Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2014-04-17 Upphandlande organisation Upphandling Region Skåne, Koncerninköp Förvaltning och rekreationsverksamhet för Stiftelsen Skånska Landskap Sofie Arebom 1400496 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 10. Delområde H. Kravspecifikation Drift och administration av Snogeholms strövområde 10.1. Uppdraget 10.1.1. Allmänt om uppdraget Uppdraget omfattar att Leverantören under avtalstiden, för Beställarens räkning, ansvarar för drift, underhåll och tillsyn av i avtalshandlingarna angivna förvaltningsobjekt i enlighet med Delområde H Bilaga 1. Tillsyn av byggnader Snogeholm samt Delområde H. Bilaga 2. Åtgärdsplan för ett verksamhetsår. Vidare omfattar uppdraget bemanning och skötsel av vårt besökscentrum, kontakt med våra besökare samt administration, skötsel, tillsyn och nyckelutlämning avseende bokning av sex korttidsstugor, två lägergårdar och camping. Uppdraget omfattar också ansvar för båtuthyrning samt fisket i Snogeholmssjön. För statistik över tidigare års verksamhet, se Delområde H. Bilaga 3. Statistik Snogeholm 2013. Under avtalsperioden kan möjligheten för allmänheten tillkomma att boka stuga via www.visitskane.com i deras bokningssystem. Då detta införs ska Leverantören ansvara för att samtliga bokningar som inkommer till Leverantören registreras i detta bokningssystem, detta ingår i Leverantörens åtagande enligt avtalet. I åtagandet ingår ledning, planering, samordning och styrning av de egna arbetena. Beställaren tillhandahåller: lokal för kontor/besökcentrum, fast telefoni och internet, mailadress, rekreationsplan, bokföringsprogram och utrustning för betalkort. Leverantören har möjlighet att hyra större förrådsbyggnad/maskinhall på området, byggnaden är ca 200m2 stor och kallhyran omfattar 24 000 SEK/år, separat hyreskontrakt upprättas i så fall för denna del. Leverantören ska svara för/bekosta: dator, mobiltelefon, utrustning för kontanthantering och fakturaunderlag och utställande av fakturor. Leverantören ska kunna hantera, administrera och redovisa kontanter och transaktioner med betalningskort för betalning avseende camping och korttidsuthyrning och båtuthyrning Utskrivet: 2014-04-17 11:10 Sida 1 av 7
till stiftelsens konto. Leverantören ska redovisa bokningsstatistik för respektive verksamhet/objekt till Beställaren. Leverantören är införstådd i att Beställarens verksamhet är beroende av årliga bidrag för verksamheten. Beställaren förbehåller sig rätten att reducera omfattningen av uppdraget om erforderliga medel ej erhålles, varvid Leverantörens ersättning ska jämkas i motsvarande mån. Utförande av arbete ska normalt göras vardagar mellan kl 07.00-17.00, under denna tid ska Leverantören finnas tillgänglig per e-post eller telefon. Leverantören ska vid behov kunna utföra arbeten utanför ordinarie arbetstid t ex vid akuta driftsstörningar. Under avtalstiden kan förvaltningsobjekt tillkomma och Leverantörens åtaganden och ansvar omfattar dessa förvaltningsobjekt, samt ändringar och tilläggsarbeten. Vidare kan förvaltningsobjekt komma att avgå. 10.1.1.1. Bemanning Områdeskontorets öppettider med bemanning; 1 nov-31 mars Tors-fred klockan 13-15, sönd klockan 11-15. April, september, oktober (vår & höst) Vardagar klockan 8-9 samt klockan 15-16. Lör-sön klockan 10-14. 1 maj-31augusti Vardagar klockan 8-9 samt klockan 14-16. Lör-sön klockan 9-15. Telefontid: måndag- onsdag klockan 14-16 (ej kontorsbundet, möjlighet att vidarekoppla via mobil) och i samband med kontorets öppethållande. Dessa tider utgör minsta möjliga öppethållande, förutsättningarna för detta kan komma att förändras under avtalets gång. Samtliga administrativa uppgifter för Beställarens räkning ska utföras under områdeskontorets öppettider. Arbeten som utförs under kontorets öppettider och den administration som sammanhör med detta uppdrag ska ingå i totalkostnaden för uppdragets utförande. Arbeten därutöver som t ex. utförs utifrån rekreationsplanen och efter överenskommelse med Beställaren debiteras enligt timtaxa. Nycklar ska ges ut i samband med kontorets öppethållande, alternativt hängas ut till besökaren. För vissa av hyresobjekten krävs att nycklar lämnas ut personligen och att förevisning av larm mm sker. Besökscentrum och kontor planeras att flytta till ny lokal under 2014. Ett café planeras i anslutning till besökscentrat och i samma byggnad. Caféverksamheten ligger dock utanför uppdraget och omfattas inte av upphandlingen. 10.1.2. Tillsyn, skötsel och underhåll Utskrivet: 2014-04-17 11:10 Sida 2 av 7
10.1.2.1. Tillsyn Leverantören ska utöva tillsyn av samtliga förvaltningsobjekt enligt vad som föreskrivs i Delområde H. Bilaga 2 Åtgärdsplan för ett verksamhetsår och Delområde H. Bilaga 1. Tillsyn av byggnader Snogeholm. Uppdraget för tillsyn omfattar också rapportering till Beställaren vad avser förhållanden som iakttas under entreprenadarbetenas genomförande, även om dessa förhållanden eller dess orsaker inte ingår i entreprenaden, exempel på detta kan vara dumpning av skräp, misstanke om jaktbrott, skadegörelse på Beställarens egendom och skogsbrand. För strövområdesarbeten ska rapportering ske i en webbaserad rekreationsplan som tillhandahålls av Beställaren, därutöver ska beställning kunna läggas även via e-post och telefon. 10.1.2.2. Skötsel Leverantören ska utöva skötsel av samtliga förvaltningsobjekt enligt vad som föreskrivs i Delområde H. Bilaga 2 Åtgärdsplan för ett verksamhetsår Utföraren ska genomföra uppdraget på ett kostnads- och transporteffektivt sätt, till exempel genom att utföra skötsel av förvaltningsobjekt i samband med tillsyn. I skötseln kan även ingå arbeten som kräver större redskap såsom större gräsklippare, jordbrukstraktor med slåtterbalk eller liknande. Leverantören ska kunna tillhandahålla sådana maskiner vid behov. Kostnaden för dessa maskiner överenskommas före arbetet påbörjas. I uppdraget ingår även att ta ned lutande och vindfällda träd för att hålla strövområdena framkomliga, motorsåg behöver användas i förekommande fall. 10.1.2.3. Planerat underhåll Leverantören ska på Beställarens begäran medverka vid planering av underhåll av förvaltningsobjekten. Allt planerat underhåll ska utföras efter samråd med Beställaren. 10.1.2.4. Felavhjälpande underhåll Om Leverantören i samband med tillsyn upptäcker att förvaltningsobjekt är i behov av felavhjälpande underhåll ska Beställaren kontaktas för beslut om åtgärd innan arbetet påbörjas. 10.1.2.5. Akut underhåll Akut underhåll, dvs felavhjälpande underhåll av skada eller brist hos förvaltningsobjekt som kan orsaka personskada eller skada på egendom, ska utföras omgående och Beställaren ska därefter kontaktas utan dröjsmål. 10.1.2.6. Årstidsvariation Behovet av de olika tjänsterna för uppdragets utförande varierar med årstiden även om detta ej framkommer direkt av rekreationsplanen. 10.1.3. Material och varor 10.1.3.1. Förbrukningsmaterial för förvaltningsobjektens drift Leverantören ska anskaffa förbrukningsmaterial och varor för förvaltningsobjektens skötsel. Sådant material ska redovisas separat vid fakturering. 10.1.3.2. Varor som tillhandahålls av Beställaren Beställaren har från tid till annan ramavtal med leverantörer av olika material och varor. Utskrivet: 2014-04-17 11:10 Sida 3 av 7
Beställaren förbehåller sig rätten att utnyttja sådana avtal och Leverantören är skyldig att använda sig av de varor som Beställaren tillhandahåller. I samband med uppdragsgenomgång ska det närmre anges vilka varor som tillhandahålles för entreprenaden och hur Beställaren ska tillhandahålla dessa varor. Leverantören ska för varor som tillhandahålls hålla maskiner och personal för lossning av godset, utföra mottagningskontroll och omgående anmäla eventuella fel och brister till Beställaren 10.1.4. Kvalitetskrav för utförande Arbetsmetoder, material och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till förvaltningsobjektens långsiktiga kvalitetsstatus i samråd med Beställaren. 10.1.4.1. Leverantörens kvalitetsplan Leverantören ska på begäran från Stiftelsen Skånska Landskap upprätta en kvalitetsplan för kontraktsarbetenas utförande. Kvalitetsplanen ska utvisa att ställda krav för kontraktsarbetena innehålls samt omfatta de sätt Leverantören avser att utföra och dokumentera kontraktsarbetena på. Leverantören ska lämna kvalitetsplan till Beställaren för granskning innan några arbeten påbörjas. 10.1.5. Beskrivning av genomförande 10.1.5.1. Anbudsgivarens beskrivning av planerat utförande Anbudsgivaren ska beskriva hur denne avser att genomföra uppdraget i enlighet med i förfrågningsunderlaget angivna krav, mål och syfte med verksamheten. Bedömning och utvärdering av beskrivning av Planerat genomförande: Anbudsgivaren ska lämna en redogörelse för hur denne planerar att genomföra uppdraget, från start till slut, för att säkerställa att uppdraget genomförs till dess målsättningar avseende nedanstående moment Anbudsgivarens beskrivning bör omfatta tydlig och tillräcklig information om minst: - omfattning, - tider, - budget och - kvalitet. Målet är att uppdrag alltid ska utföras med överenskommen omfattning, inom överenskomna tids- och budgetramar samt till överenskommen kvalitet. Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redogöra för hur denne avser att utföra uppdraget samt för dennes kvalitetssäkring av avverkning och aptering. Anbudsgivarens lämnade svar kommer att bedömmas och poängsättas enligt vad som framgår i Delområde H. Bilaga 4. Utvärderingsmodell. Anbudsgivarens beskrivning av uppdragets genomförande (Fritextsvar) 10.2. Kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren ska redovisa tidigare erfarenhet av liknande verksamhet. Liknande verksamhet avser i detta fall utförande av de uppgifter som upphandlingen omfattar. Referenser ska lämnas avseende ett (1) liknande uppdrag, uppdraget ska ha utförts under 2011-2014. Kontroll av referenser kan komma att ske. Utskrivet: 2014-04-17 11:10 Sida 4 av 7
Information om referenser ska lämnas i fritextsvaren nedan, av svar ska framgå: * Uppdragsgivare som uppdraget utförts för * Den tid som uppdraget utfördes inom * Typ av uppdrag och omfattning * Namn på referenten samt telefonnummer och e-post adress till referenten Anbudsgivaren ska tillse att kontaktuppgifter till referenten är korrekta. Uppdragsgivare som uppdraget utförts för (Fritextsvar) Den tid som uppdraget utfördes inom (Fritextsvar) Typ av uppdrag och omfattning (Fritextsvar) Namn på referenten samt telefonnummer och e-post adress till referenten (Fritextsvar) Anbudsgivaren bekräftar att alla nödvändiga uppgifter för referensen lämnats ovan (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 10.2.1. Organisation och bemanning samt personalens kompetens Anbudsgivaren ska beskriva hur denne avser att organisationen för uppdragets genomförande ska se ut och vilken bemanning Anbudsgivaren kommer att ställa till Beställarens förfogande. Beskrivningen ska vara i enlighet med i förfrågningsunderlaget angivna krav, mål och syfte med verksamheten. Bedömning av beskrivning av Organisation och bemanning: Anbudsgivaren ska lämna en redogörelse för organisation och bemanning. Anbudsgivarens beskrivning bör omfatta tydlig och tillräcklig information om minst: - sin tilltänkta organisationsstruktur - sin tilltänkta bemanning - hur anbudsgivaren avser säkerställa att tillräckliga resurser med rätt kompetens tillförs organisationen i rätt tid Målet är att Beställaren alltid ska ha tillgång till rätt styrning, rätt organisation och rätt kompetens för genomförande av Uppdraget. Leverantörens personal har direktkontakt med strövområdets besökare och är stiftelsens ansikte utåt. Erfarenhet av serviceinriktade arbetsuppgifter liksom vana att möta människor på ett trevligt sätt och kunna ge professionell information. Det är viktigt för Beställaren att samtlig personal som utför uppdraget ger besökarna god service och den hjälp som varje situation kräver. Särskilda språkkunskapskrav Förutom god Svenska i tal och skrift ska samtlig personal som har kontakt med besökare behärska Engelska i tal och skrift. Det är önskvärt att personalen även behärskar Tyska. Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redogöra för organisation, bemanning samt för relevant utbildning och kompetens för den personal som avses användas vid uppdragets genomförande. Anbudsgivarens lämnade svar kommer att bedömmas och poängsättas enligt vad som framgår i Delområde H. Bilaga 4. Utvärderingsmodell. Anbudsgivaren redogörelse för organisation och bemanning (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-04-17 11:10 Sida 5 av 7
Anbudsgivarens redogörelse för offererad personals kompetens, utbildning och erfarenhet enligt vad som specificeras ovan (Fritextsvar) 10.3. Rapportering till Beställaren 10.3.1. Handlingar och uppgifter från Leverantören Leverantören ska skyndsamt efter begäran från Beställaren lämna in de handlingar, register och andra uppgifter som överlämnats till Leverantören i anslutning till entreprenadens inledning, som tillkommit som ett resultat av entreprenaden eller som under entreprenadtiden särskilt beställts av Beställaren. Leverantören ska i samband med fakturering till Beställaren överlämna erhållna varugarantier för anskaffade varor eller material. Vid tillsyn ska driftsnoteringar alltid göras i rekreationsplan senast en månad efter utfört arbete. Driftsnoteringar ska kunna användas som underlag vid bedömning av förvaltningsobjektets status samt om beslut om eventuella åtgärder. Varje besök ska dokumenteras i rekreationsplan. Rapportering avseende avvikelser, behov av underhåll och utfört underhåll ska göras i rekreationsplan. Rekreationsplaner ska föras digitalt i det dataprogram som Beställaren tillhandahåller och ska tillställas Beställaren i samband med fakturering samt inom en vecka efter anmodan. 10.4. Leveransvillkor 10.4.1. Prestationsvite Vid Leverantörens underlåtelse att utföra avtalad drift- eller underhållsåtgärd Beställaren skriftligen har påtalat detta och rättelse ej skett inom fem arbetsdagar, har Beställaren rätt att av Leverantören erhålla vite om 5.000 kr för varje påbörjad vecka och förvaltningsobjekt, som avtalad drift- eller underhållsåtgärd uteblir. 10.4.2. Vite vid försening Leverantören ska till Beställaren utge vite med 5.000 kr för varje påbörjad vecka varmed överlämnande av sådant underlag som omfattas av uppdraget/avtalet blivit fördröjt. 10.5. Miljömål Fossilbränslefritt 2020 Anbudsgivaren ska redogöra för hur denne avser att bedriva sin verksamhet för att bidra till att Beställarens uppnår målet att alla transporter senast år 2020 vara helt fossilbränslefria. Sådan redogörelse bör redovisa handlingsplaner med uppställda mål och delmål samt tidsplaner. Anbudsgivaren ska också redogöra för de fordon som ämnas användas i persontransporter med följande information: Typ av fordon (personbil, minibuss mm). Vilket bränsle fordonen drivs med. Ett nationellt genomsnitt kommer att användas som schablon för utvärdering. Vilket medför att fordon med gasdrift räknas som 66.2 % fossilbränslefritt och fordon med etanoldrift räknas som 73.4 % fossilbränslefritt. Bensin räknas som 3.3% fossilbränslefritt och diesel räknas som 4.7 % fossilbränslefritt. Utskrivet: 2014-04-17 11:10 Sida 6 av 7
Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redogöra för det som efterfrågas i denna del. Anbudsgivarens lämnade svar kommer att bedömmas och poängsättas enligt vad som framgår i Delområde H. Bilaga 4. Utvärderingsmodell Anbudsgivarens beskrivning av hur måluppfyllnad avseende fossilbränslefritt 2020 ska uppnås samt för vilka fordon som kommer att användas vid utförandet av uppdraget (Fritextsvar) 10.6. Anbudspris Anbudspris ska lämnas i Delområde H. Bilaga 4. Utvärderingsmodell. 10.7. Utvärdering av lämnade svar Allmänt om utvärdering av inlämnade svar Utvärdering av Anbudsgivarens lämnade svar kommer att ske enligt tydligt angivna kriterier och genom poängsättning, detaljerad information för bedömning av de olika delarna återfinns i Delområde H. Bilaga 4.Utvärderingsmodell.!Observera! att information om hur utvärderingen går till ligger på ytterligare flikar i exceldokumentet för utvärdering och framkommer ej av första fliken. 10.8. Acceptans av ska-krav Anbudsgivaren intygar att denne uppfyller och accepterar samtliga ska-krav för delområde H. Drift och administration av Snogeholms strövområde. Anbudsgivaren intygar att denne uppfyller och accepterar samtliga ska-krav för delområde H. Drift och administration av Snogeholms strövområde. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2014-04-17 11:10 Sida 7 av 7