Kallelse till ordinarie årsstämma 2009 i Sörskogens samfällighetsförening Onsdagen den 11 mars klockan 19.30 Folkets Hus i Huddinge centrum Årsstämman är beslutande organ för frågor som rör områdets framtid och skötsel. Vill du vara med och bestämma i dessa viktiga frågor har du möjlighet att göra det på mötet. Om du inte kan komma, men ändå vill göra din röst hörd, skriver du under fullmakten och lämnar den till en medlem som ska närvara vid årsstämman. Observera att medlemmar inte kan medföra fler än en (1) fullmakt för annans räkning. Välkomna! Du hittar denna kallelse även på www.sorsam.se Styrelsen för Sörsam
Dagordning vid Sörsams ordinarie årsstämma 11 mars 2009 1. Stämmans öppnande 2. Fråga om stämmans behöriga utlysande 3. Fastställande av dagordning 4. Val av mötesordförande 5. Val av mötessekreterare 6. Val av två justeringsmän/rösträknare 7. Verksamhetsberättelse 3 8. Ekonomisk berättelse 10 9. Revisorernas berättelse 12 10. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet 11. Reglering av fordran på medlemmarna 12. Verksamhetsplan 13 13. Fastställande av styrelsens omfattning 13 14. Ersättning till styrelse och revisorer 14 15. Inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd 2009 14 16. Motioner 15 17. Val av ordinarie ledamöter 16 18. Val av suppleanter 16 19. Val av två revisorer 16 20. Val av två revisorssuppleanter 16 21. Val av valberedning 16 22. Avtackande av avgående styrelseledamot 23. Övriga frågor - Hemsidan 24. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 25. Stämmans avslutande Bilagor (Finns även på hemsidan) Fullmaktsblankett Uppgifter inför deklarationen Vad används din avgift till? 2 (16)
Verksamhetsberättelse Sörskogens samfällighetsförening 2008 Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening avger härmed följande berättelse för verksamhetsåret 2008. Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Veronica Netscher Tagg 81 Vice ordförande Pierre Svanberg Tagg 79 Kassör Ulf Zachrisson Bläck 28 Sekreterare Helena Nygren Flug 6 Ledamot Olle Larsson Flug 43 Ledamot Johan Wahlström Bläck 113 Ledamot Anders Palm Tagg 65 Suppleant Marika Käll Flug 22 Suppleant Fredrik Jandér Flug 49 Styrelsen har under året haft 11 protokollförda möten. Revision av samfällighetens räkenskaper och verksamhet har utförts av: Johan Blomgren, Flug 73 och Erik Dahlberg, Tagg 189. Revisorssuppleanter har under året varit: Terje Rydén, Tagg 73 och Lars Hanson, Flug 37 3 (16)
Ansvarsområden Byalagsstugan Bollplan Elavläsning/garage Entreprenad Försäkring Garage Garagebelysning Grannsamverkan Hemsidan Info till medlemmarna Lekparker Miljöstationen Nya medlemmar Nyckel till förråd och stege Pulkaskydd Tak Telefonkatalog för Sörskogen Trafiksäkerhet TV-nät Underhållsplan Arbetsplan för vårstädning Vatten och avlopp Valborg Årsmöte Ulf Zachrisson & Johan Wahlström Olle Larsson Pierre Svanberg Olle Larsson Olle Larsson Fredrik Jandér Lars Elebäck T 69 (ej i styrelsen) Anders Palm Lars Hansson (ej i styrelsen) Helena Nygren Olle Larsson Anders Palm Respektive gaturepresentant/valberedningen Pierre Svanberg & Fredrik Jandér Allan Nyberg F 34 (ej i styrelsen) Marika Käll Ulf Zachrisson Anders Palm Pierre Svanberg Johan Wahlström & Fredrik Jandér Samtliga Fredrik Jandér Veronica Netscher Samtliga Gaturepresentanter Bläcksvampsvägen (78 st) 1 99 Johan Wahlström 101 127 Johan Wahlström 2 28 Johan Wahlström Flugsvampsvägen (74 st) 1 31 Olle Larsson 37 83 Fredrik Jandér 2 40 Helena Nygren 85 111 Marika Käll Taggsvampsvägen (118 st) 1 23/153 175 Veronica Netscher 2 40/177 195 Veronica Netscher 25 93 Anders Palm 95 151 Pierre Svanberg 4 (16)
Medlemmar Antalet medlemmar i föreningen är 270 st. Utdebitering och ekonomi I enlighet med årsstämmans beslut var utdebiteringen under året 8.000 kr. Debitering har skett med 2.000 kr vardera i mars, juni, september och december. Förseningsavgift har debiterats med 100 kr vid utebliven betalning 15 dagar efter förfallodagen. Betalningsdisciplinen i föreningen är god. Då resultatet under året var bättre än förväntat har vi gjort en ytterligare amortering på våra lån med 200.000 kr. De största utgiftsposterna är underhåll, räntor och amortering på våra lån. I övrigt hänvisas till balans- och resultaträkningen. Information till medlemmarna Informationbladet Hemma i Sörskogen har delats ut till medlemmarna fem gånger under året. Information har också delats ut t ex om städdagarna. Bollplanen/Skridskobanan Stockholm Vatten har gjort en kraftig hyreshöjning av hyra för brandpost. Från och med 2008-01-01 är årshyran drygt kr 6000. Det är därför viktigt att bevaka så att hyrestiden endast utgör effektiv "istid". Lekplatser Tagg: Rutschkanan har reparerats efter skadegörelse. Linbanan har reparerats. Befintlig enhet omfattande bord/bänkar var skadad av röta och därför bytts till ny. Staket har reparerats. Flug: Bänkar, bord och lekredskap i "Indian"-parken har vandaliserats. Vårt försäkringsbolag IF har svarat för kostnaden att återställa, varför vår kostnad begränsats till självrisken kr 4100. Grannsamverkan Vi har satt upp nya skyltar eftersom befintliga hade förstörts. Två garage har varit utsatta för inbrott. Försäkringar Vårt försäkringsbolag har svarat för kostnaden att återställa efter vandaliseringen i Indianparken. Trädgårdsskötsel och vinterunderhåll Vi har avtal med Riksbyggen sedan 2001. Samarbetet har fungerat bra. Avtalet har förlängts ett år i taget. Nu har vi sagt upp och omförhandlat avtalet till ett som är bättre anpassat till våra behov. Avtalet gäller från 2009-04-01. 5 (16)
Sörsams trädbestånd är omfattande. I början av 2008 lät vi arborist besiktiga för att få expertutlåtande av hälsotillståndet av både park- och skogsbeståndet. Det visade sig vara bra och endast ett par skadade träd har behövt fällas. Sörsams policy är att behålla träden intakt och nu har vi genom besiktningen fått bra hjälp till vårt fortsatta arbete. Städdagar och Valborgsmässofirande På årsmötet i mars 2007 aviserades att styrelsen ville ha avlastning med vårstädning och valborgsfirande med Pubkväll som tillsammans är tunga poster att arrangera. Styrelsen gjorde klart att man ville få fler engagerade och ta ansvar för i första hand valborgsfirandet i Sörskogen om denna tradition skulle leva vidare. Ansvariga för valborg 2008 var fastigheterna på Flug 69-111. Traditionen genomfördes på ett mycket bra sätt och en utvärdering har gjorts. Ett önskemål som kom fram var att det vore trevligt med allsång vid brasan. Kanske något som kommande ansvarsgrupp kan se över. Fortfarande är det Styrelsen som ansvarar för planering och genomförandet av vårstädningen. Styrelsens önskemål är att även denna post skall fördelas mellan fastighetsägarna. Trafiksäkerhet Hastighetsbegränsningen på 30 km i området har fungerat relativt bra så några andra åtgärder har inte varit aktuella. Parkering på gatan är ett generellt problem eftersom det är parkeringsförbud. Att dessutom parkera på trottoaren och hindra gående, barnvagnar och tvinga barn och vuxna ut i gatan är tyvärr en ökande tendens inom området. Ett liknande problem skapar fastighetsägare som inte klipper sina träd så att gående tvingas att gå ut i gatan. Garage Mindre serviceåtgärder har gjorts för några garageportar under året. Åtgärder har varit svetsningar av nya plåtar. Det planerade och delvis påbörjade utbytet av garagens huvudcentraler blev, som tidigare meddelats, försenat på grund av tekniska komplikationer. För att undvika att utbytet skulle ske under vintertid avbröts arbetet för att återupptas under våren 2008. Arbetet avslutades sensommar 2008 med ett antal problem där säkringar ej var ditsatta rätt etc. Detta åtgärdades efter hand fel inrapporterats. Vatten och avlopp B & B har utfört en slamsugning på Taggsvampsvägen där det var ett stopp under 2008. Annars inget att rapportera. Tak Årlig servicebesiktning genomfördes i juli av Hagmans Tak varefter endast smärre justeringar gjordes. Taken är i bra skick enligt takfirman. 6 (16)
Under försommaren rapporterades ett par misstänkta fall med läckage via ventilationskanal från taken. Dessa berodde ej på takläckage enligt besiktningen från Hagmans tak. Ventilationsfirman Huddinge ventilation har varit och gjort kontroller samt tätat kring fläkthuvar och kanaler på taken. En viktig information vi fått är att det bildas kondens som ej ventileras ut ordentligt om fläkten är avstängd. I samband med dusch ska fläkten vara påslagen på max. Att endast ha en liten Paxfläkt installerad klarar ej att ventilera ut kondensen. Vi kommer att följa upp detta med ventilationen och återkomma med information. Elavläsning i garage Gick av stapeln precis som tidigare år, med samma utfall. De flesta boende i området respekterar inlämningsdatumet, men ett fåtal krävde påminnelser med påminnelseavgift som följd. Hemsidan Lars Hansson är webbmaster för vår hemsida, www.sorsam.se. Där hittar du löpande aktuell information om det som berör vår förening. Byalagsstugan Det är många som har hyrt byan under året och alla verkar nöjda och glada. Under året har nya bord med tillhörande vagnar köpts in. Baren har rustats upp med mosaik så även väggytan ovanför arbetsbänken. En del gamla bord finns nu i uteförrådet för användning utomhus. Glas och porslin har kompletterats under året. Utomhus på väggen mot basketplanen har belysning monterats upp och installerats. Styrelsen har inte under 2008 hittat en fullgod lösning för att få byan mer tillgänglig för exempelvis pingis. Vi tar fortfarande tacksamt emot förslag!! Underhållsplan Planen är uppdaterad och har kompletterats med kostnader och livslängd. Kabel-TVnät Inga störningar under året har kommit till Styrelsens kännedom. Enstaka medlemmar har haft frågor som besvarats efter bästa förmåga, alternativt blivit hänvisade vidare till Com Hem då vi har ett serviceavtal med dem. På vår hemsida, www.sorsam.se finns ytterligare information om Kabel-TV nätet. Övrigt I maj 2008 bjöd styrelsen in de unga till Byan för att höra efter vilka aktiviteter de önskade sig i området. Styrelsen samlade in önskemålen för att se över kostnader och förutsättningar för att genomföra dessa. En voltstrio har köpts in och ska sättas upp i Byanparken under våren. Under 2008 har det tråkigt nog förekommit skadegörelse i vårt område både i lekparker och på förskolans område. Vi har skickat ut information om detta och bett de boende att vara mer vaksamma om vad som händer på kvällar och helger. 7 (16)
Huddinge kommun har placerat ut två stora stenar mellan förskolan och Byan för att få transporterna till förskolan att åka rätt väg. 8 (16)
Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening Verksamhetsåret 2008 Sörskogen den 3 februari 2009 Fredrik Jandér Marika Käll Olle Larsson Veronica Netscher Helena Nygren Anders Palm Pierre Svanberg Johan Wahlström Ulf Zachrisson 9 (16)
Sörskogens Samfällighetsförening Balansräkning för år 2008 T o m bokf.datum: 31/12 2008 T o m verifikation: 245 TILLGÅNGAR 2007-12-31 2008-12-31 Kassa 0,00 0,00 PlusGiro 667 734,47 379 325,69 Nordea, Sparkonto 310 995,47 0,00 Riksgälden 0,00 537 772,30 Kundfordringar 0,00 0,00 Fordran medlemsavgifter 0,00 88 100,00 Fordran Medlemmar 1) 3 731 477,56 2 811 104,01 Interimsfordringar 86 434,00 60 446,00 Summa tillgångar 4 796 641,50 3 876 748,00 SKULDER 2007-12-31 2008-12-31 Leverantörsskulder 135 758,00 69 441,00 Skuld till medlemmar 0,00 0,00 Interimsskulder 429,50 6 853,00 Förutbetalda medl.avgifter 0,00 0,00 Taklån & lån fläktar o kupoler 2) 4 250 000,00 3 290 000,00 Fond Underhåll 3) 410 454,00 510 454,00 Summa skulder 4 796 641,50 3 876 748,00 Not 1) Fordran hos medlemmar Fordran vid årets början 4 757 044,07 3 731 477,56 Årets resultat -1 025 566,51-920 373,55 Fordran vid årets slut 3 731 477,56 2 811 104,01 Not 2) Lån Nordbanken Skuld vid årets början 5 010 000,00 4 250 000,00 Amortering Taklån -440 000,00-640 000,00 Amortering Lån fläktar & kupoler -320 000,00-320 000,00 Skuld vid årets slut 4 250 000,00 3 290 000,00 Not 3) Fond Underhåll Fond vid årets början 300 000,00 410 454,00 Förändring 110 454,00 100 000,00 Fonderat vid årets slut 410 454,00 510 454,00 10 (16)
Sörskogens Samfällighetsförening Resultaträkning & budget för år 2008 T o m bokf.datum: 31/12 2008 T o m verifikation: 245 INKOMSTER Budget 2008 2008-12-31 Utfall i % Medlemsavgifter 2 160 000 2 160 000,00 100% Byan inkomst 15 000 18 000,00 120% Eldebitering Garage 7 000 5 428,00 78% Förseningsavgifter 2 000 2 100,00 105% Övriga intäkter 0 310,00 - Ränteintäkter 18 750 17 719,50 95% Summa inkomster 2 202 750 2 203 557,50 UTGIFTER Budget 2008 2008-12-31 Utfall i % Sommarunderhåll 200 000 214 605,50 107% Sommarunderhåll, övrigt 80 000 44 157,00 55% Vinterunderhåll 200 000 64 939,00 32% Underhåll tak 75 000 71 184,00 95% Underhåll fläktar/kupoler 0 0,00 - Underhåll lekparker/bollplan 30 000 11 139,00 37% Underhåll garage & elcentraler 120 000 94 179,00 78% Underhåll Kabel-nät 0 0,00 - Diverse underhåll 0 10 800,00 - Byan - Drift 27 000 36 144,75 134% Byan - Underhåll 33 000 27 843,75 84% Avgifter ComHem 228 500 228 340,00 100% El garage/bollplan 50 000 44 647,25 89% Kontor & Tryck 10 000 6 466,00 65% Årsstämma, möteskostnader 0 0,00 - Styrelse o Revisorer 74 400 74 400,00 100% Ordförande extra ersättning 27 000 0,00 0% Branschorganisation, avgift 0 0,00 - Försäkringar 30 000 28 899,00 96% Diverse kostnader 6 910 8 515,00 123% Ränta - Taklån 115 940 103 753,00 89% Ränta - fläktar/kupoler 124 000 111 859,00 90% Avskr. Maskiner/Inventarier 0 0,00 - Övr. finansiella kostnader 2 000 1 312,70 66% Avsättn. till Underhållsfond 100 000 100 000,00 100% Årets resultat 669 000 920 373,55 138% Summa utgifter 2 202 750 2 203 557,50 Årets resultat 669 000 920 373,55 Amortering taklån -440 000-640 000,00 Amortering lån fläktar & kup. -320 000-320 000,00 Överskott/Underskott -91 000-39 626,45 Underskott täcks av likvida medel på PlusGirot. Medlemsavgifter och debiteringslängd: Debiteringslängd utgörs av fastigheterna Taggsvampen 1-270 med lika andelstal. Avgiften för år 2008 föreslås till 8.000 kr per delägarfastighet. Förseningsavg./påminnelseavg. är 100 kr för medlemsavgift och 50 kr för eldebitering garage & byanhyra. Debitering sker kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medlemsavgift 2008-03-28 2 000 kr 2008-06-27 2 000 kr 2008-09-29 2 000 kr 2008-12-29 2 000 kr 8 000 kr 11 (16)
Revisionsberättelse 12 (16)
Verksamhetsplan för underhållsinsatser för år 2009 Översyn av trädbeståndet och i förekommande fall gallring. Borttagning av jord och gräs på betongmur. Montering av inköpt lekredskap till byanparken. Fortsatt upprustning av byan. Styrelsens omfattning Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av minst fem ordinarie styrelseledamöter och två suppleanter. Vi föreslår att styrelsen under 2009 arbetar med en ordförande, sex ordinarie ledamöter och två suppleanter. 13 (16)
Sörskogens Samfällighetsförening Budget för perioden 2009-01-01--12-31 INKOMSTER Budget 2009 Medlemsavgifter 2 160 000 Byan inkomst 17 000 Eldebitering Garage 9 000 Förseningsavgifter 2 000 Övriga intäkter 0 Ränteintäkter 15 000 Summa inkomster 2 203 000 UTGIFTER Budget 2009 Sommarunderhåll 210 000 Sommarunderhåll, övrigt 80 000 Vinterunderhåll 130 000 Underhåll tak 75 000 Underhåll lekparker/bollplan 100 000 Underhåll garage & elcentraler 30 000 Byan - Drift 40 000 Byan - Underhåll 40 000 Avgifter ComHem 242 000 El garage/bollplan 50 000 Kontor & Tryck 10 000 Styrelse o Revisorer 74 400 Ordförande extra ersättning 27 000 Försäkringar 30 000 Diverse övriga kostnader 10 000 Ränta - Taklån 75 000 Ränta - fläktar/kupoler 100 000 Övr. finansiella kostnader 2 000 Avsättn. till Underhållsfond 100 000 Årets resultat 777 600 Summa utgifter 2 203 000 Årets resultat 777 600 Amortering taklån -440 000 Amortering lån fläktar & kupoler -320 000 Överskott/Underskott 17 600 Ev. underskott täcks av likvida medel på PlusGirot. Styrelsen föreslår att extra amortering görs om ekonomin tillåter. Medlemsavgifter och debiteringslängd: Debiteringslängd utgörs av fastigheterna Taggsvampen 1-270 med lika andelstal. Avgiften för år 2009 föreslås till 8.000 kr per delägarfastighet. Förseningsavg./Påminnelseavg. är 100 kr för Medlemsavgift och 50 kr för Eldebitering garage & Byanhyra. Debitering kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medl.avg 2009-03-29 2 000 kr 2009-06-29 2 000 kr 2009-09-29 2 000 kr 2009-12-29 2 000 kr 8 000 kr 14 (16)
Motioner Inför koppeltvång på hundarna i området. Det är ett växande problem med alla lösspringande jyckar och ägare som inte har koll alls. Är man hundrädd är det hopplöst och verkligen respektlöst. Suzanne Ekstam, Bläck 31 Styrelsens svar: Detta är ingen samfälld fråga. Koppeltvång finns redan reglerat i Huddinge kommuns ordningsföreskrifter (HKF 1190 - Allmänna lokala ordningsföreskrifter för Huddinge kommun). Mer information finns på Huddinge kommuns hemsida. Hej! Jag har uppmärksammat att våra bilgarage allt mer ser ut som lagerlokaler. I garagen finns lagrade prylar av det mest skilda slag. Att man har sina bildäck i garagen är väl OK. Men allt annat som finns där är det rätt och riktigt? Var det så det var tänkt från början? Jag vill att man städar upp sin garageplats från prylar som normalt inte hör hemma i ett bilgarage. Hälsningar Terje Rydén, Tagg 73 Styrelsens svar: Garagebyggnaderna är samfälld egendom vilket samfälligheten är ansvarig för att underhålla och se till att de är i gott skick. Vi har inte något beslut på vad som är tillåtet att förvara i garagen, men styrelsens direktiv är att garagen är avsedda för bilar, däck samt i bilen förvarad reservdunk för bränsle. Om brand inträffar i garagen är det respektive hemförsäkring som träder in. Om det är en bil som startar branden träder bilförsäkringen in. Brandorsaken utreds i båda fallen och ska täcka de skador som uppstår. 15 (16)
Valberedningens förslag Val av ordförande Veronica Netscher Tagg 81 1 år kvar Ledamöter som valdes på två år förra året sitter således kvar ett år till Johan Wahlström Bläck 113 1 år kvar Olle Larsson Flug 43 1 år kvar Anders Palm Tagg 65 1 år kvar Val av tre ordinarie styrelseledamöter två omval, ett nyval Ulf Zachrisson Bläck 28 Omval 2 år Helena Nygren Flug 6 Omval 2 år Magnus Wetterberg Flug 1 Nyval 2 år Val av två styrelsesuppleanter två omval Marika Käll Flug 22 Omval 1 år Fredrik Jandér Flug 49 Omval 1 år Val av revisorer Johan Blomgren Flug 73 Omval 1 år Erik Dahlberg Tagg 189 Omval 1 år Val av två revisorssuppleanter Terje Rydén Tagg 73 Omval 1 år Lars Hansson Flug 37 Omval 1 år Valberedning Göran Hallberg Bläck 29 Ann Johansson Bläck 10 Elisabeth Andersson Flug 30 Sammankallande Vakant Flug Arne Åkerfeldt Tagg 191 Vakant Tagg 16 (16)