutan för att Definitivboka leverantörsfakturor genom att klicka på knappen F9 när man står i fliken Leverantörsfaktura. I rutinen Registrera leverantörsfakturor går det nu att styra hur lagersaldo ska uppdateras då man lägger till orderrader. Via parametern "Avrapportera mot lager i Registrera leverantörsfakturor" under fliken Inköp i rutinen Systeminställningar, anges hur avrapportering av lagersaldo ska ske i de fall man lägger till artiklar på fakturaunderlaget. Systeminställningen styr om fråga ges eller inte, samt om lagret ska uppdateras eller inte då fråga inte ges. Hantering av kreditfakturor i Registrera leverantörsfakturor har vidareutvecklats. Dels så kan man hänvisa till debetfakturans löpnummer, oavsett om det är full kreditering av fakturan eller om det är en delkreditering. Den största nyheten gäller kreditfakturor som avser varuinköp, dvs. då kreditfakturan avser en debetfaktura som är kopplad till en inköpsorder. När kreditfakturan registreras och löpnummer för debetfaktura anges, öppnas den nya fliken Kreditering av order. Där visas innehållet (orderraderna) från debetfakturan och man markerar vilka orderrader som ska krediteras. Det går också att delkreditera en orderrad. Efter detta trycker man OK och det skapas då ett underlag att koppla till kreditfakturan. Detta görs som vanligt i fliken Koppling av order. Med hjälp av denna funktion får man bättre spårbarhet på vilka debet- och kreditfakturor som hör till en viss inköpsorder. Det ger också backning av inköpsstatistik på artiklar samt backning av kostnad i Efterkalkyl (vid op.legofaktura) samt stöd för att hantera FIFO-beräkning bättre då material krediterats. I rutinen Registrera leverantörsfakturor finns i vissa lägen möjlighet att påverka för vilken leverantör inköpsstatistik och intrastatrapportering ska skapas. Denna möjlighet finns då man kopplat leverantörsfakturan mot order, och där inköpsordern är registrerad på annan leverantör än fakturan (Lev.kod faktura). Tidigare hamnade inköpsstatistiken alltid på leverantören som ordern var registrerad på. Genom att markera parametern Stat. lev.kod faktura efter koppling av order, så hamnar statistiken istället på den leverantör fakturan registreras på. Ett syfte med funktionen är att hantera intrastatrapporteringen bättre, dvs. inköpsorder registrerad på t.ex. svensk leverantör, men faktura och leverans från leverantör i EU. I rutinen Utbetalningsförslag visas nu leverantörernas bank- och plusgironummer. Dessutom visas numret med röd text om fakturan betalas via en annan leverantör.

6 Utgåva 2 6(21) Nu finns stöd för att återrapportera utbetalningar från utlandet via fil (LBU-betalningar). Återrapportering görs via rutinen Återrapportering LB / FB, fliken Från fil. Programmet stödjer nedanstående filformat: - Handelsbanken (UTLI) - Swedbank, SEB, Nordea m.fl. (SISU) Vilket format som ska läsas in styrs via den nya parametern "Utlandsbetalningsformat - återrapportering" under fliken System i rutinen Systeminställningar. I tilläggsfunktionen Elektronisk Fakturahantering (EFH) lagras nu användarinställningarna per företag under knappen EFH i rutinen Användare i Systemvårdsmodulen. Det innebär att en användare som finns i flera företag kan ha olika inställningar för beloppsgränser, attestkod osv. i olika företag. Tidigare lagrades användarinställningarna gemensamt för samtliga företag i hela systemet. Försäljning Nu finns möjlighet att välja textstil (fet, kursiv, understruken) på fritextraderna i offert och kundorder. På följande blanketter kan dessa textstilar visas: - Offert - Ordererkännande - Följesedel - Följesedel levererat - Följesedel levererat med rest - Faktura - Återutskrift Faktura - Samlingsföljesedel - Samlingsfaktura - Återutskrift Samlingsfaktura Detta gäller även e-postvarianten av blanketterna i de fall sådana finns. Dessutom visas fritexterna med vald textstil i rutinerna Utleveransrapportering och Utleveranslista, listtyp Plocklista. Nu finns en kryssruta i rutinen Uppdatering kunder för att ange om kunden ska faktureras via factoring. Tidigare gick det enbart att markera kunden för factoring i rutinen Utskrift kunder. Nu finns en ny parameter i Systeminställningar för att välja om öresavrundning ska vara förvalt vid registrering av nya kunder i Uppdatering kunder. Systeminställningen finns på fliken Försäljning "Förvalt aktivera öresavrundning på nya kunder", där Ja är förvalt. I rutinen Utskrift kunder finns ett nytt selekteringsfält Datum när kunden skapades. Detta selekteringsbegrepp kan t.ex. vara användbart om man vill veta hur många nya kunder man registrerat under det senaste året.

7 Utgåva 2 7(21) I Finland går det nu att exportera intrastatrapportrapporterna till fil från rutinerna Intrastat införsel och Intrastat utförsel. Filen kan laddas upp via den Finska tullens webblankettjänst. Nu går det att länka sig till Registrera offert för markerad offert i fönstret Offertstock som nås från rutinen Kundfråga, fliken Inställningar/Läge och Knappen Offertstock. Nu går det att länka sig till Registrera kundorder för markerad kundorder i fönstret Orderstock som nås från rutinen Kundfråga, fliken Inställningar/Läge och Knappen Orderstock. Nu går det att länka sig till Registrera avvikelse för markerad avvikelse i fönstret Avvikelser som finns i rutinen Kundfråga, fliken Inställningar/Läge och Knappen Avvikelser. Nu går det att länka sig från Registrera offert, fliken Rader till rutinen Uppdatering artiklar - Försäljning. Nu går det att länka sig från Registrera kundorder, fliken Rader till rutinen Uppdatering artiklar - Försäljning. Nu går det att länka sig från rutinerna Registrera kundorder och Registrera offert till rutinen Uppdatering kunder med aktuell kund inläst. Om man lägger till nya orderrader på en kundorder med status >= 2 finns nu möjlighet att välja om de nya orderradernas orderdatum ska sättas till dagens datum eller orderns orderdatum. Detta bestäms genom en systeminställning "Orderdatum på ny orderrad sätts till..." under Order / Offert på fliken Försäljning i rutinen Systeminställningar. I rutinen Registrera kundorder visas nu en varning om leveransperiod anges i dåtid. Tilläggsfunktionen Kundorderöverföring har kompletterats med möjligheten att skapa en inköpsorder motsvarande den kundorder som förs över från försäljningsbolag till produktionsbolag. Denna inköpsorder inlevereras sedan automatiskt när utleverans görs av kundorder i produktionsbolag och försäljningsbolag. Syftet med detta är att kunna använda kundorderöverföringen även i företag som inte är rena försäljningsbolag utan där man vill ha lagersaldo på artiklar osv.

8 Utgåva 2 8(21) Nu finns en ny systeminställning "Visa enbart totalpris på offert/kundorder/faktura" under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar. Denna parameter aktiverar knappen Beräkna Totalpris under fliken Rader i rutinerna Registrera offert, Registrera kundorder och Direktregistrera fakturor. Här kan man sätta ett totalpris för offerten/kundordern/fakturan. Detta totalpris fördelas sedan på de ingående artikelraderna i proportion till det pris som finns på artikelraden utan hänsyn till befintlig rabattsats. Alla rader som beräknas kommer istället att få samma rabatt så att totalpriset uppfylls. De nya priserna uppdaterar statistiken. På blanketterna skrivs inte à pris, ny beräknad rabattsats eller belopp ut på totalprisberäknade rader. Det går att skapa flera delsummor/totalpris på samma order om man vill prissätta flera olika delsummor. Efter sista totalprisraden går det att lägga in artiklar som inte ska rabatteras t.ex. frakt och emballage. Totalpriset skrivs även ut på blanketterna. I de fall inköpsorder skapats från kundordern kan nu inköpsordernumret visas i en kolumn i Orderförteckning - Försäljning. Det gäller även i de fall inköpsordern är skapad utifrån kopplat behov, dvs. om systeminställningen "Kopplad behovs-, tillgångsplanering för K-artikel (Mot behov)" är aktiverad. För orderförteckningen gäller dock även i det fallet att det är kundordern som är det "orsakande behovet". I rutinen Orderförteckning Försäljning, listtyp Standard grupperad på Ordernummer kan positionsnummer på orderrad visas i listan. I listtyp Enbart summa i rutinen Orderingång kan man nu välja Jämför prisalternativ på motsvarande sätt som man kan göra i rutinen Orderförteckning. I rutinen Order / EDI-import kan en annan leveransperiod än den mottagna anges. Ny Period visas i rött om ledtiden för artikeln, enligt definition i MONITOR, inte räcker eller om perioden ligger i dåtid.

9 Utgåva 2 9(21) Det har tidigare varit svårt att få ut en "restplocklista", dvs. en plocklista som bara innehåller orderrader som inte är utskrivna sedan tidigare. I rutinen Utleveranslista finns nu en ny kryssbox som kan användas för att lösa detta. Om man har aktiverat systemparametern "Status 'Följesedel utskriven' efter utskrift av plocklista" så får man upp en ny kryssruta som ger möjlighet att sätta alla utskrivna artiklar som klarerade. Väljer man samtidigt att enbart visa rader som inte är klarerade i plocklistan, så kommer alltså en orderrad endast att kunna bli utskriven på en plocklista. I rutinen Utleveransrapportering är en förändring gjord så att man inte ska missa eventuellt meddelande som är registrerat på artikeln. Frågan man får om att utleverera hela ordern fungerar inte längre för artiklar som har ett meddelande. Rader med meddelande får man istället utleverera manuellt och då visas meddelandet. Via en ny systeminställning går det att styra om systemet ska ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum på kundfakturor. Om fakturan får ett förfallodatum på en helgdag så styr systemet automatiskt om datumet till nästkommande eller föregående vardag. Parametern heter "Ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum" och finns under rubriken Faktura på fliken Försäljning i Systeminställningar. Notera också att beräkningen grundar sig på data i rutinen Betalfria dagar. I rutinen Direktregistrera fakturor visas nu en varning om man försöker skapa kreditfakturor på ett felaktigt sätt, t.ex. genom att ange negativa antal eller à-priser. I rutinen Direktregistrera fakturor går det nu att via systeminställningen "Avrapportera mot lager i Direktregistrera fakturor" styra hur avrapportering av lagersaldo ska ske. Systeminställningen styr om fråga ges eller inte, samt om lagret ska uppdateras eller inte då fråga inte ges. Nu finns stöd att kontera kostnad sålda varor (KSV) på tjänster (radtyp 3). Det förutsätter att det finns standardpris på tjänsten eller orderraden.

10 Utgåva 2 10(21) Efter att fakturering godkänts har det tidigare inte varit möjligt att justera fakturornas kontering i Utskrift kundfakt.journal / bokf.order eller i Utskrift räntefakt.journal / bokf.order. Det har varit låst för korrigering. Nu finns möjlighet att justera konteringen på fakturan via rutinen Uppdatera kundreskontra. Läs in fakturanumret och klicka på konteringsknappen så kan konteringen justeras. Det finns även en genväg direkt från rutinerna Utskrift kundfakt.journal / bokf.order och Utskrift räntefakt.journal / bokf.order. Via valet Justera kontering på Informationsmenyn går det att länka sig från en faktura i journalen till rutinen Uppdatera kundreskontra för att justera konteringen. Nu kan egna fritexter användas i e-postmeddelande för blanketterna kreditfaktura och kontantnota som kan skrivas ut i rutinerna Utskrift fakturor och Utskrift gamla fakturor. Dessa fritexter anges i rutinen Blanketter fritexter. För den Litauiska marknaden har en ny funktion tillkommit i rutinen Utskrift proformafakturor. När man skriver ut proforma med valet Från kundorder går det att ange en förskottsprocent i beställningsbilden. Om man t.ex. anger 30%, så får fakturan ett värde på 30% av ordervärdet. Syftet med funktionen är att göra det möjligt att skicka förskottsfaktura till kund utan att den uppdateras i kundreskontran eller påverkar bokföringen. Vid återutskrift av fakturor via rutinen Utskrift gamla fakturor går det att välja om fakturan ska skrivas ut på företagsspråket. Det är användbart om originalet är utskrivet på kundens språk, men man internt vill se hur fakturan ser ut på sitt eget språk. I rutinen Faktureringslogg, listtyp Enbart summa och vid gruppering på Artikelnummer, går det nu att se TB och TG baserat på två prisalternativ. För att göra detta anges Jämför prisalternativ 2 i ett separat fält i fliken Beställning. I rapporten visas då TB och TG i två separata kolumner, en kolumn för respektive prisalternativ samt differensen mellan dessa. På det här sättet kan man t.ex. analysera differenser (kalkyldifferenser) på det man sålt under en period eller för ett visst sortiment genom att jämföra faktureringen med planerad kalkylkostnad (Standardpris) och verklig tillverkningskostnad (Efterkalkylerat snittpris). Vid granskning av kundfaktura, kundorder, offert m.fl. på skärm kan man nu skriva ut den till skrivare. Detta gäller på samtliga ställen där man kan granska (återutskriva) dessa dokument, t.ex. i rutinerna Faktureringslogg och Kundfråga. Valet Skriv ut finns under Informationsmenyn då man högerklickar på granskningsfönstret.

11 Utgåva 2 11(21) Det har gjorts en rad förbättringar för de företag som använder vår Webb Shop. En ny parameter har införts på betalningsvillkor i rutinen Villkor i Systemvård, kallad Kontant. Parametern Kontant på betalningsvillkoret används på kundorder för att ange att kunden betalt ordern direkt (kontant eller via kort) i samband med beställning. Vid utleverans av kundorder där kontant betalningsvillkor angivits på kundordern skapas ett fakturaunderlag av typen Kontantnota istället för Debetfaktura. Även rutinen Betalningsprognos tar hänsyn till detta och undantar dessa order från att tas med där. Denna nyhet är främst framtagen för att hantera kortbetalningar i tilläggsfunktionen MONITOR Webb - Shop. Funktionen går också att använda utan denna tilläggsfunktion. Nu kan man välja konto i rutinen Återrapportering från fil / matchning. På så sätt kan man välja vilket bankkonto i kontoplanen som betalningen ska bokföras på. Lager Lagerplatsregister Nu finns möjlighet att lägga upp ett register med lagerplatsnamn i MONITOR. Dessa lagerplatsnamn registreras i den nya rutinen Generera lagerplatsnamn (Lager Inventering). Det går att styra artiklar till specifika lagerplatsnamn med hjälp av villkor (lagerplatsparametrar) som läggs upp per artikel i rutinen Uppdatering artiklar, fliken Allmänt eller i den nya rutinen Lista lagerplatsnamn (Lager Inventering). I rutinen Lista lagerplatsnamn visas de lagerplatsnamn som genererats i rutinen Generera lagerplatsnamn. Här går det att döpa om, spärra och ta bort lagerplatsnamn. Det går att lägga till en kommentar till ett lagerplatsnamn och göra valet att flera artiklar kan kopplas till ett lagerplatsnamn. I denna rutin är det även möjligt att spara befintliga lagerplatser som giltiga lagerplatsnamn. Med systemparametern "Validera lagerplats" under rubriken Lagerplats på fliken Lager i Systeminställningar väljs sedan om systemet ska varna eller spärra transaktioner som ger lageringång till olämpliga lagerplatser. Dvs. som har ogiltiga namn eller lagerplatser som inte motsvarar det villkor som angivits på artikeln. Detta för att förhindra att artiklar läggs på felaktiga lagerplatser eller på lagerplatser som inte finns. Notera att det är viktigt att lägga upp lagerplatsregistret så att de lagerplatser som finns angivna i systemet motsvarar verkligheten och att systemets artiklar ligger på lagerplatser med giltiga lagerplatsnamn innan systeminställningen slås på. OBS! Om ni använder tilläggsfunktionen Lagerplatssystem (anpassning 105) kan den nya funktionen inte användas!

12 Utgåva 2 12(21) Övriga nyheter i Lager Det finns nu en flik i Uppdatering artiklar Lager för aktiviteter. Här går det att planera in aktiviteter angående en artikel. Aktiviteter på en artikel kan till exempel vara att lägga upp en beredning eller prissättning. E-postkorrespondens gällande artikeln går att logga och det går att göra noteringar kring aktiviteter, händelser och andra anteckningar som rör artikeln. Denna flik finns också i rutinerna Uppdatering artiklar Inköp och Uppdatering artiklar Försäljning. Några nya rutiner har tillkommit i samband med detta, dessa finns under Lager Artiklar: Aktivitetslista artikel, Rapportera aktivitet artikel och Fritextsökning artikellogg. Nu finns en Sök & hämta Lagerplats. Här visas en lista på alla lagerplatser som är angivna på artiklarna. Om systemparametern "Validera lagerplats" är aktiverad så visas de lagerplatser som man lagt upp som giltiga lagerplatsnamn. Det finns även en Snabbsök tillgänglig på alla platser där Sök & hämta Lagerplats finns. Notera att om tilläggsfunktionen Lagerställe används så visar Sök & hämta samt Snabbsök enbart data från det aktuella lagerstället. Från fältet Saldo i rutinen Artikelfråga kan man via Informationsmenyn länka till rutinen Begäran om inventering med rätt artikelnummer inläst. I rutinen Artikelfråga kan man nu från Informationsmenyn (höger musknapp) länka sig till rutinerna Beredning, Förkalkyl, Består av / Strukturlista, Ingår i och LTK (Leveranstidskontroll) med rätt artikelnummer inläst. Nu finns möjlighet att selektera på Varugrupp i rutinen Historiska lagerrörelser. I rutinen Historiska lagerrörelser går det att se standardpriset vid rapporteringstillfället i listtyp Logg när listan grupperas på artikel och den nya parametern "Avrapporterat pris" väljs. Nu kan man i rutin Beräkna EOK kontrollera värdet av beräkningen mot dagsförbrukning nuvarande takt (Min/max dagars förbrukning). Detta går att göra om man aktiverat parametern "Visa årsbudget, årsvolym och EOK med nuvarande takt" under rubriken Behovsplanering på fliken Lager i Systeminställningar. På knappen Kundkopplingar i rutinen Artikelfråga har följande kolumner lagts till: Täckningsbidrag (TB), Antal/Kolli, Ledtid till kund, Emballage artikelnummer, Förpackningsnummer och Plockinstruktion. Under rubriken Försäljningspriser, på fliken Försäljning i Artikelfråga har kolumnen för täckningsbidrag (TB) lagts till.

13 Utgåva 2 13(21) Från knappen Offert på fliken Planeringsbild i rutinen Artikelfråga (F12) går det nu att via Informationsmenyn länka sig till rutinen Registrera offert med rätt offertnummer inläst. I rutinen Inköpsorderförslag visas fältet Leverantörens artikelnummer eftersom det nu är möjligt att ha flera kopplingar på samma leverantör. Notera att i rutinen Inköpsorderförlag fungerar funktionen Fördelat inköp bara om man fördelar mellan olika leverantörskoder. Fördelat inköp går ut på att man sätter en procentfördelning på minst två leverantörskopplingar och köper från båda samtidigt. När man skapar en internavvikelse i rutinen Registrera avvikelse går det nu att ange anställningsnummer på avvikelsen. Det är även möjligt att söka på anställningsnummer i listan Kvalitetsbristkostnader. I rutinen Registrera avvikelse har fler länkar lagts till i Informationsmenyn (höger musknapp). Beroende på avvikelsetyp finns nu länkar till följande rutiner: Uppdatering produktregister, Registrera kundorder, Direktregistrera fakturor, Kassationslista tillverkning, Tillverkningsorderlogg, Tillägg / Omplanering, Historiska lagerrörelser, Leveranskvalitet kund och Leveranskvalitet leverantör. I rutinen Registrera avvikelse går det nu att aktivera påminnelse om avvikelseaktiviteter. I rutinen Korrigera ut- / inleveranslogg är det nu möjligt att ändra chargenummer på en gammal inleveransloggpost. Det kan man behöva göra om man efter inleveransen ändrar på chargenumret i rutinen Uppdatering artikel. Ändrar man inte i inleveransloggen så kommer sökningen efter detta nya chargenummer inte att fungera senare. Verkstadsinformation Nu kan rutinen Körplan öppnas med olika produktionsgrupper samtidigt i skilda fönster. I Stämplingsterminalen kan man nu få upp en fullständig lagerplatsruta när man rapporterar en operation som innebär lageringång. Det gör att man t.ex. kan lägga in artiklarna på två olika lagerplatser vilket tidigare inte har varit möjligt. Denna funktion aktiveras via inställningen Multipla lagerplatser i rutinen Uppdatering anställda. Den går också att aktivera i listform i rutinen Utskrift anställda, listtyp Parametrar arbete. När man rapporterar kassationer från Stämplingsterminalen går det nu att skapa avvikelseärenden med automatik. Denna möjlighet aktiveras med Systemparametern "Registrera avvikelse från stämplingsterminal" på fliken Verkstadsinformation i Systeminställningar.

14 Utgåva 2 14(21) Redovisning Förbättrad spårbarhet mellan reskontra och redovisning En nyhet för att lättare kunna spåra hur kund- och leverantörsfakturor bokförts på kundfordringskontot och leverantörsskuldskontot i redovisningen har tillkommit. Syftet är att se mera detaljerad information om hur varje faktura och dess betalning konterats i huvudboken. Dessutom går det att skriva ut en avstämningsrapport i redovisningen, en specifikation per fakturanummer som visar vilka fakturor som ligger öppna bokföringsmässigt på kundfordrings- och leverantörsskuldskontot. För att möjliggöra detta har följande funktioner tillkommit. Om parametern Specifikation är markerad i kontoplanen på kontot för kundfordringar, leverantörsskulder och preliminära leverantörsskulder, så sätts automatiskt fakturanumret/löpnumret i fältet Spec. vid samtliga reskontrahändelser. Detta sker automatiskt på samtliga konteringar som sker i reskontran mot ovanstående konton. I journaler och verifikationer avseende fakturor och betalningar sker ingen "klumpvis" kontering mot reskontrakontot, utan en konteringsrad skapas per faktura. Detta sker oavsett om fakturor förs över en och en till huvudboken eller summerat per journal eller per betalningsdatum. I rutinen Beloppssökning har en ny listtyp tillkommit: Spec. öppna reskontraposter. Här går det att skriva ut en rapport som visar vilka fakturor som bokföringsmässigt är öppna (med restbelopp) på konton för kundfordringar, leverantörsskulder och preliminära leverantörsskulder. Listan ska normalt visa samma värde som reskontralistan och kan prickas av mot reskontralistan för att utreda vilken faktura som orsakar en eventuell differens. I rutinerna Kundreskontraanalys och Leverantörsreskontraanalys, listtyp Avstämning/Dag, visas betalningarna mer detaljerat under rubriken Huvudbok. Tidigare visades de klumpvis per verifikation, nu visas en rad per faktura. Övriga nyheter i Redovisning Sju nya kontoplaner har lagts till i systemet. Dessa kan väljas i rutin Skapa kontoplan i Systemvårdsmodulen i samband med uppstart av MONITOR: BAS 2012 BAS 2012 Mini Litauisk Norsk Polsk Kinesisk tillverkningsföretag Kinesisk handelsföretag Estnisk Obs! Rutinen Skapa kontoplan används vid uppstart av systemet och inte vid byte av kontoplan under pågående bokföringsår. Vid byte av kontoplan går det att använda rutinen Döp om konto, där de nya kontoplanstyperna finns att välja. Det går också att se de nya kontoplanerna under fliken Baskonton i rutinen Kontoplan. I rutinen Utskrift kontoplan går det nu att göra kontoplansutskrifter som enbart tar med konton som använts, dvs. konton som det finns eller har funnits saldon på. För att göra detta markerar man parametern Enbart använda konton under Visa på fliken Beställning.

15 Utgåva 2 15(21) Sök & Hämta Kostnadsställe och Kostnadsbärare känner nu av inställningar på kontoprofiler. Tidigare visades alla kostnadsställen och kostnadsbärare, även de man inte hade behörighet att kontera på. I rutinen Registrera verifikationer har fälten för Verifikationsnummerserie och Verifikationsnummer förbättrats. I fältet Verifikationsnummerserie visas nu både Serienummer och Benämning i fältet. Det går även att söka på vilka serier som används i en rullgardinsmeny. I fältet Verifikationsnummer finns dessutom en Sök & hämta Verifikationer. Med hjälp av denna går det att söka på alla verifikationer som finns bokförda i den valda verifikationsnummerserien. I rutinen Hämta verifikationer visas nu de felaktiga posterna med röd färg. Om man för muspekaren över den felaktiga posten visas en s.k. tooltip som meddelar vad som är felaktigt. I rutinen Utskrift huvudbok har några nya rapporter lagts till vid gruppering på Konto. I beställningsbilden går det under Underobjekt / spec. att göra följande val: Visa på egen rad - Denna rapport är den som funnits tidigare och den ger stående utskrift där underobjekt och specifikation visas på separata rader med kursiv stil under själva transaktionsraden. Visa på samma rad - Denna rapport är ny och ger liggande utskrift vilket gör att hela transaktionen (inklusive underobjekt och specifikation) visas på en och samma rad. Detta alternativ gör rapporten mer lättläst om redovisning på underobjekt och spec tillämpas. Visa ej - Denna rapport är ny och är utseendemässigt lika som rapport "Visa på egen rad" ovan, men visas enbart på kontonivå. Det innebär att rader för kst/kb/proj/spec tagits bort samt att alla transaktioner som är på samma verifikationsnummer och samma konto summerats till en rad. T.ex. vid automatfördelning mot kst/kb kan man få väldigt långa huvudboksutskrifter, en viss kostnad kan vara bokad på kr men blivit automatfördelad mot sex olika kostnadsställen. Egentligen innebär detta att EN affärshändelse har genererat sex rader i huvudboken, en rad per kostnadsställe. Med denna rapport ges möjlighet att se listan utan uppdelning per kst, kb osv. för att få en bättre helhetssyn på kontot. I Registrera projekt går det nu att aktivera påminnelse om projektaktivitet. Påminnelsen dyker upp i det gemensamma påminnelsefönstret hos den som är ansvarig för aktiviteten. I projektredovisningen kan materialkostnader som hämtas från tillverkningsorder värderas till Nuvarande pris. Tidigare värderades alltid materialet till planerat/avrapporterat pris från tillverkningsorder. Hur värdering av materialkostnad till projekt ska ske anges i rutinen Registrera grunddata projekt, fliken Förvalda värden, under fliken Kostnader. Syftet är att underlätta uppföljning av projektets materialkostnader för företag som inte har priser vid orderläggning/rapportering. Man kan då ställa in att materialet ska värderas till Nuvarande pris. Förvalt prisalternativ för Nuvarande pris är Standardpris enligt systemparametern "Prisalternativ K-artiklar vid orderregistrering och avrapportering", under Order på fliken Tillverkning i Systeminställningar. Detta gäller inte projekt som har status 9 (historik).

16 Utgåva 2 16(21) En nyhet som gäller tilläggsfunktionen Internredovisning och då kostnad sålda varor bokas via efterhandskontering av faktureringslogg har tillkommit i systemet. I Uppdatering konteringssätt går det att ange att avräkningskontot (utlevererat ej fakturerat) konteras mot ordernummer. Vid utskrift av faktureringslogg i Utskrift loggjournal konteras då förutom konto, kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt även ordernummer. Syftet med detta är att kunna stämma av det som är utlevererat men ej fakturerat via rutinen Avstämning fakturaunderlag. Nu finns möjlighet att ange vilka kontoklasser som ska skicka Utgående balans (UB) till Ingående balans (IB) vid årsbyte. Denna möjlighet aktiveras med den nya Systeminställningen "Kontoklasser som flyttar saldo till nästa år (t.ex. 1,2,...)" under rubriken Allmänt på fliken Redovisning i rutinen Systeminställningar. För den polska marknaden har en ny rutin utvecklats: Beräkna FIFO-valutakurs. Rutinen ligger placerad under menyn Löpande i redovisningsmodulen. Rutinen används för att FIFO-värdera banktransaktioner i utländsk valuta. En ny rutin i redovisningsmodulen har lagts till för den polska marknaden. Den heter Kostnadskontroll och ligger under menyn Årsbyte / Periodbyte. Syftet med rutinen är att kontrollera att kostnader är korrekt bokade enligt principen "circle of the costs". Systemvård I rutinen Företagsinformation kan man nu välja Litauiska blankettset. I rutinen Blanketter parametrar går det nu att göra separata blankettinställningar för Faktura E- post, Kravutskrift E-post och Räntefaktura E-post. I rutinen Blanketter fritexter går det nu att ange fritext för e-postmeddelande för blanketterna Kreditfaktura och Kontantnota. Rutinen Kund-/Leverantörsaktiviteter under Systemvård Tabeller har döpts om till Aktiviteter då den nu också innehåller en flik för artikelaktiviteter. För att rutinen ska få rätt namn även i befintliga system bör rutinens menytext ändras i rutinen Menytexter under Systemvård Skrivare / Användare.

17 Utgåva 2 17(21) I rutinen Användare finns en ny knapp för att styra hur påminnelser om olika aktiviteter ska visas. Följande val går att göra i detta fönster: En ny rutin, Lista ändringslogg, har tillkommit för att kunna söka i ändringsloggen för artiklar, kunder, tillverkningsorder, fakturaunderlag m.m. och inte bara se ändringar för en post i taget som man kan göra under knappen Ändringslogg. I rutinen Systeminställningar finns en sök/filter-funktion för att leta efter en systeminställning i alla flikar samtidigt. Funktionen filtrerar fram de inställningar som stämmer mot sökbegreppet allt eftersom man skriver. I rutinen Konfigurering startsida kan man nu göra "Spara som" och spara en kopia av en befintlig startsida och få med sig valda komponenter och inställningar. I rutinen Undantag dokumentvisning har ett nytt val tillkommit: Använd associerat program. Det används om man inte vill ange exakt sökväg och namn på det program som ska användas för att öppna en viss filtyp utan istället använda Windows-inställningen och öppna filen i det program som är associerat med filändelsen. Rutinen Undantag dokumentvisning ingår i tilläggsfunktionen Dokumentvisning.

18 Utgåva 2 18(21) Nya grupperings- och selekteringsalternativ Följande grupperings- och selekteringsalternativ har tillkommit eller ändrats: Rutinnamn Tillverkning Leveranssäkerhet egna operationer Inköp Utskrift leverantörer Försäljning Utskrift kunder Offertförteckning Lager Historiska lagerrörelser Grupperings-/selekteringsalternativ Planerare Datum när leverantören skapades Datum när kunden skapades Kontaktdatum Varugrupp Verkstadsinformation Redovisning Nya eller ändrade systemparametrar Följande systemparametrar har tillkommit eller ändrats: Modul Tillverkning Inköp Försäljning Lager Verkstadsinformation Systemparameter Registrera avvikelse från Avrapportering operation/avrapportering lista Avrapportera mot lager i Registrera leverantörsfakturor Föreslå föregående leverantör vid ankomstregistrering Grundbelopp för bankavgift vid utbetalning Prisalternativ som fakturapris ska mätas mot Orderdatum på ny orderrad sätts till Visa enbart totalpris på offert/kundorder/faktura Avrapportera mot lager i Direktregistrera fakturor Prisalternativ vid materialkostnad sålda varor Grundbelopp för bankavgift vid inbetalning Ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum Förvalt aktivera öresavrundning på nya kunder Exportera alla rader med pris i utskrift EDI-faktura (Global Invoice) Validera lagerplats Registrera avvikelse från Stämplingsterminal Redovisning Kontoklasser som flyttar saldo till nästa år (t.ex. 1,2,...) Systemvård Fullständig FIFO för köpartiklar Utlandsbetalningsformat återrapportering Sänd avisering med e-post

19 Utgåva 2 19(21) Tips! För att söka en systemparameter, använd funktionen Sök/filtrera längst upp i rutinen Systeminställningar.

20 Utgåva 2 20(21) Nya rutiner När systemet startas upp efter uppdatering till en ny version av MONITOR, syns de nya menypunkterna endast för användare Admin och användare som är medlemmar i gruppen Admin. För att göra dessa rutiner tillgängliga för övriga användare, öppna rutinen Rättigheter som finns under Systemvård Skrivare / Användare, och lägg till de nya rutinerna för de rättighetsgrupper som ska ha tillgång till dem. Läs mer om detta i hjälpen för rutinen Rättigheter. Menypunkter Modul Tillverkning Rutinnamn Inköp Försäljning Lager Aktivitetslista artikel Rapportera aktivitet artikel Fritextsökning artikellogg Generera lagerplatsnamn Lista lagerplatsnamn Verkstadsinformation Redovisning Beräkna FIFO-valutakurs ** Kostnadskontroll ** Systemvård Lista ändringslogg Rutiner markerade med asterisk * ingår i tilläggsfunktioner. Rutiner markerade med asterisk ** ingår i Polska system.