First Class 9.1 A-Ö Elisabeth Banemark, Pedagogiskt center, Kristianstad 08-06-30
Adressbok... 3 Autosvar... 5 Automatisk vidaresändning... 6 Besvara med citat... 6 Bifoga fil... 8 Bokmärke/länkar... 10 Byta lösenord... 13 Dokument... 14 Historik... 16 Infoga bild... 17 Infoga tabell... 19 Raderingstid... 20 Sammanfatta meddelanden... 24 Signatur... 25 Skicka till flera/kopia till... 26 Skriva ut... 27 Spara bilaga... 28 Stavningskontroll... 31 Sändlista... 33 Söka... 34 Textformatering... 35 Vidarebefordra... 36 Återta meddelande... 37 2
Adressbok Buffen har en "inbyggd" adressbok som gör att man inte behöver skriva hela adressen. Det räcker med namn och ev. skola när man mejlar internt. Mejlar man däremot utanför Buf måste man ha hela adressen med. Adressboken är praktisk framförallt för adresser utanför Buffen men även vid dubbletter. Här kan du spara adresserna under kortnamn. T.ex. charlotte.mansson@telia.com som Lotta Gör så här: Klicka på ikonen för adressbok/contacts. Du får då upp följande bild: Här kommer Dina privata adresser och sändlistor att synas. Klicka på Nytt för att lägga till en ny personlig adress/kontakt. 3
Fyll i de fält du tycker är viktiga. Jag har skrivit in 1. Förnamn 2. Efternamn 3. E-postadress 4. Klicka på Spara och stäng när du är klar. 4
Autosvar Det går att ställa in så att det automatiskt skickas ett svar på mejl du får. Detta rekommenderar vi dock inte. De allra flesta blir irriterade. Om en person använder funktionen så spelar det inte så stor roll, men när många gör det och man börjar få många mejl av denna typ så blir det bara irriterande. Speciellt med tanke på att det vanligaste innehållet i automatsvaren är: Tack för ditt mejl. Jag svarar när jag hinner. Möjligtvis att det är bra när man har semester och stannar hemma i huset. Annars aviserar man ju att man är bortrest! Något att tänka på! Gör så här: Redigera - Inställningar - Meddelandehantering - Brevregler Bestäm om du vill att det ska gälla både internt och externt. Skriv din egen text. Klicka på Verkställ och OK. 5
Automatisk vidaresändning Man kan också eftersända sin post automatiskt. Det kan vara praktiskt ibland. Tänk på att när man skickar till en person, som har eftersänt sin post, så kan man inte återta mejlet. Brevet är redan vidaresänt. Det kan vara bra att tänka på! Gör så här: Redigera - Inställningar - Meddelandehantering - Brevregler Bestäm dig för om det ska gälla både Lokala meddelanden och Internetpost. Skriv in din e-post adress som du vill sända posten till. Tryck Verkställ och klicka OK. Besvara med citat Besvara med citat är praktiskt. Det innebär att mejlet du skickar som svar innehåller delar av eller hela mejlet som du svarar på. Välj Besvara - Besvara med citat. Citattexten blir nu markerad med grått. 6
Det är kanske enklare att göra så här: Öppna mejlet du vill citera. Markera genom att klicka, håll musknappen nere och dra över texten du vill ha med i svaret. Släpp musknappen. Klicka därefter på Besvara/Besvara avsändaren. Vid pilarna ser du: Ärende: Re: Välkommen på kurs Kajsa Kavat skriver: dvs. det står vem som är citerad Texten som är citerad är grå markerad. OBSERVERA! Du kan själv markera en text likadant med detta tecken i verktygsraden. 7
Bifoga fil Välj Nytt Meddelande och skriv ett vanligt mejl. Klicka på ikonen bifoga. Nu kommer Skicka fil upp. Du ska nu leta upp filen som du ska bifoga. 1. Du letar upp katalogen som innehåller filen. Genom att klicka på pilen vid 1 får du upp valmöjligheter. 2. När du hittat filen så klicka på den (markera genom att klicka EN gång på den) så hamnar filnamnet vid 2. 3. Sedan klickar du på Öppna (!) och filen bifogas till brevet. Tips! Om du dubbelklickar på filnamnet så sparas filen ner direkt. 8
Klicka därefter på Öppna. OM filen är stor så hinner du se följande bild: 9
När filen är helt överförd ser du följande: Vid Bilagor: ser du filnamnet och storleken på filen. När du är klar skickar du som vanligt. Bokmärke/länkar Bokmärken hjälper dig att snabbt få tag i information. De fungerar som länkar till information inom First Class eller till webbsidor. Du kan skapa bokmärken för konferenser, mappar, dokument eller webbsidor. Skapa bokmärke inom First Class (mejl, dokument, konferens) 10
1. Markera konferensen, meddelandet eller dokumentet. 2. Välj Lägg till i bokmärken... i Samarbeta-menyn 3. Skriv ett passande namn. 4. Klicka på OK. Skapa bokmärke till en webbsida 1. Navigera till den webbsida du vill ha ett bokmärke till. 2. Dra URL:en (adressen) till ditt First Class skrivbord. 3. Adressen blir automatiskt placerad som en ikon på skrivbordet. 11
Använda bokmärke Välj Öppna i Arkivmenyn och därefter Bokmärken eller dubbelklicka på bokmärkesikonen på ditt skrivbord. Lägg märke till att bokmärken lagda i First Class hamnar i mappen bokmärken medan bokmärken till webbsidor hamnar som enskilda ikoner på ditt skrivbord. 12
Byta lösenord I konferensen Forum hittar du funktionen Byta lösenord. Dubbelklicka på ikonen Byta lösenord. 1. Skriv ditt Användar ID. 2. Välj ett Nytt lösenord. Lösenordet ska innehålla minst 4 tecken och max 12 tecken. Använd inte å, ä eller ö. Blanda gärna bokstäver med siffror. Använd INTE hela ord. 3. Bekräfta ditt lösenord. 4. Klicka Ändra Glömmer du ditt lösenord så kontakta kontoansvarig på din skola eller Admin 13
Dokument Du kan skapa egna dokument i First Class. Du måste då vara på ditt skrivbord och där väljer du Arkiv Nytt Dokument eller klickar på 1. Lilla pilen vid Nytt. 2. Nytt dokument Du får nu upp en ruta med olika förslag på olika dokument. Testa vilket du tycker passar bäst. 14
1. Skriv din text. 2. Klicka Spara och stäng när du är klar. 3. Ge dokumentet ett namn 4. Välj Spara. Dokumentet hamnar då på ditt First Class-skrivbord. Väljer man Spara som kan dokumentet kan sparas i t.ex. din mailbox, i en konferens, på skrivbordet eller i Mappen Documents. 15
Historik Man kan se när ett brev är skapat, avsänt, läst mm genom att markera meddelandet trycka på knappen Historik. Man kan också högerklicka på ett meddelande och välja Historik Här ser vi att Elisabeth Banemark skapat och sänt det. Maria Nilsson har läst och besvarat. Varning! Om en person valt att besvara men inte sänt det så står det ändå besvarat. Det kan då ligga osänt i mailboxen hos personen som kanske funderar över svaret. 16
Infoga bild Om du skickar ett mail eller gör ett inlägg och vill ha en bild till texten så gör så här: (Bildformat som är aktuella är:.jpg.png ) 1. Skriv din text och placera markören där du vill ha bilden. 2. Klicka Infoga och Bild/Fil. Leta upp filen, markera filnamnet samt klicka på Öppna. 17
Du kan också prova att välja Kopiera och sedan klistra in direkt. Beroende på program och filtyp fungerar det ibland. 18
Infoga tabell Skapa ett nytt Meddelande eller dokument 1. Sätt markören där du vill ha din tabell 2. Välj Infoga - Tabell I rutan som kommer upp anger du hur du vill att tabellen ska se ut. I mitt exempel väljer jag: Första raden är rubrik 12 rader 5 kolumner Justering Vänster Bredd 50 procent Och klickar ok 19
Sedan fyller jag i mina uppgifter 20
För att få det ännu tydligare vill jag byta bakgrundsfärg i några celler. Håll musmarkören nere och dra för att markera de celler som ska ändras. Klicka sedan i rutan Format och välj formatera celler. Följande ruta kommer fram. Jag väljer min bakgrundsfärg och klickar OK. 21
Jag behöver också sammanfoga översta radens kolumner. Jag markerar kolumnerna som tidigare och klickar Tabell och Sammanfoga kolumner. Jag ändrar lite färg i översta raden och fyller i alla mina uppgifter. Nu är det nästan klart. Jag vill dock göra datum-kolumnerna lite smalare. När man för musmarkören över kolumngränsen kommer en dubbelriktad pil fram. Tryck ner vänster musknapp och dra tills kolumnen får den bredd du önskar. 22
Raderingstid Alla meddelanden har en standard raderingsperiod som i vårt system är 340 dagar. Vill man ändra den inställningen så markerar man meddelandet man vill spara, högerklickar på det, väljer Egenskaper och väljer lämpligt alternativ vid Tidsgräns för radering. Klicka på OK. 23
Sammanfatta meddelanden Om du har en brevväxling kring ett ärende kan det vara bra att göra en sammanfattning av alla mejlen. Gör så att du markerar de brev som du vill sammanfatta. Högerklicka och välj Sammanfatta markerade Du får nu en sammanställning över brevväxlingen som ägt rum. 24
Signatur Att ha en egen signatur är praktiskt. Man slipper då skriva dit t.ex. Hälsningar Elisabeth varje gång. Man kan välja att ha signatur på två sätt. 1. Lägg till signatur i meddelanden automatiskt 1. Klicka på Inställningar och Meddelandehantering 2. Klicka på fliken Initialt innehåll 3. Lägg till signatur i nya meddelanden automatiskt 4. Skriv din signaturtext 5. Verkställ 25
2. Lägg till signatur i vissa brev Om du bara vill ha signatur i vissa mejl se till att Lägg till signatur i nya meddelanden automatiskt inte är förbockad. (se bild ovan) Skriv ditt meddelande som vanligt och klicka sedan på Infoga signatur. Då kommer signaturen man valt att infogas i just det meddelandet. Skicka till flera/kopia till Vill du skicka samma mejl till flera personer så skriv namnen i fältet för kopia till. Var bara uppmärksam när du besvarar mejl som sänts som kopia till så att du svarar den du tänkt! 26
Skriva ut För att skriva ut ett meddelande eller en kalender klickar man på Skriv ut i Arkiv- menyn, alternativt klickar på utskriftsikonen. Då får man utskriften i den standardinställning som programmet har. Vill man däremot ändra utseendet på utskriften kan man välja Utskriftslayout i Arkivmenyn och göra förändringar. 1. Här bestämmer du för vilken typ av dokument du vill ändra layouten. 2. Vad ska synas i Sidhuvudet? Välj alternativ. 3. Vad ska synas i Sidfoten? Välj alternativ. 4. Om man inte vill att brevhuvudet ska skrivas ut, avmarkera Skriv ut brevhuvud. 5. Klicka Verkställ och OK. 27
Spara bilaga Om mejlet/inlägget innehåller en fil ser du ett blått gem intill namnet: Öppna mejlet och följande bild kommer upp: Lite lurigt för här ser man inte raden med filen som är bifogad. Rull-listen skvallrar dock om att det finns mer. Använd rull-listen till höger så ser det ut så här: Högerklicka på filnamnet dvs. hantera08.doc och följande valmeny kommer upp. 28
Välj Spara Bilaga... 1. Leta upp var du vill spara ner filen. 2. Här kommer filnamnet automatiskt. Du kan döpa om den om du vill. 3. Klicka på Spara. Tips! OM det är en fil med t.ex. ändelsen.jpg,.gif,.png eller.txt så kan du välja Öppna vald 29
Så här blir det då: Dvs. filen visas direkt utan att öppna något annat program. Varning! Det går utmärkt att dubbelklicka direkt på filnamnet, då sparas filen ned i datorn och öppnas automatiskt i "rätt" program. Problemet är att filen kan ligga åtkomlig för alla! Det beror på inställningarna i programmet var de nedladdade filerna sparas. 30
Stavningskontroll Vill du kontrollera stavningen i ditt mail klicka på ikonen Kontrollera stavning. Kontrollen söker efter ord den inte känner igen och föreslår ersättningsord. Du väljer om ordet ska ersättas eller hoppas över. Lägg till ordet-knappen lägger till de ord som inte finns med, men som du vill ha med i ordlistan. 31
Under Inställningar kan du göra de inställningar som du vill att stavningsprogrammet ska följa. Glöm inte klicka Spara när du gjort ändringar. 32
Sändlista En sändlista är praktisk om man ofta skriver till samma grupp personer t.ex. sitt arbetslag. Klicka på ikonen för sändlista i din adressbok (Contacts). Eller klicka på Arkiv, Nytt och Ny sändlista. Följande bild kommer upp: 1. Döp din sändlista till ett kort enkelt namn. 2. Fyll i namnen / adresserna på de personer som ingår i adresslistan. Kan även vara adresser utanför Buf On-Line. Glöm inte att klicka på Enter efter varje namn. 3. Klicka OK och Spara. När du ska använda sändlistan behöver din inte öppna adressboken. Du skriver helt enkelt in kortnamnet. 33
Söka När du behöver söka efter ett meddelande som flyttats till en mapp eller lästs i en konferens kan du söka på ett ord eller fras i texten. Gör så här: Öppna mappen du vill söka i. Välj Sök i Redigera-menyn eller klicka på ikonen Sök och följande bild kommer upp: 1. Bocka för rutan Flera Möjligheter. 2. Skriv in vad du vill söka efter 3. Bestäm inom vilken tid sökningen ska ske. 4. Vad ska inkluderas? 5. Var ska sökningen ske? 6. Klicka på Sök. 34
Textformatering När man skriver mejl eller inlägg kan man använda andra typsnitt, stilar, storlek och/eller färger än standard. (Du kan själv välja vad du vill ha som standard. Inställningar Innehåll Textstilar ) Exempel: Typsnitt 1, Storlek 2, Färg 3, Justering 4, Infoga 5 väljer du vid de små pilarna.. Om du skrivit en text och vill ändra den i efterhand så markera hela texten genom att klicka i början av stycket och håll ned musknappen samtidigt som du drar över texten. 35
Vidarebefordra Om du får ett mejl som du vill sända vidare direkt så kan du välja Meddelande - Vidarebefordra. Då står både ditt namn och originalförfattaren som avsändare. Ikonen för att vidarebefordra ser ut så här. Klickar du på ikonen får du upp ett nytt meddelande med samma text, du står som avsändare men originalförfattarens namn står också med. Detta mejl har Elisabeth Banemark skickat till Kajsa Kavat. Kajsa Kavat har skickar vidare till Eva-Lotta Persson. I ärenderaden står Fwd: Bifogad fil doc. OBS! Tänk på reglerna för vidaresändning! 36
Återta meddelande Om du har skickat ett mejl internt kan du ångra dej och göra det osänt/återta meddelandet. OBS! Detta gäller inte externa mail. Öppna mejlet du vill återta. Enklast är att klicka på Du ser enklast att ett mejl är osänt på att adressrutorna är vita igen. När ett mejl är sänt så är de grå. Här ser du att rutan för Ärende och Till är grå. Dessutom ser du knappen Återta meddelande är stämplat mm. Detta mejl är sänt! Här ser du att rutan för Ärende och Till är vita. Dessutom finns ingen Återta meddelande-knapp men väl Sänd och stäng. Detta mejl är inte sänt. (eller återtaget) 37