Revisionsrapport Intern kontroll Representation Inköp elektroniska artiklar Lidköpings kommun Hans Axelsson Cert. kommunal revisor
Uppdraget Vi har av revisorerna i Lidköpings kommun fått i uppdrag att pröva om den interna kontrollen kring representation (intern och extern) och inköp av elektroniska artiklar fungerar tillfredsställande tillfredställande. Granskningsmålen som ska belysas är med avseende på representation om det finns riktlinjer/policy angående representation, om leverantörsfakturorna som avser representation uppfyller kraven utifrån gällande lagstiftning och kommunens ev. anvisningar samt om momsen hanterats rätt och bokföring skett på avsett sätt.. Granskningsmålen för inköp av elektronik är att granska om inköp av elektronik sker enligt gällande anvisningar och avtal. Granskningen omfattar samtliga nämnder men med visst fokus på kommunstyrelsen och utbildningsnämnden som också projektplanen anger. Metod Konton som är applicerbara på representation och elektroniska artiklar har analyserats och underlagen för de större bokförda beloppen har närmare granskats. Fakturor och underlag till dessa på mindre belopp har stickprovvis granskats. Aktuella beslut, riktlinjer/policys med avseende på revisionsfrågan har granskats och vi har haft muntlig kontakt med upphandlingschef, personalstrateg och ekonom på utbildningsförvaltningen resp. serviceenheten. Representation Iakttagelser Kommunfullmäktige fattade 1996 01 22 följande beslut att med upphävande av 1982 års beslut betr. alkoholfri representation bemyndiga förvaltningschef att i samråd med nämndordförande och med iakttagande av i 1965 års intagna principer i enstaka fall medge servering av alkoholhaltig måltidsdryck vid utövande av värdskap mot gäster hos kommunen. Det förutsättes dock att det alltid ska finnas ett alkoholfritt val. Utöver detta beslut så hittar vi på kommunens intranät en intern anvisning avseende representation. Den är skriven i oktober 2012. Det framgår där att representationen ska ha ett direkt samband med kommunens verksamhet och därmed ge ett värde för verksamheten. Det anges att som representation räknas mat, dryck och fika som betalas av kommunen och att vissa kringverksamheter som t ex musik, underhållning (gage), lokalhyra, teaterbiljett, bussresa mm också kan räknas till representation. Av riktlinjen framgår vidare vissa förutsättningar för extern respektive intern representation och det framgår vidare hur momsavdrag ska hanteras och vilka belopp som får lyftas per person och vad som blir en verksamhetskostnad. Lidköpings kommun 1 av 5
Kommunfullmäktigebeslutet innebär en tydligt restriktiv hållning till alkohol i samband med representation. Beslutet förutsätter dock att man också känner till 1965 års principer. Vilka dessa är framgår dock inte. Ett förtydligande av reglerna kanske därför vore bra att göra. Av den intern a riktlinjen så sägs att alkohol inte får förekomma vilket med hänvisning till ovanstående Kf beslut inte är riktigt återgivet. Vi menar därför att riktlinjen ska skrivas om så att den överensstämmer med fullmäktigebeslutet. Enligt vår uppfattning är det viktigt att alla som har att göra med dessa frågor har enkel åtkomst till aktuella regler/riktlinjer. Det är inte alldeles enkelt att hitta regelverken på intranätet och det finns också en uppenbar risk att man hittar gamla och inte längre gällande regler. För att krav ska kunna ställas på attestanter menar vi därför att det är viktigt att förbättringar sker på intranätet för redovisningen av riktlinjer/anvisningar etc. Har alla enkel åtkomst till aktuella regelverk så ges ansvariga på olika nivåer också förutsättningar att ta det ansvar som åvilar dem. Kostnaderna för representationen i Lidköpings kommun uppgår enligt den ekonomiska redovisningen till 1 140 tkr för år 2012. Kostnaderna är likartade för åren för åren 2009-2011 och uppgår där till 1,294, 1,365 resp. 1,211 tkr. Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, utbildnings-, kultur-och fritidsförvaltningen samt räddningstjänsten svarar för merparten av här redovisade kostnader. Totalt har ca 1100 transaktioner bokförts på kontot för representation. Flertalet av dem är på mindre belopp. Ca 80 % är på belopp under 1000 kr, 18 % är på mellan 1000 till 10 000 kr medan resterande 2 % överstiger 10 000 kr. Flera av de största posterna exkl moms avser saker som många kanske inte direkt skulle hänföra till representation. Det gäller 100 tkr för amaryllislökar för julblomma till pensionärer 92,5 tkr firande av Vill BK:s silver medalj 2012 71,2 tkr för 356 presentkort till medaljörer i VM, EM, NM och SM 28,8 tkr 180 st julklappar I våra stickprov av mindre belopp så noterar vi att man bokför såväl extern som intern representation under ett och samma konto. Fr o m 2013 ändras dock detta enligt upprättad anvisning. Vid bedömning av representationskostnaderna ska man också veta att det bland dessa kan finnas sådant som vi inte anser skulle förts som representation. Ett exempel om än ett litet sådant, är kommunens del av kostnad för julbelysning. Lidköpings kommun 2 av 5
Vid representation med utländska gäster förekommer i några fall alkohol men det sker såvitt vi kan bedöma enligt de av kommunfullmäktige fastställda riktlinjerna och där förvaltningschef och/eller nämndordförande deltar. Vii noterar också man i stor utsträckning anger deltagare och ändamål med representationen men att undantag från detta finns. Vi noterar också att det förekommer att man inte följer regelverket vad gäller momsavdrag genom att lyfta hela momsbeloppet. I samband med vår översiktliga genomgång har vi också uppmärksammat moms vad gäller 12 resp. 25 % mons i samband med konferenspaket. Frågan bedöms inte som stor men ända något som bör uppmärksammas och klargöras. Vi har också uppmärksammat utbildningsförvaltningen på att man utan upphandling/avtal, som nästan enda förvaltning, i stor utsträckning anlitar en lokal leverantör i samband med representation. Bedömning representation Vi bedömer att följsamheten till gällande rutiner för representation på flera väsentliga punkter är ganska god. Vi noterar bl a att man oftast numera anger deltagare och ändamål med representationen vilket är bra och nödvändigt. Vi noterar dock att det förekommer brister vad avseende på följsamheten till gällande momsregler och där vi bedömer att informationen om regelverket bör förbättras. Att bl a alla attestanter förutsättningarna för att följa regelverken är viktigt för att också få möjligheter att ta ansvar. Vi bedömer att förbättringar bör göras för att öka dessa förutsättningar och vi tänker bl a på att förbättra åtkomsten till aktuellt regelverk via intranätet. Vi bedömer också att gällande interna anvisningar för representation omformuleras vad gäller frågan om alkohol så att skrivningen stämmer överens med Kf beslutet och som förtydligar den något krångliga skrivningen i beslutet. Vi tänker här på den hänvisning som görs i beslutet till ett långt tidigare fattat beslut. All representation såväl intern som extern liksom gåvor har bokförts på ett och samma konto vilket försvårar en analys hur man använder sig av representation. Fro m 2013 så framgår dock tydligt att man ska bokföra extern resp. intern representation på olika konton i enlighet med baskontoplan för kommuner. Vid en mycket översiktlig genomgång av årets transaktioner så ser vi exempel på att detta inte följs fullt ut. Vi ser därför anledning att förbättra informationen och den interna kontrollen av hur gällande regelverk för representation. Lidköpings kommun 3 av 5
Inköp av elektroniska varor Lidköpings kommun har en upphandlingspolicy. I policyn står bl a att alla anställda inom samtliga verksamheter, inklusive bolagen, inom kommunen omfattas. Det står vidare att kommunen kräver absolut lojalitet mot tecknande avtal från samtliga anställda. Ansvarig chef samt avropsberättigad skall känna till de avtal som berör den egna verksamheten. Avtalsförteckningen finns på intranät.. För inköp av datorer anger avtalsförteckningen att GölLiSka IT respektive Olsonic AB ska anlitas. Vi har analyserat kontona 64100 och 65400 för år 2012 för att bedöma om anvisningar och avtal följts. Iakttagelser I kommunfullmäktiges styrkort finns några indikatorer som tar fasta på upphandlingspolicyn. Indikator nr 53 avser andel köp gentemot befintliga upphandlade avtal och en indikator nr 54 som avser andel köp via avtal av total inköpsvolym. För indikatorn 53 görs ingen uppföljning då system och underlag för att mäta detta saknas. För den sistnämnda indikatorn anges ett ingångsvärde på 51 % och ett målvärde som säger att andelen ska öka. Vid samtal med upphandlingschefen ska ingångsvärdet inte användas som måttstock då det togs fram på ett tidigt stadium men som inte är jämförbar med nuvarande mätmetod. Upphandlingsenhetens mätresultat för halvårsskiftet 2012 och värdet för perioden dec 2011 till nov 2012 visar att kommunen totalt sett ökat andelen från ca 75 % till nästan 80 %. Det förekommer dock relativt stora skillnader mellan förvaltningarna där intern service ligger högst med nästan 90 % till Kultur och fritids ca 60 %. Förändringstakten varierar också en hel del mellan förvaltningarna. I vår översiktliga genomgång avseende inköp av det vi här kallar elektroniska varor ser vi ett flertal exempel på där inköp görs hos andra leverantörer än kommunen träffat avtal med. Vi noterar bl ett antal inköp hos lokala leverantörer som ex:vis Expert, Misco och Elgiganten. Inköpen gäller bl a datorer och datatillbehör, TV-apparater, kameror etc. Av de exempel som vi granskat har inköpen gjorts inom framförallt utbildning och skola men även andra förvaltningar förekommer. I några fall anges att man fått ett godkännande från högre chef att göra inköpet. Vid kontakt med upphandlingsenheten känner man till att detta förekommer men att det ändå blivit bättre under senare år. Genom planerade förändringar för att bl a få ned antalet inköpsberättigade och attestanter samt inrättande av inköpsgrupp vill man öka följsamheten till upphandlingspolicyn. Lidköpings kommun 4 av 5
Bedömning Upphandlingsenhetens uppföljning av Kf:s styrkortsindikator visar att förbättringar åstadkommits vad gäller andelen inköp via avtal av total inköpsvolym. Ytterligare förbättringar måste dock till för att kommunens alla förvaltningar ska uppfylla upphandlingspolicyn. Vår övergripande kontoanalys och gjorda stickprov vad avser elektroniska varor bekräftar att det sker lokala inköp vid sidan om gjorda avtal. Även om omfattningen inte är jättestor bedömer vi den ändå så pass stor att alla inköpsberättigade och attestanter måste uppmärksammas ytterligare på gällande rutiner och inte minst på vilka ekonomiska och kanske också andra konsekvenser en bristande följsamhet till upphandlingspolicyn får. Planerade förändringar vad avser bl a att minska antalet inköpsberättigade och antal attestanter bedömer vi bör bidra till att förbättra följsamheten till upphandlingspolicyn och en högre måluppfyllelse för de indikatorer som används. Sammanfattande rekommendationer Förändra skrivningen i det interna regelverket för representation vad avser alkohol så att skrivningen överensstämmer med Kf beslutet. Förtydliga i samband med detta gärna också innebörden i Kf beslutet med avseende på den hänvisning som görs i beslutet till 1965 års beslut. Förbättra möjligheterna för attestanter och andra att på ett enkelt sätt via intranätet ha tillgång till gällande riktlinjer/rutinbeskrivning etc. Förbättra kunskapen hos attestanterna om gällande regelverk för moms i samband med representation. Betona i informationen att extern och intern representation fro m 2013 ska föras på två olika konton. Mot bakgrund av att några av de större posterna inte avser det som man i allmänhet förknippar med representation skulle man kunna överväga om det finns motiv för ytterligare konto för dessa ändamål. I avvaktan på att förändringar görs vad avser inrättande av inköpsgrupp, antal inköpsberättigade etc så anser vi att informationen ut i organisationen om att följa träffade avtal och varför behöver skärpas ytterligare. Kommande internkontrollplaner bör uppmärksamma följsamheten till gällande avtal och upphandlingspolicyn i stort. Klargör om det är i överenstämmelse med upphandlingspolicyn att chef kan ge tillåtelse att göra inköp vid sidan av träffade avtal kring exempelvis datorer. Lidköpings kommun 5 av 5