Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: S U S A N N E S T R A N G E R T GALLRINGSBESLUT 2003:14 SID 1 (1) DNR 54-9115/02 2003-12-03 G A L L R I N G S B E S L U T 2003:14 Nämnd/Förvaltning AB Familjebostäder SSA dnr 54-9115/02 Hänvisningsdnr 54-2956/96 (gallringsbeslut SSA 1997:1) Beslutets huvudsakliga innehåll Bostadshyreskontrakt med bilagor (år 1985- ) gallras 10 år efter upphörande. Undantag: - 1974 års bostadshyreskontrakt med bilagor. - Bostadshyreskontrakt med bilagor för AB Familjebostäders lägenheter i bostadsområden som är av riksintresse för kulturmiljövården. Övriga handlingar i ärendet Gallringsförslag från AB Familjebostäder, 2002-07-11 Yttrande från Revisionskontoret, 2002-06-11 Yttrande från Juridiska avdelningen, 2002-06-27 Stadsarkivets promemoria, 2003-12-03 Anm Ändring av gallringsbeslut för handlingar vid AB Familjebostäder och Störningsjouren, SSA 1997:1 (dnr 54-2956/96), avseende bostadshyreskontrakten med bilagor som där undantogs från gallring. Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08-50828300, F AX: 08-50828301 E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se
Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR 54-9115/02 SID 1 (4) PROMEMORIA 2003-12-03 GALLRING AV BOSTADSHYRESKONTRAKT MED BILAGOR VID AB FAMILJEBOSTÄDER ÄNDRING AV GALLRINGSBESLUT SSA 1997:1 ÄRENDET AB Familjebostäder inkom den 11 juli 2002 till Stadsarkivet med en gallringsframställan avseende avslutade/uppsagda bostadshyreskontrakt med bilagor. I framställan föreslås att dessa kontrakt och tillhörande handlingar får gallras 10 år efter upphörande. Förslaget innebär en ändring från den bevarande- och gallringsutredning som bolaget genomförde 1996. Denna utredning tillmätte bostadshyreskontrakten sådan betydelse för den bostadshistoriska forskningen att de föreslogs bevaras för all framtid. Därmed uteslöts kontrakten från det gallringsbeslut som Stadsarkivet sedermera fattade för ett urval av bolagets allmänna handlingar, SSA 1997:1. BAKGRUND AB Familjebostäder bildades år 1936 och är Stockholms äldsta allmännyttiga bostadsföretag. Bolaget har till ändamål att sörja för bostadsförsörjningen i Stockholm genom förvärv av fastigheter och tomrätter för byggnation samt förvaltning av bostäder, affärsangelägenheter m.m. Sedan år 1995 omfattas AB Familjebostäder som kommunalt bolag både av den offentlighetsrättsliga lagstiftningen och arkivlagen. 1996 antog bolaget stadens arkivregler på bolagsstämma. Sammantaget medförde detta att gallring av allmänna handlingar måste regleras genom i förväg fattade beslut. Bolaget genomförde därför en omfattande bevarande- och gallringsutredning av sina allmänna handlingar, och sammanfattade resultatet i en gallringsframställan. Framställan, som innehöll förslag till gallring av ett urval bolagshandlingar, överlämnades till Stadsarkivet för bedömning. Gallringsförslaget justerades på några punkter och resulterade sedermera i Stadsarkivets gallringsbeslut för vissa allmänna handlingar inom AB Familjebostäder, SSA 1997:1. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över AB Familjebostäders gallringsframställan. Juridiska avdelningen har meddelat att de inte har något att erinra mot gallringsförslaget. I Revisionskontorets yttrande ges flera exempel på handlingsslag med en lagreglerad minsta bevarandetid, exempelvis vissa verifikationsserier. Revisionskontoret betonar att B OX 22063, 104 22 S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08-508 283 00, F AX: 08-508 283 01
DNR 54-91115/02 SID 2 (4) om sådana handlingar ingår i hyreskontrakten med bilagor bör bolaget anpassa förslaget utifrån dem. AB Familjebostäder har å sin sida slagit fast att sådana handlingsslag inte ingår i kontraktsdokumentationen. Revisionskontoret har i övrigt inte haft några synpunkter på innehållet i framställan. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Bostadshyreskontrakt + bilagor = kontraktsakter I framställan föreslås gallring av inaktuella bostadshyreskontrakt med bilagor, d.v.s. sådana kontrakt som upphört att gälla på grund av att de sagts upp eller avslutats av annan orsak Efter att kontrakten upphört att gälla arkiveras de i s.k. kontraktsakter. Innehållet i akterna består förutom kontrakten vanligen av bilagor, exempelvis anvisningshandlingar, ansökningar om uthyrning i andra hand, utslag i hyresnämnd, brev om anstånd med hyra m.m. De äldsta hyreskontrakten har gallrats med 10 års gallringsfrist fram till år 1995, då offentlighets- och arkivlagstiftningen blev tillämplig för AB Familjebostäder. De äldsta bevarade kontraktsakterna är från år 1974 och innehåller främst kontrakt som överfördes från andra fastighetsägare till Familjebostäder under perioden 1972-1973. Från och med år 1985 är kontraktsakterna med smärre undantag bevarade i sin helhet. Till omfånget rör det sig om ca 75 hyllmeter handlingar för tidsperioden 1985-1999. Kontrakten utgör själva kärnan i bolagets hyresadministration och hyresreglering inom ramen för dess fastighetsförvaltning. För bolagets administrativa behov av hyresuppgifter finns ett digitalt hyressystem som infördes 1981. Från systemet bevaras utdatalistor, s.k. objektslistor. Dessa innehåller bl.a. uppgifter om hyresgästernas namn, hyrestid, lägenhetsstorlek och hyresbelopp. Hyreskontraktens informationsvärde för bolaget, insynen och rättssäkerheten Under kontraktstiden är kontrakten av central betydelse för verksamheten, men efter uppsägning eller avslut tenderar deras betydelse som intern informationskälla att minska för att eventuellt helt upphöra. Ett viktigt undantag utgör de fall då tvist eller hyresskuld föreligger och då hyresdokumentation behövs till dess att ärenden avgjorts eller hyresskulder reglerats. Hyresinformation måste därför sparas tillräckligt länge och i den omfattning att inte möjligheterna till insyn och rättsäkerhet för den enskilde sätts ur spel. Stadsarkivet bedömer att bolagets förslag till gallringsfrist är väl avvägd utifrån informationsbehovet för såväl bolagets som för allmänhetens rätt till insyn och enskildas rättssäkerhet. AB Familjebostäders motiv för gallring av bostadshyreskontrakt med bilagor: 1. Ofullständig serie från 1985, då delar av hela år saknas liksom specifika kontraktshandlingar i kontraktsakterna. 2. Omfattande material, för närvarande 75 hm till år 1999 (genomsnittlig tillväxt på ca 3 hyllmeter/år).
DNR 54-91115/02 SID 3 (4) 3. Kontraktsakterna har beroende på avställningsperiod sorterats efter olika principer, exempelvis efter hyresgästnamn, uppsägningsdatum eller kontraktsnummerordning. Det försvårar återsökning och fodrar omfattande omsortering vid fortsatt bevarande. 4. Stockholmshem och AB Svenska bostäder gallrar motsvarande handlingar med 10 års gallringsfrist. 5. Hyressystemets (togs i drift 1981) utdatalistor med uppgifter om hyresgästernas namn, hyrestid, lägenhetsstorlek, hyresbelopp, är mer överskådliga och återsökningsbara än kontraktsakterna. För att i någon mån tillgodose forskningens behov av information, dokumentera verksamheten och spegla förhållanden mellan hyresgäster och fastighetsförvaltning i bolagets bostäder, förelår bolaget att ett urval bostadshyreskontrakt med bilagor bevaras: - 1974 års kontrakt (överförda från andra fastighetsägare) - kontrakt från bolagets bostäder i riksintressanta bostadsområden (exempelvis Rinkeby inför ombyggnation, innerstaden inför citysaneringen (1980-talet)). Hyreskontraktens informationsvärde för forskningen Stadsarkivets uppgift är primärt att bedöma och värdera framställans förslag till gallring av handlingsslag och gallringsfrist med hänsyn till informationsvärdet för nutida och framtida forskning. För bedömning av informationsbehovet från revisions- och judiciell synpunkt svarar Revisionskontoret och Juridiska avdelningen. AB Familjebostäders motiveringar och ändrade syn på kontraktens informationsvärde har redovisats ovan. Genom arkivhandlingarna ges information om den kärnverksamhet där handlingarna uppkommit. Enligt Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy Bevarandet av nutiden (1995), bör sådana handlingar av forskningsskäl bevaras i högre utsträckning än handlingar som tillkommit i tekniska och administrativa stödverksamheter. Det kan dock finnas skäl att tillåta gallring av vissa handlingar tillhörande myndighetens kärnverksamhet. Ett sådant skäl är tillväxten av handlingar, som både kan fördyra hanteringen men även göra handlingsbeståendet svåröverskådligt. Gallring förutsätter att de handlingar som återstår kan ge tillräckligt omfattande information om den verksamhet som har bedrivits, för att tillgodose offentlighetsprincipen, rättssäkerheten samt informationsbehovet för bolagets och forskningens intressen. Denna avvägning är naturligtvis svår att göra, och med nödvändighet tidsbunden. Stadsarkivet har i sin bedömning av framställan utgått från de kriterier som Riksarkivet ställt upp i olika dokument. Vägledande, har förutom Riksarkivets ovan nämnda gallringsoch bevarandepolicy, varit Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjningen hos kommuner och landsting (RA-FS 1995:2). Enligt RA-FS 1995:2 rekommenderas gallring av hyreskontrakt 2 år efter upphörande (under förutsättning inte hyresskuld kvarstår) och uppsägning av hyresgäst 2 år från den tidpunkt då hyresgästen flyttade. Att AB Familjebostäder å sin sida föreslår att
DNR 54-91115/02 SID 4 (4) gallringsfristen utsträcks till 10 år efter upphörande, anser Stadsarkivet ligger väl i linje med preskriptionstider för skadestånd o. dyl. Enligt Stadsarkivets uppfattning har bolaget vidare på övertygande sätt visat att hyreskontrakten som serie inte är fullständig samt att den saknar en tillfredställande återsökningsstruktur. Stadsarkivet anser att det knappast är ekonomiskt försvarbart att låta Ab Familjebostäder bevara ett så pass omfattande arkivbestånd som hyreskontrakten utgör, när systerbolagen tillåts gallra motsvarande kontrakt. Ytterligare ett argument som talar för gallring är enligt Stadsarkivet, att det urval kontrakt som är bevarade inte är tillräckligt omfattande för att man ur representativitetssynpunkt ska kunna dokumentera hyresgästförhållanden i staden som helhet. I övrigt anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt AB Familjebostäders förslag utan att de ändamål som anges arkivlagen 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för handlingar hos AB Familjebostäder enligt bilaga till denna promemoria. Susanne Strangert 1:e arkivarie