TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann Gustafsson 2015-04-30 SKDN 2015/0105 0480-452900 Södermöre kommundelsnämnd Dokumenthanteringsplaner Förslag till beslut Södermöre kommundelsnämnd beslutar att godkänna de nya gallringsfrister som anges i dokumenthanteringsplanen för central respektive lokal förvaltning. Bakgrund Södermöre kommundelsnämnd har 2000-04-12 beslutat om arkiveringsplan, numera benämnd dokumenthanteringsplan, för sin verksamhet. Det finns en central dokumenthanteringsplan och en central dokumenthanteringsplan. Planerna revideras regelbundet. Kommunstyrelsen antog i januari 2015 en kommungemensam dokumenthanteringsplan. Med anledning av det har flertalet dokument kunnat tas bort från Södermöre kommundelsnämnds planer. I nämndens planer finns i huvudsak mer verksamhetsspecifika dokument noterade. De föreslagna förändringarna av de nuvarande planerna har skett i samråd med förvaltningens områdesassistenter och skolsekreterare. Samråd har också skett med kommunarkivarie Marie Johansson. Ann Gustafsson Personalutvecklare Thomas Tryggvesson Kommundelschef Bilagor Dokumenthanteringsplan för central förvaltning Dokumenthanteringsplan för lokal förvaltning SK Södermöre kommundelsförvaltning Förvaltningskontoret Harbyvägen 3, 388 32 Ljungbyholm Tel 0480-45 00 00 vx Ann.Gustafsson@kalmar.se
SÖDERMÖRE KOMMUNDELSFÖRVALTNINGS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Södermöre kommundelsnämnd Personalutvecklare Ann Gustafsson 1 (2) Dokumenthanteringsplan Central förvaltning Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv DIARIET Diarieplanlista, ALPIM t o m 2011 Årlig lista Tillsammans 5 år Bevaras Årlig kopia med diarie- OBS! ska skickas förda handl. separat vid leverans till kommunarkivet Diarielistor, ALPIM t o m 2011 Diarieplansordning 5 år Bevaras Ett ärende/papper Ärendelista, ALPIM t o m 2011 Kronologisk ordning 5 år Bevaras ÖVRIGT Polisrapport Personalutv. 2 år Personuppgiftsregister Personalutv. Vid inaktualitet Förteckning över Krisgrupp Personalutv. Vid inaktualitet Barn- och elevmätningar Kronologisk ordning Ekonom Vid inaktualitet Beslut om mottagandet av elev i Kronologisk ordning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut särskolan och specialskolan Delegat, Samordnare på Bou Pressklipp Kronologisk ordning Personalutv.. 5 år Bevaras Bokningsschema - anläggningar Ekonom 2 år Dokument- och ärendehantering Dokument- och ärendehantering
2 (2) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv KONTRAKT - AVTAL Avtal enskild barnomsorgsverksamhet, Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras original Föräldrakooperativ) Avtal enskild barnomsorgsverksamhet, Kronologisk ordning Ekonom 2 år underlag TILLSTÅND Godkännande av enskild Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras barnomsorg, original Godkännande av enskild Kronologisk ordning Ekonom 10 år barnomsorg, underlag VERKSAMHETSLEDNINGS- SYSTEM Ledningens genomgång, protokoll och Server 5 år Bevaras Originalet hos bilagor ledningens representant Synpunkter/Beslut om åtgärder Kronologisk ordning Verksamhets- 2 år Bevaras Ingår i ledningens genomgång (Tyck till-kort) samordnare EKONOMI Garantibevis Kronologisk ordning Personalutv. Efter utgång PERSONALHANDLINGAR Varsel till fackliga organisationer Kronologisk ordning Personalutv. Vid inaktualitet INFORMATIONSMATERIAL - EGENPRODUCERAT Södermöre kommundelsnytt Diariet Personalutv. 5 år 1 ex bevaras Informationsblad till anställda Diariet Personalutv. 5 år 1 ex bevaras Övrigt informationsmaterial Kronologisk ordning Resp. 5 år 1 ex bevaras producerat av Södermöre handläggare kommundelsförvaltning
SÖDERMÖRE KOMMUNDELSFÖRVALTNINGS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Södermöre kommundelsnämnd Personalutvecklare 1 (14) Dokumenthanteringsplan Lokal förvaltning Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats ÖVRIGT Kommunarkiv Polisrapport Kronologisk ordning Enhets- 2 år rektor Personuppgiftsregister Resp. Vid inaktualitet handläggare Förteckning över Krisgrupp Kronologisk ordning Enhetschef Vid inaktualitet /rektor /förskolech Fotografier, filmer, video och ljudband som verksamheten Kronologisk ordning Skolsekr./ områdesass. Bevaras Dokument- och ärendehantering Dokument- och ärendehantering
2 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv EKONOMI Garantibevis Kronologisk ordning Enhets- Efter utgång rektor PERSONALHANDLINGAR Varsel till fackliga organisationer Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet
3 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv FÖRSKOLA, SKOLBARNS- OMSORG; FÖRSKOLEKLASS OCH GRUNDSKOLA ORIGINALPROTOKOLL Protokoll från t.ex. elevvårds- ämnes- Rektor 5 år Bevaras Protokoll som berör klasskonferens, föräldraråd eller elever levereras till motsvarande, pedagogisk konferens, Kommunarkivet rektorskonferens när elev har slutat år 9 eller individuella programmet Kallelser 2 år ÖVRIGT Skolkataloger/fotokataloger Kronologisk ordning Skolsekr. 5 år Bevaras Ett ex. bevaras på utgivande skolan och ett ex. i kommunarkivet. PERSONALHANDLINGAR Utdrag från belastningsregistret vid Skolsekr. Vid inaktualitet Registerutdraget är giltigt under 1 år från anställning (Rikspolisstyrelsen) utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas för anställning fr.o.m. 2002, Kopia men behållas av den enskilde. På anställningsbeslutet noteras giltigt t.o.m.
4 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv Utdrag från belastningsregistret vid mottagande av lärarstudenter samt personer som går yrkesutbildning inom KomVux Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. Kopia exp. där man praktiserar. Skriv giltigt t.o.m. KVALITETSREDOVISNING - PLANER Kvalitetsredovisning, kopia Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Original bevaras av Barn- och ungdomsförvaltningen Förskole/skolplan, kopia Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Bevaras av kommunfullmäktige och barn- och ungdomsförvaltningen Lokal arbetsplan, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokal utvärderingsplan, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokal kvalitetsredovisning, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Organisationsplan för förskola, Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras skolbarnsomsorg, förskoleklass och skola (som visar tillämpning av läroplanen). Ex elev- och lärarschema, slutlig ex för varje år t ex för maj månad
5 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv Lokala kursplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras HANDLINGAR FÖRSKOLEBARN Förteckning över barn i förskola/ Avdelningsordning Skolsekr. 5 år Bevaras Fritidshem/enskild förskola En lista för augusti och en för januari Barnmapp/Barn i behov av särskilt Personnummerordning Rektor 1 år efter Bevaras Handlingar får inte blandas med stöd och stimulans avslutad handlingar från 1997 Förturer/remisser från 1 januari 1998 förskola Sekretess samt Åtgärdsprogram Förskolan Kopia kan lämnas över till annan förskola inom samma nämnd vid flyttning. Akten arkiveras vid den förskola/ skola där den är upprättad. Individuell utvecklingsplan (IUP) - Personnummerordning Ansvarig 10 år efter avslutad Sista gallringsår 2020 förskola förskollär förskola Den individuella utvecklingsplanen i Förskolan är ersatt av rutin Utvecklingssamtal i förskolan Anmälan barnskada olyckstillbud Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Placeringsavtal/Placeringserbjudande Kronologisk ordning Skolsekr. 3 år efter avslutad förskola/familjedaghem /skolbarnsomsorg Barnschema Alfabetisk ordning Skolsekr. 3 år efter Inkommet barnschema via inaktualitet webben sparas i Procapita
Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplatarkiv Kommun- Inkomstuppgift/förfrågan Alfabetisk ordning Skolsekr.. 3 år efter ankomst- Inkommen inkomstuppgift via datum webben sparas i Procapita Uppsägning av plats Alfabetisk ordning Skolsekr.. 3 år Inkommen uppsägning av plats via webben sparas i Procapita Ansökan om placering Alfabetisk ordning Skolsekr.. Ett år efter inaktua- Inkommen ansökan via webben placeringsdatum sparas i Procapita Servicetaxa/veckotimtaxa/maxtaxa Kronologisk ordning Skolsekr.. Vid inaktualitet Hanteras av BoU Utvecklingssamtal, barn Alfabetisk ordning Resp ansva- Vid inaktualitet Se rutiner i verksamhetshandboken lärare Ansökan om att få betala med Alfabetisk ordning Skolsekr. Vid inaktualitet autogiro ELEVHANDLINGAR Skolskjutsschema Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Elevkort/registerutdrag Alfabetisk ordning Skolsekr. 5 år Bevaras Utdrag ur datorn för år 9 ombesörjes av aktuell enhet. Om elev flyttar till annan kommun görs utdrag med anteckning vart eleven flyttat se verksamhetshandbok Klasslistor (även förskoleklass, Klassordning Skolsekr. 5 år Bevaras Listor med namn och enskild förskoleklass) med uppgifter Personnummer. om in- och utflyttning Om uppgift om in- och utflyttning inte framgår av klasslistor görs utdrag ur ProCapita (Elevhändelser) och bifogas respektive klasslisat respektive klasslista Anmälan om in- och utflyttning Alfabetisk ordning Skolsekr. Efter avslutad skolgång * 6 (14)
Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplatarkiv Kommun- Övriga listor Klassordning Skolsekr. Vid inaktualitet Handlingar rörande Bitr. rektor Bevaras Kalmarsundsskolan modersmålsundervisning Kalmar- Barn- och ungdomsförvaltningen sundsskolan Elevförteckning SV2 /SVA, terminsvis Gruppordning Rektor 5 år Bevaras Uppgifter om elever på sjukhus Sekretess bevaras Sjukhusskolan (Falkenbergsskolan) Anmälan barn/elevskada - olyckstillbud Skolhälsovårdsjounal Skolsköterska/ 5 år Bevaras Se rutiner i verksamhetshandboken /barnmapp barnmapp Avvikelserapport Rektor/ Avvikelserapporten skickas till skolöverförskolechef läkaren i original- se rutin i verksamhetshandbok Psykosocial enkät/elev Alfabetisk ordning Rektor Efter sammanställning Sammanställning psykosocial enkät/ Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras elever (t.ex.. Trivselenkät) Medgivande om anpassad studiegång Personnummerordning Rektor 5 år Bevaras Delegationsbeslut Elevmapp (skolbarnsomsorg, Personnummerordning Rektor 1 år Bevaras Sekretess förskoleklass och grundskola) efter Kopia kan lämnas över till annan Åtgärdsprogram skolan avslutad skola inom samma nämnd. Kopia av EVK-protokoll grundskola Akten med originalhandlingar (protokollet är offentligt) * arkiveras vid Södermöreskolan. Pedagogisk utredning (ingår i elev- Se rutin i verksamelevmapp) hetshandbok Testresultat (ingår i elevmapp) Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet. t.ex. underlag som leder till åtgärdsprogram eller ped. utredning 7 (14)
Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplatarkiv Kommun- Skolpsykologutlåtande Elevmapp Skolpsyko- 2 år efter Bevaras Se rutin i verksamhetshandboken log avslutad * grundskola Skolhälsovårdsjournaler Personnummerordning Skol- 2 år efter Bevaras Se rutin i verksamhetshandboken sköterska avslutad* grundskola Skolhälsovårdsjournaler (digital) Profdoc Emmaboda Bevaras Om en pappershandling - uppdrag/remiss kommuns finns digitalt i skol- - remissvar server hälsovårdsjournalen - övriga provsvar kan pappershandlingen - hälsodeklaration (av elev) gallras efter - egenutfärdade frisk/sjukintyg, kontroll. hälsodeklarationer med underlag Pappershandlingar - korrespondens med elev/ som inte finns digitalt vårdnadshavare bevaras. - medgivande att överföra journal till annan vårdgivare Barnhälsovårdsjournaler (BHV) Personnummerordning Skol- Lån från landstinget, sköterska återlämnas efter avslutad grund- och grundsärskola. Se rutin i verksamhetshandboken Individuell utvecklingsplan (IUP) edwise edwise Bevaras Upprättade IUP fr o m år 2009 sparas med skriftliga omdömen skola i edwise Upprättade IUP före år 2009 sparas i pappersformat Individuella utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen - förskoleklass Personnummerordning Ansvarig lärare Bevaras Pappersformat 8 (14)
9 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv Om någon del i IUP utgör underlag för åtgärd skrivs den ut och bevaras i elevakten De allmänna råden om IUP anger att IUP är en allmän handling som inte ska innehålla uppgifter av integritetskänslig karaktär. Menbedömning enligt Offentlighetsoch sekretesslagen 23 kap, 2 Den individuella utvecklingsplanen ska följa eleven från förskoleklass till år 9 vilket innebär att vid byte av enhet inom Södermöre kommundels förvaltning överlämnas originalet till mottagande enhet. Utvecklingssamtal elever Kronologisk ordning Resp. ansvarig Vid inaktualitet lärare Frånvarorapporter Kronologisk ordning Resp. Efter avslutad Utskrift 1 gång/läsår, Edwise ansvarig skolgång * lärare Ledighetsansökning från elever Alfabetisk ordning Skolsekr.. Efter avslutad Garanterad skolgång * undervisningstid Handlingar angående språkval och Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Noteras på elev bilden och sparas elevens val på elevkortet Språkvalshandlingar bevaras på Södermöreskolan Elevens valhandlingar bevaras på resp. skola Valblankett språkval/elevens val Alfabetisk ordning Skolsekr.. Vid inaktualitet Elevenkäter, 1 ex av oifylld enkät + Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet sammanställning
Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplatarkiv Kommun- Standardprov/Nationella prov år 3, 6 Klassordning Närarkiv 5 år efter Bevaras Proven tillhör den enhet där de är år 9 sammanställningar läsårsvis genomfört utförda kunskapsprofiler över resultat i den prov Från och med 2015 är det inte mån sammanställningar görs obligatoriskt att genomföra proven i No och So i år 6 Samtliga svar på Klassordning Närarkiv 5 år efter Bevaras Tillsammans med oanvänt provhäfte. Nationella prov i Svenska, år 3,5 och 9 läsårsvis genomfört Sekretesstiden för respektive prov prov framgår av informationen i anslutning till provet. Se Skolverkets hemsida Bevaras på den enhet proven tillhör. Samtliga svar på övriga Klassordning/läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter Sekretesstiden för respektive prov nationella prov provtillfället framgår av informationen i anslutning till provet. Diagnostiska prov och resultat i år Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras 5 år efter Sekretess så länge proven används. 2 och 7 (Sv En Ma) samt LÄSK-prov avslutad Gäller ej sammanställningar. grundskola * Proven tillhör enheten. Läs- och skrivutveckling LOS Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras 5 år efter Sekretess så länge proven används. DLS-prov resultat avslutad skolgång Gäller ej sammanställningar. Förskoleklass år 9 * Proven tillhör enheten. Betygskataloger, elever Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Förteckning över förkortningar och sifferkoder bifogas betygskatalogerna. Prövningsliggare, särskild prövning 5 år Bevaras Betygskopior, slutbetyg Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Endast slutbetyg år 9 Skriftlig bedömning vid ej slutbetyg/ samt nytt betyg efter prövning bifogas slutbetyget år 9 10 (14)
11 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplatarkiv Kommun- Skriftligt omdöme Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Skriftlig bedömning Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Vid ej slutbetyg Handlingar ang. studie/skolresor och Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras lägerskolor Förteckning angående Alfabetisk ordning Studie- och 5 år Bevaras samverkan skola-arbetsliv yrkesvägledare Förteckning över elevers placeringar Klassordning Studie- och 5 år Bevaras under praktisk arbetslivsorientering yrkes- (PRAO) vägledare Övriga handlingar angående Klassordning Studie- och Vid inaktualitet praktiskt arbetslivsorientering (PRAO) yrkesvägledare Förteckning över fördelning av Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras premier och stipendier Rekvisition av terminskort och Kronologisk ordning Skolsekr. 2 år skolbiljetter samt betalkort Rapporter om skolgång Personnummerordning Skolsekr.. 2 år (Till hemortskommunen inkomna rapporter med uppgifter om elevs skolgång i annan kommun) Tillstånd till skolgång i annan Personnummerordning Skolsekr.. Efter avslutad Delegationsbeslut kommun skolgång * SÄRSKOLAN Ansökan och beslut om inskrivning Elevmapp Rektor 1 år efter Bevaras Handlingar från barnoch utskrivning vid särskolan avslutad och ungdomsförv. skolgång * samordnare för särskolan Skriftliga omdömen Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Vid överlämnande av journalen och utredningar sänds kopior, originalen bevaras i kommunen
12 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv Intyg om genomgången utbildning Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Övriga handlingar, särskolan SKOLMÅLTID Från och med den 1 juli 2012 har kostverksamhet gått över till serviceförvaltningen Handlingar rörande egenkontroll av Kronologisk ordning Rektor 5 år efter inaktualitet livsmedelshantering Se grundskolan ÖVRIGA SKOLHANDLINGAR Läromedelsförteckning, Kronologisk ordning Inköpare 5 år Bevaras Bevaras i forskningssyfte beställningslistor Egenproducerade läromedel Kronologisk ordning Respektive 5 år 1 ex bevaras Bevaras i Lärarens planeringsunderlag lärare forskningssyfte (t.ex. kompendium) Föräldraenkäter, 1 ex av enkäten + Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras sammanställning KONTRAKT AVTAL Avtal interkommunala ersättningar Kronologisk ordning Diariet Bevaras Delegation Skolskjutsavtal, kopia Kronologisk ordning Rektor 2 år efter utgång Original på inköpskontoret Avtal om alternativ barnomsorg, Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Original på kopia Södermöre kommundelskontor * Med avslutad skolgång (eller motsvamenas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/ särskola)
13 (14) Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats OMSORGENS OMRÅDESKONTOR Kommunarkiv HEMTJÄNST/OMSORGSBOENDE Ärendeblad/utredningsbeslut Personnummerordning Myndig- 5 år 5 år efter sista Socialtjänstlagen 12 kap. 2 original hetshand- anteckning. Födda samt Socialtjänstförordningen 7 kap. 2 läggare 5:e, 15:e, 25:e Sekretess bevaras. Skickas till kommunarkivet 1 gång/år Omvårdnadsjournaler Personnummerordning Sjuksköterska Genomförandeplan Personnummerordning Enhets- 5 år 5 år efter sista resp. avd anteckning Födde 5:e, 15:e, 25:e bevaras Skickas till kommunarkivet 1 gång/år. Incidentrapport vid olycksfall Systematisk ordning Enhetschef 5 år Bevaras Sekretess Avgiftsbeslut original Områdes- Vid inaktualitet assistent Inkomstuppgift original Områdes- Vid inaktualitet assistent TRÄFFPUNKTSVERKSAMHET Insättningskvitton (bank) original Resp. 10 år handläggare Statistik original Resp. 5 år Bevaras handläggare
Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplatarkiv Kommun- ÖVRIGT Förtydligande av anställningskontrakt Alfabetisk ordning Efter upphörd Förvaras hos personalanställning utvecklare på omsorgsförvaltningen eller hos personalredogörare/chef Faxmeddelande från sjukhuset Bistånds- 1 år handläggare MAS-handlingar MAS Hanteras och bevaras av omsorgsförv. (medicinskt ansvarig sjuksköterska) Fallskaderapport MAS Hanteras och bevaras av omsorgsförv. Avvikelserapport HSL Kronologisk ordning MAS Hanteras och bevaras av omsorgsförv. Avvikelserapport SoL Kronologisk ordning Enhetschef/ Procapita Registreras och dokumenteras i avvikelsemodulen i verksamhetssystemet 14 (14) Rapporter enligt 14 kap. 3 SoL Lex Sarah-anmälningar Diarieplansordning Registrator 5 år Bevaras Bevaras med diarieförda handlingar. Registreras och dokumenteras i avvikelsemodulen i verksamhetssystemet BIBLIOTEKSVERKSAMHET Sammanställning över utlån i Kronologisk ordning 5 år Bevaras Ingår i årsredovisningen verksamheten Egenproducerat informations- 5 år 1 ex bevaras material (broschyrer, foldrar, affischer, övrig programverksamhet) FRITIDSGÅRDSVERKSAMHET Besöksstatistik Kronologisk ordning Samordnare Vid inaktualitet Ingår i årsredovisningen